學生檔案管理制度

學生檔案管理制度1

為了加強學生檔案管理,提高學生檔案質量,使學生檔案科學化、制度化,制定本規定。

一、學生的檔案資料

考生原始檔案材料;錄取通知書;新生體檢表;新生登記表;學生成績表;畢業生登記表,畢業論文(設計)綜合評語,畢業生體檢表,有關獎懲材料,畢業證書復印件等。

二、學生檔案的收集與整理

(一)學生檔案日常管理和保管,由就業指導辦公室負責,將各種檔案材料及時整理歸檔,統一保管。

(二)學生畢業時,由就業指導辦公室負責將每名學生的檔案整理完畢后,分別寄送學生所在單位或戶口所在地的人事部門。

三、學生檔案的借閱

學生檔案一般不得借閱和調用,確因工作需要借閱和調用,須經就業指導辦公室主任批準。

學生檔案管理制度2

第一條社團聯合會檔案是社團聯合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄,是社團聯合會決策、開展工作的重要參考。

第二條社團聯合會檔案由相應部門管理,實施檔案登記管理制度,定期進行整理、歸檔和編目。

第三條對于上級文件、外校來函及相關圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。

第四條社團聯各部的部門工作計劃、工作總結、活動情況及時以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄,整理后存檔作為社團聯合會會議記錄。

第五條加強與各社團及其管理機構的聯系,并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務執行情況等建立專門檔案。

第六條加強對各社團的檔案管理,各社團的工作計劃、工作總結、活動開展情況,以書面或表格形式及時上交各分管常任理事,并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。

第七條社團聯合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表,社團負責人任命表,社團負責人檔案表,社團干部考查表,社團干部考查考核表,社團干事考核表,社團理事會登記表,社團會員登記表等一并整理,單獨存檔作為社團聯合會系統人事檔案檔。

第八條社團聯合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表,由經費審查部核實并存檔作為社團聯合會系統財務檔案。

第九條各部門須認真整理并妥善保管檔案,借用相關檔案的須經得相應部門同意,辦理手續后方可借用。

第十條其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。

第十一條主席團有權對檔案管理工作不定期進行檢查。

第十二條本制度解釋權歸***學生社團聯合會,自通過之日起生效。

學生檔案管理制度3

檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。

3，校學生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。

7.檔案上交時由辦公室簽收。

二，檔案內容要求：

（一）人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料，由主席團負責考察記錄。

1、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。

2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。

3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。

（二）工作檔案包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

（三）財務檔案包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

（四）活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1，查閱要求：

1)各部門可以根據工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應保持文件的'完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

4)認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

5)各部在指定時間辦理查檔手續，并同時告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

2、借閱手續：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

（4）復制文件必須征得主席團的同意。

8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經主席簽字同意后方可，秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

學生檔案管理制度4

檔案工作是校學生會工作連續性,有序性的有力保障,為實現工作的正規化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監督管理,每一學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。

3,校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。

5.檔案形式要求:對于各部文檔案,應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質,向辦公室索取檔案帶,待總結完后一并上繳。

6.檔案上繳日期:在該項活動結束后一周內。

7.檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內容要求:

(一)人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案,由有關個人及部門填寫。

2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院,作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。

3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑒定,由學校有關部門存入該學生檔案。

(二)工作檔案包括校學生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關檔案,由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記,按日期順序記錄,并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

(三)財務檔案包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見財務制度。

(四)活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結,并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據工作所需向秘書要借閱有關文件,但不得將有關文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后,應保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應該及時歸還,若有遺失應做出書面檢討,主席團會做出相應的警告、批評。

3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。

4)認真填寫索檔單,并由部長以上簽名。

5)各部在指定時間辦理查檔手續,并同時告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

2、借閱手續:

(1)借閱檔案必須有證明,由主席團授權后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記,登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

(2)借閱檔案應辦理登記手續(包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人),做到責任落實到個人。

(3)借閱時間不得超過一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

(4)復制文件必須征得主席團的同意。

8、外單位借閱校學生會工作檔案的,需向團委提出書面申請,并經主席簽字同意后方可,秘書處的對外借檔案應做好外借登記(包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

鄭州華翔職業培訓學校學生檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為進一步加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規范化、科學化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關法律法規，結合學校實際，制訂本辦法。

第二條

學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學?？疾?、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

第三條 學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規范性原則，實行歸口負責和集中管理相結合。

第四條

本辦法適用于我校各專業層次在校生。

第二章 檔案管理體制、職責劃分及要求

第五條 學生檔案管理工作在教務處領導下開展，同時接受教務處的指導、監督與檢查。

第六條 教務處處長主管學生檔案工作，各系部書記分管檔案工作，設立檔案專柜，保管學生檔案。第七條 各系部是學校學生檔案管理系統的基層組織，是分管學生檔案工作的關鍵部門，其職責如下：

（一）接收、收集、鑒別和整理學生檔案材料；

（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況；

（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）負責畢業生檔案轉出工作；

（六）辦理其它有關學生檔案事項。第八條 相關職能部門的職責：

（一）相關職能部門工作人員在清理、整理、移交學生檔案過程中，不得涂改、扣留、抽出、復制、增加或損毀學生檔案材料。

（二）各相關職能部門按照歸檔材料范圍及要求做好學生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。

（三）教務處定期檢查、監督、指導各系部及相關部門的學生檔案移交、管理等工作。

第三章 歸檔材料范圍及要求

第九條 歸檔材料分類及內容：

（一）招生材料：招生辦提供的高考檔案（包括高中學籍材料，如高中畢業生登記表、學年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等）；

（二）入學材料：學生處提供的新生入學登記表、軍訓登記表、入學體檢表；

（三）學習材料：教務處提供的主修、選修、輔修等各科類成績單；

（四）學籍材料：教務處提供的學籍表及休學、退學、轉學、轉專業、出國、死亡等材料證明；

（五）獎勵材料：學生處等部門及各系部提供的學生在校學習期間獲得的校級以上表彰獎勵活動中形成的各種材料（三好學生、優秀學生干部、優秀團員、優秀團干部、優秀畢業生、專項獎學金等評審證明材料如《獎勵審批表》）；

（六）畢業材料：各系部和學生處、招生就業中心提供的實習鑒定表、學年鑒定表、畢業生登記表、學生體檢表、畢業生就業通知書等各類材料；

（七）處分材料：學生處提供的學生在校期間違反校規、校紀，觸犯國家法律等形成的各類處分材料；

（八）貸款材料：學生處提供的國家助學貸款材料；

（九）組織材料：黨委組織部和團委提供的學生在校期間黨團材料；

（十）更正材料：相關部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料，個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料；

（十一）可供組織參考的其他材料。第十條 檔案材料的歸檔要求

（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實；文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

（二）歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章。規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等）應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

（三）檔案材料須用紙張為十六開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。

（四）歸檔材料應是原件。特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。

（五）歸檔材料必須注明學生姓名及學籍號，并按照學籍號的順序先后排放。

（六）教務處應做好指導、檢查工作，對不符合歸檔要求的系部，有責任和權力對其提出要求，予以改正后再歸檔。

第四章 檔案材料移交和檔案的歸檔時間

第十一條 各類材料移交手續須于每月最后一天交一份給教務處備案。

第十二條 招生就業中心于新生入學一個月內將新生高考檔案轉交所在系，履行交接手續，并詳細登記轉交新生檔案的內容。

第十三條 入學材料、獎勵材料、處分材料、貸款材料、更正材料，應在工作完成且形成文件下發后的兩周內移交、歸檔。

第十四條 畢業學生的成績單，由教務處統一打印、蓋章，于當年每6月中旬前移交各系部；學籍表由教務處在新生入學取得學籍后下發各系部，各系部負責動態管理，并于畢業年6月20日前到教務處審核、院辦蓋章；各類學籍異動證明一式三份由教務處下發各系部兩份，一份歸檔，一份學生自帶（為入班憑證）。

第十五條 畢業材料、組織材料應在工作完成且形成文件下發后的一周內移交、歸檔，且于6月25日前完成。

第十六條 學生在校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成并已形成材料的情況，隨時登記歸檔，以保證檔案材料的完整。

第五章 檔案的保管與保護

第十七條 根據安全保密、便于查找的原則要求，對于學生檔案應嚴密、科學地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。

第十八條 做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。

（一）學生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施。上述安全設施定期檢查。

（二）保持檔案室的清潔和室內適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。

第十九條 學生檔案管理實行登記審批制度、定期核對制度

第六章 檔案的利用

第二十條

查閱和借用檔案，應遵守的規定和原則：

（一）各院系只能查閱本院系的學生檔案。查閱學生檔案應出具介紹信，由部門負責人簽字，并加蓋所在單位公章經教務處審批同意方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學生檔案的，須持本單位介紹信、學院介紹信和有關身份證明，經主管校領導簽字同意方可查閱。在查閱學生檔案時，系書記（輔導員）必須在場。

（二）查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經主管校領導批準，方可復制拍攝。

（三）學生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行借出手續。借出時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認。借出時間一般不得超過7天（含休息日）；借出檔案不得擅自轉借他人。

（四）查借閱學生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

（五）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

（六）依據檔案材料中所記載事實，向有關部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。

（七）所有檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄，嚴格審核查閱、借用者資質及審批手續。

第七章 檔案的轉遞

第二十一條

學生畢業（結業、肄業）、轉學、退學、出國或死亡等學籍變動發生后，應當及時辦理檔案轉遞手續。學生檔案在校外轉遞必須使用統一印制的專用檔案袋，經嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第二十二條 在校內跨專業、跨院系轉學的學生，學籍管理部門應當在學生學籍變更后，及時將學生學籍變更通知書（一式三份）送達有關院系兩份；有關院系在接到學生學籍變更通知書后，一份交給學生入班使用，一份歸入學生檔案，并將該生檔案一周內移交相關系，做好交接手續，并于教務處備案。

第二十三條 轉到其他學校學習的學生，有關院系應當在接到教務處下發的學生轉學通知后，按規定寄發或送交。轉遞手續一份交教務處備案。

第二十四條 由其他學校轉入我校的學生，有關院系在收到學生檔案后要認真檢查驗收，經核對無誤后及時將回執寄回對方，接收手續一份交教務處備案。

第二十五條 畢業生檔案的轉遞工作，由各系部按有關規定組織實施，每年8月16-8月30日集中完成，將轉遞手續一份交教務處備案；應屆畢業生檔案可在校保留兩年時間，須有相應保留檔案手續。

第二十六條 申請自費出國或主動申請退學的學生，其檔案由各系部寄送至有關單位代管，將轉遞手續一份交教務處備案。

第二十七條 受退學、開除學籍處分的學生，其檔案由各系部寄送至學生家庭所在地人事部門管理，將轉遞手續一份交教務處備案。

第二十八條 當年未報到入學的新生，其檔案由各系部轉回生源所在地招生部門，將轉遞手續一份交教務處備案。

第二十九條 因故失蹤、死亡的學生，或因學生出國等其他原因導致檔案無法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉寄回學生生源所在地，將轉遞手續一份交教務處備案。

第三十條 所有須在教務處備案的轉遞手續于每學期結束前一周內上交。

第八章 法律責任

第三十一條

學校各級檔案管理工作人員不準向無關人員談論有關學生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的，視情節輕重，予以嚴肅處理直至追究相應法律責任。

第九章 附則

第三十二條 本辦法與現行法律、法規、部門規章相抵觸的，以法律、法規、部門規章為準?，F行法律、法規及政策未明確規定且本辦法未盡事項，以主管校領導批復為準。

第三十三條 本辦法的解釋權歸教務處。

第三十四條 本辦法自公布之日起實施，原《鄭州信息工程職業學院學生檔案管理規定》同時廢止。