第一篇：秘書的輔助性作用作業

秘書的輔助性作用

秘書的輔助性作用主要是提高工作的辦事效率和加快領導的布置工作進程，與領導互相協作中，參謀領導的意圖并與其完善其性質主要為領導出謀劃策為主，而參謀作為秘書的輔助作用之一，其重要性是秘書成長的必備過程和必備能力.秘書必須具備冷靜和細致的素質。在領導不可及的范圍以及領導可及但是沒有必要親自去做的范圍內，履行自己的職責，保證所屬企業的高效運行。這就好比是領導的第三只手。有了這第三只手，領導才能夠更加得心應手的去做那些必須領導親自去做的事情.如果一個領導沒有一個稱心的助手，寫公文要領導自己做、起草合同要領導做、整理文件要領導做、收拾辦公要領導做等等。這些瑣碎的事情加起來，即使這個領導有再大的能耐，也不會再有時間去做企業的決策了.在很多情況下，秘書同時擔負著照顧領導日常生活，為領導端茶倒水的工作。這看起來有點“低賤”的感覺。這也是造成社會上很多人對秘書這個職業產生歧視的一方面原因。但是我們要知道，秘書所做的這些情況下僅僅限于工作時間。在下班了以后，沒有一個真正的秘書回跑到領導的家里面為領導端茶倒水。如果非要弄清楚，秘書為什么還要做這些“低賤”的餓，似乎應該是飯店服務員干的事情，那么可以明確的、理直氣壯的說：“這也是為了工作，而且是是非常年感重要的工作。可以想想領導在為了某個決策傷神的時候，秘書為他端上一盆水提提神，再倒上一杯清茶。在這樣的情況下，領導原本昏沉沉的腦袋一下字清醒了，很可能就想到了一個絕妙的主意。這樣，是不是應該也算一份秘書的功勞呢?

人力有時有窮盡。在領導為了某一個問題絞盡腦汁，卻陷入死胡同的時候，秘書輕輕的一個提示，就會帶來意想不到的作用。在領導為了某個決定猶豫不決的時候，秘書也是領導最好的商量對象。秘書部門的參謀工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無法替代的作用。首先，對領導思想具有充實完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點、認識，通過參謀工作與領導思想溶為一體，就會對領導者的思想有所幫助。其次，對領導決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現在工作建議、預案等若干方面。提出參謀意見，有利于領導決策的形成。就一個問題提出幾個參謀意見，有助于領導決策的優選；提出決策方案的優

選意見，有助于領導決策的確定。再次，對領導工作具有提醒警策的作用。在完成領導者交辦工作的同時，主動考慮并提出那些領導者暫時沒有想到而需要提出的問題、以及秘書部門每天報送領導者的經過精選的有用信息，這些都能提醒領導者注意某種傾向、解決某一問題，或啟發、警策領導者避免某些失誤，促使領導者不斷校正工作的運行軌跡。參謀工作的這三種作用，有時是獨立發揮，更多的時候是同時發揮。參謀工作作用的大小，取決于問題的難易程度、解決辦法的優劣、提供方式時機是否得。

一個稱職的秘書必須具有的配角意識和有條件的主角意識,其關鍵是自己的價值取向.秘書不應該追求表面的地位和榮譽,而應以自己工作餓實際價值和社會貢獻為滿足.因此秘書應充分發揮自己的輔助作用.

第二篇：談談如何理解秘書的輔助性

談談如何理解秘書的輔助性

輔助性工作，往往會讓人產生誤解，認為輔助性工作不重要。起不到實質性作用。輔助，雖然不是主導，但與主導卻是密切相關的。它是指在主導的領導、指揮、控制之下，從旁幫助主導完成共同的目標。

日常工作中，輔助性工作有很多種，最眾所周知的就是秘書，而秘書的輔助性作用主要是提高工作或辦事效率，協助上司或領導完成工作。設置秘書部門的目的就是為了輔助領導工作。秘書人員的職責也就是當好領導的助手。在一個組織中，秘書的作用水遠是輔助性的。當然這并不否認秘書部門和秘書人員也可以參加某些決策工作和管理工作。決策前，秘書人員為決策需要提供信息、提供咨詢，為領導的正確決策作好各方面的準備。決策中，當有幾種方案可供選擇或兩種意見發生爭持時，秘書人員也可以發表自己的見解，分析每種方案的優劣得失，為領導選擇最佳方案作參考。決策后，秘書人員可以跟蹤調查決策方案的實施，發現問題，總結經驗，為決策的完成提供依據。而且，在某些情況下，秘書人員的正確意見，合理化建議還會對領導的決策和管理產生較大的影響。但是，我們也必須認識到，實質上，秘書參與決策工作和管理工作又不居于主導地位，沒有定奪權，只能對領導盡輔助之貴，起參謀作用。

當然，秘書的工作也是非常瑣碎繁雜的，呈現出多樣性的特征。有俗語稱：“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”就是其真實寫照。

我們熟知的秘書的輔助性工作主要包括：協助直接領導處理日常事務、完成領導交派的任務；做好會前準備、會議記錄和會后內容整理等文字工作；接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息的工作；在各種行政事務方面幫助和服務公司員工，例如負責訂機（車）票等。在很多情況下，秘書同時擔負著照顧領導日常生活，為領導端茶倒水的工作。很多人因此就會對秘書這類輔助性工作產生職業歧視，認為秘書做這類工作看起來有點“低賤”。

其實不然，試想下，當領導正在為某件事費神，秘書為他端上一杯提神的水。這一小的舉動，不僅體現了秘書的作用，更是提高了工作效率。這是不是也算秘書的功勞呢？因此，我們要正確看待秘書的輔助性工作，牢記“職業不分貴賤”，只有“在其位謀其職”，充分體現自身價值，才是最有意義的人生。

秘書就像是領導的第三只手，有了這第三只手，領導才能更加得心應手的去做一件事。因此，秘書也必須具備冷靜和細致的素質。在工作中，充分發揮其輔助性。

第三篇：《秘書資格證書專題》平時作業

《秘書資格證書專題》平時作業

基礎知識

一、修改下列公文正文

（1）以上意見當否，請盡快批復。

（2）今年的生產工作，我們公司基本上都完成了。

（3）加強計劃管理，是能否搞好企業管理的一個大問題。（4）此次火災，確實是壞人縱火造成。（5）我們打算今年6月份派團前來訪問。

（6）現在就關于財經工作改革問題，提出以下幾點意見。（7）切望出力相助。

（8）此事確定由子公司辦理。（9）現在報告如下。

（10）得到貴公司的大力支援，特表謝意。（11）如果得到貴公司同意，我公司將??。

（12）貴公司南化字（2004）121號請示已經收到。

二、簡答題

1、草擬公文主要有哪些要求？

2、撰寫應用文書，選擇材料有哪些原則？

3、撰寫應用文書，常用的開頭方式有哪些？

4、計算機的硬盤使用時有哪些注意事項？

5、計算機“死機”的原因主要有哪些？處理方法是什么？

6、計算機病毒主要有哪些特征？有哪些防治措施？

7、如果想在文檔中查找某一文本的位置，通常應按哪些步驟進行？

8、如果要創建一個規則的表格，可以按照哪些步驟進行？

9、以網易為例，說明收發郵件有哪些步驟？

10、秘書在溝通中怎樣才能做到正確有效地傾聽？

11、會議溝通有哪些特點？

12、上行溝通的策略主要有哪些？

13、為了應對危機，企業應該做好哪些溝通工作？

14、舉例說明漢字速記借代法包括哪些內容。

15、簡述中間嵌有“得”或“不”字的三音節詞的縮寫方法和位置。

16、現代企業制度的基本特征有哪些？

17、企業文化的結構是怎樣的？

18、如何建立和維護企業形象？

19、我國的社會保險項目有哪些？

20、設立有限責任公司的條件是什么？

21、我國合同法規定的無效合同的情形包括哪些？

22、勞動就業的原則包括哪些？

23、世界貿易組織法的基本原則有哪些？

五級秘書

一、簡答與實踐題

1、制作會議證件要注意哪些問題？

2、企業在外部選擇租用會場時要綜合考慮哪些因素？

3、會議結束后，秘書在安排與會人員返程時有哪些服務要求？

4、在清退會議文件資料時，秘書要注意哪些問題？

5、整理會場、會議室的基本要求是什么？

6、秘書著裝的基本原則是什么？

7、佩戴首飾要注意哪些問題？

8、女士化職業妝要注意什么？

9、正在接電話時，如果有客氣來訪應該怎么辦？

10、辦公室個人工作環境有哪些要求？

11、日常公務活動區的環境管理有哪些要求？

12、整理辦公桌有哪些技巧？

13、發放辦公用品時要注意哪些事項？

14、使用打印機時有哪些注意事項？

15、傳真機出現“卡紙”故障時應該怎樣排除？

16、文書的簽收有哪些要求？

17、文書的拆封有哪些要求？

18、文書的分發有哪些要求？

19、文書歸檔制度包括哪些內容？

20、在工作中形成的文件哪些不屬于歸檔范圍？

二、應用文書擬寫題 要求：

（1）只需寫公文的主體部分（有關內容可以虛擬）。

（2）結構完整（包括三要素式標題、主送單位、正文、署名（章）、日期等項目）。（3）內容明確；格式規范；標點符號正確。

1、寫作一篇會議通知。

某縣安全生產管理局擬召開全縣安全生產會議。請替該縣安全生產管理局撰寫一份會議通知。（所缺內容可做合理補充）

2、寫作一份復函。

某市將舉辦農民運動會，市體育局發函至濱江區體育局，擬將籃球比賽項目放在濱江區舉行，并該區體育局承辦。請替濱江區體育局撰寫一份復函。（所缺內容可做合理補充）

3、寫作一份感謝信。

某公司李經理乘坐出租車，下車時皮包丟在了車上。包內有5萬元現金，還有各種證件、發票等。正在十分著急的時候，出租車司機千方百計找到了他，送還了皮包。李經理當即拿出5000元酬謝王飛，王飛謝絕了。請你根據以上材料，替李經理以公司的名義撰寫一篇感謝信。（所缺內容可做合理補充）

4．寫作一份招聘啟事。

某四星級酒店招聘大堂經理、客房經理、領班、服務員若干。請為該酒店擬寫一份招聘 啟事。（所缺內容可做合理補充）

四級秘書

一、簡答與實踐題

1、簡述會議日程的編制方法。

2、各種會議地點的選擇要注意哪些問題？

3、安排會議住宿時分配房間有哪些要求？

4、撰寫會議簡報有哪些要求？

5、收集會議文件資料應符合哪些要求？

6、會議紀要的內容和要求是什么？

7、如何結算會議經費？

8、傳達落實會議精神的具體措施有哪些？

9、如何確定接待規格？

10、正式宴請客人時要注意哪些問題？

11、一個健康、安全的辦公環境通常有哪些基本要求？

12、值班工作規范包括哪些內容？

13、上司要出差，秘書應為上司做好哪些差旅準備工作？

14、上司出差期間，秘書應做好哪些工作？

15、辦理上司臨時交辦的事情應該掌握哪些原則？

16、秘書如何才能辦好上司交辦的事項？

17、選擇辦公設備與用品供應商時應注意哪些問題？

18、信息收集的方法有哪些？

19、信息分類的方法有哪些？

20、信息存儲要注意哪些問題？

21、舉例說明報告與請示的區別。

22、意向書有什么特點？其與訂貨單、合同書有什么區別？

23、文書的校對有哪些要求？

24、檔案的分類有哪些要求？

二、應用文書擬寫題

1、根據所提供的材料，寫一篇請示。

2、根據提供的請示內容，寫一篇批復。

3、根據提供的材料，寫一篇去函。

4、根據所提供的通知，寫一份轉發型的通知。

5、根據所提供的材料，寫一篇邀請信。

6、根據所提供的材料，寫一篇賀信。

第四篇：論高校教學秘書的作用

論高校教學秘書的作用

摘 要：高校教學秘書是高校教學管理的主力軍，本文闡述了高校教學秘書的工作職責，旨在分析高校教學秘書的作用。

關鍵詞：高校；教學秘書

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2015）18-0265-02

高校是培養人才的生力軍。培養人才，也就是教育是高校的主要社會功能之一。教育是高校生命延續的起搏器，是高校的心臟。高校的教育主要是通過教學來完成，教學是高校最重要的任務。現今，各高校都已配備了相應的教學秘書，教學秘書的主要任務就是服務和管理教學以及和教學相關的人員。教學秘書是高校教學管理中最基層的工作，也是高校教學有序進行的保障。“它既充當教學管理的配角，又在教學管理實施中起主角作用。高校教學秘書既是系主任的得力助手和參謀，又是院校規章制度、教學計劃的組織者和實施者，在院校和系之間起到紐帶和橋梁的作用。”①高校教學秘書是學校教學管理的前沿，直接接觸教學的實施者和對象，教學秘書工作的水平直接影響高校教學的質量，因此高校教學秘書在學校的教學管理工作中起著十分關鍵的作用。

一、高校教學秘書工作職責

高校教學秘書的工作內容繁瑣而又復雜，其工作對象涉及面廣，有學校教務部門、本學院負責教學管理的領導、學生、任課教師、班主任、其他二級學院等。而且，教學秘書的所有工作都是為教學服務的，所以，各個對象之間又存在著不可分離的工作關系。筆者根據自身多年在教學秘書工作崗位上的經驗，總結得出，教學秘書的工作職責主要有以下方面：

（一）服從上級部門的工作安排

教學秘書工作中的首要部分就是完成教務部門下達的各項教學任務和教學安排，具體工作有：及時收發、傳達、處理各種教學文件和通知；完成與教師、教學相關的信息采集工作；準備、收集材料，接受教務部門的教學檢查；協助教務部門管理和安排外聘教師的教學工作；參加教務部門組織的教學會議，及時傳達會議精神和下達會議任務；協助教務部門完成各項等級考試的報名、收費和準考證發放；根據教務部門要求，組織安排期中考試、期末考試和補考的考前科目申報、收取命題卷、考場安排、監考教師安排、領卷、裝卷、發卷、收卷，考后的成績登錄、試卷袋整理和試卷保管；根據教務部門安排，組織教師參加各項教學競賽；根據教學任務安排，編排課程表；組織召開學生座談會，收取學生對教學和教師的意見和建議；匯總、上交班級教學周志記錄；學籍核查工作；協助班主任完成學生實習統計工作；協助班主任發放學生畢業證和其它等級證書等。

（二）協助本學院負責教學的領導開展管理和服務工作

二級學院負責教學的領導是學校一線的教學管理者，在教務部門允許的范圍內，他們有權制定、安排和管理學院的教學工作，同時也需完成教務部門下達的教學任務。教學秘書需為領導收集做好各項教學管理的依據，保證一線教學管理順利進行。主要工作有：協助領導開展教研活動；協助領導完成教學、教研方面的各種計劃和總結；收取教案、課件、教學大綱，提供給領導進行檢查；協助領導召開師生座談會，收取師生對教學的意見和建議，為管理提供依據；協助領導完成特色專業、教學成果和新專業的申報工作等。

二、高校教學秘書的作用

高校教學秘書的作用大致可分為三個方面，分別是服務的作用、管理的作用和協調的作用。

（一）服務作用

服務是高校教學秘書最基本的作用，高校教學秘書應為教學服務、為教師服務和為學生服務。教學秘書就像一座橋，搭起教務部門和教師、學生之間的聯系，讓各方通過教學秘書來實現溝通，達成共識，完成各自應該承擔的任務。

（二）為教學服務

“高校的性質和任務決定了學校的一切工作都要以教學為中心。”②保證教學的合理運行是教學秘書的工作準則，教學秘書的首要工作目標就是應為教學服務。為教學服務就要做到完成教學相關的各方面工作，合理安排主管領導下達的教學任務；收集、反饋教學各個環節的信息；保障教學活動的組織和落實；管理教學檔案；考試安排等。服務教學的宗旨就是讓教學順利開展，讓教學的管理者、實施者和對象從服務中受益。

（三）為教師服務

教師是教學的一線工作者，是教學秘書的直接服務對象。教師在實施教學的過程中，會遇到各種需要解決的問題，教學秘書就是教師的幫手。教學秘書應及時將教學任務下達到教師手中；根據教師不同情況，合理安排課程；為教師提供學生名冊；為教師辦理調、停課手續；為教師提供課程教材；收集和保管教師的教學檔案；按月認真統計和上交教師工作量；組織教師完成教學獎勵申報和課題申報；為教師提供教學所需的各類材料；協調教師間的關系等。為教師提供全方位的服務，目的是讓教師能夠順利實施教學，保障教學的有序開展。

（四）為學生服務

學生是教學活動的接受者，也是教學秘書的主要服務對象之一。教學秘書為學生服務，能夠幫助教學開展取得效果。教學秘書完成學生的報到、注冊工作；管理學生學籍信息；按教務處要求為學生辦理休學、退學、復學等手續，保證學生學籍管理順利進行；為學生提供學籍相關證明；按教務處要求為學生辦理轉專業申報、考試和編班工作；核查學生出勤，幫助學生提高自我監控能力；為學生辦理各類等級考試的手續；為學生實習和畢業提供相關證明和材料；為學生征訂學習教材和搜集各類等級考試材料；搜集學生對教師和教學的意見和建議，及時反饋于領導和任課教師。幫助學生解決課堂內外各類與學習相關的事情，讓學生學習順利開展。

（五）管理作用

管理是高校教學秘書的一項基本職能，也是高校教學秘書重要性的體現。“教學管理是高校管理工作的核心內容之一。教學管理水平的高低直接影響著教學質量的好壞和人才培養質量的優劣。教學秘書是教學管理隊伍的重要組成部分，是教學管理一線的基層管理者。”③作為教務部門的助手，教學秘書需要在教務部門的指導和要求下監控教學過程和教學質量。同時，還需布置教師撰寫教學計劃，檢查教學計劃的執行情況，協助教務部門和本院主管領導檢查教學質量，評估教學效果。教學秘書根據自身工作經驗，對工作進行總結和研究，及時發現問題，分析問題并解決問題，“在教學管理中形成自己的建議和意見，一方面促進教學管理工作取得新的進步，另一方面為教學管理、教學手段和教學方法提出建議和意見，出謀劃策。以保證教學秩序的順利進行和教育教學質量的不斷提高。”④

（六）協調作用

教學秘書的工作性質決定了教學秘書需要與多個部門和多方面的人員進行溝通、聯系，協調多方的工作，起到一個中樞的作用。有效的溝通是協調的前提，教學秘書只有具有了良好的溝通能力，才能得到領導、教師和學生的理解與支持。“協調是在溝通的基礎上進行的。教學秘書一方面要完成教務處、系領導所布置的各項工作；另一方面學會借助有效的溝通手段協調院、系與校部機關、各部門的關系，以及院、系之間的關系，建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關系。更為重要的是經常協調本院、系教師與學生有關教學的事宜，并在協調中擺正自己的角色位置，做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，處處以集體利益為重，自覺維護系領導集體與院。系的形象。聲譽。”⑤

三、結語

高校教學秘書是一項平凡的工作崗位，然而平凡中也有著它的特殊性和重要性，它為高校教學的開展提供了保障，是高校教務部門和院系領導的好助手。高校教學秘書應意識到自身工作的價值，愛崗敬業，時刻保持積極、嚴謹的工作態度，腳踏實地的完成每一項工作任務，發揮自己最大的作用。

注釋：

①杜啟明，江芳.高校教學秘書的角色分析[J].湖北民族學院學報（哲學社會科學版），2012（02）：143-145.②肖衛.新時期高校教學秘書管理工作淺析[J].教育與現代化，2007（12）：75-80.③④張愛中，高來舉.淺析高校教學秘書的工作特點、作用及素質[J].北京工業職業技術學院學報，2007（04）：87-89.⑤徐東.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質要求[J].山西財經大學學報（高等教育版），2005（03）：58-60.

第五篇：辦公自動化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。隨著當今社會的快速進步，科技的飛速發展，面對競爭日益激烈的社會大環境，秘書工作中傳統的、手工的辦公模式，已經遠遠不能適應現代社會發展的需要。“辦公自動化”的概念的引進，并在其秘書工作之中的應用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節省了許多時間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動化知識以及秘書工作與辦公自動化的關系等幾個方面，對辦公自動化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關鍵詞： 辦公自動化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動化，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現在已有了近二十年發展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。社會的競爭日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用,已經成為一個不可爭議的話題。辦公自動化的導入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來,有相對較多的時間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現代秘書在“辦公自動化”環境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動化概述 ························································································· 3

第一節辦公自動化的概念、特征、內容................3

第二節辦公自動化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系 ································································· 3

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變 ································································ 4

三、自動化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用··························································· 5

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化...................5

一、處理情報信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統計數據方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會務工作方面的變化 ························································································ 5

第二節極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會務工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節促進秘書工作職能的擴展.....................6

一、領導工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節使秘書的服務意識得到更新.................6

一、秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建 ············································ 7

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓 ············································ 7 參考文獻 ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯誤！未定義書簽。

辦公自動化概述

第一節辦公自動化的概念、特征、內容

辦公自動化是將計算機技術、通信技術、網絡技術和軟件學應用于秘書工作之中，使秘書工作實現現代化、自動化、信息化、從而達到最大限度的提高工作效率，工作質量和改善工作環境的目的。如今的辦公自動化是一個包含數據處理、文字處理、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

第二節辦公自動化的功能與作用

一是內部通信簡捷化。建立了單位內部的辦公、通訊和網絡系統，可以使單位內部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進行傳遞。二是信息發布快速化。在內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告事項能能夠在機關內部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發展動態。三是工作流程自動化。主要是公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網絡實現工作流程的自動化，既規范了各項工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化。可使各類文檔能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。五是輔助辦公規范化。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，均可以實現這些輔助辦公的進一步規范。六是信息集成高效化。我們每個科室都存在大量的業務系統，一些信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關文件、信函、報表、決議和命令、文稿、統計資料、數據、政策、規章制度等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點和基礎。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式，表現在辦公自動化環境中則通過信息網絡來獲取。秘書工作的業務信息具有溝通上下、聯系左右、協調內外的作用。可以通過計算機采集國內外的各種新聞熱點信息，在實現信息聯網的同時，還可以實現個人與社會，企事業單位與企事業單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動化環境中，秘書對檔案管理的工作表現在整理，保管和保密上。

秘書人員在計算機上制作，接收文件，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內容保存在適當的介質上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。

秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：掌握好庫房溫度；保持庫房內清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進行檢查、復制更新。

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進高科技。當代的社會現狀，計算機技術、信息技術、通信技術迅猛發展并緊密結合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術、信息系統技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工智能技術、管理方法學和行為科學的發展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學和技術的發展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變

秘書工作未實行自動化時，只是簡單、重復、機械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學技術的發展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應用，給秘書工作帶來了極大的方便。這時人們為追求更高的效率，以省出時間去考慮其它事。從而人們就需要動腦考慮有關軟件的升級，開發、引進新的設備。如何才能有效的進行工作？這就需要大量的，復雜的基于簡單思維的基礎上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉變到腦力的使用上，秘書人員的實質也隨之發生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領導提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質的飛躍，這都是秘書由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。

三、自動化的秘書工作

自動化秘書工作體現在辦公自動化大環境中，就是秘書工作基本任務的根本改變。隨著科學技術的高度發展，某些工作已經全部自動化，秘書只是一個監督、照看的作用。例如：現代機器人有待取代喲寫經常性的、無聊的、單調的工作，這是自動化的典范。

這里強調的是自動化的秘書工作，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態度，也有一個由被動到主動的發展過程。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現出自動，即用一種積極的、主動的、熱情的心態去面對自己的本職工作，充分發揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化

在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化設備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

一、處理情報信息方面的變化。

在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔案中調閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。

二、處理各種統計數據方面的變化。

在上報各種統計分析表時，可以直接利用計算機提供的數據，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。

三、在辦理會務工作方面的變化。

傳統的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所。隨著網絡的發展，各種通訊技術的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所。如網絡會議的產生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統，不出差即可召開地區性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統的規范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節。即使在辦公自動化環境下仍要保持規范處理，使OA與傳統秘書工作真正相結合。綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發生了重大變化。

第二節極大地提高秘書工作效率

一、會務工作方面

會務工作方面可以用辦公自動化系統輔助完成。由于會務工作極其復雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公化自動化系統不僅能科學地分配會議室、交通工具、聲響設備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內容，并能及時修改和刪除。

二、處理信息方面

網絡的發展，使信息和資源由整個機構共享，使眾多人員能夠一起處理項目。互聯網不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯網獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發布，提高效率，也節省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網絡接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。

第三節促進秘書工作職能的擴展

傳統的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網絡的發展，使秘書工作與網絡技術緊密結合在一起，為適應這一發展趨勢，秘書人員要改變過去傳統的工作模式，工作的內容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務都可以當作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應因素：

一、領導工作中的需要

領導是機關或單位中的首腦，處于決策地位，相應的領導的事務也必定會繁多雜亂，網絡的發展擴大了領導的需要，比如一些技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。又如在會務工作中，秘書人員的工作內容不再僅僅是會前準備、會中服務、會后整理的三大環節，在電視電話會議中，還要幫助領導處理各種技術難題和通訊設備的連接情況。如果這些事務，由于領導的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領導的形象，為了領導工作中的不足和需要，就要促進秘書工作職能的擴展。

二、秘書工作的可能性

網絡的發展，為秘書提供了一個良好的環境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術與網絡技術的發展，大量新型辦公軟件與設備產生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能。如為了擴大企業的公共影響力，搞好公共關系，秘書要承擔本單位網站的主導職位，把本單位的簡介和發展概況等放在網站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網上發布。

第四節使秘書的服務意識得到更新

“秘書意識”是一種角色意識，是主體基于個人的社會活動而形成的對自我的社會地位和由此規定的職責的知覺、理解和體驗，它直接源于人的實踐活動。隨著網絡的發展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務內容發生了變化，主要從以下幾個方面更新：

一、.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘

網絡的飛速發展，會伴隨著系新型辦會設備與軟件的產生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務會增多。由于領導不動這些軟件與設備的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現實，為了更好地實現其自我價值，會花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以隨時為領導提供智力服務。

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建

在辦公自動化產生之前，秘書為領導服務的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如計算機辦公設備），然而隨著網絡的發展，秘書可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務。秘書已經深刻認識到為領導服務方式的多樣性是現代優秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經有了一種運用舊有的服務方式創建新的服務方式的意識。

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓

傳統的秘書工作使服務范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內，計算機等辦公設備擴大了秘書服務范疇。只要是為領導工作服務可以通過辦公設備解決的事務都可以列入服務范圍之內。同樣秘書也認識到服務范圍的擴大，通過提高自身素質來適應其需要，去發現更多的服務范圍為領導服務。如秘書人員要密切關心當代科學技術的發展狀況，更加敏銳地發現辦公自動化的新產品新成果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結，找出有參考價值的技術資料，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據。秘書服務意識得到更新，主觀上會使秘書

服務工作的質量的到提高，指導秘書工作，從而有利于服務工作深入展開。

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