第一篇：電大 辦公室管理形成性考核冊

國家開放大學，辦公室管理作業答案

辦公室管理作業1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡答題

1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）

（l）輔助性：辦公室區別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。

2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。P8 善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環境的運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。

3、簡述辦公室設備使用規范。P16（l）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。

（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。

（4）未經領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務．

（5）辦公設備的使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內。

（6）如果辦公設備不處于下作狀態，應及時切斷電源。

（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。

4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。P20 ①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。

辦公室管理作業2（第三、第四章）

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。

P34

第二篇：辦公室管理形成性考核冊

《辦公室管理》試題一

1．D2．B3．C4．B5．B 6．A7．B8．A9．D10．D

(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)1．辦公室布置要注意()。D．各種溝通、保密

2．傳真機的使用哪一項是不對的()B．隨時隨地可向對方發送

3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的()。C．作會議記錄時離開會議室接聽電話

4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的()。B．讓員工們隨意領取辦公用品

5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的()。B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力

6．文員必須管理好金錢，學會節約開支，以下行為中哪一項是不恰當的()。A．最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要

7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的()B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的()。A．審查功能D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免()D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄

二、判斷題(正確打“√“，錯誤打“×”o每小題1分，共10分)

1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(√)

2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。√3．如果不小心發生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優先順序。()

4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。×

5．要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。×

6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發生不必要的困擾。√

7．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。× 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把

有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。√

9．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。√

10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。×

三、簡答題(每小題10分．共20分)

1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么? 1．答案：

(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；(2)參謀作用；(2分)(3)補缺作用；(1分)(4)增進關系作用；(1分)

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)(6)適時。考慮時機；(1分)(7)適地。看場合；(1分)

(8)適度。要注意掌握分寸。(2分)

2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2分)(2)按問題特征立卷；(1分)(3按作者特征立卷；(1分)(4)按文種特征立卷；(1分)(5)按時間特征立卷；(1分)(6)按地區特征立卷；(1分)(7)按通訊者特征立卷；(1分)

(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。(2分)

四、設計題(每小題10分。共20分)

1．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；

(2)座談會以小型為主，人數以

七、／L人為宜；(2分)(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(1分)(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(1分)

(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(2分(6)座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；(1分)

(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，(1分)

2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。．答案：

1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(1分)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分)(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；(1分)

(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)(2分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。

(1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(3分)(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3分)(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4分)(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(3分)

(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節，宣傳政策；(3分)(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。(4分)

2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司進行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境，不符合特定的會談工作要求；(3分)j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；(3分)

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；’(3分)

(4)小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3分)(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。

中央廣播電視大學2007——2008學第一學期“開放專科”期末考試辦公室管理試題1．C2.B3.D4.A5.D6.D7.A8.A9.D10.B1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（）C、姓名、部門、地址、國名

2、有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務（）B、發表意見

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（）

Ｄ、應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（）Ａ、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊

５、文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的（）Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會

６、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（）Ｄ、名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的７、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（）Ａ、下級單位報送的報告、統計報表等

８、值班人員不應該做以下哪類事情（）Ａ、簽發文件

９、接受忠告的反應應該是（）

Ｄ、切勿事感用事

10、以下哪些不是辦公室事務管理的特征（）B、決策性

二、判斷題1.×2.√3.×4.√5.×6.×7.√8.×9.√10.√

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯系集中起來分批進行。（√）

3、文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）

4、如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）

5、文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應(√)８、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（）

９、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）

10、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（√）

三、簡答題

１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？(1)單位印章、套印章；（2）

（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（2分）

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發；（2分）（4）另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（2分）

（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；（2分）（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；（1分）（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（1分）（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（1分）（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（2分）

２、按照2000院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？

（1）命令（令）；（1分）（2）決定；（1分）（3）公告；通告；（2分）（4）通知；通報；（2分）（5）議案；（2分）（6）報告；（1分）

（7）請示；（1分）（8）批復；意見；（2分）（9）函；（1分）（10）會議紀要。（2分）

四、設計題

１、康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2分）

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分）（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（2分）（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（2分）（5）議題（或者議事日程）；（2分）（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（1分）

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（2分）（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。（2分）

２、某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

（1）要替搭車回去的人安排車子；（2分）

（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（2分）（3）有留話時，切記務必傳達；（1分）（4）檢查會場有無物品遺漏；（1分）（5）要為參加會議的人員送行；（1分）

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2分）

（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2分）

（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分）（9）關緊門窗并上鎖；（1分）

（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。（2分）

五、案例分析題

1、波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓陸續進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；（2分）（2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請示該如何辦？（2分）（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（3分）

（4）得到總經理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（2分）（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（2分）

（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（2分）

（7）租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音問題、停車場等，（3分）（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（2分）（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。（2分）

（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？

2、小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……

你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應該主人先伸手；（3分）

（2）在替客人拿行李前應征求同意；“我替你拿可以嗎？”（2分）（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）

（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（3分）（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（3分）

（6）客人公司的一些內容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）

（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。（3分）

《辦公室管理》試題及答案

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)1．A2．C3．D4．A5．B.6，C7．D8，D9．B10．A 1．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的()。A.接通電源可立即復印操作

2，以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的()。C.標準的零用現金單據有一個簽名

3．文員按照“優先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的()。D．可以按照文員自己的習慣進行工作

4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的()。A.傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見

5．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的()。B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的()。

C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內7．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的()

D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 8．文員協助舉行宴會時，不用考慮()。D．有無休息室

9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜()。B．由過程先說

10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是()。A.騎邊章

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“X”。每小題1分，共10分)

1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財物管理及其他活動。()

2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。(×)

3．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。．()4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。(×)

6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀

自己的話題。(×)

7．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()

8．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。(×)

9．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。()

10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。()(每小題10分，共20分)

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(1分)

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(2分)

(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(2分)

(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。(1分)

(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(2分)

(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。(2分)2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?

(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。(2分)(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(2分)

(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是……。”(2分)

(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(1分)

(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(2分)(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。(1分)

(每小題10分，共20分)1．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?

1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等；(1分)

(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(2分)

(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。(1分)

(4)還應熟知以下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。(1分)

(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(1分)

(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(1分)

(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(1分)

(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(1分)

(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。(1分)

2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?

1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2分)

(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(2分)(3)盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。(2分)

(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(2分)(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總邀請總，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?

(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(3分)

(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3分)

(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；(3分)(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發出前復印一份，留待上司過目；(3分)

(5)發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(3分)

(6)沒有訂購的東西不能簽收；(2分)

(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。(3分)

2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：(1)市教委關于2003年招生工作的通知；

(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(3)東方學院2003年招生工作計劃；

(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7)東方學院關于調整系主任的通知；(8)東方學院關于做好開學工作的通知；(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；

(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關于提高教學質量的報告；(12)東方學院2003工作總結；2．(題略)答案案卷一：(3分)

1．市教委關于2003年招生工作的通知；

4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復(2分)案卷二：(4分)

2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 7．東方學1憲關于調整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知；

標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知(2分)

案卷三：·(2分)

3．東方學院2003年招生工作計劃； 12．東方學院2003工作總結；

標題：東方學院招生工作計劃、工作總結(2分)案卷四：(3分)

9．東方學院各系關于開學準備工作的報告；

10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；

標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告公

第三篇：電大-最新-辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理作業1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡答題

1、簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）

（l）輔助性：辦公室區別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。

（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。

2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。P8

善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環境的運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。

3、簡述辦公室設備使用規范。P16

（l）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。

（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。

（4）未經領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務．

（5）辦公設備的使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內。

（6）如果辦公設備不處于下作狀態，應及時切斷電源。

（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。

4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。

①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應保存在干燥和通風好的房間中。若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。

辦公室管理作業2（第三、第四章）

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。

P34

1．調研工作的準備階段（l）準備調研內容：

①確定調研課題：領導提出、有關部門確定、調查者自選。②選題要求：既要注重現實意義，又要具有前瞻性．既要注重領導和群眾關注的當前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。③選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調研課題的審定：

一般調研課題由機關單位或者授權調研部門的領導審定批準．重點調研課題可以采取申報、委托或招標等形式，經專家評審、領導批準來確定。

（3）成立調研小組，確定調研人員：

成立調研小組時要考慮的因素包括，成員應具備良好的政治業務素質；有調研需要的專業能力或專家成員．有豐富的調研經驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避免人浮于事。（4）調研任務前的準備工作：

學習和掌握與課題相關的黨和國家的方針、政策、規定等；查閱與課題相關的研究成果和文獻資料；學習與課題相關的自然科學和社會科學知識；了解與課題相關的背景資料。（5）明確調研各階段的任務和要求：

①調研的初期，要求明確調研對象的性質和發展方向。②調研的成長期，應當明確如何使調研對象進一步發展，主要是

理清思路、擺明措施。

③調研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。④調研的末期，擬定調研提綱。調研提綱的內容，主要包括調研的目的要求，調研的對象、范圍和方式方法，調研的時間、步驟和過程，調研的人員組織與注意事項，調研經費的預算等。2．調研工作的實施階段

實施階段是調研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調查方法，搜集、整理調研材料，綜合分析調研材料。

（l）調查方法主要包括全面調查法、重點調查法、典型調查法、抽樣調查法、問卷調查法、觀察法、試點調查法、開會調查法、訪談法、網絡調查法、BS（Brain-storming頭腦風暴）法、專家調查法、哥頓法等。小提示：各調查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調研材料，要求全面、系統、豐富、充分、多多益善。

（3）認真分析調研材料，綜合提煉調研成果。3．調研工作的完成階段

本階段的主要工作是撰寫調研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。

（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動性、新穎性，多樣性和準確性等特點。

（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統一，如“導引

案例一案例1”。

（4）按綱寫作：如表3-1所示。

（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。

二、案例分析題

***示例分析

秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整潔。

秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。一個良好的工作環境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區；小劉工作不合要求。

***工作程序

加強對日常環境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環境，是公司秘書一項經常性的工作，也是一份責任和義務。

秘書對日常環境的管理包括3個方面的內容，即個人工作區的環境管理，上司辦公室的環境管理，日常公務活動區的環境管理。

1.保持你所參與的公共區域整潔(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。

(2)正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發現問題自己動手或及時找人維修。

(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。

(4)注意發現在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。

2.保持你的上司的工作環境的整潔

(1)經常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。

(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。

(3)經上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。

(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。

(5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。

(6)經常對安全、衛生等狀況進行檢查，發現問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好的狀態。

3.整理個人工作環境

辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關系也有意想不到的益處。

(1)辦公桌的必備物品及其整理

擺放在辦公桌上的物品都應是經常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。

①電話。

②電腦。

③參考書。

④文具用品盒。

⑤文件夾。

⑥辦公桌抽屜。

(2)整理辦公桌的技巧

要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環境，可以采取以下5個步驟：

①將不常用的東西轉移到其他的地方。

②清理過期的文件。③注意你的電腦顯示器。

④充分利用辦公空問。

⑤清理舊的閱讀材料。

辦公室管理作業3（第五、第六章）

一、單選選擇題

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判斷題

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、簡答題

1、簡要回答公文寫作的五部曲。P105

公文說什么 領悟核心思想

內容是在什么背景下產生的內容是怎么表達的是否符合國家公文格式標準。

第一步，公文說什么，領悟領導意圖；要求準確、全面地提煉領導意圖，增加“貼近度”。

第二步，領悟核心思想，站在領導角度考慮問題。

第三步，內容是在什么背景下產生的，關鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。

第四步，內容是怎么表達的，關鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結構，公文的骨骼；語言，公文的細胞。目的明確，行文有據；主旨單一，內容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得體。

第五步，符合國家公文格式標準―《黨政機關公文格式》（GB/T9704一2012）。

2、簡要回答起草請示的“五步棋”。P110

起草請示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什么請示――對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題――提出請示的主題內容。（3）怎樣解決問題――提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復――結尾用語的使用。

（5）有無附件需要說明――根據需要確定附件的使用與否。

3、簡述公文校對工作要求。P127 答：可答P127倒數第6行的內容； 也可以參考下面的內容：

首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆，通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。

第二，查看公文發文字號中的年份是否用六角號〔〕括起來的，因為一般人不太注意這些地方，在實際使用中，這個括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的[]，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，一定要使用國家標準規定的六角括號，這才是正確的。

第三，在審稿時遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統一、有無斷號、重號。

第四，文稿中數字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對，是否有差錯，人數是否有出入。

第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最容易出錯，一不留神就會弄錯，所以一定要記得核對。

第六，注意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是有統一的規定，按照規范要求，在公文中正確使用標點符號。常見的錯誤主要表現為：有的文件以“為??。”為開頭，這里的句號應該為逗號。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注意到標點符號。

第七，文稿中的錯別字。在公文文稿中，如果出現錯別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應用比較廣泛，在用五筆進行輸入時，通常情況下容易產生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產生同音別字。在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。

第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應；標題和結尾用語是否對應，例如請示的結尾要對應“請批復”，報告的結尾要對應“請審示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業名詞、計量單位、技術術語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關專業人員）、符號等是否準確。

第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規范的地方。在有的文稿中，同一級小標題的字體、段落間行距出現不一致的情況，這種情況是復制文件的過程中，沒有對文件格式進行調整造成的。

所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現差錯，便會帶來不可挽回的后果。

4、簡答電子公文處理過程的五個環節。P143

電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文的生命周期）（1）創建：根據一定的規則建立電子公文。

（2）辦理：通過計算機系統對電子公文進行收發、批閱等相關操作。（3）交換；按始發者意圖進行跨系統的公文傳遞。

（4）歸檔：依據國家或本部門檔案管理規定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。

（5）銷毀：依據有關規定將電子公文從存儲介質上物理刪除。

辦公室管理作業4（第七、第八章）

一、填空題

常用禮貌用語七字訣：

與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”

仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”

向人詢問說“請問” 請人協助說“費心” 請人解答說“請教”

求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”

請改文章說“斧正” 接受好意說“領情” 求人指點說“賜教”

得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”

老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”

請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”

請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”

需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎” 賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”

客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”

中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠行說“平安”

二、簡答題

1、簡述公共關系的三大構成要素及其原則。P167 1）公共關系的三大構成要素包括：社會組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。

（2）公共關系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創新，整體統一。

2、提高會議質量的主要方法和措施。P148

l）嚴格執行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）建立健全并嚴格實施包括會議規則在內的一整套會議制度。（3）科學、有效、充分地做好會議準備工作。（4）嚴格控制會議人數，不允許無關人員與會。

（5）保證會場秩序，禁止無關人員隨意入場、與會人員中途退場。（6）議題應集中，日程要緊湊，盡量縮短時問，保證與會者精力集中。（7）充分運用現代化的技術手段。電話、錄音、錄像、電腦等設備有助于提高信息傳遞的效率和質量，能節約時間、縮短會期、提高會議效率。

（8）提高會議主持人和與會者的開會水平。

（9）制定切實可行的制度和措施監督會議決議的執行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。

3、衡量會議質量的會前基本標準有哪些？P147

（l）會前：會議是否確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位．各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件。（2）會中：會議規模和規格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規守法，一切應有條不紊地進行，主持人和與會者是否掌握了科學的方式方法。

（3）會后：評價會議的正面實際效益，包括社會效益、經濟效益和學術效益．

4、簡述會務管理的要求。P156 l）會務的含義：指有關會議議程安排的事務，有關某些團體組織或會議的事務。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作等。

（2）會務管理的含義：指有關會議議程安排事務的計劃、組織、控制等工作。

（3）常見的會務管理：主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議、學術討論會議、新聞發布會議、聽證會議、儀式典禮會議、培訓會議、網絡會議等會議的會務管理。

第四篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案（修改版）

行政管理（第三學 2010-05-12 10:33:07 閱讀2574 評論0字號：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊答案作業

11．一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業（含外企）

（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容

（2）[文書制作]復印資料。打印文稿及表格

（3）[文書處理]在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。（4）[檔案管理]檔案管理。

（5）[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。

（6）[調查研究]協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息

（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。

（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）[協調工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。（11）[督查工作]督導一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；

(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話；

(14)[辦公室管理]辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執行上司交辦事項

交辦的事項]

(16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

(17)外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；

（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。

（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。

（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關系。三者的關系為：

先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯系形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。

1.和王先生聯絡今天預定計劃的變更。2.和司機聯絡今天預定計劃的變更。3.拍發喜慶電報。

4.復印下午的會議資料。5.準備奠基儀式。

6.謄寫原稿（今天截稿）7.結算旅費。8.制作感謝信。9.整理檔案。

10.練習電腦打字。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。

1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊答案作業

2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：

（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

2、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些?

詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。

平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。

如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

答：

1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；

2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續編號(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復.7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。

五、五。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理形成性考核冊答案作業

3一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面,請列出相關要點.1、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節奏；

2、主題；這是一個相當重要的環節，在議題上一定要扣緊；

3、發言順序；這個直接關系到會議質量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結；

4、中場休息，這個時間要選擇合適；

5、會議人員的座位次序，這個關系到他們是否能及時的發表意見

二．文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作?請列出工作要點.（1）準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發和到達地點、交通工具，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況.旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）制定約會計劃.約會計劃表應該包括：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3）為商務洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料,分類整理準備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要

帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表

?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ?筆記本

?地址目錄：電話、傳真等號碼 ?日歷卡

?世界各地時間表

?國際電話號碼表 ?文件夾 ?商業名片 ?聲像材料

?手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ?現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡 ?相關檔案

?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹 ?日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ?護照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆

?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒

（5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關于行李攜帶的信息.要準備隨身攜帶的行李，要為每件行李準備識別標簽，注

意每件行李里面還要放一套

（6）安排差旅費。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： a.預支差旅費，b.個人支票，c.旅行支票，d.信用證

（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）辦理旅行保險.如意外傷害保險等

四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協助他解決私人的事務。財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。作業四

一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）

積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行 公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。類型：

（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯 系和處理情況，運用最廣泛。

五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法

1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。

2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。

3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網絡環境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上

第五篇：辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案

一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容 2 [文書制作] 復印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客;接待賓客和員工的來訪。10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄;13 [日常事務"] 閱讀并分類信件通訊事務、電話;14 [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項;執行上司交辦事項

交辦的事項 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18

同學們在做本題時，要注意分析哪些是內容基本相同的，要放在一起。大多數同學因為沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內容要分開來寫。比如：通訊事務、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務的內容，后兩項則是文書處理的內容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些?

辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內電視大學學生交流社區，提供學習資料下載，交流，電大就業指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對

三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何?本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。

文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1.計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。

四、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優先順序’處理工作”這一知識點。按照“優先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1.將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事?B.是否做或不做都無所謂的事?C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1.請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結方法;3.受意方法;4.傳達方法;5.進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意(即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易于文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本，記錄下指示要點;(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態度;6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2.結合實際談體會。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結合教材，聯系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

辦公室管理形成性考核冊<二>

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

同：1.都應先問好，再傳達自己的信息;2.都應保持耐性、熱情的態度;3.通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情;4.都應簡明扼要表達自己的意思。

異：1.打電話應首先查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。1.基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。

2.兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3.各自的優劣：

“電視會議”——優：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象;劣：技術上的要求較高。

“交互式電話會議”——優：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件?本題主要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的處理”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?

答：1.上司正在開會時;2.上司繁忙時;3.上司即將外出時;4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理形成性考核冊<<三>>

一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1.日程安排計劃表的種類：

(1)年預定表。是企業在每例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。(2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：

1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

2.私事方面的協助。協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續.(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4.其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最好能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊<<4>>

一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特征：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規范，使人一聽就明白，并留下印象。(2)有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。(3)有歧義。因為漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規范、簡明些;休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。2.敬語使用的一般場合：(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者;具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征;二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。

二、簡要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思路如下：

1.合適的話題包括：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;.(5)積極、健康的生活體驗的話題;(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。(5)夸耀自己的話題。(6)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。

1.印章的使用的主要形式為：(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。

四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。

1.收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理;(2)屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;)(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理;(5)在文件份數少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。

五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。

1.類型：(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時間特征立卷;(5)按地區特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。

2.按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應舉例說明。

六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。

1.通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借;3.根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據;5.以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務;6.將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，可以交流信息;7.通過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。