第一篇：2012年電大辦公室管理形成性考核冊答案[范文模版]

辦公室管理形成性考核冊答案

作業1 1．

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表 序 國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。5 [會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。（空）11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。（空）12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄；（空）13 [日常事務"] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； 14 [辦公室管理]（空）辦公室環境的布置和整理,保管辦公室

設備及用品 15 [其他臨時交辦的事項-] 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項 16（空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。

2公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的

過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結

果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯

得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根

本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題

目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

作業2

1、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

2.怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有那些？

需要掌握四個情況：一是了解領導的工作。二是了解領導的性格。三是了解領導的意圖。四是了解領導的作息時間。

平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

3、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

4、怎樣處理上司不在時的郵件？

領導不在秘書處理信件或郵件時，應該將公司和外來的信件或郵件分開，并把內容大致記錄下來。主動與上司聯系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。把寄給上司的信件或郵件連續編號。

(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內容大致記錄下來。

(2)主動與上司聯系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。

(3)把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。

(4)把寄給上司的信件或郵件連續編號。

(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復。

(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要××處理”的字樣。

5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業3

1、提高會議效率，文秘人員應注意那些方面，請列出相關要點。

工作會議注意事項（1）、會議通知：會議通知的發放時間一般是會前一周發放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。

會議通知的內容應包括如下幾項：

會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內容。

會議時間：具體開會時間，會議地點：具體開會地點（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）

會議內容：具體工作會議的內容。參會人員：具體參加會議的人員。

署

名：發文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。

3、會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經使用的電池）；③、投影設備：會議前一天要調試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領導的座次（具體情況具體分析，一般情況下領導是很在乎的，一定要小心哦），領導出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。⑥、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內容，留底

存檔，作為歷史資料。

社會化大生產和快節奏生活要求節約會議成本，提高會議效率，這也是企事業單位提高經濟和社會效率最本質的要求。要提高會議效率，文秘人員必須注意以下幾點：

1、遵循法律法規

2、合理確定會議目標

3、確定必要的與會者

4、減少會議數量

5、縮小會議規模

6、簡化會議程序

7、縮短會議時間

8、控制會議經費

9、分析會議成本

2、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年

度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的

會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

3.文秘人員應為上司的商務旅行做好哪些準備工作？請列出工作要點。

(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業名片

·聲像材料

·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

·現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡

·相關檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

·日程表、約會安排表、時間表和計劃表

·護照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。

4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。

財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

5．舉辦一般規模的宴會，需要做哪些準備工作，請列出相關要

點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。舉辦一般規模的宴會，需要做如下工作：

1、客人的選擇

2、確定時間

3、會場的選擇

4、擬訂菜單

5、寄發請柬

6、席次的排列 以會場的選擇為例：

決定舉行宴會后，要及早選定會場。會場的選擇應配合宴會的性質、客人的數目以及預算費用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉行。應注意下列幾點： 1）宴會的形式與氣氛 2）交通是否方便 3）場地大小是否合適 4）菜式 有無停車場

作業4

1、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

3、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行

公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

4、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征

立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯 系和處理情況，運用最廣泛。

5.簡要說明電子文件歸檔的基本方法。

（1）將應歸檔的最終版本的電子文件存入磁、光介質上，脫機后可存放在別處；

（2）采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上，但采用壓縮工具的過程必須統一，規范；

（3）將確定要歸檔的電子文件在網絡環境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上。對備份系統歸檔一般在局域網或其他網絡環境下采用；

（4）采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用于永久和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中同時保存規范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯系。

備用題

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。

口頭語言的基本特征：

（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。

（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。

（3）有歧義。因為漢字一音多字。

（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。

敬語使用的一般場合：

（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。

（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。

（3）敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；

有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

二、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以 提供檔案外借；

（3）根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提 供咨詢服務；

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。

第二篇：電大-最新-辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理作業1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡答題

1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）

（l）輔助性：辦公室區別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。

（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。

2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。P8

善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環境的運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。

3、簡述辦公室設備使用規范。P16

（l）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。

（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。

（4）未經領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務．

（5）辦公設備的使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內。

（6）如果辦公設備不處于下作狀態，應及時切斷電源。

（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。

4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。

①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應保存在干燥和通風好的房間中。若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。

辦公室管理作業2（第三、第四章）

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。

P34

1．調研工作的準備階段（l）準備調研內容：

①確定調研課題：領導提出、有關部門確定、調查者自選。②選題要求：既要注重現實意義，又要具有前瞻性．既要注重領導和群眾關注的當前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。③選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調研課題的審定：

一般調研課題由機關單位或者授權調研部門的領導審定批準．重點調研課題可以采取申報、委托或招標等形式，經專家評審、領導批準來確定。

（3）成立調研小組，確定調研人員：

成立調研小組時要考慮的因素包括，成員應具備良好的政治業務素質；有調研需要的專業能力或專家成員．有豐富的調研經驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避免人浮于事。（4）調研任務前的準備工作：

學習和掌握與課題相關的黨和國家的方針、政策、規定等；查閱與課題相關的研究成果和文獻資料；學習與課題相關的自然科學和社會科學知識；了解與課題相關的背景資料。（5）明確調研各階段的任務和要求：

①調研的初期，要求明確調研對象的性質和發展方向。②調研的成長期，應當明確如何使調研對象進一步發展，主要是

理清思路、擺明措施。

③調研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。④調研的末期，擬定調研提綱。調研提綱的內容，主要包括調研的目的要求，調研的對象、范圍和方式方法，調研的時間、步驟和過程，調研的人員組織與注意事項，調研經費的預算等。2．調研工作的實施階段

實施階段是調研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調查方法，搜集、整理調研材料，綜合分析調研材料。

（l）調查方法主要包括全面調查法、重點調查法、典型調查法、抽樣調查法、問卷調查法、觀察法、試點調查法、開會調查法、訪談法、網絡調查法、BS（Brain-storming頭腦風暴）法、專家調查法、哥頓法等。小提示：各調查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調研材料，要求全面、系統、豐富、充分、多多益善。

（3）認真分析調研材料，綜合提煉調研成果。3．調研工作的完成階段

本階段的主要工作是撰寫調研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。

（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動性、新穎性，多樣性和準確性等特點。

（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統一，如“導引

案例一案例1”。

（4）按綱寫作：如表3-1所示。

（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。

二、案例分析題

***示例分析

秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整潔。

秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。一個良好的工作環境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區；小劉工作不合要求。

***工作程序

加強對日常環境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環境，是公司秘書一項經常性的工作，也是一份責任和義務。

秘書對日常環境的管理包括3個方面的內容，即個人工作區的環境管理，上司辦公室的環境管理，日常公務活動區的環境管理。

1.保持你所參與的公共區域整潔(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。

(2)正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發現問題自己動手或及時找人維修。

(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。

(4)注意發現在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。

2.保持你的上司的工作環境的整潔

(1)經常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。

(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。

(3)經上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。

(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。

(5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。

(6)經常對安全、衛生等狀況進行檢查，發現問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好的狀態。

3.整理個人工作環境

辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關系也有意想不到的益處。

(1)辦公桌的必備物品及其整理

擺放在辦公桌上的物品都應是經常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。

①電話。

②電腦。

③參考書。

④文具用品盒。

⑤文件夾。

⑥辦公桌抽屜。

(2)整理辦公桌的技巧

要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環境，可以采取以下5個步驟：

①將不常用的東西轉移到其他的地方。

②清理過期的文件。③注意你的電腦顯示器。

④充分利用辦公空問。

⑤清理舊的閱讀材料。

辦公室管理作業3（第五、第六章）

一、單選選擇題

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判斷題

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、簡答題

1、簡要回答公文寫作的五部曲。P105

公文說什么 領悟核心思想

內容是在什么背景下產生的內容是怎么表達的是否符合國家公文格式標準。

第一步，公文說什么，領悟領導意圖；要求準確、全面地提煉領導意圖，增加“貼近度”。

第二步，領悟核心思想，站在領導角度考慮問題。

第三步，內容是在什么背景下產生的，關鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。

第四步，內容是怎么表達的，關鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結構，公文的骨骼；語言，公文的細胞。目的明確，行文有據；主旨單一，內容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得體。

第五步，符合國家公文格式標準―《黨政機關公文格式》（GB/T9704一2012）。

2、簡要回答起草請示的“五步棋”。P110

起草請示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什么請示――對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題――提出請示的主題內容。（3）怎樣解決問題――提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復――結尾用語的使用。

（5）有無附件需要說明――根據需要確定附件的使用與否。

3、簡述公文校對工作要求。P127 答：可答P127倒數第6行的內容； 也可以參考下面的內容：

首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆，通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。

第二，查看公文發文字號中的年份是否用六角號〔〕括起來的，因為一般人不太注意這些地方，在實際使用中，這個括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的[]，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，一定要使用國家標準規定的六角括號，這才是正確的。

第三，在審稿時遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統一、有無斷號、重號。

第四，文稿中數字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對，是否有差錯，人數是否有出入。

第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最容易出錯，一不留神就會弄錯，所以一定要記得核對。

第六，注意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是有統一的規定，按照規范要求，在公文中正確使用標點符號。常見的錯誤主要表現為：有的文件以“為??。”為開頭，這里的句號應該為逗號。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注意到標點符號。

第七，文稿中的錯別字。在公文文稿中，如果出現錯別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應用比較廣泛，在用五筆進行輸入時，通常情況下容易產生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產生同音別字。在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。

第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應；標題和結尾用語是否對應，例如請示的結尾要對應“請批復”，報告的結尾要對應“請審示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業名詞、計量單位、技術術語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關專業人員）、符號等是否準確。

第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規范的地方。在有的文稿中，同一級小標題的字體、段落間行距出現不一致的情況，這種情況是復制文件的過程中，沒有對文件格式進行調整造成的。

所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現差錯，便會帶來不可挽回的后果。

4、簡答電子公文處理過程的五個環節。P143

電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文的生命周期）（1）創建：根據一定的規則建立電子公文。

（2）辦理：通過計算機系統對電子公文進行收發、批閱等相關操作。（3）交換；按始發者意圖進行跨系統的公文傳遞。

（4）歸檔：依據國家或本部門檔案管理規定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。

（5）銷毀：依據有關規定將電子公文從存儲介質上物理刪除。

辦公室管理作業4（第七、第八章）

一、填空題

常用禮貌用語七字訣：

與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”

仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”

向人詢問說“請問” 請人協助說“費心” 請人解答說“請教”

求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”

請改文章說“斧正” 接受好意說“領情” 求人指點說“賜教”

得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”

老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”

請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”

請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”

需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎” 賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”

客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”

中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠行說“平安”

二、簡答題

1、簡述公共關系的三大構成要素及其原則。P167 1）公共關系的三大構成要素包括：社會組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。

（2）公共關系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創新，整體統一。

2、提高會議質量的主要方法和措施。P148

l）嚴格執行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）建立健全并嚴格實施包括會議規則在內的一整套會議制度。（3）科學、有效、充分地做好會議準備工作。（4）嚴格控制會議人數，不允許無關人員與會。

（5）保證會場秩序，禁止無關人員隨意入場、與會人員中途退場。（6）議題應集中，日程要緊湊，盡量縮短時問，保證與會者精力集中。（7）充分運用現代化的技術手段。電話、錄音、錄像、電腦等設備有助于提高信息傳遞的效率和質量，能節約時間、縮短會期、提高會議效率。

（8）提高會議主持人和與會者的開會水平。

（9）制定切實可行的制度和措施監督會議決議的執行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。

3、衡量會議質量的會前基本標準有哪些？P147

（l）會前：會議是否確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位．各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件。（2）會中：會議規模和規格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規守法，一切應有條不紊地進行，主持人和與會者是否掌握了科學的方式方法。

（3）會后：評價會議的正面實際效益，包括社會效益、經濟效益和學術效益．

4、簡述會務管理的要求。P156 l）會務的含義：指有關會議議程安排的事務，有關某些團體組織或會議的事務。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作等。

（2）會務管理的含義：指有關會議議程安排事務的計劃、組織、控制等工作。

（3）常見的會務管理：主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議、學術討論會議、新聞發布會議、聽證會議、儀式典禮會議、培訓會議、網絡會議等會議的會務管理。

第三篇：電大 辦公室管理形成性考核冊

國家開放大學，辦公室管理作業答案

辦公室管理作業1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡答題

1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）

（l）輔助性：辦公室區別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。

2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。P8 善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環境的運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。

3、簡述辦公室設備使用規范。P16（l）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。

（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。

（4）未經領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務．

（5）辦公設備的使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內。

（6）如果辦公設備不處于下作狀態，應及時切斷電源。

（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。

4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。P20 ①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。

辦公室管理作業2（第三、第四章）

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。

P34

第四篇：2012電大作業辦公室管理形成性考核冊作業答案

中央廣播電視大學行政管理理專科 辦公室管理形成性考核冊作業答案（2012)

第一次形成性考核作業題目解析

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。

這道問題是針對教材第一章中辦公室實務范圍和內容予以設計的，主要考慮是，讓同學們對辦公室的具體業務有一個比較全面的了解，能夠對三類文員，即國內一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內外企文員工作的共性工作和一般性區別有一個大致的了解。同學們在填表格內容時，應該注意要會“合并同類項”，也即將內容基本相同的，填在同一行中。當然有些內容可能因工作管轄范圍和責任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。

問題源于教材第一章第2點“辦公室實務的范圍和內容”。（P3—P5頁）

參考性解答： 辦公室實務工作一覽表

序號 國內一般性 國外一般性 1 2 3 4 5 6 7 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調查研究 信息資料 按上司的口頭或書面指示完成信函。復印資料。

在權限內按自己的意思發出信函。檔案管理。

安排會議事務，并做會議記錄或綱要。

國內企業（含外企）記錄上司指令及會談、會議內容。

打印文稿及表格。信函和郵件的處理。

記錄上司指令及會談、會議內容。

協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

準備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。

替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。

接待賓客和員工的來訪。接待來訪賓客；

替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發電報、打電話。

以電話往來維持和外界的良好公共關系。督導一般職員或速記員。替上司定約會并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。

收集及整理各種信息。信訪工作 10 11 12 接待工作 協調工作 督查工作 日程安排 日常事務 閱讀并分類信件；

通訊事務、電話；

自動處理例行的事務；

照料上司身邊的瑣事。

替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。

辦公室環境的布置和整理；

保管辦公室設備及用品。執行上司交辦事項。14 15 16 辦公室管理

其他臨時交辦以速記記下上司交待的事項； 的事項 執行上司留在錄音機中的吩咐。替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17

外出辦事，如銀行、郵局等。

上面的回答可供參考，因為有些內容劃分在一類中似乎不是很妥當。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內容，后兩項則是文書處理的內容。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時交辦的事項”欄中的工作內容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？

這個問題教材中有明確的表述，只是同學在回答問題時，除了回答出教材中的有關內容以外，還應注意在日常辦公室工作中，隨著現代化辦公技術手段的變化，又有很多新的易耗品出現，教材所列出的項目一定不全，我們應當予以注意，如墨盒、墨粉等等，當然完成作業可以按照教材內容回答即可。

問題源于教材第一章第5點的“辦公用品的種類”。（P19—P20）

辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；

2．軟盤、光盤等；

3．鉛筆；

4．圓珠筆；

5．簽字筆或鋼筆；

6．修正液或修正帶；

7．印盒；

8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

9．小刀；

10．日歷等；

11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

這個問題主要是通過對文員工作三個步驟的認識，加深同學們對文員實務中工作運行科學有效性的認識，同時也能夠對三個步驟之間的關系問題有一些概念性的認識，注意用一些聯系的觀點來看待問題，也就是認識到三個步驟不是分開獨立的，而是互相聯系形成一個循環系統。

問題源于教材第二章第1點“文員工作指導思想”。（P25----P27）

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

1．計劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

2．實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

3．檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照計劃實施，是否達到了預期，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

同學們在回答這道題目時，需要注意本題一共有兩個小問題。不僅要闡述文員工作的三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。教材中有相應的論述，同學們應能夠依據參考性答案，自己進行相應的歸納，能夠用自己的語言組織答案更好。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照?優先順序?處理工作”這一知識點。

在按照“優先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：

1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。

2．對于A類事情再進行分類，分為：

重要并且緊急的事（優先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。

3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。

本題的例子請同學們見教材第28頁，問題的關鍵是同學們應該盡量結合自己的工作生活實際，我們每個人在自己的工作生活安排中都會有自己計劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優先順序”安排自己的工作并處理事情，就會極大地節省時間，有效利用時間，就會使得工作忙而不亂，井然有序。同學們在制定計劃書時一定不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。

1．請示方法和報告方法；

2．計劃方法和總結方法；

3．受意方法；

4．傳達方法；

5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法；

7．分工方法與合作方法。

本題源于教材第二章第3點的“文員的工作方法”（P32---P39）。下面以“受意方法”為例組織相關答案，同學們可以參照答題思路作答。

1．簡要說明受意方法：

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

2．結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個或兩個題目進行回答。回答問題的思路是，首先說明所寫方法的基本含義，這個主要依照教材中的表述作答即可。回答時還應將方法涉及到的相關注意事項予以說明，如受意方法要注意的問題，進言法要注意的問題等等。回答時還一定要要注意結合教材，聯系實際作答。既做到簡要說明教材中的相關知識點，又能夠結合實際談出自己的體會。這是一個比較典型的理論結合實際的題目，相信我們在工作中經常會用到這樣一些方法，關鍵是我們平時可能不會太注意這些方法，而一旦將這些方法理論化又會使我們覺得有些不便，但我們還是應該更為自覺地使用并能夠結合實際談出我們自己的一些認識。

為了幫助同學學習這部分內容，下面舉例說說進言方法。

我是公司一名主管，在做了大量工作并經過深入的調查分析后，覺得有必要向自己的上司提出一些建議，經過反復思考，在這樣一些時機下，我應該選擇哪個時機，請大家幫忙出出主意。

A.在領導午間休息的時候提出來。

B.首先簡單地介紹一下你發現的問題，然后在提出自己的見解。

C.在員工的婚宴上向領導提出來。

D.直截了當地提出建議。

參考答案：大多數領導者都有午休的習慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項A時間選擇不恰當。選項C在員工婚宴這樣喜慶的場合中，提出工作建議是不適合的還是另選時機為妙。因而C項也非最佳選擇。選擇D是和性格直爽的領導比較適宜，我們應該考慮到如果這位領導很愛面子，很注重禮節性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇D想也不是很合適。在四項答案中選擇B應該是比較恰當的。這個選項既注重了說明自己所發現的問題，同時也把自己的見解予以表達。就四個選項而言，A和B選擇時機不當，即適時、適地不當，而D項適度有所欠缺。

下面一段文字材料供同學們在學習進言方法時參考：

及時給領導提出科學、合理的意見和建議，既是下屬的應盡職責，更是下屬展示才能、贏得上司賞識和器重的一條重要途徑。但是，科學合理的建議并不一定能被領導接受和采納，給領導獻言獻計的部屬也不一定都能得到領導的信任和重用。這里的關鍵就在于要掌握向領導進言的技巧和方法。

一、適銷對路

提建議的最終目的是要讓領導采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內容是否“對路”，是否適合領導的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿然進言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險；其三，為官經歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實就是由于未對領導的脾性、好惡等進行充分掌握所導致的。這其實就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領導具有不同的個性、習慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領導對下屬的評價。因此，下屬欲做到“百發百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學會“胸中有良方”，還要學會“對癥下藥”，對領導及其領導方式、工作方法有一定的了解。為此，應該做到：

1.要領會領導所實行的方針；

2.要洞悉領導的人格和行為；

3.要掌握領導對下屬的期待；

4.要順應領導的工作方式和工作思路；

5.要明了領導的好惡及對問題的看法；

6.要理解和體會領導的處境和心情。

二、準備充分

向領導進諫，既關系到建議能否被領導采納，更影響到領導對下屬的評價和看法。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達出來就萬事大吉了，而要進行充分的論證。否則會被領導認為部屬想法簡單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會長久地保留在領導的腦際中，從而影響下屬今后的發展；而考慮縝密細致的辦事作風，無疑會增加領導的滿意度和信任度。所以，下屬在向領導進言前一定要進行深思熟慮的準備，使自己的建議能夠經得住各種問題的考驗。為此，事先要把準備工作做足：

1.要搜集詳實的數字和事實材料來論證自己的建議；

2.要充分考慮到各種反對意見。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。

3.要對領導可能提出的問題有所準備；

4.要多準備幾個方案，以增大領導接受建議的可能性。

5.要滿懷信心，憧憬未來。不妨對未來作一預期，展示自己的建議的光明前景，并對各種可能性做出估計，這樣不僅可增強領導對方案的信心，也可以表明下屬具有某種長期眼光，引起領導的重視。

三、見機行事

建議都有時效性，不同的時間，不同的環境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領導進言一定要把握好時機，做到言當其時，不失良機。

1.瞅準時機。主動給領導出主意與領導要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來說，當領導遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領導出主意時一定要把握好時機，決策性建議超前出，補救性建議及時出，一般性建議經常出，多出有預見性建議，少放“馬后炮”。

2.選擇場合。盡量選擇一些非正式場合，如茶余飯后，下班途中，會議之后，以非工作角色，在領導心情放松時，把自己的意見和建議在輕松愉快的閑談中以不經意的方式傳達給領導。

3.察言觀色。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動大并容易產生過激行為。因此，在與人交流時，應注意對方情感的變化。這啟示我們，在向領導進言時要學會“察言觀色”，注意領導的反映，做到熱心不過度，善謀不亂謀，把握好進言的頻率，遇到領導一時不接受自己的建議時，下屬不能固執己見。

四、講究策略

有參謀之心，不得進言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此，向領導進言必須講究方式方法，使領導樂于接受。對大度的領導，可以直來直去；對小心眼的領導，則要婉轉，講究說話藝術。以請教的方式提建議，就不失為一個好的方法。因為請教者首先把自己擺在一種較低的姿態上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領導提建議，表明下屬在提意見之前已經仔細推敲和研究了領導的計劃方案，是以科學嚴謹的態度來對待領導的思想的。因而，下屬的建議應該在尊重領導的觀點的基礎上提出來，這就容易被領導采納。

五、擺正位置

1.要擺正心態，出于公心。下屬在進言時，一定要出于公心，坦蕩無私，真心實意為領導著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領導出餿主意，乘機整人。必須是從有利于工作，有利于維護領導的威信，有利于單位的團結出發，多出工作上的良方，少出影響單位建設，影響黨群關系，影響領導形象的是非點子。

2.要調整角度，大局出發。提建議、出點子不要囿于部門、科室和個人分管的工作，要注重從單位建設的全面發展和各項任務的圓滿完成出發。為此，要強化“三個思考”，即換位思考-----看問題的站立點要高，能從全局出發為領導出主意、提建議；補位思考-----拾遺補缺，完善決策；易位思考-----站在群眾的角度審視領導決策，提高決策的公正性和可操作性。此外，為了使自己的建議得以實施，下屬還要學會推功讓利，有時，不妨將自己的成果所帶來的榮譽送與領導，自己則從想法得以實施的結果中獲取成就感。

3.要循規蹈矩，遵循程序。除非領導有交代，下屬一般不要越級提建議，對不屬于職責范圍內的事情，也不要輕易向領導進言。

《辦公室管理》第二次形成性考核作業題目解析

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

問題源于教材第三章第1點的“電話接打”，見教材P43—P45及P50—51頁。

相同：

1．都應先問好，再傳達自己的信息；

2．都應保持耐性、熱情的態度；

3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

4．都應簡明扼要表達自己的意思。

異處：

1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼，打出電話要等鈴聲響6—7下，無人接聽才可掛機；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步；

3.打出電話應考慮打電話的時間是否合適，接聽電話一般沒有選擇。

本題需要同學們根據教材內容和實際工作經驗進行分析作答，平常我們經常要打出或接聽電話，打出和接聽電話實際差入并不大，但僅有的一點點差別，也是應該引起我們的重視的。以上內容只是給同學們做參考，同學們還可以自己歸納一些要點。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。

問題源于教材第三章第3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點，見教材P59—P60，還可參閱教材P153,回答問題的關鍵是，要先說明基本用途，然后進行比較。

1．基本用途：

“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。

“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

2．兩者與一般會議的不同：

可以消除時空上的局限性。

3．各自的優劣：

“電視會議”——

優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——

優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高。

“一般性會議”------

優：溝通方便、傳達準確、便于交流。劣：投入及組織工作量大。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

問題源于教材第四章第2點“郵件的分揀”，題目比較簡單，同學們在回答時應回答出基本要點，并進行簡單說明和闡述。可參閱教材P66.（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

問題源于教材第四章第5點“上司不在時郵件的處理”。

本題的答案請同學們見教材第72頁。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

問題源于教材第五章第3點“上司拒絕接見來訪者的做法”。本題可以從4個方面進行回答，即教材第88頁的相關表述。

1．上司正在開會時；

2．上司繁忙時；

3．上司即將外出時；

4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。

六、結合下面教材中引用的“案例”，虛擬一份“致歉函”，體會信訪工作實務操作。

美國某花店經理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：

親愛的凱慈夫人：

感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經到達您家的消息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。

由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質交貨，為此，請接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發生。

在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標。

請讓我們了解怎樣更好地為您服務。您真誠的霍華德·佩雷斯（經理簽名）××年×月×日

這道作業題目實際是讓同學虛擬一個案例，模仿上面致歉函的方式，寫一份自己設計案例的致歉函，同學們不要照抄原致歉函，最好也不要依據本案例寫。寫作當中要注意函文格式。通過寫作，體會文員在信訪工作中的工作責任。

《辦公室管理》第三次形成性考核作業題目解析

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

問題源于教材第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”。可參閱教材P165--P170。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答。

1．日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

問題源于教材第十章第3點“文秘人員對上司主要工作的輔佐”，可參閱教材P199—P204。答題基本思路如下：

1．提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2．私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。

3．財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

三、根據國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務”，將相關內容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單。

國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經常要協助上司舉辦各類宴會。準備宴會需要精心、細心和耐心。正式宴請應該完全符合社交禮儀規則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細節問題。文秘人員應該準備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（如下圖所示）

項目或任務 宴請人數 場地 場地布置 完成任務情況 備注、提示

負責人

完成進度

重要客人的陪同、接待

餐桌上的裝飾品、姓名 標簽 菜單選擇 酒、飲料 招待員安排 現場音樂

主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作

上司的特別提示、要求（如發言稿）

衣物寄存處、洗手間

來賓的司機安排、車輛 停放

意外情況（停電、客人 酒醉等）

桌椅擺設、其他物品準 備 結束后清場

這道題目主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的基本框架，同學們可以參照這個框架，考慮宴請過程中會涉及到的相關程序和基本任務，如果能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫出合適的“工作任務單”則最好。

《辦公室管理》第四次形成性考核作業題目解析

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。

問題源于教材第十二章第1點“口頭語言的特征”和第2點“敬語的用法”這兩個知識點。第一個問題是要說明口頭語言的基本特征，第二是要回答出敬語應用的一般場合，也就是要說明“敬語的用法”。

1．口頭語言的基本特征：

（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。

（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。

（3）有歧義。因為漢字一音多字。

（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。

2．敬語使用的一般場合：

（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。

（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。

（3）敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

同學們要注意，本題有兩個問題：這個知識點。

二、簡要闡述社交話題的選擇。

問題源于教材第十二章第6點“社交話題的選擇”，參見教材P242---P243.1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

2．不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

問題源于教材第十三章第1點“印章的使用”這一知識點，可以參見教材P246—P247。

1．印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

問題源于教材第十四章第3點“收文處理”，可以參見教材P257--P258。

1．收文處理的程序：

簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

2．分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。

問題源于教材第十四章第6點“文書立卷標準”，可參見教材P266—P267。同學們在回答第一個問題時，應在回答要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

1．類型：

（1）按問題特征立卷；

（2）按作者特征立卷；

（3）按文種特征立卷；

（4）按時間特征立卷；

（5）按地區特征立卷；

（6）按通訊者特征立卷。

2．按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。

問題源于教材第十四章第7點“檔案的利用”，可以參見教材P272。回答問題可以談點自己的認識和體會。答題思路：

1．通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；

2．通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借；

3．根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

4．利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；

5．以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務；

6．將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息；

7．通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。

第五篇：電大 最新 辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理作業1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡答題

1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）

2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。P8

3、簡述辦公室設備使用規范。P16

4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。P20

辦公室管理作業2（第三、第四章）

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。

P34

二、案例分析題

***示例分析

秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整潔。

秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。一個良好的工作環境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區；小劉工作不合要求。

***工作程序

加強對日常環境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環境，是公司秘書一項經常性的工作，也是一份責任和義務。

秘書對日常環境的管理包括3個方面的內容，即個人工作區的環境管理，上司辦公室的環境管理，日常公務活動區的環境管理。

1.保持你所參與的公共區域整潔(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。

(2)正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發現問題自己動手或及時找人維修。

(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。

(4)注意發現在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。

2.保持你的上司的工作環境的整潔

(1)經常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。

(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。

(3)經上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。

(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。

(5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。

(6)經常對安全、衛生等狀況進行檢查，發現問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好的狀態。

3.整理個人工作環境

辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關系也有意想不到的益處。

(1)辦公桌的必備物品及其整理

擺放在辦公桌上的物品都應是經常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。

①電話。

②電腦。

③參考書。

④文具用品盒。

⑤文件夾。

⑥辦公桌抽屜。

(2)整理辦公桌的技巧

要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環境，可以采取以下5個步驟：

①將不常用的東西轉移到其他的地方。

②清理過期的文件。③注意你的電腦顯示器。

④充分利用辦公空問。

⑤清理舊的閱讀材料。

辦公室管理作業3（第五、第六章）

一、單選選擇題

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判斷題

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、簡答題

1、簡要回答公文寫作的五部曲。P105

2、簡要回答起草請示的“五步棋”。P110

3、簡述公文校對工作要求。P127 答：可答P127倒數第6行的內容； 也可以參考下面的內容：

首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆，通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。

第二，查看公文發文字號中的年份是否用六角號〔〕括起來的，因為一般人不太注意這些地方，在實際使用中，這個括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的[]，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，一定要使用國家標準規定的六角括號，這才是正確的。

第三，在審稿時遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統一、有無斷號、重號。

第四，文稿中數字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對，是否有差錯，人數是否有出入。

第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最容易出錯，一不留神就會弄錯，所以一定要記得核對。

第六，注意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是有統一的規定，按照規范要求，在公文中正確使用標點符號。常見的錯誤主要表現為：有的文件以“為??。”為開頭，這里的句號應該為逗號。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注意到標點符號。

第七，文稿中的錯別字。在公文文稿中，如果出現錯別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應用比較廣泛，在用五筆進行輸入時，通常情況下容易產生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產生同音別字。在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。

第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應；標題和結尾用語是否對應，例如請示的結尾要對應“請批復”，報告的結尾要對應“請審示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業名詞、計量單位、技術術語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關專業人員）、符號等是否準確。

第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規范的地方。在有的文稿中，同一級小標題的字體、段落間行距出現不一致的情況，這種情況是復制文件的過程中，沒有對文件格式進行調整造成的。

所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現差錯，便會帶來不可挽回的后果。

4、簡答電子公文處理過程的五個環節。P143

辦公室管理作業4（第七、第八章）

一、填空題

常用禮貌用語七字訣：

與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”

仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”

向人詢問說“請問” 請人協助說“費心” 請人解答說“請教”

求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”

請改文章說“斧正” 接受好意說“領情” 求人指點說“賜教”

得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”

老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”

請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”

請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”

需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎” 賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”

客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”

中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠行說“平安”

二、簡答題

1、簡述公共關系的三大構成要素及其原則。P167

2、提高會議質量的主要方法和措施。P148

3、衡量會議質量的會前基本標準有哪些？P147

4、簡述會務管理的要求。P156