第一篇：辦公室管理形成性考核冊

《辦公室管理》試題一

1．D2．B3．C4．B5．B 6．A7．B8．A9．D10．D

(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)1．辦公室布置要注意()。D．各種溝通、保密

2．傳真機的使用哪一項是不對的()B．隨時隨地可向對方發(fā)送

3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?)。C．作會議記錄時離開會議室接聽電話

4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的()。B．讓員工們隨意領取辦公用品

5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的()。B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力

6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?)。A．最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要

7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的()B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的()。A．審查功能D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免()D．日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

二、判斷題(正確打“√“，錯誤打“×”o每小題1分，共10分)

1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(√)

2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。√3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。()

4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。×

5．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。×

6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。√

7．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。× 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把

有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。√

9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。√

10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。×

三、簡答題(每小題10分．共20分)

1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么? 1．答案：

(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；(2)參謀作用；(2分)(3)補缺作用；(1分)(4)增進關系作用；(1分)

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)(6)適時。考慮時機；(1分)(7)適地。看場合；(1分)

(8)適度。要注意掌握分寸。(2分)

2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2分)(2)按問題特征立卷；(1分)(3按作者特征立卷；(1分)(4)按文種特征立卷；(1分)(5)按時間特征立卷；(1分)(6)按地區(qū)特征立卷；(1分)(7)按通訊者特征立卷；(1分)

(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。(2分)

四、設計題(每小題10分。共20分)

1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2)座談會以小型為主，人數(shù)以

七、／L人為宜；(2分)(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(1分)(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(1分)

(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(2分(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(1分)

(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，(1分)

2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。．答案：

1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(1分)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分)(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(1分)

(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)(2分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。

(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(3分)(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3分)(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4分)(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(3分)

(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分)(6)應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。(4分)

2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司進行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(3分)j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3分)

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；’(3分)

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3分)(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

中央廣播電視大學2007——2008學年度第一學期“開放專科”期末考試辦公室管理試題1．C2.B3.D4.A5.D6.D7.A8.A9.D10.B1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（）C、姓名、部門、地址、國名

2、有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務（）B、發(fā)表意見

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（）

Ｄ、應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（）Ａ、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊

５、文員根據(jù)上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的（）Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會

６、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（）Ｄ、名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的７、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（）Ａ、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等

８、值班人員不應該做以下哪類事情（）Ａ、簽發(fā)文件

９、接受忠告的反應應該是（）

Ｄ、切勿事感用事

10、以下哪些不是辦公室事務管理的特征（）B、決策性

二、判斷題1.×2.√3.×4.√5.×6.×7.√8.×9.√10.√

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）

3、文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）

4、如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）

5、文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(√)８、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（）

９、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）

10、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡答題

１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）

（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（2分）

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；（2分）（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（2分）

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（2分）（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（1分）（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（1分）（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（1分）（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（2分）

２、按照2000院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？

（1）命令（令）；（1分）（2）決定；（1分）（3）公告；通告；（2分）（4）通知；通報；（2分）（5）議案；（2分）（6）報告；（1分）

（7）請示；（1分）（8）批復；意見；（2分）（9）函；（1分）（10）會議紀要。（2分）

四、設計題

１、康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2分）

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分）（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（2分）（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（2分）（5）議題（或者議事日程）；（2分）（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；（1分）

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（2分）（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。（2分）

２、某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

（1）要替搭車回去的人安排車子；（2分）

（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（2分）（3）有留話時，切記務必傳達；（1分）（4）檢查會場有無物品遺漏；（1分）（5）要為參加會議的人員送行；（1分）

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2分）

（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2分）

（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分）（9）關緊門窗并上鎖；（1分）

（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。（2分）

五、案例分析題

1、波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2分）（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？（2分）（3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調整會議議程；（3分）

（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（2分）（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（2分）

（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（2分）

（7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等，（3分）（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（2分）（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。（2分）

（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？

2、小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……

你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應該主人先伸手；（3分）

（2）在替客人拿行李前應征求同意；“我替你拿可以嗎？”（2分）（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）

（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（3分）（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（3分）

（6）客人公司的一些內容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）

（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。（3分）

《辦公室管理》試題及答案

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)1．A2．C3．D4．A5．B.6，C7．D8，D9．B10．A 1．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當?shù)?)。A.接通電源可立即復印操作

2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的()。C.標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名

3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的()。D．可以按照文員自己的習慣進行工作

4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的()。A.傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見

5．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的()。B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的()。

C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內7．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的()

D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 8．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮()。D．有無休息室

9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜()。B．由過程先說

10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是()。A.騎邊章

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“X”。每小題1分，共10分)

1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。()

2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。(×)

3．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。．()4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。(×)

6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀

自己的話題。(×)

7．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()

8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。(×)

9．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。()

10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。()(每小題10分，共20分)

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(1分)

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(2分)

(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(2分)

(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。(1分)

(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(2分)

(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。(2分)2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?

(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。(2分)(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(2分)

(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是……。”(2分)

(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(1分)

(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(2分)(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?1分)

(每小題10分，共20分)1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?

1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(1分)

(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(2分)

(3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(1分)

(4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。(1分)

(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(1分)

(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(1分)

(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(1分)

(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(1分)

(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。(1分)

2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?

1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2分)

(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(2分)(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(2分)

(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(2分)(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總邀請總，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?

(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(3分)

(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3分)

(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動；(3分)(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復印一份，留待上司過目；(3分)

(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系；(3分)

(6)沒有訂購的東西不能簽收；(2分)

(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。(3分)

2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：(1)市教委關于2003年招生工作的通知；

(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(3)東方學院2003年招生工作計劃；

(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7)東方學院關于調整系主任的通知；(8)東方學院關于做好開學工作的通知；(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；

(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關于提高教學質量的報告；(12)東方學院2003年度工作總結；2．(題略)答案案卷一：(3分)

1．市教委關于2003年招生工作的通知；

4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復(2分)案卷二：(4分)

2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 7．東方學1憲關于調整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知；

標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知(2分)

案卷三：·(2分)

3．東方學院2003年招生工作計劃； 12．東方學院2003年度工作總結；

標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結(2分)案卷四：(3分)

9．東方學院各系關于開學準備工作的報告；

10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；

標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告公

第二篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客;接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄;13 [日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話;14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項;執(zhí)行上司交辦事項

交辦的事項 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18

同學們在做本題時，要注意分析哪些是內容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學因為沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內容，后兩項則是文書處理的內容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些?

辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內電視大學學生交流社區(qū)，提供學習資料下載，交流，電大就業(yè)指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何?本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1.計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1.將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事?B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1.請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結方法;3.受意方法;4.傳達方法;5.進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意(即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本，記錄下指示要點;(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度;6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2.結合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊<二>

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：1.都應先問好，再傳達自己的信息;2.都應保持耐性、熱情的態(tài)度;3.通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情;4.都應簡明扼要表達自己的意思。

異：1.打電話應首先查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優(yōu)劣：

“電視會議”——優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象;劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件?本題主要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?

答：1.上司正在開會時;2.上司繁忙時;3.上司即將外出時;4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理形成性考核冊<<三>>

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1.日程安排計劃表的種類：

(1)年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。(2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。

2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：

1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2.私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據(jù)這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊<<4>>

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特征：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。(2)有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。(3)有歧義。因為漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些;休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。2.敬語使用的一般場合：(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者;具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征;二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。

二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思路如下：

1.合適的話題包括：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;.(5)積極、健康的生活體驗的話題;(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。(5)夸耀自己的話題。(6)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。

1.印章的使用的主要形式為：(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。

1.收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理;(2)屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;)(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理;(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。

1.類型：(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時間特征立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。

2.按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。

1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借;3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù);5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務;6.將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息;7.通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。

第三篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

作業(yè)1

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性 國外一般性 國內企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。[調查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤、光盤等；

（3）鉛筆；

（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；

（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業(yè)2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；

（2）上司繁忙時；

（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業(yè)3

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協(xié)助他解決私人的事務。

財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

作業(yè)4

一、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。

類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以 提供檔案外借；

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；

（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；

（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；

（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。

第四篇：辦公室管理2012形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）

作業(yè)1 1題P3.4

2題P22-23

3題P27-29

4題P29

5題P34-41 作業(yè)2 1題P45-52

2題P53-55

3題P63

4題P68-70

5題P89 作業(yè)3 1題P162-167

2題P172-176

3題P188-191

4題P208-210

5題P223-225 作業(yè)4

1題P249

2題P255

3題P276-278

4題P285-286

5題P317-318 作業(yè)1

1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號 國內一般性 國外一般性 國內企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權限內按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

（本題的例子請同學們見教材第29頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計

劃書，不要抄襲。）

1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方

法的認識。

1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

作業(yè)2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些？

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標注！）

作業(yè)3

一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。

答：為了提高會議的效率,有必要加強會議管理,做好會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。

1、會前準備：質疑會議的必要性明確會議的目標

2、確定會議議題：會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。

3、確定與會人員

4、確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。

5、會中控制有效控制會議的議題和進程

6、會后跟蹤：會議結束后,應將會議內容整理成會議紀要,會議紀要中應包括相關部門，應承擔的責任、責任人,完成時間及驗收標準等內容。

二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

1．提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

5、舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。

答：

1.根據(jù)參加宴會的人選地點，定檔次 2.發(fā)請?zhí)?/p>

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5.到時間正式進行。

文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。

作業(yè)4

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。1．類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。

（同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。）

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。

1、將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質上。

2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。

3、將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上。

4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式。

第五篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)

【辦公室管理】形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。

辦公室實務工作一覽表

二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

答：文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一

個循環(huán)。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟

示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。第二章第1點

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。第二章第3點

1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕

方法；7．分工方法與合作方法。

1．首先簡要說明此種方法：

答：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員

談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用

心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要

言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

《辦公室管理》重難點(2)

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。以下為參考答案：

同：

1．都應先問好，再傳達自己的信息；

2．都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

4．都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？

答：

1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。第四章第2點

（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標準，但實際分類時很不方便，只適合人數(shù)較少的公司或部門。

（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個部門一類的方法進行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設置，則歸入相近的部

門，還可與第一中方法結合，先按收件部門分，然后根據(jù)姓名歸類。

（3）按照收件部門的名稱分揀。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱

四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司

外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信

中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一

般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點

答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向對方表達上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇的看著對方的眼

睛致歉。

1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。他正在開緊急會議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。

2．上司繁忙時——真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。您看這樣好不好，改日再聯(lián)系，是在麻煩您，很抱歉。

3．上司即將外出時——對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒法于您見面。我們上司是讓

您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉達留言。我叫|++，是他的秘書。然后將留言記錄。

4．遠道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。在根據(jù)上司指示辦

理。使對方能充分了解情況。

《辦公室管理》重難點(3)

一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。

答：一是遵循法律法規(guī),二是合理確定會議目標.三是確定必要的與會者,四是減少會議數(shù)量,五是縮小會議規(guī)模,六是簡化會

議程序,七是縮短會議時間,八是控制會議經(jīng)費,九是分析會議成本.二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。第八章第4點以下為參考答案：

答：日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。

2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

年預定表（照抄書的可自己寫）

三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。

計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.答 ：（1）準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況.旅行

（2）制定約會計劃.約會計劃表應該包括：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

資料,分類整理準備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業(yè)名片

·聲像材料

·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

·相關檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

·日程表、約會安排表、時間表和計劃表

·護照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒（3）為商務洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關

（5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關于行李攜帶的信息.要準備隨身攜帶的行李要為每件行李準備識別標簽，注

意每件行李里面還要放一套

（6）安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： a.預支差旅費，b.個人支票，c.旅行支票，d.信用證

（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館

方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）辦理旅行保險.如意外傷害保險等.四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點

答：1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使

上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司

辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。

3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超

額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或

直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分

別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關的要點，并選擇其中某一項工作做出較為具體的說明.答：（1）客人的選擇，文員應向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應有候補的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，避免對方的重大節(jié)日.確定時間后最好征詢下客人的意見.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應配合宴會的性質，客人的數(shù)目以及預算費用等進行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應符合對方飲食習慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關人士的社會地位，需要精心安排.關于席次安排這項工作：

需要了解每位賓客的相關信息，要以社會地位和年齡作優(yōu)先考慮安排.席次安排的原則是：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)

一、簡要闡述社交話題的選擇原則。第十二章第6點

答;1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

2．不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點

答:1．印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。第十四章第3點

答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。）

簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領導人批辦時參考）——批辦（根據(jù)領導批示內容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結果）。

2．分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。第十四章第6點？？？ 答;1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：

答：電子文件歸檔一般采用以下方法：

1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。

2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。

3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上