第一篇：企業(yè)辦公OA的關(guān)鍵

認(rèn)清企業(yè)需求是選擇協(xié)同辦公OA的關(guān)鍵

據(jù)了解，目前國(guó)內(nèi)的協(xié)同OA廠商達(dá)500家之多，雖然產(chǎn)品形態(tài)各異，但還是難以避免同質(zhì)化現(xiàn)象的出現(xiàn)，這也在不同程度上為企業(yè)選型帶來(lái)了困擾。在一個(gè)協(xié)同OA項(xiàng)目的招標(biāo)過(guò)程中，往往會(huì)引來(lái)多家協(xié)同OA軟件廠商的介入，而這些廠商會(huì)站在自己的立場(chǎng)描述自身產(chǎn)品的種種優(yōu)勢(shì)，并迎合客戶的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，為其勾勒出一副宏偉的藍(lán)圖。這時(shí)的企業(yè)早已將核心需求拋到了腦后，“這山望著那山高”的心態(tài)最終導(dǎo)致迷失在各種協(xié)同OA的DEMO中，結(jié)果便是由于“體力不支”，倉(cāng)促的結(jié)束了這場(chǎng)選型的拉鋸戰(zhàn)，盲目的上馬了OA項(xiàng)目。項(xiàng)目驗(yàn)收后，軟件廠商“人去樓空”，這時(shí)的用戶才恍然大悟，捫心自問：“這套協(xié)同OA軟件究竟是給誰(shuí)用的？”所謂的爛尾樓工程就是這樣誕生的。

另一方面，企業(yè)本身也有著不可推卸的責(zé)任。在信息化過(guò)程中，往往是一個(gè)模糊的開始，在信息化項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，理論、思想、技術(shù)、知識(shí)體系也都在不斷發(fā)生變化，效果與初衷會(huì)發(fā)生很大變化，因此，動(dòng)輒“三年、五年”的信息化目標(biāo)對(duì)于企業(yè)信息化主管來(lái)說(shuō)并不完全適用，明確提出幾年后要達(dá)到什么樣的效果，尤其是數(shù)字上的效果更不可取。“目標(biāo)量化”已經(jīng)成為企業(yè)用戶的通病。而且，從國(guó)內(nèi)企業(yè)自身的管理體系現(xiàn)狀來(lái)看，許多企業(yè)與國(guó)際先進(jìn)管理思想還存在著較大差距，大躍進(jìn)式的信息化改革很難在企業(yè)內(nèi)部行之有效的推廣開來(lái)，上了一套協(xié)同OA，而員工之間還在使用MSN或QQ等即時(shí)通訊工具交流的情況比比皆是，協(xié)同軟件成了一個(gè)“花瓶”，似乎只是CIO討好老板的工具，“棄之可惜，食之無(wú)味”。

實(shí)際上，企業(yè)也好，協(xié)同軟件廠商也罷，造成這種局面，歸根結(jié)底是對(duì)用戶實(shí)際需求，或者說(shuō)是核心需求的理解不清。企業(yè)究竟為什么要花幾十萬(wàn)、甚至上百萬(wàn)購(gòu)買一套協(xié)同OA呢？核心需求其實(shí)很簡(jiǎn)單，提高公司整體協(xié)作運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，以此增加收益率。協(xié)同不是目的，效益的最終提升才是核心所在。

而對(duì)于我國(guó)目前廠商眾多的協(xié)同OA軟件而言，一些廠商在宣傳產(chǎn)品差異性的同時(shí)忽略了對(duì)于產(chǎn)品應(yīng)用的研究和思考，使用戶對(duì)于協(xié)同軟件的應(yīng)用價(jià)值認(rèn)識(shí)產(chǎn)生模糊，忽略了需求的核心。

有關(guān)協(xié)同專業(yè)人士認(rèn)為：協(xié)同軟件是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供一個(gè)跨組織、跨區(qū)域的虛擬工作場(chǎng)所及相關(guān)應(yīng)用工具。體現(xiàn)為如下價(jià)值：第一、連接價(jià)值，即通過(guò)協(xié)同軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級(jí)組織與個(gè)人連接起來(lái)，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所。第二、溝通價(jià)值，及時(shí)進(jìn)行消息的交流與共享，例如即時(shí)會(huì)話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識(shí)共享等等，這也是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。第三、協(xié)同價(jià)值，即以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來(lái)，共同處理一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。流程管理是國(guó)內(nèi)主流協(xié)同軟件的主要應(yīng)用部分。第四、監(jiān)控價(jià)值，即工作過(guò)程的監(jiān)督與控制，工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等等。這些都增強(qiáng)了企業(yè)管理的執(zhí)行能力。

同時(shí)協(xié)同軟件的應(yīng)用還將沉淀企業(yè)的制度與文化，人們不在思考什么制度用在什么地方，自己服務(wù)企業(yè)的文化到底是什么，協(xié)同軟件通過(guò)流程的制定、知識(shí)的分享、信息的發(fā)布、人員的協(xié)作，提供一個(gè)數(shù)字化的虛擬企業(yè)環(huán)境，解決企業(yè)管理過(guò)程中繁瑣的事件，使復(fù)雜的事件沿著既定的規(guī)則獲得解決，從而將企業(yè)員工從重復(fù)的勞動(dòng)中獲得解脫，將精力放在工作的改進(jìn)和創(chuàng)新上，也將企業(yè)管理者從繁雜的小事中解脫出來(lái)，使其能夠更關(guān)注企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展，真正獲得員工與組織的和諧快速發(fā)展。

第二篇：OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合。對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對(duì)于中層管理者來(lái)說(shuō)，OA是信息管理系統(tǒng)；而對(duì)于普通管理者來(lái)說(shuō)，OA又是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。

規(guī)范管理，提高工作效率：

通過(guò)工作流系統(tǒng)，員工不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)（比如：公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷等工作流程審批）在各部門之間跑來(lái)跑去，等候?qū)徟⒑炞帧⑸w章，這些工作都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實(shí)依據(jù)。

節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本：

OA平臺(tái)最主要的特點(diǎn)之一是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，無(wú)紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時(shí)間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費(fèi)及差旅費(fèi)用。

消除信息孤島、資源孤島：

OA協(xié)同辦公平臺(tái)的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護(hù)工作量大等因素形成的一個(gè)個(gè)“信息孤島”、“資源孤島”。

實(shí)現(xiàn)知識(shí)傳播：

實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)其最重要資產(chǎn)――知識(shí)的高效管理、積累沉淀、傳播、應(yīng)用。完全擺脫人員流動(dòng)造成的知識(shí)的流失。

提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力：

員工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。無(wú)疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強(qiáng)。

二、OA的功能特點(diǎn) ☆ 適用，符合日常辦公習(xí)慣

適用性是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的第一原則，OA站在最終用戶的立場(chǎng)上，在適用操作、業(yè)務(wù)處理、功能展示等一系列問題上進(jìn)行了深入研究。

☆ 成熟性與先進(jìn)性

產(chǎn)品采用三層結(jié)構(gòu)模式，系統(tǒng)開發(fā)采用微軟目前最成熟先進(jìn)的.net技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當(dāng)前系統(tǒng)的高可靠運(yùn)行，又使系統(tǒng)能夠適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的發(fā)展，滿足業(yè)務(wù)不斷變化的需要。

支持工作流正文內(nèi)容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章。☆ 安全、可靠、穩(wěn)定性

系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中可能含有大量的用戶機(jī)密信息，需要對(duì)使用信息進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理。系統(tǒng)采用分級(jí)管理、統(tǒng)一授權(quán)和全面安全跟蹤等方式進(jìn)行權(quán)限管理。

☆開放性與可擴(kuò)展性 系統(tǒng)采用開放的可擴(kuò)充模塊結(jié)構(gòu)，保證以后可以方便地升級(jí)以及在同一平臺(tái)上擴(kuò)充其他業(yè)務(wù)功能。☆ 高度自定義

系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、職務(wù)角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風(fēng)格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學(xué)易用易管理

系統(tǒng)采用B/S，客戶端通過(guò)IE瀏覽器訪問，功能設(shè)計(jì)直觀，操作簡(jiǎn)便，復(fù)雜的功能模塊內(nèi)即有使用說(shuō)明，用戶使用基本無(wú)需培訓(xùn)。

☆ 支持集團(tuán)辦公模式

支持集團(tuán)辦公，集團(tuán)各機(jī)構(gòu)之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。☆ 支持與ERP系統(tǒng)的連接(破解版支持用友，暫時(shí)沒金蝶接口)開放的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，獨(dú)立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數(shù)據(jù)庫(kù)，使ERP的數(shù)據(jù)進(jìn)入OA流程，表單審批、流轉(zhuǎn)結(jié)束以后的數(shù)據(jù)可以提供給ERP系統(tǒng)使用。

三 OA功能介紹 功能模塊 工作流 新聞公告 電子郵件 文檔中心 工作計(jì)劃 工作報(bào)告 行政綜合 任務(wù)安排 個(gè)人辦公 模塊內(nèi)容簡(jiǎn)要說(shuō)明

表單制作、流程設(shè)定、審批處理、流程催辦、流程統(tǒng)計(jì)等。

包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發(fā)布與查詢；可自定義增加發(fā)布欄目。

內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)，郵件管理。

公共文件夾的建立與權(quán)限分配，文件上傳與管理。

部門或個(gè)人周計(jì)劃、月計(jì)劃的起草、審核、發(fā)布及執(zhí)行反饋。

撰寫工作日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)或其他總結(jié)匯報(bào)，可提交上級(jí)審閱。

包含“調(diào)查投票”、“員工評(píng)選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費(fèi)用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個(gè)子模塊。

工作任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)，任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控。

包含“個(gè)人日程”、“工作日志”、“個(gè)人文件夾”、“個(gè)人設(shè)置”、“個(gè)人通訊錄”、“常用鏈接”等6個(gè)子模塊。

企業(yè)文化 手機(jī)短信 知識(shí)管理 會(huì)議管理 車輛管理 用品管理 資產(chǎn)管理 圖書管理 合同管理 證照管理 包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長(zhǎng)歷程”、“企業(yè)格言”、“歡迎新同事”、“文體活動(dòng)”等6個(gè)子模塊。

通過(guò)網(wǎng)關(guān)收發(fā)手機(jī)短信，可以建立個(gè)人通訊錄、常用短語(yǔ)。

知識(shí)文檔的分類，知識(shí)的建立與查詢。

會(huì)議的計(jì)劃安排登記，會(huì)議紀(jì)要管理，會(huì)議查詢管理。

車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請(qǐng)管理。

用品分類登記，入庫(kù)、領(lǐng)用申請(qǐng)與審批，領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

資產(chǎn)分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。

管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。

企業(yè)合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。

管理企業(yè)證照，設(shè)置到期查詢，自動(dòng)到期提醒。報(bào)表中心 項(xiàng)目管理 在線討論 系統(tǒng)首頁(yè) 定義需要填報(bào)的報(bào)表類別、格式，網(wǎng)上填報(bào)報(bào)表內(nèi)容。

管理項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、任務(wù)、資源、費(fèi)用、文檔等。

發(fā)起、關(guān)閉討論議題，查詢歷史討論內(nèi)容。

功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁(yè)左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項(xiàng)、我的任務(wù)、我下達(dá)的任務(wù)、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會(huì)議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動(dòng)。快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發(fā)起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流

流程發(fā)起：選擇相應(yīng)工作表單（如費(fèi)用申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、請(qǐng)示報(bào)告等），填寫相應(yīng)欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個(gè)審批（辦理）環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。

審批辦理：系統(tǒng)首頁(yè)或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當(dāng)前用戶辦理（或被授權(quán)辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據(jù)權(quán)限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調(diào)用常用審批用語(yǔ)、電子簽名、調(diào)用手寫簽名、蓋章等。

可以退回至已經(jīng)辦過(guò)的任意環(huán)節(jié)。

可以直接將待審批工作置為辦結(jié)，且將辦結(jié)信息通過(guò)郵件通知所有經(jīng)辦人。

如果當(dāng)前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實(shí)際情況還需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。協(xié)辦：辦理人可以發(fā)起協(xié)辦，即使協(xié)辦尚未辦理，當(dāng)前環(huán)節(jié)仍可提交，且協(xié)辦自動(dòng)取消。

監(jiān)控催辦：所有當(dāng)前用戶已辦理的工作自動(dòng)存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項(xiàng)工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對(duì)當(dāng)前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。

流程調(diào)度：如果由于流程設(shè)置錯(cuò)誤或當(dāng)前處理人因故不能辦理某項(xiàng)審批工作，可以將該項(xiàng)工作調(diào)度給其他人辦理。

辦結(jié)查詢：用戶可根據(jù)權(quán)限范圍查詢已經(jīng)辦結(jié)的工作表單及審批內(nèi)容。

統(tǒng)計(jì)分析：系統(tǒng)可自動(dòng)對(duì)同類表單按時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，被統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容限于數(shù)字信息（如費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷單等），既可統(tǒng)計(jì)已經(jīng)辦結(jié)的，也可統(tǒng)計(jì)辦理中的。

流轉(zhuǎn)記錄：詳細(xì)記錄流程每個(gè)環(huán)節(jié)的收到、提交時(shí)間及辦理用時(shí)。

2、新聞公告 2.1、公告管理

在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動(dòng)態(tài)等，公告審核支持多級(jí)審核。

公告可以限制部分人可以查看。點(diǎn)擊公告標(biāo)題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過(guò)有效期的公告自動(dòng)歸類到歷史公告。2.2、新聞管理

實(shí)現(xiàn)新聞的發(fā)布與維護(hù)管理功能，新聞對(duì)象亦可指定，新聞的發(fā)布無(wú)需審核。2．

3、類別設(shè)置

設(shè)置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件

電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨(dú)立使用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無(wú)縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動(dòng)接收、分類歸檔等各種功能。

RuvarOA允許通過(guò)后臺(tái)管理限定個(gè)人郵箱空間大小、限制某些帳號(hào)收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號(hào)的外發(fā)郵件內(nèi)容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個(gè)文件上傳，也可以直接向服務(wù)器硬盤的文件夾批量復(fù)制文件。文件查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。

文件只讀：支持對(duì)doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復(fù)制，提供所有文件轉(zhuǎn)換至swf格式的工具。

5、工作計(jì)劃 5.1、個(gè)人計(jì)劃

周計(jì)劃：以每天為時(shí)間單位起草個(gè)人周工作計(jì)劃(上周未完成計(jì)劃自動(dòng)重新寫入本周)，提交部門負(fù)責(zé)人審閱、發(fā)布。計(jì)劃執(zhí)行人可根據(jù)計(jì)劃完成情況將每項(xiàng)計(jì)劃置為“完成”、“未完成”狀態(tài)，注明完成或未完成原因，最后將所有計(jì)劃置“辦結(jié)”狀態(tài)后歸檔。

月計(jì)劃：起草個(gè)人月工作計(jì)劃，操作流程同周計(jì)劃。5.2、部門計(jì)劃

周計(jì)劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門周工作計(jì)劃，操作流程同個(gè)人周計(jì)劃。月計(jì)劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門月工作計(jì)劃，操作流程同個(gè)人月計(jì)劃。

6、工作報(bào)告

用戶可以填報(bào)工作日?qǐng)?bào)、工作周報(bào)、工作月報(bào)或其他類型的工作報(bào)告、總結(jié)，并提交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。部門負(fù)責(zé)人或部門主管領(lǐng)導(dǎo)可以查看該部門所有人的報(bào)告內(nèi)容。工作日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)可設(shè)置提交時(shí)間，自動(dòng)標(biāo)記延期提交的報(bào)告。自動(dòng)匯總漏交日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)的員工。日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)格式可由用戶自定義

7、行政綜合 7.1、調(diào)查投票

通過(guò)設(shè)定主題，可以對(duì)企業(yè)關(guān)心或關(guān)注的話題進(jìn)行網(wǎng)上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應(yīng)用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評(píng)選

評(píng)選典型（如優(yōu)秀）員工，可限制每個(gè)評(píng)選人的最多投票數(shù)，自動(dòng)按結(jié)果排序。7.3、重要提醒

針對(duì)某些重要事件，可以設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)提醒，即每次登錄OA都會(huì)自動(dòng)彈出提醒內(nèi)容。提醒對(duì)象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當(dāng)前員工的外出情況：外出時(shí)間、外出地點(diǎn)、外出事由、返回時(shí)間等，便于及時(shí)了解員工外出動(dòng)向。

7.5、通訊錄

建立內(nèi)部（即OA系統(tǒng)用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費(fèi)用管理

管理企業(yè)費(fèi)用類別，錄入費(fèi)用數(shù)據(jù)，生成多種費(fèi)用匯總表，查詢個(gè)人或部門費(fèi)用發(fā)生情況。7.7、考勤管理

設(shè)置上、下班考勤時(shí)間，用戶可登陸系統(tǒng)進(jìn)行考勤，系統(tǒng)自動(dòng)生成考勤報(bào)表。

8、任務(wù)安排

任務(wù)安排實(shí)現(xiàn)對(duì)日常工作任務(wù)的安排、下達(dá)，任務(wù)負(fù)責(zé)人員的指定，實(shí)現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。

主管領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)于已經(jīng)安排的工作任務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查，實(shí)現(xiàn)管理者對(duì)于任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行直接、準(zhǔn)確的監(jiān)控管理。

9、個(gè)人辦公

9.1、個(gè)人日程：個(gè)人日程的安排、備忘，可設(shè)置手機(jī)短信自動(dòng)提醒。9.2、工作日志：個(gè)人日志，日志可以共享給本部門、上級(jí)或者全體用戶。9.3、個(gè)人通訊錄：?jiǎn)T工的個(gè)人通訊錄信息，可導(dǎo)入到OA企業(yè)郵件系統(tǒng)中。

9.4、個(gè)人設(shè)置：個(gè)人基本信息設(shè)置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權(quán)。9.5、個(gè)人文件夾：建立個(gè)人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時(shí)多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動(dòng)。

9.6、常用鏈接：OA提供辦公過(guò)程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬(wàn)年歷、長(zhǎng)途區(qū)號(hào)、郵政編碼、度量衡轉(zhuǎn)換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

10、企業(yè)文化 10.1、電子論壇

可由用戶靈活設(shè)置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時(shí)，可以充當(dāng)日常辦公討論的功能，大大提高內(nèi)部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時(shí)直接播放。10.2、電子期刊

期刊投稿：用戶可以向期刊的有關(guān)欄目投稿，系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)用戶的總投稿數(shù)量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進(jìn)行發(fā)表，對(duì)于不采用的稿件可以退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長(zhǎng)歷程

管理企業(yè)成長(zhǎng)歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業(yè)格言

管理企業(yè)格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事

簡(jiǎn)單描述新同事信息，并可在桌面滾動(dòng)顯示。10.6、文體活動(dòng)

員工可任意發(fā)布問題活動(dòng)信息，并可在桌面顯示。

11、手機(jī)短信

短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時(shí)可與RuvarOA內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動(dòng)發(fā)送待辦通知、催辦通知、會(huì)議通知、日程提醒等。

12、知識(shí)管理

知識(shí)整理：按類別整理企業(yè)相關(guān)知識(shí)，提交審核。

知識(shí)審核：審核提交的知識(shí)草稿，驗(yàn)證知識(shí)的準(zhǔn)確性和有效性。知識(shí)查閱：閱讀知識(shí)，對(duì)知識(shí)進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。

13、會(huì)議管理

包括會(huì)議室管理、會(huì)議計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)審批、會(huì)議通知、會(huì)議查詢、會(huì)議紀(jì)要擬稿、會(huì)議紀(jì)要審批、會(huì)議紀(jì)要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會(huì)議，會(huì)議通知可以通過(guò)手機(jī)短信或IM反復(fù)提醒。每項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要可以單獨(dú)設(shè)置查詢權(quán)限。

14、車輛管理

車輛登記：建立相應(yīng)的車輛檔案，詳細(xì)記錄購(gòu)買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請(qǐng)、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費(fèi)用情況。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表：按部門、按時(shí)間、按車輛生成相應(yīng)的里程、費(fèi)用報(bào)表。

15、用品管理

用品采購(gòu)：用品管理人員進(jìn)行采購(gòu)登記，可以為各種辦公用品設(shè)定庫(kù)存報(bào)警值，方便辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫(kù)存。

領(lǐng)用管理：對(duì)需要辦公用品的用戶進(jìn)行領(lǐng)用登記，自動(dòng)完成庫(kù)存扣減。查詢統(tǒng)計(jì)：可通過(guò)部門、時(shí)間段、領(lǐng)用人等不同途徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。

16、資產(chǎn)管理

設(shè)備檔案：管理企業(yè)或部門設(shè)備的詳細(xì)信息，可以自定義字段。

設(shè)備使用：可以對(duì)設(shè)備進(jìn)行領(lǐng)用、歸還、轉(zhuǎn)移、維修、清理等管理操作。

設(shè)備折舊：提供多種折舊計(jì)算方法。導(dǎo)出管理：可以將設(shè)備檔案導(dǎo)出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理

新書入庫(kù)：登記新購(gòu)置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱時(shí)間到期。圖書查詢：可以按類別、編號(hào)、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發(fā)郵件催還。

18、合同管理

合同錄入：錄入及維護(hù)企業(yè)簽訂的各類商務(wù)合同信息，每份合同可以附加多個(gè)附件及相關(guān)補(bǔ)充合同。合同借閱：合同的借閱申請(qǐng)、審批、查閱過(guò)程管理。合同終止：對(duì)履行中的合同進(jìn)行終止的申請(qǐng)與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理

證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發(fā)證日期、到期日期、持有人、發(fā)證機(jī)關(guān)等。證照查詢：根據(jù)多種條件查詢證照信息。

提醒設(shè)置：可根據(jù)證照的有效期或到期時(shí)間設(shè)置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。20、報(bào)表中心

報(bào)表模板：定義報(bào)表的類別，如財(cái)務(wù)報(bào)表、行政報(bào)表等；以及不同類別常用報(bào)表的表頭、表尾、內(nèi)容欄、計(jì)算方法等項(xiàng)目。

報(bào)表填報(bào)：填寫相關(guān)報(bào)表的內(nèi)容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報(bào)表查詢：根據(jù)權(quán)限查閱報(bào)送過(guò)來(lái)的分類報(bào)表，如有新的報(bào)表送到，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)郵件及彈出界面提醒。打開的報(bào)表可以轉(zhuǎn)為EXCEL文件或直接打印。

21、項(xiàng)目管理

RuvarOA項(xiàng)目管理模塊，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的任務(wù)管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理、文檔資料管理，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范、有效管理，積累項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，完整保存項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的數(shù)據(jù)資料，對(duì)以后的項(xiàng)目建設(shè)提供參考與借鑒。

項(xiàng)目立項(xiàng)：新建項(xiàng)目申請(qǐng)，建立項(xiàng)目的相關(guān)信息并提交領(lǐng)導(dǎo)審批。項(xiàng)目相關(guān)信息包括：項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目預(yù)算、參與部門、計(jì)劃周期與工時(shí)等。同時(shí)也可完善項(xiàng)目任務(wù)、項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目資源、項(xiàng)目成員。

項(xiàng)目審批：審批立項(xiàng)申請(qǐng)，可多級(jí)審批，項(xiàng)目審批不可修改項(xiàng)目信息，但可退回要求修改再重新提交。項(xiàng)目執(zhí)行/變更：對(duì)已經(jīng)審批通過(guò)的項(xiàng)目進(jìn)行啟動(dòng)、暫停、完成管理；項(xiàng)目暫停或完成，該項(xiàng)目下所有任務(wù)也不能再進(jìn)行進(jìn)度管理操作；沒有完成的項(xiàng)目的部分內(nèi)容（如項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、項(xiàng)目資源）可以變更。僅允許項(xiàng)目經(jīng)理在本模塊進(jìn)行操作。

項(xiàng)目任務(wù)：查詢本人執(zhí)行的項(xiàng)目任務(wù)，并進(jìn)行任務(wù)進(jìn)度的日志填報(bào)管理。

項(xiàng)目文檔：每個(gè)項(xiàng)目均可建立獨(dú)立的項(xiàng)目文檔庫(kù)，每個(gè)項(xiàng)目文檔庫(kù)類似一個(gè)共享文件夾，可建立多級(jí)子文件夾。項(xiàng)目成員可以查詢、上傳該項(xiàng)目相關(guān)的文檔。

項(xiàng)目費(fèi)用：項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)，可以錄入與該項(xiàng)目相關(guān)的收入、支出費(fèi)用，并分類進(jìn)行匯總。

項(xiàng)目查詢：查詢本人相關(guān)的項(xiàng)目或權(quán)限允許查閱的項(xiàng)目；系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)自動(dòng)生成甘特圖；有刪除權(quán)限的用戶可以刪除歷史項(xiàng)目。

數(shù)據(jù)字典：設(shè)定項(xiàng)目角色、資源類型、費(fèi)用類別等基礎(chǔ)信息。

22、在線討論

根據(jù)權(quán)限發(fā)起討論議題，類似網(wǎng)站的聊天室。討論可以限時(shí)發(fā)起、關(guān)閉。已關(guān)閉的討論可以激活重啟。

23、后臺(tái)管理

權(quán)限管理：設(shè)定權(quán)限組，每個(gè)權(quán)限組可根據(jù)需要分配模塊操作權(quán)限。

用戶設(shè)置：建立及管理用戶的登錄帳號(hào)及密碼，以及用戶所在部門、職務(wù)、行政級(jí)別、角色、所屬權(quán)限群組等，可限制每個(gè)用戶的登陸IP范圍，也可給用戶分配身份認(rèn)證鎖。

表單定義：設(shè)計(jì)流程審批需要使用的工作表單格式、內(nèi)容；支持多頁(yè)表單。流程定義：給工作表單設(shè)定默認(rèn)辦理環(huán)節(jié)，圖形化定義。

功能管理：可根據(jù)實(shí)際需要屏蔽不使用的系統(tǒng)功能模塊，也可增加用戶自己開發(fā)的功能鏈接；功能模塊的位置可以任意移動(dòng)，也可更名。

論壇設(shè)置：設(shè)置論壇欄目及管理員。

郵件設(shè)置：設(shè)置內(nèi)部郵箱域名，設(shè)置用戶郵件收件箱容量，統(tǒng)計(jì)POP3設(shè)置等。文檔中心：同步文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾，設(shè)置超級(jí)管理員。桌面定義：預(yù)定義用戶默認(rèn)的首頁(yè)格式。

容量設(shè)置：設(shè)置郵件系統(tǒng)及個(gè)人文件夾的空間限制。日志管理：查詢及刪除系統(tǒng)登陸日志。

設(shè)置數(shù)據(jù)源：快速建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)表及內(nèi)容，為流程表單調(diào)用。

第三篇：OA辦公優(yōu)點(diǎn)

OA網(wǎng)絡(luò)辦公優(yōu)點(diǎn)

現(xiàn)在大多數(shù)公司雖然已經(jīng)使用電腦辦公，但仍然停留在較低水平，各種工作審批、工作流轉(zhuǎn)辦理仍然采用紙制方式，沒有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，沒有統(tǒng)一的信息交流平臺(tái)和協(xié)同工作平臺(tái)，信息傳遞速度慢、不統(tǒng)一，效率低下。

目前的辦公方式存在的問題主要表現(xiàn)為：

1、單位內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，傳遞緩慢，效率低下；

2、領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差在外，文件流轉(zhuǎn)、工作審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后；領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)，眾多手持待批文件人員在門口排隊(duì)等候。因?yàn)闀r(shí)間緊，許多事項(xiàng)來(lái)不及仔細(xì)研究，草草批復(fù)；領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，事后查閱困難；

3、無(wú)法跟蹤進(jìn)展情況；

4、辦公流程不透明，職員和部門主管的職責(zé)不夠明確，例如有的職員拿到文件不知道該給誰(shuí)簽字或?qū)徟芏嗍马?xiàng)不能按規(guī)則辦理；

5、紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗，辦公開支大，管理費(fèi)用高；

使用網(wǎng)絡(luò)OA辦公系統(tǒng)的主要優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)為：

1、加速信息流轉(zhuǎn)，節(jié)約辦公時(shí)間，隨時(shí)隨地都可辦公。無(wú)論您身在何處，通過(guò)統(tǒng)一的信息化平臺(tái)都能讓您感覺和同事在一起，使大家方便快捷進(jìn)行工作中的交流與討論，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的日常協(xié)同辦公，使單位的個(gè)人與個(gè)人之間，部門與部門之間，形成緊密有機(jī)的統(tǒng)一結(jié)合。

2、合理統(tǒng)籌高效開展工作。縮短溝通距離，節(jié)約更多的時(shí)間和精力讓工作人員集中到更重要的事情上來(lái)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可利用空閑時(shí)間安排自己一天需完成的工作，根據(jù)需辦事宜的重要程度來(lái)安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜困擾。

3、快速準(zhǔn)確查詢文件資料。實(shí)行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關(guān)文件，及時(shí)為決策提供參考。

4、方便交流與溝通。多種途徑多種方式使各級(jí)管理者同工作人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給單位發(fā)展帶來(lái)的羈絆。

5、監(jiān)控工作進(jìn)度，掌握工作狀態(tài)。及時(shí)有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)。系統(tǒng)將記錄每個(gè)工作完成流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)。

6、明確職責(zé)，增加責(zé)任感。明確賦予各崗位的權(quán)限，任何人都不可越權(quán)處理工作，各自責(zé)任明確，落實(shí)到人，查有所據(jù)；杜絕工作中由于職權(quán)不明出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。

7、節(jié)約紙張，節(jié)省時(shí)間，減少差錯(cuò)。相關(guān)資料的發(fā)送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無(wú)需任何中間環(huán)節(jié)，無(wú)需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時(shí)間，節(jié)省辦公開支，減少差錯(cuò)率，提高整體工作效率。

8、節(jié)約電話費(fèi)、傳真費(fèi)用。減少管局與農(nóng)場(chǎng)間業(yè)務(wù)電話聯(lián)系費(fèi)用。

9、充分利用硬件資源。利用各單位現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源，真正意義上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，減少辦公費(fèi)用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡(jiǎn)單的打字文字處理、文件共享、上網(wǎng)階段，而充分發(fā)揮了使用計(jì)算機(jī)的實(shí)質(zhì)意義。

東營(yíng)東大創(chuàng)遠(yuǎn)軟件有限責(zé)任公司 0546-2913197

www.tmdps.cn

第四篇：OA辦公系統(tǒng)

OA辦公系統(tǒng)

任務(wù)一

登錄、個(gè)人設(shè)置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標(biāo)的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機(jī)客戶端。三種方式可以單獨(dú)使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個(gè)人使用各自的帳號(hào)及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網(wǎng)址：http://www.tmdps.cn，單擊網(wǎng)頁(yè)右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄，即可進(jìn)入“管理信息系統(tǒng)”課程首頁(yè)。

（二）客戶端登錄

在今目標(biāo)首頁(yè)，點(diǎn)擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機(jī)客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個(gè)人設(shè)置

進(jìn)入到企業(yè)工作平臺(tái)后，為保證您的帳戶安全，應(yīng)首先進(jìn)行密碼的更改。為了方便后續(xù)登錄和使用，還可以進(jìn)行手機(jī)及郵箱的綁定設(shè)置。

1、手機(jī)綁定 通過(guò)個(gè)人設(shè)置的個(gè)人信息欄目，將手機(jī)號(hào)碼輸入到移動(dòng)電話一欄中就視為綁定成功。手機(jī)綁定的好處是可以使用手機(jī)號(hào)作為登錄帳號(hào)來(lái)進(jìn)行登錄，同時(shí)也可以方便后續(xù)使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號(hào)使用，同時(shí)還可以用于找回密碼及接受系統(tǒng)提醒。在個(gè)人設(shè)置-個(gè)人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點(diǎn)擊“申請(qǐng)綁定”，系統(tǒng)會(huì)給您的郵箱發(fā)送一封確認(rèn)郵件，當(dāng)您通過(guò)了確認(rèn)郵件的認(rèn)證后視為綁定成功。可參照上圖。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業(yè)必不可少的聯(lián)系工具，大部分企業(yè)還在使用著紙質(zhì)通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業(yè)通訊錄的管理和維護(hù)帶來(lái)一定的困難。

今目標(biāo)平臺(tái)中的通訊錄模塊是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人的網(wǎng)絡(luò)通訊錄，能夠清晰的根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)展示成員的聯(lián)系信息。

1、通訊錄的生成

今目標(biāo)中的通訊錄是隨著組織結(jié)構(gòu)的建立和人員的添加自動(dòng)生成的，無(wú)需專門創(chuàng)建。新員工入職、崗位發(fā)生變化時(shí)只需要由管理員來(lái)統(tǒng)一修改，就可以同步更新到企業(yè)通訊錄中。個(gè)人修改了自己的手機(jī)號(hào)和Email 后，通訊錄中也會(huì)即時(shí)更新。并且桌面客戶端、手機(jī)客戶端和郵件通訊錄等相關(guān)聯(lián)系人信息都會(huì)即時(shí)同步更新，無(wú)需重復(fù)修改。

目前通訊錄只限于企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人，還無(wú)法添加外部聯(lián)系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業(yè)通訊錄模塊下查看聯(lián)系人信息，在可以通過(guò)桌面客戶端的聯(lián)系人頭像、手機(jī)端組織結(jié)構(gòu)列表和項(xiàng)目事件等具體工作頁(yè)面快速查看企業(yè)成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業(yè)通訊錄模塊下，點(diǎn)擊企業(yè)成員姓名后會(huì)出現(xiàn)員工資料彈出框，此時(shí)再點(diǎn)擊姓名并在下拉菜單中選擇“發(fā)消息”或“發(fā)郵件”，可實(shí)現(xiàn)與聯(lián)系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，同時(shí)也是替代口頭匯報(bào)工作方式的一種實(shí)用工具。完整的一篇日志包括：今日計(jì)劃，工作記錄和工作小結(jié)。

工作開始之前先明確一天的工作內(nèi)容，這樣可以避免被無(wú)關(guān)工作分散精力，影響目標(biāo)的達(dá)成。

開始工作后可以分時(shí)段的記錄下工作內(nèi)容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時(shí)也方便管理者了解情況。

一天工作結(jié)束之前，利用小結(jié)整理一下工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，日積月累形成自己的資源庫(kù)，在年終進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當(dāng)天的工作日志隔天后將不允許進(jìn)行編輯。如果有需要，可以通過(guò)“補(bǔ)充日志”進(jìn)行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時(shí)記錄下自己的一些想法，同時(shí)也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會(huì) 希望在某一個(gè)時(shí)間可以提醒到自己或者他人。可使 用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時(shí)也可以將備忘共享給平臺(tái)中的其他人。設(shè)置共享后，系統(tǒng)會(huì)給共享人自動(dòng)推送一條系統(tǒng)消息，提醒對(duì)方及時(shí)進(jìn)行查看。

對(duì)備忘還可以設(shè)置時(shí)間提醒，到設(shè)定的時(shí)間后可以通過(guò)即時(shí)消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標(biāo)中的溝通功能主要應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的溝通，具有即時(shí)、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點(diǎn)。

您不用再擔(dān)心換了電腦和工作地點(diǎn)后找不到溝通記錄的情況發(fā)生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會(huì)話，語(yǔ)音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業(yè)日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機(jī)客戶端和瀏覽器端均實(shí)現(xiàn)了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進(jìn)行介紹。

1、如何進(jìn)行溝通

通過(guò)今目標(biāo)平臺(tái)溝通模塊下的溝通打開會(huì)話頁(yè)面，并設(shè)置為登錄狀態(tài)。只有在登錄后才可以看到組織結(jié)構(gòu)成員并進(jìn)行在線會(huì)話。

在線會(huì)話的使用方式與常用的其他即時(shí)通訊軟件相同，不同的是您的溝通對(duì)象只限于企業(yè)內(nèi)部同事以及指定的友好企業(yè)聯(lián)系人。目前實(shí)現(xiàn)了一對(duì)一會(huì)話和多人會(huì)話，其中多人會(huì)話需要參與人是在線狀態(tài)才可進(jìn)行。

2、發(fā)送廣播消息

廣播消息是一種消息的發(fā)送形式。與在線會(huì)話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態(tài)，可以任意選擇企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)系人或部門作為廣播接收人。對(duì)于重要的廣播消息可以設(shè)置為要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)，對(duì)方收到后需要給發(fā)送人一個(gè)回執(zhí)，否則會(huì)一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發(fā)送文件

在瀏覽器端發(fā)送文件是服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)的形式，也就是說(shuō)所傳送的文件會(huì)在服務(wù)器保留備份，您可以在系統(tǒng)文檔中看到自己傳送過(guò)的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務(wù)器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標(biāo)所產(chǎn)生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時(shí)可以通過(guò)“我的溝通”來(lái)查看歷史溝通記錄。

默認(rèn)情況下自己只能查看與自己相關(guān)的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權(quán)”的情況下，還可以查詢職權(quán)范圍內(nèi)其他人的溝通內(nèi)容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過(guò)哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過(guò)web網(wǎng)頁(yè)，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進(jìn)行離線傳送文件嗎？傳送文件時(shí)，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務(wù)二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業(yè)中的工作文檔往往分散在不同的地點(diǎn)，不同的人員手中，由于缺少系統(tǒng)化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標(biāo)中的文檔可以對(duì)工作中產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行管理，所有上傳到今目標(biāo)平臺(tái)中的文檔都會(huì)匯集在文檔模塊下，平臺(tái)中提供了多項(xiàng)查詢條件供企業(yè)對(duì)這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統(tǒng)文檔、最近的文檔和企業(yè)文件柜。

（一）企業(yè)文件柜

如果您希望對(duì)電腦中的電子文檔進(jìn)行分類管理，并且希望在任何地點(diǎn)都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業(yè)文件柜功能。

企業(yè)文件柜需要您將本地的文檔主動(dòng)上傳到文件柜中。需要注意的是，業(yè)文件柜中上傳的文檔不會(huì)出現(xiàn)在系統(tǒng)文檔中，并且允許刪除。

企業(yè)最多可以建立 100 個(gè)文件柜，您可以按人員、按部門或者按項(xiàng)目建立文件柜，并可以對(duì)每個(gè)文件柜單獨(dú)添加不同的成員以及賦予不同的操作權(quán)限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權(quán)的情況下可以建立文件柜，通過(guò)我的文件柜旁邊的“管理”進(jìn)入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時(shí)需要選擇這個(gè)文件柜中的參與人，也就是可以看到這個(gè)文件柜的人員，同時(shí)對(duì)他們的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，通過(guò)權(quán)限來(lái)控制在文件柜中的操作。

2、企業(yè)文件柜的權(quán)限說(shuō)明

只讀：對(duì)文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負(fù)責(zé)：可以對(duì)所負(fù)責(zé)的文件柜進(jìn)行管理，包括刪除文件柜以及對(duì)文件柜中的成員進(jìn)行刪減和調(diào)整權(quán)限。

通知：通知不是權(quán)限，勾選后會(huì)向當(dāng)事人發(fā)送一條通知消息。

文件柜管理權(quán)：該權(quán)限需要在職務(wù)權(quán)限中賦予，擁有此權(quán)限后可以創(chuàng)建文件柜，并且對(duì)所有已建立的文件柜都可以進(jìn)行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進(jìn)入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權(quán)的情況下可以通過(guò)“上傳文件”按鈕來(lái)上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業(yè)中傳統(tǒng)的審批是采用手工簽核的方式，申請(qǐng)人需要拿著各種文件、單據(jù)往返于多個(gè)部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請(qǐng)可能要擱置十天半月才能結(jié)案，管理者出差歸來(lái)，往往有一堆的單據(jù)需要簽核處理，效率十分低下。

今目標(biāo)中的審批是網(wǎng)絡(luò)化的審批工具，可以滿足企業(yè)多項(xiàng)審批需求，并且過(guò)程簡(jiǎn)單，不過(guò)度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請(qǐng)

企業(yè)中的任何人都可以建立申請(qǐng)。您可以直接選擇申請(qǐng)類型建立自由審批，也可以選擇已經(jīng)設(shè)置好的審批流程，在申請(qǐng)類型中目前只能使用系統(tǒng)中給出的類型。

申請(qǐng)內(nèi)容需要由申請(qǐng)人手工輸入，與傳統(tǒng)的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業(yè)中有規(guī)范的電子表單，也可以通過(guò)附件上傳到申請(qǐng)中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請(qǐng)人來(lái)指定審批人，并且只能指定第一級(jí)的審批人，下一級(jí)的審批人需要由第一個(gè)審批人在給出“同意”意見后再進(jìn)行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統(tǒng)會(huì)將該流程涉及到審批人自動(dòng)顯示出來(lái)，當(dāng)?shù)谝患?jí)簽核結(jié)束后會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一級(jí)審批人簽核。但需要注意的是，當(dāng)審批流程中的級(jí)別設(shè)置為某一職務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將隸屬于該職務(wù)下所有人員顯示出來(lái)，需要申請(qǐng)人或者審批人從中選擇需要進(jìn)行審批的人員。

申請(qǐng)?zhí)峤缓螅到y(tǒng)會(huì)給審批人推送一條消息，告知對(duì)方目前有待審批的申請(qǐng)。申請(qǐng)人可以隨時(shí)打開申請(qǐng)查看審批進(jìn)度。

2、修改申請(qǐng)

審批申請(qǐng)?zhí)峤缓髮⒉荒艹坊睾蛣h除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請(qǐng)人處進(jìn)行修改和再次提交。

3、批復(fù)

審批人收到系統(tǒng)提醒后，進(jìn)入到“我的審批”中對(duì)待處理的申請(qǐng)進(jìn)行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續(xù)選擇審批人，如不繼續(xù)選擇審批人，則此申請(qǐng)完成，返回到申請(qǐng)人處。如選擇不同意，該申請(qǐng)也會(huì)退回到申請(qǐng)人處。

4、歸檔

已經(jīng)建立的申請(qǐng)不允許刪除，可以通過(guò)“歸檔”將已建立的申請(qǐng)保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請(qǐng)人才可以進(jìn)行歸檔的操作，在歸檔時(shí)可以作一個(gè)簡(jiǎn)短的歸檔說(shuō)明。

5、抄送

對(duì)于既不是申請(qǐng)人，也不是審批人，但需要了解到這個(gè)審批過(guò)程的人，可以通過(guò)“抄送”的方式來(lái)達(dá)到目的，申請(qǐng)人和審批人都可以進(jìn)行抄送，被抄送人可以通過(guò)“抄送給我的”欄目下進(jìn)行查看。

三、主線

主線是今目標(biāo)中的獨(dú)有功能，通過(guò)主線可以將今目 標(biāo)平臺(tái)上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統(tǒng)一匯集在一條主線下，在團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行信息共享，讓參與人了解到事情發(fā)展的來(lái)龍去脈。情景一：有些工作內(nèi)容只發(fā)生在某個(gè)人或某些人之間，作為非直接參與人無(wú)法很直觀的了解到事情的進(jìn)展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個(gè)功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無(wú)法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項(xiàng)目類似。首先通過(guò)“添加主線”建立一個(gè)主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續(xù)引用的內(nèi)容對(duì)參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應(yīng)勾選“通知參與人”。主線創(chuàng)建后，接下來(lái)建立工作框。工作框可以建立多個(gè)。

工作框建立后，通過(guò)點(diǎn)擊工作框的 展開可引用的模塊圖標(biāo)，將自己平臺(tái)上的內(nèi)容以及自己職權(quán)范圍內(nèi)可見的內(nèi)容引用到當(dāng)前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內(nèi)容。

需要注意的是，引用時(shí)要 先選中一個(gè)工作框，這樣被引 用的內(nèi)容才會(huì)出現(xiàn)在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個(gè)文檔到主線中。（如下圖）

對(duì)于被引用的內(nèi)容可以進(jìn)行編輯和刪除，參與人可以進(jìn)行回復(fù)并提醒到相關(guān)人，以此實(shí)現(xiàn)了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業(yè)文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對(duì)還是錯(cuò)？

2、文件柜中可以建幾級(jí)文件夾？

3、某公司員工，申請(qǐng)審批時(shí)，選擇自由流程，他可以選擇幾個(gè)審批人？

4、總經(jīng)理在審批員工發(fā)來(lái)的申請(qǐng)時(shí)，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設(shè)置的權(quán)限？

6、公司小王發(fā)出審批申請(qǐng)之后，發(fā)現(xiàn)寫錯(cuò)了，可不可以再重新修改申請(qǐng)或撤銷申請(qǐng)？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級(jí)嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內(nèi)容可以本地引用？

任務(wù)三 項(xiàng)目、任務(wù)、知識(shí)

一、項(xiàng)目

建立項(xiàng)目需要具有“新建項(xiàng)目權(quán)”，所以只要用戶的職務(wù)中具有此權(quán)限都可以建立項(xiàng)目。管理員可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要將此權(quán)限賦予給對(duì)應(yīng)的職務(wù)即可。

（一）新建項(xiàng)目

各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都具有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限。創(chuàng)建過(guò)程：

1、選擇“項(xiàng)目”

2、點(diǎn)擊“新建項(xiàng)目”

3、進(jìn)入如下界面填寫項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)（MIS00X）、項(xiàng)目描述、開始時(shí)間、完成時(shí)間、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人（默認(rèn)為創(chuàng)建人）、參與人。如下圖：管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目。

注：參與人，可選一個(gè)或多個(gè)本班同學(xué)。

4、提交后，系統(tǒng)將會(huì)給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。

5、建好項(xiàng)目后，如果項(xiàng)目中有人員變動(dòng)。可以點(diǎn)擊打開本項(xiàng)目，選擇“人員”選項(xiàng)卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項(xiàng)目

如果您只是項(xiàng)目的創(chuàng)建人而不是負(fù)責(zé)人，可以通過(guò)“分配項(xiàng)目”來(lái)重新指定負(fù)責(zé)人。

此操作需要具有項(xiàng)目管理權(quán)，在擁有此權(quán)限的情況下，即使不是您創(chuàng)建的項(xiàng)目也可以進(jìn)行“分配項(xiàng)目”的操作。

（三）建立子項(xiàng)目

當(dāng)需要完成的工作周期較長(zhǎng)，或者有多項(xiàng)工作任務(wù)及多個(gè)負(fù)責(zé)人時(shí)，可以在項(xiàng)目中建立子項(xiàng)目。將工作拆分成若干個(gè)階段性的工作，有助于目標(biāo)的達(dá)成。

只有負(fù)責(zé)人才可以建立子項(xiàng)目，每個(gè)子項(xiàng)目都可以設(shè)置不同的負(fù)責(zé)人，根項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人有權(quán)利變更子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

（四）項(xiàng)目協(xié)商

對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的掌控決定了項(xiàng)目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項(xiàng)目失敗的關(guān)鍵因素。例如，項(xiàng)目進(jìn)行中已經(jīng)出現(xiàn)了問題，但執(zhí)行者沒有主動(dòng)上報(bào)，或上報(bào)流程太繁瑣，往往收到處理反饋時(shí)事情已經(jīng)到了無(wú)法解決的地步。

項(xiàng)目中的協(xié)商就是針對(duì)這一問題提供的解決方案。通俗來(lái)講，協(xié)商就是“掛問題”，項(xiàng)目所有參與人都可以發(fā)表協(xié)商，將執(zhí)行中的各項(xiàng)問題或者進(jìn)度等進(jìn)行匯報(bào)，提交后協(xié)商內(nèi)容會(huì)通過(guò)系統(tǒng)提醒自動(dòng)推送到負(fù)責(zé)人及所有參與人眼前，在第一時(shí)間獲知最新進(jìn)展及給出相關(guān)反饋。

（五）項(xiàng)目文檔

項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量文檔，通過(guò)項(xiàng)目文檔，可以將屬于同一項(xiàng)目的文檔匯集在一起，方便參與人調(diào)取查詢。

項(xiàng)目參與人員，選擇“文檔”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“添加文檔”，可上傳跟本項(xiàng)目有關(guān)的文件。

（六）項(xiàng)目活動(dòng)記錄

活動(dòng)記錄是指這個(gè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束所有的操作動(dòng)作，記錄了項(xiàng)目所有參與人在項(xiàng)目中所進(jìn)行的操作。通過(guò)活動(dòng)記錄，可以看到誰(shuí)在什么時(shí)間進(jìn)行了哪些操作。

（七）撤銷項(xiàng)目

項(xiàng)目建立后就不允許刪除，只能進(jìn)行編輯或撤銷。撤銷后的項(xiàng)目或子項(xiàng)目將不顯示在項(xiàng)目列表中，可以通過(guò)“狀態(tài)過(guò)濾”出已撤銷的項(xiàng)目，并進(jìn)行恢復(fù)。

二、任務(wù)

除了那些需要多個(gè)部門協(xié)同、執(zhí)行周期長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜的大項(xiàng)目工作，在企業(yè)中，還有大量常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)等需要管理和分派。對(duì)于這種較輕量級(jí)的工作，就可以使用任務(wù)工具來(lái)完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發(fā)工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導(dǎo)致任務(wù)完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務(wù)管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務(wù)

通過(guò)任務(wù)管理，可將常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)派發(fā)給某參與人。當(dāng)有一件工作需要來(lái)完成時(shí)，就可以通過(guò)“派任務(wù)” 創(chuàng)建一張任務(wù)表單。要求創(chuàng)建人將需要完成的工作內(nèi)容及需要 達(dá)成的結(jié)果進(jìn)行描述，并為該項(xiàng)任務(wù)選擇完成的時(shí)間點(diǎn)及負(fù)責(zé)人等。

操作步驟：

1、選擇“任務(wù)”選項(xiàng)卡

2、點(diǎn)擊“派任務(wù)”

3、提交后，該項(xiàng)任務(wù)為待接收狀態(tài)。任務(wù)中的負(fù)責(zé) 人將會(huì)接收到來(lái)自系統(tǒng)的一條提醒消息，告知當(dāng)前 有項(xiàng)任務(wù)由自己負(fù)責(zé)來(lái)完成。

4、負(fù)責(zé)人進(jìn)入到該項(xiàng)任務(wù)頁(yè)面后，可以選擇“接收任務(wù)”或者“拒絕任務(wù)”。接收任務(wù)后，該項(xiàng)任務(wù)顯示為進(jìn)行中狀態(tài)，表示該項(xiàng)任務(wù)正式開始執(zhí)行，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒任務(wù)創(chuàng)建人和參與人。選擇拒絕任務(wù)后，該項(xiàng)任務(wù)直接退回到創(chuàng)建人處。

（二）執(zhí)行任務(wù)

任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程可以通過(guò)“添加任務(wù)事件”來(lái)進(jìn)行記錄。

對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問題或者是需要大家來(lái)商榷的問題，可以通過(guò)任務(wù)中的“討論區(qū)”快速發(fā)起參與人之 間的主題討論，提交的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)保存在討論區(qū)中，方便日后對(duì)該項(xiàng)任務(wù)的查詢和回溯。

任務(wù)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過(guò)“文檔區(qū)”來(lái)保存與此項(xiàng)任務(wù)相關(guān)的所有文檔。

在“任務(wù)看板”下會(huì)按時(shí)間先后順序顯示關(guān)于此項(xiàng)任務(wù)的所有活動(dòng)項(xiàng)，匯集了來(lái)自任務(wù)事件、討論區(qū)和文檔區(qū)的所有內(nèi)容。

（三）完成任務(wù)

任務(wù)完成后，需要由負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行任務(wù)總結(jié)并且完 成“提交完成”的動(dòng)作。提交后，該任務(wù)為待審核狀態(tài)，需要由任務(wù)的創(chuàng)建人“處理審核”。任務(wù)創(chuàng)建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務(wù)完成，不同意則重新退回到負(fù)責(zé)人處繼續(xù)進(jìn)行。

（四）撤銷任務(wù)

任務(wù)創(chuàng)建后不允許刪除，只能由任務(wù)創(chuàng)建人進(jìn)行撤銷的操作，任務(wù)撤銷后將不允許其他人再向任務(wù)中添加內(nèi)容，已撤銷的任務(wù)允許“恢復(fù)任務(wù)”。

三、知識(shí)

企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積累了不少的智慧和經(jīng)驗(yàn)，但由于缺少規(guī)范的收集整理，這些寶貴的知識(shí)財(cái)富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業(yè)中人員離職經(jīng)驗(yàn)流失，相同的錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)等問題。知識(shí)模塊就是幫助企業(yè)來(lái)構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享和學(xué)習(xí)。

1、知識(shí)庫(kù)管理

在使用知識(shí)前，應(yīng)先設(shè)計(jì)好知識(shí)庫(kù)的架構(gòu)，根據(jù)企業(yè)需要的知識(shí)和已有的知識(shí)建立知識(shí)庫(kù)中的分類和標(biāo)簽。方便后續(xù)新建知識(shí)時(shí)可以準(zhǔn)確的提交在對(duì)應(yīng)的分類下，便于查找和管理。

知識(shí)的分類最多可建立五級(jí)，在一級(jí)分類下可以創(chuàng)建知識(shí)標(biāo)簽，用于區(qū)分知識(shí)類別。當(dāng)知識(shí)分類中已經(jīng)存在知識(shí)點(diǎn)時(shí)分類是不允許刪除的，有下級(jí)子分類時(shí)上級(jí)分類也是不允許刪除的。

2、提交知識(shí)

默認(rèn)企業(yè)中的所有成員都可以通過(guò)“我的知識(shí)”來(lái)新建知識(shí)，提交后則需要企業(yè)中具有知識(shí)審核權(quán)的人審核后才能發(fā)布，如果企業(yè)將知識(shí)設(shè)置為不需要審核，則直接提交到知識(shí)庫(kù)中。

您可以在“我的知識(shí)”頁(yè)簽下查看處于各種狀態(tài)的知識(shí)。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識(shí)可以刪除，否則只要發(fā)布成功的知識(shí)都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識(shí)外，在今目標(biāo)平臺(tái)的評(píng)閱日志、計(jì)劃，項(xiàng)目協(xié)商，論壇等模塊下的內(nèi)容也可以通過(guò)“加入知識(shí)”按鈕快速的添加到知識(shí)庫(kù)中來(lái)，不漏掉任何的知識(shí)資源。

3、審核知識(shí)

當(dāng)企業(yè)的知識(shí)發(fā)布設(shè)置為需要審核時(shí)，則具有知識(shí)管理權(quán)的成員將負(fù)責(zé)審核知識(shí)的發(fā)布。在“審核知識(shí)”頁(yè)簽下顯示待發(fā)布的知識(shí)，管理員可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行發(fā)布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限？

2、建好的項(xiàng)目能不能刪除？

3、公司總經(jīng)理讓手下小王建了一個(gè)項(xiàng)目，但總經(jīng)理想看到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

4、如果項(xiàng)目中的某個(gè)參與人，在工作推進(jìn)過(guò)程中遇到了問題，他該使用項(xiàng)目中的哪個(gè)功能？

5、項(xiàng)目中的資料或文檔應(yīng)放在哪里？

6、如果要修改項(xiàng)目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經(jīng)理讓手下小王派任務(wù)給小李，但總經(jīng)理想看到整個(gè)任務(wù)的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

8、任務(wù)可刪除嗎？

9、任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問題或者是需要大家來(lái)商榷的問題，通過(guò)什么進(jìn)行？

10、任務(wù)事件的作用是什么？

11、修改任務(wù)中的參與人應(yīng)怎么做？

12、哪些人可以派任務(wù)給別人？

13、今目標(biāo)的哪些模塊內(nèi)容可以加入知識(shí)庫(kù)中？

14、知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容是不是所有人都可以看到？

第五篇：企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)

企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對(duì)管理的要求也在不斷的提高，一些成長(zhǎng)型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長(zhǎng)更新，面對(duì)日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長(zhǎng)提供有力支持的時(shí)候，企業(yè)就會(huì)感覺原先的管理方式對(duì)企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來(lái)越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識(shí)的企業(yè)家們開始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問題。企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)市場(chǎng)信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷售財(cái)務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強(qiáng)烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來(lái)發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來(lái)幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對(duì)企業(yè)掌握不充分的問題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長(zhǎng)中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過(guò)實(shí)施信息化來(lái)解決企業(yè)存在的一系列問題，從企業(yè)自身的發(fā)展來(lái)看，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)在成長(zhǎng)與發(fā)展過(guò)程中的重要部署之一。

一、生產(chǎn)與銷售之間需要OA辦公系統(tǒng)

以傳統(tǒng)手段經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，生產(chǎn)部門與銷售部門之間是通過(guò)人為的方式進(jìn)行溝通，相互之間的溝通沒有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語(yǔ)言的溝通在傳達(dá)上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自市場(chǎng)的需求，而生產(chǎn)人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語(yǔ)言溝通，受個(gè)人主觀意識(shí)的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時(shí)候，對(duì)于一些企業(yè)來(lái)講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對(duì)這樣情況的時(shí)候，企業(yè)的生產(chǎn)部門和銷售部門之間的溝通就顯得尤其重要了。

二、員工與管理需要OA辦公系統(tǒng)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門的主管人員來(lái)分開管理，來(lái)經(jīng)營(yíng)企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對(duì)企業(yè)的每一件事情每一個(gè)員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過(guò)與主管部門的負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議的形式，對(duì)下面的情況進(jìn)行了解，這個(gè)時(shí)候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實(shí)際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對(duì)那些人員流動(dòng)比較大的中小型企業(yè)而言，對(duì)人員的管理就顯得尤為重要。可以說(shuō)，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個(gè)銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來(lái)的失去一大批客戶資源。另外，對(duì)于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。

三、庫(kù)存與原材料管理需要OA辦公系統(tǒng) 制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿足市場(chǎng)的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫(kù)存的信息和原材料市場(chǎng)信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場(chǎng)同樣也是在不斷的變化，價(jià)格的上漲下跌、市場(chǎng)的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時(shí)來(lái)掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對(duì)原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對(duì)庫(kù)存的管理，很多企業(yè)在全國(guó)的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負(fù)責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷售和市場(chǎng)調(diào)研等工作，而這些各地的分支機(jī)構(gòu)除了要完成總公司安排的各項(xiàng)任務(wù)之外，好要時(shí)刻了解本部的產(chǎn)品庫(kù)存情況，才可以對(duì)市場(chǎng)做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如果對(duì)庫(kù)存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。

四、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要OA辦公系統(tǒng)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，競(jìng)爭(zhēng)的形式也層出不窮，這個(gè)時(shí)候企業(yè)所面臨最重要的問題就是該如何才能在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，贏得更大的市場(chǎng)。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。特別是一些處于成長(zhǎng)型的企業(yè)，能夠很好的把握市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，也只能做到出現(xiàn)問題之后才開始采取應(yīng)對(duì)措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問題的辦法。因?yàn)閷?duì)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們?nèi)狈α私猓裕瑳]有辦法做到預(yù)防和防范，在競(jìng)爭(zhēng)中，對(duì)雖然能夠取得競(jìng)爭(zhēng)的勝利的，但是，由于缺乏對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和市場(chǎng)信息的及時(shí)掌握，也會(huì)導(dǎo)致一些不必要的損失。

上述的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的四個(gè)需求方面，只是OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)所解決的一些表面問題。其實(shí)，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來(lái)越便捷，能夠時(shí)刻掌握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)和整個(gè)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競(jìng)爭(zhēng)能力的基本要求。企業(yè)通過(guò)利用OA辦公系統(tǒng)信息化手段;對(duì)外，時(shí)刻掌握行業(yè)里的整體趨勢(shì)；對(duì)內(nèi)，時(shí)刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財(cái)、物等各個(gè)方面的信息動(dòng)向。對(duì)內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實(shí)可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長(zhǎng)的中小型企業(yè)們，能夠通過(guò)信息化手段提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力和綜合實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。

OA選型需關(guān)注的五大關(guān)鍵因素

經(jīng)過(guò)十幾年的信息化發(fā)展歷程，OA依靠穩(wěn)定的安全性.通訊的便捷性.人性化的監(jiān)管性等優(yōu)勢(shì)在廣大企業(yè)中迅速普及，在眾多企業(yè)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為企業(yè)內(nèi)部的管理運(yùn)作核心，為企業(yè)發(fā)展起著不可估量的作用，但其中也有部分企業(yè)，盡管上了OA系統(tǒng)，不僅沒有體會(huì)到高效辦公，反而被系統(tǒng)拖得人員疲憊，資金投入也付之東流。

因此，在業(yè)界對(duì)于OA選型的問題討論從未停止過(guò)，而且有愈演愈烈之勢(shì)。但由于市場(chǎng)上OA廠商眾多，企業(yè)在OA選項(xiàng)往往會(huì)出現(xiàn)困惑。不知道如何從眾多產(chǎn)品中挑選到適合企業(yè)自身發(fā)展的OA軟件。面對(duì)琳瑯滿目的協(xié)同產(chǎn)品，如何把好選型關(guān)，找到最適合自己企業(yè)的軟件是值得CIO們思考的問題。而在筆者看來(lái)，企業(yè)OA的選型更應(yīng)關(guān)注以下五大因素，這樣方可保證OA系統(tǒng)在企業(yè)中良性健康運(yùn)行。

流程管理

流程管理是OA系統(tǒng)最重要的核心。因?yàn)镺A系統(tǒng)的核心作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，而這個(gè)工作正是通過(guò)流程管理來(lái)完成的，流程管理貫穿整個(gè)OA系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。

OA系統(tǒng)中，流程管理以事務(wù)性流程居多，即非業(yè)務(wù)性流程。但部分研究院、事業(yè)型單位、中小企業(yè)等也在通過(guò)OA系統(tǒng)管理大量的業(yè)務(wù)流程。集成業(yè)務(wù)流程管理，也是OA系統(tǒng)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)。之所以出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)檫@些企業(yè)缺乏適合自己的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)中的流程管理進(jìn)行改造，來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理是一個(gè)行之有效的辦法，既實(shí)現(xiàn)了辦公、業(yè)務(wù)一體化管理，又非常的便利，成本也很低。

擴(kuò)展性

與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)相融合集成，是OA系統(tǒng)的大勢(shì)所趨。這是因?yàn)镺A系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為企業(yè)信息化辦公的中樞系統(tǒng)，由于OA系統(tǒng)面向管理者的特點(diǎn)，越來(lái)越多的企業(yè)開始把信息化的目光轉(zhuǎn)移到協(xié)同管理領(lǐng)域，并將打破信息孤島、應(yīng)用孤島、資源孤島，構(gòu)建統(tǒng)一辦公門戶作為信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，這時(shí)候就需要平臺(tái)之間的整合集成。或許，未來(lái)OA將發(fā)展成所有系統(tǒng)的桌面形式。

移動(dòng)性

據(jù)調(diào)查顯示，在全球范圍內(nèi)有32%的員工在工作中依賴超過(guò)一個(gè)以上的移動(dòng)設(shè)備。就協(xié)同OA軟件而言，大部分應(yīng)用在于協(xié)作和溝通，移動(dòng)化可以極大提高工作效率。由此可見，移動(dòng)協(xié)同OA的應(yīng)用需求十分旺盛。因此，在企業(yè)的軟件選型過(guò)程中，移動(dòng)性也必將成為重要的考慮因素。這樣企業(yè)員工可以不受時(shí)間和空間的限制，利用碎片時(shí)間進(jìn)行任務(wù)處理，保證業(yè)務(wù)的隨機(jī)處理性。

易用性

由于大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，每一代人對(duì)操控性的概念和需求。比如60后的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調(diào)，給軟件的選擇帶來(lái)了新的難題。

企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進(jìn)來(lái)，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA軟件，易用性仍然是選型中的首要因素。市場(chǎng)上很多軟件操作起來(lái)復(fù)雜異常，通常僅教會(huì)企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費(fèi)很長(zhǎng)一段時(shí)間，更不要說(shuō)讓企業(yè)全體上下熟練運(yùn)用。很多企業(yè)就因?yàn)椴僮魈珡?fù)雜無(wú)法全員化使用而最終放棄。

穩(wěn)定性

軟件產(chǎn)品的穩(wěn)定性和成熟度，是衡量軟件優(yōu)劣的一個(gè)重要指標(biāo)，也是反映OA軟件廠商實(shí)力差距的一個(gè)例證。如果某軟件廠商是成立不久的OA軟件廠商，其OA軟件便不可能具有較高的穩(wěn)定性和成熟度。因?yàn)檐浖姆€(wěn)定性和產(chǎn)品的成熟度，是在用戶不斷反饋應(yīng)用體驗(yàn)之后，再通過(guò)企業(yè)自身不斷改進(jìn)，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的進(jìn)程，屬于長(zhǎng)期的過(guò)程。反之，如果沒有一定時(shí)間和行業(yè)背景的沉淀，就妄談自身產(chǎn)品具有很高的穩(wěn)定性和成熟度，那無(wú)疑是一種言不由衷的謊言。

技術(shù)發(fā)展日新月異，要求協(xié)同OA軟件選型必須跟得上技術(shù)和需求的潮流，才能讓先進(jìn)的信息技術(shù)為我所用，提升管理效率。而不能與時(shí)俱進(jìn)的產(chǎn)品，無(wú)論看起來(lái)功能多豐富，性價(jià)比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無(wú)法達(dá)到提升效率的目的。因此，OA軟件的實(shí)用功能能否滿足企業(yè)自身的需求。只有目標(biāo)明確，反復(fù)對(duì)OA軟件進(jìn)行準(zhǔn)確而詳盡的分析，才能選好OA的型。選對(duì)了產(chǎn)品，用透了軟件的功能，才能實(shí)現(xiàn)找對(duì)門做對(duì)事，才能夠走好企業(yè)信息化的第一步。