第一篇：檔案室管理制度

檔案室管理制度

1總則

1.1 本工程內業資料按照對技術資料的要求進行歸檔管理。

1.2 內業資料管理實行歸口管理，誰負責誰管理的原則。相關職能部門有工程技術部、安全質量部、合同部、工地試驗室、辦公室等。健全各類資料的分類登記和借閱制度，責任到人。

1.3各部門內業資料統一歸口項目部檔案室，項目部設專人統一管理

2管理職責

2.1工程技術部負責工程質量控制資料的管理。

2.2安質部負責質量保證體系、安全保證體系相關資料和業主、監理指令回復文件的管理。

2.3合同部負責施工計劃、進度、成本控制等相關的工程管理文件的管理。

2.4工地試驗室負責各類試驗、檢驗資料的管理。

2.5辦公室負責上級文件、會議紀要等文件的管理。

2.6 其他部門負責本部門職責范圍內的技術資料的保存管理。

3管理的范圍

3.1 質量控制資料按照本合同段單位、分部、分項工程劃分進行分類管理。其范圍包括：路基土石方工程、結構物及防護工程、排水工程、涵洞通道工程、路面工程、橋梁工程、隧道工程、綠化工程、交通安全工程、收費站房建資料等，工程自檢及工程質量檢驗評定資料、工程事故及處理情況報告、補救后達到要求的認可證明文件，橋梁竣工驗收荷載試驗報告，橋梁基礎、梁的預制等強度、完整的檢驗資料，非正常施工記錄，交工驗收檢測單位的試驗、檢測、評定資料等，施工日志、天氣溫度及自然災害記錄、測量原始記錄等。

3.2 質量保證體系資料包括施工質量保證體系和自檢機構、投標文件總體施工組織設計與批復文件、主要工程技術人員更換資料和批復，各類質量管理制度（包括施工質量檢驗制度、質量崗位責任制度、技術交底制度、崗前培訓制度），隱蔽工程及質量檢驗照片資料等。安全保證體系包括安全技術交底資料、各類特殊工種證件管理、施工人員檔案管理、農民工工資發放資料，施工安全及文明施工文件等。

3.3 工程管理文件包括施工機械到位情況、工程變更資料、計量支付資料，進度控制文件（包括進度計劃批準文件、進度執行情況、有關進度往來文件），合同管理文件、缺陷責任期資料等。

3.4 試驗資料包括試驗室及試驗人員申報材料及批復文件、儀器設備檢定及養護記錄、各類試驗臺帳、樣品和試件養護記錄，標準試驗、配合比設計及監理批復，試驗記錄和試驗報告及其他資料。

3.5上級文件、會議紀要包括有關施工技術的會議紀要、協議、建設單位、監理單位發文、圖紙會審記錄，征地、拆遷原始記錄及有關文件。

4技術文件及其它資料的保管和使用

4.1檔案室由專人集中管理，本單位有關人員可以查、借閱。借閱文件資料應辦理登記手續，為便于工作，借出使用的文件資料，用后應按期歸還。

4.2各部門資料管理人員應熟悉和掌握本部門技術資料情況，各類技術資料均應分專業、分類立卷，并編制檢查目錄，補充資料要與原設計配套，變更設計要在原圖上注明

4.3 全部工程竣工移交后，應按檔案管理規定，清理設計文件及各項資料，分別按歸檔、上交等方式予以處理。

第二篇：檔案室管理制度

檔案室管理制度

為加強本公司檔案管理工作,充分發揮檔案作用,有效保護公司權益，特制定以下檔案室管理制度：

1、檔案管理員對本公司檔案的收集、建檔、保管、借閱和使用負全責。

2、各部門技術項目報告和本公司相關文件材料(如公文、會議記錄、報告、照片、電子信息等材料)按規定的范圍、時間和要求及時整理歸檔。

3、檔案資料借閱需履行登記，簽字手續，重要資料借閱、復制時需先填寫審請表，經部門負責人簽字確認，申報公司領導批準。

4、嚴禁將機密文件、檔案資料帶回家、游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。發現有關泄密事件，應立即報告。

5、公司技術材料和文件按保存年限須銷毀時，填寫銷毀審請表，由公司統一組織銷毀，其他任何個人一律無權處理或自行銷毀。

6、不得在檔案室接待親朋好友及于工作無關人員聊天、打鬧。

7、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防風、防潮、防高溫工作。

第三篇：檔案室管理制度

檔案工作管理制度

第一章 主管領導對檔案工作的職責

一、熟悉檔案工作的法令、方針、政策；根據上級精神，結合系統的實際情況，研究部署檔案工作，主持制定實施檔案工作計劃、規劃,使檔案工作規范化、系統化、科學化；

二、將檔案工作列入工作議事日程，定期聽取檔案工作匯報，參加系統檔案工作會議，使檔案工作實現統一管理、現代化、規范化管理。

三、關心檔案干部的思想和工作情況，解決檔案工作中的實際問題

四、負責待銷檔案的審批。

第二章 辦公室主任對檔案工作職責

一、認真貫徹落實檔案工作的方針、政策。

二、定期召開系統及本級檔案工作會議，制定檔案工作計劃，對檔案的管理與利用提出要求，定期向主管領導匯報，搞好協調工作。

三、定期組織檔案工作檢查，及時了解檔案工作情況，解決工作中的具體問題。

四、關心檔案管理人員的思想、學習、工作和生活。

第三章 檔案工作機構職責

一、認真貫徹執行《檔案法》及國家、公司關于檔案工作的法規和規章，落實本公司工作計劃。

二、指導和督促各門類文件資料的收集、整理、歸檔工作。

三、集中統一管理本級各門類載體的檔案資料。

四、積極開展檔案利用工作，為各項業務管理工作提供服務。

五、根據《檔案保管期限》的規定，組織安排對超過保存期限的檔案進行價值鑒定。

六、完成領導交辦的其它檔案工作。

第四章 檔案工作人員崗位責任制

一、檔案工作任務：依照《中華人民共和國檔案法》的要求，綜合管理公司全部檔案，保證公司各種檔案的完整與安全，并能及時準確地提供利用。

二、工作范圍

（一）認真貫徹、實施《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策、規定；

（二）擬定執行公司檔案工作計劃、管理制度、費用預算；

（三）統一管理公司各門類和各種載體的檔案，并負責收集整理、鑒定、保管、統計、利用和編研以及檔案的移交、銷毀工作；

三、工作要求：

（一）各類檔案及文件資料收集齊全：公司在經營管理活動中直接形成的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、聲像制品等），必須收集齊全及時立卷歸檔，同時要收集和積累與保險業務有關的資料；

（二）工作質量要求：歸檔的文件材料必須收集齊全、完整,應按照各種檔案管理規定及立卷裝訂、整理的標準對檔案進行整理，做到分類準確、裝訂整齊、牢固；

（三）主動、準確、及時、熱情、耐心、細致地做好檔案利用工作，認真做好各種資料的編研工作；

（四）提高檔案工作現代化水平，利用辦公系統管理檔案，全面實現計算機檢索、統計、分析、編研和保存檔案材料；

（五）嚴格遵守執行檔案工作的法規、制度，做好檔案的安全保護和保密工作；

（六）各種檔案借閱，交接手續清楚，對檔案要定期檢查，發現問題及時報告，采取必要的措施做好檔案材料的防火、防潮、防盜、防蟲、防光、防塵，確保檔案的安全。

第五章 保密制度

一、凡借閱檔案室秘密級檔案的人員，必須嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》，嚴守國家機密。

二、檔案的密級分為絕密、機密、秘密、商業機密、商業秘密和普通七種，由本公司保密委員會、檔案鑒定小組與綜合檔案室做好檔案密級劃分與解密工作，劃入密級的檔案，要在檔案封面上蓋密級章。

三、劃入密級檔案只能在檔案室查閱，不得外借，未經許可不得私自抄錄和復印，違者視情節輕重，按《保密法》的有關規定追究責任。

四、對外提供資料，發表文章等，不得系統引用提供本公司秘密級的檔案材料。

五、對秘密級檔案要控制開放，查閱秘密級檔案須經辦公室主任批準。

六，未經領導批準，檔案管理人員不得私自復印或摘抄檔案內容，不得以任何形式對外泄露檔案內容。

第六章 檔案鑒定、銷毀制度

一、本公司統一保管的、超過保管期限的檔案材料，由本公司檔案鑒定小組負責鑒定其保存價值，并決定存毀。

二、檔案鑒定，主要根據檔案的內容和保管期限，以全面的、歷史的觀點去分析判定。

三、檔案鑒定工作，對保管期限屆滿的檔案，根據實際情況需要予以安排。由檔案室提出銷毀意見，會同有關業務部門鑒定小組成員共同鑒定。

四、凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，要登記造冊，并在案卷目錄上注明“銷毀”，按規定報經公司主管領導或辦公室領導批準后銷毀。

五、檔案銷毀時，必須有兩人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字。“銷毀清冊”由檔案室長期保存。

六、需永久保存的文書檔案在本公司保管，不向當地檔案館移交。

第七章 檔案庫房管理制度

一、檔案庫房由專人管理，庫房和箱柜鎖匙專人專柜保管，除保管人員外，無關人員不得隨意進入庫房。

二、檔案材料進庫或調出，必須進行登記、統計。

三、根據國家有關規定，檔案庫房要有防盜、防火、防潮、防水、防光、防塵、防污染、防鼠、防蟲、防霉等十防設施。庫房門窗的防盜設施必須牢固可靠，并應設置消防設備和防光的窗布。

四、檔案庫房環境必須清潔衛生，布局合理、檔案裝具排列整齊、美觀、便于利用。

五、注意氣候的變化，及時調節庫房通風和溫濕度。保持庫房內適宜的溫濕度，做好溫濕度記錄，采用技術方法，保持溫度為14-24℃,濕度為45-60%的標準。有條件的可配置干濕兩用機，更好地控制溫、濕度。

六、庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品、潮濕物品及其它雜物。

七、每年對庫存檔案的數量，質量和保管情況進行一次檢查，發現問題及時采取措施并報告分管領導。

八、定期檢查檔案保管狀況，及時對損毀、褪變的檔案進行修補或復制，延長檔案的壽命。

九、定期清點檔案，確保安全準確，檔案資料調出或入庫必須及時登記和統計。

十、檔案管理人員調動工作時，對保管的檔案材料要詳細清點履行交接手續。

十一、庫房內嚴禁煙火，易燃、導燃、爆炸品一律不準帶入庫房，亦不準在庫房附近堆放。

十二、庫房內的電燈、空調、吸濕等設備應及時關閉，每天下班應切斷電源，并認真檢查，發現問題須及時處理。

十三、要注意檢查庫房門窗的開關和上鎖，庫房鑰匙應嚴加管理。

十四、消防設備要完備，定期進行檢查，發現問題及時報告。

第八章 檔案借閱制度

一、借閱檔案資料，須填寫“借閱檔案登記簿”并填寫利用目的。

二、借閱黨內文件，必須是中共黨員。

三、借閱人事檔案，依照《中國人壽保險股份有限公司東莞分公司人事檔案管理規定》執行。

四、外單位人員借閱檔案資料，須持單位證明，經公司辦公室領導批準后，方能借閱。

五、查閱檔案人員，須出示工作證。

六、查閱公司司務會議記錄，需辦公室主任批準，查閱公司黨組、黨委會議記錄，要經黨組、黨委主要領導批準。

七、檔案資料原則上不借出，確需借出的要履行借出手續，借出期限為半個月，歸還時，要進行清點和檢查，如發現遺失或損壞要及時報告領導處理。

八、借閱檔案資料，不得在檔案資料上圈點、劃線、折疊、拆卸和損污，否則要追究責任。

九、對摘錄的檔案材料，經過校對無誤后才予以蓋章，并注明材料出處（目錄號和案卷號、頁號）需要復制、拍攝的應該經公司辦公室領導批準。

十、借閱人員應嚴格遵守保密規定，按照批準范圍查閱，未經同意不得翻閱其它檔案材料。

十一、涉密檔案的借閱，需經本部門和辦公室領導審批后，到檔案室借閱。

第四篇：檔案室管理制度

檔案室管理制度

主題詞： 檔案管理制度試行

起草：校對：簽發：

類別：制度編號：2010005

一、目的： 為加強公司檔案的管理，確保檔案信息完整、準確、系統、安全，有效地利用檔案信息資源，維護公司合法權益，特制訂本制度。

二、范圍：從公司成立和現在的公司、各級部門及員工在從事生產、經營、管理、公關宣傳等活動中所形成的有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條檔案資源是公司發展的重要戰略資源之一，其所有權歸屬本公司，由公司統一管理、調度和使用。

第四條公司、各部門、員工都有提供和保護檔案的義務。公司和部門負責人有責任加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作正常開展；并按規定定期向公司檔案管理部門移交檔案。

第五條檔案資源實行統一管理、信息共享、方便使用的基本管理原則。

第二章檔案機構及管理模式

第六條機構設置

公司行政部設立檔案室；在各部門設置檔案管理崗位。

第七條工作職責

公司檔案室：

1、負責制定和完善相關管理制度、工作規范和標準，規劃檔案系統，確保檔案安全和方便利用。

2、負責公司的檔案、收集、整理、管理工作，提供檔案。

3、對部門的檔案業務工作進行指導、監督。

4、向各級領導報送檔案及服務相關數據。

5、推行檔案信息化管理，逐步提高檔案工作效率。

6、收集保管體現公司發展歷程、標志公司重大事件的相關資料。

7、各部門檔案管理崗：

1、負責本部門檔案材料的收集、整理及服務工作。

2、負責向公司檔案室定期提供檔案收集、整理及利用相關數據。

3、接受公司檔案室管理

第三章接口關系及職責

第八條公司分管領導、公司行政部經理為該部門檔案工作主要責任人。負責督促該單位檔案的收集、歸檔工作。

第九條各部門

按月收集、整理本單位在本月中形成的、有保存價值的各種文件材料。

按規定的范圍、日期、要求將形成的檔案材料移交到檔案管理部門。負有保護公司檔案資源和未歸檔的文件材料的義務。

對已移交的檔案材料的真實性負責。

第十條各資源部門

財務部門：基本建設工程項目、大型設備儀器檔案材料未移交到檔案管理部門即檔案管理部門未出具該項目檔案材料交接清單不得結算。

項目驗收鑒定組織機構：在對項目責任單位的項目作結項驗收、鑒定時，其項目驗收資料應由檔案管理部門提供（項目責任單位應提前將項目檔案材料移交到檔案管理部門），不得索取、接受非檔案管理部門提供的項目文檔。

第十一條公司、部門、員工

自覺維護公司利益，保護公司檔案資源。

及時將工作中形成的檔案資源送交相應人員進行匯集、整理。

保護好所借檔案材料，不得損壞、遺失、私自向第三方泄漏相關信息，自覺維護檔案的信息安全，并按時歸還。

第四章檔案的管理

第十二條管轄權

凡是公司所屬檔案和有保存價值的材料都必須交由檔案管理部門管理，其他任何部門和個人不得私存、轉讓、銷毀。

公司檔案室：

公司所屬部門檔案的管理和服務工作。

公司對外簽署的投資、金融方面的合同、協議。

體現公司發展歷程的重大事件的相關資料。

非本制度規定，由公司領導指定由檔案室保管之檔案的管理與服務工作。

各部門或檔案管理崗：

本部門形成的檔案材料（公司檔案室管轄的除外）的管理與服務工作。

第十三條檔案的分類

公司檔案根據其形成內容分為如下九類：

運作檔案（三會、投資、設立及變更材料等）

行政管理檔案（行政事務、公關宣傳、資源配置等）

經營管理檔案（計劃統計、財務金融管理、對外經濟活動形成的合同、協議）

學術研究檔案（公司學術活動、科研項目、培訓資料等）

基本建設檔案（合同、協議、驗收報告等）

財務會計檔案（報表、帳簿、憑證及其它會計資料）

人力資源檔案（人力資源登記冊、個人檔案、培訓記錄等）

教學檔案（各類培訓、教材、記錄、成績等）

黨群工作檔案（黨務工作、共青團工作、協會工作等）

第十四條檔案歸檔流程：由歸檔人員填寫移交清單，經檔案管理人員確認并在移交單上雙方簽字后接收。

第十五條公司檔案材料歸檔要求：

歸檔文件質量要求：

1、應當歸檔的文件材料由相關責任人收集齊全，按歸檔要求初步整理后，填寫移交清單一式二份后向公司檔案管理部門移交歸檔。

2、歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。

3、歸檔的文件材料必須文實相符，準確地反映公司各項活動的真實面貌和歷史過程。

4、歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機聯系，符合其形成規律。

5、對完整系統的歸檔文件材料，必須按序整理。

6、歸檔的文件材料必須簽署完備、印鑒齊全。

7、歸檔的文件材料要求載體優良、格式統一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。

8、基建檔案、以光盤、軟件等為載體的電子信息檔案，歸檔部門應編寫歸檔材料簡要說明。歸檔時間和數量要求：

1、經營合同簽署完畢后即歸檔一份。

2、工程項目必須先歸檔，后驗收。驗收后一周內補歸驗收過程中形成的文件材料。

3、重要設備儀器開箱驗收后，其所屬資料立即全部歸檔。安裝驗收后，應立即將竣工報告、驗收報告等歸檔。

4、文件材料每月頭五天內歸檔一份。

5、會計檔案每年第二季度移交前一年檔案材料。

6、人力資源檔案每季度第一個月15日前整理歸檔上季度檔案。

7、教學檔案形成后立即歸檔。

8、部門撤銷：原部門負責人應做好文件材料的整理工作,移交檔案管理部門,任何個人不得帶入其他部門。

第十六條 監督：公司行政部定期或不定期地對各部門檔案工作進行檢查以監督其執行情況。

第十七條 銷毀：須報經公司總經理/董事長、檔案室負責人幾方批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

第十八條檔案利用：提供利用是檔案工作的核心內容，檔案管理人員必須主動、積極了解公司、各項工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務中要嚴格把握檔案利用審批，以維護公司利益。

檔案利用流程：申請人提出申請——審批人審批——檔案管理部門提供利用——按時歸還。審批權限：一般檔案及秘密檔案——部門負責人或其授權人審批；

機密檔案——公司負責人或其授權人審批；

絕密及重要檔案——公司總經理/董事長或其授權人審批。

非公司人員原則上不允許直接借用或查看公司的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須取得公司檔案室負責人同意后報經公司總經理或其授權人批準。

第十九條檔案庫房應該設在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內。第二十條檔案室應在內部辦公信息系統中公布并定期更新各類收藏檔案目錄和借閱管理辦法，方便檔案的有效利用。

第二十一條檔案安全：所有檔案必須確保其信息安全并做好備份工作。

第五章責任及其它

第二十二條本規范適用于公司、部門和全體員工。

第二十三條有下列行為之一，一經查實，視其情節輕重，給予記過失、停職反省，直至除名處理；造成經濟損失的，據實賠償或并處罰款；觸犯法律的移交司法機關處理： 毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

擅自向外界提供、抄摘檔案。

涂改、偽造檔案。

未及時上報歸檔或管理不善的部門或檔案管理者。

未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同處）。

第二十四條本制度自發布之日起實行

第五篇：檔案室管理制度

檔案庫房安全管理制度

一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案資料的重要場所，除經單位領導批準外，非檔案管理部門的工作人員不得入內。

二、檔案庫房設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

三、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲、防磁等“八防”的設備和措施；室內消防器材常年完好，性能良好有效；磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。

四、檔案庫房內應當安置溫濕度計，環境的溫濕度應相對穩定，庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在40-60%之間。

五、檔案庫房內應保持整潔、衛生，不得堆放易燃易爆物品和與檔案無關的物品。

六、嚴禁在檔案庫房區范圍內吸煙。

七、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷電源，確保檔案安全。

八、定期打掃庫房衛生，保持庫房與檔案的清潔。

九、機密以上文件不準隨便摘抄、復印，防止泄密。各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、各類檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。

檔案資料保密制度

一、嚴格執行《檔案法》和《保密法》，遵守黨和國家的保密制度。

二、對保管的檔案資料內容、數量、存放位置等保密事項，不得外傳和泄密。

三、禁止私自出賣屬于國家所有的檔案、資料。

四、非本檔案室工作人員未經允許，禁止進入檔案庫房。

五、銷毀檔案資料時需進行登記，按照保密規定派專人負責監銷，嚴防泄密。

六、定期對保密工作進行檢查，堵塞漏洞，確保檔案安全。

檔案資料提供利用制度

一、凡本檔案室保管的檔案資料，一般只限于本單位各部門借閱使用，外單位借閱利用的，必須持有單位介紹信，經本單位主管領導批準方可借閱。

二、借閱檔案資料時間最長期限為5天，用完后立即歸還，如需繼續使用，應辦理續借手續。

三、借閱者必須愛護檔案資料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件內容，不得隨意圈畫、涂改、抽取、撤換檔案材料，未經領導批準和檔案管理人員的同意，不得翻印復制。

四、本單位職工個人因工作需要查閱有關檔案資料的，須經主管領導批準。

檔案人員崗位責任制

1.認真貫徹執行國家《檔案法》和上級有關檔案工作的規章制度。

2.熱愛本職工作，有較強的責任心和事業心，努力學習檔案管理的知識，不斷提高檔案管理水平。

3.負責本單位文件材料的收集、整理、保管、借閱工作。

4.熟悉和掌握本單位的檔案情況，對庫存檔案定期檢查、清理、調整和統計，做到帳物相符。

5.根據需要編制各種檢索工具，積極提供利用，及時填寫利用效果登記簿。

6.協助兼職檔案人員和專業技術人員做好應歸檔文件材料的積累、立卷、歸檔、修改和補充。

7.對已到保管期限的檔案，會同有關領導和技術人員進行鑒定、銷毀。

8.嚴格執行保密制度，非經領導批準不得擴大檔案的利用范圍，不得擅自銷毀檔案材料，認真做好檔案室的安全保衛工作。