第一篇：工作郵件使用的五大守則

工作郵件使用的五大守則,關鍵詞是守則,郵件,工作,

最近，滬上某大公司內出了則大八卦———據說，有個職員在跳槽前夜給所有同仁以及客戶發了郵件，控訴公司的種種不是。這件事震動了公司高管，他們召開緊急會議，不惜花費巨額資金更新網絡系統，監控郵件。

電子郵件，已成了辦公室里隱藏的地雷。

守則一：不要隨便“回復所有人”

阿康 外企職員

千萬不要在回復郵件時隨便點擊“回復所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那里學來的“血的教訓”。

那次接手一個挑剔的客戶，耗了很久，價格一直談不攏，差不多有兩周時間，我每天上班頭一件事，就是和對方互通郵件、打探進展。那段日子，老板盯、對方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時，我的郵箱里忽然出現了一封“機密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報價的詳細經過，包括各級老板的回復意見、他們預期爭取的價格，還有準備對付我們的具體計劃。

這下好了，掌握了對方的底線，后面的事情做得極其順利。那個項目談完，老板對我刮目相看。

我心里有鬼。冷靜之后仔細研究了這封郵件的來龍去脈，終于發現：發給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復所有人”，才把信不小心傳到了我手里。

也真怪不得他，之前我們往來的郵件實在過多，而且所有的郵件題目都是一長串“RE：RE：RE……”，看起來極其相似。我的郵件發給他、他的老板后，他老板回復給了他，還有他們公司的財務、我以及更多人。之后他們內部還討論了很多問題，他就沿用那些幾經回復的信件，繼續發給我詢問。這個倒霉蛋初期一直把這項工作做得有條不紊，哪些人在“收件人”一欄里，哪些人在“抄送”欄里，從不混淆，直到有一次，在這么多個類似標題的郵件里，他終于“迷失”了，一點“全部回復”……

守則二：溝通重要事件時，最好使用郵件，如果你光打電話，對方可以耍賴

大衛 物流管理

在我還是新人時，吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶，每次交接，都需要我無數次催促、反復提醒。

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第二篇：企業郵件使用規則

電子郵件使用規則

總則

公司開通網絡電子服務，目的是為了更好的促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網絡，無論是對內還是對外均不允許傳遞與本人工作無關的內容。

一、郵件的開通與登陸

新員工到公司辦理入職手續后，由人力行政中心予以開通企業郵箱。企業郵箱登陸地址：ym.163.com 登陸賬號：本人中文名全拼@chinarong.com 登陸密碼：首次登陸郵箱后，系統會提示重新設置密碼，重新設置即可。

注：早上上班的第一件事情，打開電腦——打開郵箱，查看郵件！

二、郵件文本及格式規范 1．郵件內容

一封完整的電子郵件內容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結束語、本人簽名。

2．郵件字體 ① 全文統一

② 字體大小在10-12號，不宜過大或過小，選用宋體字。④ 字體顏色為黑色，個別重點處可加黑或顯著的顏色。3．郵件附件

如郵件中含有附件，應在郵件內容中說明。4．個人簽名

① 個人簽名檔需包括內容：姓名、所在部門/崗位等 例：--

best regards RONG行銷機構

人力行政中心人力資源主管 XXX

② 如有工作需要，需和外部聯系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網站及個人手機號碼，聯系方式（電話分機、傳真、e-mail）等。

三、郵件語言文字規范

1．語言表述清楚、簡練，不能有岐義。

2．規范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3．段落分明、清晰。

四、郵件發送規范 1．郵件主題

① 郵件必須寫明主題。

② 主題要明確清楚，文字盡量簡練，讓收件人了解郵件所說為何，不能有岐義。

2．郵件發送

① 郵件內容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發送的人，不發給無關人員。

② 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內容的當事人，抄送人為有必要了解該郵件內容的人員。

③ 轉發郵件時，要注意內容保密性，檢查原郵件內容，確定需要引用的內容。④ 連續回復，轉發郵件，要重新整理和明確郵件內容，避免溝通有誤。⑤ 郵件發送前，檢查一遍，確認無誤后再發送。

3．郵件群發

① 郵件群發只適合于全員公告、通知等事項，除此類郵件外不群發。② 回復群發郵件時，只需回復給發件人或少數幾人，不要群發回復

注：對重要溝通事項，在發送郵件后最好電話提醒對方引起關注，或請對方確認 收到Email；重要會議通知在會前向與會人員提醒開會時間。

五、其他注意事項

1．不要在公司里發和政治、宗教相關的郵件。2．工作時間勿發與工作內容無關的郵件。

3．郵件只是從多溝通方式的一種，日常的溝通不要完全依賴郵件。4．郵件附件的總容量應盡可能少于5M，如附件較大，應壓縮后發送。

第三篇：如何回復工作郵件

“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。（收件者：就具體某項工作而已，一般指直接處理者、需要跟進者、需要回復者）

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上級、其他相關需知道的部門的同事）

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象！

5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。關于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用?才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。關于正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-：）附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜

超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。回復技巧

1.及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區分Reply和ReplyAll（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

正確使用發送，抄送，密送

怎么樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件！

第四篇：怎么寫工作郵件（范文）

工作電子郵件

1.郵件標題，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標題，再選擇查看簡直是一定的事情。

［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉自新浪科技頻道 ［請協調］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部

清楚了吧，在你的標題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當然要一句話概括清楚郵件的內容，如：關于本月校園推廣的方案計劃；新產品的上線計劃意見咨詢

總之，標題需要解決的問題就是，出處＋主要內容＋讓對方做什么

3.郵件開始，“某某您好”，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

6.多人協作的事情，記得回復（轉發）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發給平級的郵件，最好不要暗送上級。

10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發錯了。

11.節日祝福，最好不要群發，選擇你關心的人，挨個發，哪怕只改改抬頭，群發的祝福郵件，不值錢。12.需要與同時共擔責任的事情，還是要發郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。

13.重要的事情，麻煩的事情——發郵件，追電話，或者打電話，追郵件。

第五篇：如何發工作郵件

發工作郵件注意事項

1.首先發和工作相關的電子郵件,可不比給戀人發郵件，是件非常非常嚴肅的事情。其中利害隨著工作時間的增加你自會曉得。

2.郵件標題非常重要，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標題，再選擇查看簡直是一定的事情。標題該如何寫呢？先看幾個例子： ［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉自新浪科技頻道 ［請協調］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 清楚了吧，在你的標題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當然要一句話概括清楚郵件的內容，如：關于本月校園推廣的方案計劃；新產品的上線計劃意見咨詢 總之，標題需要解決的問題就是，出處＋主要內容＋讓對方做什么

3.郵件開始永遠要說，“某某您好”，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

5.不要總轉發有意思的東東給你的同事（郵件組），也許你真正的郵件會被淹沒其中，知道“狼來了”的故事吧。

6.多人協作的事情，記得回復（轉發）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發給平級的郵件，最好不要暗送上級。10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發錯了。

11.節日祝福，最好不要群發，選擇你關心的人，挨個發，哪怕只改改抬頭，群發的祝福郵件，不值錢。

12.需要與同時共擔責任的事情，還是要發郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。13.重要的事情，麻煩的事情——發郵件，追電話，或者打電話，追郵件。