第一篇：OA辦公系統安全所涉及的五個方面

和您一樣，內行青睞萬戶OA

OA辦公系統安全所涉及的五個方面

1、主機安全

主機也就是OA服務器，包括應用服務器、數據庫服務器等（小型的應用一般放在一臺機器上）。對關鍵服務器進行保護，保證主機上的操作系統、應用軟件和數據的安全。正確配置服務器，結合防病毒軟件，保證內部網中的關鍵服務器的安全。

病毒傳播及容易造成應用服務器不能正常提供服務，并且網絡系統也為病毒傳播提供了快速通道；所以，為各服務器安裝網絡防病毒軟件，提供實時、自動化的病毒防護。

2、數據安全

對數據庫和各種系統文件數據定期自動備份到指定的存儲位置，即使當系統遭到破壞（包括硬件的毀壞）時可從備份中快速恢復系統，保證在系統災難后可從備份系統快速重建。

3、應用安全

應用安全與OA辦公系統安全性主要體現在開發技術和語言、數據庫、操作系統、系統的設計與編碼、數據加密機制、應用的權限控制等，這塊與OA辦公系統開發廠商的產品和技術有直接關系。應用系統在保證合法用戶能夠正常訪問授權訪問的應用資源的前提下，一方面，內網應用平臺對用戶身份和權限進行管理，在安全管理的配合下保證網絡應用的安全；另一方面，可采用第三方安全產品對系統的安全性進行加強。

4、網絡安全

保證網絡系統，特別是網絡中心的安全，防范來自內外網絡的安全威脅，盡早發現安全隱患和安全事件，把它們可能造成的影響盡量控制在一個比較小的網絡范圍內。

對于規模比較大的用戶，網絡安全需要對網絡的拓撲結構進行規劃設計，劃分子網，限制對重要服務器的直接訪問，采用防火墻實現訪問控制和子網隔離，采用入侵監測產品及是偵測、阻斷正在發生的攻擊行為。

5、管理安全

加強對網絡和應用系統的各種安全管理，建立完善的安全管理制度，切實保證各項安全措施能夠貫徹落實。

第二篇：OA系統安全設計文檔

安全性：

1.數據加密存儲

2.SSL加密傳輸

3.多種安全級別的身份認證

4.數據存儲備份措施

5.提供安全的VPN遠程訪問解決方案

OA是公司的文件及信息的存儲中心，系統的安全性是至關重要的。除了考慮到防火墻軟件，防病毒軟件之外，還需考慮如下四個方面：

(一)密碼的安全性密碼的安全性密碼的安全性密碼的安全性密碼加密，在數據傳

輸過程中，密碼必須是加密的，根據網絡傳輸協議，大多數傳輸的協議是明文協議，也就是說黑客等可以通過協議的偵聽，獲得傳輸內容，然后把匯編出數據。關于協議的偵聽技術已經非常成熟，所以密碼在傳輸中必須是要進行加密的。一般密碼最后會存在數據庫中，存在數據庫中的密碼也必須是加密的。因為，一旦有人能夠進入數據庫，如果是明文存放的，所以的密碼將會不安全。很多程序編寫的時候，為了方便，密碼是可逆加密的，即按照一定的算法，把加密的數據反轉過來，從而獲得密碼，所以，密碼最好采用不可逆算法，即使被黑客獲取到最后密碼的存儲數據，也無法獲知真正的密碼。

硬件加密鎖：有一個USB硬件設備，象U盤一樣的東西，里面存放了登陸者需要

認證的密碼，當登陸時，必須填寫密保口令卡，才能進行密碼的驗證。

圖形碼認證：圖形認證碼現在已經被廣泛應用了。主要的目的是為了防止黑客用程序的方式不斷的嘗試密碼。

(二)登陸的限制及記錄登陸的限制及記錄登陸的限制及記錄登陸的限制及記錄1.日志：查出誰用了哪些功能，詳細的日志記錄，可以查出誰在什么時候，用了哪個功能，對于登陸失敗也有詳細記錄。好的日志系統可以提供管理員分析的工具，及時發現問

題。

2.內部IP訪問限制：可以設定僅限內部的IP地址段的用戶才能訪問，可以減少外部侵入的風險。

3.特定區域的限制：可以設定只有某個區域的可以訪問系統。如公司只有北京和上海有分支機構，那么設定特別區域限制后，可以減少外部侵入的風險。

(三)傳輸協議的安全性傳輸協議的安全性傳輸協議的安全性傳輸協議的安全性

1.SSL方式：普通的網絡傳輸采用的是HTTP協議，如上面所述，HTTP協議是明文協議，只要截取網絡數據就可以反轉過來，而SSL協議是通過私鑰認證的，即使獲得了網絡數

據流，如果沒有相應的密鑰，也無法反編譯出數據。

2.VPN 方式：如果要跨區域使用，數據就需要在公網上傳輸，為了保證轉輸的安全性，SSL方式提供了非明文協議方式。VPN提供也另外一種形式的非明文傳輸協議。

(四)侵入后的安全性侵入后的安全性侵入后的安全性侵入后的安全性

1.數據加密存儲：數據庫中存放的數據大多數是明文存放，如果黑客一旦有機會侵入系統，如果是明文存放的，該數據很容易暴露出來。所以對一些核心數據，需要在數據庫存儲時，就進行了數據加密。

2.數據庫的默認密碼：請務必設定和修改數據庫的默認密碼，現在很多系統的默認密碼為空，這會造成很大的安全隱患。

以上的安全措施，用戶可以根據實際情況及預算，選擇一種或幾種進行組合，總而言之，安全與經濟性、易用性是成反比的。

OA安全，OA系統安全性，如何確保OA系統的安全性規劃

第三篇：OA辦公優點

OA網絡辦公優點

現在大多數公司雖然已經使用電腦辦公，但仍然停留在較低水平，各種工作審批、工作流轉辦理仍然采用紙制方式，沒有充分發揮網絡的優勢，沒有統一的信息交流平臺和協同工作平臺，信息傳遞速度慢、不統一，效率低下。

目前的辦公方式存在的問題主要表現為：

1、單位內部文件流轉仍然采用傳統紙質方式，傳遞緩慢，效率低下；

2、領導經常出差在外，文件流轉、工作審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后；領導出差回來，眾多手持待批文件人員在門口排隊等候。因為時間緊，許多事項來不及仔細研究，草草批復；領導簽批的文件，事后查閱困難；

3、無法跟蹤進展情況；

4、辦公流程不透明，職員和部門主管的職責不夠明確，例如有的職員拿到文件不知道該給誰簽字或審批，很多事項不能按規則辦理；

5、紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗，辦公開支大，管理費用高；

使用網絡OA辦公系統的主要優點體現為：

1、加速信息流轉，節約辦公時間，隨時隨地都可辦公。無論您身在何處，通過統一的信息化平臺都能讓您感覺和同事在一起，使大家方便快捷進行工作中的交流與討論，實現內部的日常協同辦公，使單位的個人與個人之間，部門與部門之間，形成緊密有機的統一結合。

2、合理統籌高效開展工作。縮短溝通距離，節約更多的時間和精力讓工作人員集中到更重要的事情上來。各級領導可利用空閑時間安排自己一天需完成的工作，根據需辦事宜的重要程度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜困擾。

3、快速準確查詢文件資料。實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關文件，及時為決策提供參考。

4、方便交流與溝通。多種途徑多種方式使各級管理者同工作人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給單位發展帶來的羈絆。

5、監控工作進度，掌握工作狀態。及時有效監控各部門工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯。系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態。

6、明確職責，增加責任感。明確賦予各崗位的權限，任何人都不可越權處理工作，各自責任明確，落實到人，查有所據；杜絕工作中由于職權不明出現扯皮現象。解決多崗位、多部門的協同工作問題，實現高效協作辦公。

7、節約紙張，節省時間，減少差錯。相關資料的發送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環節，無需打印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效率。

8、節約電話費、傳真費用。減少管局與農場間業務電話聯系費用。

9、充分利用硬件資源。利用各單位現有計算機和網絡資源，真正意義上實現無紙化辦公，減少辦公費用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡單的打字文字處理、文件共享、上網階段，而充分發揮了使用計算機的實質意義。

東營東大創遠軟件有限責任公司 0546-2913197

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第四篇：OA辦公系統

OA辦公系統

任務一

登錄、個人設置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機客戶端。三種方式可以單獨使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網址：http://www.tmdps.cn，單擊網頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點擊登錄，即可進入“管理信息系統”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標首頁，點擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設置

進入到企業工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應首先進行密碼的更改。為了方便后續登錄和使用，還可以進行手機及郵箱的綁定設置。

1、手機綁定 通過個人設置的個人信息欄目，將手機號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機綁定的好處是可以使用手機號作為登錄帳號來進行登錄，同時也可以方便后續使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統提醒。在個人設置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點擊“申請綁定”，系統會給您的郵箱發送一封確認郵件，當您通過了確認郵件的認證后視為綁定成功。可參照上圖。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業必不可少的聯系工具，大部分企業還在使用著紙質通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業通訊錄的管理和維護帶來一定的困難。

今目標平臺中的通訊錄模塊是針對企業內部聯系人的網絡通訊錄，能夠清晰的根據企業組織結構展示成員的聯系信息。

1、通訊錄的生成

今目標中的通訊錄是隨著組織結構的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創建。新員工入職、崗位發生變化時只需要由管理員來統一修改，就可以同步更新到企業通訊錄中。個人修改了自己的手機號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機客戶端和郵件通訊錄等相關聯系人信息都會即時同步更新，無需重復修改。

目前通訊錄只限于企業內部聯系人，還無法添加外部聯系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業通訊錄模塊下查看聯系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯系人頭像、手機端組織結構列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業通訊錄模塊下，點擊企業成員姓名后會出現員工資料彈出框，此時再點擊姓名并在下拉菜單中選擇“發消息”或“發郵件”，可實現與聯系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養成良好的工作習慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結。

工作開始之前先明確一天的工作內容，這樣可以避免被無關工作分散精力，影響目標的達成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結束之前，利用小結整理一下工作中的經驗和教訓，日積月累形成自己的資源庫，在年終進行工作總結時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當天的工作日志隔天后將不允許進行編輯。如果有需要，可以通過“補充日志”進行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人。可使 用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設置共享后，系統會給共享人自動推送一條系統消息，提醒對方及時進行查看。

對備忘還可以設置時間提醒，到設定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標中的溝通功能主要應用于企業內部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點。

您不用再擔心換了電腦和工作地點后找不到溝通記錄的情況發生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機客戶端和瀏覽器端均實現了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進行介紹。

1、如何進行溝通

通過今目標平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設置為登錄狀態。只有在登錄后才可以看到組織結構成員并進行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業內部同事以及指定的友好企業聯系人。目前實現了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態才可進行。

2、發送廣播消息

廣播消息是一種消息的發送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態，可以任意選擇企業內部的聯系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設置為要求對方回復確認，對方收到后需要給發送人一個回執，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發送文件

在瀏覽器端發送文件是服務器轉發的形式，也就是說所傳送的文件會在服務器保留備份，您可以在系統文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標所產生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認情況下自己只能查看與自己相關的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權”的情況下，還可以查詢職權范圍內其他人的溝通內容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業中的工作文檔往往分散在不同的地點，不同的人員手中，由于缺少系統化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標中的文檔可以對工作中產生的電子文檔進行管理，所有上傳到今目標平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統文檔、最近的文檔和企業文件柜。

（一）企業文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進行分類管理，并且希望在任何地點都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業文件柜功能。

企業文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業文件柜中上傳的文檔不會出現在系統文檔中，并且允許刪除。

企業最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨添加不同的成員以及賦予不同的操作權限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權限進行設置，通過權限來控制在文件柜中的操作。

2、企業文件柜的權限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負責：可以對所負責的文件柜進行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進行刪減和調整權限。

通知：通知不是權限，勾選后會向當事人發送一條通知消息。

文件柜管理權：該權限需要在職務權限中賦予，擁有此權限后可以創建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業中傳統的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據需要簽核處理，效率十分低下。

今目標中的審批是網絡化的審批工具，可以滿足企業多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經設置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統中給出的類型。

申請內容需要由申請人手工輸入，與傳統的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業中有規范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當第一級簽核結束后會自動轉到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當審批流程中的級別設置為某一職務時，系統會將隸屬于該職務下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進行審批的人員。

申請提交后，系統會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進度。

2、修改申請

審批申請提交后將不能撤回和刪除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進行修改和再次提交。

3、批復

審批人收到系統提醒后，進入到“我的審批”中對待處理的申請進行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續選擇審批人，如不繼續選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達到目的，申請人和審批人都可以進行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進行查看。

三、主線

主線是今目標中的獨有功能，通過主線可以將今目 標平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統一匯集在一條主線下，在團隊成員之間進行信息共享，讓參與人了解到事情發展的來龍去脈。情景一：有些工作內容只發生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續引用的內容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應勾選“通知參與人”。主線創建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點擊工作框的 展開可引用的模塊圖標，將自己平臺上的內容以及自己職權范圍內可見的內容引用到當前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內容才會出現在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內容可以進行編輯和刪除，參與人可以進行回復并提醒到相關人，以此實現了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經理在審批員工發來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設置的權限？

6、公司小王發出審批申請之后，發現寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內容可以本地引用？

任務三 項目、任務、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權”，所以只要用戶的職務中具有此權限都可以建立項目。管理員可以根據企業實際需要將此權限賦予給對應的職務即可。

（一）新建項目

各項目負責人都具有創建項目的權限。創建過程：

1、選擇“項目”

2、點擊“新建項目”

3、進入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進度、負責人（默認為創建人）、參與人。如下圖：管理信息系統項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學。

4、提交后，系統將會給所有的參與人發送一條系統提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動。可以點擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創建人而不是負責人，可以通過“分配項目”來重新指定負責人。

此操作需要具有項目管理權，在擁有此權限的情況下，即使不是您創建的項目也可以進行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務及多個負責人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標的達成。

只有負責人才可以建立子項目，每個子項目都可以設置不同的負責人，根項目的負責人有權利變更子項目負責人。

（四）項目協商

對項目執行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關鍵因素。例如，項目進行中已經出現了問題，但執行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經到了無法解決的地步。

項目中的協商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發表協商，將執行中的各項問題或者進度等進行匯報，提交后協商內容會通過系統提醒自動推送到負責人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進展及給出相關反饋。

（五）項目文檔

項目在執行過程中會產生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態過濾”出已撤銷的項目，并進行恢復。

二、任務

除了那些需要多個部門協同、執行周期長、內容復雜的大項目工作，在企業中，還有大量常規工作以及臨時的小任務等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導致任務完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務

通過任務管理，可將常規工作以及臨時的小任務派發給某參與人。當有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務” 創建一張任務表單。要求創建人將需要完成的工作內容及需要 達成的結果進行描述，并為該項任務選擇完成的時間點及負責人等。

操作步驟：

1、選擇“任務”選項卡

2、點擊“派任務”

3、提交后，該項任務為待接收狀態。任務中的負責 人將會接收到來自系統的一條提醒消息，告知當前 有項任務由自己負責來完成。

4、負責人進入到該項任務頁面后，可以選擇“接收任務”或者“拒絕任務”。接收任務后，該項任務顯示為進行中狀態，表示該項任務正式開始執行，系統將自動提醒任務創建人和參與人。選擇拒絕任務后，該項任務直接退回到創建人處。

（二）執行任務

任務的執行過程可以通過“添加任務事件”來進行記錄。

對于執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務中的“討論區”快速發起參與人之 間的主題討論，提交的內容會自動保存在討論區中，方便日后對該項任務的查詢和回溯。

任務過程中會產生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區”來保存與此項任務相關的所有文檔。

在“任務看板”下會按時間先后順序顯示關于此項任務的所有活動項，匯集了來自任務事件、討論區和文檔區的所有內容。

（三）完成任務

任務完成后，需要由負責人來進行任務總結并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務為待審核狀態，需要由任務的創建人“處理審核”。任務創建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務完成，不同意則重新退回到負責人處繼續進行。

（四）撤銷任務

任務創建后不允許刪除，只能由任務創建人進行撤銷的操作，任務撤銷后將不允許其他人再向任務中添加內容，已撤銷的任務允許“恢復任務”。

三、知識

企業在長期的經營過程中積累了不少的智慧和經驗，但由于缺少規范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業中人員離職經驗流失，相同的錯誤重復出現等問題。知識模塊就是幫助企業來構建企業的知識庫，實現知識的沉淀、共享和學習。

1、知識庫管理

在使用知識前，應先設計好知識庫的架構，根據企業需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標簽。方便后續新建知識時可以準確的提交在對應的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創建知識標簽，用于區分知識類別。當知識分類中已經存在知識點時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認企業中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業中具有知識審核權的人審核后才能發布，如果企業將知識設置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標平臺的評閱日志、計劃，項目協商，論壇等模塊下的內容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當企業的知識發布設置為需要審核時，則具有知識管理權的成員將負責審核知識的發布。在“審核知識”頁簽下顯示待發布的知識，管理員可以對知識進行發布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創建項目的權限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經理讓手下小王建了一個項目，但總經理想看到整個項目的進展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經理讓手下小王派任務給小李，但總經理想看到整個任務的進展情況，小王該怎么做？

8、任務可刪除嗎？

9、任務執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進行？

10、任務事件的作用是什么？

11、修改任務中的參與人應怎么做？

12、哪些人可以派任務給別人？

13、今目標的哪些模塊內容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內容是不是所有人都可以看到？

第五篇：協同辦公系統OA

協同辦公系統說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統特點........................................................1

三、系統原理及體系架構..............................................2

3.2系統原理.....................................................2 3.2.體系架構....................................................3

四、系統安全機制....................................................3

五、環境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統管理...............................................9 6.2、增強功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務管理..............................................10

一、總體介紹

協同辦公系統（OA）是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業單位及政府機關用戶的網絡辦公系統產品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統的廣泛適用性及功能擴展可能。

我們的產品具有高度穩定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。

我們的產品憑借其先進管理思想、領先的產品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網絡辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統特點

? 技術先進性：

全面采用模型組件+WEB技術方式實現，模型組件全部為公司自有技術產品。全面采用業界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數據庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。? 安全性：

全面嚴格的標準數據權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數據采用領先的加密存儲技術。可擴展CA數字認證，可支持遠程安全身份校驗。? 易用性：

全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。? 定義擴展性：

自定義組織機構、自定義數據屬性、自定義數據表單格式、自定義流程管理、自定義數據訪問權限、自定義統計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產品裝配化：

標準化產品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。? 易維護性：

全B/S結構產品，實現真正意義上的單點維護，全面升級。

三、系統原理及體系架構

3.2系統原理

3.2.體系架構

四、系統安全機制

? 操作權限管理機制

基于多層授權搭建，同時對于數據范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統管理中經常遇到的功能及數據范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統權限的設置要求。

? 安全身份管理機制

用戶數據加密存儲，同時可根據用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數據加密存儲機制

由數據庫底層入手解決數據安全問題，通過對系統后臺數據整體進行加密設計實現，對于關鍵信息內容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數據服務器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數據備份恢復機制

所提供的高效數據備份恢復功能，使系統備份數據在物理上分散保存,即使硬件系統遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內恢復軟件系統正常運行，真正做到萬無一失。

五、環境要求

? 應用服務器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統：

WINDOWS2000及以上操作系統（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數據服務器（對于較小規模用戶為了降低投資，可采用數據服務器與應用服務器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據處理信息內容的性質不同，流程結構將發生變化，各流程節點的具體處理方式根據節點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應具備相當的彈性設置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現工作流程、表單數據、處理模式、監控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現各類流程活動信息的規范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監控、查詢統計。? 功能特點：

＊ 支持表單數據信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉條件自定義

＊ 支持自動代理條件設置

＊ 支持數據范圍權限自定義

＊ 支持流程文件自動歸檔

＊ 支持查詢統計自定義

＊ 支持與其他功能的動態裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規范進行設計實現，相對于傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統計查詢 ? 功能特點：

＊ 收發文文件格式自定義設置

＊ 支持處理流程自定義設置

＊ 支持文件模版自定義設置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統計格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調閱等相應的管理功能，實現單位內部檔案信息的數字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現授權范圍下的在線調閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統計查詢等 ? 功能特點：

＊ 支持自定義設置編號規則

＊ 支持自定義多維權限管理

＊ 自定義查詢統計格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規范

＊ 支持在線授權調閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計算機網絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調查問卷、內部通訊錄等眾多的實用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調查問卷

＊ 內部通訊錄 ? 功能特點：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復自定義設置

＊ 支持調查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現在線互動協同工作，進行個人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協作管理

＊ 工作組管理

＊ 個人檔案夾 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義工作提示設置

＊ 支持雙向式代理日程安排設置

＊ 支持部門級日程統一管理

＊ 支持成員在線互動協同工作

＊ 支持個性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統自身內置的一個小型電子郵件系統。通過電子郵件管理模塊可以在系統內部用戶之間發送、接收電子郵件，同時也可以收發系統外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內部郵件收發管理

＊ 外部郵箱設置

＊ 收發Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點：

＊ 個性化郵件簽名信息設置

＊ 內部成員點擊發送

＊ 內部郵件快捷、安全

＊ 個性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實現用戶單位內部信息交互討論，通過欄目設置可實現討論組成員范圍控制，根據需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義欄目設置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內容變更信息訂閱

＊ 支持實名或匿名發表方式

＊ 支持自定義內容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動中經常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區號 ? 功能特點：

＊ 在線情況準確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時存放

＊ 支持公歷農歷及節假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區號瀏覽查詢

＊ 支持個性化登陸ID及口令設置

6.1.8系統管理

系統管理是為系統的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統后，首先要通過系統管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統用戶信息。同時支持系統登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機構

＊ 用戶管理

＊ 系統日志

＊ 數據管理 ? 功能特點：

＊ 組織機構體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現模塊權限分級授權機制

＊ 實現操作日志及數據日志綜合管理

＊ 可進行個性化登陸頁面設置

6.2、增強功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調動分配、人員信息查詢統計等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統計查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統計的各類用品信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領用管理

＊ 統計查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理，可以實現車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務管理

?

會議管理

會議管理主要實現是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預約

?

值班管理

值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實現對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統計查詢