第一篇：學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為做好學(xué)生檔案管理工作，使我院學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，結(jié)合我院具體情況，制定本辦法。

第二條 學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，實(shí)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)密保管的辦法。

第三條 學(xué)生檔案材料的建立和日常管理工作，學(xué)生處負(fù)責(zé)畢業(yè)學(xué)生檔案的審核和封簽工作及檔案的管理和保管工作。

第二章 收集的范圍

第四條 學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了使學(xué)生檔案適應(yīng)國(guó)家人事工作的需要，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)不斷充實(shí)以下內(nèi)容：

1、畢業(yè)生登記表。

2、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表。

3、學(xué)生在校期間獲得國(guó)家級(jí)、省級(jí)和院級(jí)等各類表彰所形成的材料及登記表。

4、每學(xué)年的綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)表、學(xué)期鑒定表。

5、學(xué)生處、教務(wù)處和各系部提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律

形成的處理意見。

6、畢業(yè)生體檢表。

7、學(xué)生黨、團(tuán)關(guān)系材料。

8、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐材料。

9、可供組織參考的其他材料。（如技能簽定表等）

第三章 歸檔要求

第五條 檔案必須是辦理完畢的正式的材料。

第六條 學(xué)生檔案材料必須完整、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確，注明承辦學(xué)院系部、年級(jí)、學(xué)生及時(shí)間。

第七條 手續(xù)必須完備。凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章；個(gè)人文字材料必須有本人簽字。

第八條 各類材料必須使用A4的辦公用紙，只能用碳素或藍(lán)黑墨水書寫。

第四章 檔案的借閱

第九條 經(jīng)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，輔導(dǎo)員可借閱本系的學(xué)生檔案，并按查、借閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱學(xué)生檔案。

第十條 學(xué)生個(gè)人不得查閱或借閱本人或他人檔案。

第十一條 檔案一般不外借。如確需借出使用，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人和學(xué)生所在系黨支書記共同批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。

第十二條 新生報(bào)到時(shí)，高職學(xué)生應(yīng)直接交本人檔案上交至所在系部保管。

第十三條 新生入學(xué)后，各系部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

第十四條 學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

第十五條 轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，嚴(yán)禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。

第十六條 各系部應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)前1個(gè)月，將建檔完畢的學(xué)生檔案材料招生就業(yè)處。第十七條 轉(zhuǎn)遞的要求

1、畢業(yè)生檔案由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)按畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證上簽發(fā)的單位或“專升本”錄取院校

地址轉(zhuǎn)遞（特殊情況，另行處理）。

2、保留學(xué)籍的學(xué)生、出國(guó)的學(xué)生，經(jīng)及改派、緩派的學(xué)生，其檔案可暫存系部2年，逾期

后，由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)回其入學(xué)前生源所在地人事主管部門。

3、退學(xué)的學(xué)生，辦理學(xué)籍變動(dòng)手續(xù)后，其檔案由系部轉(zhuǎn)交招生就業(yè)處，招生就業(yè)處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)

回該生家庭所在地人事主管部門。

第五章 紀(jì)律要求

第十八條 查閱、借閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍、復(fù)制檔案內(nèi)容。

第十九條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)主管部門同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。

第二十條 任何單位或個(gè)人無(wú)權(quán)截留或扣發(fā)離校手續(xù)完備的畢業(yè)生檔案，對(duì)利用職權(quán)違反檔案管理的工作人員，由其主管部門責(zé)令改正，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第二十一條 本辦法解釋權(quán)歸招生就業(yè)處。

第二十二條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第二篇：學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度（草案）

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，為做好學(xué)生檔案材料的收集,歸檔和管理工作,實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化,更好地為學(xué)生工作服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生教育與管理工作中的作用，特制訂本辦法。

1、學(xué)生檔案是為了解記錄學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等各方面的情況及表現(xiàn)，因此學(xué)生檔案管理、保存工作極其重要。

2、班主任每在招生結(jié)束后認(rèn)真按錄取新生名單核對(duì)信息，并為新生建立個(gè)人檔案。學(xué)生在校期間，檔案以班級(jí)為單位進(jìn)行管理，并保證學(xué)生檔案材料的完整、準(zhǔn)確、安全。

3、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生學(xué)籍登記表，學(xué)生成績(jī)登記表，學(xué)生畢業(yè)鑒定表，團(tuán)員資料，表彰決定，處分（未撤銷）決定以及其它能反映學(xué)生信息的資料。

4、學(xué)生畢業(yè)時(shí)，班主任完成學(xué)生檔案的整理、排序，并按照檔案排序打印名冊(cè)，名冊(cè)中應(yīng)有序號(hào)、姓名、性別、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取確認(rèn)簽字以及備注等項(xiàng)（同名同姓應(yīng)區(qū)分）。整理成冊(cè)之后交學(xué)生科審核、辦公室根據(jù)學(xué)生科審核意見由辦公室檔案管理人員入庫(kù)保存。

5、學(xué)生畢業(yè)后，憑畢業(yè)證來(lái)辦公室領(lǐng)取檔案，領(lǐng)取期限兩年之內(nèi)，含畢業(yè)當(dāng)年，逾期按照20元每年收取管理費(fèi)，不足一年按一年計(jì)算。

6、查閱檔案時(shí)，需履行查閱手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在檔案管理人員的陪同下方可查閱。查閱時(shí)要愛(ài)護(hù)檔案，查閱時(shí)不準(zhǔn)在檔案上劃圈、涂抹、批注、刪改。

7、所有人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得隨意將檔案內(nèi)容泄露。

9、學(xué)生檔案如有遺失，學(xué)校概不進(jìn)行補(bǔ)建檔，也不提供任何相關(guān)證明。

中國(guó)五冶職工大學(xué) 二O一一年八月

第三篇：學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度1

為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理,提高學(xué)生檔案質(zhì)量,使學(xué)生檔案科學(xué)化、制度化,制定本規(guī)定。

一、學(xué)生的檔案資料

考生原始檔案材料;錄取通知書;新生體檢表;新生登記表;學(xué)生成績(jī)表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))綜合評(píng)語(yǔ),畢業(yè)生體檢表,有關(guān)獎(jiǎng)懲材料,畢業(yè)證書復(fù)印件等。

二、學(xué)生檔案的收集與整理

(一)學(xué)生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé),將各種檔案材料及時(shí)整理歸檔,統(tǒng)一保管。

(二)學(xué)生畢業(yè)時(shí),由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé)將每名學(xué)生的檔案整理完畢后,分別寄送學(xué)生所在單位或戶口所在地的人事部門。

三、學(xué)生檔案的借閱

學(xué)生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作需要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導(dǎo)辦公室主任批準(zhǔn)。

學(xué)生檔案管理制度2

第一條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)歷史延革、工作開展情況的真實(shí)記錄,是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)決策、開展工作的重要參考。

第二條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案由相應(yīng)部門管理,實(shí)施檔案登記管理制度,定期進(jìn)行整理、歸檔和編目。

第三條對(duì)于上級(jí)文件、外校來(lái)函及相關(guān)圖文資料等有保存價(jià)值的材料均作為檔案保存。

第四條社團(tuán)聯(lián)各部的部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)情況及時(shí)以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團(tuán)資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會(huì)議記錄,整理后存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)會(huì)議記錄。

第五條加強(qiáng)與各社團(tuán)及其管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系,并對(duì)他們的工作計(jì)劃、活動(dòng)開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。

第六條加強(qiáng)對(duì)各社團(tuán)的檔案管理,各社團(tuán)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)開展情況,以書面或表格形式及時(shí)上交各分管常任理事,并由各類別社團(tuán)工作委員會(huì)整理后交秘書處檔案人員存檔。

第七條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部人事、各社團(tuán)人事及社團(tuán)負(fù)責(zé)人推薦表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人任命表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案表,社團(tuán)干部考查表,社團(tuán)干部考查考核表,社團(tuán)干事考核表,社團(tuán)理事會(huì)登記表,社團(tuán)會(huì)員登記表等一并整理,單獨(dú)存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)人事檔案檔。

第八條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部、各社團(tuán)每月必須及時(shí)上交每月帳目開支表,由經(jīng)費(fèi)審查部核實(shí)并存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案。

第九條各部門須認(rèn)真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。

第十條其它各部、社團(tuán)及個(gè)人必須妥善保管并及時(shí)歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過(guò)一周。

第十一條主席團(tuán)有權(quán)對(duì)檔案管理工作不定期進(jìn)行檢查。

第十二條本制度解釋權(quán)歸***學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì),自通過(guò)之日起生效。

學(xué)生檔案管理制度3

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

3，校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案，工作檔案，財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二，檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

1、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

（二）工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

（四）活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1，查閱要求：

1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的'完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4)認(rèn)真填寫索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過(guò)期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù)：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

（3）借閱時(shí)間不得超過(guò)一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

學(xué)生檔案管理制度4

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項(xiàng)制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。

3,校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。

5.檔案形式要求:對(duì)于各部文檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。

6.檔案上繳日期:在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二,檔案內(nèi)容要求:

(一)人事檔案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案,由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

(二)工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄,各部門工作檔案,上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。

l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記,按日期順序記錄,并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

(三)財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等,由主席團(tuán)負(fù)責(zé),定期檢查,詳見財(cái)務(wù)制度。

(四)活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書;活動(dòng)籌備情況;活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果;活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后,應(yīng)保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應(yīng)該及時(shí)歸還,若有遺失應(yīng)做出書面檢討,主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4)認(rèn)真填寫索檔單,并由部長(zhǎng)以上簽名。

5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù),并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還,過(guò)期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù):

(1)借閱檔案必須有證明,由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱,沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記,登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

(2)借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人),做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

(3)借閱時(shí)間不得超過(guò)一周(主席團(tuán)同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

(4)復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的,需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng),并經(jīng)主席簽字同意后方可,秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記(包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

第四篇：學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度

為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案質(zhì)量，使學(xué)生檔案科學(xué)化、制度化，制定本規(guī)定。

一、學(xué)生的檔案資料

考生原始檔案材料；錄取通知書；新生體檢表；新生登記表；學(xué)生成績(jī)表；畢業(yè)生登記表，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）綜合評(píng)語(yǔ)，畢業(yè)生體檢表，有關(guān)獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)證書復(fù)印件等。

二、學(xué)生檔案的收集與整理

（一）學(xué)生檔案日常管理和保管，由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé)，將各種檔案材料及時(shí)整理歸檔，統(tǒng)一保管。

（二）學(xué)生畢業(yè)時(shí)，由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé)將每名學(xué)生的檔案整理完畢后，分別寄送學(xué)生所在單位或戶口所在地的人事部門。

三、學(xué)生檔案的借閱

學(xué)生檔案一般不得借閱和調(diào)用，確因工作需要借閱和調(diào)用，須經(jīng)就業(yè)指導(dǎo)辦公室主任批準(zhǔn)。

第五篇：學(xué)生檔案管理制度

鄭州華翔職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠(chéng)信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

第三條 學(xué)生檔案管理堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。

第四條

本辦法適用于我校各專業(yè)層次在校生。

第二章 檔案管理體制、職責(zé)劃分及要求

第五條 學(xué)生檔案管理工作在教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)下開展，同時(shí)接受教務(wù)處的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第六條 教務(wù)處處長(zhǎng)主管學(xué)生檔案工作，各系部書記分管檔案工作，設(shè)立檔案專柜，保管學(xué)生檔案。第七條 各系部是學(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的基層組織，是分管學(xué)生檔案工作的關(guān)鍵部門，其職責(zé)如下：

（一）接收、收集、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；

（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出工作；

（六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。第八條 相關(guān)職能部門的職責(zé)：

（一）相關(guān)職能部門工作人員在清理、整理、移交學(xué)生檔案過(guò)程中，不得涂改、扣留、抽出、復(fù)制、增加或損毀學(xué)生檔案材料。

（二）各相關(guān)職能部門按照歸檔材料范圍及要求做好學(xué)生檔案、平時(shí)歸檔材料的收集、整理和移交工作。

（三）教務(wù)處定期檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)各系部及相關(guān)部門的學(xué)生檔案移交、管理等工作。

第三章 歸檔材料范圍及要求

第九條 歸檔材料分類及內(nèi)容：

（一）招生材料：招生辦提供的高考檔案（包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表等）；

（二）入學(xué)材料：學(xué)生處提供的新生入學(xué)登記表、軍訓(xùn)登記表、入學(xué)體檢表；

（三）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)處提供的主修、選修、輔修等各科類成績(jī)單；

（四）學(xué)籍材料：教務(wù)處提供的學(xué)籍表及休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、出國(guó)、死亡等材料證明；

（五）獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生處等部門及各系部提供的學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的校級(jí)以上表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種材料（三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等評(píng)審證明材料如《獎(jiǎng)勵(lì)審批表》）；

（六）畢業(yè)材料：各系部和學(xué)生處、招生就業(yè)中心提供的實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、畢業(yè)生就業(yè)通知書等各類材料；

（七）處分材料：學(xué)生處提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律等形成的各類處分材料；

（八）貸款材料：學(xué)生處提供的國(guó)家助學(xué)貸款材料；

（九）組織材料：黨委組織部和團(tuán)委提供的學(xué)生在校期間黨團(tuán)材料；

（十）更正材料：相關(guān)部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)批復(fù)等材料；

（十一）可供組織參考的其他材料。第十條 檔案材料的歸檔要求

（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實(shí)；文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

（二）歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章。規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等）應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

（三）檔案材料須用紙張為十六開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時(shí)只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書寫。

（四）歸檔材料應(yīng)是原件。特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。

（五）歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)籍號(hào)，并按照學(xué)籍號(hào)的順序先后排放。

（六）教務(wù)處應(yīng)做好指導(dǎo)、檢查工作，對(duì)不符合歸檔要求的系部，有責(zé)任和權(quán)力對(duì)其提出要求，予以改正后再歸檔。

第四章 檔案材料移交和檔案的歸檔時(shí)間

第十一條 各類材料移交手續(xù)須于每月最后一天交一份給教務(wù)處備案。

第十二條 招生就業(yè)中心于新生入學(xué)一個(gè)月內(nèi)將新生高考檔案轉(zhuǎn)交所在系，履行交接手續(xù)，并詳細(xì)登記轉(zhuǎn)交新生檔案的內(nèi)容。

第十三條 入學(xué)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、貸款材料、更正材料，應(yīng)在工作完成且形成文件下發(fā)后的兩周內(nèi)移交、歸檔。

第十四條 畢業(yè)學(xué)生的成績(jī)單，由教務(wù)處統(tǒng)一打印、蓋章，于當(dāng)年每6月中旬前移交各系部；學(xué)籍表由教務(wù)處在新生入學(xué)取得學(xué)籍后下發(fā)各系部，各系部負(fù)責(zé)動(dòng)態(tài)管理，并于畢業(yè)年6月20日前到教務(wù)處審核、院辦蓋章；各類學(xué)籍異動(dòng)證明一式三份由教務(wù)處下發(fā)各系部?jī)煞?，一份歸檔，一份學(xué)生自帶（為入班憑證）。

第十五條 畢業(yè)材料、組織材料應(yīng)在工作完成且形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)移交、歸檔，且于6月25日前完成。

第十六條 學(xué)生在校期間形成的各類學(xué)生人事檔案材料，根據(jù)工作完成并已形成材料的情況，隨時(shí)登記歸檔，以保證檔案材料的完整。

第五章 檔案的保管與保護(hù)

第十七條 根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密。

第十八條 做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。

（一）學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。上述安全設(shè)施定期檢查。

（二）保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對(duì)濕度45-65%）。

第十九條 學(xué)生檔案管理實(shí)行登記審批制度、定期核對(duì)制度

第六章 檔案的利用

第二十條

查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：

（一）各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)出具介紹信，由部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)教務(wù)處審批同意方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、學(xué)院介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時(shí)，系書記（輔導(dǎo)員）必須在場(chǎng)。

（二）查閱檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。

（三）學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時(shí)，須說(shuō)明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時(shí)雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出時(shí)間一般不得超過(guò)7天（含休息日）；借出檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（四）查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

（五）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

（六）依據(jù)檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門出具證明時(shí)，不得出具有評(píng)論性意見的文字。

（七）所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條

學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國(guó)或死亡等學(xué)籍變動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第二十二條 在校內(nèi)跨專業(yè)、跨院系轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時(shí)將學(xué)生學(xué)籍變更通知書（一式三份）送達(dá)有關(guān)院系兩份；有關(guān)院系在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書后，一份交給學(xué)生入班使用，一份歸入學(xué)生檔案，并將該生檔案一周內(nèi)移交相關(guān)系，做好交接手續(xù)，并于教務(wù)處備案。

第二十三條 轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)院系應(yīng)當(dāng)在接到教務(wù)處下發(fā)的學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后，按規(guī)定寄發(fā)或送交。轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十四條 由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，有關(guān)院系在收到學(xué)生檔案后要認(rèn)真檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)將回執(zhí)寄回對(duì)方，接收手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十五條 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由各系部按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施，每年8月16-8月30日集中完成，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案；應(yīng)屆畢業(yè)生檔案可在校保留兩年時(shí)間，須有相應(yīng)保留檔案手續(xù)。

第二十六條 申請(qǐng)自費(fèi)出國(guó)或主動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)的學(xué)生，其檔案由各系部寄送至有關(guān)單位代管，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十七條 受退學(xué)、開除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由各系部寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門管理，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十八條 當(dāng)年未報(bào)到入學(xué)的新生，其檔案由各系部轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十九條 因故失蹤、死亡的學(xué)生，或因?qū)W生出國(guó)等其他原因?qū)е聶n案無(wú)法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉(zhuǎn)寄回學(xué)生生源所在地，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第三十條 所有須在教務(wù)處備案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)于每學(xué)期結(jié)束前一周內(nèi)上交。

第八章 法律責(zé)任

第三十一條

學(xué)校各級(jí)檔案管理工作人員不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對(duì)偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營(yíng)私舞弊等違反《中華人民共和國(guó)保守秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。

第九章 附則

第三十二條 本辦法與現(xiàn)行法律、法規(guī)、部門規(guī)章相抵觸的，以法律、法規(guī)、部門規(guī)章為準(zhǔn)。現(xiàn)行法律、法規(guī)及政策未明確規(guī)定且本辦法未盡事項(xiàng)，以主管校領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)為準(zhǔn)。

第三十三條 本辦法的解釋權(quán)歸教務(wù)處。

第三十四條 本辦法自公布之日起實(shí)施，原《鄭州信息工程職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。