第一篇：前臺秘書工作規范說明
前臺秘書工作規范說明
一、基礎話務工作：
? 接電話禮儀：A、鈴響一聲后應立即接聽電話；B、通話第一時間應清晰告訴對方：“您好”能通公司；C、轉接電話前應告訴對方“請稍等，我馬上幫您轉接”。應問清來電人姓名及來電原由，在轉接時告訴公司員工來電的基本情況。若該分機無人接聽且自動回到前臺時，填寫來電留言便條，內容包括對方姓名，來電時間，是否需要回電，事由等。D、若對方詢問公司地址，應耐心告知對方可到公司的交通途徑，不可粗魯對待或敷衍了事。
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? 重要電話：凡來電找總經理或董事長時，務必慎重篩選。對推銷電話一律禁止長聊，以防占用公司電話資源； 前臺工作時間不可撥打私人電話；也不可與公司員工在前臺聊天； 前臺接電話時要注意聲音音量控制到較低，不可在前臺大聲喧嘩。前臺拒絕一切零食誘惑。
二、來訪客人接待：
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? 客人前來，起身站立，熱情相迎，問清事由及拜訪對象，安排就位等候 及時為客人倒水 通知員工有客人在何處等候；如不在，代留言轉達其意 客人走后清理會客室 若為重要客人，需詢問對方飲用喜好
三、信件或快遞的收發及商務發貨
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? 掛號信或快遞前臺作統一收和發 在收到信件或快遞時在十五分鐘內通知收件人 所有信件務必轉送收件人親收，如不在公司半工作日內代轉送至收件人 信件送達收件人處，收件人一定要確認無誤 商務發貨要求安全、準備、及時。貨物較多運費超過1000元時，需要填寫發貨申請單
四、名片的印制：
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? 需求部門員工至前臺填寫名片印制申請表，首次申請名片需經人事副總裁批準 在表單確認后四個工作日內提供到位 負責檢查信息的準確性 員工在離職時，負責收回名片并銷毀
五、辦公用品管理：
? 采購適量，在一個工作日內入庫
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? 每月辦公用品費用應控制在500元左右 應急出庫在三個小時內發放到位 辦公用品領用需要填寫領用表
六、每月考勤統計：
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? 每月26日做考勤統計，匯總能通辦事處考勤 員工考勤表要做到準確無誤 超技、信息考勤進行匯總，同時遞交上級
七、票務預訂、訂房：
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? 員工提出需求要，在1~2個工作日內完成 事業部總經理及以上人員可乘飛機,其他員工在出差行程800公里以上的可乘飛機.其他員工
在800公里以內出差應乘坐火車，單程在8小時或夜間乘車可購買硬臥車票
? 和酒店簽訂房協議，了解住房標準，員工提出要求及時預定
八、各供應商結帳：
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? 費用從網上申請，分清類目，如有問題附加說明詳細情況 對方提供發票后一律以支票形式結算 機票費用填寫支出憑單后，按審批流程簽字審批
九、辦公環境維護：
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? 定期檢查公司辦公設施，下班前檢查關閉門窗、飲水機 發現問題及時聯系相關負責人或供應商 辦公區域硬件設施如有損壞，在一至兩個工作日內維修復 魚缸和綠植如發現有問題，及時聯系相關人員
十、通訊錄的更新：
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? 有新員工入職的一個工作日內更新通訊錄 半個月刷新一次
十二、休假統計：
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? 及時統計匯總員工休假記錄 每月初將員工休假統計表報行政部
十三、員工醫療報銷：
●員工遞交醫療單據后，填寫醫療報銷明細表，然后遞交給社保相關人員。
十四、通知的發送：
●通知發送要做到準確無誤，按時匯總通知填入匯總表。
第二篇：行政前臺工作規范說明
行政前臺崗位職責工作規范說明
[交接具體工作]
1、負責前臺電話及外來訪客的接待、登記工作。標準/技巧：
1.電話響3聲內必須拿起電話（輕柔的語氣，標準普通話）“您好，XXXX公司！”
2.謝絕推銷人員進入公司內
3.謝絕陌生人員未經預約進入辦公區域內
4.接轉電話時，不能外泄領導的私人電話，原則上員工的私人電話也不能泄露；如遇陌生及推銷電話無需轉給部門負責人，可記下事項轉達
5.來訪接待須填寫《來客登記表》
6.重要客戶到訪后，需引領到指定的會議室，倒茶水，不能坐在前臺等領導，通知參會人參會；如普通客人，電話通知參會人接待。可根據實際情況操作，以防前臺沒人。
確認：
[交接具體工作]
2、負責公司辦公室綠化和環境衛生管理與執行工作，保持辦公場所的清潔衛生，負責每日檢查辦公室辦公環境整潔度、打印機、傳真機是否正常使用。
標準/技巧:
1.每天早上到崗后檢查保潔員的工作，查看高管辦公區域、會議室及死角衛生是否收拾干凈；下班后檢查會議室的衛生及電燈關閉
2.每天早上到崗后添加傳真機、復印機、打印機的紙張，環保紙收到指定的位置；下班后也要如此
3.綠植服務人員每周三過來澆花及修剪，有問題及時報修
4.水臺及垃圾筐隨時叫保潔人員收拾，保持良好的環境衛生
5.前臺接待區域衛生全天都要保持整潔，不能有雜物垃圾出現。確認：
[交接具體工作]
3、負責公司會議室預定與管理工作；每日下班前整理會議室衛生工作。
標準/技巧：（在RTX發布會議室使用通知）
1.會議室預定（預訂人填寫登記單），所需準備物品寫清楚
2.重要會議需準備印有公司logo的紙及筆，（根據情況可放公司宣傳冊）小瓶礦泉水、桌花、水果、茶點等按座位擺好。申請人需填寫《會議申請需求單》
3.如有禮品需求，填寫《禮品申購單》《禮品申領單》后聯系行政主管
4.視頻會議、電話會議聯系IT服務人員。
5.會議結束后，由會議召開人自行收拾或者通知保潔員整理；
6.公司內部會議結束后要提醒參會人員帶走垃圾，椅子歸位
相關表格：《會議室預定登記表》《會議申請需求單》《會議費用結算單》 確認：
[交接具體工作]
4、遵照公司制度，負責票務、住宿、餐飲等商務預定、安排、結算工作。每月10日前完成所有行政費用統計及報銷，填寫每月行政費用支出明細表，上報行政主管審核：
1)員工需提交出差任務書后或經部門主管或助理確認后才能訂票；
2)做好訂票登記表
3)月結時做好核對工作；
相關表格：《日常接待登記單》
確認：
[交接具體工作]
5、負責清潔用品、辦公用品等物資采購需求統計，購買及結算費用。
相關表格：
1.辦公用品領用單
2.辦公用品需求清單
確認：
[交接具體工作]
6、負責公司郵件、快遞、傳真及其他文件的收發處理工作，按時完成收發記錄。
標準/技巧：
郵件/快遞：
1.每天基本上16點左右過來拿快遞，如有急件可讓他上午過來一趟；
2.同城是上午寄下午到，專用佳驛快遞，外地專用EMS；如有加急的件，須部門領導批準后才可寄出。個人發快遞，需填寫《月快遞明細表》，才可發出。
3.月結時做好核對工作，每月10日前完成此費用付款。
相關表格：《月快遞明細表》、《快遞接收登記表》
確認：
[交接具體工作]
7、負責與物業的工作往來和費用結算。
1.按季度繳納金地中心租金、物業費、電費、看、機房空調費、水費等；
2.每月從物業處拿到上月所有繳納費用的發票后，再核算及提交本月各項費
用。
確認：
[交接具體工作]
8、負責員工名片的制作及發放工作。
內容：根據模板給合作單位提要求，按照不同人更新不同的信息制作名片 確認：
[交接具體工作]
9、負責全員考勤管理工作。
1.每月5日提交所有員工考勤，上報楊茜處。
2.前臺負責高管、財務部、行政人事部三個部門考勤，剩余所有由各部門助理于每月2日前提交前臺處（如遇節假日，與人力組約定提交時間），并打印出紙質版后各部長簽字確認后交給行政主管。
確認：
[交接具體工作]
10、配合公司及部門舉辦工作活動的組織和管理及后勤服務工作。
內容：預定活動場地，查詢價格報預算，配合組織人員做好后勤服務工作。確認：
[交接具體工作]
11、新員工入職支持工作及離職交接物品事宜。
內容:
1.領用辦公用品
2.領用門禁卡
3.確認座位分機號,更新通訊錄.并發至全員.4.制作名片(之前跟部門負責人溝通)
相關表格：《領取辦公用品表單》、《離職交接物品清單》
確認：
[交接具體工作]
12、后勤類備用金統計及結算。
1． 每周五coffeetime食品采購，費用標準500元/次，無特殊原因不得超支。
2． 商務會議訂餐，人均參照公司《費用報銷管理辦法》執行
3． 會議需準備各項會議用品；例如水果、鮮花、條幅等。
注：備用金費用報銷滿500元提交OA費用報銷流程，進行報銷。
確認：
[交接具體工作]
13、宿舍后勤支持工作。
確認：
[交接具體工作]
14、部門領導安排的其他相關工作。
確認：
1.中秋節放假通知
Dear Colleagues,Please kindly be informed that our offices in China(office Shenzhen, XXX, XXX)for the Mid-Autumn Festival on Sep 12th(Monday), 2011 and resume（大家注意這個單詞哦，這里是“（中斷后又）繼續的意思”經常寫英文郵件啊、開會啊，討論啊什么的，這個單詞很有用的喲，當然具體自己查牛津去）on Sep 13th(Tuesday), 2011.Hong Kong office will be Closed on Sep 13th(Tuesday), 2011 and resume on Sep 14th(Wednesday), 2011.Please help to communicate（我平常寫英文郵件，我常用circulate這個詞，也是很好用的一個詞語），this message to our staffs, customers, suppliers and any other relevant parties if required.IT, Operation, Finance and other department’s, thanks to prepare your backup and helpdesk planning during the holiday period if needed.Wish you have a good holiday and thank you for your attention.各位同事：
中秋節將至，中國區辦公室（深圳、XX、XX)將于2011年9月12日（星期一）放假，共1天，于9月13日（星期二）上班；香港辦公室將于2011年9月13日（星期二）放假，共1天，于9月14日（星期三）上班。
請將此消息轉達給我們所有的同事、客戶、供應商和任何有需要通知的伙伴。“ K:* p1 M8 p1 c
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