第一篇：公文基本格式要求

結(jié)合日常公文處理實際，提出一些基本要求，請認(rèn)真研讀執(zhí)行。

一、公文寫作

1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達的意圖。

2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。

3.表達要深入。尤其請示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對于涉及到經(jīng)費方面的請示項目，在明確理由的同時，還應(yīng)拿出依據(jù)，測算經(jīng)費，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強文件的前瞻性和批辦效果。

4.文題要對應(yīng)。目前上報的請示中，文不對題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請費用，標(biāo)題卻寫“關(guān)于××工程的請示”。

5.用語要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點：

（1）文句嚴(yán)謹(jǐn)，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒有漏洞、失當(dāng)之處。（2）簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。（3）文理通順，符合語法、邏輯規(guī)律。

（4）格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文的權(quán)威性。

（5）平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。

（6）要使用規(guī)范化公文書面詞語，現(xiàn)重點例舉以下幾種常用詞進行說明。稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。

領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹(jǐn)悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因為”、“茲因”、“鑒于”。承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。時態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用的時態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時值、按時、準(zhǔn)時、屆時、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。

結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報告、為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹(jǐn)致謝意，順致誠摯問候等。公文語言要符合發(fā)文機關(guān)職權(quán)、符合文體特點、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。

“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊，如“請領(lǐng)導(dǎo)考慮”、“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請求批示，例如，“妥否，請批示。”等就比較明確。

6.字句要正確。避免病句、錯字、標(biāo)點亂用等文字性錯誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián)詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達上的錯誤。

7.引文要準(zhǔn)確。常見的錯誤有：引用某個相關(guān)文件名稱時，公文文號置前，標(biāo)題置后，或者引文文號中的六角號“〔〕”用“［］”代替，正確格式應(yīng)為“《標(biāo)題》（文號）”；引用會議紀(jì)要內(nèi)容時，專門強調(diào)某個領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項，不符合行文規(guī)定。正確的表達應(yīng)該是會議強調(diào)某某事項，不出現(xiàn)個人姓名；專業(yè)術(shù)語、計量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯誤。

二、文種使用

公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等13種。1.不能漏寫文種。例：“關(guān)于××的方案”、“關(guān)于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應(yīng)為 “關(guān)于印發(fā)××方案的通知”。2.不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。

3.正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必要時也可使用“意見”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級單位之間或不相隸屬的任何級別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批復(fù)”等。要注意幾個易出錯文種的正確使用： “請示”和“報告”，“請示”需上級批復(fù)，而“報告”則是向上級匯報，不須批復(fù)。“請示”必須是一文一事。“通知”和“通報”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā)本機關(guān)公文；通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等。“決定”和“決議”，這兩個文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機關(guān)文種之一，而且是會議通過的，在題注中要注明是哪次什么會議什么時間通過的。

三、公文格式

規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個部分。

1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號、秘密等級與期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人6個部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。

2.正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文及成文時間，有時還有附件。

（1）標(biāo)題。準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡明。文種中已表達過的內(nèi)容標(biāo)題不再重復(fù)，如，不能說“關(guān)于申請××的請示”，“申請”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時使用書名號外，一般不用標(biāo)點符號。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對”，不能出現(xiàn)“關(guān)于對”。標(biāo)題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。（2）主送機關(guān)。“請示”不能多頭主送。

（3）成文時間。成文時間以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時間。

（1）主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將標(biāo)題簡單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動詞“調(diào)整”等等，對于揭示公文主題內(nèi)容、便于檢索毫無意義，選詞數(shù)量應(yīng)不多于6個，排列順序為類別詞、類屬詞，最后必須加上文種。（2）版記最后要標(biāo)注印發(fā)機關(guān)、成文時間和打印份數(shù)。4.其他格式

遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對常出現(xiàn)的格式及其他細節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī)范:（1）文號、正文（除標(biāo)題外）、版記（除主題詞、詞素外）及上行文中的“簽發(fā)人”3個字都采用仿宋GB2312三號字，頁碼采用仿體四號阿拉伯?dāng)?shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號；標(biāo)題用宋體小二加粗；“主題詞”3個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。

（2）正文統(tǒng)一用1.5倍行距。

（3）一般標(biāo)題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。

（4）附件與正文空一行，附件名稱不加標(biāo)點符號，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：

附件: 1.×××××××××××××××××××××× 2.××××××××××××××××××××××

（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并與后附標(biāo)題一致。（6）成文日期中的“○”從特殊符號里引用，并與正文字體相同。（7）正文層次序號依次為：“

一、（一）1.（1）”或“

一、1.（1）”（8）單獨發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。

（9）用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線距離。

（10）版記應(yīng)置于文件最后一頁，亦即偶數(shù)頁。

（11）要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時，要按紙質(zhì)文件要求排版。

（12)“妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復(fù)”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多余。

（13）請示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話，報告因不必署聯(lián)系人。

（14)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)某項內(nèi)容的行文處理時，被轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無需標(biāo)注“附件”一詞。

（15）公文中的數(shù)字除成文日期、結(jié)構(gòu)層次序號、特指名詞以及定型的詞、詞組、成語、常用語或具有修辭色彩的詞語外，原則上都使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（16）上行文必須由本單位主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)。

第二篇：起草公文的基本要求

公文起草的基本要求

公文起草是公文處理工作的基礎(chǔ)和源頭。條例從3個方面對公文起草提出了7點要求。（第十九條）

1．關(guān)于公文內(nèi)容方面的要求

（1）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（3）文種正確，格式規(guī)范。2．關(guān)于文風(fēng)方面的要求

內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

3．關(guān)于公文起草方法方面的要求

（1）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。（2）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

（3）機關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第三篇：公文語言的基本要求

文章標(biāo)題：公文語言的基本要求

公文的性質(zhì)和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言必須是明白、準(zhǔn)確、直接、樸實、簡練和莊重的，這是對公文語言的基本要求。

一、明白

擬寫公文首要的是讓人看懂。就是要把事說清楚，把話寫明白。只有語言表達清楚明白，受文機關(guān)才易于接受，并加以施行。語言表達不明白，公文的內(nèi)

容就無法得到落實，也就達不到發(fā)文目的。

語言表達清楚明白，首先是語無歧義。即所用詞語只有一個明確的意思，不能有幾種解釋。語言表達產(chǎn)生歧義主要有這樣幾種情況；一是兩種解釋中，顯然有一種是正確的。這雖然不至于影響讀者的理解，但也要猜測一番。例如，“一邊站著一個孩子，年紀(jì)不大”。讓人疑心有兩個孩子，其實只有一個。把“一邊”改為“旁邊”，就不會引起誤解了。二是兩種解釋都可能。這種錯誤比前一種要嚴(yán)重，因為兩種解釋都講得通，讀者就無法知道你的真意所在了。例如，“這部作品真正譯出了原著的風(fēng)格和語言的一致性”。這句話既可理解為原著的風(fēng)格和語言相一致，也可理解為譯出的作品的風(fēng)格和語言與原著的風(fēng)格和語言相一致。到底是哪種理解正確呢？無法確認(rèn)。三是由于附加語界限不清引起歧義，主要是“的”字使用不當(dāng)。例如，“介紹英國的一部權(quán)威著作”。可以理解為這部著作是介紹英國的情況的權(quán)威性書籍，也可以理解為介紹的是英國的一部有權(quán)威的著作。作者的本意是前者，應(yīng)當(dāng)把“一部”提到前面。再如，“這是解決單身職工部分困難的好辦法”。這句話既可以把“單身職工部分”看成是一個詞組，也可以把“部分困難”看成一個詞組。如果是后者，應(yīng)該在“職工”后面加“的”。四是兩事混說產(chǎn)生歧義。例如，“文物、旅游業(yè)的保護與改革”兩項主語，兩項謂語，不只一種搭配方式。真正的意思應(yīng)該是“文物的保護與旅游業(yè)的改革”，字?jǐn)?shù)差不多，清楚與否卻大不一樣。此外，語意表述不全也會產(chǎn)生歧義。此種情形在字面上并未表現(xiàn)出歧義，只是因句子中的某些意思未能加以表達完整而使讀者誤入歧途。例如，“婦女在法律上已經(jīng)平等了”。從字面上看，是說在法律面前婦女已沒有高低之分了，也就是“婦女之間在法律上平等”。實際上是說“婦女與男子在法律上平等”。因此，應(yīng)在“婦女”之后加上“與男子”，這樣句子的意思就表達完全了。公文的語言如果有歧義，就會讓受文者捉摸不定，對公文內(nèi)容產(chǎn)生不一致的理解，進而行動上出現(xiàn)差錯。

其次是言不費解。即所用詞語一看就懂，不能讓人無法理解，讀來讀去不知何意。做到言不費解就要在遣詞造句上下功夫。一是選用詞義通俗的常用詞，不要故作高深使用一些晦澀生僻的詞語，人們從詞典上都很難找到，怎么好理解呢？例如，“建立了縝密的因而也是躐等的干部選拔制度”。這段文字顯得很賣弄做作，“縝密”是何意？且用在此有的并不貼切。而“躐等”一詞今已少用，其含義很難被人普遍理解，用在公文上顯然不合適。二是不要把不同義的詞拼湊使用。有些詞單個看并不難懂，可胡亂湊到一塊兒就不好懂了。例如，“我們應(yīng)該明白，我們是向不合理的生活艱苦作戰(zhàn)，還是安于不合理的幻覺統(tǒng)治，不向廣大人民中求改善，而貼服于個人安定的空虛幻想”。這里的“幻覺統(tǒng)治”、“向廣大人民中求改善”、“貼服于個人安定的空虛幻想”，都讓人莫名其妙，它們組配在一起不知道能說明一些什么意思。三是不生造詞語。公文必須是通用規(guī)范的語言，生造詞語必然導(dǎo)致詞義不清，語意不明，讓人不好理解或無法理解。例如，一副請柬寫道：“雅啟親駕，敝舍饋光”。這些生造詞語讀起來十分生硬、別扭，人們只能根據(jù)字面猜測其意，很難于接受。再如，“生硬地對中國歷史倒裁以無花之果，對歷史人物勾畫以循環(huán)臉譜”。這句話中什么叫“倒裁以無花之果”，什么叫“循環(huán)臉譜”，恐怕只有創(chuàng)造它的作者能夠回答。在公文寫作中，使用上述這些令人費解的語言，就是在跟讀者開玩笑。文章雖然詞匯頗多，可是一句也不懂，撰寫公文的意圖何以實現(xiàn)呢？

二、準(zhǔn)確

語言表達準(zhǔn)確是一切文章的共同要求，公文更是這樣。這里講的準(zhǔn)確是真實的具體的準(zhǔn)確，不是諸如文學(xué)作品要求的符合生活邏輯的塑造典型形象的準(zhǔn)確。公文對語言表達準(zhǔn)確的要求主要是用詞的準(zhǔn)確，即選用能如實地反映本意的詞語。本意是向東，選用了“不能向西、北、南”，雖然與本意不相矛盾，但卻有差距，“向東”的本意就沒能原本、具體表達出來。用詞準(zhǔn)確除了不用有歧義、令人費解的詞外，關(guān)鍵在于選用最恰當(dāng)、最能表達特定事物的詞。要盡量做到，除了這個詞，任何其它的詞對這個事物的表達都不能這樣確切、圓滿，恰到好處。做到這一點很不容易，必須在詞語的錘煉上下功夫。

首先，要分清詞性，避免誤用。這主要是語法方面的問題。名詞、動詞、形容詞、數(shù)詞、代詞、副詞、連接詞、語氣詞、象聲詞等，其性質(zhì)不同，作用也不同，遣詞造句時，不可違背語法，將其誤用。公文撰寫中主要注意以下幾點：一是名詞不可誤作

動詞。例如，“我們不能只記孩子讀書、寫字、算術(shù)”。“算術(shù)”是名詞，前邊應(yīng)加動詞“做”，否則，如同“讓孩子圖畫”、“讓孩子面包”一樣并未讓孩子有什么動作。二是動詞不可誤作形容詞。例如，“在對外開放過程中，沿海和內(nèi)地是分別的”。“分別”是動詞，這里當(dāng)成了形容詞，如果前邊加一個“有”字，作名詞用就通了。三是形容詞不可誤作動詞。例如，“他

沒有明確到自己的病根”，“明確”不是動詞，應(yīng)在后邊加上動詞“認(rèn)識”，改為“沒有明確認(rèn)識到自己的病根”就準(zhǔn)確了。四是名詞不可誤作形容詞。例如，“他工作很模范”。“模范”是名詞，不能做工作的表語，應(yīng)改用“出色”一類的形容詞。五是形容詞不可誤作名詞。例如，“他的愛國主義精神達到了高度”。“高度”是形容詞，可做動詞的附加語，例如，“高度的愛國主義精神”，而自己不能獨立使用。六是副詞不可誤作形容詞。例如，“他做過一度軍校教員”。“一度”是副詞，同“一次”的意思類似，但用法不同。“一次”用在動詞之后，可寫成“他做過一次試驗”，“一度”用在動詞之前，可寫成“他一度做過軍校教員”。

其次，要辨明詞義，選用最貼切的詞。這一點對于公文語言表述的準(zhǔn)確極為重要。漢語非常豐富，要表達某一事物的同義詞相當(dāng)多，同義詞的不斷產(chǎn)生，是語言方面精密的標(biāo)志，為語言表達的準(zhǔn)確提供了有利的條件。由于同義詞的含義非常接近而又有著細微的差別，因此，用詞準(zhǔn)確與否的問題，關(guān)鍵在選用的同義詞是否正確。而非同義詞的選用只存在是否正確的問題，不存在是否準(zhǔn)確的問題。

為了把公文表述得準(zhǔn)確，下筆前要對同義詞的詞義仔細加以辨別，正確區(qū)分出它們的微妙差別，進而選用最貼切、最精確的詞。主要辨明以下幾方面的細微差別：一是詞義的側(cè)重不同。如想念──惦念。二是語義的輕重不同。如贊揚──贊成。三是語義的范圍不同。如戰(zhàn)斗──戰(zhàn)役──戰(zhàn)爭。四是使用對象不同。如愛護──愛戴。

此外，還要仔細分辨詞語的感情色彩和風(fēng)格色彩。感情色彩主要指是褒義，貶義還是中性。風(fēng)格色彩主要指是莊重還是隨和，是口語還是書面語。

為使語言的表達準(zhǔn)確，除了選擇好同義詞外，還要注意詞語是指人還是指物，是主動還是被動。有的詞只適用于人，有的詞只適用于物，不能混用。例如，“××省今年遭受嚴(yán)重水災(zāi)，使農(nóng)業(yè)生產(chǎn)感到極大困難”。“感到”這個詞在公文中只適用于人（文學(xué)作品中的擬人寫法例外），不適用于物。“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”是沒有感覺的，它不會“感到”。應(yīng)該改用“遇到”，寫成“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)遇到極大困難”。有些詞用于主動范圍，有些詞用于被動范圍，如果用的不當(dāng)，就造成混亂。例如，“招展著血染的軍旗，高歌著勝利的凱歌”。“招展”適用主動范圍，紅旗可自己“招展”，我們卻不能“招展”紅旗，只能“揮舞”紅旗。例如，“束縛著幾千年封建鎖鏈的中國農(nóng)民”。“封建鎖鏈”可以去“束縛”，而被束縛的卻不是“封建鎖鏈”，應(yīng)改為，“幾千年來被封建鎖鏈?zhǔn)`的中國農(nóng)民”。

三、直接

公文的一個基本特點是產(chǎn)生現(xiàn)實效用。一方面針對性極強，都是為著某種實際需要制發(fā)的。另一方面時間性極強，必須在現(xiàn)實發(fā)揮作用。這就決定了公文語言表達的直接性。無論是記敘、說明還是議論，都必須開門見山，直截了當(dāng)，一針見血，一下子表明意圖，讓受文者從語言的表達中直接了解到制文的目的。而不允許有話不直說，繞圈子，或者隱晦暗示讓人從文字的背后去領(lǐng)會某些意圖。

公文語言表達的直接，首先是語意的直接，不可曲折。一句話或一段話所要表達的意思是直接的，不要迂回前進，繞了一個大彎才吞吞吐吐道出本意。例如，本意是向東走，卻不直接講應(yīng)該向東，而說向西如何不好，向南有何困難，向北后果如何嚴(yán)重。言外之意是向東好。文學(xué)作品的語言可以這樣，因為它不是一種“實用”，而是一種欣賞，應(yīng)該造成一種“弦外之音”、“音外之意”、“韻外之致”的意境，使讀者思而得知，有想象和回味的余地，表現(xiàn)出一種抒情寫意的間接性。而公文則必須直接表達意圖，不允許讓受文者自己去任意想象和發(fā)揮。只有這樣，才能對公文內(nèi)容準(zhǔn)確地加以了解，并貫徹落實。

其次是詞義的直接，不可含蓄。一個詞，一個概念本身的含義是直接的，不要引伸象征某種含義。例如，“他能如此拼搏，是因為他時刻都在想著母親”。這里的“母親”是指祖國，并非“母親”這個概念原有的含義──媽媽。作為公文，使用這樣象征性的詞，容易產(chǎn)生歧義，有悖于發(fā)文意圖因為“他時刻想著母親”，人們完全可以理解為“想著媽媽”，不如直接寫作：“他時刻在想著祖國”。或者寫成“他時刻都在想著母親──祖國”。

四、平實

平實，就是平易、實在。平實是公文語言的一大特色，也是由公文的政治性和實用性所決定的。

公文語言的平實，首先是感情的樸實。公文所使用的語言一般不帶強烈的感情色彩，語調(diào)較為平直，多為抽象的，理性的語言，直接作用于受文者的意識系統(tǒng)，使之有所了解和理解即達到目的。它不象文學(xué)作品的語言，作用于讀者的感覺系統(tǒng)，使之有所感受，進而激動，為此使用形象的帶有強烈感情色彩的語言，并通過具有感染力的描繪和渲染造成一種“意境”，刺激讀者的感覺。公文語言所表達是超越了表達對象的外觀形態(tài)的事物的質(zhì)和理，它不需要借助具體可感的形象和意境，而直接作用于具有抽象思維活動的意識系統(tǒng)。因此，公文的語言表現(xiàn)為一種“理智”，而文學(xué)作品語言則表現(xiàn)為一種“感情”。例如，“我們要學(xué)習(xí)張海迪同志具有遠大的理想、堅強的意志、無私的胸懷……”，這些語言都是經(jīng)過對張海迪事跡的抽象概括，感情極為樸實，語調(diào)平直，帶有確定性，是一種“理性”的語言。再如，“我們要學(xué)習(xí)張海迪同志海燕般的理想，青松般的風(fēng)格，大海般的胸懷……”這樣的語言是借助形象，給人以聯(lián)想，產(chǎn)生感覺，帶有不確定性，卻有較強的感情色彩，是一種“感情”的語言。前者屬公文語言，后者則是文學(xué)語言。

其次是用詞的樸素。公文的用詞應(yīng)樸實無華、誠懇實在，使用平易、淺顯、通俗的詞語。不追求華麗的詞藻，避免過份的修飾，防止形式主義的修辭手段。如果公文詞語過于絢麗繁華，大量使用過份的形容詞一類的修飾詞，以至各種不適當(dāng)?shù)男揶o方法，不僅破壞公文的語體風(fēng)格，影響了公文內(nèi)容的表達，而且會造成浮夸，給人以假、大、空的感覺。例如，“我們懷著無比激動、無比崇敬、無比興奮、無比自豪的心情，在這里舉行空前熱烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大會，歡迎從浴血奮戰(zhàn)的前線凱旋的最親密、最可愛、最真摯的戰(zhàn)友，怎能不熱血沸騰、群情激奮、洶涌澎湃、斗志昂揚呢！……”這個講話稿連續(xù)使用了三個排比句，顯得做作而虛假。特別是幾個最最最，更是言過其實。而“熱血沸騰”、“洶涌澎湃”之類的華麗詞語不僅是一種累贅，而且與內(nèi)容也很不相干。

五、簡練

公文的針對性、時效性極強。因此，公文的撰寫和處理，都需要快速度、高效率。語言表達的簡練，對公文來說極為重要。

公文語言的簡練，首先是語言結(jié)構(gòu)簡單。一般單句多，復(fù)句少；短句多，長句少。即使是長句中也是短主語型、短謂語型、短賓語型等較多，而長類型的較少。例如，“任何人不得非法攔截軍車。軍隊的行動任何人不得干預(yù)。如果有人不聽勸告，后果自負”。這一段話三十幾個字，三個分句，都是單句，也都是短句，一句一層意思，簡單明了。公文的寫作，多是采取這樣簡單的語言結(jié)構(gòu)來表達。而文學(xué)作品則不盡然。例如，“當(dāng)然，我們的工農(nóng)群眾就是無比可愛的，可是這里我想說的是他們的子弟，那些拿起槍來獻身革命斗爭的工農(nóng)子弟，那些用馬列主義、毛澤東思想武裝起來的戰(zhàn)士們，我感到他們是最可愛的人”。這是魏魏《誰是最可愛的人》中的一段，八十幾個字，是由三個分句組成的三重復(fù)句。其中，“可是我這里想說的是他們的子弟”，“那些拿起槍來獻身革命斗爭的工農(nóng)子弟”、“那些用馬列主義、毛澤東思想武裝起來的戰(zhàn)士們”，是一種復(fù)句形式，都是從不同側(cè)面在說同一些人，即工農(nóng)群眾的子弟。寫散文可以這樣，借助結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜的復(fù)句形式，表達較為復(fù)雜、豐富的思想感情，是為了“欣賞”。而寫公文卻不允許這樣，使用簡單的單句形式，表達明確而直接的發(fā)文意圖，是為了“實用”。

其次，杜絕堆砌。公文語言的表達極為準(zhǔn)確、直接，因而也必須極為簡練。不能為了賣弄，或者故作高深，不管有用無用，不負責(zé)任地將一些“漂亮”詞語、“新名詞”堆在一塊，讓人看了眼花繚亂，撲朔迷離，不僅浪費部屬的時間，也使發(fā)文者的真正意圖隱晦不顯，妨礙對公文的迅速辦理。例如，“要在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和人民群眾之間建立起十分有效的、能充分發(fā)揮作用的、切實產(chǎn)生實際效果的、構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)循環(huán)體系、立體交叉輸導(dǎo)的、多渠道的聯(lián)系”。這句話不夠簡練，主要是堆砌造成羅嗦。其本意是：要在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和人民群眾之間建立起廣泛有效的聯(lián)系。由于將一大堆含義差不多的“新名詞”羅列在一起，句子長，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，讓人看了費時費力。

再次，力戒重復(fù)。公文撰寫中要特別注意避免以下三個方面的重復(fù)：一是語句中詞的重復(fù)出現(xiàn)。例如，“新種的成熟期比舊種早熟十天”。這是主語的一部分跟謂語的一部分重復(fù)，主語部分的“成熟”與謂語部分的“熟”不僅是用詞的重復(fù)，而且語法上也出現(xiàn)了錯誤，“成熟期”是時間，時間怎么“早熟”。或去掉“成熟期”，或去掉下面的“熟”。再如，“他用目不轉(zhuǎn)睛的目光看著他”，這是附加語的一分部與主體語一部分的重復(fù)。“目”字重復(fù)，只要寫成“他目不轉(zhuǎn)睛看著他”即可。二是一個語句中意義的重復(fù)反映。例如，“他們不能也不該阻止我們的前進”。“不能阻止”和“不該阻止”意思相同，不必重復(fù)表達。三是一句話說兩遍。例如，“一年來的改革實踐取得了顯著成績，收到了巨大效果”。“取得了顯著成績”與“收到了巨大效果”兩句說的是一個意思，只留下一句即可。

最后，避免贅余。贅余是句子里多余的詞語。雖然從表面上看并不重復(fù)，也不是堆砌，但都是些廢話，去掉了于意思毫無損失。例如，“我們預(yù)先有計劃有準(zhǔn)備地把八個場地都清理干凈”。“計劃”、“準(zhǔn)備”必然在事前，“預(yù)先”實在是多余，應(yīng)該刪去。文章寫得好，叫“要言不煩”，文章寫得不好，叫“煩而無當(dāng)”。公文更以簡潔為貴，我們應(yīng)有足夠認(rèn)識。

六、整潔

整潔是指公文語言的嚴(yán)肅、規(guī)范、純潔。公文帶有強烈的政治色彩和嚴(yán)格的約束力，在語言表達上，必然要求嚴(yán)肅、規(guī)范和純潔，這是一種莊重美。

首先，語言嚴(yán)肅。公文語言不可油腔滑調(diào)，不可花哨浮華。例如，“以上條件，如能答應(yīng)，那千好萬好；如不允許，就雙方拉倒”。這種油滑語句必須禁用。再如，“黨委成員在討論中，心情格外激動，有的熱淚盈眶，泣有成聲，一致表示……”。“格外激動”、“熱淚盈眶”、“泣不成聲”實屬過份的修飾，不僅造成一種浮夸，而且也破壞了公文的莊重色彩。

其次，語言規(guī)范，一是通用，盡量不用方言土語，少用生疏的專業(yè)術(shù)語，避免使用偏僻晦澀的詞語。例如，“三年前他還是個稼娃，如今成了企業(yè)家”。“稼娃”是陜西土話，非當(dāng)?shù)厝撕茈y看懂，不能寫進公文。再如，“他嘔心瀝血地投入到把供體的DNA與載體的DNA，用一種DNA連接酶的基因膠粘在一起而獲得新基因，然后引入寄生物細胞中，從而得到具有新的遺傳性狀的生物類型的實驗中去”。公文的內(nèi)容不是探討學(xué)術(shù)，大量生疏的專業(yè)術(shù)語對學(xué)術(shù)論文來說是“規(guī)范”的，但對公文來說就不夠“規(guī)范”，它不是公文的本意所在，人們也很難理解。完全可以換成公文語言表述：他嘔心瀝血地投入到艱辛的生物工程實驗中去。二是標(biāo)準(zhǔn)，就是公文表述不宜口語化，否則顯得過于隨便。例如，“領(lǐng)導(dǎo)得法，生產(chǎn)直線上升，工人們干得也更帶勁了”。“得法”、“直線上升”、“帶勁”等詞語都是口語，不符合書面語言的要求，一般不上公文。三是固定，同樣的文種，其內(nèi)容和作用類似，所用語言也大體相同。于是逐漸形成固定性語言。其中一部分成為公文專用語言。例如，開頭常用“根據(jù)”、“鑒于”等詞語。結(jié)尾常用“此布”、“當(dāng)否，請指示”等詞語。

再次，語言純潔。公文語言的純潔，除不使用生編硬造的詞語外，還不能有謾罵的語句，更不能出現(xiàn)下流的語言。例如，“那些資產(chǎn)階級自由化的言論，簡直是放屁，臭不可‘聞’”。大家都懂得，辱罵不是戰(zhàn)斗。用罵街來對付資產(chǎn)階級自由化言論，非但解決不了問題，反而損害了公文的自身。不僅公文本身的內(nèi)容不用這樣的語言表達，而且也不能原本地引用這樣的語言。在一些揭露錯誤或不當(dāng)行為的公文中，常引用被批評者的話，如果這些話是謾罵或下流語言是不允許照樣寫出來的，而應(yīng)該經(jīng)過概括簡要指出即可。

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第四篇：公文寫作的基本要求

公文寫作的基本要求

各級黨政機關(guān)、事業(yè)單位依據(jù)2012年7月1日中辦、國辦頒發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》制定本單位的實施辦法。

(一)公文基礎(chǔ)知識

1.公文種類：決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共15種。

2.公文格式:公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（二）發(fā)文注意事項

1.主送機關(guān)和正文中使用規(guī)范簡稱或者全稱：國務(wù)院和北京市政府機構(gòu)都有規(guī)范簡稱，參考首都之窗和國務(wù)院官網(wǎng)，包括單位排序。如：市委、市政府；市教委、市委教育工委。

事業(yè)單位沒有規(guī)范簡稱，建議使用全稱。公文中對同一單位的的稱謂應(yīng)當(dāng)一致，避免前后不一。2.正文層次標(biāo)識：

第一層 “

一、”“

二、”“

三、”……使用三號黑體字。

第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……使用三號楷體字。

第三層用“1．”“2．”“3．”……使用三號仿宋字體。第四層用“(1)”“(2)”“(3)” …… 使用三號仿宋字體。

公文中出現(xiàn)或者①或者a都是不規(guī)范的。公文統(tǒng)一使用A4白紙，行間距（固定值28）

3.正確使用六角括號：發(fā)文字號中的年份使用六角括號標(biāo)注，即：? ?，使用四角括號是不對的，如“京教辦[2012]1號”。六角括號在鍵盤上不能找到，應(yīng)當(dāng)打開word菜單欄，通過“插入——特殊符號——? ?——確定”的路徑找到。4.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文日期也是阿拉伯?dāng)?shù)字。

5.請示等需要回復(fù)的公文要標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系方式：請示、需要對方批復(fù)或者回復(fù)的意見、函等文種，在附注（成文日期之下主題詞之上）部分標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系方式，并使用圓括號括住。

例如：（聯(lián)系人：×××；聯(lián)系方式：××××）6.簽發(fā)日期和印發(fā)日期：簽發(fā)日期是主要負責(zé)人簽字同意發(fā)文的日期；如果是聯(lián)合發(fā)文，簽發(fā)日期以最后一個簽發(fā)單位負責(zé)人的簽字日期為準(zhǔn)。公文經(jīng)機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)后方可印制。印發(fā)日期是公文實際印制的日期。因此，印發(fā)日期可能與簽發(fā)日期同日，也可能在簽發(fā)日期之后。但是，絕對不能在簽發(fā)日期之前。

7.印章的使用：以“中心”名義發(fā)文，應(yīng)當(dāng)使用“中心”的印章。以“中心辦公室”名義發(fā)文，應(yīng)當(dāng)使用“中心辦公室”的印章。

公文的紅頭、標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)和印章是一一對應(yīng)的，大家在蓋章時一定要注意識別。

（三）正文寫作要求

第一，符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策以及上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

第二，要有針對性，即以事實為根據(jù)，分析問題，做到有的放矢。

第三，一般應(yīng)一文一事，事由要集中、明確、重點突出。

第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。

第五，具體措施或意見要符合實際，明確具體，可操作性強。

第六，語言要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。

（四）介紹常用幾種應(yīng)用文

1.計劃與方案：計劃與方案就是工作的打算和安排，進行書面化、條理化、具體化以后形成的“工作安排”、“工作要點”、“工作規(guī)劃”、“工作方案”。“計劃或要點”是把想要做的工作具體化，“方案”是把計劃進一步明細化，有完成計劃的具體方法和步驟，具有可直接操作的特點。要點的要求明確，指導(dǎo)性強，便于執(zhí)行，也有利于事后檢查。工作要點有標(biāo)題、正文、署名和成文日期四部分組成，工作要點的特點是具有指導(dǎo)性、預(yù)見性、可行性和約束性。

2.總結(jié)：總結(jié)是單位或個人對過去一定階段所做的工作或開展的活動進行全面系統(tǒng)的分析、研究和評價，從中找出成績、問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)，揭示規(guī)律的書面報告材料。總結(jié)有三大類：單位總結(jié)、個人總結(jié)、專題總結(jié)。個人總結(jié)要抓住主要問題，突出經(jīng)驗、教訓(xùn)和個人思想上的收獲體會，不可停留在工作過程的回顧或一般優(yōu)缺點的檢查上。

個人總結(jié)：

1、前言：交代與中心內(nèi)容有關(guān)的情況；

2、全面總結(jié)一般包括所做工作、成績；

3、總結(jié)收獲和經(jīng)驗體會、存在的問題及原因；

4、今后努力方向。

3.簡報：簡報是反映所在單位完成工作任務(wù)的情況和經(jīng)驗，實際工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及值得注意的新思路，或某項調(diào)查研究的成果和有價值的統(tǒng)計數(shù)字的內(nèi)容簡要的內(nèi)部資料，起著上情下達、下情上達、左右溝通、交流經(jīng)驗的作用。常用的簡報有工作簡報和會議簡報。

簡報的寫作要求：

1、新：反映新情況、新問題、新經(jīng)驗；

2、準(zhǔn)：材料真實確切、問題切中要害、政策把握準(zhǔn)確；

3、簡：篇幅短小精悍，語言簡潔明了；

4、快：迅速及時，快編快發(fā)；

5、全：要素齊全，格式規(guī)范。標(biāo)題最重要，“題好文一半，眉清目傳神”，所謂“看人先看臉、看報先看題、看書先看皮”，標(biāo)題是信息的“臉面”。

4.調(diào)查報告：調(diào)查報告是對某一事物、問題或事件進行調(diào)查研究后，通過分析、加工，利用調(diào)查材料和研究結(jié)論整理撰寫出來的書面報告。

調(diào)查報告主要特點，一是針對性強—針對人們普遍關(guān)心的事情或者亟待解決的問題而寫；二是用事實說話—報告的內(nèi)容真實準(zhǔn)確，建立在深入細致的調(diào)查研究基礎(chǔ)之上；三是揭示規(guī)律性—通過對事實的分析研究，得出規(guī)律性的認(rèn)識。調(diào)查報告：

1、前言。調(diào)查對象的基本情況，調(diào)查的方法，調(diào)查報告的主題和主要內(nèi)容，調(diào)查報告要回答的問題等。

2、主體。不僅反映已調(diào)查清楚的具體情況，更要反映從實際情況中總結(jié)出來的規(guī)律性認(rèn)識，即成功的經(jīng)驗、有效的措施或做法，問題產(chǎn)生的原因、教訓(xùn)和解決問題的辦法等。要做到有理有據(jù)，先后成序，詳略分明，主題突出。

3、結(jié)尾。或總結(jié)全文，或表達意見和建議，或提出發(fā)人深省的問題，或展望前景。5.匯報提綱

6.會議記錄：會議記錄是在開會過程中，由專門人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實記錄下來的文字材料。會議記錄一般由記錄頭、記錄主體、審閱簽名三部分組成。

1、記錄頭：會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持人、會議出席列席和缺席情況、會議記錄人員簽名等（重要會議請速錄人員）。

2、記錄主體：會議中心議題、會議討論焦點及主要意見、主要領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威人士或代表人物的言論、定調(diào)性言論和總結(jié)性言論、會議決議或議而未決事項。會議記錄兩條最基本的寫作原則：真實性、完整性。7.會議紀(jì)要：會議紀(jì)要是一種常用公文，是在會議記錄的基礎(chǔ)上整理加工而成的、記載傳達會議決定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的，具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的公文。會議紀(jì)要一般分為辦公會議紀(jì)要和專題會議紀(jì)要。如：《北京學(xué)生活動管理中心主任辦公會會議紀(jì)要》，會議紀(jì)要的正文：簡要介紹會議的基本情況，會議召開的目的，會議的起止時間、地點、參加人員，會議的基本議程、主要活動和會議結(jié)果；具體闡述會議討論的問題和意見、結(jié)論和決定，以及對今后工作提出的要求。會議紀(jì)要不加蓋印章，正文后注明主持人、出席人和發(fā)送單位。

8.通知：通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)范性公文、傳達事項、任免人員等。通知是公文中使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種，是上級向下級傳達、告知事項的一種下行文。《通知》：

1、標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)、事由及文種三部分組成。除發(fā)布的規(guī)章應(yīng)用書名號，其余均不使用書名號和標(biāo)點符號。要具體處理好“關(guān)于”引起的介詞結(jié)構(gòu)和文種表述，杜絕重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于”和“的通知”字樣。

2、主送機關(guān)：指通知的對象，一般應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機關(guān)較多時注意排列的規(guī)范性。同級機關(guān)用“、”，不同級別、類別的機關(guān)用“，”分開。如：各區(qū)縣教委，各高等學(xué)校、中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校、民辦高等教育機構(gòu)：

3、正文：包括通知的依據(jù)和目的、通知事項、通知結(jié)語三部分。

4、落款和日期：在公文右下方寫明發(fā)文機關(guān)署名及發(fā)文時間，并加蓋公章（騎年壓月）。

9.報告：報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)詢問與要求、報送資料使用的一種陳述性公文，是典型的上行文。報告按內(nèi)容可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告等。報告中不得夾帶請示事項或要求上級機關(guān)答復(fù)的事項。

報告：

1、標(biāo)題：報告是上行文，如《北京學(xué)生活動管理中心關(guān)于2013年工作情況的報告》。

2、主送機關(guān)：只有一個，即有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)（市教委）。

3、正文：（1）前言。概述，并用“現(xiàn)將……報告如下”。（2）工作情況和成績。（3）工作經(jīng)驗。體會。（4）存在問題。一分為二。（5）今后打算。改進措施。

4、成文日期。10.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。下級機關(guān)向上級機關(guān)請示必須做到：凡屬職權(quán)范圍內(nèi)的一般問題不隨意請示；請示必須一文一事，且主送機關(guān)只有一個；請示必須在事前；上級機關(guān)收到請示后應(yīng)認(rèn)真研究，及時予以批復(fù)。請示屬上行文，文中必須有請示語。

請示：

1、標(biāo)題：由事由和文種兩部分組成。

2、主送機關(guān)：是發(fā)文機關(guān)的直屬上級機關(guān)，不得多頭請示。如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)。應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)同時抄送被超過的上級機關(guān)。

3、正文：請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構(gòu)成。請示起因一般先說明行文的目的、依據(jù)，強調(diào)請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊；請示事項是請示的核心內(nèi)容，要求明確、具體地指出，并做到既符合政策、法規(guī)，又具有建設(shè)性、可行性；請示尾語一般用“特此請示。”

4、落款：正文結(jié)束，在右下方署名署時并蓋公章。11.批復(fù)

12.函：函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。內(nèi)容上可分為申請函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函。從行文方向上，“函”有來函和復(fù)函之分。函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。

函：

1、標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部門組成。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。

2、主送機關(guān)：頂格寫機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，后標(biāo)冒號。復(fù)函的主送機關(guān)即來函單位。

3、正文：一般由緣由、事項、希望與請求和結(jié)語幾部分組成。復(fù)函的開頭應(yīng)引述來函的日期、文號或標(biāo)題等。尾語一般用“專此函告”，“敬請函復(fù)”等作結(jié)；復(fù)函多用“特此函復(fù)”等為結(jié)尾。

4、落款：正文右下方署名署時并蓋公章。

文件質(zhì)量和辦文效率是一個單位工作作效率的綜合體現(xiàn)，也是工作水平的直接反映。做好公文處理工作，重點要抓好四個環(huán)節(jié)：

一是起草文件。一方面吃透上情，另一方面吃透下情。

二是保證文件質(zhì)量。牢固樹立“精品”意識。行文簡淺顯，做事誠平恒。

三是規(guī)范辦文程序。

四是提高辦文效率。

工作理念：文經(jīng)我手無過錯、事交我辦您放心

第五篇：公文處理的基本要求

公文的特點：特定的作者、特定的讀者、特定的屬性、特定的體式、特定的權(quán)威

收文處理：簽收、清點、登記、擬辦、呈批傳閱、交辦轉(zhuǎn)辦、辦復(fù)、歸檔。

發(fā)文處理：擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、印制、發(fā)送、歸檔。公文格式：

1、文面格式：版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)文（報）序號、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等要素組成。

眉首部分：份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)文（報）序號。

主體部分：公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍。

版記部分：主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等。

2、用紙格式：A4型、16開型

3、排印裝訂格式：排印按《條例》、《辦法》規(guī)定；裝訂與公文排印一致，分別用騎馬釘、平訂或膠貼，左側(cè)裝訂。

行文方式：上行文（請示、報告等）、下行文（通知、批復(fù)、通報、規(guī)定、指示、決定等）、平行文（函）。

公文起草要求：

1、符合黨的路線方針政策、國家法律法規(guī)

及上級機關(guān)的有關(guān)文件精神和指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

2、全面準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，提出的政策措施切實可行；

3、觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確；

4、文字清練，用語規(guī)范，篇幅簡短，文風(fēng)端正；

5、人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，漢字、標(biāo)點符號和數(shù)學(xué)用法符合國家語言文字工作委發(fā)布要求，計量單位用法符合國家標(biāo)準(zhǔn)；

6、文種、格式正確。

“請示”與“報告”的適用于區(qū)別：“請示”系辦件，需要回復(fù)，適用于向上級機關(guān)請求批示、批準(zhǔn)；“報告”是閱件，一般不需回復(fù)，適用于想上級機關(guān)報告工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項就不能使用“報告”文種來請示解決問題。“請示”和“報告”兩個文種范圍不同，行文目的也不一樣，更不能把他們合用為“請示報告”。

“請示”與“函”的適用于區(qū)別：“函”適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。“函”和“請示”容易混用主要在“請求批準(zhǔn)”這一適用規(guī)定上，“請示”的主送機關(guān)必須是直接的上級機關(guān)，而“函”則是不相隸屬的機關(guān)，可以是平級，也可以是不相隸屬的上下級。