第一篇：公文主題詞標引基礎知識

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規范化的動態詞典。。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。。(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。。檢索語言又分為分類語言和主題語言。。分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。。主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。。

二、為什么要標引公文主題詞。(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。。信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。。辦公自動化系統通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統。。辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。。(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。。檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。。(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。。

三、《公文主題詞表》的體系結構。《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。。范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。。。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。。②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。。③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。。④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。。等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞。屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。。相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。。

3、附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。。

四、怎樣標引公文主題詞。(一)公文主題分析。。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。。

2、分析主題類型，確定主題概念。。主題類型分為單主題和多主題兩種。。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。。

第二篇：公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

2007年01月23日 星期二 15:59

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言

(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規范化的動態詞典。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。

檢索語言又分為分類語言和主題語言。

分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。

主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。

二、為什么要標引公文主題詞

(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。

信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。

主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。

辦公自動化系統通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統。

辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。

檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。

(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。

三、《公文主題詞表》的體系結構

《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。

例如，第121頁：

財政政策

款目詞漢語拼音→cai zheng zheng ce

①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。

③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。

④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。

等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞； 屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用 “F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。

相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。

3、附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

四、怎樣標引公文主題詞(一)公文主題分析。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。

2、分析主題類型，確定主題概念。

主題類型分為單主題和多主題兩種。

單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。

主體因素是指公文論述的主題中的關鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規定適用的地區、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區名稱和組織機構名稱； 時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。

(二)查表選詞，轉換主題概念。

通過查找主題詞表進行主題概念轉換時，必須采用詞表上規范化的主題詞。轉換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉換。二是間接轉換。(三)主題詞組配標引。組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎，只有相容關系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系，兩個概念的外延有一部分重合。

限定組配是以概念的限定為基礎，由屬概念過渡到種概念的組配。(四)直接上位詞標引和靠詞標引。

上位詞標引要求兩個概念之間具有屬分關系。靠詞標引要求兩個概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標引或是靠詞標引，都不能越級標引。(五)自由詞標引。

自由詞標引是用未經規范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。

自由詞標引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標引或上位詞標引，但使用頻率較高；二是新出現的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區、組織機構名稱。

自由詞標引應遵守的規則：一是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。二是可選用其他詞表以及權威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作“△”標記。

五、標引工作中一些具體問題(一)主題詞的排列。

反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在后。

在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先后次序排列。作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置于表現公文內容的主題詞后面，置于表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。(二)文種的標引。

文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。(三)標點符號的標引。

公文主題詞一般不應出現標點符號。

在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發歧義。

自由詞標引時一般不要帶標點符號。

1876年克特提出標題法的基本原則后直至上個世紀四十年代末，標題法一直在主題法系統中占有主導地位。單元詞法是在改進敘詞法的基礎之上發展起來的，1951年美國的陶布和古爾等人正式提出了單元詞組配索引法。1947年美國的穆爾斯提出了敘詞法的概念，1960年美國國防部軍事技術情報局編制了第一部正式的敘詞表《ASTIA敘詞表》,至此，敘詞表得到了廣泛運用。

1964年我國國防科委情報所采用《NASA敘詞表》建立外文文獻主題目錄。1964年原第三機械工業部628所編制了《航空科技資料主題表》，是一部先組式標題表。1971年該表出版了第二版，改為敘詞表，這是我國第一部敘詞表。1978年國防科委情報所編輯出版了《國防科學技術主題詞典》，這是我國第一部英文敘詞表。

主題詞在我國黨政機關中的應用最早可以追溯到1985年。90年代初出版發行了最初的公文主題詞表。

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規定：凡報送中辦、國辦的正式文件，均需標注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據地方實際，在此基礎上制定了部門、地方的公文主題詞表。（文秘培訓以國辦文件為準，主題詞表是和國辦的《國家行政機關公文處理辦法》配套的）。

隨著無紙辦公的普及，2002年國家研制了《電子政務主題詞表》（軟件，應用于大型辦公系統）。2002年8月，“國家電子政務主題詞表編制組”在“電子政務標準化總體組”的指導下，在中辦、國辦公文主題詞表基礎上，吸收各大部委專業主題詞表的優點，組織力量重新編制了《電子政務主題詞表編制規則》（征求意見稿）及《電子政務主題詞表》（征求意見稿），并將作為首批啟動的中國電子政務的六大基礎標準之一。

參考：

綜合電子政務主題詞表：試用本（字順表）2005年 科學技術文獻出版社 作者：趙新力主編；《電子政務主題詞表》編制與應用系

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規定：凡報送中辦、國辦的正式文件，均需標注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據地方實際，在此基礎上制定了部門、地方的公文主題詞表。

（中辦、國辦的主題詞表大致差不多。文秘培訓以國辦文件為準

如何做好公文處理中的主題詞標引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規范化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區和各行業都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。

一、主題詞標引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內容和發文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題，單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結構分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關系。《黃河水利委員會公文主題詞表》將主題結構次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉換主題概念。

經過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規范、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內容集中于某一范疇，為提高標引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。

第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換后，根據《國家機關公文格式》規定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。

在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發現問題，及時糾正補救。

二、主題詞標引“三要”

一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭示要準確，包括兩個方面的內容：（1）在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確；（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。黃委系統公文主題詞最大標引深度不超過7個。三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

三、主題詞標引“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題，從前向后依次標引。

三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。主題詞標引是一項基礎性工作，也是技術性很強的工作。做好這項工作，不僅需要從業人員熟悉使用的標引工具，熟練掌握標引規則和方法，而且還要掌握相應的專業知識，更需要從業人員嚴謹、認真、踏實的作風。限于篇幅，不再一一贅述。

第三篇：公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識2007-12-27 17:25:32第1文秘網第1公文網公文主題詞標引基礎知識公文主題詞標引基礎知識(2)公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規范化的動態詞典。。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。。(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。。檢索語言又分為分類語言和主題語言。。分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。。主題語言的概念。是以直接論述的

事物、對象為依據，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。

。

二、為什么要標引公文主題詞。(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。。信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。。辦公自動化系統通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統。。辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。。(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。。檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。。(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。

。

三、《公文主題詞表》的體系結構。《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。。范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。。。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是

便于按音排序和按音查詞。。②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。。③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。。④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。。等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用”Y”表示正式主題詞，用”D”表示非正式主題詞。屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用”F”、”S”、”．”、”．．”和”Z”表示。”F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用”．”、”．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；”S”是上位詞指引符；”Z”

是族首詞指引符，同時帶有”*”號。。相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。。

3、附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

。

四、怎樣標引公文主題詞。(一)公文主題分析。。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。。

2、分析主題類型，確定主題概念。。主題類型分為單主題和多主題兩種。

。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部

分。。主

公文主題詞標引基礎知識

第四篇：公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

公文主題詞標引基礎知識

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言

。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。

。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式

主題詞的引導詞。

。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規范化的動態詞典。

。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

。(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。

。檢索語言又分為分類語言和主題語言。

。分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的一類檢索語言。

。主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的一類檢索語言。

。

二、為什么要標引公文主題詞

。(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。

。信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。

。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。

。(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。

。辦公自動化系統通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統。

。辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。

。(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。

。檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。

。(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。

。

三、《公文主題詞表》的體系結構

。《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

。范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。

。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有注釋。。

。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

。②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。

。③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。

。④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。

。等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞；

。屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。

。相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。

。

3、附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

。

四、怎樣標引公文主題詞

。(一)公文主題分析。

。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。

。

2、分析主題類型，確定主題概念。

。主題類型分為單主題和多主題兩種。

。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。

。

3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。

。主體

因素是指公文論述的主題中的關鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規定適用的地區、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區名稱和組織機構名稱；時間

因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。

。(二)查表選詞，轉換主題概念。

。通過查找主題詞表進行主題概念轉換時，必須采用詞表上規范化的主題詞。轉換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉換。二是間接轉換。

。(三)主題詞組配標引。

。組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎，只有相容關系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優先考慮交叉組配和限定組配。

。交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系，兩個概念的外延有一部分重合。

。限定組配是以概念的限定為基礎，由屬概念過渡到種概念的組配。

。(四)直接上位詞標引和靠詞標引。

。上位詞標引要求兩個概念之間具有屬分關系。靠詞標引要求兩個概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標引或是靠詞標引，都不能越級標引。

。(五)自由詞標引。

。自由詞標引是用未經規范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。

。自由詞標引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標引或上位詞標引，但使用頻率較高；二是新出現的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區、組織機構名稱。

。自由詞標引應遵守的規則：一是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。二是可選用其他詞表以及權威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作“△”標記。

。

五、標引工作中一些具體問題

。(一)主題詞的排列。

。反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在后。

。在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先后次序排列。

。作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置于表現公文內容的主題詞后面，置于表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。

。(二)文種的標引。

。文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。

。(三)標點符號的標引。

。公文主題詞一般不應出現標點符號。

。在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發歧義。

。自由詞標引時一般不要帶標點符號。

第五篇：公文主題詞標引

主題詞標引

主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規范化的動態詞典。《公文主題詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

公文應當按照主題詞表規定的標識規則和詞目標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

一、標引規則

1.要直接、準確、客觀地反映公文論述的主題。

2.選用的詞，一般應是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應與詞表中的詞形一致。

3.選詞時，應首先選用切合公文主題概念的、專指性較強的主題詞。

4.當沒有專指性較強的主題詞時，應選用與主題詞概念關系較密切的正式主題詞進行組配標引。組配標引應遵循下列原則：應優先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關系；當詞表中沒有合適的主題詞進行概念組配時，可進行字面組配；組配結果應概念清楚、準確。

5.若詞表中無合適主題詞進行組配標引時，應選用直接上位主題詞標引。

6.若仍無合適的直接上位主題詞進行標引時，方可選用主題詞表以外的適當詞(稱自由詞)進行標引。自由詞標引應遵循下列原則：選用的自由詞應符合主題詞表的選詞原則；標引時，應在自由詞后加“△”標記，同時標引出相應的上位主題詞；選用人物、年代、組織機構、地區等專用名詞作為自由詞標引時，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯數字，組織機構、地區名稱用全稱或規范化簡稱，不加“△”標記。

7.主題詞的標引數量。每件公文所選用的主題詞數量一般應在十個以內。

8.主題詞的排列次序。一般次序為：反映公文內容的主題在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現的先后次序排列。

標引的地區名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內容的主題詞、文種之前。若地區名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱等同時出現在同一公文中，則按地區名稱、組織機構名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種置于最末位。在轉(印)發類型的公文中，被轉(印)發的公文文種不可作為主題詞標引；但如果被轉(印)發的公文屬于企業內法規，其名稱(準則、條例、規則、規定、辦法、細則等)應作為主題詞標引。

二、標引程序

1.主題分析。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據此準確地提煉出主題概念。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結構和確定公文主題標引方式來進行的。審讀公文。主要是通過審讀公文內容，特別是公文的標題、摘要或按語、關鍵性句子、結論性意見，來了解公文發布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來。

分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。領導講話、會議紀要、工作總結等公文大多為多主題公文。

分析公文的主題結構。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關系。主要成分是公文主題中最核心、最關鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間、所屬文件類型等。

確定公文主題標引方式。公文主題標引方式有概括標引、重點標引和全面標引。不同的標引方式決定公文主題標引的不同深度。標引人員可根據公文的特點和工作需要，確定公文主題詞的標引方式。

2.主題概念轉換。主題概念轉換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題詞標引規則，將主題概念一個一個地轉換成《公文主題詞表》中的正式主題詞。主題概念的轉換分為直接轉換和間接轉換。直接轉換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中找到相應的主題詞；間接轉換是指在《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接相對應的主題詞，須進行組配標引，或上位詞標引、自由詞標引。

3.主題標引結果審核。這是減少標引誤差，提高標引質量的一個措施。審核的主要任務：一看公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內容，是否符合公文主題詞標引規則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。

三、主題詞標引實例

1．《中共中央國務院關于中央黨政機關干部教育工作的決定》

主題概念：干部教育工作黨政機關 決定

主 題 詞：干部教育 黨政機關決定

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換。“干部教育工作”、“黨政機關”、“決定”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機關”和“決定”。

③主題詞按反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。

2．《江澤民同志在中央計劃生育和環境保護工作座談會上的講話》(1997年3月8日)主題概念：計劃生育工作環境保護工作 座談會 江澤民講話 1997年

主 題 詞：計劃生育工作環境保護工作 座談會 1997年 江澤民 講話

說 明：①多主題公文；概括標引。

②直接轉換。“計劃生育工作”、“環境保護工作”、“座談會”、“講話”分別直接轉換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計劃生育工作”、“環境保護工作”、“座談會”和“講話”。③人物名稱和年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

3．《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于做好1998年元旦、春節期間有關工作的通知》主題概念：元旦、春節工作關心群眾生活 精簡會議 制止鋪張浪費

雙擁工作 1998年 通知

主 題 詞：元旦 春節 工作安排關心群眾生活 精簡會議 制止

鋪張浪費 雙擁工作 1998年 通知

說 明：①多主題公文；重點標引。

②直接轉換。“元旦、春節工作”、“關心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”、“通知”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“元旦”、“春節”、“工作安排”、“關心群眾生活”、“精簡會議”、“雙擁工作”和“通知”。

③間接轉換。“制止鋪張浪費”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“制止”和“鋪張浪費”。“制止”和“鋪張浪費”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

4．《中共中央國務院關于治理向企業亂收費、亂罰款和各種攤派等問題的決定》主題概念：治理亂收費、亂罰款和各種攤派減輕企業負擔 決定

主 題 詞：治理 三亂減輕企業負擔 決定

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換。“減輕企業負擔”、“決定”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“減輕企業負擔”和“決定”。

③間接轉換。“治理亂收費、亂罰款和各種攤派”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“治理”和“三亂”。“治理”和“三亂”為概念限定組配。

5．《中共中央印發<關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規定>的通知》

主題概念：民主生活會 黨和國家機關黨員領導干部 規定 通知

主 題 詞：民主生活會黨政機關 黨員 領導干部 規定 通知

說 明：①單主題公文；概括標引。

②直接轉換。“民主生活會”、“黨和國家杭關”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“民主生活會”和“黨政機關”。

③間接轉換。“黨員領導干部”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“黨員”和“領導干部”。“黨員”和“領導干部”為概念交叉組配。

④該《通知》印發的公文為黨內法規，按照公文主題標引細則的要求，“規定”和“通知”均作為正式主題詞直接標引。

6．《全國農村工作會議紀要》(中共中央1982年1月1日批轉)

主題概念：農村工作會議農業生產責任制農村商品流通 農村科學技術

提高經濟效益 農村基層組織建設會議紀要 1982年

主 題 詞：農村工作會議農業生產 責任制 商品流通 農業科技

經濟效益 基層組織建設1982年 會議紀要

說 明：①單主題公文；全面標引。

②直接轉換。“農村工作會議”、“農村商品流通”“農業科學技術”、“提高經濟效益”、“農村基層組鄉建設”、“會議紀要”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農村工作會議”、“商品流通”、“農業科技”、“經濟效益”、“基層組織建設”和“會議紀要”。

③間接轉換。“農業生產責任制”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農業生產”和“責任制”。“農業生產”和“責任制”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

⑤主題詞按反映公文中心內容的主題詞在前，反映分述內容的主題詞在后，并依各級所反映主題出現的先后次序排列。

7．《鄧小平同志在省、市、自治區黨委書記座談會上的講話》(1981年7月2日)主題概念：選拔中青年干部座談會 1981年 鄧小平講話

主 題 詞：干部選拔 中青年干部座談會 1981年 鄧小平講話

說 明：①單主題公文；全面標引。

②直接轉換。“座談會”、“講話”分別直接轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“座談會”和“講話”。

③間接轉換。“選拔中青年干部”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部選拔”和“中青年干部”。“干部選拔”和“中青年干部”為概念限定組配。

④任務名稱和年代作為自由詞標引，不加“△”標記。

⑤主題標引要反映公文主題——選拔中青年干部，不能簡單地將標題分解。

8．《中共中央 國務院關于轉發(中央宣傳部、司法部關于在公民中開展法制宣傳教育的第三個五年規劃)的通知》

主題概念：開展法制宣傳教育的第三個五年規劃通知

主 題 詞：普法規劃 通知

說 明：①單主題公文；概括標引。

②間接轉換。鑒于《公文主題詞表》中沒有與“開展法制宣傳教育的第三個五年規劃”直接對應的專指性正式主題詞，而上位詞“普法規劃”比“法制宣傳”和“規劃”的組配更能準確、全面地反映主題概念，因此選用上位詞標引。

③文種“通知”為正式主題詞，直接標引。

9．《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于轉發(中央宣傳部、國家教委、民政部、文化部、國家文物局、共青團中央關于加強革命文物工作的意見)的通如》

主題概念：革命文物工作通知

主 題 詞：文物工作 通知

說 明：①單主題公文；概念標引。

②間接轉換。“革命文物工作”用上位詞“文物工作”進行標引。

③按照公文主題詞標引細則的要求，該《通知》轉發的公文文種“意見”不標引；“通知”可直接標引。

10．《中共中央關于堅持“少宣傳個人”幾個問題的指示》

主題概念：少宣傳個人 紀念設施建設

個人文集、傳記的出版 治喪活動指示

主 題 詞：宣傳方針 少宣傳個人△ 紀念設施 文集

傳記出版發行 治喪活動 指示

說 明：①單主題公文；重點標引。

②直接轉換。“紀念設施建設”、“治喪活動”、“指示”分別直接轉換為《公文主題詞表》中正式主題詞“紀念設施”、“治喪活動”和“指示”。

③間接轉換。“個人文集、傳記的出版”分解轉換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“文集”、“傳記”和“出版發行”。“文集”、“傳記”和“出版發行”為概念限定組配。鑒于“少宣傳個人”是黨的一項重要宣傳方針，因此作為自由詞標引，并在詞后加“△”標記，同時標出其上位詞“宣傳方針”。

④鑒于該方針對當時宣傳工作中存在的一些問題，重點對領導人紀念設施的建設和文集、傳記的編輯出版及治喪活動的安排等問題作了明確規定，其精神具有長期的指導作用，從利用角度考慮，采用重點標引的方式。