第一篇：正確標(biāo)引公文主題詞

如何正確標(biāo)引公文主題詞

李步其

浙江警官職業(yè)學(xué)院 浙江杭州310018

摘要：目前公文處理中大量存在主題詞標(biāo)引不規(guī)范的現(xiàn)象。正確標(biāo)注公文主題詞已成為公文處理過程中的一個(gè)難點(diǎn)。本文就公文主題詞的涵義、主題詞表的體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)引方法、標(biāo)引程序及標(biāo)引主題詞應(yīng)注意的幾個(gè)問題提出粗淺的看法。

關(guān)鍵詞：公文寫作主題詞標(biāo)引

為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求,便于計(jì)算機(jī)檢索和公文管理的科學(xué)化程度,提高辦公效率,《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號(hào)文件）中明確規(guī)定：?公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)引主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)引主題詞。?同時(shí)，《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)國家行政機(jī)關(guān)行政公文格式》（GB/T9704-1999），進(jìn)一步明確了制作公文主題詞標(biāo)識(shí)的要求。因此，主題詞也就成為各級(jí)行政機(jī)關(guān)公文中的重要組成部分，其標(biāo)引越來越受到文秘人員的重視。但是，從各級(jí)行政機(jī)關(guān)公文主題詞標(biāo)引的現(xiàn)狀來看，普遍存在著標(biāo)引質(zhì)量不高的問題，存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，諸如主題詞缺標(biāo)、錯(cuò)標(biāo)、漏標(biāo)、超標(biāo)、粗標(biāo)、組配不當(dāng)、層次混亂、生造亂造主題詞等。鑒于此，筆者擬就主題詞的涵義、主題詞表的體系結(jié)構(gòu)、主題詞標(biāo)引的方法、程序以及標(biāo)引中應(yīng)注意的幾個(gè)問題提出一些粗淺的看法。

一、公文主題詞的涵義

所謂公文主題詞，?是一些以概念為基礎(chǔ)的、規(guī)范化的、具有組配性能的、能體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別，并為計(jì)算機(jī)所識(shí)別的名詞或名詞性詞組?①，是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。主題詞既要體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容，使每一個(gè)公文都能區(qū)別開來，又要指明其歸屬類別，便于立卷歸檔。標(biāo)引主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。

二、公文主題詞表的體系結(jié)構(gòu)

目前各級(jí)行政機(jī)關(guān)使用的主題詞表共由15類1049個(gè)主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個(gè)主題詞，附表有 1

2類298個(gè)主題詞。詞表分為三個(gè)層次。第一層次是對主題詞區(qū)域的分類，如?綜合經(jīng)濟(jì)?、?財(cái)政、金融?類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，主要是以政府各部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容劃分，其特點(diǎn)是內(nèi)涵大、覆蓋面廣，具有確定性，如?工交、能源、郵電?類中的?工業(yè)?、?交通?、?能源?和?郵電?等。第三層是類屬詞，是反映公文具體內(nèi)容的詞，如?體制?、?職能?、?編制?等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。

三、公文主題詞標(biāo)引的方法

1、一份文件一般標(biāo)三五個(gè)主題詞為宜，除類別詞外，最多不超過五個(gè)。

2、主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫。詞目之間不加頓號(hào)，而是空一字。

3、標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞?農(nóng)業(yè)?，再標(biāo)類屬詞?水土保持?，最后標(biāo)上文種?通知?。

4、一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《關(guān)于要求落實(shí)杭州鋼鐵廠二號(hào)焦?fàn)t精洗煤貨源及鐵路運(yùn)輸列入國家計(jì)劃的函》，先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞?能源?，再標(biāo)類屬詞?煤炭?；然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞?交通?，再標(biāo)類屬詞?運(yùn)輸?，最后標(biāo)?函?。

5、根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。也就是說，不同類別的主題詞可互相借用標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格管理以及對其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知》，主題詞標(biāo)為：?農(nóng)業(yè)物資物價(jià)管理通知。?類別詞?農(nóng)業(yè)?屬于04A，而其后的三個(gè)類屬詞依次屬于06A、01B、01B。

6、當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引，也就是說，類屬詞的選擇不受類別區(qū)域的限制。確定一個(gè)類別詞后，如還需要其他類別詞來反映公文內(nèi)容，其他類別詞可充當(dāng)類屬詞使用，需要注意的是在該詞的后面加?△?以便區(qū)別。如《關(guān)于要求解決寧波北侖港區(qū)口岸查驗(yàn)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制和辦公生活設(shè)施的請示》，可標(biāo)?交通機(jī)構(gòu)△編制設(shè)施請示?。

四、公文主題詞標(biāo)引的程序

公文主題詞的標(biāo)引要求較高，難度較大，在標(biāo)引過程中，不僅要掌握正確的標(biāo)引方法，而且要遵循正確的標(biāo)引程序，才能提高主題詞標(biāo)引的質(zhì)量與水平。一般說來，公文主題詞標(biāo)引的程序大致如下：

1、閱讀公文，提煉主題概念。主題詞是公文主旨的體現(xiàn)和表達(dá)，它和公文的關(guān)系是反映與被反映的關(guān)系。要使主題詞準(zhǔn)確地體現(xiàn)和表達(dá)公文的主旨，標(biāo)引者一定要認(rèn)真閱讀公文，了解主要內(nèi)容，吃透基本精神，準(zhǔn)確提煉主旨，并在此基礎(chǔ)上提煉公文的主題概念。?提煉主題概念是將文獻(xiàn)主題中有機(jī)結(jié)合的概念或概念組合加以提取，并用精煉的自然語言表達(dá)的過程。?②提煉主題概念要對公文主旨進(jìn)行剖析，分析出組成主題的主要成分和次要成分。遵循主要成分為主、次要成分為輔的原則，按正確的概念邏輯關(guān)系，抽取那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，并用科學(xué)精煉的語言加以表達(dá)，以利于主題概念的轉(zhuǎn)換。

2、查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。查閱主題詞表或范疇表、附表，將主題概念轉(zhuǎn)換為本表中的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念，就是將表達(dá)公文主題概念的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的主題詞語言的過程。如果詞表中的主題詞與公文主題概念字面或涵義一致時(shí)，就可直接進(jìn)行標(biāo)引；如果選定的主題概念在詞表中沒有相應(yīng)的主題詞，就可以通過概念組配或概念相交組配的方法來解決。如《關(guān)于經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作的辦法》，主題概念為?經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作?，它在詞表中無相應(yīng)的主題詞，但有?經(jīng)濟(jì)?、?技術(shù)?、?協(xié)作?這些相關(guān)的主題詞，因而可將?經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作?分解為?技術(shù)協(xié)作?、?經(jīng)濟(jì)協(xié)作?兩個(gè)概念成分，其中?技術(shù)協(xié)作?這個(gè)概念可通過?技術(shù)?與?協(xié)作?這兩個(gè)主題詞去組配，而?經(jīng)濟(jì)協(xié)作?這個(gè)概念可通過?經(jīng)濟(jì)?與?協(xié)作?這兩個(gè)主題詞去組配。當(dāng)組配標(biāo)引仍無法達(dá)到要求時(shí)，可選定最直接的上位主題詞來標(biāo)引。如將?掃盲?主題概念用主題詞?教育?標(biāo)引。如上位主題詞仍不合用時(shí)，可臨時(shí)選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)淖杂稍~來標(biāo)引。總之，選定的詞要直接地、客觀地反映出公文所論述的主旨，并根據(jù)公文所表述的主題內(nèi)容依次標(biāo)引，同時(shí)要注意體現(xiàn)公文的思想性。

3、著錄標(biāo)引，審核校驗(yàn)。主題概念轉(zhuǎn)換后，要將轉(zhuǎn)換的主題詞按照規(guī)定的形式標(biāo)引于公文主題詞標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)。?主題詞的用詞不考慮語法上的結(jié)構(gòu)，不考慮詞與詞之間的搭配連接，僅將各個(gè)詞依次羅

列出來。?③為保證標(biāo)引質(zhì)量，在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，要進(jìn)一步審核主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，主題概念的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則，同類型公文所選用的主題詞是否一致，著錄標(biāo)引有無遺漏等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)加以補(bǔ)救。要建立崗位責(zé)任制，實(shí)行目標(biāo)管理，把標(biāo)引質(zhì)量作為考核的主要內(nèi)容，以充分調(diào)動(dòng)文秘人員的工作積極性。

五、公文主題詞標(biāo)引應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1、公文主題詞與標(biāo)題不能等同。二者都用極精煉的語言概括公文的主旨，但二者的作用不相同：公文標(biāo)題是為了便于讀者概括地了解公文的性質(zhì)和要求，便于根據(jù)公文所反映的問題進(jìn)行公文處理（如登記、分送、閱讀、批辦等）；主題詞不僅要能準(zhǔn)確反映公文的主題，更重要的是根據(jù)公文的類別、內(nèi)容和表現(xiàn)形式為檢索查詢提供方便。?公文標(biāo)題一般寫成以文種為中心詞、以發(fā)文機(jī)關(guān)和事由作為限制詞的偏正詞組的形式，重在以內(nèi)容反映問題，以文種標(biāo)明性質(zhì)，充分發(fā)揮公文的現(xiàn)實(shí)效用；主題詞則先要依內(nèi)容區(qū)分類別，以文種來反映文件形式，以便于日后查找利用，重在發(fā)揮公文的歷史效用。?④有些公文撰制者對主題詞停留在表面理解，把主題詞和標(biāo)題簡單等同起來，往往認(rèn)為主題詞就是對文件標(biāo)題主要詞素的簡單切分和照搬引用。這種只看標(biāo)題不看內(nèi)容的做法是非常片面的，不可能準(zhǔn)確的掌握公文的基本觀點(diǎn)和基本思想，無法正確地提煉出公文的主旨。

2、注意主題詞排列的順序。前面提及，主題詞的排列應(yīng)按照從類別詞到類屬詞、從內(nèi)容到形式的順序排列，換句話說，也就是按范圍、內(nèi)容、文種的次序排列。如《關(guān)于煤炭價(jià)格調(diào)整的通知》，主題詞可標(biāo)為：?能源煤炭價(jià)格調(diào)整通知。?這里需要注意的是，對反映文種以外的主題詞，則應(yīng)按其涵義由大到小進(jìn)行排列。如果揭示文件主題的主題詞能夠井然有序地排列出來，就會(huì)使人一看就明白文件的主要內(nèi)容和中心思想，而如果雜亂無章地隨意處置，就使人難以看懂，也不利于電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)和檢索。

3、正確進(jìn)行概念組配。行政機(jī)關(guān)豐富的職能活動(dòng)僅靠上千條正式主題詞來涵蓋是不大可能的，這就導(dǎo)致了公文主題概念找不到相對應(yīng)的專指主題詞。因而，可考慮利用詞表中最直接相關(guān)的兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題詞組配成新的主題詞進(jìn)行標(biāo)引。尤其要注意的是不能越級(jí)組配，在滿足專指性規(guī)則的條件下，優(yōu)先考慮交叉組配，然后再考慮

非交叉組配。如《關(guān)于加強(qiáng)黃河水利工程管理的通知》中的?黃河水利工程?，如組配標(biāo)引為?黃河水利?、?工程?就不能準(zhǔn)確地表達(dá)主題概念，應(yīng)用?黃河水利?、?水利工程?才對。為保證主題詞的專指度，必須選用與公文主題關(guān)系最密切、最相近的詞進(jìn)行組配，不能采用太泛指的主題詞組配。

4、標(biāo)引用詞要規(guī)范。在公文處理過程中，不少文秘人員缺乏主題詞標(biāo)引方面的知識(shí)，沒有認(rèn)真研讀過《國務(wù)院公文主題詞表》，往往只靠自己的理解，摻雜個(gè)人的觀點(diǎn)，隨意用自然語言（非正式主題詞）標(biāo)引代替主題詞，用詞不規(guī)范或自覺不自覺受方言口語的影響。如《浙江省教育廳廳高等學(xué)校精品課程申報(bào)評(píng)審辦法的通知》（浙教高教[2003]186號(hào)），其主題詞標(biāo)為：?高等教育精品課程申報(bào)辦法通知。?其中，類別詞?高等教育?和類屬詞?精品課程?、?申報(bào)?便不夠規(guī)范。更有甚者，一些基層文秘人員常常撇開《國務(wù)院公文主題詞表》而自行生造亂造?主題詞?，如《浙江省教育廳關(guān)于印發(fā)浙江省教育系統(tǒng)預(yù)防與控制傳染性非典型肺炎應(yīng)急預(yù)案的通知》（浙教體[2003]222號(hào)）將?防控?當(dāng)作主題詞，《浙江省教育廳關(guān)于調(diào)整非典型肺炎防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知》（浙教體[2003]221號(hào)）將?非常設(shè)機(jī)構(gòu)?作為主題詞等，這就難免形成各行其是，標(biāo)準(zhǔn)不一，質(zhì)量不一的局面，不能正確地反映出公文的內(nèi)容和主題，失去了主題詞標(biāo)引的實(shí)際意義和作用。

5、適當(dāng)增加部分主題詞。國務(wù)院辦公廳為了規(guī)范公文主題詞標(biāo)引，特制定了《國務(wù)院公文主題詞表》，收錄國家級(jí)主題詞，上報(bào)國家的各類公文只允許使用國家級(jí)主題詞標(biāo)引；省級(jí)人民政府也編制有公文主題詞，作為省政府下發(fā)文件以及省內(nèi)各機(jī)關(guān)上報(bào)各類公文的標(biāo)引依據(jù)。如《浙江省人民政府公文主題詞表》中，根據(jù)浙江省實(shí)際情況，增加了109個(gè)省級(jí)主題詞，如?聯(lián)營?、?評(píng)估?、?公交?、?防臺(tái)?、?集團(tuán)購賣?、?來料加工?、?職業(yè)病?等。不少文秘人員參照《國務(wù)院公文主題詞表》、地方政府公文主題詞表標(biāo)引公文主題詞時(shí)，總覺得主題詞數(shù)量太少，不能滿足需要。因而，該單位可根據(jù)資料管理方面的特殊需要，在《國務(wù)院公文主題詞表》、地方政府公文主題詞表的基礎(chǔ)上，適當(dāng)增加一些類別詞或類屬詞，以滿足本單位公文管理的需要。如《浙江省監(jiān)獄管理局公文處理暫行辦法》根據(jù)監(jiān)獄工作特點(diǎn)，在下行文中增加?獄政?、?教育改造?、?生活衛(wèi)生?、?創(chuàng)建工作?等

類屬詞。

6、正確標(biāo)引印（轉(zhuǎn)）發(fā)公文的主題詞。印發(fā)的公文，一般都是規(guī)范類或指令類文書，如規(guī)定、條例、意見、辦法等,其正文一般是闡述印發(fā)的緣由和提出一兩句指示性意見或要求，其目的是為了貫徹執(zhí)行?附件?的內(nèi)容。對印發(fā)文件的公文進(jìn)行標(biāo)引，要以附件內(nèi)容為主要依據(jù)，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，只不過反映文件形式的詞由兩個(gè)文種名稱構(gòu)成而已。如《關(guān)于印發(fā)〈浙江省罪犯獎(jiǎng)懲考核辦法〉的通知》（浙司[2003]61號(hào)），其主題詞可標(biāo)為：?司法監(jiān)獄罪犯考核辦法通知。?但轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知就沒有這么簡單，這是因?yàn)楸晦D(zhuǎn)發(fā)的文件不是本機(jī)關(guān)的文件，或者被轉(zhuǎn)發(fā)的文件很多時(shí)候也是通知。?對于這樣的文件來說，如果簡單地按印發(fā)文件的通知那樣標(biāo)引主題詞（不標(biāo)出‘轉(zhuǎn)發(fā)’一詞），則很容易與本單位直接制發(fā)的關(guān)于某一事項(xiàng)的通知混同。?⑤.因此，標(biāo)引轉(zhuǎn)發(fā)公文主題詞的時(shí)候，如果被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬非法規(guī)性文件，則其文種可不作為主題詞標(biāo)引，但要注意將?轉(zhuǎn)發(fā)?作為主題詞標(biāo)引于?通知?之前，而不應(yīng)將?轉(zhuǎn)發(fā)?置于類別詞的位置。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈浙江省委組織部、浙江省人事廳關(guān)于進(jìn)一步完善黨政機(jī)關(guān)年度考核辦法加大考核工作力度的意見〉的通知》（浙司政[2003]16號(hào)），其主題詞可標(biāo)為：?人事考核轉(zhuǎn)發(fā)通知。?

① 《公文主題詞標(biāo)注問題淺析》，林永煌，《福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)》2003年第4期，第74頁。

② 《公文的主題詞標(biāo)引》，張兆春，《檔案天地》1998年第3期，第17頁。③ 《公文主題詞標(biāo)注問題淺析》，林永煌，《福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)》2002年第4期，第76頁。

④ 《公文主題詞不等于標(biāo)題要素的簡單疊加》，劉西成，《秘書之友》1997年第2期。

⑤《主題詞標(biāo)注技巧初探》，張學(xué)嵐，《鐵道部鄭州公安管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)》，2001年第2期，第59頁。

第二篇：公文主題詞標(biāo)引

主題詞標(biāo)引

主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。

主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。《公文主題詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。

公文應(yīng)當(dāng)按照主題詞表規(guī)定的標(biāo)識(shí)規(guī)則和詞目標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

一、標(biāo)引規(guī)則

1.要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。

2.選用的詞，一般應(yīng)是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。

3.選詞時(shí)，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的、專指性較強(qiáng)的主題詞。

4.當(dāng)沒有專指性較強(qiáng)的主題詞時(shí)，應(yīng)選用與主題詞概念關(guān)系較密切的正式主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系；當(dāng)詞表中沒有合適的主題詞進(jìn)行概念組配時(shí)，可進(jìn)行字面組配；組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準(zhǔn)確。

5.若詞表中無合適主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引時(shí)，應(yīng)選用直接上位主題詞標(biāo)引。

6.若仍無合適的直接上位主題詞進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，方可選用主題詞表以外的適當(dāng)詞(稱自由詞)進(jìn)行標(biāo)引。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：選用的自由詞應(yīng)符合主題詞表的選詞原則；標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞；選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標(biāo)記。

7.主題詞的標(biāo)引數(shù)量。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在十個(gè)以內(nèi)。

8.主題詞的排列次序。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。

標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞、文種之前。若地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種置于最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型的公文中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文文種不可作為主題詞標(biāo)引；但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬于企業(yè)內(nèi)法規(guī)，其名稱(準(zhǔn)則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細(xì)則等)應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

二、標(biāo)引程序

1.主題分析。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準(zhǔn)確地提煉出主題概念。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來進(jìn)行的。審讀公文。主要是通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語、關(guān)鍵性句子、結(jié)論性意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來。

分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個(gè)主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。

分析公文的主題結(jié)構(gòu)。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關(guān)系。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時(shí)間、空間、所屬文件類型等。

確定公文主題標(biāo)引方式。公文主題標(biāo)引方式有概括標(biāo)引、重點(diǎn)標(biāo)引和全面標(biāo)引。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。標(biāo)引人員可根據(jù)公文的特點(diǎn)和工作需要，確定公文主題詞的標(biāo)引方式。

2.主題概念轉(zhuǎn)換。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題詞標(biāo)引規(guī)則，將主題概念一個(gè)一個(gè)地轉(zhuǎn)換成《公文主題詞表》中的正式主題詞。主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中找到相應(yīng)的主題詞；間接轉(zhuǎn)換是指在《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接相對應(yīng)的主題詞，須進(jìn)行組配標(biāo)引，或上位詞標(biāo)引、自由詞標(biāo)引。

3.主題標(biāo)引結(jié)果審核。這是減少標(biāo)引誤差，提高標(biāo)引質(zhì)量的一個(gè)措施。審核的主要任務(wù)：一看公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題詞標(biāo)引規(guī)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。

三、主題詞標(biāo)引實(shí)例

1．《中共中央國務(wù)院關(guān)于中央黨政機(jī)關(guān)干部教育工作的決定》

主題概念：干部教育工作黨政機(jī)關(guān) 決定

主 題 詞：干部教育 黨政機(jī)關(guān)決定

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“干部教育工作”、“黨政機(jī)關(guān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機(jī)關(guān)”和“決定”。

③主題詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。

2．《江澤民同志在中央計(jì)劃生育和環(huán)境保護(hù)工作座談會(huì)上的講話》(1997年3月8日)主題概念：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 江澤民講話 1997年

主 題 詞：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 1997年 江澤民 講話

說 明：①多主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“計(jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計(jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”和“講話”。③人物名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

3．《中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于做好1998年元旦、春節(jié)期間有關(guān)工作的通知》主題概念：元旦、春節(jié)工作關(guān)心群眾生活 精簡會(huì)議 制止鋪張浪費(fèi)

雙擁工作 1998年 通知

主 題 詞：元旦 春節(jié) 工作安排關(guān)心群眾生活 精簡會(huì)議 制止

鋪張浪費(fèi) 雙擁工作 1998年 通知

說 明：①多主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“元旦、春節(jié)工作”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會(huì)議”、“雙擁工作”、“通知”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“元旦”、“春節(jié)”、“工作安排”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會(huì)議”、“雙擁工作”和“通知”。

③間接轉(zhuǎn)換。“制止鋪張浪費(fèi)”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“制止”和“鋪張浪費(fèi)”。“制止”和“鋪張浪費(fèi)”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

4．《中共中央國務(wù)院關(guān)于治理向企業(yè)亂收費(fèi)、亂罰款和各種攤派等問題的決定》主題概念：治理亂收費(fèi)、亂罰款和各種攤派減輕企業(yè)負(fù)擔(dān) 決定

主 題 詞：治理 三亂減輕企業(yè)負(fù)擔(dān) 決定

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)”和“決定”。

③間接轉(zhuǎn)換。“治理亂收費(fèi)、亂罰款和各種攤派”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“治理”和“三亂”。“治理”和“三亂”為概念限定組配。

5．《中共中央印發(fā)<關(guān)于縣以上黨和國家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)的若干規(guī)定>的通知》

主題概念：民主生活會(huì) 黨和國家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部 規(guī)定 通知

主 題 詞：民主生活會(huì)黨政機(jī)關(guān) 黨員 領(lǐng)導(dǎo)干部 規(guī)定 通知

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“民主生活會(huì)”、“黨和國家杭關(guān)”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“民主生活會(huì)”和“黨政機(jī)關(guān)”。

③間接轉(zhuǎn)換。“黨員領(lǐng)導(dǎo)干部”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“黨員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”。“黨員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”為概念交叉組配。

④該《通知》印發(fā)的公文為黨內(nèi)法規(guī)，按照公文主題標(biāo)引細(xì)則的要求，“規(guī)定”和“通知”均作為正式主題詞直接標(biāo)引。

6．《全國農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》(中共中央1982年1月1日批轉(zhuǎn))

主題概念：農(nóng)村工作會(huì)議農(nóng)業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制農(nóng)村商品流通 農(nóng)村科學(xué)技術(shù)

提高經(jīng)濟(jì)效益 農(nóng)村基層組織建設(shè)會(huì)議紀(jì)要 1982年

主 題 詞：農(nóng)村工作會(huì)議農(nóng)業(yè)生產(chǎn) 責(zé)任制 商品流通 農(nóng)業(yè)科技

經(jīng)濟(jì)效益 基層組織建設(shè)1982年 會(huì)議紀(jì)要

說 明：①單主題公文；全面標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“農(nóng)村工作會(huì)議”、“農(nóng)村商品流通”“農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)”、“提高經(jīng)濟(jì)效益”、“農(nóng)村基層組鄉(xiāng)建設(shè)”、“會(huì)議紀(jì)要”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)村工作會(huì)議”、“商品流通”、“農(nóng)業(yè)科技”、“經(jīng)濟(jì)效益”、“基層組織建設(shè)”和“會(huì)議紀(jì)要”。

③間接轉(zhuǎn)換。“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責(zé)任制”。“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責(zé)任制”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

⑤主題詞按反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映分述內(nèi)容的主題詞在后，并依各級(jí)所反映主題出現(xiàn)的先后次序排列。

7．《鄧小平同志在省、市、自治區(qū)黨委書記座談會(huì)上的講話》(1981年7月2日)主題概念：選拔中青年干部座談會(huì) 1981年 鄧小平講話

主 題 詞：干部選拔 中青年干部座談會(huì) 1981年 鄧小平講話

說 明：①單主題公文；全面標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“座談會(huì)”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“座談會(huì)”和“講話”。

③間接轉(zhuǎn)換。“選拔中青年干部”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部選拔”和“中青年干部”。“干部選拔”和“中青年干部”為概念限定組配。

④任務(wù)名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

⑤主題標(biāo)引要反映公文主題——選拔中青年干部，不能簡單地將標(biāo)題分解。

8．《中共中央 國務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)(中央宣傳部、司法部關(guān)于在公民中開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃)的通知》

主題概念：開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃通知

主 題 詞：普法規(guī)劃 通知

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②間接轉(zhuǎn)換。鑒于《公文主題詞表》中沒有與“開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃”直接對應(yīng)的專指性正式主題詞，而上位詞“普法規(guī)劃”比“法制宣傳”和“規(guī)劃”的組配更能準(zhǔn)確、全面地反映主題概念，因此選用上位詞標(biāo)引。

③文種“通知”為正式主題詞，直接標(biāo)引。

9．《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)(中央宣傳部、國家教委、民政部、文化部、國家文物局、共青團(tuán)中央關(guān)于加強(qiáng)革命文物工作的意見)的通如》

主題概念：革命文物工作通知

主 題 詞：文物工作 通知

說 明：①單主題公文；概念標(biāo)引。

②間接轉(zhuǎn)換。“革命文物工作”用上位詞“文物工作”進(jìn)行標(biāo)引。

③按照公文主題詞標(biāo)引細(xì)則的要求，該《通知》轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種“意見”不標(biāo)引；“通知”可直接標(biāo)引。

10．《中共中央關(guān)于堅(jiān)持“少宣傳個(gè)人”幾個(gè)問題的指示》

主題概念：少宣傳個(gè)人 紀(jì)念設(shè)施建設(shè)

個(gè)人文集、傳記的出版 治喪活動(dòng)指示

主 題 詞：宣傳方針 少宣傳個(gè)人△ 紀(jì)念設(shè)施 文集

傳記出版發(fā)行 治喪活動(dòng) 指示

說 明：①單主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“紀(jì)念設(shè)施建設(shè)”、“治喪活動(dòng)”、“指示”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中正式主題詞“紀(jì)念設(shè)施”、“治喪活動(dòng)”和“指示”。

③間接轉(zhuǎn)換。“個(gè)人文集、傳記的出版”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“文集”、“傳記”和“出版發(fā)行”。“文集”、“傳記”和“出版發(fā)行”為概念限定組配。鑒于“少宣傳個(gè)人”是黨的一項(xiàng)重要宣傳方針，因此作為自由詞標(biāo)引，并在詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)出其上位詞“宣傳方針”。

④鑒于該方針對當(dāng)時(shí)宣傳工作中存在的一些問題，重點(diǎn)對領(lǐng)導(dǎo)人紀(jì)念設(shè)施的建設(shè)和文集、傳記的編輯出版及治喪活動(dòng)的安排等問題作了明確規(guī)定，其精神具有長期的指導(dǎo)作用，從利用角度考慮，采用重點(diǎn)標(biāo)引的方式。

第三篇：公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。。正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。。(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語言。。檢索語言又分為分類語言和主題語言。。分類語言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語言。。主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語言。。

二、為什么要標(biāo)引公文主題詞。(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。。(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。。(四)對提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。。

三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)。《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。。范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。。。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。。②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。。③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。。④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。。等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞。屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。。相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。。

3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。。

四、怎樣標(biāo)引公文主題詞。(一)公文主題分析。。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。。

2、分析主題類型，確定主題概念。。主題類型分為單主題和多主題兩種。。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。。

3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。。

第四篇：公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

2007年01月23日 星期二 15:59

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言

(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。

(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。

(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語言。

檢索語言又分為分類語言和主題語言。

分類語言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語言。

主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語言。

二、為什么要標(biāo)引公文主題詞

(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。

信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。

主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。

辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。

(四)對提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。

三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)

《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。

例如，第121頁：

財(cái)政政策

款目詞漢語拼音→cai zheng zheng ce

①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。

③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。

④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。

等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞； 屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用 “F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。

相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。

3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

四、怎樣標(biāo)引公文主題詞(一)公文主題分析。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。

2、分析主題類型，確定主題概念。

主題類型分為單主題和多主題兩種。

單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。

3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。

主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱； 時(shí)間因素是從時(shí)間上對主體因素進(jìn)行限定，把主題對象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。

(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。

通過查找主題詞表進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換時(shí)，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。(三)主題詞組配標(biāo)引。組配，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。

限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。

上位詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念之間具有屬分關(guān)系。靠詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級(jí)標(biāo)引。(五)自由詞標(biāo)引。

自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。

自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。

自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作“△”標(biāo)記。

五、標(biāo)引工作中一些具體問題(一)主題詞的排列。

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。

在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。(二)文種的標(biāo)引。

文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。(三)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引。

公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

自由詞標(biāo)引時(shí)一般不要帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

1876年克特提出標(biāo)題法的基本原則后直至上個(gè)世紀(jì)四十年代末，標(biāo)題法一直在主題法系統(tǒng)中占有主導(dǎo)地位。單元詞法是在改進(jìn)敘詞法的基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，1951年美國的陶布和古爾等人正式提出了單元詞組配索引法。1947年美國的穆爾斯提出了敘詞法的概念，1960年美國國防部軍事技術(shù)情報(bào)局編制了第一部正式的敘詞表《ASTIA敘詞表》,至此，敘詞表得到了廣泛運(yùn)用。

1964年我國國防科委情報(bào)所采用《NASA敘詞表》建立外文文獻(xiàn)主題目錄。1964年原第三機(jī)械工業(yè)部628所編制了《航空科技資料主題表》，是一部先組式標(biāo)題表。1971年該表出版了第二版，改為敘詞表，這是我國第一部敘詞表。1978年國防科委情報(bào)所編輯出版了《國防科學(xué)技術(shù)主題詞典》，這是我國第一部英文敘詞表。

主題詞在我國黨政機(jī)關(guān)中的應(yīng)用最早可以追溯到1985年。90年代初出版發(fā)行了最初的公文主題詞表。

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報(bào)送中辦、國辦的正式文件，均需標(biāo)注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務(wù)院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實(shí)際，在此基礎(chǔ)上制定了部門、地方的公文主題詞表。（文秘培訓(xùn)以國辦文件為準(zhǔn)，主題詞表是和國辦的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》配套的）。

隨著無紙辦公的普及，2002年國家研制了《電子政務(wù)主題詞表》（軟件，應(yīng)用于大型辦公系統(tǒng)）。2002年8月，“國家電子政務(wù)主題詞表編制組”在“電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化總體組”的指導(dǎo)下，在中辦、國辦公文主題詞表基礎(chǔ)上，吸收各大部委專業(yè)主題詞表的優(yōu)點(diǎn)，組織力量重新編制了《電子政務(wù)主題詞表編制規(guī)則》（征求意見稿）及《電子政務(wù)主題詞表》（征求意見稿），并將作為首批啟動(dòng)的中國電子政務(wù)的六大基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)之一。

參考：

綜合電子政務(wù)主題詞表：試用本（字順表）2005年 科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社 作者：趙新力主編；《電子政務(wù)主題詞表》編制與應(yīng)用系

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報(bào)送中辦、國辦的正式文件，均需標(biāo)注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務(wù)院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實(shí)際，在此基礎(chǔ)上制定了部門、地方的公文主題詞表。

（中辦、國辦的主題詞表大致差不多。文秘培訓(xùn)以國辦文件為準(zhǔn)

如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定的《國務(wù)院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實(shí)際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會(huì)公文處理的主題詞標(biāo)引，使用《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》。

一、主題詞標(biāo)引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個(gè)主題，單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。

分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關(guān)系。《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時(shí)找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時(shí)，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時(shí)詞匯形式難以確定的困難。

第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：（1）主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)；（2）主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。

二、主題詞標(biāo)引“三要”

一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭示要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確；（2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標(biāo)引深度不超過7個(gè)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。

三、主題詞標(biāo)引“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。

三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。主題詞標(biāo)引是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。做好這項(xiàng)工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標(biāo)引工具，熟練掌握標(biāo)引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，更需要從業(yè)人員嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、踏實(shí)的作風(fēng)。限于篇幅，不再一一贅述。

第五篇：如何標(biāo)引公文主題詞

主題詞是指能表達(dá)文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。制定統(tǒng)一的詞匯和規(guī)則，是為了方便標(biāo)引文件主題詞和利用主題詞檢索文件。

一、主題詞的選詞原則

主題詞的選詞是編制主題詞表的基礎(chǔ)；主題詞以名詞為主，概念必須清楚、確切，具有實(shí)際檢索意義。形容詞、數(shù)詞、量詞一般不選作主題詞，動(dòng)詞和虛詞不能作為主題詞。編寫省公安廳公文主題詞的原則是：

1，著重選用公安工作范圍內(nèi)的基本名詞術(shù)語。

2．選用各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術(shù)語。

3．在過去文件中經(jīng)常出現(xiàn)的，但現(xiàn)在不常用的名詞術(shù)語不選用。

二、主題詞標(biāo)引規(guī)則

1、主題詞要能夠直接地、客觀地反映文件的主題。如“公共娛樂場所消防安全管理”這一中心意思，主題詞可標(biāo)引為消防安全管理　公共娛樂場所

2、主題詞標(biāo)引一般應(yīng)按照《公安主題詞表》中的詞標(biāo)引，如果主題詞表中確實(shí)沒有專指的詞來標(biāo)引時(shí)，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當(dāng)?shù)脑~來標(biāo)引，但第一個(gè)主題詞必須選用主題詞表中的詞。如：《關(guān)于大中城市公安局普遍建立110報(bào)警服務(wù)臺(tái)的通知》主題詞：“治安　報(bào)警服務(wù)臺(tái)”其中的報(bào)警服務(wù)臺(tái)為自由標(biāo)引。

3、一個(gè)文件涉及幾個(gè)業(yè)務(wù)部門，主題詞的標(biāo)引以主辦部門為主。如省廳一處起草的《關(guān)于臺(tái)胞來大陸探親旅游幾個(gè)問題的通知》，主題詞：“政保　出入境管理　治安　臺(tái)灣同胞”。

4、一個(gè)業(yè)務(wù)部門的文件涉及本部門的幾項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，主題詞應(yīng)按文件內(nèi)容的主次排列。

5、人名、地名和組織機(jī)構(gòu)的名稱一律自由標(biāo)引。人名標(biāo)用全稱。省(含自治區(qū)、直轄市)、市、縣只標(biāo)引名稱，如：廣東、深圳、增城，不寫“省”、“市”、“縣”字樣。機(jī)構(gòu)名稱標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)簡稱。

三、主題詞的應(yīng)用范圍

凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報(bào)、密碼電報(bào)外，都必須標(biāo)引主題詞。由本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標(biāo)引主題詞。

四、主題詞標(biāo)引程序和其他注意事項(xiàng)

1、公文主題詞由文件擬稿人在起草文件時(shí)標(biāo)引，并把這項(xiàng)工作列為辦文的必要程序之一，要求根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接地、全面地、客觀地揭示出文件的主題概念，切忌只按文件的標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引。各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人在審核文件時(shí)必須同時(shí)審核主題詞。

2、主題詞標(biāo)引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個(gè)主題詞之間空一格。

3、一個(gè)文件的主題詞一般可以有2個(gè)至4個(gè)主題詞，最多不得超過7個(gè)。

4．有些詞是幾個(gè)部門共用的，如：“敵情”、“社情，“涉外案件”、“警容風(fēng)紀(jì)”、“裝備”等，只編在一個(gè)部門里，其他部門在標(biāo)引時(shí)，均可參照使用。