第一篇：管理文秘大全

春學(xué)期《管理文秘》學(xué)習(xí)資料 1 1．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認(rèn)為，主要是這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過(guò)渡和照應(yīng)、主次和詳略、開頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來(lái)構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來(lái)。它也可以沒有明確的外部標(biāo)志，但人們?cè)陂喿x時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來(lái)，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過(guò)層次安排得以實(shí)現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。開頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過(guò)來(lái)從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深入的過(guò)程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過(guò)程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時(shí)所說(shuō)的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項(xiàng)有哪些？ 答：對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過(guò)渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。其三，段落安排要長(zhǎng)短適度。段落多長(zhǎng)才合適？這并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說(shuō)，長(zhǎng)到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長(zhǎng)度。但特殊情況可以例外。還要注意長(zhǎng)短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長(zhǎng)；有人寫文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過(guò)渡？它們的作用是什么？過(guò)度的方式有哪些？ 答：（1）過(guò)渡的含義和作用。過(guò)渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。依照我們前面講過(guò)的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會(huì)有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過(guò)渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過(guò)渡；分論(或分述)之間，有時(shí)也需要過(guò)渡。

（2）過(guò)渡的方式。渡的方式有三種。一是過(guò)渡段，二是過(guò)渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個(gè)段落承上啟下，這個(gè)段落就叫過(guò)渡段。過(guò)渡段不是獨(dú)立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過(guò)渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)過(guò)渡，常用的詞語(yǔ)是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

第二篇：文秘管理

《文秘管理與應(yīng)用寫作》形成性考核冊(cè)參考答案 作業(yè)１

一、第１頁(yè)到第６頁(yè)

二、第１０頁(yè)到第１1頁(yè)

三、1通知： 參考第33頁(yè)到第４4頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

2．報(bào)告： 參考第５1頁(yè)到第５7頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

３．請(qǐng)示： 參考第５7頁(yè)到第６2頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

４．函：參考第６2頁(yè)到第６6頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)

作業(yè)２

一、第１08頁(yè)到第109頁(yè)，實(shí)例可參考第１04頁(yè)到第108頁(yè)的例文及其分析。

二、第113頁(yè)到第114頁(yè)，實(shí)例可參考第110頁(yè)到第113頁(yè)的例文及其分析。

三、1.調(diào)查報(bào)告：可參考第87頁(yè)對(duì)例文《西北地區(qū)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工資、收入分配調(diào)查報(bào)告》的有關(guān)分析。

2.工作計(jì)劃：可參考第94頁(yè)對(duì)例文《××街道辦事處2006工作計(jì)劃》的有關(guān)分析。

3.工作總結(jié)：可參考第102頁(yè)對(duì)例文《供電公司2004工作總結(jié)》的有關(guān)分析。

四、１.調(diào)查報(bào)告： 參考第74頁(yè)到第89頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。２計(jì)劃： 參考第89頁(yè)到第94頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

３總結(jié)： 參考第94頁(yè)到第103頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

作業(yè)3

一、第１59頁(yè)，實(shí)例可參考第１57頁(yè)到第158頁(yè)的例文及其分析。

二、第182頁(yè)到第183頁(yè)，實(shí)例可參考第184頁(yè)到第187頁(yè)的例文及其分析。

三、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告：可參考第192頁(yè)對(duì)例文《××化肥廠200×年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析》的有關(guān)分析。

可行性研究報(bào)告：可參考第203頁(yè)對(duì)例文《海南建立鈦白粉廠的可行性研究》的有關(guān)分析。

四、１.經(jīng)濟(jì)消息： 參考第177頁(yè)到第181頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

合同： 參考第208頁(yè)到第218頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

2賀信： 參考第138頁(yè)到第140頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

慰問信： 參考第144頁(yè)到第148頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

祝酒詞：參考第166頁(yè)到第167頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

作業(yè)4

一、第222頁(yè)，實(shí)例可參考第223頁(yè)到第224頁(yè)的例文及其分析。

二、第264頁(yè)到第265頁(yè)。

三、１.條據(jù)： 參考第248頁(yè)到第251頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。２啟事： 參考第252頁(yè)到第255頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

３書信： 參考第255頁(yè)到第2633頁(yè)的有關(guān)內(nèi)容和例文進(jìn)行寫作練習(xí)。

第三篇：管理文秘

1、秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。

2、商務(wù)秘書是指在各類從事商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營(yíng)者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務(wù)秘書的等級(jí)及職業(yè)能力要求（P3）

初級(jí)商務(wù)秘書商務(wù)秘書高級(jí)商務(wù)秘書

4、商務(wù)秘書的角色定位

(1)商務(wù)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手（2）商務(wù)秘書是企業(yè)工作的樞紐橋梁(3)商務(wù)秘書是企業(yè)的信息庫(kù)（4）

商務(wù)秘書是個(gè)配角

5、秘書該如何處理領(lǐng)導(dǎo)人之間的矛盾？

(1)認(rèn)真觀察分析。在工作中，秘書應(yīng)該注意觀察，了解領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數(shù)。

(2)采取相應(yīng)對(duì)策。①消極回避②保持中立③積極溝通協(xié)調(diào)

6、商務(wù)秘書怎樣與不同個(gè)性的領(lǐng)導(dǎo)人相處？

(1)與思想周全型領(lǐng)導(dǎo)人相處。給這種領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)秘書，只要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、扎扎實(shí)實(shí)做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系。

(2)與主觀自信型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書要注意協(xié)調(diào)自己的心態(tài)，多給領(lǐng)導(dǎo)人提供客觀真實(shí)的情況，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，提醒領(lǐng)導(dǎo)人別犯主觀主義錯(cuò)誤。

(3)與安全保守型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書做事要很小心，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)多幫助領(lǐng)導(dǎo)人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優(yōu)柔寡斷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書不能心生不滿而陽(yáng)奉陰違，而要盡量地向這樣的領(lǐng)導(dǎo)人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優(yōu)柔寡斷的缺點(diǎn)，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領(lǐng)導(dǎo)人相處。商務(wù)秘書作計(jì)劃時(shí)更應(yīng)該細(xì)心周全，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)人的粗心。

(6)與感情細(xì)膩型領(lǐng)導(dǎo)人相處。與這種領(lǐng)導(dǎo)人共事，商務(wù)秘書也得細(xì)心周全，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人想的細(xì)，自己反而粗心。

7、商務(wù)秘書職能是指領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)根據(jù)目標(biāo)和工作需要明確賦予商務(wù)秘書的職責(zé)與權(quán)限，是商務(wù)秘書活

動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。

8、協(xié)助管理的特點(diǎn)

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規(guī)性

9、商務(wù)秘書如何做好協(xié)助管理工作？

（1）計(jì)劃中的商務(wù)秘書工作。①搜集信息資料②推動(dòng)部門計(jì)劃③擬制綜合計(jì)劃

（2）指揮中的商務(wù)秘書工作。①傳達(dá)上級(jí)指令② 調(diào)查下級(jí)反映③協(xié)調(diào)指揮活動(dòng)

（3）控制中的商務(wù)秘書工作。①擬制控制標(biāo)準(zhǔn)②獲取偏差信息③協(xié)助糾正偏差

10、職業(yè)素養(yǎng)是指從事某一職業(yè)的人所應(yīng)具備的職業(yè)特點(diǎn)的素質(zhì)與修養(yǎng)。

11、商務(wù)秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容?

(1)忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹(jǐn)慎，熱情服務(wù)（5）實(shí)

事求是，勇于創(chuàng)新（6）遵紀(jì)守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

12、商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)具備怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？

（1）基礎(chǔ)知識(shí)。商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)掌握漢語(yǔ)知識(shí)、一般自然科學(xué)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。

（2）專業(yè)知識(shí)。①行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)②秘書工作專業(yè)知（秘書學(xué)知識(shí)、文書學(xué)和檔案學(xué)知識(shí)、辦公自

動(dòng)化知識(shí)）

（3）相關(guān)知識(shí)。①管理方面的知識(shí)②法律方面的知識(shí)③經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí) ④金融方面的知識(shí)⑤財(cái)稅方面的知識(shí)

商務(wù)秘書除了秘書專業(yè)工作以外，還肩負(fù)很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書工作相關(guān)的其他知識(shí)，這些知識(shí)有助于商務(wù)秘書更有效的開展工作，提高工作效率，這些商務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)掌握的知

識(shí)涉及諸多知識(shí)門類，它們相互聯(lián)系、相互作用，通過(guò)商務(wù)秘書自身努力，達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一，成為一個(gè)較為理想的知識(shí)結(jié)構(gòu)模式，發(fā)揮出知識(shí)要素的整體效應(yīng)，更好的為秘書工作服務(wù)。

13、影響商務(wù)秘書工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負(fù)心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進(jìn)入角色，形成并強(qiáng)化秘書角色意識(shí)。①高度的責(zé)任意識(shí)②正確的服務(wù)意識(shí) ③積極的參與意識(shí) ④清醒的原則意識(shí) ⑤強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)

(2)加強(qiáng)自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識(shí)。(3)在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)心理品質(zhì)修養(yǎng)。

14、辦公室日常事務(wù)工作的特點(diǎn)服務(wù)性 輔助性復(fù)雜性 政策性時(shí)效性

15、時(shí)間調(diào)度安排。如何有效地調(diào)度工作時(shí)間，應(yīng)當(dāng)注意一下幾個(gè)方面；(p91)

（1）時(shí)間安排的從屬性 必須與組織運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)程序，各個(gè)環(huán)節(jié)的需要保持一致，與上司的工作進(jìn)程協(xié)調(diào)統(tǒng)一

(2)時(shí)間安排的機(jī)動(dòng)性要按照組織活動(dòng)中隨機(jī)發(fā)生的事，靈活調(diào)整自己的工作時(shí)間

(3)時(shí)間安排的自主性要在被動(dòng)中求主動(dòng)，在從屬于組織管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需要的同時(shí)，注意時(shí)間安排的主動(dòng)性

16、計(jì)劃的制定：

(1)明確計(jì)劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。

(2)明確計(jì)劃工作的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。

(3)規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行有效的控制，對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡。

(4)規(guī)定計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所，通過(guò)了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境和限制，做到合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。

17、接聽或者撥打電話應(yīng)注意的問題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(zé)(1)受理本單位的信息聯(lián)系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯(lián)絡(luò)工作(3)承辦領(lǐng)

導(dǎo)交辦的緊急事務(wù)(4)處理或者協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件

值班工作的基本要求(1)堅(jiān)守崗位 起好問事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲(chǔ)存

19、調(diào)查研究，簡(jiǎn)稱調(diào)研。就是人們?cè)趯?shí)踐中，通過(guò)一定的途徑和方法，對(duì)特定客觀事物進(jìn)行有意識(shí)的探

索和把握，從而獲得關(guān)于客觀事物規(guī)律性的認(rèn)識(shí)的活動(dòng)過(guò)程。

20、調(diào)查研究的內(nèi)容

(1)基本情況調(diào)研(2)輔助決策調(diào)研(3)指導(dǎo)工作調(diào)研(4)臨時(shí)性專題調(diào)研

21、開展調(diào)查研究有哪些環(huán)節(jié)

準(zhǔn)備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對(duì)象，熟悉相關(guān)情況③制定計(jì)劃，組合隊(duì)伍

調(diào)查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結(jié)階段①整理研究材料②起草報(bào)告③回顧總結(jié)

22、調(diào)查研究報(bào)告，是對(duì)客觀實(shí)際進(jìn)行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合后，寫成的一種反映調(diào)查研究成果的書面報(bào)告。

23、會(huì)議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。

24、會(huì)議的構(gòu)成要素：

內(nèi)容要素（會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議主題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)）

程序要素（會(huì)前組織準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)服務(wù)、會(huì)后落實(shí)反饋）

形式要素（會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議方式）

25、會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容：

1、確定會(huì)議名稱

2、確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格

3、確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期

4、確定與會(huì)

人員

5、選擇會(huì)場(chǎng)

6、會(huì)場(chǎng)布置

7、擬定會(huì)議議題、議程和日程

8、擬制會(huì)議文件

9、擬制會(huì)議用品

10、擬訂會(huì)議的后勤保障

11、制定會(huì)議票證

12、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

26、會(huì)前準(zhǔn)備工作：

1、制定會(huì)議議案

2、組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)

3、印發(fā)會(huì)議通知

4、會(huì)前檢查

27、會(huì)見組織服務(wù)工作：組織簽到、引導(dǎo)就座、會(huì)議服務(wù)工作、安排會(huì)議發(fā)言、做好會(huì)議記錄、編寫會(huì)議

簡(jiǎn)報(bào)

28、信息收集的范圍有本企業(yè)信息、國(guó)際市場(chǎng)信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息、法律政策信息、交際活動(dòng)信息

29、如何進(jìn)行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標(biāo)題剪裁、復(fù)印摘記標(biāo)記說(shuō)明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來(lái)源看題目看內(nèi)容決定存舍

信息篩選應(yīng)注意的問題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對(duì)法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

30、信息加工是指對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉(zhuǎn)換法圖表法

32、公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的書面文字材料。

33、平行公文是指發(fā)往同一組織系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中與自己平級(jí)的單位，或者發(fā)往與自己無(wú)任何領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)

系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的其他任何單位的公文。

34、平行關(guān)系是指發(fā)文單位和收文單位之間的信件往來(lái)關(guān)系，它是根據(jù)行文單位所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系

及其職權(quán)范圍來(lái)確定的。包括隸屬關(guān)系（行政隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系）和非隸屬關(guān)系（1、同一系統(tǒng)同級(jí)單位或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位、部門之間的關(guān)系

2、不同系統(tǒng)的非同級(jí)單位、部門之間的關(guān)系）。

35、發(fā)文處理程序：交擬——擬稿——審核——會(huì)稿——簽發(fā)——編號(hào)——復(fù)核——繕印——校對(duì)——用

印——發(fā)文登記——封發(fā)

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的問題：

1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定

2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短

3、公文文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)與主送單位的行文關(guān)系確定

4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確

6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定劑量單位8如果文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡(jiǎn)稱

9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次結(jié)構(gòu)序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字都應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

38、商務(wù)秘書協(xié)調(diào)工作的特征和內(nèi)容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內(nèi)容：從協(xié)調(diào)的對(duì)象劃分

(1)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的關(guān)系。商務(wù)秘書既要使本組織能正確及時(shí)地貫徹落實(shí)上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意 圖又要使上級(jí)及時(shí)全面的了解本組織的真實(shí)情況，從而使本組織和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)一致。

(2)協(xié)調(diào)本組織領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系

(3)（重點(diǎn)）協(xié)調(diào)本組織上下級(jí)關(guān)系。商務(wù)秘書要傾聽下級(jí)部門的意見和要求，及時(shí)地為科學(xué)制定政

策提供現(xiàn)實(shí)的參考依據(jù)，并注意了解解決方案可能出現(xiàn)的疏漏和偏差，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)。同時(shí)，在下級(jí)部門對(duì)決策意圖尚未充分了解時(shí)，商務(wù)秘書有責(zé)任座必要的解釋和宣傳，提高其執(zhí)行決策的主動(dòng)性和積極性。

(4)協(xié)調(diào)本組織各部門間的關(guān)系

(5)協(xié)調(diào)本組織員工間的關(guān)系

從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分

(1)決策協(xié)調(diào)（2）政策協(xié)調(diào)（3）計(jì)劃協(xié)調(diào)（4）事務(wù)協(xié)調(diào)(5)關(guān)系協(xié)調(diào)

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內(nèi)賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡(jiǎn)樸大方 ④遵守政策法規(guī)

⑤對(duì)等對(duì)口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對(duì)口原則 ③節(jié)約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對(duì)外宣傳原則（遵守政策 實(shí)事求是，防止片面 注意對(duì)象，加強(qiáng)針對(duì)性 內(nèi)外有別，注意分寸）

41、談判是人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，滿足各自的需要，通過(guò)協(xié)商而爭(zhēng)取達(dá)到意見一致的行為和過(guò)程。

商務(wù)談判：指不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)體各方為了自身的經(jīng)濟(jì)利益和滿足對(duì)方的需要，通過(guò)溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，把可能的商機(jī)確定下來(lái)的過(guò)程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準(zhǔn)備(可能為簡(jiǎn)答和論述)p230

(1)信息準(zhǔn)備

1、信息準(zhǔn)備的內(nèi)容（對(duì)方資料、談判環(huán)境資料、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準(zhǔn)備

1、談判小組的規(guī)模

2、談判小組的結(jié)構(gòu)

3、談判小組負(fù)責(zé)人

談判前怎樣搜集資料：檢索調(diào)研法、直接觀察法、專題詢問法

44、談判工作設(shè)計(jì)與實(shí)施(p235)

(1)擬定談判計(jì)劃(2)談判工作過(guò)程

45、會(huì)見是指雙方會(huì)晤，常被用于聯(lián)絡(luò)感情增進(jìn)友誼。

會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和其他共同關(guān)心或感興趣的問題交

流情況、交換意見，達(dá)成共識(shí)或交易。

46、會(huì)見會(huì)談活動(dòng)如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請(qǐng)？P24848、企業(yè)招聘商務(wù)秘書應(yīng)注意什么問題？P27249、求職者應(yīng)聘商務(wù)秘書應(yīng)事先做哪些準(zhǔn)備？P275

第四篇：管理文秘

一． 簡(jiǎn)答題（5*6=30）

（1）請(qǐng)簡(jiǎn)要指出商務(wù)秘書工作的特點(diǎn)。

答案：一具有商務(wù)性的特點(diǎn)；二具有融合性的特點(diǎn)；三具有從屬性的特

點(diǎn)；四具有繁雜性的特點(diǎn)；五具有辛苦性的特點(diǎn)；六具有機(jī)要性的特點(diǎn)。

（2）請(qǐng)簡(jiǎn)要寫出商務(wù)秘書服飾禮儀的“六忌”內(nèi)容。

答案：一忌過(guò)于雜亂；二忌過(guò)于艷麗；三忌過(guò)于暴露；四忌過(guò)于透視；

五忌過(guò)于短小；六忌過(guò)于緊身。

（3）請(qǐng)簡(jiǎn)要列出商務(wù)秘書保密工作堅(jiān)持的原則。

答案：1.積極防范；2.突出重點(diǎn)；3.有保有效；4.內(nèi)外有別。

（4）請(qǐng)簡(jiǎn)要寫出會(huì)議的安全保衛(wèi)工作涉及的內(nèi)容。

答案：1.對(duì)會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（人身安全、財(cái)物安全、文件安全

等）；2.嚴(yán)格檢查會(huì)場(chǎng)安全；3.做好衛(wèi)生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)請(qǐng)簡(jiǎn)要羅列秘書做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要誠(chéng)懇熱情；2.要講究禮儀；3.要周到細(xì)致；4.要按章辦事；

5.要?jiǎng)?wù)實(shí)勤儉；6.要保守秘密。

(6)請(qǐng)簡(jiǎn)要列出秘書與領(lǐng)導(dǎo)層相處應(yīng)把握的原則。

答案：1.明確職責(zé)、單向請(qǐng)示的原則；2.公道正派，按章辦事的原則；

3.不分親疏，一視同仁的原則；4.保持一致，維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則；

5.有主有次，突出重點(diǎn)的原則。

情景題（2*10=20）

（1）在一次會(huì)議中秘書小李要為議會(huì)人員安排座次，參加本次會(huì)議的有：公

司王董事，張總經(jīng)理，孫副總，朱主任，職工代表小張，會(huì)議室左手邊為正門，請(qǐng)問小李因按照怎樣的商務(wù)禮儀安排座次？

答案：按照進(jìn)門的左手起依次為：左手為尊，依次排序?yàn)樽罴雅判蜃鳛椤?/p>

（2）周秘書在辦公司和某客戶通話過(guò)程中，另一電話又響起，那請(qǐng)問周秘書

遇到像這樣的情況胡，應(yīng)怎樣處理較為合適？

答案：周秘書接通電話后，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f(shuō)清楚自己正在與別人通話，請(qǐng)對(duì)方稍后再來(lái)電，或者等自己的回電，并且再另行通話時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ奖硎緦?duì)不起讓您久等了等的歉意語(yǔ)言。

第五篇：文秘管理

文秘管理活動(dòng)是因領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需要而產(chǎn)生的，且隨著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求的變化而變化的。如果文秘管理活動(dòng)偏離了領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需求，那么，文秘管理活動(dòng)的性質(zhì)則可能發(fā)生蛻變，工作績(jī)效就會(huì)受到影響。

文秘管理活動(dòng)的性質(zhì)是輔助管理，對(duì)其績(jī)效的評(píng)價(jià)有兩個(gè)方面：一方面要看各項(xiàng)文秘管理活動(dòng)的工作效率高低和正確與否；另一方面，要看文秘管理活動(dòng)對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效的實(shí)際作用，而后者是績(jī)效評(píng)價(jià)的重點(diǎn)所在。這是因?yàn)槲拿厝藛T的重要服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)，如果文秘人員的管理活動(dòng)有助于領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約時(shí)間和精力，特別是有助于領(lǐng)導(dǎo)者的決策制定和決策實(shí)施，這樣的文秘管理活動(dòng)才能真正體現(xiàn)出它的價(jià)值。