第一篇：職業學院學生檔案管理辦法

職業學院學生檔案管理辦法

第一章

總 則

第一條

為了加強學生檔案的科學管理，做好學生檔案的收集、整理、保管、使用工作，依據《高等學校檔案管理辦法》（2008 年教育部令第 27 號），結合我校實際，特制定本辦法。

第二條

學生檔案是學校按照培養全面發展的高素質人才的要求，記載學生在校培養過程中形成的學生個人經歷、政治思想、品德作風、專業能力、日常表現內容的文件材料，是全面的考核、了解學生的重要依據，是學校學生教育、管理工作的重要組成部分。

第三條

學校設學生檔案室，配備一名學生檔案管理員，負責全校學生檔案的管理和維護。學生檔案室在行政管理上歸口學生處，業務上接受學校行政部門指導。

第二章 學生檔案歸檔范圍

第四條

本辦法適用于我校高等職業技術教育學生檔案管理。成人教育學生檔案及非統招學生檔案按有關管理規定執行。

第五條

學生檔案歸檔范圍：新生檔案（包括高中檔案、大學錄取通知書）和畢業生檔案（包括大學生體檢表、高等學校畢業生登記表、學籍表、畢業生學習成績單、學生學籍變更材料以及在校期間受到的校級以上獎勵、處分材料等）。

第三章 學生檔案管理員工作職責 第六條

學生檔案管理員負責對各系、有關部門學生檔案材料的收集和整理工作進行指導、督促、檢查。

第七條

學生檔案管理員按照規定向學校有關部門和用人單位提供使用，并編制必要的檢索工具，熱情周到地為使用者服務。

第八條

科學管理學生檔案，遵守保密制度，加強防盜、防火、防潮工作，維護好學生檔案的完整、準確與安全。

第九條

做好新生檔案的接收和畢業生檔案的轉遞工作。第十條

做好遺留檔案的保管、轉遞工作。建立《遺留檔案登記簿》，做到出入清楚。

第四章 部門學生檔案管理職責

第十一條

學校實行學生所在部門立卷制度。各形成學生檔案材料的部門，一般在材料形成一個月內按要求把材料送學生檔案室歸檔。

第十二條 歸檔材料必須統一使用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及復寫紙書寫。

第十三條 各部門、各單位以及每位在校學生應重視學生檔案管理工作，保證材料收集歸檔工作的順利進行。材料歸檔后任何人不得擅自抽出銷毀。嚴禁偽造、涂改、圈劃、撕毀學生檔案材料的現象發生，如有此類行為者將按檔案法規追究責任，嚴肅查處。

第五章 學生檔案的保管與使用

第十四條 因考察、任用學生干部、學籍變動、組織發展、推 薦就業、起草獎懲文件等工作需要，學校各部門工作人員及各系輔導員可憑胸卡登記后查（借）閱學生檔案；因其它需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經學生處審批，方可查閱檔案材料；介紹信中須寫明閱檔人姓名、職務、查閱對象姓名、學號、查閱原因、查閱內容，原則上不允許將檔案帶出檔案室。如必須借出使用時，要說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行登記手續方可借出并限期歸還。

第十五條

閱檔時要注意保護檔案，不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關人員泄露檔案內容。如有此類行為者將按檔案法規追究責任，嚴肅查處。

第十六條

未經允許，不得擅自復制檔案材料，因工作需要從檔案中取證復制的，須經學生處審批同意，方可復制。

第六章 學生檔案的交接與轉遞

第十七條

每年新生檔案由各系派專人負責收集并按專業、學號順序整理后，在新生入學報到后2周內到學生檔案室歸檔。歸檔時應詳細填寫歸檔材料清單。

第十八條

在規定期限內，未移交新生檔案的，由部門（單位）負責人說明原因，無正當理由的在工效考核中給予相應扣分。

第十九條

因保管不善造成學生檔案遺失的追究直接責任人和部門（單位）有關領導責任。

第二十條

新生入學報到結束后，未報到學生的檔案移交學校 招生辦公室。

第二十一條

學生取得學籍后，凡中途退學、轉學或開除學籍，要求辦理轉檔手續的，經學生本人申請，憑學校文件和有效身份證件，可將檔案自行帶走。死亡學生檔案由學生檔案室銷毀。

第二十二條

學生畢業時，學生檔案室在兩周以內，按照就業指導中心的派遣方案，將檔案轉遞到畢業生就業單位或學生入學時的生源所在地人事局或人才交流機構。

第二十三條

轉出的檔案材料如因特殊情況遺失，應與學生原所在系取得聯系，并持所在單位檔案丟失的證明書，經主管校領導批準后，方可重新建檔。

第七章

附 則

第二十四條

本辦法自發布之日起實施。第二十五條

本辦法由學生處負責解釋。

第二篇：學生檔案管理辦法

學生檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為了貫徹落實教育部《普通高等學校學生管理規定》，做好普通高校學生檔案管理工作，促使我校學生檔案管理工作規范化、制度化，結合我校實際情況，特制定本辦法。

第二條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

第三條 學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學生檔案管理必須堅持集中統一管理的原則，確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。

第四條 學校加強對學生檔案工作的領導，要將學生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工作，為學生檔案管理創造良好的工作環境和條件。

第五條 學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作量大。為加強管理，學生檔案由學生工作部統籌協調，各學院具體負責并設立學生檔案室，配備專職人員負責學生檔案的管理工作。

第二章 學生檔案管理職責

第六條 新生檔案，按來檔途徑由各班級、各學院接收后，各學院統一匯總、整理后按專業登記造冊（一式兩份），并移交學生檔案室，履行嚴格的交接手續。學生檔案的缺失情況，各學院、各班級及時反饋信息到學生本人，催促其盡快查找或回原學校補齊相關檔案材料。

第七條 各學院要做好學生在校期間的檔案材料收集整理工作，由專人負責學生在校期間檔案材料的整理，及時將完整的檔案材料移交校學生檔案室并做好歸檔工作。畢業生的檔案材料應在每年畢業生派遣前半月內向檔案室歸檔完畢。

第八條 學生檔案室工作職責

（一）接收、鑒別和整理學生檔案材料；

（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生相關資料；

（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作；

（六）辦理其它有關學生檔案事項。

第三章 學生檔案歸檔范圍及分類

第九條 歸檔的學生檔案，必須客觀地、歷史地、全面地反映學生的成長過程及其有關情況，對部門及個人當前和長遠具有參考價值和憑證作用。

第十條 學生檔案的歸檔范圍及其分類: 第一類 學生登記表、畢業生登記表；

第二類 鑒定、考核、考察材料；

第三類 學生成績表、授予學位決定、學籍異動材料；

第四類 加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料；

第五類 獎勵材料（含三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等登記表）；

第六類 處分材料（包括個人檢查、調查報告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等）；

第七類 出國留學材料；

第八類 學生入學及畢業體檢表，大學生體質健康標準登記卡片或免予執行體質健康標準申請表；

第九類 有工作經歷的個人人事檔案材料；

第十類 其它可供學校及社會錄用人才時參考的材料。

第四章 學生檔案收集與管理

第十條 學生檔案室要重視學生檔案的日常收集、積累工作，要將真實反映學生德、智、體、美方面的材料及時收集歸檔。

第十一條 學生檔案管理人員要將收集的材料，認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經組織審查蓋章后方能歸檔。

第十二條 不屬于規定歸檔的材料，經過鑒別，可視情況分別處理。凡不應歸檔的，退還材料來源單位處理。

第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。檔案歸檔前，要使用統一和規范的學生檔案袋。

第十四條 學生檔案材料，須統一用十六開規格的辦公用紙或學校規范表格，用藍色或黑色鋼筆書寫，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第十五條 學生檔案信息記載要準確、規范。在填寫學生履歷等表格時，學生姓名書寫要準確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、畢業證、學位證、畢業生派遣證、學籍卡上的姓名一致，各種表格上的姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

第十六條 因病休學學生的檔案應作非在校學生檔案妥善保存，學生復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十七條 留級學生的檔案，每學年在接到教務處正式通知后，將其檔案轉到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。

第十八條 退學學生的檔案，按有關規定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

第十九條 學生在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由學校學生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業的，檔案即按有關規定轉給其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，經證實，其檔案仍由學生檔案室保管。

第二十一條 對畢業離校時未落實工作單位的畢業生，本人要求人事檔案保留在學校的，由本人提出申請，所在學院領導簽字，方可保留二年，超過二年的，經當地物價部門批準，按學校所在地人才交流中心檔案管理收費標準，收取畢業生人事檔案保管費。收取的檔案管理費主要用于畢業生檔案管理的有關支出，不得挪作他用。第五章 學生檔案保管與保護

第二十二條 根據安全保密和便于查找的原則，學生檔案室對學生檔案進行嚴密、科學地保管。

（一）學生檔案設立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放，達到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經常檢查。

（二）要保持檔案室的清潔和室內適宜的溫濕度。

（三）學生檔案室統一保管學生檔案，建立登記和統計制度，及時發現問題并解決。

第二十三條 學生檔案室要不斷研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現化化管理。

第六章 學生檔案的利用

第二十四條 因工作需要查閱學生檔案，須遵守下列規定：

（一）凡來查閱學生檔案者，須提出書面申請并經所在部門領導和檔案所在學院領導簽字同意；

（二）學生檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要說明理由，嚴格履行借閱手續后，方可借出。

（三）學生個人不能查閱自己的檔案材料；

（四）查閱、借用學生檔案必須遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理；

第二十五條 畢業學生查詢檔案去留情況，應出具相關證明，辦理登記手續后進行查詢。

第七章 學生檔案的轉遞

第二十六條 學生畢業后，學生檔案室按機要件的交送規定，將畢業生檔案及時寄送到畢業生就業報到證上指定的就業報到部門（或單位）。

第二十七條 考取外校研究生的學生檔案，按教務處或錄取學校發出的正式通知，學生檔案室將檔案轉至相關提檔部門或錄取院校。

第二十八條 嚴格執行學生檔案轉遞制度，避免產生“無頭檔案”，轉遞學生檔案時應遵守下列規定：

（一）學生檔案應通過機要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學生本人自帶；

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（三）轉出的學生檔案必須按“檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫，嚴密包封；

第八章 附則

第二十九條 本辦法適用于貴州理工學院全日制學生，成人學生檔案由成教處管理，可參照本辦法執行。第三十條 本辦法由學生處負責解釋。

第三十一條 本辦法自發布之日起試行。

第三篇：淮海工學院學生檔案管理辦法

淮海工學院學生檔案管理辦法

淮工學發［2005］10號

學生檔案是學生在校期間學習、生活、成長的真實記錄，是對學生德、智、體、美等方面表現的真實反映。為規范我校學生檔案管理工作，完善學生檔案建檔、保存和轉遞工作程序，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，結合我校具體情況，特制定本辦法。

第一章

總

則

第一條

學生檔案管理工作要本著為培養人才服務，為經濟建設服務，為人事工作服務的原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，實行統一管理。

第二條

學生檔案管理工作按照學校統一領導，實行校、院分級管理的原則。做到安全、保密、系統、完備。

第三條

學院負責管理國家計劃招收的本、專科學生檔案，學生處對學院的學生檔案管理工作實行監督和指導。

第四條

學生檔案日常管理由各學院分管學生工作的黨委副書記負責，并安排專(兼)職工作人員按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》有關規定做好學生檔案日常管理工作。管理人員變更，應履行交接手續。

第二章

歸檔范圍

第五條

學生檔案材料的收集工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為適應國家人事工作的需要，學生檔案除招生錄取時已有的原始檔案材料外，在校期間學生檔案應不斷充實以下內容：

1、淮海工學院學生登記表。

2、淮海工學院健康體檢表。

3、學生在校期間的獎勵、處分材料。

4、學生加入中國共產黨、共青團材料。

5、經教務處確認的學生歷年成績表。

6、普通高等學校畢業生登記表。

7、本（專）科畢業生就業報到通知書。

8、欠費(貸)畢業生還款計劃書。

9、需要歸檔的其他材料。

第三章

歸檔要求

第六條

個人履歷表必須由本人如實填寫。

第七條

歸檔材料必須完整、真實，文字清晰，對象明確。第八條

凡屬歸檔材料必須認真書寫或打印，不得用不規范簡化字、錯字或同音字，字跡要清楚、工整。書寫一律使用碳素墨水或藍黑墨水筆，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等。

第四章

檔案查閱

第九條

各學院黨委書記、副書記、輔導員、班主任等有關人員可查閱本學院的學生檔案并按查閱規定予以登記，其他人未經批準不得查閱學生檔案。查閱學生檔案只能在學生檔案室進行。

第十條

學生個人不得查閱本人或他人檔案。

第五章

檔案移交與轉遞

第十一條

新生檔案由學生處招生就業指導中心（以下簡稱：招就中心）負責收集、審核。在新生入學報到工作結束后，將檔案轉交給各學院并履行交接手續。

第十二條

未報到新生檔案由招就中心代管，并按有關省市招辦要求辦理退檔手續。報到后棄學的新生檔案由各學院在當年年底前集中清退到招就中心。

第十三條

學生在校期間由于學籍異動(包括專轉本)，需要轉入或轉出的檔案由各學院負責轉遞。

1、本校各學院之間流動的學生檔案，由各學院直接辦理轉接手續。

2、轉(退)出本校的學生檔案由各學院檔案管理人員統一轉遞，轉遞時必須填寫《檔案轉遞通知單》。因轉遞方向不明等特殊原因需交給學生本人帶走的，經各學院檔案管理負責人同意后將檔案密封，由學生本人簽收后自行攜帶。因學生個人等原因造成檔案滯留學校的，各學院應做好登記工作，在向招就中心移交當年畢業生檔案時，將滯留學生檔案和《滯留學生檔案登記表》一并移交至招就中心。

3、外校轉入本校的學生檔案經學生處、教務處核對無誤后轉交給各學院，各學院須及時將檔案接收回執簽名、蓋章后寄回，并做好轉入登記工作。

第十四條

畢業生檔案轉遞按以下程序辦理：

1、畢業生集中派遣離校時需轉遞的檔案主要由各學院負責。在畢業生集中派遣離校后，各學院在規定時間內到招就中心領取本學院畢業生檔案轉遞方案、畢業生檔案轉遞通知單、畢業生已簽訂的就業協議書以及寄發畢業生檔案的大信封。

2、各學院按照檔案轉遞方案將需寄發的畢業生檔案和暫時保留在學校的畢業生檔案分開。需寄發的畢業生檔案按畢業生檔案轉遞方案的順序排列；暫時保留在學校的畢業生檔案按學號順序排列。

3、按照檔案轉遞方案順序逐一填寫畢業生檔案轉遞通知單以及寄發畢業生檔案的大信封，并在大信封右上角注明轉遞通知單編號。填寫完畢的大信封按照轉遞通知單編號順序排列。

4、各學院在規定時間內將需轉遞的畢業生檔案、填寫完畢的畢業生檔案轉遞通知單、寄發畢業生檔案的大信封送至招就中心，經招就中心核對無誤后填寫機要（掛號）郵寄清單，交郵局寄發。同時各學院須將申請暫時保留在學校的畢業生檔案以及檔案移交清單一并送至招就中心，經核對無誤后歸入招就中心檔案室存放。

5、畢業生離校后需轉遞的檔案由招就中心負責交郵局寄發。

第六章

工作紀律

第十五條

查閱學生檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改，圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經允許不得擅自拍 攝、復制檔案內容。確需拍攝、復制檔案有關內容，必須經學院檔案管理負責人同意并報學生處批準后方可進行，復印件與原件核對無誤后必須加蓋學生所在學院黨委印章。

第十六條

查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，因工作需要摘記檔案內容時，應經學院檔案管理負責人同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。

第十七條

學生處不定期對各學院的檔案管理進行抽查，對利用職權違反檔案管理的工作人員，責令其改正，構成違紀的，由學校有關部門給予紀律處分，情節嚴重構成犯罪的，依法追究其刑事責任。

第七章

附

則

第十八條

本辦法解釋權歸學生處。

第十九條

本辦法自發文之日起執行。

淮海工學院 2005年4月5日

（2008

年9月修訂）

第四篇：高等學校學生檔案管理辦法(試行)

高等學校學生檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的以個人為單位組成的書面材料。學生檔案是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手材料資料，是國家和社會選拔任用人才的重要根據，也是干部（工人）檔案形成的基礎，為加強對學生檔案的科學和規范化管理，現根據學生檔案形成和管理的特點，參照中央組織部和國家檔案局一九九一年頒發的關于《干部檔案工作條例》的精神，結合高校實際特制定本辦法。

第二條 學生檔案管理是學校工作的重要組成部分，也是人事檔案工作的組成部分之一，它是貫徹執行黨的教育方針，為培養、選拔、錄用人才服務的一項經常性的基礎工作。

第三條 學生檔案工作，在學校黨政管理部門的宏觀管理組織協調下，由檔案館進行行政領導，并在研究生院、學生處、招生處和校團委的共同支持下由人事檔案室全面負責做好學生檔案管理工作。

第四條 在學生檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保學生檔案的連續、完整與安全。

第二章 管理職責

第五條 學生檔案實行人事檔案室統一歸口指導并由專人管理，行政和業務工作接受檔案館領導，同時接受校內有關領導部門的檢查和指導。

第六條 學生檔案種類多（本科、碩士、博士、專科、自費、委培）、流動性強、利用率高、工作量大，因此應在檔案館內配備一至二名專職人員負責學生檔案管理工作。

第七條 學生檔案管理的職責

（一）保管學生檔案為學校和社會積累個人檔案史料；

（二）收集、鑒別和整理學生檔案材料；

（三）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（四）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況；

（五）做好學生檔案的安全、保密、保護工作；

（六）調查研究學生檔案工作情況，完善有關規章制度，做好學生檔案的分析統計工作；

（七）辦理其它有關學生檔案事項。

第三章 檔案的內容和分類

第八條 建立學生檔案，應根據每個學生的經歷和實際情況建立，并真實地、歷史地、全面地反映學生的成長過程及其有關的情況。

第九條 學生檔案的內容及其分類 第一類 畢業生登記表； 第二類 學生個人自傳；

第三類 鑒定、考核、考察材料；

第四類 學生成績卡（表）、學位證書、論文評語； 第五類 政治歷史情況及學生升學政審材料；

第六類 加入中國共產黨、共產主義青年團的材料；

第七類 獎勵材料（含三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等）；

第八類 處分材料（包括個人檢查、調查報告、校系級處分決定或免于處分的意見等）；

第九類 出國留學材料，包括已經是國家正式職工的工資和任免材料等； 第十類 其它可供學校及社會錄用人才時參考的材料。

第四章 管理范圍

第十條 學生檔案的管理大體與干部檔案相當，凡是由學校正式錄用的本、專科學生、碩士生、博士生等各類學生檔案一律由檔案館人事檔案室統一管理。

第十一條 學生畢業后個人檔案應立即轉到學生的工作單位。

第十二條 畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生成績輸入計算機，留在檔案館永久保存。

第十三條 碩士、博士、博士后的論文及論文的專家評語亦輸入計算機永久保存。第十四條 退學、因故死亡，因病休學學生的檔案應作非在校學生檔案妥善保存；休學的學生，復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十五條 留級的學生檔案，每學年在接到教務處通知后，立即將其檔案轉到所留班級并上名冊（將原在班級的名字注銷并說明原因）。

第十六條 學生若被學校除名，應及時將檔案轉入非在校生類，如有就業的，按其有關規定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

第十七條 學生在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由學校人事檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教，或重新就業的，檔案即按有關規定轉入其所在單位或居住地的人事部門保管。

第十八條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學校檔案館保管。

第五章 檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十九條 為了使學生檔案適應社會發展的需要，要經常通過學生處、團委、研究生院、各系等部門收集優秀學生、優秀學生干部、各類獎學金及學生參加社會活動形成的反映學生德、智、體的材料，充實檔案內容。

第二十條 研究生院在考生成績合格，確定錄取時，應將其考研究生前的人事檔案材料收集齊全后，移交人事檔案室，檔案室對研究生院送來歸檔的每份檔案進行認真地清理和簽收（必須有考研究生前的人事檔案）。

第二十一條 各學院、各系、所、教務處、研究生院應將學生在校期間所形成的新材料及時送人事檔案室歸檔。

第二十二條 主管人員將收集的材料，認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚。姓名書寫要準確，不能用曾用名，也不能寫同音字。材料上必須標明系、院、所和班級，并經組織審查蓋章后方能歸檔。

第二十三條 不屬于規定歸檔的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況處理，凡不應歸檔的退還形成材料的單位處理。

第二十四條 凡收集的歸檔材料，均應按《學生檔案管理要求》整理裝訂。

第二十五條 學生檔案材料，須統一用十六開規格的辦公用紙；如獎學金之類的表可用八開對折表格，不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第六章 檔案的保管與保護

第二十六條 根據安全保密和便于查找的原則，要對學生檔案進行嚴密，科學地保管。

（一）學生檔案要建立學生檔案庫房，庫房要堅固、安全、要有防火、防潮、防盜、防光等設施。

（二）庫房的防火、防潮、防盜、防光、防高溫等安全設施應經常檢查以確安全，要保持庫房的清潔和庫房內適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。

（三）保管學生檔案應建立登記和統計制度，每年核對一次，發現問題及時解決。

（四）要不斷地研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現化化管理。

第二十七條 學生檔案入庫后，要更換統一和規范的學生檔案袋。

第二十八條 認真負責管理好學生檔案，對利用學生檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理，對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守保密法》 的要依法處理。

第七章 學生檔案的利用

第二十九條 因工作需要查閱和借閱學生檔案，須遵守下列規定。

（一）凡來室查閱學生檔案者，須持各院系及有關部門的介紹信查閱；

（二）檔案管理單位，要根據規定和需要提供服務利用；

（三）學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由，并經主管檔案的館長簽字批準，方可出館；

（四）學生個人不能查閱自己的檔案材料；

（五）查閱學生檔案必須遵守保密制度和查閱規定，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理。

第八章 學生檔案的轉遞

第三十條 學生分配或就業后應及時將檔案轉給新的主管單位。

第三十一條 本科畢業生考取外校研究生，學生處及各院系應及時通知檔案室將檔案轉至錄取院校。

第三十二條 轉遞學生檔案應遵守下列規定：

（一）學生檔案應通過機要交通或派人專人送取，不能郵寄，不得交學生本人自帶；

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（三）轉出的學生檔案必須按“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫，嚴密包封；

（四）收到檔案的單位，須核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回，逾期一月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。

第三十三條 嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”如有的學生不服從分配而自己找單位未及時索取檔案者，人事檔案室應予妥善保管。

學生檔案歸檔須知

全校同學：

學生檔案是個人人事檔案的重要組成部分，也是國家、社會、組織選拔人才的重要依據之一。由于招生工作中每個地區對學生檔案管理和郵遞不統一，給學生檔案管理工作帶來很多困難，如有些地區將學生檔案交給學生個人帶到大學，部分學生在入學報到時不把檔案及時上交輔導員或檔案館，而是放在宿舍，一放就是半年或更長的時間，甚至到畢業時才發現沒有中學時的檔案。另外，個別學生檔案意識差，私自拆開個人檔案，嚴重影響了檔案的真實性、準確性。

為了保證學生檔案的完整、準確、安全，保證學生就業等利益不受影響，特告知全體同學，有帶檔案到學校的，請將檔案及時交輔導員或檔案館，以免造成檔案的丟失和損毀。

院系學生檔案管理注意事項

一、學生檔案原始資料要齊全

1、高中畢業生登記表；

2、高校招生報考志愿表；

3、保送生登記表；

4、中學生成績表；

5、高中學習成績；

6、政審表及入黨、團材料；

7、中學期間獎、懲材料；

8、高校招生體檢表。

二、學生檔案信息記載要準確、規范

1、反映聲像特征的照片、資料；

2、父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編；

3、曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、學籍卡、各種表格上的姓名、出生年月一致。

三、查詢學生檔案要具備以下三個條件

1、學生學號是查詢學生檔案唯一準確的條件；

2、姓名是查詢的重要輔助條件；

3、專業是姓名查詢的輔助條件。

學生和單位查詢檔案時，先報學號，在記不清學號的情況下，再報姓名和專業。因為在任何情況下，學號都是唯一的、不重復的，而姓名、專業會出現同名同姓同專業的情況。

四、學生檔案轉遞時應做好以下工作

1、院系要在學生畢業時（每年6月底前）將學生所有獎懲、入黨（團）等材料收集齊全裝入學生檔案袋，達到準確、完整，一次轉遞，為學生就業提供最準確的信息；

2、考上外校研究生的學生，在接到調檔通知時先到招生處蓋章備案，然后及時同檔案館聯系，檔案館先為其出具相關證明，待檔案材料齊全后，一次性寄往錄取學校，避免二次寄檔造成的各種不良后果；

3、因沒就業造成檔案留校的學生，要有學校相關的證明材料，檔案館方按教育部要求保存個人檔案；因個人其它原因造成檔案留校的學生，要與檔案館簽訂檔案留校協議，檔案館按協議規定保存個人檔案；

4、學生因休學、延長學年、沒修完課程等原因造成檔案留校的，檔案暫時由檔案館保管，待學業完成后及時與檔案館聯系，人事檔案室將檔案寄往用人單位；因欠學費造成檔案緩寄的同學，待交清學費后，持交費票據復印件，到人事檔案室辦理檔案轉遞手續，并交相應保管費用；因個人原因造成檔案寄出退檔的，檔案由檔案館暫時保管，本人要及時與檔案館聯系，提出轉遞或留存意見，并交相應管理費用；

5、學生退學檔案要及時寄出。如來年還要參加高考的學生，檔案可寄當地市、縣教育局，如要就業，檔案可寄當地人事局或人才交流中心。

畢業生檔案轉遞須知

全校畢業生同學：

我校畢業生檔案郵寄是通過楊凌“機要局”轉遞的。機要局要求收檔單位必須是縣團級以上部門。因此，檔案收件單位必須注明：省、市、單位名稱，如“四川省成都市鐵道第二勘察設計院人事處”。另外，國營公司能接收檔案，私企、合資企業不能接收檔案，只能由當地人才交流中心或人事代理機構接收，如：某生畢業后就業單位為“深圳市富士康精密組件有限公司”，該生檔案只能寄往“廣東省深圳市寶安區人才交流中心”。所以學生在簽單位時，必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址，避免檔案寄不出去，或寄出因地址不詳退回。

具體事宜請與檔案館人事檔案室聯系，聯系電話：029-87082957

西北農林科技大學檔案館

二〇〇八年六月一日

學生檔案的利用和轉遞

一、因工作需要查閱和借閱學生檔案須遵守下列規定。

（一）凡來室查閱學生檔案者，須持各院系及有關部門的介紹信查閱；

（二）檔案管理單位，要根據規定和需要提供服務利用；

（三）學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由并經主管人事檔案的館長簽字批準方可出館；

（四）學生個人不能查閱自己的檔案材料；

（五）查閱學生檔案必須遵守保密制度和查閱規定，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理。

二、學生分配或就業后應及時將檔案轉給新的主管單位。

三、本科畢業生考取外校研究生，學生處及各院系應及時通知檔案室將檔案轉到錄取院校。

四、轉遞學生檔案應遵守下列規定：

（一）學生檔案應通過機要交通或派專人送取，不能郵寄，不得交學生本人自帶；

（二）轉出的檔案必須完整、齊全、并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（三）轉出的學生檔案必須按“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫，嚴密包封；

（四）收到檔案的單位經核對無誤后應在回執上簽名蓋章立即退回，逾期一月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。

五、嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”如有的學生不服從分配而自己找單位未及時索取檔案者，人事檔案室應予妥善保管。

第一講

高校如何加強檔案資源建設

第一部分 高校檔案資源建設的現狀與發展對策

檔案資源是檔案部門的立身之本，檔案資源建設是國家檔案事業賴以生存與可持續發展的重要基礎，是開發利用檔案資源的前提，也是檔案工作“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的根本保證。教育部27號令的頒布實施，為我們檔案工作帶來了發展的機遇和空間。從這樣的認識高度出發，把檔案資源建設擺在突出的位臵，充分認識加強檔案資源建設的重要意義，下大力氣抓好、抓實、抓出成效。在此認真分析高校檔案工作的現狀與問題，共同謀劃高校檔案資源建設的大計。

一、我國高校檔案資源建設的現狀

1、檔案隊伍的現狀與問題：

據2007年61個部屬學校檔案館年報統計：現有職工712人，其中女性532人，占總人數的70％；碩博（包括研究生）學歷者148人，占總數的20％、本科學歷占51％；50歲以上人員占30％，35-49歲之間人員占51％，34歲以下人員占17％。這些數據表明：一是男女性別比例嚴重失衡，館平均人數11.6人，職工數量偏少；二是檔案群體學歷偏低，專業人才、復合型人才少。特別是占51％本科學歷者將主導今后檔案工作發展的基本格局；三是年齡結構不盡合理，年輕人偏少。占30％的50歲以上者將在今后幾年內先后告退，這正是改善學校檔案隊伍知識結構的關鍵時期。

有些專家認為：檔案人具有忠于職守，淡泊名利的優良品質，但思想觀念保守，不能適應新形勢、新任務的需要。有的檔案人撰寫論文或是學術交流發言，總是強調客觀條件困難，就是不講檔案人的“思想困難”。也有專家認為，講問題、講困難是一些檔案人是對檔案工作現狀有所反思的結果，也是檔案人的一個進步。實踐證明，高校檔案工作改革發展的最大障礙是檔案人的“思想瓶頸”。

2、學校檔案工作滯后于高教事業發展： 改革開放以來，我國高等教育發展實現了歷史性跨越，我國開始由人口大國向人力資源強國轉變，一大批大學和重點學科實力進一步提升，縮小了與世界高等教育強國的差距。我國也是檔案工作大國，如何向檔案工作強國邁步？怎樣圍繞中心，服務學校社會，建設具有學校特色的檔案資源體系和檔案服務體系？如何縮小學校檔案工作與高等教育整體發展的差距？

目前全國高校檔案部門面臨的主要問題是：一是經費嚴重不足，不能適應迅速增長的檔案工作量和檔案現代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能適應新載體、新領域檔案管理的需要；三是檔案宣傳缺乏力度，形式也比較單一，不能適應檔案工作應有環境的需要。但實質性的問題是我們檔案工作者思想解放不夠，缺少創新發展思路。以服務求生存，貢獻求發展，這是高校檔案事業建設發展的必由之路。

3、保障條件簡陋，亟需改善檔案庫房、辦公用房及現代辦公設備和檔案保護設施： 上世紀八十年代中后期，各校先后建立檔案館和綜合檔案室，大多是以舊房屋改擴建成館舍，僅滿足了建館的一般條件，新建館舍極為稀少。時至今日，大多數高校館舍和設施陳舊，既不能滿足檔案資料安全保管和館藏增長的需要，又不能適應現代檔案工作的需要。部屬高校61個檔案館年報統計表明：檔案館總建筑面積89632㎡，館平均建筑面積14693㎡，其中庫房總建筑面積43893㎡，館庫平均建筑面積719㎡。檔案館現代辦公和檔案保護設備統計：服務器90個、pc機器1102臺、復印機141臺、集中式空調機16套、去濕機319臺、消毒設備37臺。以上這組數據就是部屬高校61個檔案館的全部固定資產，這不僅與現代大 7

學“廣闊”的校園、造型新穎的教室、寬敞明亮的辦公室以及一應俱全的辦公設施的差距是顯而易見的，而且與國家頒布的《檔案館建設標準》相去甚遠。我們呼請學校，特別是教育行政部門對高校檔案館舍建設和基礎設施配臵給予必要的重視和支持。

4、館藏檔案結構不夠合理：

產品講名牌，館藏重特色。據部屬61所高校檔案館統計：館藏檔案460萬卷、排架長度近11萬米，錄音、錄像近2.9萬盤；照片9.7萬張，電子文件：磁帶737盤、磁盤5894張、光盤1.75萬張。其中明清檔案810卷、民國檔案5.8萬卷、文件4.2萬份、革命歷史檔案8600卷。這些館藏統計數據表明：檔案載體較為單一，特色不夠鮮明，不能適應日益多樣化的檔案利用需要。館藏結構呈現出“一多四少”即：“一多”紙質檔案多，特別是文書、教學、研究、基建、財會等檔案占據了整個館藏的“大半江山”，體現了傳統檔案工作的特點。“四少”：一是實物檔案少，尤其是榮譽性、紀念性實物館藏少。二是歷史檔案少。三是人物檔案少。四是館藏珍貴文獻備份少，今天的利用與保護矛盾較為突出。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻實物收集歸檔，重歸檔、輕即時歸檔，重校內歸檔、輕校外收集等習慣做法所致。

5、抓住時機，強化戰略性謀劃：

我國正在由高等教育大國向高等教育強國轉變，高校檔案工作正處在一個新的歷史起點上，也處在一個重要的發展階段。教育部對高校檔案工作十分重視，新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》（以下簡稱“管理辦法”）已在今年9月份以教育部令和國家檔案局令聯合頒發。學習貫徹 “管理辦法”，既是高校檔案部門的政治任務，又是高校檔案部門的中心工作。學習貫徹“管理辦法”，既要有戰略性思考，又要聯系實際從戰術層面來謀劃破解學校檔案資源建設的瓶頸。高校檔案館如何建設發展？怎樣搶抓機遇，加強學校檔案信息化建設、檔案資源體系建設、檔案服務體系建設、檔案館舍建設和檔案人才隊伍建設？怎樣引進竟爭和激勵機制？如何科學考核評估學校檔案工作？解決這些重大問題，需要我們在調查研究的基礎上形成調研報告和檔案行政規章草案，供教育部或教育廳有關部門參閱處理。這是高校檔案工作要破解發展瓶頸應持的正確態度。

二、創新思路，探索檔案資源建設的基本規律及發展對策 加強學校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設，是我國實施科教興國、人才強國的基本國策在檔案工作中的具體體現，是一項功在當代、惠及后世的艱苦性工作，也是我們這一代學校檔案工作者的政治任務。

檔案資源建設既是學校檔案部門的生命，又是立館之本、強館之基、活館之源。學校檔案部門要充分認識檔案資源建設的重要性和緊迫感，不斷創新發展思路，努力探索學校檔案資源建設的基本規律，樹立“大檔案”的觀念。

依據檔案法律法規，通過接收和征集兩大重要途徑、整合和監管兩大重要手段，讓一切有價值的社會檔案資源向檔案館匯聚，讓國家檔案資源形成優化配臵、信息共享的格局，為歷史和后代留存更多的文化財富，努力開創具有學校特色的檔案資源建設體系。

根據這一總的原則，我們要遵循和貫徹以下具體的一般性原則：

1、堅持學以致用、解放思想的原則。思路決定出路，解放思想的根本目的就是破解發展難題。如何解放思想？就是聯系高校檔案工作實際，要樹立科學理念，不為現有條件所困；要樹立憂患意識，不為過去成績所累；要樹立全局觀念，不為傳統觀念所限；要樹立自主創業信念，不為困難環境所懼。只要我們加強學習，打開思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想觀念、更加開放的全局意識、更加昂揚的精神狀態、更加扎實的工作作風，搶抓機遇和用好機遇，就一定能夠推動高校檔案資源建設在新起點上取得新的大發展。

2、堅持門類齊全、結構合理的原則

由于長期積累的原因，現在我們的館藏普遍存在著門類、載體形式單一，不同檔案比例 8

嚴重失調的狀況。具體表現為：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質檔案多，照片、音像等不同載體形式檔案少；黨政檔案多，經濟業務檔案少。門類齊全、結構合理的館藏應是檔案資源建設追求的目標。要達到此目的，一是要加強對檔案館室的業務指導，從收集歸檔源頭上抓起；二是進一步明確接收范圍，扎實做好接收工作，把能夠反映立檔單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案統統接收進館。

3、堅持接收和征集并重，數量和質量辯證統一的原則。接收和征集是檔案資源建設兩個主要的必不可少的工作環節，是加強國家檔案資源建設的重要途徑和手段。接收是檔案館依據法律法規的具體規定，按一定的范圍正常開展的一項工作，由此奠定檔案館館藏的基礎。而征集則是檔案館依據法律法規的原則規定，對接收范圍以外的散存在社會(包括境外)或個人手中有價值檔案資料的主動吸納，帶有保護和搶救歷史文化遺產的性質，由此作為館藏的重要補充，進一步完善館藏結構和提高館藏質量。現在相當一部分檔案館只滿足于一般性的接收檔案，而強調種種困難，不重視或很少開展征集工作，這是當前檔案資源建設中存在的一個突出的問題，必須切實加以糾正。我們一定要堅持接收征集二者并重，堅持雙管齊下，“兩手抓、兩手都要硬”的方針，讓一切有價值的社會檔案資源向檔案館匯聚。

4、堅持統籌兼顧，齊抓共管的原則。

高校檔案資源建設涉及學校工作的方方面面，也是一項系統工程。實踐經驗證明，在建設過程中：一是要用分工負責制去統籌，要把檔案資源建設納入學校領導和各個部門職責，由學校和部門主要領導干部去統籌兼顧，把部門檔案管理落實到具體崗位和人員，建立健全管理網絡，這是檔案資源建設齊抓共管的崗位保障。二是要用工作計劃去統籌，要把檔案資源建設放在學校中心工作各個條塊之中，擬訂中短期規劃和工作計劃，由學校分管領導簽發后成為學校一個時期或的工作任務，這是檔案資源建設齊抓共管的計劃保障。三是用規章制度去統籌。要把檔案資源建設臵于學校管理行為之中。學校檔案資源建設是國家檔案資源建設的一個重要組成部分，要根據國家檔案資源建設的有關法規，建立健全相應的規章制度，報學校審批后成為學校的管理行為，這是檔案資源建設齊抓共管的制度保障。四是要用管理職能去統籌。高校檔案部門的設臵就決定了其在學校檔案資源建設中具有統籌管理的職能。檔案部門要把管理職能提升到如同學校其他職能部門一樣，強化監督與指導的職能，大膽地在監督中指導，在指導中監督，確保檔案資源建設任務和規章制度的貫徹落實。特別是在現代技術條件下，將檔案“隱性”管理變革為“顯性”管理，實行部門歸檔工作定量考核，經校領導審批后，通過校園網等形式排名公布，這是檔案資源建設齊抓共管的職能保障。

5、堅持檔案資源與檔案信息化同步建設的原則。學校信息化建設隨著國家信息化建設事業的發展應運而生。在今天，數字大學、數字校園、數字圖書館、數字檔案館和辦公現代化等建設方興未艾。檔案實體資源建設、檔案信息資源建設充滿著激烈競爭，檔案實體資源、檔案信息資源被分割或正在被分割現象較為普遍。我們要樹立憂患意識和崗位緊迫感，創新思路建設和完善檔案信息管理大平臺，“上接學校、下聯部門、外掛社會”，全面參與學校信息化建設，搶占學校檔案信息資源建設的高地，牢牢掌握檔案信息資源建設的主動權。一要抓住校本檔案資源。檔案資源建設的核心和重點是校本資源。檔案工作要前移，監管要到位，檔案資源建設要搶抓源頭，重要檔案要即時收集，全面深化紙質文件和電子文件對應同步歸檔，注重歸檔的特色和亮點，不斷改善館藏結構，努力實現增量檔案數字化；二要抓住相關媒體信息資源。要通過現代技術和手段，定時跟蹤校園網、英特網、廣播、電視、報刊、圖書等對學校有關的新聞信息、歷史信息、人物信息的自動抓取篩選和有序歸檔；三要抓住校友人物信息資源。校友人物是學校的“品牌”，也是學校的寶貴財富。既要通過現代技術手段，又要具有世界眼光，對中外媒體有關學校校友人物信息自動抓取歸檔。要建立常年專項經費，利用一切可以利用的時機進行“零距離”的征集采訪；四要抓住館際相關信息資源。9

在業務交流、信息交流和學術活動日益活躍的今天，我們要特別養成對國內外各級各類檔案館、校史陳列館、博物館等單位搜集與學校相關檔案資源、校史資料和人物信息；五要抓住民間相關資源。我國歷來不乏愛好收藏的人士。特別是今天各種資源市場的興起和完善，到民間市場去淘學校之“寶”也應引起我們檔案工作者的關注和參與，收藏者的職業精神和職業敏感性，值得高校廣大檔案工作者參考借鑒；六要抓住館藏數字化資源。高校檔案信息開放程度、檔案社會化服務程度低是一個不爭的事實。究其原因，可能是見仁見智，不盡相同。但最主要的因素是經費投入嚴重不足，館藏數字化率太低，開放鑒定滯后。我們要抓住學校“211”、“985”工程建設和國家對學校財政投入逐年增多的有利時機，主動爭取學校的支持，按照現有的行業規范，加速推進館藏檔案數字化工程，把數字化檔案的開放鑒定納入檔案利用的日常工作之中，力爭通過幾年時間的建設，使高校檔案信息開放程度和檔案社會化服務程度有一個新的飛躍。

6、堅持檔案保護與科學保管并舉的原則。檔案是學校的靈魂。溫家寶總理在2007年《政府工作報告》中強調要搞好檔案保護，這充分體現了黨和國家對檔案保護工作的高度重視，檔案的唯一性及其作為一種不可再生的資源，一旦損毀，將給國家和學校造成不可估量的損失。學校檔案部門要積極創造機遇，要以學習貫徹新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》為契機：一是爭取學校的投入，努力改善檔案保管條件，力爭解決檔案基礎設施薄弱、庫房緊缺、保管條件簡陋、館舍混用等問題。二是要切實按照國家新頒布的《檔案館建設標準》，力爭新建一批檔案館舍；三是要以《國家重點檔案搶救和保護補助費管理辦法》為參照依據，建立常年專項經費，加強瀕危重點檔案的搶救和保護工作；四要建立館藏珍貴檔案和特殊載體檔案的特藏房，加強對珍貴檔案、特殊載體檔案的保管和保護；五是要進一步加強高校檔案館（室）和館庫設備、館藏檔案的安全工作，積極推進保安人員一天24小時值班制度。特別是要加強國防科研項目檔案和需要保密的檔案的安全工作，切實保證檔案實體和檔案信息資源的安全。

7、堅持開發資源服務學校的原則。檔案貴在于活，重在于用。檔案信息資源的開發與利用，是檔案工作的最終目的，是落實科學發展觀的具體體現，也是檔案服務求生存，貢獻求發展的市場經濟原則的體現。學校檔案部門要緊緊圍繞學校中心任務，找準工作的切入點、結合點和生長點，創新服務機制，拓展服務功能，提高服務水平，深化檔案服務體系建設。一是優化零距離服務。要努力提高館藏檔案數字化率，及時開展數字化檔案的開放鑒定，增強檔案全文信息校園網上的開放程度和檔案信息服務社會的能力，減少檔案利用者直接來館利用的人數，使高校檔案工作者率先進入檔案“后保管”的新時代；二是大力擴展現代技術手段服務。在現代通訊和網絡傳輸技術條件下，面對國內外對檔案利用的需求，要努力轉變服務思想，端正服務態度，提高服務水平，通過電話、傳真、電子郵件和校園網定點定時的網絡服務等多種形式及時滿足利用者的需求；三是創新在線編研服務。結合學校中心任務和重大紀念活動，利用數字化的館藏，通過在線編研陳展平臺，開展圖文并茂，具有多媒體特色和歷史背景的主題、專題陳展，擴大檔案服務和以史育人的教育宣傳面。四是文獻研究服務。近幾年來，一批具有碩士、博士學歷者充實檔案工作隊伍，應充分發揮其特長，大力開展史料研究工作，多出學術論著，必將獲得較好的社會和經濟效益。五是深化教育基地服務。加強檔案館愛國主義教育基地建設，要在完善設施，更新內容，有效開放，優質服務，提高水平上下功夫，使之成為青年學生的第二課堂，廣大校友的精神家園，展示學校軟實力的重要窗口，對外交流合作的大平臺；六是探索集成服務。在法人組織和教育、檔案行政部門協調下，實現區域性和全國行業性高校檔案信息的集成共享，即廣義數字檔案館建設，使高校檔案信息全面服務學校、服務社會更具生機和活力。

第二部分 西北農林科技大學檔案資源建設的具體做

法

西北農林科技大學檔案館自組建以來，始終以豐富館藏為目標，以擴大門類、改善結構為中心，以檔案接收為重點，以檔案征集為關鍵，切實增強檔案館保存歷史、服務現實的功能，確保檔案資源的有效積累和充分利用，在抓好正常征集接收工作的基礎上，深化認識，制訂規范，突出重點，改革創新，檔案資源建設得到強勢推進。

一、深化認識，整體推進

檔案資源建設的力度，取決于認識的深度。長期以來，我們館就把檔案資源建設放在全局性的高度加以考慮，無論是制定長期規劃還是計劃，都把檔案資源建設列為重要內容。學校從2004年開始將歸檔工作列入各部門工作目標任務之中，檔案史料建設工作已列入學校2007、2008年工作要點之中。

近兩年來，我們在校領導的大力支持下，爭取到了專門的征集經費，為檔案資源建設提供了較好的經濟基礎，切實保證了檔案資源建設的不斷推進。學校每年投入了8-10萬元的專項經費，用于檔案編研、史料征集、實物陳列室史料檔案的維護、捐贈珍貴檔案史料的獎勵等工作，有效地保證了檔案各項工作的有序開展。目前，我們的館藏已達13余萬卷（冊、件），涵蓋了文書、會計、科技、聲像、實物、名人、電子檔案等在內的門類比較齊全，內容豐富、形式多樣、具有高校特色的館藏檔案大家族。

二、制定規范，有序管理

為了依法、規范、有序地推進檔案資源建設，近年來，我們館根據檔案法律、法規的規定和有關業務標準，結合工作需要，有計劃、有步驟地研究制定了一系列規范性文件，較好地保證了檔案資源建設工作的順利開展。我們重新修訂了《西北農林科技大學檔案管理制度》，制訂了《兼職檔案員工作手冊》，《重大活動檔案接收規定》，《檔案管理工作責任追究制度》（修訂稿）等。上述文件的制定和實施一方面使檔案資源建設有了制度保證，同時，也使檔案資源建設由檔案部門的部門行為逐步擴展到眾多部門的聯合行為，有效地聚合了資源建設的力量，加大了檔案資源建設的力度。

三、突出重點，狠抓落實 檔案資源建設面廣量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必須突出重點。近年來，根據學校發展的需要，我們著重在合并院校檔案整合、檔案信息化建設、重大活動檔案、名人檔案、珍貴史料等檔案的征集接收方面狠下功夫，使檔案資源建設較好地落到實處，并取得了顯著效果。

1、合并院校檔案的有效整合

我校于1999年由七所教學、科研單位合并組建而成。2000年檔案館成立后，學校很快將所有檔案和人員實行了集中統一管理，整合了檔案資源，有效地保證了合并院校檔案資源的齊全和完整。2003年，檔案搬遷進新館前，為了優化館藏結構，學校成立了以王萬中副書記為組長的鑒定工作領導小組，先后對13000余卷檔案進行了鑒定銷毀。2004年，我們調查發現，原陜西省農科院13個研究院所二級檔案管理存在諸多問題，如果不及時收回，勢必造成無法挽回的損失。于是，檔案館積極成立了檔案收集工作領導小組，深入有關院系進行指導，對屬于歸檔范圍的具有保存價值的各門類檔案，要求由各學院在規定的時間內移交檔案館。共收回檔案2萬余卷（冊），獎狀證書351件，其中省部級以上140件。通過上述工作，及時搶救了這批珍貴檔案，保證了原七個單位檔案全宗的齊全完整，有效地維護了檔案的歷史面貌。

2、檔案信息化建設穩步提高

加強檔案信息化建設是我館目前乃至今后更長一段時期內的重要工作之一。2001年我館實行了檔案行業新標準，推行了卷改件試點工作。為了實行2005網上條目歸檔，2006

年3月，舉辦了全校兼職檔案員培訓班，重點學習了電子文件的歸檔管理和網上歸檔檔案軟件應用，通過專家集中講授、分組座談討論、實際上機操作，提高了工作人員的檔案業務水平。2007年底，我們根據大部分紙質的學績檔案字跡模糊，難以長期保管和繼續利用的現狀，在得到了黨委校長辦公室和研究生院領導的支持下，與西安鑫創公司合作，用了近2個月時間完成了10萬余名畢業生的學籍檔案數字化工作，共掃描圖片18.32萬張。2008年對研究生學籍檔案條目4萬條進行了系統著錄和全文上傳。同時組織勤工助學的學生，對辛樹臶信函187卷374件進行了著錄和全文上傳。通過這些工作，使館藏檔案的數字化進程又加快了一步。

3、重大活動檔案順利移交。為了加強對我校重大活動檔案的管理，確保重大活動檔案完整和安全，使其更好地服務于學校中心工作，我們館圍繞全校重大活動檔案收集、管理等問題，開展了一系列工作。制定了《重大活動檔案管理規定》等文件。在本科教學評估中，檔案館直接參與評估工作的始終，專人負責評估支撐材料的整理與指導工作。評估結束后，將評估檔案131盒2600余份文件全部移交檔案館保存。在創建省級文明校園活動中，檔案館直接參與，共接收創建專題資料96盒1600余份文件，500余張照片。2006年直接參與了學校6個億基建項目驗收檔案的整理工作，共完成161個建設項目3184卷檔案的整理歸檔工作。2007年“同一首歌走進楊凌、走進西北農林科技大學校園，檔案館安排專人及時將整套材料收集進館。2008年，奧運圣火走進農林科大校園，我們也及時將圣火傳遞相關材料收集進館。

近年來，我們共接收到包括紙質、實物、聲像、電子等多種載體的重大活動檔案7000余件。我們主動參與的精神和工作成效，受到學校領導的高度評價。

4、檔案史料的征集成效顯著

我校是一所具有七十余年歷史的院校，在長期的教學科研活動中，積累和形成了相當豐富的檔案和文物資料。但由于種種原因，我校檔案館現存的13萬卷（件）檔案中，珍貴歷史檔案很少。2004年，學校在籌建校史館過程中，歷史檔案的奇缺給校史館建設帶來極大的不便。加之，隨著時間的推移，歲月的流逝，許多珍貴的檔案也相繼大量的流失。檔案資源建設工作被相繼列入學校工作要點之中，檔案館也將重要史料、名人檔案的搶救性的保護和征集工作列入各工作要點之中。

為做好此項工作，我們采取了拓寬渠道、突出重點的措施，開展了廣泛地搶救和征集活動。采取“走出去、請進來”的方法，通過寄發賀信、登門拜訪、電話聯系、邀請返校等途徑進行廣泛收集，加強感情聯絡，做到以情感人。先后發出80多封信，派出60人次分赴省內外各地，征集到各種史料、實物、照片、錄像等4000余件。

（1）領導重視史料征集工作。

領導重視是做好檔案工作的基本保證。校長孫武學同志一直很重視學校檔案工作。他多次指出，學校檔案工作要緊緊圍繞教學、科研等中心工作，搞好服務。轉變觀念，主動開展校史檔案的征集工作，要深入到老同志中間，認真做好知名專家，著名人士檔案的收集和鑒別工作。學校2007年工作要點中特別指出：檔案館要加強檔案建設工作，進一步完善和規范檔案管理，加強重要史料的收集、整理工作。學校2008年工作要點：繼續開展珍貴校史檔案征集工作，推動檔案信息化，拓展檔案服務功能。他曾于2004年3月親自在京接受我校已故老校長辛樹臶先生日記手稿120余本，并先后將自己手中保存的國內外著名校際間來往的重要有關書信轉交至檔案館。在陜西省檔案局組織編輯陜西《名人檔案》過程中，他將自己保存的重要照片20余張轉交至檔案館。2007年3月，他又將自己的畢業證書、任命書，部分獲獎證書等13件、國家最高科學技術獎獲得者李振聲院士寫給自己的親筆信交至檔案館。黨委書記張光強同志將自己召開全國人民代表會議的提案、代表證以及寫給國務委員陳至立、原副總理李嵐清的親筆信等100余件交至檔案館。2007年國慶長假后的第一天，張 12

書記到檔案館進行調研時說，對檔案館開展的校史資料征集工作給予了很高評價，當看到“右任農專”字樣的青磚時說，檔案館應將這些磚收集起來，可以建一面墻，這是非常有教育意義的！當看到名人檔案展柜時，他表示還將繼續捐贈自己所保存的資料。并題詞：努力做好檔案工作，能為創辦世界知名的高水平研究型大學做出大貢獻！

主管檔案工作的趙忠副校長也多次在檔案工作會議上強調，要做好檔案的收集工作，特別是一些建校初期的歷史檔案。他說，檔案部門要充分認識加強檔案資源建設的重要性和迫切性，走出傳統收集檔案的圈子，用全新的眼光發現檔案，用有效的方法積累檔案，堅持不懈地抓好檔案資源建設。他曾將自己出國帶回來的紀念章等物品及時送交檔案館保存。

（2）配合學校70年校慶工作，積極創建校史實物陳列室。為了展示學校70年歷史進程和發展概況，結合學校70年校慶工作，我們適時創建了校史實物陳室。主要內容有：于右任先生和楊虎城將軍籌建時期的實物和照片；校史主要人物的照片、簡介、實物；獲得各類科研成果的獎勵證書；國家領導人及著名人物的題詞、墨寶；有國外校際間互訪的珍貴紀念品等。實物陳列室面向全校開放，進一步開發了檔案信息資源、最大限度地發揮校史實物檔案的育人功能和教育功能，繼承和弘揚了我校優良傳統和優良學風，激發廣大師生員工和校友的愛校情結，切實感受到學校發展中一脈相承的奮斗精神，科學精神和創新精神。

（3）結合學校創建省級文明校園，實物陳列室增添新內容。愛國主義教育是社會主義精神文明建設的一項重要內容。充分發揮檔案館的社會教育功能，努力把學校檔案館建成面向廣大師生員工進行愛國愛校教育的重要陣地，產生教育激勵作用，也是檔案工作者的一項光榮的任務。

2006年，為充實館藏內容，我們結合學校創建省級文明校園工作，在全校開展了征集文物史料的活動，取得了良好的效果。有30多位老同志捐贈了各種物品上千件。被譽為“瓜王”的博士生導師、“西農8號”西瓜的主持人王鳴教授，將自己從教五十年來收藏的具有重要學術價值和保存價值的物品捐贈給了檔案館，其中有珍藏多年的建校早期創辦的《園藝》期刊等數百件實物及資料，還有幾位校領導將他們出國和進行校際交流的紀念品主動交給檔案館。另外，我們還邀請離休的老紅軍、老八路到檔案館參觀，他們主動將自己珍藏的軍功章、軍帽、解放大西北紀念章等物品捐贈或寄存在檔案館。檔案館對這些物品分專柜進行展出，每周四和校史館一同面向廣大師生開放。僅2006年、2007年累計接待參觀者800多人次，在校園精神文明建設中發揮了重要的作用。

（4）名人檔案征集工作全面啟動，充分體現了我校檔案工作特色。

我校歷史悠久，70年的歷史積淀給學校的檔案事業帶來了兩個顯著的特色，一是老照片特色，二是名人檔案特色，我校歷史名人極多，影響極大，是我校一筆巨大的精神財富。我們一方面通過媒體廣泛宣傳，另一方面明確征集方向和目標，千方百計地與名人取得聯系。實物陳列室展柜中大量珍貴實物，幾乎都是去老專家、教授和校友家中征集到的。先后走訪各類專家名人48人，發放捐贈證書40余份，征集了名人實物檔案1700余件（冊）。其中有我校三名院士、著名昆蟲學家周堯教授等先后捐贈的證書、聘書、獎章、獎牌、獎狀、照片、專著等實物檔案500余件；知名專家、教授、學者的實物檔案資料1000余件；部分現任校級領導捐贈的實物檔案資料200余件。檔案館將征集到的名人檔案進行了認真篩選后，專柜展出，并及時開放，取得了很好的效果。其中有胚胎工程學家竇忠英、旱作農業專家李立科、農業水土工程專家熊運章、小麥育種專家寧錕、蔬菜育種專家柯桂蘭等10多名專家名人的檔案。

另外，我們還從民間收集到李振聲院士早期主持研究的“遠緣雜交小麥新品種小偃六號”獲“1988年陳嘉庚農業科學獎”的獎狀等。名人檔案的建立，較好地豐富了館藏，為我校構筑人才高地提供了較為豐富的信息資源。目前，我校名人檔案的征集工作開展順利，充分 13

體現了我校的檔案資源建設的特色。

（5）通過校友活動，征集大量史料。我們與校友會聯手，一旦獲悉老校友手中有學校籌建時期的重要史料線索，就通過電話、走訪等方式及時地將他們手中保存的珍貴史料設法征集進館。如現代水利大師李儀祉先生的侄孫現居河南鄭州，我們了解他手中保存著一些重要的史料，館領導利用周末時間，親赴鄭州登門拜訪，征集到李儀祉先生的家庭照、李儀祉先生的侄子、我校解放初期院務委員會主任李賦都先生1949年以來的任職聘書及50年代西北局的重要文件等珍貴資料。我館已將一些復制件在實物陳列室展出，先后有《西安晚報》、《楊凌電視臺》、《楊凌時訊》、《陜西檔案》等新聞媒體相繼做出了專題報道。

在征集石聲漢先生的史料過程中，我們通過《用生命去創造》這本書的線索，電話聯系到石老先生現居清華大學的大兒子石定機先生，說明情況。經過一番耐心細致的工作，他的子女答應將其父的一些史料捐贈我校。在石先生誕辰100周年之際，其子女4人親自來校捐贈史料。2007年3月29日、9月24日學校分別舉行了李儀祉和石聲漢先生兩次史料捐贈儀式。2008年4月份，石先生的女兒又將其父生前30余件重要史料捐贈至檔案館。另外，還通過我們檔案館的牽線搭橋，石先生在香港理工大學的小兒子自意捐贈學校30萬港幣，同時學校配套30萬元人民幣，設立石聲漢助學金，用于資助品學兼優，家境貧寒的植物生理和農史研究專業的研究生完成學業，以繼續傳承和發揚光大其父生前所從事專業研究。

檔案館還在校友會、離退休處的幫助下，聞知我校校友原西鐵一局文工團團長、離休干部王永光先生處保存有當年從事地下青年團活動的史料后，2007年10月館領導專程登門拜訪了王永光先生。并征集到王永光先生當年從事地下青年團活動及演劇活動的照片及史料192件，填補了學校地下青年團學生及演劇文藝活動的空白。

我們還采取邀請校友返校、參觀的方式，加強往來，提供歷史線索。如2007年6月份，我們邀請了楊篤校友來校協助勘察三號教學樓奠基石。據悉，其中一塊“文革”期間被破壞，另一塊奠基石還有待于查找。楊篤先生捐贈的史料有：明朝狀元康對山著《武功縣志》（清代版本）、辛樹臶先生編寫和簽名送給他本人的一些重要史料。另外，通過楊篤先生的介紹，我們還聯系到了現居陜西漢中的86歲高齡的郭環琦校友。通過書信往來，今年4月初，老先生欣然將自己長期保存的《太極拳之研究》（葛馨吾著）一書及《吳式太極拳傳達人——郭環琦太極拳拳械》光盤捐贈至學校檔案館保存。該書是建校初期的唯一一部國術教材。郭老先生在回信中寫道，“捐贈此書的動機，只是為母校過去重視武術（國術）教育，并遠走北平聘請名師和為恩師教學成果留些文獻資料而已，別無為個人求名之意。”字里行間，顯示了先生對母校、對恩師的卷戀和崇敬之意。該資料的征集進館，極大地豐富了館藏，同時彌補了學校早期在國術教育方面的歷史空白。

在校內，我們相繼走訪了王建辰、翟允是、趙世明等一批老先生。征集到的有云立峰先生捐贈的于右任簽名的《同學錄》（1945年）、距今年代久遠、刻有古“邰”字樣的陶罐；熊運章先生捐贈的《解放大西北紀念章》；曲爾復先生捐贈的刻有“農專—右仁”字樣的地基磚等史料都及時豐富了館藏。

（6）復制學校民國檔案，確保歷史檔案齊全完整

1987年，根據省檔案局文件要求，學校將建校初期至解放前的文書檔案全部移交至省檔案局永久保管。為了保證學校的歷史檔案齊全完整，去年上半年，檔案館主動請戰、精心組織安排、抽調專人，用了近兩個月時間，對現存于陜西檔案館的我校解放前的2000多卷民國檔案進行了復制。共復制檔案18000頁，翻拍珍貴檔案1000多張。其中有國立西北農林專科學校籌備期間的會議記錄；于右仁簽發的重要文件；楊虎城的親筆函；李儀祉起草的水利組計劃書；蔣介石、陳立夫簽發的委任狀等。這批珍貴檔案的復制，為我校校史校情的研究提供了有力的支撐和保證，填補了我校民國檔案的空白。

（7）開展史料編研工作，啟動辛樹臶日記和重要信函征集和整理工作

在征集辛樹臶先生信函的過程中，通過多次與古農研究室聯系，才得到了他們的支持。通過不懈的努力，去年11月份，我們才將200余封重要信函及反映辛老先生重要活動的照片100多張全部征集進館。其中有胡耀邦、林伯渠、竺可楨、王毓瑚等著名人士與辛老的來往書信等。我們已將其全部掃描成電子文件保存。在信函整理過程中，我們還邀請了辛老先生的子女來館，辯認信函和照片中相關的歷史人物和事實。檔案館正與古農研究室合作研究，共同編輯出版《辛樹臶重要信函選編》。

（8）開辟校史老照片專欄

為了進一步繼承和弘揚學校優良傳統，迎接建校七十五周年暨合校十周年，檔案館與西北農林科技大學報聯合開辟“校史老照片”專欄，采取圖文相結合的方式，向廣大讀者展示學校之歷史風貌，彰顯人物之業績，激發師生員工愛國愛校之情！可讀性強，能引進讀者的鳴。現已刊登15期。

檔案資源建設，是檔案部門的立館之本，是做好檔案服務利用工作的基礎和前提。搶救珍貴檔案，對于彰顯學校的歷史原貌，反映學校發展的歷史軌跡，弘揚學校的光榮傳統和“楊凌精神”，具有十分深遠的意義。目前，雖然我們的工作取得了一定的成績，但還有大量的珍貴史料沒有被征集進館，任重而道遠。

教育部27號令的頒布實施，為我們檔案部門提供了良好的機遇和發展的平臺，我們應該以此為新的契機，進一步拓寬工作思路，更新理念，創新方法，力爭在做好常規性工作的同時，將繼續深入開展校史資料的編研工作和檔案的現代化管理工作，充分發揮學校檔案信息傳遞、文化積淀和愛校教育“三項”功能，主動做好為學校領導決策服務、為學校中心工作服務、為學校廣大師生員工服務等“三項”服務，狠抓落實，推動和促進高校檔案資源建設再上新臺階！

本文檔系網絡所得，版權歸原作者所有。如有侵權，本人定盡快處理！

第五篇：內蒙古工業大學學生檔案管理辦法

內蒙古工業大學學生檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 學生檔案是學生在校學習、生活、工作、成長的真實記錄，在其一生中有著十分重要的意義。為保證我校學生檔案的完整、規范，提高學生檔案工作管理水平，特制定本辦法。第二條 學生檔案實行集中統一管理原則，確保檔案完整、準確、規范。各有關單位對畢業生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序。第二章學生檔案材料的整理、歸檔與管理

第三條 歸檔材料范圍：學生高考招生檔案（可包括高中材料）、黨、團組織材料、高等學校畢業生登記表、全國普通高等學校本專科畢業生就業報到通知書、大學生體育合格標準登記卡、內蒙古工業大學學生成績記載表、畢業設計（論文）成績評價表、畢業生體檢材料、獎懲材料等。

第四條各學院指定專人負責學生檔案的日常管理和材料歸檔。新生入學時，自帶的檔案直接交所在學院檔案管理人員，外省（市、自治區）新生轉至校招生辦公室的檔案，在新生入學后，由招生辦公室統一與學院辦理交接登記手續。第五條學生在校期間，涉及各類學籍異動情況的學生檔案，所在學院及相關學院間要做好整理、交接或轉寄工作，并做好相關登記。第六條每年6月底，學院檔案管理人員到學校招生就業處就業指導中心領取學校統一印制的畢業生檔案袋，對本院應屆畢業生檔案進行認真清理、核對、歸檔，在檔案袋封面填寫檔案材料明細，做到帳物相符，避免發生錯漏現象。第三章畢業生檔案的交接與管理

第七條 每年畢業生離校后一周內，各學院填寫《××屆畢業生檔案轉交登記表》（下簡稱《登記表》，加蓋學院公章有效）的相關內容并按其排序整理檔案，特殊情況需加以說明。學院將整理好的畢業生檔案統一送交就業指導中心，填寫《內蒙古工業大學畢業生檔案交接請況表》，雙方交接人逐一核對檔案，對帳物不符及材料缺失情況加注說明，交接人簽字。《登記表》和《檔案交接情況表》造冊存檔備查。

第八條 考取研究生的本科畢業生，需在畢業前調檔的，持錄取院校調檔函到就業指導中心蓋章并登記，送交所在學院，學院將其檔案及調檔函交由就業指導中心寄轉。

第九條升入本校本科學習的本校專科（高職）畢業生，檔案由原專科畢業學院依據錄取通知書（或學校文件）直接轉入本科就讀學院，升入其他院校的專科（高職）畢業生檔案和已錄取（或保送）研究生的畢業生的后續檔案統一送交就業指導中心，就業指導中心憑錄取院校調檔函轉寄。

第十條就業指導中心檔案管理人員對各學院送交的檔案及時進行分類整理，在規定時間內通過特快專遞（或機要件）、派人送達等方式按照教育廳審批的就業方案轉遞畢業生檔案；特殊情況如畢業生就業單位人事部門派專人索取，在查驗單位調檔信函及來人證件后，可辦理檔案領取手續。畢業生檔案原則上不允許自帶，遇有極特殊原因，檔案管理人員講明政策后堅持自帶的，經檔案管理人員核查確認檔案材料齊全且無處分材料，畢業生可以憑有效證件自帶。

第十一條檔案寄發、送達、領取、自帶等情況，就業指導中心檔案管理人員均應填寫《畢業生檔案轉遞存根》，并對檔案進行密封處理。寄發的檔案，用人單位應反饋回執；送達、領取的檔案，接受人直接填寫《畢業生檔案回執》；自帶的檔案，檔案管理人員在《畢業生檔案轉遞存根》上簽字并注明審核意見，畢業生本人簽字聲明因檔案自帶出現一切后果自負。每份檔案的存根與回執對應存檔，以備核查。第十二條按照有關政策暫時保存在學校的畢業生檔案由就業指導中心指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業生檔案庫房，配備專用的檔案柜。

第十三條檔案庫房及檔案柜要整潔衛生，并具有防盜、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

第十四條檔案庫房嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。第十五條檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向領導匯報，查明原因，及時處理。

第四章畢業生檔案的查詢和利用

第十六條畢業生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。

第十七條如用人單位需調閱畢業生檔案，須持單位介紹信，經校方分管處長同意，填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點、規定時間內調閱。

第十八條學校就業部門檔案管理人員負責將轉寄畢業生檔案的特快專遞號（或機要號）統一登陸到內蒙古工業大學就業信息網站（http://www.tmdps.cn）的“檔案查詢”專欄上，供畢業生網上查詢。

第十九條畢業生檔案因故被退回，由就業指導中心負責保管，并及時在網上注明。因畢業生個人原因造成的檔案滯留或第二次寄發，需收取檔案管理費和郵遞費。第五章 附則

第二十條 本辦法自發布之日起執行。

第二十一條 本辦法由招生就業處負責解釋。