第一篇：與文秘相關(guān)論文特輯

與文秘相關(guān)的論文特輯

下面是我整理整合的一些關(guān)于文秘方面的論文范文，歡迎閱讀借鑒，希望對你有幫助。

淺論秘書學(xué)的研究領(lǐng)域

在秘書學(xué)的研究與教學(xué)中，常有人為秘書學(xué)的研究領(lǐng)域難以界定，以及秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的重復(fù)現(xiàn)象而困惑。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的秘書學(xué)的研究領(lǐng)域。

在秘書學(xué)的建設(shè)中，重復(fù)研究的現(xiàn)象較為普遍，且迄今未能引起秘書學(xué)界的重視。如果此種現(xiàn)象繼續(xù)存在與蔓延下去，不僅會影響秘書學(xué)的發(fā)展和成熟，而且也不利于秘書學(xué)的教學(xué)及秘書專業(yè)的課程建設(shè)。

秘書學(xué)研究的重復(fù)現(xiàn)象，是指秘書學(xué)與文書學(xué)、公文寫作、檔案學(xué)和行政管理學(xué)等相關(guān)學(xué)科在研究上出現(xiàn)的某些相同或相似之處。其具體表現(xiàn)

其一，秘書學(xué)與文書學(xué)重復(fù)。現(xiàn)有的勸書學(xué)著作(教材)，幾乎無一例外地都有文書學(xué)的內(nèi)容，但大多是照搬文書學(xué)的研究成果，如文書的一般知識，文書工作的任務(wù)和原則，文書處理的程序和要求，乃至文書立卷業(yè)務(wù)，等等。筆者案頭的一部秘書學(xué)著作，以全書近六分之一的篇幅，詳細(xì)論述文書和文書工作,包括文書立卷業(yè)務(wù)。

①

其二，秘書學(xué)與公文寫作重復(fù)。多數(shù)秘書學(xué)著作(教材)，都把公文寫作的部分內(nèi)容作研究對象，而且多從微觀操作上進(jìn)行研究。其中有各種通用公文的寫作，也有機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作，還有經(jīng)濟(jì)文書、涉外文書和交際文

書的寫作，甚至學(xué)術(shù)論文的寫作。如筆者所藏的一部企業(yè)秘書著作，有近一半的篇幅是論述企業(yè)公文的寫

作。②另有一部秘書學(xué)著作，則以超過三分之二的篇幅論述各種應(yīng)用文體的寫作，酷似一部應(yīng)用寫作教科書。③

其三，秘書學(xué)與檔案學(xué)重復(fù)。

有相當(dāng)多的秘書學(xué)著作(教材)，均以獨立的章節(jié)和較長的篇幅論述檔案和檔案工作，主要是機(jī)關(guān)檔案工作，其內(nèi)容與檔案學(xué)的的某些部分并無二致。如筆者備用的一部秘書學(xué)著作，系統(tǒng)地論述了檔案工作的性質(zhì)，檔案工作的原則和檔案工作的作用，以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等業(yè)務(wù)知識，此外還介紹了檔案室的類型、任務(wù)和制度。這些內(nèi)容，顯然與檔案學(xué)特別是檔案管理學(xué)的有關(guān)部分一模一樣。由筆者主編的一部秘書教材，亦將機(jī)關(guān)檔案工作劃歸秘書學(xué)的研究領(lǐng)域。⑤

其四，秘書學(xué)與行政管理學(xué)重復(fù)。

有一部分秘書學(xué)著作(教材)，或多或少地擷取了屬于行政管理學(xué)的內(nèi)容。如筆者手頭的一部秘書著作，在行政與行政管理的標(biāo)題下，分六節(jié)論述了行政管理與行政原理，行政領(lǐng)導(dǎo)與行政決策，行政組織與行政機(jī)關(guān)，行政法與行政方法，人事行政與財務(wù)行政，行政改革與行政效率等與秘書學(xué)關(guān)系不大的內(nèi)容。另有一部秘書學(xué)著作，則以相當(dāng)?shù)钠撌隽酥T如基建、房產(chǎn)、物資、財務(wù)、車輛、食堂、賓館、招待所和機(jī)關(guān)環(huán)境等后勤工作。⑦

不難看出，秘書學(xué)研究的重復(fù)現(xiàn)象是普遍的，也是嚴(yán)重的。難怪有人懷疑秘書學(xué)能否成為一門科學(xué)，也難怪有人認(rèn)為秘書學(xué)不過是多學(xué)科的拼

湊，盡管看法失之偏頗，但問題確實存在，其癥結(jié)何在呢?以筆者之見，大體有以下幾種原因：

第一，由于秘書學(xué)發(fā)展迅猛，致使許多研究者忽視了對秘書學(xué)自身理論的研究，如秘書學(xué)的學(xué)科對象、學(xué)科分類、研究內(nèi)容、研究領(lǐng)域、知識體系和相關(guān)學(xué)科等。從一定意義上講，秘書學(xué)的興起是在理論準(zhǔn)備不足的背景下開始的，帶有某些先天不足的成分。

第二，由于秘書工作與文書工作、文字工作和檔案工作密不可分，而且秘書工作迄今包含文書工作和文字工作，因此秘書學(xué)與文書學(xué)、公文寫作和檔案學(xué)的交叉或重復(fù)，有著歷史的必然性。加之秘書學(xué)的研究沒有處理好借鑒與創(chuàng)造的關(guān)系，又助長了重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生。

第三，由于秘書學(xué)評論落后于秘書學(xué)研究，學(xué)術(shù)上的是非缺乏必要的爭鳴與批評,象秘書學(xué)研究領(lǐng)域如此重大的理論課題，迄今未能開展認(rèn)真的討論。因此，使出現(xiàn)了秘書學(xué)著作雖然紛紛問世，而重復(fù)現(xiàn)象卻依然如故的態(tài)勢。

試論秘書工作的性質(zhì)和特點

秘書工作的性質(zhì)、特點和作用是個舊題。自秘書學(xué)誕生以來，接連問世的論著幾乎都要論及，相關(guān)的單篇論文亦屢見不鮮。但時至今日，舊題緣何新做呢?詳細(xì)內(nèi)容請看下文秘書工作的性質(zhì)和特點。

首先，是性質(zhì)同特點兩個概念重疊混淆，它們的關(guān)系沒有作出科學(xué)的闡釋。

再者，性質(zhì)、特點與作用相關(guān)的提法，也有重疊之感。

出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因何在呢?

1.用日常概念或直觀感性經(jīng)驗來代替科學(xué)的理論概念。

2.從秘書部門的單項任務(wù)去相應(yīng)地提出單個的性。這是一種就事論事的思想方法，缺乏必要的概括和抽象，其結(jié)果，秘書工作的性自然很多了。

3.對性質(zhì)、特點的聯(lián)系和區(qū)別及其相互關(guān)系缺乏科學(xué)的理解，甚至出現(xiàn)了本末倒置的現(xiàn)象。這里有兩個問題，其一，是性質(zhì)決定特點，還是特點決定性質(zhì)?其二，承辦事務(wù)是秘書工作的基本性質(zhì)嗎?

4.作者的主觀隨意性，移植管理科學(xué)的有關(guān)概念，缺乏必要的正確的闡釋。

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第二篇：文秘論文

關(guān)于企業(yè)秘書工作的探討

在21世紀(jì)，新的形勢要求企業(yè)經(jīng)營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化，客觀上對企業(yè)秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作，就必須緊跟時代步伐，緊緊圍繞一個中心，樹立十種意識，提高四種素質(zhì)，不斷完善自己，掌握科學(xué)的方法，付出艱辛的勞動，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，高效率、快節(jié)奏地圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

一、以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心

企業(yè)的秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)活動的需要而產(chǎn)生和展開的，領(lǐng)導(dǎo)活動為主，秘書工作為輔，就決定著企業(yè)秘書工作始終要以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心，否則，不是越位就是不到位。企業(yè)秘書就應(yīng)該圍繞這個中心安排自己的工作和生活，對領(lǐng)導(dǎo)的指示做到招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作一旦接受，即排除一切干擾，全身心地投入，高質(zhì)量地完成任務(wù)，力求達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意。

二、牢固樹立十種意識

1、學(xué)習(xí)意識。知識就是力量，企業(yè)秘書的成功更離不開知識的積累，而知識的積累主要靠學(xué)習(xí)。作為一個合格的企業(yè)秘書，就應(yīng)該象擴(kuò)大電腦內(nèi)存一樣儲存并不斷更新自己的知識。首先是加強(qiáng)有關(guān)的國家法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，特別是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的法律法規(guī)知識，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《合同法》等。二是要學(xué)習(xí)生產(chǎn)方面的知識，了解生產(chǎn)現(xiàn)場設(shè)備和裝置的性能，了解生產(chǎn)工藝流程。三是向書本學(xué)習(xí)，博覽群書，鍥而不舍，從書本中吸取智慧和知識。四是向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，充分利用深入基層的時間，參加生產(chǎn)勞動，鍛煉自己，增長知識。五是向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)同志的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和工作能力。六是向群眾和同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的好經(jīng)驗、好作法、好思想、好作風(fēng)。企業(yè)秘書人員要學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，養(yǎng)成學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，不斷完善知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。

2、效率意識。樹立強(qiáng)烈的時效觀念，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)，是企業(yè)秘書工作的基本要求，也是企業(yè)發(fā)展形勢的需要。秘書人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風(fēng)行，加快工作節(jié)奏，按照工作程序辦文、辦會、辦事，特別要注重時效。不能出現(xiàn)拖拖踏踏、慢慢騰騰的現(xiàn)象，要搶時間、趕速度，爭取最快的速度和最好的質(zhì)量辦好每一件事。

3、奉獻(xiàn)意識。企業(yè)秘書工作是一項時效性強(qiáng)、任務(wù)繁重、生活清苦、默默無聞的工作，而且崗位重要，工作要求高，責(zé)任重大。這就要求秘書人員必須要有安于清貧、樂于奉獻(xiàn)、埋頭苦干、任勞任怨的精神，必須發(fā)揚“俯首甘為孺子牛”和甘當(dāng)“無名英雄”的精神，絕不能為權(quán)力、名利所動，殫精竭慮地做好本職工作。

4、嚴(yán)謹(jǐn)意識。秘書工作無小事，秘書人員必須時時、刻刻、事事、處處堅持認(rèn)真、認(rèn)真、再認(rèn)真，細(xì)致、細(xì)致、再細(xì)致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急，理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯辦，高質(zhì)量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。

5、創(chuàng)新意識。企業(yè)秘書要充分發(fā)揮主觀能動性，努力學(xué)習(xí)新知識，研究新情況，考慮新問題；要多動腦筋，多想辦法，為領(lǐng)導(dǎo)出點子，出好點子，出新點子；要多請示，勤匯報，主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難；要開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，力誡墨守成規(guī)、大出風(fēng)頭。

6、超前意識。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要做好企業(yè)秘書工作，就必須增強(qiáng)超前意識和主動意識；既要雪中送炭，更要“雨前送傘”，做到未雨綢繆。要超前接受新知識、新觀點，學(xué)會創(chuàng)造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍；要注意收集資料，掌握動態(tài)，篩選出有價值的材料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。

7、形象意識。秘書部門素有機(jī)關(guān)“窗口”之稱，因此秘書人員的形象不僅是秘書個人學(xué)識、才能、品格等的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了所服務(wù)的機(jī)關(guān)和單位的形象。秘書人員如果衣冠不整、油頭粉面，或者格調(diào)低下，就會嚴(yán)重?fù)p害機(jī)關(guān)形象。特別是生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)的秘書，經(jīng)常與基層單位、外銷客戶打交道，更代表機(jī)關(guān)和企業(yè)的形象，更要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，潔身端行，勤政為公。

8、全局意識。企業(yè)秘書工作無論大小事，事事關(guān)系全局，無論是參與行政管理，搞好服務(wù)，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從企業(yè)工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)解決重點和難點問題，自覺地服從服務(wù)于企業(yè)工作的大局。

9、守紀(jì)意識。秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，處于一種特殊位置，要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，正確對待個人利益，嚴(yán)格要求自己，不以領(lǐng)導(dǎo)名義辦個人私事，不打領(lǐng)導(dǎo)的旗號托人情、拉關(guān)系，努力做到自重、自省、自警、自勵。

10、保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范。秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法律、法規(guī)和制度，切莫以得知“內(nèi)情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養(yǎng)成保密的好習(xí)慣。

三、企業(yè)秘書必須具備并不斷提高四種素質(zhì)

1、過硬的政治素質(zhì)。秘書工作是一項政治性、政策性都很強(qiáng)的工作。秘書工作的性質(zhì)、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學(xué)、正確的方法處理日常事務(wù)，不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，特別要學(xué)好江澤民同志關(guān)于“三個代表”的重要思想，學(xué)習(xí)黨和國家的路線、方針和政策，多了解國際風(fēng)云，不斷接受新信息，更新觀念，用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，發(fā)揮好參謀和助手作用。

2、扎實的文字功底。有一定的文字功底是對秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責(zé)。寫作本不是一件易事，寫好就更不易。一篇脈絡(luò)清晰、用語簡潔的作品，使人看后一目了然，但沒有一定的功底不可能一蹴而就。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，不像詩歌、小說、散文那樣可隨心所欲自由創(chuàng)作。寫作的功夫需要長期的生活實踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能，關(guān)鍵是要做到“三心”：一是留心寫作。要務(wù)一行勤一行，注意各種結(jié)構(gòu)和格式的作品，要細(xì)讀、細(xì)品、細(xì)鉆、細(xì)研，取人之長，為我所用。二是潛心寫作。秘書人員要有長期寫材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣，自加寫作壓力，隨時做好接受任務(wù)、寫作材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣。三是用心寫作。寫作材料要專心專意，一絲不茍，精心寫作，清楚自己寫作時所代表的身份后，那種在思想高度集中下對事務(wù)方方面面的深思熟慮，具體到某個環(huán)節(jié)時所迸發(fā)的獨到見解，及對某些事務(wù)防患于未然的預(yù)見性想象，就如一位運籌于帷幄之中而決勝于千里之外的指揮官。切忌敷衍塞責(zé)、應(yīng)付差事。

3、過硬的技術(shù)素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化辦公機(jī)具的普及，企業(yè)秘書肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質(zhì)，試想一個現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會電腦、操作、不會復(fù)印、傳真、不會接發(fā)電子郵件、不會查閱網(wǎng)上信息，如何能干好本職工作。現(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實際應(yīng)用水平，做一名立場堅定、作風(fēng)優(yōu)良、技術(shù)過硬的新時代企業(yè)秘書工作者。

4、健康的身體素質(zhì)。常言道：“身體是革命的本錢”。沒有好的身體，如何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為企業(yè)秘書要有能承擔(dān)繁重的任務(wù)、不分晝夜和節(jié)假日去完成的身體，因為身心經(jīng)常處于高度緊張狀態(tài)，稍不注意，身體可能就會被累垮。所以企業(yè)秘書工作者，必須加強(qiáng)體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態(tài)。

四、具有精明的辦事能力

1、理解和領(lǐng)會能力。日常工作中秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的，就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖，同時也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。

2、分析和駕馭能力。企業(yè)秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。

3、應(yīng)變能力。企業(yè)秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預(yù)案和想象，會出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不大相符，甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要秘書臨機(jī)不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，達(dá)到預(yù)期目的。

4、交際能力。交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。企業(yè)秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關(guān)系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時，交際能力也反映出一個人的思想性格修養(yǎng)。

5、語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達(dá)、接待來客、洽談工作都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關(guān)系的一個基本條件。會說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時還要注意說話的藝術(shù)：感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

21世紀(jì)的新時代，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務(wù)給新時代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進(jìn)取，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，樹立強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質(zhì)，完善自我，做一名合格的企業(yè)秘書。

第三篇：文秘社會實踐論文

文秘社會實踐論文

四個星期的實習(xí)圓滿結(jié)束，時間重游7月20號，日子悄然而逝，在社會的這段日子，有點難熬，有點乏味，也有點不平凡，有點不舍。總體來說，還是學(xué)有所

成。

實習(xí)地點：從xxx辦事處婦工委到人口與計劃生育辦事處。實習(xí)單位的變化，令我學(xué)習(xí)到很多在學(xué)校學(xué)習(xí)不到的東西，跟著政府人員學(xué)習(xí)，從而更好地接近社會，了解社會，一個人的變化體現(xiàn)在他的交際圈之中，在交際中不斷學(xué)習(xí)，從而我對社會的看法也不斷的深入，對于人與人的關(guān)系，也產(chǎn)

生了潛移默化的了解。

在婦工委，實習(xí)時間一個星期：

實習(xí)第一天：主任跟我介紹婦工委的職能工作，包括工作流程，工作時間，工作細(xì)要以及網(wǎng)上稿件處理。第一天的工作，就是看完網(wǎng)上的稿件，看完一份只有政府人員有的一份資料合編叫報紙新聞報道匯編，里面的內(nèi)容我還歷歷在目，就是記錄我們大瀝鎮(zhèn)歷年來發(fā)生的重大事件和特殊新聞。主任要求我認(rèn)真看完，并且學(xué)習(xí)如何寫，看稿件，一項簡單的工作，我很快的看完。第二天，我開始于主任熟悉起來了，就不斷追問主任問題。我了解到了主人一些問題，包括：主任是如何進(jìn)入政府工作，如何在政府處理問題，如何兼顧政府人員之間的關(guān)系，如何搞好整個黃岐的工作。但是我更關(guān)注的是關(guān)于學(xué)習(xí)知識與社會之間的聯(lián)系。

一、為什么社會上要有本科和專科的區(qū)別？是不是本科更具是社會潛力？首先，我們要明白一點，人與人之間競爭是很激烈的，激烈的競爭需要無形中對人有一個要求，這個要求就成為一個標(biāo)準(zhǔn)。社會需要發(fā)展，就需要一些有能力的人，有能力的人社會是如何界定的，就是看你的學(xué)歷，或許這就是第一標(biāo)準(zhǔn)，也叫做表面標(biāo)準(zhǔn)。其次，就是內(nèi)在標(biāo)準(zhǔn)，就是你的做事情的能力。有本事不僅包括做事能力，也包括做人的能力。做人是一個很大的學(xué)問，包括：人際關(guān)系，形

象，一技之長，溝通能力等。

在本科與專科一同畢業(yè)時，就業(yè)是一樣的，競爭也是一樣的，但是升職就不一樣了，這就是區(qū)別，現(xiàn)在的人要升職就要看你有沒有能力，學(xué)習(xí)能力就是他們

評判的一個標(biāo)準(zhǔn)。

主任給我的啟示：現(xiàn)在有能力讀書盡量度多一點書，而且要把一項東西學(xué)精，學(xué)好，把人際關(guān)系搞好，把性格修煉好，所謂修煉，就是能把自己融入集體，又

不缺乏自己的個性，這就是所謂的能進(jìn)能出。

二、面對同一個問題，為什么現(xiàn)在的大學(xué)生與社會人的想法不同呢？

這就是父母為什么要我們努力讀書的原因之一。社會人，他們處于一個社會之中，社會閱歷是他們想問題的資本，面對很多問題社會人不先去表達(dá)自己的態(tài)度，因為他們先去思考，不去過早的判斷一些事情。往往很多孩子就是這樣，大學(xué)生也是，人家說的不聽，不去思考，盲目做事情就是失敗。很多前輩給我們忠告，就是因為他們受到社會的洗禮，希望我們在以后的日子里能過好一點，把這種社會不公平性降到最低程度，這樣，就需要我們自己進(jìn)行說話教育，自己說服

自己，把自己的想法與實際結(jié)合，再次努力。

現(xiàn)在，考證很熱門，這個問題很學(xué)生只會盲目去考，一個真正意義上的證，應(yīng)該是要滿足社會的需要，所謂滿足社會的需要，在我看來就是要為自己找到立

足的資本，得到這個證的內(nèi)容，這是關(guān)鍵。

三、辦事注意事項

在政府機(jī)關(guān)里面，如果有人需要找主任，而主人剛好不在的時候，你又不知道主任去了哪里，不應(yīng)該打電話找主任，應(yīng)該說主任要開會，現(xiàn)在沒空。還要表

明自己的身份，讓對方知道自己是實習(xí)的拿不定主意。

在接待電話中，首先需要表明自己的身份，然后記下找主任有什么事情，把

那個人的電話號碼一同記下。

在整理檔案時，應(yīng)當(dāng)處理好不同村委和居委的資料，輸入時應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確無誤，而且輸入要快，最好學(xué)會用小鍵盤盲打，這些如果在其他機(jī)關(guān)，如統(tǒng)計，就

需要每天對著數(shù)字，對小鍵盤的使用要求很高。

在人口與計劃生育辦事處，實習(xí)三個星期：

第二個星期開始，我就在人口與計劃生育辦事處上班。

我的感受：實習(xí)就是這樣，需要人員的調(diào)動，無論在哪里工作，就需要在哪里拼命，能夠?qū)W到東西就夠了，能夠認(rèn)識到很多人搞好人際關(guān)系就好。學(xué)習(xí)溝通能力十分重要，在陌生的環(huán)境，就需要有一套溝通的方法，或許我已經(jīng)學(xué)到一些，但是還需要完善。同時，我們還需要加強(qiáng)適應(yīng)能力，珍惜在實習(xí)中的時間，在有

限的時間內(nèi)盡可能的學(xué)到一些新東西。

第一天，我一個人在單位，靜靜地聽單位的人說單位的是是非非，感受一點很深的是：即使是在政府里面，人員之間的競爭是很大的，有什么不滿也只有在和自己比較熟悉的人說，內(nèi)部競爭的激烈性讓我看到很強(qiáng)的社會性的東西。也同時看到領(lǐng)導(dǎo)與普通員工的區(qū)別，就是：領(lǐng)導(dǎo)打電話，下屬接電話，領(lǐng)導(dǎo)只是告知

性的，下屬就是執(zhí)行性的。

一、學(xué)到一種整理檔案的方法

上班就要任務(wù)，我喜歡。整理1987年到2000年的檔案，我用了一個多小時就完成了，將案起丁，一份一份放好，起丁很簡單，為了就是不要讓檔案生銹，保存好檔案，讓檔案的保存時可以更長，這就是第一步。

第二天，今天將檔案用乳膠把散落的檔案黏貼好，而不是用膠水，乳膠的粘性更強(qiáng)。我就這樣一邊看文件，一邊粘文件，看大瀝鎮(zhèn)的文件是怎樣的和學(xué)習(xí)一下人家是怎樣學(xué)公文的。在看文件中，我學(xué)到一點東西，學(xué)到一些新的名詞。什么叫四術(shù)？什么叫早產(chǎn)？什么時候可以再生育小孩？什么人只可以生于一胎？總之有關(guān)一些生育問題的我都了解過，也都詢問過。也許就是這些詢問，讓我融

入了計生辦的家庭之中，開始接觸他們不一樣的計生工作之旅。

第四天，我就和人口與計劃生育流動人口調(diào)查小組下去居委進(jìn)行調(diào)查。我們小組負(fù)責(zé)六聯(lián)的北村市場。對于我來說，是在是太新鮮了，下去調(diào)查流動人口計劃生育情況，分四個小組，每一組負(fù)責(zé)五份問卷。我就跟華姐下去。第一站是水果店，第二、三站是電話亭，第四第五站是隨機(jī)在街上抽查。從早上9點30分到10點45分結(jié)束，回到六聯(lián)村委會進(jìn)行統(tǒng)計，反饋結(jié)果，我坐在外廳，總能聽

到內(nèi)廳辦事員在匯總時的激烈的聲音。11點多，結(jié)果出來了，在抽查的

第四篇：管理文秘論文

結(jié) 課 論 文

題目：淺析如何做好會務(wù)工作 班級：事管11-1 姓名： 學(xué)號：

淺析如何做好會務(wù)工作

會議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。如何開好會、開短會，做好會務(wù)工作，是保證會議高效的前提。一名稱職的秘書一定是一個組織會務(wù)工作的高手。

會務(wù)工作即會議的組織、保證和服務(wù)工作。一般需要有會議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三個方面的努力配合。這里主要就服務(wù)者即秘書人員所做的會務(wù)工作加以論述。秘書做好會務(wù)工作的關(guān)鍵在于會前精心準(zhǔn)備、會中做好管理保證會后及時總結(jié)反饋。會務(wù)工作的繁簡，與會議的內(nèi)容、級別有一定關(guān)系。一般來說，會議越大，規(guī)格越高，內(nèi)容越重要，會務(wù)工作的內(nèi)容就越多，難度就越大。小型會議，發(fā)個通知，確定時間、地點，做好記錄即可，會務(wù)工作非常簡單；某些決策性會議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須認(rèn)真對待；大型和特大型會議，會務(wù)工作內(nèi)容較為繁雜，必須成立專門的會務(wù)工作組來做好組織、籌備工作。

一、會務(wù)工作內(nèi)容

（一）、會前超前籌措，精心準(zhǔn)備

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要想做好會務(wù)工作，必須有目標(biāo)、有計劃、有分析、有論證，準(zhǔn)備充分。從某種程度上說，會務(wù)工作的成效，很大程度上取決于會議前期準(zhǔn)備工作的細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖，即要解決什么問題，達(dá)到什么目的秘書人員對收集到的議題要仔細(xì)篩選，及時送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上來。

2、做好會議經(jīng)費預(yù)算。這包括場地費、租金費、會議用品費、講師培訓(xùn)費、設(shè)備使用費、資料費、住宿費、餐費及交通費等，做會議經(jīng)費預(yù)算既要本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

3、做好會議議程、日程的制訂。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列；會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式將各項議程分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，讓與會者一目了然。下面是一個會議的日程安排表：

5月14日 預(yù)備會議 5月15日 正式會議 5月16日 會議結(jié)束

該日程安排表違反了會議日程的制定方針，即把與參會者有關(guān)的需配合的事項以會務(wù)手冊的形式準(zhǔn)確無誤地事先告之參會者，因而它的制訂不能算是成功。在會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。可對上面這個會議日程加以完善，就會形成下面的日程：

5月14日

下午13:30 與會人員報到 信息報告大廳 晚上18:00 報到人員統(tǒng)一用餐 沁芳園 5月15日

上午8:30 正式會議 信息報告大廳 中午12:00 全體人員午餐 沁芳園

下午16:30 全體參會人員集體活動 俱樂部 5月16日

上午8:30 會議總結(jié) 信息報告大廳 上午10:30 集體合影 陽光大廳

修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會人員做好參會準(zhǔn)備。

4、做好與會人員范圍的確定。要按會議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會人員，不要動輒請上一堆“名人”，根本不考慮會議的議題與這些人有無關(guān)系，這樣做除了給會議主辦方與會議組織者、服務(wù)人員增加會務(wù)負(fù)擔(dān)外，什么作用也起不到。

5、做好會議通知的發(fā)送。按照確定的參會人員范圍擬定參會人員名單，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不發(fā)通知。發(fā)送會議通知時，一定要細(xì)致，落實到位，可以把參加人、會議時間、會議地點及注意事項預(yù)先打在一張通知單上，提前按參會人員范圍通知至相關(guān)單位與個人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉(zhuǎn)達(dá)人員，必要時要再次通知，以確保每位參會人員都能按時與會。

6、做好會議材料的準(zhǔn)備。一般要準(zhǔn)備好兩方面材料：一是做好參會領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會議文件材料的復(fù)制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話、報告等材料時一定要打提前量，給領(lǐng)導(dǎo)留出足夠的修改、熟悉及審稿時間，以免領(lǐng)導(dǎo)倉促上陣，言詞漏洞百出。在復(fù)印分裝會議材料時，工作人員要做好分工，避免分工不清，導(dǎo)致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。

7、做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議用品的準(zhǔn)備、會議設(shè)備的調(diào)試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，與會人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會場裝飾，具體依會議性質(zhì)及會議要求而定。會場布置以簡單、大方、熱烈、烘托主題、節(jié)儉為宗旨；會場用品的準(zhǔn)備一般包括會議必備用品（文具用品、桌椅、臺布、茶具，擴(kuò)音、照明、照相、錄像通訊設(shè)備等）的準(zhǔn)備及會議特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性會議還需準(zhǔn)備特定的會場用品，如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領(lǐng)獎時播放的樂曲，展示性會議所需的幻燈機(jī)、投影儀，談判性會議需準(zhǔn)備的簽字筆等。這些必備用品及會議的特殊用品須提前送到會場，指定專人負(fù)責(zé)保管。會議用品可適當(dāng)多準(zhǔn)備一點，以備應(yīng)急。

8、做好會議行政事務(wù)性工作。這主要包括做好與會人員的迎送、用車、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排。這些工作須在與參會者充分溝通的前提下提前準(zhǔn)備，并細(xì)化至每個人，由專人負(fù)責(zé)。

9、做好與會人員的接待工作。秘書人員作為會議接待服務(wù)的主力，一定要訓(xùn)練有素，做到儀表舉止端莊得體，用語禮貌謙和，態(tài)度熱情大方，善于溝通協(xié)調(diào)與辦事。不難想象，一個不注重外在形象、禮儀，不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的秘書人員，能夠把一個會議組織好，服務(wù)到位。

只有做好上述八個方面的工作，會前的準(zhǔn)備工作才可謂充分；也只有做好這些工作，才能保證會中及會后階段各項工作的順利進(jìn)行。

（二）、會中協(xié)調(diào)控制，科學(xué)管理 會中主要應(yīng)做好以下四方面的工作：

1、做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，簽到時發(fā)放的文件材料、文具用品一定要準(zhǔn)備充足，放到會場指定位置，并設(shè)專人負(fù)責(zé)。

2、做好會場各種設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)工作。秘書要時時監(jiān)控會場內(nèi)的音響、燈光及視頻、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)施的運行狀態(tài)，確保在設(shè)備出現(xiàn)故障時第一時間到達(dá)并做好操作調(diào)整，確保會議順利進(jìn)行。

3、做好會議記錄工作。秘書人員在做好文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄像設(shè)備做好實況記錄，一來便于會后整理會議紀(jì)要，二來可滿足以后文件存檔及利用的要求。

4、做好會場內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助安保人員做好入場的驗證監(jiān)票工作，會場秩序的維護(hù)工作，會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作，會議材料的保密工作等。

（三）、會后及時總結(jié)與反饋

會議結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的終結(jié)，秘書人員還要做好會議重要文件的清退、收集，會議紀(jì)要的整理及會后的反饋、立卷歸檔工作。會議結(jié)束后，該收回的文件要盡快收回，該匯總的要及時匯總；對搜集的會議前后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料要分類歸檔；同時，做好會后督辦與反饋工作。這些工作雖在會后進(jìn)行，卻能夠直接反映會議效果的好壞及會議主旨精神是否落到實處。

盡管會前、會中、會后各個階段的會務(wù)工作各不相同，但它們相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議。只有把各個環(huán)節(jié)的工作安排好、部署好，銜接好，才能保證會議的高質(zhì)量、高效率及會議的圓滿成功。

二、會務(wù)工作技巧

開會時，面對各項瑣碎繁雜的工作，要用最短的時間、最少的精力，取得最佳的效果，就要講究會務(wù)工作的技巧。

（一）、明確目的與作用，認(rèn)真細(xì)致做好會前各項工作

1、秘書人員首先要了解會務(wù)工作的任務(wù)、目的及做法，以便把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，與領(lǐng)導(dǎo)搞好配合。

2、在會前議題一旦確定下來，除特殊情況外，秘書應(yīng)提前兩天、重大會議應(yīng)提前十天通知與會人員，以便與會人員有充足的時間準(zhǔn)備。

3、在確定與會人員名單時應(yīng)注意，該參加的一定要提及到，列席人員不可過多，以免影響會議效果；發(fā)放會議通知時，應(yīng)注意對于擬調(diào)動但尚未調(diào)動人員的通知一定不要發(fā)錯或忘記，同時務(wù)必附上參會回執(zhí)。

4、布置會場不可千篇一律，應(yīng)本著什么性質(zhì)的會議就突出什么氣氛的原則。在安排人員座位時，有多少人參加就擺多少椅子（可以稍多幾把），因為椅子過多與會人員總會謙虛地往后坐，會場會顯得很分散，不便于集中討論問題。

5、會場設(shè)施的安裝調(diào)試一定要提早進(jìn)行，會議用品也要提前送至?xí)霾⒆龅綄Ｈ藢９堋?/p>

6、會議文件準(zhǔn)備務(wù)必落實到人，有具體的時間限制。

7、在做好會議常規(guī)工作的同時，還要安排足夠的通訊員、聯(lián)絡(luò)員及服務(wù)人員，以便在會議期間提供臨時性服務(wù)。

8、在正式會議前一天，要再次對會前的各項準(zhǔn)備工作進(jìn)行核查、確認(rèn)。

（二）、會中嚴(yán)密組織，熱情周到做好服務(wù)

會議進(jìn)行當(dāng)中，主要由會議主持人指揮調(diào)度控制會議的進(jìn)行。秘書此階段的主要任務(wù)是，掌握會議動態(tài)與信息，做好會議記錄與會議信息的收集及會中的臨時性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會議按事先規(guī)劃的議程進(jìn)行，對于會議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)的不好的苗頭及不良傾向，及時提出建議和補(bǔ)救措施，第一時間報告主管領(lǐng)導(dǎo)尋求解決。

1、在組織與會人員簽到時，手中要備一份與會人員名單、聯(lián)系方式及抵離時間表，在證實報到人員的身份后，發(fā)給文件袋，做好報到人員所住房間號及聯(lián)系電話號碼的登記。

2、要隨時掌握報到人數(shù)，發(fā)現(xiàn)該報到而未報到的，應(yīng)抓緊催促，保證在開會之前與會人員全部按時參會。

3、會中發(fā)放文件要準(zhǔn)確并履行好登記手續(xù)。另外，秘書人員還應(yīng)不斷強(qiáng)化記人的本領(lǐng)，在可能的條件下熟悉所有可能參加開會的各級領(lǐng)導(dǎo)，這對于簽到工作是必要的，在會議進(jìn)行中，對于傳遞文件、做好會議記錄、會中隨時溝通與協(xié)調(diào)也非常必要。

4、做會議記錄一定要認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整。

5、會中各項活動的安排，要切身考慮到各位參會領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，以不增加領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)為準(zhǔn)則。

（三）、會后要妥善處理一切事宜

會后的會務(wù)工作主要是安排送別與會人員、清理會場、歸還借用物品、結(jié)算會議經(jīng)費等，重點是會議文件的整理，會議精神的傳達(dá)落實。這些工作處理的好壞直接關(guān)系到會議質(zhì)量的高低。

1、做好會議文件的清退。會議結(jié)束前應(yīng)開具一份應(yīng)退文件清單，按單做好相關(guān)文件收集工作。

2、在統(tǒng)計到會人數(shù)時，注意不要把原定到會人數(shù)、通知人數(shù)、報名人數(shù)、報到人數(shù)等混淆。

3、會后文件整理歸檔時，無論大會還是日常工作會議，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、兩份印稿，以備存查。

另外，要做好會務(wù)工作，在各部門分工明確、各負(fù)其責(zé)的同時，還須密切協(xié)作、主動配合、步調(diào)一致進(jìn)行工作。由于大型會議的工作人員來自各個不同的部門，任務(wù)要求各不相同，必須實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做到一切行動聽指揮，重大問題及時請示匯報，不得各行其是。同時，要保證良好的會風(fēng)，各項工作要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，各項活動的安排要想在前、做在前。

總之，對于每次會議的指導(dǎo)思想、目的、任務(wù)一定要明確，不開糊涂會。圍繞主題，做好會議各種文件、方案的準(zhǔn)備工作，或會前發(fā)給與會者，或根據(jù)會議的要求發(fā)放，不開無準(zhǔn)備的會。再一個就是領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對會議的控制與指導(dǎo)，“不能放羊跑馬”不著邊際地亂跑，而要隨時掌握情況，及時研究適時決定和總結(jié)。

綜上所述，做好會前、會中、會后精心準(zhǔn)備與落實是保證會議成功的前提，同時注重會務(wù)工作的技巧與藝術(shù)性，秘書人員就一定能夠把會務(wù)工作組織好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、與會各方滿意。

第五篇：文秘專業(yè)論文

摘要：從“秘書素質(zhì)的系統(tǒng)性”角度出發(fā)，探討秘書能力素質(zhì)新結(jié)構(gòu)應(yīng)該具備的四個意識：應(yīng)變意識、創(chuàng)新意識、獨立意識和現(xiàn)代意識。

關(guān)鍵詞：秘書從業(yè)人員；素質(zhì)；新結(jié)構(gòu)

“秘書素質(zhì)”的話題伴隨著秘書隊伍的擴(kuò)大而日漸高漲，但是大多強(qiáng)調(diào)“專業(yè)技巧，即如何應(yīng)對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質(zhì)的系統(tǒng)性。知識經(jīng)濟(jì)背景下的企事業(yè)單位對秘書從業(yè)人員提出了更高的能力素質(zhì)要求。

一、社會對秘書從業(yè)人員的需求狀況分析

根據(jù)近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務(wù)型秘書。如公司辦公室、基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書等；二類為事務(wù)型秘書，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員、公關(guān)人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、辦公室主任。基層行政事業(yè)單位辦公室主任等。

依據(jù)職責(zé)的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。比如企業(yè)的初級秘書應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。他們的職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書——能夠?qū)懸话阈藕Ｆ鸩輬蟾婧蜏?zhǔn)備會議等，多為大專或本科畢業(yè)。比如，企事業(yè)單位中的部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。高級秘書是隨著市場環(huán)境下。組織橫向聯(lián)系的加強(qiáng)以及現(xiàn)代化辦公手段對組織的滲透而出現(xiàn)的。現(xiàn)代高級秘書特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業(yè)單位中的高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。

二、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)現(xiàn)狀分析

高科技日新月異的發(fā)展，新技術(shù)的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進(jìn)入了信息傳播全球化的時代。傳統(tǒng)的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機(jī)、計算機(jī)所代替，通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變了人們獲得信息和交流信息的方式。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的使用。不僅要求從事辦公室事務(wù)的秘書從業(yè)人員具有傳統(tǒng)意義上秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)，而且要具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，具有使用現(xiàn)代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現(xiàn)代秘書的知識技能結(jié)構(gòu)和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復(fù)合型”方向發(fā)展，其知識體系日趨復(fù)雜和全面。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理分擔(dān)日常事務(wù)，職責(zé)涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內(nèi)部和外部的溝通等各方面，已經(jīng)成為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的職位。目前。我國秘書從業(yè)人員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業(yè)，其地位日益提高。以往只負(fù)責(zé)抄抄寫寫的秘書已經(jīng)不能適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對人才渴望的需求，這對秘書從業(yè)人員的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。

當(dāng)前的主要問題：一是素質(zhì)單一化，過多地強(qiáng)調(diào)技巧訓(xùn)練。某些民營培訓(xùn)學(xué)校或者某些高職院校為了縮短培養(yǎng)周期，追求短期的經(jīng)濟(jì)效益，以速成班培養(yǎng)速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學(xué)習(xí)辦公自動化、速記、應(yīng)用寫作等幾門課程。學(xué)成經(jīng)考試合格后頒發(fā)國家承認(rèn)的結(jié)業(yè)證書。單純地教與他們處理日常事務(wù)的技巧，如何應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)需求，處于被動式的應(yīng)付事務(wù)。其次。中文專業(yè)畢業(yè)生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業(yè)人員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨著行業(yè)的分化，社會分工的細(xì)化，各行各業(yè)對秘書從業(yè)人員的要求也越來越專業(yè)化。因此，這類秘書從業(yè)人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域地加強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)適應(yīng)新的崗位。二是素質(zhì)

模式化。秘書角色意識淡化。秘書從業(yè)人員處于從屬地位，領(lǐng)導(dǎo)說什么就是什么，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創(chuàng)新意識，秘書“獨立自主”角色意識淡化。

三、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)的新要求

(一)應(yīng)變意識——秘書專業(yè)自身生存的特點

秘書工作的具體內(nèi)容也完成了四個轉(zhuǎn)變：由原來簡單的辦文辦事，發(fā)展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發(fā)信息轉(zhuǎn)向綜合處理信息：由原來的單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化管理：由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)。政策的轉(zhuǎn)變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢，用變化發(fā)展的眼光看問題。

哲學(xué)一直被看作智慧的象征，而哲學(xué)從根本上講就是“變”的科學(xué)。發(fā)展的科學(xué)。秘書工作思維方法和工作方法的基礎(chǔ)堅持哲學(xué)“變”的觀點，堅持客觀性，按客觀規(guī)律辦事，以“思辨”達(dá)到“思變”。秘書工作要忠于事實，以客觀實際作為出發(fā)點，不是把原則作為出發(fā)點。同時，在綜合處理信息、科學(xué)化管理方面，秘書部門必須發(fā)揮靈活性的特點。堅持變化、發(fā)展、求新，不能墨守陳規(guī)，以不變應(yīng)萬變。要積極主動地關(guān)注變化、新情況、新問題，及時關(guān)注社會動態(tài)，了解市場熱點和“敏感點”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為新世紀(jì)的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發(fā)揮參謀助手作用。古人講“登高望遠(yuǎn)”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。

(二)創(chuàng)新意識——秘書從業(yè)人員參謀決策性體現(xiàn)

秘書部門的首要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)，即輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應(yīng)該正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，更應(yīng)該及時補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)思想盲區(qū)，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路，激活思想。因此。秘書從業(yè)人員必需增強(qiáng)創(chuàng)新意識，學(xué)會獨立思考，打破常規(guī)，張揚個性。而回到現(xiàn)實中來，“秘書工作被動論”的論調(diào)占據(jù)主導(dǎo)地位，不少秘書在工作中對領(lǐng)導(dǎo)是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創(chuàng)新精神更是無從談起。秘書從業(yè)人員要有自我實現(xiàn)的追求，要實現(xiàn)自我價值，必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現(xiàn)自我。在規(guī)范的角色位置上塑造自我。在21世紀(jì)這樣一個高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優(yōu)劣，區(qū)分秘書水平的高低的最重要標(biāo)準(zhǔn)就是看對領(lǐng)導(dǎo)決策及實施輔助得如何。“科盲”秘書是難以完成輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策任務(wù)的，科學(xué)知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯(lián)系，共同構(gòu)成完整的社會文化。可是長期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學(xué)者往往認(rèn)為科技學(xué)者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學(xué)者則認(rèn)為人文學(xué)者缺乏遠(yuǎn)見。只熱衷于關(guān)注藝術(shù)和思想存在的瞬間，他們對待問題的態(tài)度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎(chǔ)，這種文化分裂現(xiàn)象直接導(dǎo)致了我們?nèi)瞬潘刭|(zhì)培養(yǎng)方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學(xué)教育，受其母體中國語言文學(xué)的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學(xué)基礎(chǔ)課大部分內(nèi)容就是語言、文學(xué)。甚至。受社會浮躁心態(tài)和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術(shù)，所學(xué)課程，幾乎與科學(xué)無關(guān)。中國人受漢字的影響，在強(qiáng)化具體思維的同時，卻忽略了抽象思維能力的培養(yǎng)。而抽象思維則是培養(yǎng)創(chuàng)新性意識的關(guān)鍵。立體幾何學(xué)的學(xué)習(xí)培養(yǎng)了我們抽象思維能力；普通邏輯學(xué)的學(xué)習(xí)，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數(shù)學(xué)、算學(xué)的學(xué)習(xí)又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細(xì)、嚴(yán)密。人文與科學(xué)的力量相借重，藝術(shù)與邏輯的力量相補(bǔ)充，數(shù)理科學(xué)不僅賦予發(fā)散思維的秘書專業(yè)以必要的收斂思維能力，而且會使人們在秘書工作中更善于理性思考，善于發(fā)現(xiàn)。展示自我，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。相信我們的創(chuàng)造力會使我們在工作領(lǐng)域更加游刃有余。

(三)獨立意識——秘書的獨立人格的體現(xiàn)

在秘書行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點：領(lǐng)導(dǎo)兩袖清風(fēng)，秘書也清正廉潔；領(lǐng)導(dǎo)人腐敗犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領(lǐng)導(dǎo)的“跟班”。其實多年之后，不少秘書對于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里?

秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關(guān)系。人的自我意識表現(xiàn)為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進(jìn)取、自我實現(xiàn)的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個人在進(jìn)入自我實現(xiàn)的某個階段后，又會出現(xiàn)新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現(xiàn)出獨特的自我。

(四)現(xiàn)代意識——秘書與時俱進(jìn)能力的體現(xiàn)

二十一世紀(jì)，是個嶄新的世紀(jì)，是個知識與技能飛速發(fā)展變化的時代。因特網(wǎng)和電子郵件的廣泛應(yīng)用，物理上的時空距離進(jìn)一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達(dá)等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機(jī)中文語音輸入系統(tǒng)的實現(xiàn)，使秘書動口不動手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會海”徹底成為歷史，也把秘書從業(yè)人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度。隨著電腦的普及，固定的上下班時間將會被打破，秘書可以在家里完成領(lǐng)導(dǎo)交給的大部分任務(wù)，傳統(tǒng)的聚集在一個擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網(wǎng)”工程的啟動，網(wǎng)上共享信息成為信息社會的必然選擇。這使代表著時代價值觀念的口號“時間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉(zhuǎn)變。然而受長期以來文化積習(xí)的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規(guī)、滿足現(xiàn)狀的傳統(tǒng)套子中。時代在變化、生活在變化，我們的傳統(tǒng)意識也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創(chuàng)新；變保守為寬容；變被動為主動；變傳統(tǒng)為現(xiàn)代。增強(qiáng)秘書從業(yè)人員的現(xiàn)代意識，應(yīng)該做到以下幾點：一是公關(guān)意識。在現(xiàn)代社會，秘書從業(yè)人員沒有一定的公關(guān)意識是難以立足的。一個單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽度對單位生存和發(fā)展的價值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發(fā)展空間。群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實現(xiàn)與公眾的溝通，是秘書從業(yè)人員的一項重要職能。秘書從業(yè)人員要開展好工作，還必須協(xié)調(diào)好與單位內(nèi)部各部門的關(guān)系。秘書從業(yè)人員在實際工作中要強(qiáng)化公關(guān)意識，就必須掌握基本的公關(guān)理論知識和實務(wù)知識，要有良好的精神風(fēng)貌和心理承受能力，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當(dāng)今社會是一個充滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環(huán)境，秘書從業(yè)人員必須強(qiáng)化競爭意識。隨著領(lǐng)導(dǎo)水平的不斷提高，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰(zhàn)自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書從業(yè)人員熟悉法律知識，樹立較強(qiáng)的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。四是協(xié)作意識。當(dāng)今世界，許多生產(chǎn)、工作離不開部門、行業(yè)的協(xié)作，而市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展更強(qiáng)化了人們相互依賴、相互協(xié)作的社會關(guān)系。對一個秘書從業(yè)人員來說，不依靠集體的力量，個人再有能力和抱負(fù)都難以成就事業(yè)。因此，秘書從業(yè)人員要自覺地與其他同事加強(qiáng)溝通和交流。這樣才能提高工作效率

淺談辦公室秘書的基本素質(zhì)

摘 要：現(xiàn)代秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者的素質(zhì)要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書，必須具備扎實的文字功底，敏銳的政治頭腦，刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度，較強(qiáng)的交際能力，熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)，務(wù)實的工作作風(fēng)。

關(guān)鍵詞：辦公室；秘書；素質(zhì)。

近些年來，隨著形勢的發(fā)展，秘書工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣，工作要求越來越嚴(yán)格。這就需要我們不斷與時俱進(jìn)，開拓進(jìn)取，進(jìn)一步增強(qiáng)“講學(xué)習(xí)、講奉獻(xiàn)、講責(zé)任”的工作意識，倡導(dǎo)“團(tuán)結(jié)、務(wù)實、創(chuàng)新”的工作精神和樹立“精、緊、細(xì)、嚴(yán)”的工作作風(fēng)，只有這樣，秘書人員才能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持、贏得群眾的認(rèn)可和擁護(hù)，才能不斷樹立務(wù)實、創(chuàng)新、高效的新形象。要做好秘書工作，必須具備以下基本素質(zhì)。

首先，要有扎實的文字功底。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和秘書合作進(jìn)行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實；有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

其次，要有一個敏銳的政治頭腦。一是堅定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面，政治性都很強(qiáng)。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。對事關(guān)政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。二是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養(yǎng)越高，預(yù)測、把握和解決問題的能力就越強(qiáng)。必須善始善終地把學(xué)習(xí)放在第一位，扎實、認(rèn)真地學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀。

三是辯證的思維頭腦。隨著改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經(jīng)歷一場變革，辦公室秘書應(yīng)在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實的科學(xué)頭腦。實事求是是我們的一大工作作風(fēng)，也是職業(yè)道德，工作紀(jì)律。辦公室秘書想問題、提建議、當(dāng)參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學(xué)有序、操作規(guī)范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品。[論文網(wǎng) LunWenNet.Com]

第三，要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學(xué)的功夫。在任何時候都應(yīng)該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠(yuǎn)保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進(jìn)去的學(xué)習(xí)習(xí)慣。二是深入實踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰(zhàn)場和基層最前沿，主動、積極地與人交往，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調(diào)查對象、線索、情節(jié)，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實踐中獲取新知，收到實效。三是善于領(lǐng)悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是學(xué)院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領(lǐng)導(dǎo)和同事的接觸中把握他們的工作習(xí)慣、思維方式和活動規(guī)律；在接受任務(wù)時，充分聽取要求和主張，盡可能地準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和基層的反映，做到準(zhǔn)確，有原則性；嚴(yán)謹(jǐn)，有邏輯性；獨到，有精辟性。四是精于表達(dá)的功夫。口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力，是機(jī)關(guān)干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質(zhì)的綜合反映，是辦公室秘書的最基本要求。一篇好材料要經(jīng)過調(diào)研、加工、提煉、歸納、總結(jié)等復(fù)雜過程，使文章具有“真、實、準(zhǔn)、啟”的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。“說”和“寫”同樣重要，辦公室秘書都要加強(qiáng)鍛煉，力求做到精雕細(xì)刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關(guān)”，個個都是“多面手”。

第四，要有一種務(wù)實的工作作風(fēng)。一是對事業(yè)有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業(yè)，任勞任怨，執(zhí)著地追尋它，盡力地干好它。只要每一件工作當(dāng)成一種事業(yè)去追求，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現(xiàn)。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，以“甘為人梯”的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛心，只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，你工作的環(huán)境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標(biāo)志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補(bǔ)短。要堅持正確的思想導(dǎo)向，大力提倡埋頭苦干，任勞任怨的奉獻(xiàn)意識。要經(jīng)得住誘惑，耐得住寂寞，以苦為榮，以苦為樂，把精力用在想事干事上，要通過默默無聞的工作，實現(xiàn)自身的價值，贏得社會的尊重。

總之，作為一名合格的辦公室秘書，除了要具備良好的職業(yè)素質(zhì)外，更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力，不斷提升自己的綜合實力，在工作中與同事建立融洽的協(xié)作關(guān)系，增強(qiáng)同事對你的信任感和認(rèn)同感，與大家和諧相處，就一定能成為一名合格的辦公室秘書。淺談修辭在秘書口語表達(dá)中的運用

[內(nèi)容提要] 文章從交流語境、交流對象、交流內(nèi)容三個方面分析了修辭在秘書口語表達(dá)中的運用。

[關(guān)鍵詞] 修辭；秘書；口語表達(dá)。

有人說“能說會道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達(dá)。因

此，口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。

那么，秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對此進(jìn)行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白；誠實；語言生動；口齒清楚；條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確；說話得體；正確等等。

在探討秘書口語表達(dá)時，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語表達(dá)中加強(qiáng)對修辭的研究是十分必要的。

中國現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義。”成功的言語交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態(tài)運行的過程，在這一過程中，無論是言語表達(dá)者，還是言語接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的。”同時，在這一過程中，“要求言語表達(dá)者調(diào)整語言，以適應(yīng)言語接受者”。在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。

在秘書的口語表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會有效地提高語言表達(dá)能力，從而實現(xiàn)有效的溝通。

一、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要注意與其所處的環(huán)境相一致。

即“話隨境發(fā)，要求言語表達(dá)者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。

這里，語言環(huán)境對言語表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語表達(dá)者所講的話適應(yīng)語境時，才能發(fā)話，不注意這一點，倉促發(fā)話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯誤決定時，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時秘書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達(dá)到。

二、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)不同的交流對象來確定合適的表達(dá)方式。

在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)交流對象的變換，隨時調(diào)整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規(guī)定。”如果來訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。

三、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。

秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。

（一）委婉式。

當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時，采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說出來，以使言語接受者更易于接受。

銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數(shù)據(jù)，沒有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對此不滿意，讓秘書于雪把報告退回銷售部重寫。于雪把報告交給銷售部經(jīng)理時，向銷售部經(jīng)理一個勁說總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。

在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達(dá)對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經(jīng)理不滿意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達(dá)到了。

（二）直截了當(dāng)式。

當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時，秘書在表達(dá)時就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點召開緊急會議，秘書在表達(dá)時可以這樣說；“×經(jīng)理，今天下午兩點在××?xí)h室召開會議，主題是××××，希望您準(zhǔn)時參加，不能缺席。”

（三）贊譽式。

當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時，適當(dāng)?shù)貙β犜捜说姆棥⑽锲贰⑴d趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然，這種方式在運用時要注意適度。

如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會議室，他可以這樣說；“喲，做了新發(fā)型了啦！這個發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下，下午總經(jīng)理開會要用。”

（四）迂回式。

當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等，秘書采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護(hù)公司的機(jī)密。

如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整，誰有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理？”“有能力的人。”秘書回答道。

古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達(dá)中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言 的 能 力。

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