第一篇：如何做好企業人事檔案管理工作

如何做好企業人事檔案管理工作

新形勢下，隨著國家對檔案管理工作的深入重視，管理方式的不斷創新和科學技術的快速發展，給當前的檔案管理工作帶來了許多新情況和新問題。

一、當前企業人事檔案管理中存在的問題

一是管理意識滯后。從事干部人事檔案管理工作的許多同志，干部檔案意識是比較強的，對干部人事檔案工作的認識是明確的。但也應清楚地看到，由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。認為現在使用干部重在現實表現，干部檔案沒有多大的作用；認為干部人事檔案工作是干部人事檔案工作人員的事情，與己無關；有的同志雖然口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中卻不夠重視。這些情況表明，有相當一部分人對干部人事檔案工作的認識是不到位的。可以說，管檔意識的滯后是制約干部人事檔案工作的一個重要因素。

二是管理機制滯后。從目前情況看，企業干部人事檔案有的隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室。就工作性質來說，干部檔案應與文書檔案、科技檔案、財會檔案一并歸檔案室管理。但在許多企業，還沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的現象。

三是管理方法滯后。干部檔案材料主要包括記載干部本人基本狀況的履歷表、登記表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，不能實現科學存貯和信息資源共享。干部檔案管理手段相對落后，基本處于手工操作階段，缺乏相應的管理設備和手段，干部檔案的案卷質量尚待提高。

四是硬件設施解決落實差。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

二、加強企業人事檔案管理的對策

我們抓住檔案管理工作的核心環節，從加強組織領導抓起，從健全管理制度入手，強化檔案管理工作流程，嚴格執行管理工作程序，摸索出一套適應新形勢發展的管理方法和途徑，取得了良好實際效果：

第一抓管理，健全完善各項制度。檔案工作既要靠管理人員的素質，又要靠制度。因為制度建設更具有全局性、穩定性和長期性。實踐證明，許多工作出現問題大都源于管理松懈所致。如果內部管理不嚴，制度不健全，本該可以發現的問題沒能及時發現，本該可以堵塞的漏洞沒能及時堵塞，將給造假者及非真實的歸檔材料的流入造成可乘之機，會嚴重影響了干部工作的管理。因此，企業要深知干部檔案工作與其他干部工作一樣，同樣需要嚴格要求、嚴格管理，建立、健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，嚴格按照《干部檔案工作條例》《檔案法》等各項規章制度執行，使檔案管理自覺地置身于黨的干部管理工作之中。常言說，沒有規矩，不成方圓。干部檔案是干部基本情況及德、能、勤、績、廉的綜合記錄，是組織人事部門科學合理選拔、使用人才的重要依據。在組織人事工作中，除了對干部、人才的識別進行嚴格的考核、考察外，還要查閱干部的檔案材料，這樣才能更客觀、更全面地了解干部的綜合情況，更準確地做到知人善任。可見，干部檔案在干部管理、選拔、使用中起著極其重要的作用。多年來，在實踐工作中，我們結合干部檔案管理工作的實際，在防止隨意性、標準不統一、雜亂無章現象上下功夫，先后制定了一系列規范干部檔案工作的規章制度。目前，建立完善了14項規章制度。其中：隊伍建設方面有干部檔案管理人員崗位責任制度、考核制度、接待制度、學習制度；業務建設方面有干部檔案材料收集歸檔制度、整理工作制度、保護與保管制度、轉遞制度、查閱制度、審查核對制度、保密工作制度、信息提供利用制度以及庫房安全衛生制度和檔案提取程序。使檔案工作中的每個環節都達到了有章可循、有標準可依，有效地規范了工作人員的行為，使干部檔案的管理工作實現規范化、制度化，保證了各項工作有條不紊地健康開展。

第二增投入，推進現代化管理。做好干部檔案管理工作，提高干部人事檔案管理工作質量和效率，必須抓好硬件、軟件建設。我們主要從4個方面入手：一是硬件設施實行規范化。改善干部檔案管理基礎設施，現有80平方米標準檔案庫房，庫房內均采用檔案密集架存放檔案。檔案庫房、辦公室分開。二是管理手段現代化。高配置計算機、服務器、激光打印機、復印機、掃描儀、數碼攝像機、消毒機等設備一應俱全。三是防護設備達到標準化。檔案庫房內配備了空調、監控儀、消毒機、溫濕度表、滅火器等，符合防火、防光、防潮、防蛀、防高溫等要求。干部檔案庫房“六防”措施全部得到落實。四是軟件建設網絡化。加快檔案工作現代化步伐，斥資近20萬元建立電子檔案管理平臺，實現了檔案資源的信息共享，運用OA 辦公平臺電子檔案館進行檢索，調檔迅速，準確率高，提高了檔案利用的效率。

在干部檔案材料的收集、整理和內容建設等方面，堅持經常性收集、定期和集中收集相結合，使檔案內容達到“完整、真實、精練、實用”的要求。裝訂整理做到分類明確，編排有序，目錄清楚，裝訂整潔，符合標準。實施干部檔案現代化管理，概括地說：就是干部檔案管理的程序化、規范化、標準化和管理技術的現代化、科學化和具有現代化知識的管理人才。企業為實現檔案管理現代化，首先從樹立管理人員的現代化觀念抓起，其次在科學發展的理念下進行管理技術創新，投入資金進行現代化設備更新，不斷使干部檔案管理工作向科學化、現代化發展。

第三嚴歸檔，杜絕“病從口入”，保持檔案的真實性。干部檔案是干部個人德才表現及經歷的真實記錄，是“知人善任，選賢舉能”的依據，它具有極強的現實效用，而現實效用的發揮，是以其真實性為前提的。因此，對于該歸入檔案的材料，我們履行嚴格的審查手續，特別是對涉及到有關的時間、學歷等，逐一與檔案進行核對，對需組織審查后才能歸入的材料，核查是否有組織審查意見等。工作中我們本著只有歸檔材料本身真實無誤、完整、準確、體式合格才能歸檔的原則，否則，不得歸入檔案。有些干部檔案因為制成的材料與書寫材料的字跡的原因，造成形形色色，不符合要求，如檔案用紙和書寫所用墨水用極不耐久的純蘭墨水或圓珠筆書寫，若干年后，將喪失其價值。目前解決這一問題最根本的還是要采用現代化的管理方法和手段，我們從管理工作源頭上抓起，統一標準，統一規范。

第四提效能，協助做好干部人事任用。干部檔案的重要作用，在于開發干部信息資源。多年來，在實際工作中，我們積極探索開發，發揮干部檔案信息管理系統快捷、準確地輔助作用。一是為干部工作提供快捷服務。積極開發干部檔案信息的綜合匯總、專題分析等項工作，充分利用干部人事檔案信息庫，提取、檢索全公司現職領導干部基本信息，形成以年齡、參加工作時間、學歷、任職時間為主要內容的綜合信息，省去了繁瑣的大量提檔手續，保護了檔案，又提高了工作效率，為組織決策提供了科學依據。二是為干部工作提供預測服務。發揮信息化優勢，對基層領導班子和領導干部的現狀進行分類檢索和翔實、準確地統計，形成各類分析材料，為組織調配任用干部提供重要依據，增強了工作的預見性。三是提高檔案信息資源的利用率。建立內部局域網絡，相關科室可根據權限隨時調用所儲存的信息數據，查詢、檢索信息庫信息，實現了檔案信息資源共享，提高了資源利用效率。

為了彌補部分干部檔案填寫不實的弊端，我們依據原有檔案及有關資料，采取組織核實、認定的辦法，對干部的簡況重新登記造冊，建立干部檔案臺賬，并在干部檔案注明中予以說明，以此作為組織掌握的檔案的補充資料，為干部管理工作提供真實、可信的依據。同時，還對歸入檔案的材料實行組織認定，比如，在職取得的學籍材料、外出培訓材料、獎懲任免材料等由主管部門對其真實性、合法性進行鑒別、審查，確認無誤后再歸入個人檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題。

第五求發展，實施干部檔案工作目標管理。將干部檔案納入目標管理，使檔案建設步入規范化、標準化軌道。打破傳統管理模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出科學、規范、標準的管理方式。此外，檔案部門與相關部門密切配合，參與企業發展規劃制定、企業改制變更、干部人事任免等重大事項，一定程度上實現了檔案工作和公司主要職能活動的同步管理。檔案分類更趨科學、合理，逐步形成了適合集團公司實際的檔案分類標準，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐，為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

幾年來，干部檔案工作成為干部管理工作的重要組成部分，管好干部檔案直接關系到管好干部的重要環節。因此，我們將致力于加強和改進干部檔案管理模式，使之更好地為企業實施干部人才管理服務。

（作者單位：煙臺交運集團有限責任公司）

第二篇：怎樣做好人事檔案管理工作

怎樣做好人事檔案管理工作

人事檔案是HR的基礎工作，它為員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調查、JD編寫修改等工作提供了原始依據，更是規避人事風險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規范，但也存在一些需要完善的地方。

1、公司人事檔案包括的內容：

（1）電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓履歷表（入職培訓、在職培訓）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進行分類長期保存。

（2）紙質檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證等）復印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結、轉正申請總結、內審員證書、轉調崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。

（1）員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯系方式（含緊急聯絡電話）、教育經歷、工作經歷及證明人和聯系方式、項目經歷（僅針對開發及技術服務人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯系方式）、資格證書、個人職業發展期望；由員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

（2）員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計劃和培訓計劃（新員工簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。

（3）員工轉正審批材料：包括個人申請及試用期總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利（新員工需簽字確認）。

（4）員工調崗、調薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認。

（5）員工培訓記錄：尤其是公司規章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓后均要有員工本人簽字認可。

（6）勞動合同及保密協議

（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等

備案（紙質原件+電子版）。

2、公司人事檔案規范及措施：

（1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規定。

（2）專人管理：HR部門派專人進行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。

（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉到具體機構的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規定處理。

（4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規，適當結合公司發展階段的實際，并結合單位性質（比如國有企業肯定要比較重視，民營企業就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結經驗教訓及時加以完善，做到“內外檢查有據”。

二、管理制度和操作流程：

1、人事檔案管理基本要點：

保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關人員不得查閱。

動態管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人聯系方式變更…只要員工的信息有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。

2、人事檔案管理主要規定：

（1）保衛制度：設立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛生，有相應的防火防潮措施，檔案柜不準放無關物品。

（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統計數量、人員清單、使用登記等等。

（3）審閱制度：公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經完整歸還，是否有損壞等情況。

（4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。

（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。

（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單……

人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。

3、公司人事管理風險性評估：

（1）暫無風險：公司屬外資企業，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。

（2）相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關”，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，并時時了解其思想狀況；二是把關保存關，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關制度關，公司規定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規定處理。做到以上“三關”當然還不夠，需要HR部門領導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。

（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：

A：離職后進入事業單位。如果員工考取公務員或被事業、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。

C：管理仍待加強。如部分領導未經過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發生。

人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴謹性、嚴肅性”就可想而知。

第三篇：新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，歷史全面地記載著大學生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映大學畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對我市的人才資源開發乃至經

濟發展尤為重要。但是就我市畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：㈠、畢業生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經濟的發展，現在各項工作中心轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。㈡、檔案管理不規范。管檔部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。㈢、檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：㈠、適應改革發展新形勢，提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識。

1、加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2、加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。㈡、加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。

1、全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

2、加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

3、實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。㈢、創新檔案管理模式，實現現代化管理。

1、增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2、加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。

第四篇：新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作 畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，歷史全面地記載著大學生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映大學畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對我市的人才資源開發乃至經濟發展尤為重要。但是就我市畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：㈠、畢業生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經濟的發展，現在各項工作中心轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。㈡、檔案管理不規范。管檔部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。㈢、檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：㈠、適應改革發展新形勢，提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識。

1、加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2、加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。㈡、加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。

1、全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

2、加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

3、實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。㈢、創新檔案管理模式，實現現代化管理。

1、增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2、加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。㈣、加大畢業生人事檔案信息資源的開發與利用，建立人才儲備庫。

1、通過對畢業生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內容，選出其中可反映畢業生知識水平、實踐能力等方面的信息，統一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。據統計，～年我市共接收5000余份大中專畢業生人事檔案，再加上前幾年未就業畢業生檔案，目前共有超過10000份檔案，將這些檔案資源統一管理，形成我市的人才儲備庫，必定會為我市經濟發展提供更有力的人才保障。

2、將人才儲備庫推向市場，形成我市的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。利用市場運作，使我市人才資源配置更為科學、合理。㈤、加大人事代理工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業生就業的有力保障。一是人事代理的范圍不斷擴大，在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事代理政

策，并制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”；二是人事代理的內容進一步完善，對畢業生的干部身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。我們將與時俱進、開拓創新，把我市的畢業生人事檔案管理工作做的更好。

第五篇：人事檔案管理工作程序

人事檔案管理工作程序

一、人事檔案材料的收集范圍

1、在人事調配、任免、考核考察等工作中形成的各類人員登記表（如干部履歷表、簡歷表和登記表等），任免呈報表（包括考察材料），鑒定，干部考核登記表，民主評議和組織考核形成的綜合材料，退（離）休審批表和軍隊轉業干部審批表。

2、自傳材料。

3、在錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、政審（考核）材料，續聘審批表、解聘辭退材料。

4、在辦理各種工資、待遇工作中形成登記表，審批表和待遇問題的批復材料。

5、在辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表，備案表及在國外、境外表現情況的鑒定材料。

6、在表彰獎勵活動中形成的各類先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料。

7、在人事審查工作中形成的調查、結論、上級批復、個人對結論的意見、檢查交代或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料，甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

8、在更改姓名、民族、年齡、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等過程中形成的上級批復、個人申請、組織審查報告、以及相關的證明材料。

9、在落實政策過程中形成的平反結論等材料。

10、在紀律檢查、監督和行政管理等工作中形成的處分決定（免于處分的意見）、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交代材料、通報批評材料。

11、在法院審判工作中形成的判決書。

12、黨團組織建設中形成的已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書和轉正申請書、自傳、政審材料；取消預備黨員資格的組織意見、退黨材料；共青團入團志愿書、申請書、團員登記表、優秀團員事跡材料、退團材料。

13、整黨工作中形成的黨員登記表、個人總結、不予登記的決定、認定不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料。

14、民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優秀黨員事跡及組織審批材料。

15、加入民主黨派的有關材料。

16、黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表。

17、國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生登記表和干部培訓工作中形成的報考登記表、推薦書、學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業生登記表、授予

學位的各類材料、學歷證明、培訓結業成績登記表、學習鑒定表，博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

18、評審（考試）、聘任專業技術職務、技術等級培訓等工作形成的專業技術職務任職資格評審表，專業技術資格考試成績合格登記表，聘任專業技術職務審批表，工人技術等級考核審批表。

19、在辦理喪事活動中形成的悼詞（生平）、報紙報導的消息、訃告，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書。

20、其他可供組織參考的有保存價值的材料。

二、人事檔案材料的歸檔要求

1、必須是辦理完畢的正式文件材料。

2、歸檔材料應真實，完整齊全、文字清楚，對象明確，手續完備，需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入本人檔案。

3、干部人事檔案材料，必須統一使用標準十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純天藍色墨水和復寫紙書寫。

4、形成的檔案必須是原件，各部門不得以任何理由積壓截留干部檔案材料。

5、凡歸檔材料不符合要求，必須返回經辦部門補齊或補辦手續，達到要求后，方可歸檔。

6、形成干部人事檔案材料的組織人事部門要在材料形成后10天內，非組織人事部門要在20天內將材料送交人事處檔案室歸檔。人事檔案室收到材料后要進行登記。

三、人事檔案交接手續

（一）人事檔案的交接

1、轉遞人事檔案必須登記、填寫《干部檔案材料轉遞通知單》并嚴密包封。

2、調到外省、市人員檔案由院辦機要轉遞，市內各單位自行取送，不準按平信、掛號、包裹郵寄或本人自帶。

3、調到外資、合資、鄉鎮、民辦、私人等企業（不具備保管人事檔案單位）人員，須憑人事部門所屬人才服務機構出具《轉遞流動人員檔案通知書》辦理轉檔。

4、人事檔案轉出一個月，對方單位不退回執，應催問、查詢以防檔案丟失。

5、接收人事檔案必須核查，準確無誤退返回執，然后進行登記、造冊、整理、歸位等工作。

（二）歸檔材料交接

送交歸檔材料，要逐份填寫歸檔材料登記表，交接雙方簽字備查

四、人事檔案材料的查閱與借閱

1、凡因考察、任免、調動、審查、組織處理、入黨、入團、入學、選派出國人員、選拔以及其他重大事件進行政治審查時，可以借干部本人檔案。

2、因子女及親屬入黨、入團、入學、參軍，參加工作等進行政審，按照中央組織部、統

戰部、公安部、組通字[1979]6?號《關于調查證明材料的規定》及中央組織部 [1979]干辦字322號《關于調查證明材料的規定》的補充意見要求辦理，一般不提供其父母和親屬的檔案。

3、查閱人事檔案者，必須是由組織委派的黨員干部。

4、各黨總支及直屬黨支部書記、副書記，因工作需要，可查閱本單位教職工檔案。但需經分管領導批準。

5、組織、人事、紀檢、保衛、統戰等部門專職黨員干部，因工作需要，可查閱全校一般教職工檔案。但需經分管領導批準。

6、未經領導批準，同級不能查閱同級的檔案，下級不能查閱上級的檔案。

7、在任何情況下，本人都不能查閱自己和親屬的檔案。

8、查閱檔案，校內人員需填寫《查閱干部檔案審批表》，由本單位負責人簽字并加蓋黨總支章方可查閱，外單位人員外調閱檔，需持縣團級以上單位組織或人事部門開據的《查閱干部檔案介紹信》。

9、人事檔案一般只限在人事處閱檔室借閱，因工作需要確需將檔案借出的，要嚴格履行登記手續，保證按期歸還。借出的檔案，需在保密的地方查閱，嚴禁攜帶到公共場所，以免泄密。

10、嚴禁在檔案材料上勾、劃、涂、改等。嚴禁抽取材料，嚴禁在檔案材料上放置墨水瓶、茶杯和其他可能污損檔案的物品。閱檔時禁止抽煙。

11、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得公開議論個人檔案材料內容。未經批準，不得任意摘錄、復制檔案材料。

五、人事檔案的安全、保管與保護

1、牢固樹立安全保密觀念，增強保密意識，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》。

2、根據保管檔案數量安排庫房、閱檔室和檔案人員辦公室。存放干部人事檔案必須用鐵質檔案櫥，檔案櫥和檔案的排列整齊劃一，方便利用。

3、庫房內“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設施要齊全，要保持適宜的溫濕度（溫度14—24度，相對濕度45—65%）。安全防護設施要經常進行檢查，杜絕隱患。

4、任何個人不得私自保存他人檔案，禁止用電話索取或提供干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及檔案材料出入公共場所。

5、檔案管理人員離開庫房時要及時關燈、鎖好門窗，無關人員一律不得進入庫房。