第一篇：檔案信息化建設的實踐探索

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數據時代的必然要求。我們生活在一個信息化時代，大數據時代的到來，隨著各種新興場景的出現，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時俱進，更好地適應社會發展的需要和滿足人民生活的需求。2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發展之間的矛盾已經成為我國當前社會的主要矛盾，21世紀是信息化、數字化時代，檔案管理也是信息時代的重要組成部分，無論是公共服務機構還是廣大社會群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數字化檔案要求越來越強烈，對于時間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進程，充分發揮檔案資料的最大化社會價值。3.信息化檔案管理是傳統檔案轉型升級的迫切需要。當前，我國信息化建設已進入快速發展階段，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時也提出了挑戰，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發展都迫切要求轉變觀念，加快檔案管理轉型升級，推進檔案工作數字化進程，實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

二、信息化檔案管理模式的優勢

1.較之傳統檔案管理模式更加省時省力。傳統檔案查找需要進行手動查找，效率非常低，而且很容易出現錯誤。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優勢，傳統檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復雜，分類歸檔、人工查詢紙張原件需要大量時間。檔案信息化后，數據只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準確性，大大提高了工作效率。2.較之傳統檔案管理模式檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照關鍵詞、分類號等采用模糊查詢或精準查詢的方式即可實現即時查詢，實現檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。3.較之傳統檔案管理模式存儲更加安全。傳統的檔案是紙質文檔，容易受潮和蟲蝕，反復查閱對紙質檔案損害較大，并且存在火災隱患，需要不斷改良和優化放置檔案的環境。對于傳統的檔案管理后續使用來講，需要耗費大量的時間和人力成本，對于檔案保管來講，不僅存在丟失無法復原的隱患，而且需要大額的保管經費。相比較而言，信息化管理檔案，存儲和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時增減信息，相比傳統的紙質保存，存儲工作更加便捷，大大節省存儲空間，避免了因環境等因素影響檔案存儲問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進的存儲系統、云存儲等方式，可以極大提高存儲容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。4.較之傳統檔案管理模式資源共享更加便捷。傳統檔案管理難以實現信息共享，而且檔案管理不能復制，共享需要到相關部門調閱查詢，然而信息化檔案管理使檔案管理的資源共享更加便捷。借助基于互聯網的檔案信息網絡服務平臺能掌握其他部門和單位的工作重點和檔案管理動態信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經驗和教訓，相比傳統檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性。5.較之傳統檔案管理模式更具開放性和易用性傳統方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發揮最大價值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網絡即可得到所需的檔案資料，既節省了使用者的等待時間，又節省了人力，進一步方便了廣大社會群體，提高了檔案的利用效率。

三、檔案信息化建設存在的問題

1.重視程度不夠、效率低下。一是在當今時代，紙質檔案管理向電子檔案管理轉變是時代所趨，檔案信息化建設過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設的重要性，檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數職的問題，配備人員少，工作任務重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態度不認真、不積極，這是造成檔案信息化建設進程緩慢的根本原因。二是傳統檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調取相關檔案，并復印相關內容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質檔案的磨損，工作效率大大降低。2.缺乏資金。檔案信息化建設離不開資金支持，在加大硬件投入、加強管理規范等方面需要較大資金，信息技術日新月異也需要對軟硬件設施不斷更新換代，信息安全防護系統構建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，對檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質化，難以形成檔案信息的數字化和規模化，導致檔案信息化建設發展較慢。3.缺乏復合型人才。檔案信息化建設人才缺乏，檔案工作人員綜合素質有待提升，檔案部門缺少具備專業檔案管理知識又能熟練使用計算機的管理員，而且檔案工作普遍待遇不高，導致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設工作的開展造成很大影響。4.信息化安全存在隱患。檔案是一項重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務的同時也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯網為基礎，一旦遭到黑客攻擊或網絡故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎設施和軟件系統建設不能適應信息化的安全需要，設備陳舊，網絡建設跟不上，檔案信息安全技術還需不斷完善。

四、檔案信息化建設的策略建議

1.更新觀念，加強重視。創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進檔案管理信息化進程迫在眉睫，各相關部門要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各相關部門領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核。2.加大資金投入。檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴重影響了檔案管理信息化進程，相關部門需將檔案事業信息化工作發展所需經費納入制度化軌道，確保檔案工作順利開展。加大對檔案管理的軟硬件設施建設，及時對數字化設備更新換代，合理引入軟件，加強安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高檔案管理信息化建設水平。

五、青島市不動產登記中心對檔案信息化建設做出的探索與實踐

青島市不動產登記中心對檔案信息化做出了持續的實踐和探索，加快檔案信息化進程，加強檔案信息化人才培訓，強化登記信息安全管控，有效提升了不動產登記檔案工作的整合、共享和利用。1.加快檔案信息化進程。一是檔案數字化掃描運行，引進專業公司，將紙質檔案轉化為完整、清晰的電子檔案進行利用。二是不斷升級檔案自助查詢機，檔案信息自助查詢，提高檔案查詢自助化程度，辦事群眾放入身份證，不用2分鐘即可查詢房屋權屬信息、開具住房情況證明、進行權屬狀態驗證，實現檔案查詢利用的全自助、便捷化。三是不動產登記信息實現網上查詢。市本部于2019年12月上線不動產登記信息網上查詢系統，辦事群眾不出家門即可查詢所需信息，不必再為一紙證明、一條信息跑腿跑路。截至目前，不動產登記業務市內三區及其他部分區市實現了網上查詢服務。辦事企業和群眾可登陸“青島不動產登記”微信公眾號和青島網上房地產網站查詢有關信息。實現網上查詢，切實滿足了查詢申請人在前期了解不動產買賣、抵押、租賃等方面情況的需求，極大減少了往返查詢的時間，進一步提高了查詢工作質量和利用效率，真正實現了“全程網辦”和“零跑腿”。四是建設數字檔案管理系統，使檔案入庫、上架、借閱等工作實現一條龍信息化管理，檔案管理邁上了新臺階。五是持續推進信息共享及金融平臺遠程查詢。與多個政府部門實現信息共享，出臺共享信息的管理規定。同時實現了金融機構遠程查詢，制定了遠程查詢管理規定。信息共享及遠程查詢可有效緩解一線查詢窗口壓力。六是增強與相關部門的協同。信息時代，提高效率最有效的方法，是充分利用互聯網技術，增強與公安、稅務、民政、社保等相關部門的信息協同，徹底打破相關部門的“信息孤島”，實現相關部門的互聯互通，滿足相關檔案信息全國范圍的查詢，實現“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”，簡化要件，真正實現“一站式”服務。2.培養檔案信息化人才。一是提高重視，為培養檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養綜合素質高、具有信息化意識，并掌握適應現代化建設需要的應用型人才和高素質檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業務知識學習，掌握檔案查詢等檔案專業知識，提高綜合素質，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術的復合型人才。三是按檔案信息化要求培養和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過專題培訓，實地考察和業務交流，為青島市不動產登記中心檔案工作人員提供專業培訓，努力造就一支高素質檔案管理干部隊伍。四是設立檔案工作人員考核機制，成立檔案管理組織領導小組，定期對檔案工作人員進行考核，切實有效提升工作積極性，切實提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導向，結合實際工作合理安排人才，優化人才配置，激發隊伍活力，為青島市不動產登記檔案工作提供技術和人才保障，不斷適應信息化建設發展需要。3.強化登記信息安全管控。一是制定下發《檔案庫房管理規定》，嚴禁任何人員攜帶易燃易爆物品進入庫房，做好安全巡查，重點檢查庫房用電和漏水等情況，切實做好防盜、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障檔案庫房安全。二是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。三是嚴格“以人查房”操作流程，完善信息查詢中的留痕和可追溯功能，梳理系統使用權限，定期排查信息安全隱患。四是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。五是召開全市不動產登記信息安全教育大會，定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，從技術方面進行全方位全程監管，確保信息安全，多方面加強不動產信息安全長效機制建設。

六、結語

實現信息化檔案管理迫在眉睫。要加快推進數字檔案館建設，盡快實現相關部門檔案信息資源的互聯互通，方便社會和群眾查詢利用檔案；

要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；

要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，推動信息化和不動產登記檔案工作的深度融合，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，營造良好的營商環境，提升檔案服務水平，為不動產登記檔案工作更好地服務并為青島建設做出新的更大的貢獻。

參考文獻：

[1]吳莉.加快檔案隊伍建設適應信息化發展需要[j].中國水運，2016

[2]劉波.檔案信息化管理的優點與策略[j].科技創新導報，2017

[3]王玲玲.淺談檔案信息化建設的意義及重要性[j].卷宗，2016

[4]青島市個人不動產信息手機可查了！包含八類信息.中國山東網

[5]無錫市檔案局.南京無錫兩市檔案局探討“智慧檔案”建設[j].檔案與建設，2014

第二篇：中醫院校檔案信息化建設探索

中醫院校檔案信息化建設探索

[摘要]隨著計算機網絡、信息技術的普遍應用，高校檔案信息化建設逐漸被提上工作日程，針對集專業及傳統文化特色于一身的中醫院校而言，檔案信息化建設顯得更加迫切，必須充分意識到檔案信息化建設的重要性，弄清楚目前的建設現狀，才能從本質上加快中醫院校的檔案信息化建設進程。

[關鍵詞]中醫院校；檔案；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.122

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-01

中醫院校作為一類專業性極強的高等院校，肩負著為祖國培養現代化中醫藥人才的重任。中醫院校檔案部門所存檔案是對該校各項工作的真實歷史記錄，是反映學校在日常教學、科研、生產、行政管理等各項活動中所產生的珍貴資料，特別是在中醫藥特色中國傳統文化的繼承與發展方面起到了十分重要的作用。近年來，隨著信息技術的飛速發展，無紙化辦公的進程逐漸加快，隨之產生了大量電子類、數字類文件、資料。結合《高等學校檔案管理辦法》中所提出的“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”的基本要求，中醫院校檔案部門急需順應時代潮流，在全國高校建設數字化校園的大背景下進一步加快進行檔案信息化建設工作。中醫院校檔案信息化建設的現狀

1.1 思想觀念陳舊，對檔案信息化建設缺乏了解

中醫院校是專業性很強的高等院校，其主要是以傳播中醫藥文化、培養中醫藥人才為主要任務和目的。往往忽視了檔案管理工作如果做好了，也會對中醫院校的發展和進步起到推動作用。無論是校領導還是學校各歸檔部門，往往很簡單地認為檔案信息化建設就是購置軟硬件，將紙質版的檔案信息資料變成電子版的資料。但事實上，高校檔案信息化建設是指利用現代的信息網絡技術來加強高校的檔案信息資源的收集、整理、歸檔、存儲、開發、利用等一系列復雜的系統工程，若大家認識不到這點，那么檔案信息化建設從一開始就會走向誤區。

1.2 缺乏統一的建設標準，沒有完善的制度約束

目前國內各大高校大多已經開展了檔案信息化建設工作，但都是各自為戰，缺乏統一的標準和規范。高校與高校之間缺乏交流與合作，總會造成建設漏洞和弊端，容易造成資源浪費和效率低的問題。對于中醫院校來說，其思想觀念更加保守，與學校其他部門或兄弟院校一起合作的情況不多，軟件系統兼容性不好，容易形成信息孤島的現象，無法使檔案信息資源集中統一管理。此外，相應的制度不完善，檔案管理人員工作起來沒有制度約束和制度激勵，容易造成工作懈怠、熱情低等問題，這將直接影響學校檔案信息建設進度。

中醫院校檔案信息化建設的建議

2.1 強化檔案信息化建設的重要性意識

首先，通過大力宣傳，在校內進一步深化檔案信息化工作的重要性。可以通過開展各檔案館藏特色專題檔案展覽、檔案知識競賽等一系列活動來宣傳檔案工作的重要性，使大家意識到檔案工作的重要性，從而引起關注。其次，開設相關講座，讓大家了解到檔案信息化建設不僅是將紙質檔案變成電子檔案的過程，還包括一系列利用現代信息技術對檔案資源數據進行加工、存儲、傳輸、共享的過程。

2.2 制定并完善相應的制度

針對很多高校在檔案信息化建設過程中的混亂局面，有必要制定一系列的制度來規范檔案信息化建設工作。首先，建立電子檔案管理歸檔、存儲、加工、利用、管理制度，確保檔案信息資源的安全性和可用性。其次，建立統一的數據格式、標準、傳輸模式等，確保檔案信息資源在傳輸、存儲過程中的完整性。最后，完善檔案信息資源管理的標準，與OA對接，使檔案信息資源得到集中統一的管理，從而在檔案利用上也更加有效率。

2.3 加大資金投入力度

高校檔案信息化建設首先離不開軟硬件的支持，這是檔案信息化建設的基本保障。如建立檔案網站、建設檔案管理系統、購置數據傳輸及存儲設備等均需要大量資金的投入，同時還要不斷更新與維護這些軟硬件設備。對于中醫院校來講，傳統保守的思維模式使學校檔案事業的發展緩慢，因此更需要學校及領導的支持，以確保檔案信息化建設順利進行。

2.4 加強對檔案管理人員的業務及信息技術能力的培養

檔案信息化建設需要一批具備檔案業務知識、網絡技術知識、文字圖片處理能力、數據處理及存儲能力、信息管理知識的專業型、復合型人才。因此，中醫院校本身就比其他綜合類高校更加保守和傳統，需要中醫院校檔案部門主管領導的大力支持，建立有效的激勵機制，一方面要引進高素質檔案管理人才，另一方面要支持現有檔案管理人員針對自己的弱項進行有針對性的專業技能培訓與學習。最終提高中醫院校檔案管理人員的信息加工與處理能力和應對信息時代應該具備的現代化服務能力。

結語

中醫院校檔案信息化建設是一項長期、復雜的工程，不是一朝一夕即可完成的，不僅需要檔案部門的努力，還需要學校領導的支持和學校各部門的通力配合。在建立“數字校園”的大背景下，只有充分運用檔案管理學理論，計算機網絡技術、通訊技術、電子文件管理等多種知識，改變觀念、拓寬思路、提高認識、勇于實踐、建立標準和制度，中醫院校的檔案信息化建設工作才能取得突飛猛進的發展，祖國的中醫藥文化事業才能得到進一步傳承與發展。

主要參考文獻

[1]邱艷.高校檔案信息化建設的問題及對策探析[J].宿州學院學報，2009（6）.[2]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）.[3]路長蘭.高校檔案管理信息化建設問題探究[J].中國管理信息化，2014（2）.

第三篇：信息化建設實踐與探索

信息化建設實踐與探索

中國電力財務有限公司

隨著現代金融行業的高速發展，信息化已經成為金融企業管理運營水平的重要標志和提升核心競爭力的重要手段。作為我國金融行業不可或缺的重要組成部分，集團財務公司通過信息化建設，有力的推動了公司管理運營、資金管理、客戶服務等各方面水平的提升。在未來一段時期內，信息化也必將成為財務公司戰略發展的重要內容。

中國電力財務有限公司（以下簡稱“中國電財”或“公司”）是經中國人民銀行批準、由中國電力信托投資有限公司改組成立的非銀行金融機構，由國家電網公司控股，注冊資本金50億元，目前擁有東北、西北、華中、華東、華北5家區域分公司和20家省級業務部，員工800余人,經營范圍涵蓋資金結算、存款、貸款、融資租賃、票據、貼現、債券承銷、證券投資以及財務顧問等。中國電財自成立以來，一直高度重視公司的信息化建設，并始終將信息化納入公司總體戰略發展布局之中。經過多年信息化建設的實踐，中國電財建設完成了覆蓋全公司的一體化企業級信息系統，實現了業務與信息化的深度融合與創新發展，主要情況介紹如下。

一、中國電財信息化總體情況

經過多年發展，中國電財信息化已經滲透到企業經營管理的各個環節，形成了“以一體化平臺為基礎，以應用系統為核心，以保障體系為支撐”的SG186企業信息化體系。其總體內容主要包括一體化平臺、業務應用及信息化保障體系：一體化平臺就是建成“縱向貫通、橫向集成”的一體化企業級信息集成平臺，實現公司上下信息暢通和數據共享；業務應用就是建成適應公司管理需求的業務運營、客戶服務、財務管理、協同辦公、人力資源、綜合管理等六大業務應用，提高公司各項業務的管理能力；信息化保障體系就是建立健全信息安全、信息管控等六個信息化保障體系，推動信息化健康、快速、可持續發展。

在一體化信息平臺方面，信息網絡形成了公司光纖專線和備份鏈路的廣域專網，規范和統一了網絡出口和網絡安全管理，實現了公司總部、25家分支機構以及集團成員單位的網絡互連。按照國家A級機房標準建設了生產數據中心和測試培訓中心，使得業務數據能進行充分共享和安全管理。按照國家電網公司統一部署，完成了“兩地三中心”數據級容災。完成了數據交換系統的安裝部署，實現與國網系統的數據級聯。全面實公司核心業務系統的一體化應用集成，實現了業務間流程協同作業，人力資源系統、綜合管理系統、協同辦公系統實現了門戶級集成。按照國家電網公司的典型設計建設了企業門戶，實現了分公司虛擬門戶、即時通訊系統的有效集成，實現了審計系統、辦公系統、內部網站等多種應用系統集成和單點登陸。

在業務應用系統建設方面,中國電財按照“業務應用一體化、應用部署集中化”的技術策略，實現核心業務系統數據、應用大集中和綜合管理系統的部署大集中。核心業務系統是支撐公司業務經營和管理的生產系統，覆蓋中國電財25家分支機構，涵蓋了業務運營、客戶服務以及財務管理三大應用，實現了公司業務“在線運營、在線管理、在線監控”的目標，全年通過系統處理集團資金結算量超過10萬億元。推進資金結算系統建設，構建企業集團到14家商業銀行的統一資金結算通道，搭建了集團統一高效的“資金池”，有力支撐集團的資金集中化管理與集團化運作。按照國家電網公司統一部署，積極推進ERP系統實施，在國網金融平臺首家完成試點上線及單軌驗收，順利完成項目實施和人資、財務兩個專業基礎應用，實現SAP與核心業務系統、財務管控系統應用集成，初步實現“人財一體化”和“業財一體化”。積極推進協同辦公系統、人力資源系統、審計管理系統、紀檢監察管理、企業年金管理系統的推廣實施，成為國家電網公司系統內的首批試點或推廣應用單位。

在信息保障體系方面，中國電財針對不同的體系制定了不同的建設方針和原則，并進行了科學的整合。在制定完成中國電財“十二五”信息化發展規劃并首批通過國家電網公司組織的示范評審，明確了“十二五”期間全面建設中國電財SG-ERP的工作目標與發展思路。建立了符合ISO20000國際運維標準、覆蓋全公司范圍的“兩級三線”信息運維體系，有力保障了信息系統安全穩定運行。基于金融行業特征和中國電財信息化的發展歷程，確定了“以統一管理為龍頭，集中建設與優質服務為兩翼”的信息化管理管控模式。遵循“立足財務公司特征、遵循國網相關要求、借鑒商業銀行標準”的建設原則，按照定時間、定人員、定方案、定措施的“四定”工作方法，開展信息化評價考核體系建設。按照“從項目中來，到項目中去”的原則，著力解決信息化項目中的關鍵技術、難點技術和重大問題，依賴有效的管理機制、人才組織和資金資源保障進行技術研究的構建。按照“集中統一領導、把握關鍵技術、發動業務部門、培養運維團隊”的策略，構建信息化人才隊伍，形成了層次鮮明、科學合理的人才隊伍體系。

經過多年發展，中國電財信息化工作得到了國資委、國家電網公司、銀監會、財務公司協會等上級單位的高度肯定與認可，先后榮獲“國家電網公司信息化SG186工程建設示范單位”，“國資委央企首批信息化示范工程”、國家電網公司科技進步特等獎、一等獎及二等獎、第十五屆全國企業管理現代化創新成果二等獎等榮譽，連續4年榮獲國家電網公司信息化工作先進單位稱號。初步建立了一套“安全穩定、架構合理、功能完備、標準規范”的一體化企業級信息系統，有力支撐了集團資金管理與財務公司經營管理的各項工作。

二、推動信息化與業務深度融合，支撐財務公司創新發展

作為國家電網公司的直屬金融機構，中國電財具有獨特的內外部環境。從外部環境來看，黨的十七大提出要實現工業化與信息化的融合發展，“兩化融合”在金融行業的具體體現，就是要實現業務與信息化的融合發展。中國電財的業務運營具有典型的金融行業特征，業務主要圍繞結算、信貸和中間業務開展，服務對象限于國家電網公司及成員單位。同時作為集團的直屬單位，在內部管理、組織人事、行政和審計等方面，要遵循和執行集團統一的管理要求。從內部環境來看，中國電財通過公司總部、分公司和省級業務部三級機構，直接服務于國家電網公司總部及網省公司，向電網企業提供資金結算、信貸，財務顧問等金融服務，形成了國家電網公司統一的資金管理平臺，有力的提高了國家電網公司的整體效益和資金管理效率。作為財務公司，中國電財要適應符合行業監管的信息化要求，同時與多家商業銀行建立合作關系，為國家電網公司提供融資和資金管理支持，支持電網建設，成為連接集團和銀行的紐帶和橋梁。

面臨內外部環境要求，在公司信息化建設初期，中國電財按照國網公司信息化SG186工程總體要求，結合公司金融行業特征，提出了“以一體化平臺為基礎，以應用系統為核心，以六大信息保障體系為支撐”的SG186企業信息化體系，明確了信息化發展思路：一是按照“業務應用一體化、應用部署集中化”的架構策略，自主建設應用系統；二是在信息安全的前提下，推進基礎設施建設，保障公司總部大集中模式的實現，支撐日常業務的有序開展；三是信息化建設與服務并重，通過集中建設、分級服務的模式，實現集約化管理下的高水平的客戶服務。

中國電財在國家電網公司信息化SG186工程總體技術框架下，采取自主建設與達標貫標兩條路線并行的技術策略，最終要建設一個既符合集團統一要求又有財務公司自身特色的信息系統。回顧信息化建設發展過程，主要分為“支撐、協同、融合”三個階段。

（一）基礎環境建設階段，實現信息化對業務的“支撐”

以業務數據大集中和信息網絡全面覆蓋為標志，實現信息化對業務的支撐。在信息化建設初期，由于未建立起有效的需求管理機制，且各部門和分支機構對業務系統建設需求把握不足和配合不夠，主要以信息部門為主推動信息化建設。信息部門通過主動加強與業務部門的溝通協調，提高項目開發效率，加大信息化建設宣傳力度，積極推動系統建設工作，取得以下成果。

業務系統建設方面，中國電財主要開展了業務運營系統的建設工作。業務運營系統（CPFBOS）是中國電財信息化應用系統建設中的核心重點內容，主要依據金融行業特征，借鑒先進金融企業成果，采取自主建設的方式，以滿足公司業務需求。核心業務系統的建設目標可概括為“建設四個平臺，體現四個原則，實現三個在線”。四個平臺即支撐核心業務數據中心的基礎信息平臺、運營客戶服務系統的客戶服務平臺、進行統一業務管理的業務運營平臺和進行業務分析和決策支持的管理決策平臺。2006年，中國電財自主建設了業務運營系統項目一期工程，信息化對業務的推動作用逐步顯現。2007年，核心業務系統實現全部機構應用大集中和數據大集中，實現了從“應用大集中”到“當日日結”到“跨機構業務”的三大步跨越，以“數據大集中”為模式的系統建設取得重要進展。信息基礎設施方面，2005年，建立了覆蓋全公司的廣域網絡，實現了公司總部與所有分支機構網絡的互聯互通，公司集中式數據中心初具規模，基本形成公司“互連互通、分級管理、統一出口、安全可靠”基礎網絡平臺，構建了堅實的信息化基礎環境。

（二）業務環境建設階段，實現業務與信息化的“協同”

以國家電網公司信息化SG186工程為指引，實現業務與信息化的協同。隨著信息化建設的深入推進，公司上下對信息化工作在思想觀念和工作態度上取得了一致、企業內部形成了較好的信息化建設氛圍，業務需求管理機制不斷完善，信息化建設從以支撐業務運營向整合業務渠道轉變，信息部門與業務部門各司其職，共同推動，將公司信息化建設同各部門、各單位的實際應用緊密結合，充分調動各方的積極性與創造性，形成推動信息化建設的強大合力，不斷推動信息化建設向前發展。

在一體化平臺方面，公司信息網絡、數據中心、數據交換、應用集成全面實現，企業門戶投入試運行。在應用系統方面，不斷提升和優化業務運營系統，深入開展技術架構優化工作，搭建了基于企業服務總線（ESB）的SOA系統架構，增強了對業務拓展、客戶差異化服務等需求的支持能力；以需求管理辦法為抓手，建立業務需求窗口期、業務需求評審會等工作機制，提升需求管理水平。推進資金結算系統并納入國家電網公司財務信息化建設環節，成為國家電網公司資金集中管理的重要組成部分。完成協同辦公、企業門戶、人力資源、審計管理、紀檢監察等系統的上線應用，實現了信息化對公司各類綜合業務的全覆蓋。在保障體系方面，信息化管控體系得到加強，監控中心三期完成，完成運維體系詳細設計，建立了過渡期業務系統運維模式；信息安防體系、技術研究、人才隊伍、評價研究體系基本建成，標準規范體系得到全面加強。在國家電網公司首批通過信息化SG186示范單位測評并通過竣工驗收。

（三）信息全面整合階段，實現業務與信息化的“融合”

以企業信息架構管控為抓手，實現業務與信息化的融合。經過多年建設，中國電財信息化實現了重要核心業務系統的開發上線，但原有信息化建設管理方式缺乏統一企業架構約束，尤其是涉及到跨專業、跨部門、跨機構的業務需求，容易出現“局部功能最優，整體效率下降”的情況，導致需求不穩定、系統功能重復開發等情況。為解決這一問題，中國電財大力推進信息化建設管理模式的轉變，實現從項目管理向架構管控與項目群管理轉變，主要做法如下。

堅持架構引領。結合國家電網公司架構管控要求，有效融合公司發展戰略，協同推進公司企業級流程架構設計。構建全面和完整的企業級架構藍圖，形成以統一企業架構為依據、以項目可研為前提、以項目儲備為基礎的信息化建設管控體系，抓住項目可研、概要設計與架構遵從測試“三個關鍵點”，確保信息化項目對整體架構的遵從，從全局高度實現對信息化企業架構的管控。實現業務驅動。經過多年信息化實踐，業務部門積累了一定的項目管理實踐基礎，具備了實現專業歸口項目管理的條件。以業務為主導，建立以業務部門為主導的項目管理方式，發揮業務部門在專業和資源上的優勢，實現具體項目管理工作從信息部門主導向業務部門主導轉變。確保技術支撐。信息技術部門進一步加強信息化項目群管理，確保各信息化項目有效服務公司戰略發展目標，充分運用架構管控手段，確保各項目推進方向與公司戰略發展目標保持一致，確保項目群各項目的協調發展，對整體資源進行統一規劃、控制和協調，確保各信息化項目關鍵路徑的有序銜接與高度協同，確保信息系統之間接口標準的規范統一與高效集成。

三、信息化建設經驗與體會

信息化本質上是管理變革，而信息化建設是一項復雜的系統工程，只要企業領導層高度重視，把握正確的方向和定位，采用科學有效的工作方法，就能確保信息化取得成效，為企業戰略發展目標的實現提供有力支撐。

一是是明確方向定位。堅持信息化服務企業發展戰略。中國電財信息化始終堅持圍繞公司發展戰略，不斷適應公司各階段戰略目標，提出各階段信息化建設規劃并不斷進行滾動修訂。滿足行業監管標準。高度重視信息系統風險，對照銀監會《企業集團財務公司風險評價和分類監管指引》要求，開展信息系統評價，公司將信息系統風險納入公司經營風險統一管理；落實銀監會《銀行業重要信息系統突發事件應急管理規范》要求，完善公司信息系統應急預案并定期組織演練；按照銀監會《電子銀行業務管理辦法》和《電子銀行安全評估指引》要求，聘請國家安全權威認證機構對公司客戶服務系統進行安全評測認證。滿足集團主管標準。深入開展信息化SG186工程建設，與國家電網公司信息化建設步伐保持一致并達到先進行列；貫徹落實國家電網公司信息化管理標準和技術標準，達標貫標。

二是掌握科學的工作方式方法。系統建設與安全運維并重。系統建設與安全運維并重是指信息安全理念貫徹落實到信息化建設的各個階段，各個環節，全過程；系統建設與安全運維并重，特別是數據大集中，集中了數據，也集中和放大力風險，所以在系統建設和安全運行發生沖突時，要確保安全第一；信息安全的關鍵在預防，要做好安全規劃和有效的防范計劃；做好應急預案，組織演練是應對信息安全事件的重要措施。學習借鑒成功經驗。核心業務應用系統建設借鑒商業銀行和同行成功經驗，發揮專業咨詢公司的技術優勢，包括借鑒銀行體系架購和系統設計思想；引入專業咨詢機構，業務系統需求分析引入畢博咨詢，業務系統項目監理所引入IBM公司；在業務系統項目建設前，走訪中石油、中石化、華能等財務公司，學習借鑒成功經驗。遵循客觀規律、探索科學有效方法。在信息化建設過程中尊重規律，不斷探索科學有效的工作方法，包括遵循軟件開發的一般規律（需求－設計－開發－測試－試運行－驗收－推廣應用－評估－效益分析－持續優化）；在系統建設過程中積極探索有效方法，如引入高水平監理，實施項目質量和過程控制；組織開展安全測評和認證，提升系統品質和客戶信任度；關鍵階段組織集中攻堅，短期內度過問題井噴期等。三是信息化須具備良好的外部環境。領導高度重視。信息化建設成功的關鍵要素是領導重視、業務配合、認識到位、方法科學、組織有序。沒有領導層的重視，就無法保障信息化建設的人財物資源，信息化建設只能是一紙空談，沒有廣泛的員工參與，就無法保障信息化建設落到實處。業務流程規范。規范化是信息化的前提，企業戰略、業務和信息化是一個有機的整體，業務模式決定信息系統的架構，只有規范、統一的業務流程才能轉變穩定系統需求、系統功能，信息化才能推動業務管理跨越式發展。推進管理變革。信息化推廣應用是一個變革的過程，但實施變革過程中會有一定時期的動蕩過程。特別是大型應用系統上線前，都應該進行主動的變革管理，同時，信息技術部門應該積極改善和優化系統，各業務管理部門要加強引導、正確認識、主動適應。

第四篇：檔案信息化建設的實踐

檔案信息化建設的實踐

檔案信息化建設是一個具有重大戰略意義，體現檔案工作發展方向和趨勢的重要課題。近年來筆者所在單位在檔案的信息化建設方面進行了探索和實踐。本文就檔案信息化建設談一點認識。

隨著現代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。在《全國檔案信息化建設實施綱要》的帶動下，今年起各級檔案部門開始把信息化建設作為檔案基礎業務建設的重點內容。要實現檔案信息化，其基礎工作就是實現檔案的計算機管理，充分發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，首先要改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統模式，盡快使手工檢索向計算機檢索的全面過渡；了解和掌握計算機的功能和作用；應用計算機技術管理館藏檔案；建立現代模式的檔案數據庫。

計算機在檔案管理工作中的應用

1、檔案計算機管理的發展是計算機等新技術的社會化發展大環境中的一部分。計算機應用的普及給檔案管理的基礎工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經體會到，計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質量，而且也改變了檔案工作的傳統方式。例如：對著錄標引的標準化要求，由于計算機文檔一體化管理應用的普及，對檔案信息的著錄標引項目提出了增加對電子文件和電子檔案的生成、運轉、鑒定等管理性信息的著錄項目，以確定其法律效力及保管

方式；一些單位由于用計算機直接管理文件級檔案，產生了是否還需保留案卷級管理的問題，有些部門應用計算機管理檔案中已經根據新的《歸檔文件整理規則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來的某些原件是否保留的問題等。層出不窮的種種問題對檔案管理的基本理論、傳統方法、思想觀念等帶來了巨大的沖擊。這些問題逼迫我們要認真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會帶來很嚴重的不良后果。

2、電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，這標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命，它直接影響著檔案工作的運作方式，基本理論乃至思維觀念。

3、隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，用戶對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。

4、實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡。首先是完成三大目錄體系的過渡：革命歷史檔案、舊政權檔案、民國檔案；把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統一到用計算機編目的方法上來；建立科學的機讀檔案目錄檢索體系。

在實踐中應用較好的軟件

經過考察和反復比較，我們確定珠海泰坦DARMS2000檔案管理系統為我單位檔案管理系統平臺。此軟件主要有以下特點：

1、能滿足檔案人員日常的計算機管理要求，又能滿足社會各屆人員網上利用的需求；

2、符合Internet/Intranet發展潮流的檔案資料管理系統。它是一個可塑管理平臺，使用者，可自行發展，自我完善，而對檔案資料的獲取方式完全不受時間和地域的限制；

3、檔案資料信息在管理上各司其責，利用上資源共享；

4、提供完善而科學的安全機制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性；

5、提供全文瀏覽和下載重復利用功能；

6、提供給用戶強大的檢索、查詢、排序功能，用戶可按檔案的任意字段模糊查詢。

目前，我們內蒙古通遼市檔案館已實現了館藏檔案的計算機管理，錄入檔案文件級檢索目錄26余萬條，檔案全文存儲掃描5000余件。通過DARMS檔案管理系統實現檔案在計算機上檢索利用，全文瀏覽，歸檔立卷以及借閱管理和開放檔案的管理。同時建立了局域網，并在政府網上建立了網頁，開展網上檔案宣傳工作。我們在下一步的工作中，還將償試在互聯網上建立自己的檔案館工作網站，設置多種欄目，以豐富生動的內容，準確翔實的檔案信息資料，宣傳檔案工作和提供利用檔案信息資料。

檔案信息化建設的基本過程

檔案信息化建設，要以檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一

體化管理的推進力度，加速完成各級綜合檔案館文件級目錄數據庫的建設任務，為檔案信息化產業創造良好的基礎和條件。檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行檔案信息化建設。

首先是收集檔案的過程。要擴大檔案收集對象，既要向法定的檔案形成部門進行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進行收集，同時還要向個人進行收集；要擴大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現行信息資源的收集，以彌補館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優化和調整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為檔案高質量的檔案信息服務提供堅實的數據基礎。這樣才能實現檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬檔案工作服務渠道。

其次是管理檔案的過程。決定檔案信息系統是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數字化檔案信息。如果沒有形成一定規模的數字化檔案數據庫，沒有大量的、不斷增加著的信息數據——數字化檔案，就無法發揮檔案信息系統的作用。所以說建立全文存儲的檔案數據庫系統是重點中的重點。

通過信息技術管理檔案，實現計算機聯網，在網上實現檔案目錄檢索，在一定的權限內進行檔案全文瀏覽，滿足社會各階層的需求。檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類檔案信息，達到檔案資源共享。

第三是利用檔案的過程。檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對檔案的科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用檔案信息資源為社會服務，從而達到檔案信息資源的有效利用。

第四是檔案管理軟件的開發。針對現代辦公條件下，電子文件大量產生的現狀，制定前端控制戰略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統。

檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1、檔案信息化建設的發展，由地方經濟、科技和社會發展水平所決定，各級檔案部門在檔案信息化建設過程中一定要建立在現實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2、保障重點，分級建設。檔案信息化建設首先集中力量對重要的檔案資料進行數字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對外提供利用。中有這樣才能在最短的時間內，以最快的速度實現檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類檔案的信息化進行分級建設。要有一個發展的先后順序。一般的情況下，應該優先建立對文書檔案的管理系統，以滿足機關對檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據條件，再建立其它門類的檔案管理系統。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現檔案信息化的進程。

3、切實重視人才培養。檔案信息化建設需要用現代信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計算機專業知識的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養人才，如定期培訓，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區、本部門的人才集中起來，形成團體優勢，解決本地區檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4、在網絡環境中，檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是檔案在網絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網絡中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時升級，經常進行數據備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件同時采用防火墻技術。

5、關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發現文件損壞，立即對該載體內存儲的所有文件進行修復。

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案

管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

第五篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統一標準和規范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業務人員參與其過程等等。

3、軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業務素質[2]

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）、檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。[3]標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

③檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期