第一篇：上海市民防工程檔案管理規定

上海市民防工程檔案管理規定

(2009-03-26)

第一章 總則

第一條為加強本市民防工程檔案的管理，發揮民防工程檔案在人防戰備建設、城市建設和管理中的作用，根據《上海市檔案條例》、《上海市民防工程建設和使用管理辦法》等國家和本市有關規定，結合實際情況，制定本規定。

第二條本規定適用于本市新建、改建、擴建的各類民防工程的檔案管理工作，凡在本市范圍內進行民防工程建設和管理的單位，必須遵守本規定。

第三條民防工程檔案系指在民防工程建設及管理活動中直接形成的對國家、社會和人民防空戰備建設具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條市、區（縣）民防辦公室按照管理權限分級管理民防工程檔案，建筑面積500平方米以上民防工程檔案由市民防辦公室負責管理，建筑面積500平方米以下（含500平方米）民防工程檔案由區（縣）民防辦公室負責管理。市、區（縣）檔案局分別對市、區（縣）民防辦公室的民防工程檔案業務工作實行監督和指導。

第五條建設單位形成的民防工程檔案，在滿足建設單位自行保存和報送城建檔案等工作需求的同時，必須按本規定及時向市或區（縣）民防辦公室報送一套符合規定的民防工程檔案。

第六條建設單位保存的檔案按國家和本市有關規范、標準進行收集、整理、歸檔。報送市或區（縣）民防辦公室的民防工程檔案按市民防辦公室規定的報送范圍進行收集、整理。民防工程檔案報送范圍包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等，具體范圍由市民防辦公室根據有關規定制定，并在民防網站上向管理相對人公布。

第二章 檔案驗收

第七條 未進行民防工程檔案驗收或驗收不合格的民防工程，建設單位不得組織民防工程的竣工驗收。

第八條申請民防工程檔案驗收應具備下列條件：

（一）民防工程建成并滿足平時和戰時使用要求；

（二）完成民防工程全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；

（三）項目建設單位（法人）已組織項目設計、施工、監理等方面負責人以及有關人員，根據檔案工作的相關要求進行全面自檢，符合要求。

第九條 民防工程檔案驗收內容包括：

（一）工程文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；

（二）竣工圖的編制情況及質量狀況；

（三）檔案的完整性、準確性及系統性情況；

（四）防護設施質保資料齊全完整情況；

（五）平戰轉換預案和實施計劃文件等。

第十條民防工程檔案驗收合格后，由市或區（縣）民防辦公室出具民防工程檔案驗收意見。第十一條法人和其它組織的建設工程以及市或區（縣）人民政府確定的重點建設工程的項目檔案驗收按照《上海市檔案條例》第二十條的有關規定辦理。

第十二條市民防建設工程質量監督機構在參加建設單位組織的竣工驗收時，應當查驗民防工程檔案驗收意見。

第三章 檔案報送和接收

第十三條建設單位在民防工程竣工驗收備案前，必須向市或區（縣）民防辦公室報送一套符合規定的民防工程檔案。

第十四條向市或區（縣）民防辦公室報送的民防工程檔案，由建設單位系統整理，編制目錄，詳細核對，裝訂成卷，標明密級和保管期限，并按照技術責任制進行審核簽字。

報送的民防工程竣工圖應當做到圖物相符，圖形清晰，字跡工整，符合有關規范、標準和要求。第十五條鼓勵建設單位采用現代信息技術管理歸檔電子文件，提高民防工程檔案管理水平。電子文件形成后，可向市或區（縣）民防辦公室報送一份。

第十六條市或區（縣）民防辦公室在接收民防工程檔案前應按有關規范、標準對該檔案進行檢驗，接收后應向報送單位出具民防工程檔案接收證明。

第十七條建設單位未取得市或區（縣）民防辦公室出具的民防工程檔案接收證明，市民防建設工程質量監督機構不得向其出具建設工程質量監督報告。

第四章 檔案保管和利用

第十八條民防工程檔案保管期限分為永久和長期兩種。凡本市指揮工程、醫療救護工程、防空專業隊工程及四級以上（含四級）人員掩蔽工程和配套工程的民防工程檔案為永久保存檔案。其他民防工程檔案為長期保存檔案。

第十九條市民防辦公室應采用現代信息技術形成歸檔電子文件，并向民防工程的所在區（縣）民防辦公室備份。

第二十條永久保存的民防工程檔案在市、區（縣）民防辦公室保存期滿后應按國家有關規定分別向市、區（縣）檔案館移交，市、區（縣）民防辦公室留存民防工程檔案復制件及歸檔電子文件。第二十一條各有關單位必須嚴格執行國家有關保密制度，加強管理，并定期對民防工程檔案的密級進行鑒定和調整。

第二十二條凡停建、緩建項目的民防工程檔案由建設單位保管；撤銷單位的民防工程檔案由上級主管部門保管；若無上級主管部門的，則向市民防辦公室移交。民防工程的使用權或管理權轉移時，有關的民防工程檔案由原單位整理后向接收單位辦理移交手續，并按分級管理權限向市或區（縣）民

防辦公室及時提供轉移信息。

第二十三條保管民防工程檔案的單位應當確保檔案的完整和安全。保管檔案的庫房應當有防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜等安全措施。對重要的檔案應當復制副本，對缺損的檔案應當及時修復補全。

第二十四條法人、其他組織因國家或公共利益需要，利用民防工程檔案的，建筑面積500平方米以上民防工程向市民防辦公室申請利用，建筑面積500平方米以下（含500平方米）民防工程向區（縣）民防辦公室申請利用。

申請利用涉及國家秘密的民防工程檔案，按國家有關保密規定辦理。

第二十五條利用民防工程檔案時，任何人不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。

第五章 附則

第二十六條任何單位和個人違反民防工程檔案管理規定的，按照有關法律規定給予相應行政處罰。

第二十七條地鐵、隧道等兼顧設防工程兼顧設防部分的檔案管理工作，參照本規定執行。第二十八條本規定自2009年3月1日起施行，原《上海市民防工程技術檔案管理實施辦法》〔滬民防（1994）第23號〕同時廢止。

第二篇：上海市民防工程竣工驗收程序

民防工程竣工驗收程序

第一步：

1、向民防檔案室提交上海市民防建設工程竣工檔案驗收意見書；

2、提交民防工程技術檔案質量審查表；

3、提交建設單位企業營業執照、企業資質（復印件，加蓋建設單位公章）

4、提交建設單位代理人法人委托書，身份證復印件（加蓋建設單位公章）第二步：

1、提交建設單位竣工驗收通知單；

2、提交勘察單位合格證明書；

3、提交設計單位合格證明書

4、提交施工單位合格證明書

5、提交監理單位合格證明書；

6、提交工程質量保修書；

7、提交工程支付款證明；

8、提交民防工程竣工監理評估報告

9、單位工程質量驗收記錄表

10、單位工程質量控制資料記錄表

11、單位工程觀感質量檢查記錄表

12、規劃部門出具的認可文件或準許使用文件（單獨單建式提供）（復印件加蓋建設單位公章）（可不提供）

13、環保部門出具的認可文件或準許使用文件（單獨單建式提供）（復印件加蓋建設單位公章）（可不提供）

14、公安消防部門出具的認可文件或準許使用文件（單獨單建式提供）（復印件加蓋建設單位公章）（必須提供：消防備案）

15、民防主體結構分部質量驗收證明書（復印件加蓋建設單位公章）

16、民防工程竣工檔案驗收意見書（須有民防檔案部門蓋章）

17、防護（含防化）設備產品質量終身負責承諾書（第四聯）（過濾吸收器、門類、閥門類）

第三步：現場驗收（準備好資料及竣工圖）

第四步：向檔案館提供竣工驗收后資料（見后附）應先簽訂委托立卷合同、然后交委托立卷款；

第五步：資料進入人防檔案中心后，5個工作日通知領取人防檔案接收意見書

第六步：向人防質監站提供竣工整改資料，七個工作日之內領取監督報告

第七步：監督報告領取后，浦東人防辦備案。

民防工程檔案報送（竣工驗收后）

凡本市新建、擴建、改建的各類民防工程竣工后，建設單位均應向市或區縣民防工程檔案管理部門報送如下檔案資料：

一、索引目錄卷

1、每套檔案應編制索引目錄卷作為零零卷，不列入總卷數內。索引目錄卷應由編制說明、案卷目錄及各卷卷內目錄組成；

2、編制說明的內容應包括民防工程概況、檔案編制依據、檔案概況、案卷號的編寫及代號注明、民防建設工程項目信息基本要素等相關內容，并加蓋公章

二、前期立項文件

1、項目建議書審批意見及項目建議書報告和附件，或民防建設工程（方案階段）審批意見書；（復印件、加蓋建設單位公章）

2、可行性研究報告審批意見及可行性研究報告和附件，或民防工程建設（初步設計階段）審核意見單；（原件）

3、民防工程建設（建設工程規劃許可證階段）審核意見單；（原件）

4、建設工程規劃許可證及其文件（復印件、封面加蓋建設單位公章）

5、建設工程規劃許可證所附地形圖及總平面圖；（加蓋建設單位公章）

6、建設工程規劃許可證所附其他圖紙；（加蓋建設單位公章）

7、勘察、設計承包合同；（復印件、加蓋建設單位公章）

8、施工合同；（復印件、加蓋建設單位公章）

9、監理合同；（復印件，加蓋建設單位公章）

10、平戰時均使用的設備合同（包括：防護設備、風機、空調器（箱）、除濕機、水泵、配電箱等）（合同要原件）即人防門合同、過濾吸收器合同、密閉閥合同、超壓排氣活門合同、通風設備合同、水泵合同、配電箱合同）

三、設計階段

1、工程地質勘察報告；（原件）

2、設計計算書（重要民防工程由建設單位提交原件、其他民防工程可以提交設計單位計算書代保管證明）（原件）

3、上海市民防工程施工圖審查表及審查意見；（原件）

四、施工階段

（一）開工審批文件

建設工程施工許可證（復印件、加蓋建設單位公章）

（二）建設工程施工質量管理文件

1、工程開工報告（原件）

2、工程復工報告（原件）

3、工程竣工報告（原件）

4、圖紙會審設計交底紀要及修改依據匯總表（原件）

5、技術核定單及技術核定單匯總表（原件）

6、設計變更通知及設計變更通知匯總表（原件）

7、地基驗槽記錄（原件）

8、建構工程測量復核單（原件）

9、各類樁施工記錄匯總表（原件）

10、樁位軸線、標高、偏差匯總表（原件）

11、打樁樁位編號、標高、偏差圖；（原件）

12、樁基檢測報告（原件）

13、工程質量一般事故報告及處理意見（原件）

14、工程質量重大事故報告及處理意見（原件）

（三）、建筑工程施工質量保證文件

1、民防工程防護設備明細表（1）防護門、防護密閉門、密閉門（2）防爆波活門（3）排氣活門（4）密閉閥門（5）防爆地漏（6）密閉觀察窗（7）過濾吸收器（8）呼喚按鈕

3、防護（含防化）設備產品質量終身承諾書（過濾吸收器、密閉閥門、超壓排氣活門、人防門）

4、民防工程防護設備檢測報告（分型號的密閉閥門廠家形式檢測報告、超壓排氣活門廠家型式檢驗報告、加蓋建設單位公章）

5、民防工程通風系統檢測報告（原件3份，一份人防檔案館、一份人防質監站、一份浦東新區檔案館）

（四）建設工程施工質量驗收文件

1、單位工程質量驗收記錄表

2、單位工程觀感質量檢查記錄表

3、單位工程質量控制資料核查記錄

4、分部分項工程質量驗收證明書（樁基、主體結構）

5、結構分部工程質量驗收記錄表

6、防水分部工程質量驗收記錄表

7、孔口防護分部工程質量驗收記錄表

8、建筑裝修分部工程質量驗收記錄表

9、給水、排水分部工程質量驗收記錄表

10、采暖、通風與空調分部工程質量驗收記錄表

11、建筑電氣安裝分部工程質量驗收記錄表

12、防火設備安裝分部工程質量驗收記錄表

（五）監理文件

工程項目施工階段質量評估報告（樁、結構、吊頂、竣工）

五、竣工階段

（一）竣工圖

1、建筑（包括總平面布置圖；地面一層平面圖；附建式民防工程無單獨的建筑剖面圖時，請提供整座建筑物的建筑剖面圖，即包含地上的地面建筑和地下的民防工程剖面圖）

2、結構（包括樁位圖）

3、電氣工程（包括智能化工程）

4、給水、排水工程（包括消防工程）

5、采暖、通風與空調工程

6、裝飾裝修工程

7、建設用地范圍內地下綜合管網圖（室外總體綜合管網圖）（水、電、煤）

（二）、竣工文件

1、民防建設工程竣工驗收報告（復印件、加蓋建設單位公章、法人章）

2、勘察單位工程質量檢查報告（合格證明書）

3、設計單位工程質量檢查報告（合格證明書）

4、施工單位工程質量檢查報告（合格證明書）

5、監理單位工程質量檢查報告（合格證明書）

6、民防工程面積測量技術報告（原件）

7、地名使用批準書、通知、決定書（含公安局編制的門牌號復印件、加蓋建設單位公章）

8、工程決算（匯總表）（已承諾書代替）

9、平戰轉換預案和實施計劃文件（含臨戰封堵材料表）

10、上海市民防建設工程檔案驗收意見書（原件）

11、上海市民防建設工程檔案接受意見書（原件）

（三）聲像檔案

1、大型、重要民防工程建設全過程照片資料

2、大型、重要民防工程建設全過程錄像資料 備注

1、大型民防工程指民防建筑面積為5000平方米以上；

2、重要民防工程指：指揮工程、醫療救護工程、防空專業隊伍工程、區域電站、區域供水站、核生化檢測中心等。

3、所有復印件封面需加蓋建設單位公章

4、如人防測量面積低于設計面積，應出面積告知單

5、標牌安裝照片及購買發票（發票加蓋建設單位公章）

第三篇：上海市民防工程質量驗收要點

竣工資料

一、孔口防護部份資料：

1、人防門、防爆波活門、防爆波超壓排氣活門等資料

2、合格證

3、防護（含防化）設備產品質量終身負責承諾書

4、本市的防護設備備案證書

5、廠方與現場相關單位簽訂的合同

6、現場使用材料與資料不相符

二、通風與空調部份資料：

1、自動排氣活門、密閉閥門、過濾吸收器等資料

2、合格證

3、產品編號與合格證不一致

4、本市的防護設備備案證書

5、廠方與現場相關單位簽訂的合同

6、現場使用材料與資料不相符

7、風機等材料出廠合格證

8、設備試運轉記錄

9、防護（含防化）設備產品質量終身負責承諾書

三、給排水分部資料

1、防毒防爆地漏等設備資料

2、防護（含防化）設備產品質量終身負責承諾書

3、合格證

4、產品編號與合格證不一致

5、本市的防護設備備案證書

6、廠方與現場相關單位簽訂的合同

7、現場使用材料與資料不相符 通風專業

1、染毒區風管材質及制作不符合要求（GB50134-2004第10.2.1條，要求：2-3mm鋼板焊接制作）

2、染毒區風管與設備連接處法蘭不符合要求（GB50134-2004第10.2.2條，參照07FK02第36頁，要求：8mm帶密封槽車制法蘭與風管焊接）

3、染毒區風管連接處墊圈不符合要求：漏光、斷裂、油漆污染、未割平、（GB50134-2004第10.2.2條，要求：4-5mm厚整圈無接口橡膠密封圈,保證密閉不漏氣）

4、手動（電動）密閉閥，安裝方向錯誤、缺配件（手柄、定位銷等）、缺箭頭、啟閉標識（GB50134-2004第7.2.6條要求：閥門上箭頭方向應與沖擊波方向一致，閥門啟閉靈活）

5、過濾吸收器安裝方向錯誤，粗效過濾器支架未制作（GB50134-2004第11.2.4條，GB50243-2004第10.2.5條，要求：必須水平安裝，可參照07FK02第16頁）

6、濾毒風管路上測壓管（或壓差測量管）和（放射性、尾氣監測）取樣管個別閥門遺漏、類型錯誤（GB50134-2004第10.2.5條、GB50038-2005第5.2.18條，可參照07FK02第57、58、59頁）

7、工程測壓管管口未見、未向下，測壓裝置（傾斜式微壓計）未安裝，（GB50134-2004第10.2.4條GB50038-2005第5.2.17條，要求：防護密閉門外的一端管口向下，可參照07FK02第56頁）

8、排煙風管密封墊料未采用不燃材料，風管法蘭連接處墊片使用石棉繩，（GB50243-2002第4.2.3條GB50243-2002第6.3.1條）

9、防排煙風機系統柔性短管的制作材料未采用不燃材料（GB50243-2002第5.2.7條）

10、通風機傳動裝置的外露部位以及直通大氣的進、出口未裝設防護罩（網）或采取其他安全設施（GB50243-2002第7.2.2條）

11、離心風機安裝方向錯誤

12、戰時風機房風增壓管（DN25鍍鋅鋼管）類型錯誤或未安裝（GB50038-2005第5.2.8條）

13、超壓排風活門，杠桿、法蘭面安裝不鉛直、不通復位，缺重錘等配件（GB50134-2004第9.3.3條）

14、竣工圖現場未見

15、移動電站及儲油間風管未按圖施工到位

16、染毒風管面漆未刷

17、排風風機處風管與防火閥尺寸不匹配，須調整

18、油網除塵器須除銹并刷油

19、除塵室風管彎曲，管道未做到橫平豎直 20、染毒風管及防護防化設備污染嚴重 給排水專業

1、穿過外墻、臨空墻、密閉墻、防護單元隔墻、頂板等人防圍護結構處的管道材質不符合要求（GB50038-2005第6.2.14、6.3.14、6.3.8條要求鋼管）

2、穿過外墻、臨空墻、密閉墻、防護單元隔墻、頂板處的管道防護密閉措施不符合要求未設置閥門、閥門未采用銅蕊或不銹鋼蕊閘閥，采用蝶閥、球閥、未做密閉處理（GB50038-2005第3.1.6、6.2.13、6.3.8、6.3.12、6.3.15、6.4.8、6.5.9條，要求：管道與套管之間填充石棉瀝青，人防區或清潔區一側設置公稱壓力不小于1.0MPa的銅蕊閥門，如管道穿過防護單元隔墻，應在墻的兩側分別設置銅蕊閘閥）

3、防爆波閥門不符合要求，應改用公稱壓力不小于1.0的銅蕊閘閥（GB50038-2005條文說明第6.2.13條）

4、管道穿越臨空墻、密閉墻、防護單元隔墻、頂板時開孔，未預埋帶有密閉翼環的套管（GB50038-2005條文說明第6.2.13條）

5、穿過臨空墻、防護單元隔墻、頂板處的管道沒有設置抗壓力片（GB50038-2005第6.1.2條）

6、管道穿過臨戰封堵處沒有臨戰轉換措施。（GB50038-2005第6.6.4條要求：預留法蘭短管）

7、戰時給水系統未安裝、戰時移動電站內拖布池未安裝、一等人員掩蔽部內貯水池（箱）未安裝（GB50038-2005第6.6.2條）

8、洗消排水口未見銅質管堵或防爆地漏

9、洗消排水口（銅質管堵或防爆地漏）高與排水表面。（GB50242-2002第7.2.1條）

10、洗消集水井內排水管口沒有安裝工作壓力不小于1.0的閘閥。

11、防爆地漏未采用上海民防網（www.tmdps.cn）公示的具有生產資質企業產品。

12、管道未涂漆

13、柴油電戰防毒通道內拖布池未安裝 電氣專業

1、竣工圖紙未見

2、暗配管的密閉盒沒有預埋或沒有找出，密閉盒中沒有填充密封材料，密閉盒密封的鋼蓋板厚度不夠3mm（GB50134-2004第10.4.2條GB50038-2005第7.4.4條）

3、明配電線管（強、弱電）穿過圍護結構、臨空墻、防護密閉隔墻、密閉隔墻處直接開孔穿過沒有進行防護密閉處理（GB50038-2005第7.4.3條，要求：設計單位根據現場具體情況出方案解決）

4、橋架穿過圍護結構、臨空墻、防護密閉隔墻、密閉隔墻處沒有預埋密閉穿墻短管，電線或電纜穿過密閉穿墻短管時不符合一管一線或一管一電纜的要求（GB50038-2005第7.4.6條、第7.4.10條，要求由設計出整改方）

5、金屬電纜橋架及其支架和引入或引出的金屬電纜導管沒有接地（PE）或接零（PEN）可靠，金屬橋架沒有做至少2處與接地（PE）或接零（PEN）干線相連接，鍍鋅電纜橋架間連接板的兩端沒有設置至少2個有防松螺帽或防松墊圈的連接固定螺栓，或者未跨接接地線，金屬電纜橋架穿過人防區斷開處未連接跨接接地線（GB50303-2002第12.1.1條，要求：非鍍鋅電纜橋架的跨接接地線最小允許截面積不小于4mm2），金屬的導管和線槽沒有可靠接接地（PE）或接零（PEN）（GB50303-2002第14.1.1條）

6、當燈具距地面高度小于2.4m時，燈具的可接近裸露導體沒有可靠接地（PE）或接零（PEN）（GB50303-2002第19.1.6條，要求：應有專用接地螺栓、應有標識）

7、室內的公用金屬管道、建筑物結構中的金屬構件、電氣設備金屬外殼等導電部份沒有做等電位連接（GB50038-2005第7.6.3條、第7.6.5條，要求等電位連接本路最小允許截面應為：銅材料，干線-16mm2、支線-6mm2）（GB50038-2005第7.6.10條。）

8、防化通信值班室內戰時使用插座箱未按規范或圖紙要求制作安裝（GB50038-2005第7.5.11條、第7.5.12條，參考圖集：07FD02第17頁）

9、人防電源配電箱、柜未按系統圖敷設電纜和接線

10、口部燈具燈泡、燈管未安裝

11、柜、屏、臺、箱、盤的金屬框架及基礎型鋼未接地（PE）或接零（PEN）可靠，裝有電器的可開啟門和框架的接地端子間未用裸編織銅線連接，且沒有標識（GB50303-2002第6.1.1條）

10、配電箱、盤、柜內的導線連接不緊密、不整齊、有絞接現象，導線顏色不規范

12、同端子上接線多于2根電線線于線之間缺平墊片，多股銅芯線未擰緊搪錫或連續端子后與設備、器具的端子連接（GB50303-2002第6.1.9條、第15.2.2條、第18.2.1條芯線的端子俗稱銅接頭）鍍鋅的鋼導管不得熔焊焊接地線，金屬導管不得采用對口熔焊連接，鍍鋅和壁厚小于等于2mm的鋼導管不得采用套管熔焊連接（GB50303-2002第14.1.1條、14.1.2條）

13、通風方式信號控制系統沒有調試（GB50038-2005第7.3.7條要求紅色燈光表示隔絕式黃色燈管表示濾毒式、綠色表示清潔式）；呼按鈕未按設計要求安裝，未調試（GB50038-2005第7.3.8條參考科集：07FD02第27頁）

14、濾毒室內插座數量不夠（GB50038-2005第7.5.10條，要求應設AC220V10A單相三孔帶二孔防濺式插座各二個），插座接線不規范（GB50303-2002第22.1.2條）

15、有按圖紙或規范要求安裝口部熔斷器（GB50303-2002第7.5.16條，應與密閉盒分開設置）

16、沒戰時電話系統未安裝到位（GB50038-2005 第7.8.5條）

17、金屬、非金屬柔性導管敷設不規范（GB50303-2002第14.2.10條，要求：柔性導管與剛性導管或電氣設備、器具間的連接應采用專用接頭，柔性導管的長度在動力工程中不大于0.8m，在照明中不大于1.2m）

18、甲類防空地下室的救護站、防空專業隊工程、人員掩蔽工程、配套工程的柴油電站中附屬設備烼管線沒有安裝到位（柴油發電機組平時可不安裝）,中心醫院、急救醫院的柴油電站未安裝到位（GB50038-2005第7.7.8條），燃油設施沒有防靜電措施（GB50038-2005第7.6.10條），儲油間內未選用安全型燈具（參考圖集07FJ05第23頁）

19、密閉穿墻短管沒有在朝核爆沖擊波端架裝防護抗力片或抗力片做法不規范（GB50038-2005條7.6.10條，參考圖集：07FD02第19-22頁，六級人防可不做抗力片）

20、有防火要求的電氣密閉套管內未填充防火堵料（GB50038-2005條第7.4.10條）

21、配消防電管未刷防火涂料

22、消防控制系統使用橋架未刷防火漆

第四篇：檔案管理規定

檔案管理規定

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

第二節 檔案分類及編號

一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、經營類

5、工程類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節 機要檔案

一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準： 絕密檔案包括：

公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：

1、財務資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協議。第四節 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節 保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監事會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經營計劃；

8、公司經營總結；

9、財務報表；

10、技術資料；

11、不動產所有權狀及其他債權憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協議；

2、完結后的項目方案；

3、其他經核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結；

2、完結后的部門請求報告；

3、完結后無長期保存必要文書。

五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。第七節 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。第八節 檔案調閱

一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。第十節 其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經辦統一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案

第五篇：檔案管理規定

檔案資料管理規定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經管理人員同意后可辦理續借手續；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經相關部門主管領導同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。

四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經管理人員同意方可復印；圖紙資料若需借出復印的，須經管理人員同意并嚴格控制復印份數。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領導可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領導簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續大力度的收集所有與企業有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續實施檔案室掌握公司印章使用動態的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據、說話有依據、辦事講規矩、檔案是證據、管理重實據的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓，使其明確的知道其崗位和職責的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

2．職責：

2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。

2.2財務檔案（包含各類合同）由檔案室統一管理，使用時，由財務計統部指定專人調檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發性內、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。

3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調研資料等。

3.1.6對外聯絡檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務算可在檔時間偶數年的6月底，個月內歸計統部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。

a）總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發文、企業設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；

d）財務計統部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；

g）設計研發部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯絡部：聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。客戶服務部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法，規格為 30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應集中布置、自成一區，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數，務必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所； b.未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；

c.未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務： a．借閱：

a）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續借手續；歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。

c．復印：

a）檔案使用人若需復印檔案資料的，須經檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復查結果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4．相關文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數、借閱人、批準人、經辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數、是否復印、查閱人、批準人、經辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存印本。