第一篇：公司檔案室規章管理制度（通用）[大全]

公司檔案室規章管理制度（通用8篇）

在社會一步步向前發展的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規章管理制度（通用8篇），希望對大家有所幫助。

公司檔案室規章管理制度1

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第七條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

公司檔案室規章管理制度2

第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。

公司檔案室規章管理制度3

一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案室規章管理制度4

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的`“業主概況表”、“業主公約”、“入住契約”、“前期服務協議”、“接房登記表”等。

1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案室規章管理制度5

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

公司檔案室規章管理制度6

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案室規章管理制度7

1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。

4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。

13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。

17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

公司檔案室規章管理制度8

一.制度內容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

二.管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

三.適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯絡資料

7.緊急事故聯絡人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規事項與欠費記錄

10.客戶維修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

四.注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

2.協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通;

3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。

第二篇：最新公司檔案室規章管理制度

最新公司檔案室規章管理制度

最新公司檔案室規章管理制度1

公司檔案室規章管理制度（通用8篇）

在社會一步步向前發展的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規章管理制度（通用8篇），希望對大家有所幫助。

公司檔案室規章管理制度1

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第七條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

公司檔案室規章管理制度2

第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。

公司檔案室規章管理制度3

一、目的'為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案室規章管理制度4

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的“業主概況表”、“業主公約”、“入住契約”、“前期服務協議”、“接房登記表”等。

1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

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一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

公司檔案室規章管理制度6

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案室規章管理制度7

1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。

4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。

13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。

17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

公司檔案室規章管理制度8

一.制度內容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

二.管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

三.適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯絡資料

7.緊急事故聯絡人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規事項與欠費記錄

10.客戶維修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

四.注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

2.協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通;

3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。

最新公司檔案室規章管理制度2

一、總則

1、為了規范公司檔案管理，做好檔案的保密及使用工作，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位、部門的檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為a級和b級，檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據部門資料性質結合公司檔案管理制度，實行統一的標準分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。

三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目、計劃總結類目、會議記錄類目、財務類目、基建類目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分司與員工的'勞動合同和業務合同兩種；

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；

（6）會議紀要類：董事會議紀要等；

（7）財務類：財務會計的憑證、報表、財務分析等；

（8）基建類：公司基建項目的各種資料。

（四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級

2名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規程及辦事細則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務報表

（6）政府機關核準文件

（7）不動產所有權及其他債權憑證

（8）工程設計圖

（9）公司規章制度

（10）其他經核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預算、決算書類

（2）會計憑證

（3）其他經核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經核定保存5年的文書

（3）員工與公司合同期滿不在簽約或解除之合約4、1年以下暫時保存：

（1）結案后無長期保存必要者。

（三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續：

（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，辦理有關的審批手續。

5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發試行

附表檔案員職責

1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

最新公司檔案室規章管理制度3

檔案室規章管理制度

第一章總則

一、目的

1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章檔案歸檔

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

56、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。

8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

9、設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、qc部設備等。

10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。

11、供應商檔案

四、歸檔時間

1、各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。

2、設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。

3、員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

5、供應商檔案按每歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續。

6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。

7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

8、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。

五、歸檔份數

1、原件全部歸檔，并注明份數、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

六、檔案要求

1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。

2、對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。

3、文件必須通過系統整理后再歸檔。

4、文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

5、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

6、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

8、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,整。

七、歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當然和檔案員共同簽字確認。

第三章檔案的'收集與整理

八、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進

9、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完行系統的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

九、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

第四章檔案建檔

十、分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》

十一、檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

十二、檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。

十三、檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

十四、電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章檔案使用和歸還

十五、檔案使用

1、文件復印：由使用人填寫《檔案復印件登記簿》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經總經理批準后方可使用。

5、按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

十六、檔案歸還

1、檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

2、發生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

3、檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

十七、檔案保管與檢查

1、公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

2、每月底，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

3、檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

十八、檔案的銷毀

1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

2、檔案員進行檔案銷毀，qa和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。

3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

十九、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

二十、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

杭化新材料綜合管理部

20xx年10月

最新公司檔案室規章管理制度4

學校檔案管理制度

一、總則

1、為了規范學校檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于學校及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸人資行政中心。

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本學校過去和現在，在從事經營管理、教研活動、企業文化等活動中形成的對學校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、學校設立檔案室，隸屬于行政部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學校制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

3、學校檔案根據其重要性和保密程度分為學校級和部門級，學校級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、學校所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與學校檔案歸口管理。

2、各部門根據部門資料性質結合學校級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學校管理規定執行。

三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

2、學校檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、學校章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等

（五）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、學校檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合學校檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，。

1、永久保存：

（1）學校章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規程及辦事細則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務報表

（6）政府機關核準文件

（7）不動產所有權及其他債權憑證

（8）工程設計圖

（9）學校規章制度

（10）其他經核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預算、決算書類

（2）會計憑證

（3）事業計劃資料

（4）其他經核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：

（1）結案后無長期保存必要者。

（三）學校可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續：

（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在學校借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經行政部主任批準。

5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報學校負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、學校負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的`檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學校負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學校負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統一管理學校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為學校各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，學校各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發試行之日起執行。

附表檔案員職責

1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管學校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

最新公司檔案室規章管理制度5

第五章公司規章管理制度

公司制定的規章制度是我們員工之間建立和諧的工作關系的關鍵，而這種和諧的工作關系對我們的顧客和管理者是非常重要的。

每位員工在每天的工作中嚴格遵守公司的規章制度，以確保我們擁有一個愉快友好的工作環境。

一、員工素質要求

1、愛崗敬業：忠于職守，顧全大局；服從公司調動；熱愛本職工作；增強事業心、責任感；能完成上級交辦的各種任務。

2、熱愛企業：保守公司機密，愛護公司財產，珍惜經營成果。

3、遵章守制：遵守公司各項規章制度，嚴格按規范標準操作。

4、工作狀態：相互關心、相互理解、相互尊重、相互協作、相互監督。

5、道德準則：寧可公司吃虧，不讓客戶吃虧；寧可個人吃虧，不讓公司吃虧。

二、禮節禮儀規范及行為修養

待客熱情友好，說話親切和藹，舉止穩重大方，處事禮貌謹慎。尊重自己、尊重他人，團結互助、誠信自律。接待客戶時講究語言藝術，時刻使用敬語“您、您好、請、謝謝、對不起、再見”等。

員工的標準笑容體現的是企業文化。親切的微笑，優雅的舉止，會使人感到和藹可親，平易近人，微笑的表情也更使員工自身增強自信心。

1、工作時間內按公司儀容儀表要求上崗，著裝干凈整潔，嚴禁穿暴露裝、居家服（鞋）或各類奇裝異服等影響正常辦公服裝上班，禁止公共區域吸煙。

2、所有員工須保持頭發整齊清潔，頭發要經常梳洗；發型切勿標新立異，保持自然色澤。保持臉、頸及耳朵整潔干凈。男員工不留胡須，女員工不得濃妝艷抹，可化職業妝。

3、請使用普通話作為接待用語，在任何場合應使用文明語言，語氣溫和，切忌粗聲粗氣。

4、在接待公司內外人員時，應注視對方，微笑應答，大方得體，不卑不亢。

5、辦公室內接聽私人電話力求簡短，時間控制在5分鐘以內，嚴禁私人原因占用公司電話時間過長。

6、接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，其他員工應主動接聽，先說您好并報出公司或部門名稱，重要電話做好接聽記錄，并之后轉達給相關人員，電話結束后道謝并讓對方先掛機。

三、辦公環境及衛生管理規范

1、員工應在每天的工作開始前和結束后做好個人工作區內的`衛生保潔工作，保持桌面整潔，無雜物。

2、不準隨地吐痰，亂扔雜物，愛護公物，看見垃圾及時收起，共同愛護辦公環境。

3、離開辦公桌，長期不用電腦設備時，應鎖定并關閉顯視屏，節約用電。

4、愛護公司公共財物，愛崗敬業，視公司如家；要以主人翁的態度關心本公司的經濟效益，愛護公司財產，提倡勤儉節約，反對鋪張浪費。

5、使用會議室時應愛護會議室設施、保持會議室的整潔，會后應將座椅歸還原位、擺放整齊，及時清理會議產生的垃圾，關閉電器、照明電源等。

6、辦公區域嚴禁吸煙。

7、不準在室內、走廊等公共區域堆放私人物品。

8、自行車、摩托車按規定放入車棚，不得隨意停放在車間、宿舍等機動車道或行人通過的地點。

9、下班時需關好燈、門，切斷所有電器設備的電源，并做好檢查工作。

10、定期做好每周一次衛生清潔工作。

四、工作行為規范

1、根據考勤制度按時打卡，不遲到、早退，不代打、漏打。

2、工作時間內不得有睡崗、串崗、脫崗、打牌、下棋、干私活、玩游戲、非工作原因酒后上崗、做微商等網絡推銷、使用為客人提供的設施設備等類似行為。

3、自己負責的工作要有始有終，不得放松、推脫。

4、不得無故不參加公司組織的會議、學習、培訓練兵、義務勞動等集體活動。

5、按規定時間完成工作計劃內容，不得無故拖延提報工作計劃及相關報表。

6、工作中出現失誤造成不必要的損失的，由當事人做出相應承擔。

7、外來人員（包括其他部門員工）未經允許不可使用公司電腦及其他辦公設備。內部員工未經允許不得觸碰指定電腦。

8、員工不得拒絕接受關于行為、紀律、經濟等方面的相關檢查。

9、不得未經授權私自使用酒店車輛、設備、器械、復制鑰匙、磁卡等類似行。由此所產生的費用由個人承擔，如造成財產損失照價賠償。

10、各員工之間應緊密配合，加強溝通，主動協調，凡被動應付，出現員工之間推諉扯皮，影響經營管理的行為，給予雙方口頭警告，處以罰款，如造成財產損失按價賠償。

11、不得未經公司授權私自發表或傳播虛假言論而影響客戶或員工聲譽，一經發現給予最后警告，處以罰款，并視情節輕重給予降薪或勸退，情節惡劣者送交司法部門處理，影響公司名譽者追究法律責任。

12、不得有打架斗毆、聚眾鬧事、謾罵他人、欺壓同事或恐嚇、威脅打擊報復相關人員等類似行為，并視情節輕重給予罰款、降薪或勸退，如造成財產損失按價賠償，情節惡劣者送交司法部門處理，影響公司名譽者需追究其法律責任。

13、不得對同事違規、違紀現象有意包庇或捏造事實，視情節輕重給予降薪或勸退，如造成財產損失按價賠償，情節惡劣者需送交司法部門處理，影響公司名譽者追究法律責任。

14、嚴禁利用職務之便私貪污或收受回傭，一經發現立即開除，如造成經濟損失雙倍賠償，情節嚴重者送交司法部門處理。

15、未經許可私自啟用單位印章及證件者，一經發現立即開除，造成經濟損失雙倍賠償，情節嚴重送交司法部門處理。

16、進出公司除特殊情況外，不準攜帶公司資產物品離開，經查實一律按規章制度辦理。

17、服從上級領導的合理工作安排，不得頂撞上級，不得無故拖延、拒絕或終止上級安排的工作任務，若有意見可按正常程序逐級反映。

18、嚴格執行工作標準及流程，嚴禁發生各種因公司或個人因素造成客戶不滿意的情形。

19、員工如有個人問題或工作困擾時，應向主管領導反映尋求解決，絕不能因個人私事而影響工作的執行與進度。

20、所有員工必須專心聽取客戶的投訴，遇到投訴時要緊急處理，不能推托。超越本人權限時，應立即通知部門主管領導解決。

21、對客戶提出不妥善的地方要表示感謝并致歉，然后立即上報部門主管領導，不得辯解；

22、工作中的相關文件做好記錄，分類擺放。離開辦公室時要將印章、秘密文件、資料及硬盤等貴重物品鎖在文件柜或抽屜內，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作。

23、辦公區內謝絕與工作無關的私人訪客。

24、如有觸犯中國法律或被法院依法定罪者，公司將配合司法部門進行調查并立即開除。

五、值班行為規范

日常值班管理

1、值班人員遇事可先行處理，事后再報告。但遇其職權范圍之外的事情，應立即通報并請示主管領導。

2、值班人員遇到重大緊急事件時，應及時向公司領導匯報與請示，以便及時處理并在第一時間通知相關負責人。

3、值班人員應將值班時所處理的事項填寫在“值班日志表”，交班后送主管領導審查并及時備檔。

4、值班人員應做好廣告機及其他設備的播放、維護等相關管理工作。

5、值班人員應做好公司備用鑰匙的保管及交接工作。

6、值班人員應做好下班后燈、門、電源的檢查及關閉工作。

7、值班人員應做好上班登陸對公qq，接收信息，并及時查看業務郵件等工作。節假日值班管理

1、重要節假日值班但不坐班。

2、行政人資部在放假前組織一次聯合檢查并將結果予以通報。所查隱患在節前必須完成整改，經聯合檢查組確認后方可放假。

3、法定假期以國家頒布政策為準。法定假當天如不能正常安排休息，企業將根據經營情況給予補休。

4、值班人員如需連休可提前三天申請，并做好交接工作。

5、法定節假日的值班要求視公司實際情況自行安排。

6、值班期間，通訊設備必須時刻保持通暢。

第三篇：公司檔案室管理制度

公司檔案管理制度（暫行）

一、總則

1、為了規范公司檔案管理，做好檔案的保密及使用工作，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位、部門的檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為A級和B級，檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據部門資料性質結合公司檔案管理制度，實行統一的標準分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。

三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目、計劃總結類目、會議記錄類目、財務類目、基建類目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分司與員工的勞動合同和業務合同兩種；

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；

（6）會議紀要類：董事會議紀要等；

（7）財務類：財務會計的憑證、報表、財務分析等；

（8）基建類：公司基建項目的各種資料。

（四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級

2名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規程及辦事細則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務報表

（6）政府機關核準文件

（7）不動產所有權及其他債權憑證

（8）工程設計圖

（9）公司規章制度

（10）其他經核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預算、決算書類

（2）會計憑證

（3）其他經核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經核定保存5年的文書

（3）員工與公司合同期滿不在簽約或解除之合約4、1年以下暫時保存：

（1）結案后無長期保存必要者。

（三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續：

（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，辦理有關的審批手續。

5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發試行

附表 檔案員職責

1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

第四篇：公司檔案室管理制度

學校檔案管理制度

一、總則

1、為了規范學校檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于學校及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸人資行政中心。

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本學校過去和現在，在從事經營管理、教研活動、企業文化等活動中形成的對學校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、學校設立檔案室，隸屬于行政部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學校制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

3、學校檔案根據其重要性和保密程度分為學校級和部門級，學校級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、學校所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與學校檔案歸口管理。

2、各部門根據部門資料性質結合學校級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學校管理規定執行。

三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

2、學校檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、學校章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等

（五）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、學校檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合學校檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）學校章程、合同

（2）股東名冊

（3）組織規程及辦事細則

（4）董事會及股東會記錄

（5）財務報表

（6）政府機關核準文件

（7）不動產所有權及其他債權憑證

（8）工程設計圖

（9）學校規章制度

（10）其他經核定須永久保存的文書2、10年保存：

（1）預算、決算書類

（2）會計憑證

（3）事業計劃資料

（4）其他經核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：

（1）期滿或解除之合約

（2）其他經核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：

（1）結案后無長期保存必要者。

（三）學校可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續：

（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在學校借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經行政部主任批準。

5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷毀

1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報學校負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、學校負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。

2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學校負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學校負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統一管理學校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為學校各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

六、附則

（一）在本制度框架下，學校各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發試行之日起執行。

附表 檔案員職責

1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管學校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

第五篇：公司規章管理制度

公司規章管理制度

為加強公司管理制度的規范化，增強公司的社會競爭力和提高員工工作效率，促進公司發展壯大，特制定本公司管理人及員工規章管理制度，具體實施如下：

一、公司考勤制度

1、早晨7點準時到廠開始施工，有遲到者每人每次罰50元。

2、凡本公司員工在未脫離本公司之前，工作必需服從公司安排調動，不服從安排者每次給予（50-100元罰款）情節嚴重時除名。

3、工作人員需每天穿工作服、戴安全帽、如發現不穿工作服、安全帽者每次罰50元。（工作服做到半年以上離職不扣錢、不到半年離職扣100元/每套）

4、中午吃飯時間根據工廠實際情況而定，中午休息時間為1個半小時，夏季6點下班，冬季5點下班。

5、公司車輛使用范圍接送員工上下班、購買材料，因油費上漲盡量少用汽車，所需材料下班之前管理人每天統計一下，早上要帶材料一次帶夠，特殊情況打電話給汪生會。除次以外不得使用公司車輛，違反者給予（50-100元罰款）。

二、施工現場考勤制度

1、工作人員外出執行任務需要向項目經理請示，填寫外勤任務單，獲準后方可外出。

2、項目經理外出需向總經理匯報。

3、事假要向項目經理申請，填寫請假條，一天以內項目經理批準，兩天以上需向總經理批準。獲準假后方可休息。

4、因工程進度需要加班時，所有施工人員必須服從。

5、無故曠工三次或連續三天者除名，并扣除10日工資。

6、工作之間要做到互相監督、互相諒解、互相學習、互相幫助，高效的完成公司給予的施工任務，快速有效的完成施工任務者公司將給予一定獎勵。

三、施工材料管理制度

1、材料入庫必須經材料管理員驗收簽字，不合格材料決不入庫，材料員必須及時辦理退貨手續。

2、管理員對任何材料必須清點后方可入庫，登記進帳。填寫材料入庫單。

3、材料帳冊必須有日期、入庫數、出庫數、領用人、存放地點等欄目。

4、倉庫內材料應分類存入堆放整齊、有序、并做好標識管理。并留有足夠的通道，便于搬運。

5、油漆、酒精、農藥等易燃易爆有毒物品存入危險品倉庫。并配備足夠的消防器材，不得使用明火。

6、大宗材料、設備不能入庫的，要點清數量，做好遮蓋工作，防止雨淋日曬，避免造成損失。

7、倉庫存放的材料必須做好防火、防潮工作。倉庫重地嚴禁閑雜人員入內。

8、材料出庫必須填寫領料單，由項目經理簽字批準，領料人簽名。

9、工具設備借用，建立借用物品帳。嚴格履行借用手續，并及時催收入庫。實行誰領用誰保管的原則，如有損壞，及時通知材料員聯系維修或更換。

10、工程結束剩余材料及工具由項目經理統一送回倉庫，擺放整齊，由材料管理員清點簽字方可。

四、施工現場文明施工理制度

1、施工作業時不準抽煙、隨地大小便。

2、施工中產生的垃圾必須整理成堆，及時清運。做到工完料清。

3、現場施工人員的著裝必須保持整潔。不得穿拖鞋、不得光著肚皮上班。

4、工棚必須保持整潔，輪流打掃衛生，生活垃圾，生產廢物及時清除。

5、團結同志，關心他人，嚴禁酒后上崗，酗酒鬧事，打架斗毆，拉幫結伙，惡語傷人，違規者每次給予（300元罰款），發生刑事責任，由當事人自己負責。

6、對施工機械等躁聲采取嚴格控制，最大限度減少躁聲。

7、每日施工結束必須做到整頓、整理、清掃、清潔，如發現工具材料丟失、未整理罰管理者50元/次。

五、施工現場安全生產管理制度

1、新工人入場，道德接受“安全生產三級教育”。

2、每日施工必須戴安全帽，帽扣必須系于脖下，登高作業時，如現場無防護措施，必須佩帶安全帶才能繼續施工，施工中如管理人員發現未按要求正確佩戴安全帽、安全帶，需及時告知，屢次不聽一經發現給予管理人員100元、施工人員200元/次罰款。

3、特殊作業配戴相應的勞動安全保護用品。

4、高空作業時，要系好安全帶。嚴禁在高空中沒有扶手的攀沿物上隨意走動。

5、深槽施工保持做到坡度穩定，及時完善護壁加固措施。

6、危險部位的邊沿，坑口要嚴加欄護，封蓋，及設置必要的安全警示標語。

8、裝卸堆放料具，設備及施工車輛，與坑槽保持安全距離。

9、大中型施工機械（吊裝運輸碾壓等）指派專職人員指揮。

10、小型及電動工具由專職人員操作和使用，施工人員禁止操作與本工種無關的機械工具，注意用電安全。

12、施工人員必須遵守安全施工規章制度。有權拒絕違反“安全施工管理制度”的操作方法。

13、施工現場地需掛貼安全施工標牌。

六、施工現場臨時用電管理制度

1、工地所有臨時用電由專業電工（持證上崗）負責，其他人員禁止接駁電源。

2、施工現場每個層面必須配備具有安全性的各式配電箱。

3、臨時用電，執行三相五線制和三級漏電保護。由專職電工進行檢查和維護。

4、所有臨時線路必須使用護套線或海底線。必須架設牢固，一般要架空，不得綁在管道或金屬物上。

5、嚴禁用花線、銅芯線亂拉亂接，違者將被嚴厲處罰。

6、所有插頭及插座應保持完好。電氣開關不能一擎多用。

7、所有施工機械和電氣設備不得帶病運轉和超負荷使用。

8、施工機械和電氣設備及施工用金屬平臺必須要有可靠接地。

9、接駁電源應先切斷電源。若帶電作業，必須采取防護措施，并有三級以上電工在場監護才能工作。

七、施工現場質量管理制度

1、項目經理必須對施工員及施工班組進行每一道工序的技術質量交底。

2、施工員必須牢固掌握工程的工藝流程及施工技術質量要求。

3、對景觀藝術要一絲不茍、精益求精，要尊重自然規律，貼近自然，達到逼真效果。

4、認真做好工程前期準備工作，編制切實可行的施工組織設計。針對不同工程特點，制定相應的施工方案，并組織進行技術革新，從而保證施工技術的可行性及先進性。

5、施工技術的準備在熟悉施工圖紙的基礎上，對圖紙中的問題進行匯總，結合本公司的施工特點，提出具體的修正方案，報甲方及設計單位共同探討，以達成一致，使得問題能夠在進場施工前得到最大限度的解決。

6、對原材料進行嚴格的驗收。不合格的原材料堅決不用。

7、保證技術工人的相對穩定。對技術特別過硬的技術工人實行獎勵。同時淘汰技術不合格的民工。

8、施工工藝是決定工程質量好壞的關鍵，有好的工藝，能使操作人員在施工過程達到事半功倍的效果。為了保證工藝的先進性及合理性，公司對于不太成熟的工藝安排專人進行試驗，將成熟的工藝編制成作業指導書，并下發各施工員，施工員在現場指導生產時則依此為依據對工人進行書面交底，并由班組長簽字接收。工藝交底包括工具及材料準備、施工技術要點、質量要求及檢查方法、常見問題及預防措施。在施工時先交底后施工，嚴格執行工藝要求。

9、加強專項檢查、及時解決問題。