第一篇：村級檔案整理要點

村級檔案整理要點

一、文書檔案

1．保管期限：2008年開始，永久、30年、10年；2008年之前，永久、長期、短期。

2．2009年全部拆開，以件歸檔（盒子上不用貼標簽）。2001年-2008年不用拆，查看內容，一卷里有一件是永久的，整卷作為永久，裝盒，盒子貼文書標簽；一卷里有一件是長期（2008年的為30年），整卷作為長期（2008年的為30年），裝盒，盒子上需貼文書標簽，標簽離盒底1厘米。紅色標簽為永久，綠色為長期，藍色為短期。

注：全宗號空掉不填，目錄號和卷號等檔案全部整理好后填寫（涉及并村前、并村后，重要）。

3．文件中涉及本單位的，例如表彰本單位、本單位工作人員或關于本單位人事任免等，應用直線劃出。

4．文件中有請示、批復的，同一問題的批復在前面、請示放在后面裝訂為一件，年份按批復年份。

5．關于歸檔章：

注：①全宗號空掉不填；②年份，例：2009年；③件數。同一年份，同一分類方案，同一保管期限，件數為流水號；④分類方案，例：黨群工作、行政工作等；⑤保管期限，永久、30年、10年或永久、長期、短期；⑥頁數，有文字的即為一頁。

歸檔章一般應蓋在文件首頁正面最上方，若文件為橫向的，則蓋在文件橫放后最上方，且不能蓋到文字。

6．關于檔案盒：

正面直線上方填單位名稱，例：昆山市淀山湖鎮永新村。盒號空掉不填。同一年份，同一分類方案，同一保管期限，室號為流水號，例：2009年黨群工作永久的，第一盒為1-50，第二盒即51-60，第三盒60-多少，以此類推。盒子上統一用黑色水筆填寫。

7．關于臺帳：

①工作臺帳放檔案，整理方式參照第2條；工作臺帳中存在為應付做出來的內容，要將這些內容抽掉再進行整理，整理方式參照第2條。

②創建類臺帳作為資料保存。

二、照片檔案

按年度整理，照片背后貼四格標簽。

三、實物檔案

按年度整理，實物背后貼四格標簽。

第二篇：2015年全國檔案宣傳工作要點

2015年全國檔案宣傳工作要點

作者：國家檔案局

來源：國家檔案局政府網站 2015-03-18 星期三

2015年全國檔案宣傳工作的總體要求是：以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導，深入貫徹落實黨的十八大和十八屆三中、四中全會及中央經濟工作會議精神，貫徹全國宣傳工作會議精神，深入學習宣傳貫徹總書記系列重要講話精神，進一步落實中辦國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(以下簡稱兩辦《意見》)，繼續推進“三個體系”建設，不斷提高宣傳質量，創新宣傳方式，為檔案工作服務全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨營造良好輿論氛圍，為建設檔案強國提供強大輿論支持。

一、大力宣傳檔案工作服務全面深化改革、全面依法治國

各級檔案部門要以宣傳黨的十八屆三中、四中全會精神為著重點，把思想和行動統一到中央關于全面深化改革、全面依法治國重大決策部署上來，增強大局意識、責任意識、機遇意識，營造檔案工作服務全面深化改革、全面依法治國的良好輿論氛圍。要宣傳全面深化改革、全面依法治國發展到哪里，檔案工作就服務到哪里，全面深化改革、全面依法治國需要什么檔案，檔案部門就提供什么檔案的典型案例，引導廣大檔案工作者參與到全面深化改革、全面依法治國的偉大歷史進程中。要大力宣傳檔案部門在完善檔案法律法規、依法行政、依法管理檔案等方面所采取的新舉措;宣傳各級檔案部門在簡政放權、出臺和修訂檔案行政規章、開展檔案行政執法檢查、建好用好司法檔案等方面取得的新成績;要積極宣傳檔案部門按照中央經濟工作會議提出的主要任務而開展的相關檔案服務，宣傳檔案部門服務經濟社會發展取得的新成效，引導廣大檔案工作者在新的形勢下作出新貢獻。

二、深入宣傳兩辦《意見》

兩辦《意見》反映了新形勢下黨和國家對檔案工作的新要求，為檔案工作注入了新活力，帶來了新機遇。各級檔案部門要深入宣傳兩辦《意見》，創造良好的檔案工作氛圍;要把對《意見》的宣傳貫徹作為長期任務，持續深化對《意見》的理解，以“釘釘子”精神抓好落實，使之落地見效。要積極宣傳黨委政府將本級國家檔案館建設納入工作規劃和議事議程的典型事例;要主動宣傳各地區各部門各單位出臺具有實質性內容的兩辦《意見》的實施文件;要積極宣傳各級檔案部門開展“三個體系”建設過程中具有創新性的具體舉措。

三、充分利用檔案資源宣傳中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年

今年是中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年，各級檔案部門要充分利用檔案資源，充分利用各種媒體尤其是新興媒體舉辦多種形式的紀念宣傳活動，開展愛國主義教育，在全社會紀念抗戰的大合唱中唱響唱好檔案聲部。國家檔案局配合這一重大紀念活動，1月1日至12月31日推出365集文獻電視片《抗戰史上的今天》和1部網絡視頻《檔案天天看——館藏抗戰檔案系列》，舉辦《偉大貢獻——中國人民抗日戰爭檔案圖片展》，推出《中央檔案館藏日本戰犯筆供匯編》等。各級檔案部門要掌握好重要時間節點，踩準宣傳節奏，適時發聲，繼續做好南京大屠殺國家公祭日的檔案宣傳工作。要積極主動講好檔案故事，提高國際傳播能力，增強檔案宣傳的針對性、時效性和權威性。

四、全方位培育和踐行社會主義核心價值觀，大力宣傳檔案戰線先進典型

各級檔案部門要深入挖掘館藏檔案資源，圍繞黨和國家中心工作、重要紀念日，出版有針對性的檔案精品力作，舉辦主題展覽，深化中國特色社會主義和中國夢的宣傳教育，充分展示檔案文化的獨特魅力，助力社會主義文化大發展大繁榮。繼續宣傳愛國主義教育基地建設，吸引廣大青少年走進檔案館，開展豐富多彩的教育實踐活動，培育和踐行社會主義核心價值觀。

今年，國家檔案局將與人力資源社會保障部聯合開展四年一次的全國檔案系統先進集體、先進工作者表彰活動。各級檔案部門要以此為契機大力宣傳本地區、本系統、本部門的先進人物和先進集體，深入挖掘先進典型的感人事跡，講述檔案工作者銳意進取、扎實工作的鮮活故事，用他們的先進事跡和崇高精神振奮人心，鼓舞斗志，激發檔案工作者干事創業的熱情。此外，國家檔案局將繼續舉辦“中國檔案珍品展”在全國的巡展;繼續支持各地舉辦“黨的群眾路線”等展覽。

五、認真做好“國際檔案日”系列宣傳活動

國家檔案局將以“檔案——與你相伴”為主題開展2015年6月9日“國際檔案日”系列宣傳活動。圍繞“國際檔案日”，國家檔案局將舉辦主題征文、出版宣傳掛圖、開展專題講座等活動。各級檔案部門要高度重視“國際檔案日”宣傳活動，加強領導，精心安排，面向社會，面向大眾，立足實際，選擇切實可行、群眾喜聞樂見的宣傳方式集中開展內容豐富、形式多樣的宣傳活動，不斷擴大檔案和檔案工作的社會影響力。

六、積極營造良好的檔案宣傳氛圍

近年來，各級檔案部門通過攝制專題文獻電視片、發布網絡視頻、舉辦檔案展覽、出版編研作品、舉辦新聞發布會等多種形式，有效地服務黨和國家工作大局，已成為檔案宣傳工作新常態。

各級檔案部門要善于與媒體打交道，做好與媒體的日常溝通交流，充分利用報紙、電視、廣播電臺等傳統媒體，充分利用網絡等新興大眾傳媒，及時將檔案工作經驗和成績傳播出去，擴大檔案工作的社會影響力。《中國檔案報》《中國檔案》雜志和其他全國性檔案期刊要充分發揮檔案行業主流媒體的作用，堅持正確辦報辦刊方向，把握正確輿論導向，不斷擴大和提高影響力。各級檔案部門要認真搞好檔案網站建設，要將其視為對外服務窗口，及時發布檔案信息，把好信息發布安全關。

第三篇：2005年全市檔案工作總結要點

2005年全市檔案工作總結

2005年，全市檔案系統以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹落實科學發展觀，以保持共產黨員先進性教育活動為契機，緊緊圍繞市委、市政府的工作中心，解放思想，開拓創新，突出重點，狠抓落實，出實招，辦實事，求實效，各方面工作都取得了新的成效。

一、各級黨委政府管理檔案工作力度不斷加強

近幾年來，隨著依法治檔工作不斷深入，各級檔案部門圍繞中心服務大局意識的加強，各級黨委和政府關注檔案工作的力度也在不斷地加大。

一是檔案工作列入黨委和政府工作目標考核內容。二是檔案局館領導隊伍不斷加強。各級檔案部門班子建設不斷加強，這為全市檔案事業發展奠定良好基礎。

二、拓展檔案服務領域取得新的成效

2005年，全市各級檔案部門著眼新的實踐和新的發展，進一步突出服務主題，發揮服務功能，加大服務力度，延伸服務領域，提高服務水平，檔案事業也在服務中得到快速發展。

——機關事業單位檔案工作有了新進展。根據《無錫市檔案工作評估試行辦法》的要求，對全市近300家單位的檔案工作進行評估。新的檢查評估制度，促進了檔案的齊全完整與規范管理。

——檔案達標認定工作進展順利。近130個單位通過檔案達標認定。——村社檔案工作取得新成績。全市各級檔案部門緊跟行政村合并和農村股份制改革新形勢，結合村社檔案工作實際，建立區、鎮、村三級聯動機制，有效地增強村社的檔案意識，規范村社的檔案管理。

——企業檔案工作邁上新臺階。各級檔案部門把推進企業合格建檔工作作為“三走進三服務”的重要內容，采取自主管理、分類指導的方針，推動企業檔案工作走上規范化軌道。

——積極為市大文化建設服務。在充分利用館藏檔案資料的基礎上，聯合社會力量編輯出版《無錫名人檔案》、《征程—無錫市大事記》、《錫山概覽》等數十種地方文史資料。全市各級檔案局館建立現行文件資料服務中心和愛國主義教育基地，舉辦“彰顯文化古蘊、建設文化大市”“兩院院士風采錄”“檔案走進社區、走進家庭、貼近百姓”等主題陳列和展覽。在《江南晚報》上開設“珍藏無錫”專版，推出“歷史文檔”、“家庭個人檔案”等系列專題，與電視臺聯合拍攝“檔案無錫”、“家庭檔案”等專題片，發揮檔案文化和教育功能。

——檔案的查閱接待工作有新的起色。增設現行文件對外開放閱覽的服務項目，并通過各級政府網站公布館藏開放檔案文件級目錄。

三、檔案館基礎設施建設和檔案資源建設取得新的突破 ——檔案館庫建設捷報頻傳。江陰市檔案館新館落成；無錫市檔案館新館和無錫市城建檔案館新館，列入無錫市“五館兩樓兩中心”重點建設工程項目；北塘區檔案館新館立項建設；濱湖區檔案館新館建設已列入區“十一五”發展計劃。

——檔案資源日益豐富。各級檔案館抓加大檔案資料接收和征集工作。無錫市檔案局重新調整無錫市檔案進館單位名冊。

四、檔案信息化建設取得新的進步

——電子政務環境下的檔案管理不斷加強。配合電子政務的推進，開發完成無錫市電子文件中心系統，經修改、測試后進入試運行階段。

——檔案信息化建設步伐不斷加快。制定《無錫市2005-2010年檔案信息化建設實施意見》，全市各級國家綜合檔案館全面實施檔案計算機管理，建立檔案電子目錄中心，全市列入檔案進館的單位都使用統一檔案管理軟件。

五、檔案法制宣教工作取得新的進展

——檔案立法工作穩步推進。無錫市第一部檔案管理的規章《無錫市檔案資料征集辦法》經市政府常務會議會議通過出臺。通過二辦轉發《無錫市電子文件歸檔與管理試行辦法》、《無錫市電子文件歸檔與管理規范》等業務規范。

——檔案普法宣傳教育再掀高潮。組織檔案法規知識競賽，印發宣傳小冊子，制作宣傳展板，接受市民咨詢。對國有企業破產、轉制過程中檔案管理的情況進行執法檢查。

六、檔案人才隊伍整體素質有新的提高 ——扎實開展黨員先進性教育活動。——努力營造成才立業的發展環境。

第四篇：發展黨員檔案材料審核要點

發展黨員檔案材料審核要點

發展黨員檔案材料中共有13個方面的材料，在檔案袋的封面上都一一列明了。（1）發展新黨員審查表；（2）支部政審綜合材料；

（3）入黨申請書；（4）積極分子考察表；（5）入黨積極分子培訓班學員登記表；（6）思想匯報材料；（7）《入黨志愿書》；（8）政審材料（含直系親屬和主要社會關系材料）；（9）自傳；（10）參加黨訓班成績；（11）發展新黨員公示底稿；（12）發展新黨員公示情況反饋表；（13）其他材料（黨內、黨外座談會記錄等）。對于這13個方面的內容的審核要點，從事這項工作的同志都要熟知。這部分內容，包括審查要點，書上都有詳細的說明（見書45-89頁）。

（1）發展新黨員審查表。這張表要注意的5個審查要點。一是要一式三份，二是表頭要蓋黨工委的公章，三是填報時間應在公示完之后，四是支部大會通過時間、公示時間等應與其他相關材料一致。五是審查意見一欄應由組織部填寫，黨工委不能填。

（2）支部政審綜合材料。這張表要注意3個審查要點。一是撰寫時間，應在對家庭成員和主要社會關系完成政審之后、支部大會召開之前撰寫。二是撰寫內容，應包括發展對象的基本情況、發展對象家庭成員和主要社會關系的政歷情況、發展對象的思想認識、現實表現和群眾意見、調查過程、結果以及結論意見，不應該包括支部大會的表決情況。三是最后要落款，簽署支部名稱和時間并蓋支部章。

（3）入黨申請書。要注意3個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是申請書至少要在發展他的一年以前，甚至更早一些時候撰寫。三是要切實表達自己對黨的認識、自愿入黨的愿望和決心，不能過于簡單。

（4）積極分子考察表。要注意2個審查要點。一是考察登記。每半年考察一次，并將考察情況填入表中，考察應從確定為積極分子起一直持續到同意發展他為止，一張表不夠寫的可以填兩張。如果只考察了一年的，就必須每季度考察一次，不能少于四次考察記錄。二是最后一欄，支部要簽意見并蓋章。

（5）入黨積極分子培訓班學員登記表。這張表只要參加了入黨積極分子培訓班的都有。一般沒問題。

（6）思想匯報材料。要注意2個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是思想匯報當中的思想觀點要正確。

（7）《入黨志愿書》。要注意10個審查要點。一是要貼照片。二是字跡要工整，不允許涂改。三是總支部審查意見之前的每一格內容都要填，不能空在那，沒有的要填“無”。四是本人經歷從上小學開始填寫，前后時間要銜接，何地何部門要寫全稱、何職務要寫具體職務，證明人應填寫健在的。五是家庭成員及社會關系應如實填寫，并與政審材料一一對應。注意社會關系欄不能填“無”，至少要填一個。六是本人簽名蓋章不能漏填。七是入黨介紹人意見應在支部大會之前填寫。八是支部決議欄要寫清楚票決的情況。什么時候開的會，應到黨員好多，實到好多，贊成票好多，最后支部書記要簽名蓋章，填上年月日。九上級黨組織指派專人談話和對申請人入黨意見一欄應包括情況和意見兩方面內容。十是黨委審批意見欄應在組織部審查全部材料合格之后再簽署批準意見。

（8）政審材料（含直系親屬和主要社會關系材料）。要注意3個審查要點。一是要跟入黨志愿書中所填寫的家庭成員及社會關系要一一對應，也就是講只要上面寫了的都要進行政審，不能有遺漏。二是政審中的家庭成員及社會關系的姓名與入黨志愿書中要一致，就算是同音字也不行。三是政審材料落的時間應在政審綜合材料之前。

（9）自傳。要注意2個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是要寫清楚本人基本情況、個人簡歷，家庭成員和主要社會關系的基本情況、政治態度以及對本人的影響。切實表達自己對黨的認識，寫上存在的問題和今后努力的方向，不能過于簡單。

（10）參加黨訓班成績。這也是參加了培訓班就有的。要注意2個審查要點。一是以前（不超過五年）在別的單位參加過培訓的，有黨訓班成績和結業證書的可以算已經培訓了，不需要再次培訓。參加培訓班五年后還沒有發展的就需要再次參加培訓。二是要參加黨訓班一年以上才能發展。當年才參加培訓的當年不能發展。

（11）發展新黨員公示底稿。要注意3個審查要點。一是公示應在支部大會通過當天開始公示，公示時間為7天。二是公示應列明擬發展對象的基本情況、公示期限及聯系方式。三是公示范圍除農民黨員只在本支部范圍內進行公示外，其他黨員的公示范圍除了在本支部范圍內公示外，還要擴大到與其工作相關的單位和場所。

（12）發展新黨員公示情況反饋表。要注意3個審查要點。一是支部大會時間、公示時間應與其他相關材料一致。二是公示情況反饋不能過于簡單，有的就是無異議三個字太簡單了，應寫明公示時間、方式、范圍、結果。三是填寫黨支部意見后支部要蓋章，書記要簽名，填寫時間應在公示完之后。

（13）其他材料（黨內、黨外座談會記錄等）。要注意3個審查要點。一是這里包括黨內座談會記錄、黨外座會記錄兩個記錄，都要有。二是兩個座談會的召開時間都應該在支部黨員大會通過之前。三是座談會記錄應是從正規會議記錄本中復制下來的，記錄了會議時間、會議地點、主持人、記錄人，參加人員等，與會人員的發言內容，這些都應原汁原味地詳細記錄下來。不能過于簡單。

第五篇：文書檔案整理方法要點

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機關檔案工作需要把握的幾個基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據我們在現實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等。(我們常說的業務主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：

1、本單位制發的正式文件(包括代上級機關起草的文件)。是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執行的上級機關同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構沿革等。

2、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個的文件材料放在一起,注意幾點：

(1)一般以文件形成日期為準。

(2)計劃,總結,預決算,統計報表,表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬。

2、復制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時應注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復制件為一件;（4）轉發文與被轉發文為一件;（5）來文與復文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規定，裝訂時應做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機構(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機構（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規模較小、文件數量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯、黨史辦等

2、三級分類法：即“--機構（問題--保管期限”分類法。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構”，即使用“—機構--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復雜、機構規模較大、文件數量較多”的單位。例如：人力資源與社會保障局、農牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設置的問題，根據文件所涉及的內容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相應的問題類目中；

第五、外來文件，應根據其內容所針對的問題，歸入相應的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規定，根據文件的利用價值，準確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯數字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應歸入辦結年 , 標時也應標辦結,像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開一并整理時,在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機構（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數:填寫該份文件總頁數,有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數相加, 如文件頁碼不全 , 數清頁數或簡單標注頁碼均可。

6、室編件號:在同一期限內按文件排列順序從‘1’開始流水標注室編件號。

7、館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號:一般單位不需填寫。室藏檔案數量很大的單位為了方便存取、倒架、統計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內;

3、不同類別的文件應裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應裝人同一盒中 , 按機構(問題)分類時 , 不同機構(問題)的文件不應裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內應附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

2、蓋印封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱;

3、蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進行有效的開發和利用，可以進行檔案利用成果申報工作。例如：編寫《大事記》、《組織機構沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統計數字匯編》、《規章制度匯編》、《工作要點和工作總結匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設爭取達到庫房、辦公、閱覽三室分設，并做到“八防”和安全保衛

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統一著錄。