第一篇：淺淡城建檔案數(shù)字化建設(shè)的管理與改進(jìn)

淺淡城建檔案數(shù)字化建設(shè)的管理與改進(jìn)

長春市城市建設(shè)檔案館趙冰

［摘要］ 城建檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期城建檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，開創(chuàng)城建檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。城建檔案則從另一個(gè)角度來記錄一個(gè)城市的發(fā)展歷程，記錄一個(gè)城市的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，記錄一個(gè)城市各時(shí)期的風(fēng)貌。城建檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。城建檔案工作深深植根于人民社會生活，與社會發(fā)展同步，并隨著城市文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是城建檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是城建檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。長期以來，檔案工作人員都是從事紙質(zhì)檔案管理，即使在現(xiàn)代化的信息產(chǎn)業(yè)中的檔案工作人員，大多數(shù)也只是從事檔案的接收和管理工作，并不直接從事研究和學(xué)習(xí)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對于計(jì)算機(jī)的技術(shù)應(yīng)用，檔案信息、檔案資料的來源，檔案文件的電子版格式，知之不多，難免使得檔案管理主體與檔案載體這個(gè)

客體之間的聯(lián)系脫節(jié)。所以要做好檔案數(shù)據(jù)庫工作，為以后的檔案工作現(xiàn)代化管理、利用打好基礎(chǔ)，首先就是要做好檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)管理，從檔案載體的形成源著手，按現(xiàn)代檔案工作的管理控制來做好檔案的基礎(chǔ)工作，其次要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，使檔案工作人員成為檔案工作和現(xiàn)代化技術(shù)的專家，只有這樣，建立現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理資源的管理體制才具有了可以實(shí)現(xiàn)的條件和基礎(chǔ)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的重要組成部分，也是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中較易展開的工作。檔案館進(jìn)行檔案數(shù)字化，可以采取“外包”的形式，但綜觀我國各級各類檔案館檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，一般由檔案館自身開展這項(xiàng)工作。檔案數(shù)字化不僅是項(xiàng)技術(shù)工作，更是一項(xiàng)流程管理工作。

城建檔案數(shù)字化的特點(diǎn)是：圖紙多，資料多，相關(guān)資質(zhì)證明多。這就在一定程度上限制了城建檔案的數(shù)字化進(jìn)程，這也是城建檔案數(shù)字化的一個(gè)攻關(guān)課題。將以上問題解決好，會對城建檔案數(shù)字化起到極大的推進(jìn)作用。

我們現(xiàn)在的想法是：

第一，要把城建檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案數(shù)字化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案數(shù)字化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于

共享。

第二，要通過城建檔案數(shù)字化整合，帶動各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。城建檔案數(shù)字化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使城建檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺階。

第三，要確保檔案數(shù)字化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識，對于數(shù)字化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

我們現(xiàn)在的做法是：

第一，加快檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和

存儲，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

總之，檔案數(shù)字化工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案數(shù)字化工作是無止境的，城建檔案數(shù)字化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］《淺談檔案數(shù)字化工作》石國杰《浙江檔案》2005年 04期

［2］《實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要注意的問題》金向陽《蘭臺世界》2005年 04期

［3］《淺議檔案數(shù)字化建設(shè)》牟麗華、王林《蘭臺內(nèi)外》2007年 03期

［4］《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》薛四新、彭榮、陳永生

第二篇：淺談城建檔案信息化建設(shè)

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淺談城建檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化就是在加強(qiáng)城建檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放城建檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

檔案信息化在城建檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行了采集、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實(shí)現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實(shí)意義

1、檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時(shí)效性。

三是可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

2、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實(shí)意義

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顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

三是提高整個(gè)部門的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

2、檔案信息資源建設(shè)。

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

3、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、存儲、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式等。

4、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠有關(guān)的技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的編碼、數(shù)據(jù)庫來加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)。

5、人才隊(duì)伍建設(shè)。

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)主導(dǎo)世紀(jì)，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的主流，面對新世紀(jì)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們只有把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，并為建立信息化數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。

第三篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數(shù)字校對、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計(jì)劃

為在數(shù)字化處理過程中對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查。

對通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等。4.檔案整理

對出庫待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。拆除裝訂

影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊資料嚴(yán)禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整

對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記

詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁號和頁數(shù)等情況。裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。

需要進(jìn)行OCR文字識別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。對資料等成冊材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞。6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。圖像拼接

大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保證圖像的深淺度一致。7.OCR識別

運(yùn)用先進(jìn)的OCR識別軟件，對掃描的圖像進(jìn)行文字識別

8.圖像存儲

采用TIFF、JPG格式存儲，存儲時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲容易為準(zhǔn)則。

供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，存儲為PDF文件格式，進(jìn)行過文字識別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進(jìn)行操作，操作結(jié)果進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接

運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對應(yīng)起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測體系，對加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收。12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對員進(jìn)校對過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進(jìn)行校對。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查。

檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查。13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號

光盤表面標(biāo)示光盤片編號并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。14.成果管理

加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對檔案的完整性進(jìn)行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

第四篇：2012沈陽城建檔案歸檔與管理練習(xí)題

練習(xí)題：

一、填空題：

1、遼寧省地方標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程文件編制歸檔案規(guī)程》（GB21/T1342-2004）自2004年6月30日起施行。

2、遼寧省《建筑工程文件編制歸檔規(guī)程》適用于我省行政區(qū)域內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的建筑工程。

3、建筑工程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并按專業(yè)歸類，且應(yīng)齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。

4、工程文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完整。

5、對列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件的，不得組織工程竣工驗(yàn)收。

6、建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，負(fù)責(zé)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程文件建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向城建檔案館（室）或者其他有關(guān)部門移交一套符合規(guī)定的建筑工程竣工檔案。

7、利用施工藍(lán)圖改繪的竣工圖，在施工藍(lán)圖上一般采用杠（劃）改法、叉改法局部修改可以圈出更改部位。在原圖空白處繪出更改內(nèi)容，所有變更處都必須引索引線并注明更改 1

依據(jù)。

8、編制竣工圖，結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等有重大改或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重新繪制的圖紙必須有圖名和圖號，圖號可按原圖編號。

9、建設(shè)工程電子檔案是指按照規(guī)程編制，經(jīng)過驗(yàn)收合格并歸檔的電子文件的集合。建設(shè)工程電子檔案具有真實(shí)性、完整性、有效性的特點(diǎn)。

二、名詞解釋：

1、建設(shè)工程文件：在建筑工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

2、竣工圖：工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建筑工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。

3、歸檔：文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷，并按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

三、簡答：

1、對工程竣工驗(yàn)收前，施工單位向建設(shè)單位提交施工文件有何要求并負(fù)何責(zé)任？

答：對工程竣工驗(yàn)收前，施工單位應(yīng)按承包合同中約定的份數(shù)和規(guī)定時(shí)間向建設(shè)單位提交完整、準(zhǔn)確的經(jīng)施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審批并經(jīng)監(jiān)理單位審查的建筑工程施工文件，并對施工文件的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。施工文件的內(nèi)容和

格式應(yīng)符合《遼寧省建筑工程文件編制檔案規(guī)程》要求。

2、圖紙會審記錄應(yīng)包括哪些主要內(nèi)容？

答：

1、是否齊全，引用標(biāo)準(zhǔn)圖號是否明確，是否符合國家現(xiàn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求。

2、地基基礎(chǔ)的設(shè)計(jì)是否符合該工程地質(zhì)勘察報(bào)告結(jié)論要求。

3、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位協(xié)商施工條件。

4、解決圖紙中存在的土建、水、電、通風(fēng)、空調(diào)、設(shè)備安裝中各類管道敷設(shè)過程中出現(xiàn)的矛盾。

5、對在圖紙中發(fā)現(xiàn)的尺寸、坐標(biāo)、標(biāo)高、說明、索引等錯(cuò)誤，加以更正。

第五篇：淺淡工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理

淺淡工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理

本文轉(zhuǎn)自職稱論文發(fā)表網(wǎng)，原文地址摘 要：工程項(xiàng)目大多具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、影響因素多等特點(diǎn)，運(yùn)用目標(biāo)管理技術(shù)和過程控制原理，對工程項(xiàng)目的目標(biāo)實(shí)行動態(tài)管理，可有效提高工程項(xiàng)目建設(shè)管理水平。而工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，貫穿于工程建設(shè)的全過程。是各建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等單位工作的真實(shí)體現(xiàn)，是工程建設(shè)的重要技術(shù)成果。是評定工程質(zhì)量、衡量施工單位的管理水平、和工程交付使用的必要條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改造的重要依據(jù)。本文主要就工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，如何建立工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理機(jī)制，及實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理措施等進(jìn)行探討。希望廣大的檔案管理工作者，在工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理研究方面引起重視，也為以后的工程項(xiàng)目檔案管理工作提供一些有價(jià)值的參考。關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案動態(tài)管理管理機(jī)制措施

1工程項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)分析

工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、巨大的系統(tǒng)工程，而檔案資料的系統(tǒng)性、成套性又是做好工程項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。因此，工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)主要體現(xiàn)在檔案資料的收集方面。目前，由于工程項(xiàng)目的規(guī)模大及其復(fù)雜性，加之施工單位的多元化，檔案管理多呈現(xiàn)事后管理，少全過程管理，導(dǎo)致很多項(xiàng)目的檔案文件收集不全，或內(nèi)容失真，或保管不善。加之檔案管理工作前期投入不足，信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)還不普及，檔案的整理嚴(yán)重滯后，檔案管理工作信息化建設(shè)緩慢，不僅造成工程文件不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范，而且阻礙了檔案信息的開發(fā)利用。

工程項(xiàng)目檔案管理中未堅(jiān)持依法治檔是項(xiàng)目檔案管理困難的又一重要因素。工程項(xiàng)目檔案不但關(guān)系到建設(shè)工程的安全，而且是調(diào)查工程質(zhì)量事故的依據(jù)。也是辦理國土證、產(chǎn)權(quán)證、房屋維修的必備資料，關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益。如上世紀(jì)80年代的城建檔案保證金制度，90年代中后期的城建檔案責(zé)任保證書的管理模式，其城建檔案的收集效果并不理想，都未能達(dá)到建設(shè)部的要求。特別是90年代后期，城建檔案保證金取消后，大量的的工程檔案未能收集進(jìn)館，不僅不利于城市建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃和城建工程的管理，而且嚴(yán)重?fù)p壞了國家和人民群眾的根本利益。探索建立工程檔案的動態(tài)管理機(jī)制

工程建設(shè)主要分為工程建設(shè)準(zhǔn)備階段、建設(shè)施工階段、建設(shè)竣工驗(yàn)收的階段。為了確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，工程檔案的資料收集，必須介入工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，全程參與，形成一條縱向管理鏈。將工程項(xiàng)目檔案管理與工程項(xiàng)目的動態(tài)管理同步推進(jìn)，建立起工程檔案的動態(tài)管理機(jī)制。

為保障資料收集工作的順利進(jìn)行，在管理過程中還必須利用國家賦予的法律、行政權(quán)力，建立有效的制約機(jī)制，依法治檔，以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的有效動態(tài)管理。

（1）工程建設(shè)前期階段要做好檔案法規(guī)的宣傳和檔案管理制度的建設(shè)。

為了改變項(xiàng)目檔案收集難的狀況，自工程立項(xiàng)開始，就要大力宣傳并嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等國家、地方法律、法規(guī)，讓其深入人心，逐步變成大家的自覺行動。同時(shí)，大力組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制定項(xiàng)目檔案工作的初步計(jì)劃，建立健全項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。結(jié)合實(shí)際制定項(xiàng)目文件的管理細(xì)則，逐步建立一套能夠基本保證項(xiàng)目檔案收集的管理制度和方法，并在具體實(shí)踐中不斷完善。

檔案管理部門要與建設(shè)單位簽定報(bào)送工程檔案責(zé)任書，通過專門印制的檔案宣傳手冊和 1

有關(guān)的法規(guī)資料，向建設(shè)方、施工方宣傳我國城建檔案的相關(guān)法律、法規(guī)。建立工程項(xiàng)目臺

帳，舉辦在建工程項(xiàng)目檔案員學(xué)習(xí)班，學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收備案的相關(guān)政策和工程檔案質(zhì)

量標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的建檔、歸檔的規(guī)范、流程和管理程序的具體要求，對工程檔案資料實(shí)行

集中統(tǒng)一管理。建設(shè)方、施工方必須安排配備經(jīng)過培訓(xùn)的專職資料員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、歸檔和整理工作。同時(shí)建立建設(shè)工程檔案員聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，保持與工程檔案的直接管理者的聯(lián)系，確保檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的順利進(jìn)行。

（2）工程建設(shè)施工階段要做好現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查，保證檔案的真實(shí)和規(guī)范。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在工程項(xiàng)目施工過程中，要做到全員參與、跟蹤服務(wù)，要定期深入

工地。可通過電話、現(xiàn)場辦公了解工程建設(shè)情況。建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對各工

程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。建立有效的信息

交流、反饋系統(tǒng)和技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料信息內(nèi)部共享。定期地為在建工程開展上

門服務(wù)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。保證整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔進(jìn)度與

工程建設(shè)同步，避免因工程變更造成檔案的疏漏和混亂。

同時(shí)，要加強(qiáng)協(xié)同管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)。經(jīng)常會同工程質(zhì)量監(jiān)督部門、建設(shè)局等部

門組成聯(lián)合執(zhí)法小組，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)，檢查和審核項(xiàng)目建設(shè)中檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確

性、系統(tǒng)性。嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，做好收集、整理和歸檔工作，以維護(hù)工

程檔案的真實(shí)性和系統(tǒng)性。

（3）工程建設(shè)竣工階段要抓好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，以確保檔案的完整和安全。

工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是竣工檔案必須同時(shí)通過驗(yàn)收。檔案管理部門對竣工

工程檔案的有效監(jiān)督，確保設(shè)計(jì)方、建設(shè)方、施工方、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等部門工程撤離前，有充

裕的時(shí)間完善和充實(shí)竣工工程檔案資料。如城建檔案館為了對建設(shè)方在最后的備案工作進(jìn)行

有效的約束，規(guī)定對已通過預(yù)驗(yàn)收項(xiàng)目建立備案工程統(tǒng)計(jì)臺帳，對已竣工，三個(gè)月內(nèi)沒有向

城建檔案館移交工程檔案的項(xiàng)目下達(dá)“工程檔案催交通知書”并建立臺帳，落實(shí)工程檔案移

交情況。為把住工程項(xiàng)目檔案的最后一道收集關(guān)，對工程項(xiàng)目檔案的收集進(jìn)行嚴(yán)格控制，建

設(shè)單位必須將工程項(xiàng)目檔案交至檔案館進(jìn)行檔案備案認(rèn)可，憑備案表到產(chǎn)權(quán)部門才能辦理產(chǎn)

權(quán)證。這樣，杜絕了檔案文件的人為地割裂與缺失，保證了檔案的完整和安全。強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案動態(tài)管理的措施

強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理最基本的方法，就是健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理制

度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。國家和各部委頒發(fā)的有關(guān)法律、規(guī)定和辦法，是制定相應(yīng)規(guī)章和實(shí)

施細(xì)則的依據(jù)和指南。同時(shí)還要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，制定符合現(xiàn)場實(shí)際的細(xì)則和規(guī)定。

通過建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，掌握工程項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀。強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案動態(tài)管理的主要

措施，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）實(shí)行前端控制，同步實(shí)施

工程項(xiàng)目檔案的收集、管理與提供利用相分離的體制難以保證檔案完整、準(zhǔn)確，也是

導(dǎo)致檔案部門整編工作中大量重復(fù)勞動的主要原因。因此，檔案管理部門必須從建設(shè)項(xiàng)目實(shí)

施開始，就將檔案管理納入項(xiàng)目管理流程，進(jìn)行前端控制，同步實(shí)施。首先做好建章立制的工作，可通過政府、人大、規(guī)劃、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等政府職能部門的全方位配合，明確建設(shè)

單位、施工單位、監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位、檔案管理部門在檔案形成過程中各自應(yīng)承

擔(dān)的職責(zé)，明確檔案工作管理體制，建立檔案工作組織機(jī)構(gòu)，并以合同形式明確各方的檔案

管理權(quán)利和義務(wù)，用經(jīng)濟(jì)手段保證檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，還要做到檔案管理與項(xiàng)目管

理同時(shí)建設(shè)，同步發(fā)展。例如，檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)要列入項(xiàng)目辦公自動化建設(shè)規(guī)劃，為檔

案部門配備相對先進(jìn)的設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等等，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)

造良好的物資基礎(chǔ)。將檔案管理的要求納入項(xiàng)目規(guī)劃審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做到檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作用與工程建設(shè)同步。確保項(xiàng)目檔案的原始性和準(zhǔn)確性，使檔案信息資源更充分地發(fā)揮作用。還需說明，這些前端控制措施的實(shí)行，不僅僅是技術(shù)層面的問題，更重要的是觀念的問題，檔案部門應(yīng)努力溝通，做好宣傳推動工作，（2）強(qiáng)化管理系統(tǒng)建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)施管理過程全程控制

管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。檔案資料的計(jì)算機(jī)管理、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)檢索已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，檔案管理部門應(yīng)對設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理部門及其它合作單位的跟蹤指導(dǎo)、檔案接收到檔案提供利用的全過程，納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理系統(tǒng)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的收集、立卷、歸檔、檔案接收、檔案整編、檔案利用、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)等全過程標(biāo)準(zhǔn)化管理和控制，從而強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理，推動工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化水平。

綜上所述，通過對工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理，實(shí)行工程項(xiàng)目檔案管理與工程項(xiàng)目建設(shè)管理流程同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目管理的淮確、緊密的聯(lián)系。這不僅簡化了工程項(xiàng)目檔案資料的收集工作，提高了工作效率和檔案的質(zhì)量，而且有效地實(shí)現(xiàn)了對工程項(xiàng)目建設(shè)的控制和服務(wù)。保證了項(xiàng)目檔案內(nèi)容與其記錄的項(xiàng)目業(yè)務(wù)的一致性，其管理方式不但能適應(yīng)檔案內(nèi)容不斷變化的要求，而且能夠反映項(xiàng)目規(guī)劃審批管理的最新狀況，提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。

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