第一篇：銀行檔案管理制度

銀行檔案管理制度

第一章 總則

第二章 檔案管理體制

第三章 文件材料的收集、歸檔

第四章 檔案的整理、保管和利用

第五章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第六章 罰則

第七章 附則

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)銀行（以下簡(jiǎn)稱銀行）檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，有效地保護(hù)和利用檔案，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。

第二條 本制度所稱的檔案，是指各級(jí)行在各項(xiàng)工作中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 銀行的檔案管理工作接受國(guó)家檔案行政管理部門的依法監(jiān)督。檢查和指導(dǎo)。

第四條 銀行的檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交、鑒定、銷毀等。

第五條 檔案管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策與法律、法規(guī)。

第六條 各級(jí)行應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，建立本行檔案室，配備必要設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。

第七條 本制度適用于銀行各級(jí)行。

第二章 檔案管理體制

第八條 銀行檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。各級(jí)行各職能部門形成的各種門類和各種載體檔案應(yīng)定期交本級(jí)行辦公室統(tǒng)一管理。

第九條 銀行各級(jí)行辦公室是檔案管理工作的主管部門，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，負(fù)責(zé)建立銀行檔案工作規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本級(jí)行的檔案，并積極利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)；

（三）負(fù)責(zé)檔案的安全保管，并按照有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案；

（四）對(duì)所轄行的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；

（五）對(duì)本級(jí)行文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；

（六）組織對(duì)本系統(tǒng)檔案干部培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。

第十條 各級(jí)行專業(yè)部門負(fù)責(zé)本專業(yè)檔案的日常收集、整理工作，按規(guī)定定期向本級(jí)行辦公室統(tǒng)一移交有關(guān)檔案。

第十一條 總行及省級(jí)分行（省、自治區(qū)、直轄市分行，計(jì)劃單列市分行，下同）辦公室應(yīng)配備專職檔案工作人員。地（市）分行和縣（市）支行應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員。各級(jí)行應(yīng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作人員調(diào)離崗位時(shí)應(yīng)當(dāng)辦理移交手續(xù)。

第十二條 各級(jí)行在檔案業(yè)務(wù)上接受上級(jí)行的監(jiān)督與指導(dǎo)，參加地方同級(jí)檔案行政管理部門組織的檔案執(zhí)法檢查、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)協(xié)作組活動(dòng)。

第十三條 檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉銀行業(yè)務(wù)。檔案工作人員的崗位職責(zé)是：

（一）負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本行的檔案；

（二）統(tǒng)一管理本行各門類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用；

（三）參加檔案的鑒定、銷毀和移交工作；

（四）對(duì)文件材料的歸檔及所轄行的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

（五）收集、整理、保管與本行檔案有關(guān)的資料，配合檔案提供利用；

（六）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密規(guī)定，不斷完善檔案的保管條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

第三章 文件材料的收集、歸檔

第十四條 對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，定期向本級(jí)行檔案室移交，集中管理。任何個(gè)人不得據(jù)為己有。凡是反映本行工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍（另文制定）。

第十五條 國(guó)家規(guī)定不得歸檔的文件材料，禁止擅自歸檔（另文制定）。

第十六條 各級(jí)行應(yīng)建立年度文件材料歸檔制度。文書處理部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)按時(shí)向檔案室移交歸檔范圍內(nèi)的文件材料（產(chǎn)生的電子文件資料和紙載體一同移交）。

第十七條 檔案室收集和接收的歸檔文件材料應(yīng)符合下列要求：

（一）文件材料應(yīng)齊全完整；

（二）印件及定稿應(yīng)分別標(biāo)記頁(yè)碼；

（三）批量接收整理完畢的專門檔案（會(huì)計(jì)、基建、稽核、監(jiān)察、技術(shù)資料等）應(yīng)有完

整的移交目錄；

（四）照片、磁帶、光盤、實(shí)物等向檔案室歸檔移交時(shí)，應(yīng)附文字說(shuō)明，注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物（或內(nèi)容）、制作者；

（五）各級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)和公文經(jīng)辦人員擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張及字跡材料必須符合歸檔要求。

檔案室接收歸檔文件材料及檔案應(yīng)當(dāng)履行簽字手續(xù)。

第四章 檔案的整理、保管和利用

第十八條 各級(jí)行的檔案應(yīng)當(dāng)按照其內(nèi)容和載體的不同進(jìn)行分類，一般按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）分類。特殊門類檔案，按國(guó)家有關(guān)部門相應(yīng)的檔案管理辦法執(zhí)行。分類應(yīng)當(dāng)保持前后一致，具有穩(wěn)定性。

第十九條 對(duì)本級(jí)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)先由文書部門或業(yè)務(wù)部門按要求進(jìn)行初級(jí)整理，在此基礎(chǔ)上由檔案管理人員加工整理和保管。

第二十條 各級(jí)行應(yīng)按照總行制定的保管期限表準(zhǔn)確劃分文件材料的保管期限。

第二十一條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向上級(jí)行和同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。

第二十二條 各級(jí)行的檔案室屬機(jī)要部門，應(yīng)當(dāng)安排必需的檔案專用庫(kù)房和框架。庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。各級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期或不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。建立檔案庫(kù)房管理制度，落實(shí)管理責(zé)任，防止失竊、失密現(xiàn)象發(fā)生。

第二十三條 各級(jí)行應(yīng)當(dāng)建立全宗卷，以積累本單位的歸檔說(shuō)明、分類方案、交接憑證、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等。

第二十四條 應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱管理制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，明確檔案借閱審批權(quán)限。檔案人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行責(zé)任，按規(guī)定借出、催退、注銷，確保安全保管，有效利用。

第五章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十五條 各級(jí)行對(duì)已到保管期限的檔案應(yīng)再次鑒定其是否具有保存價(jià)值。仍具保存價(jià)值的檔案應(yīng)延期，無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)按檔案銷毀辦法進(jìn)行銷毀。

第二十六條 各級(jí)行在銷毀確無(wú)保存價(jià)值的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫出銷毀檔案報(bào)告，說(shuō)明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，連同編寫的銷毀清冊(cè)一起送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，并在原歸檔目錄上注銷。在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)指定兩人監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員

在銷毀清冊(cè)上簽字。

第二十七條 總行、省級(jí)分行應(yīng)當(dāng)將永久保存的檔案在本行保存20年后，地（市）分行、縣（市）支行應(yīng)當(dāng)將永久保存的檔案在本行保存10年后，按國(guó)家規(guī)定，連同歸檔目錄和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向國(guó)家檔案館移交。

第二十八條 銀行機(jī)構(gòu)撤銷、合并或有重大變化時(shí)，必須將全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，請(qǐng)示上級(jí)行和國(guó)家檔案行政管理部門后，妥善辦理移交或代管手續(xù)，不得散失。

第六章 罰則

第二十九條 銀行各門類檔案受《檔案法》的保護(hù)，各級(jí)行和員工都享有《檔案法》規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)。凡不履行有關(guān)法律責(zé)任或違反法規(guī)的，按《檔案法》的規(guī)定，予以追究。第三十條 違反《檔案法》及有下列行為之一且情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；

（一）將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案管理部門、檔案工作人員歸檔的；

（二）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；

（三）檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第三十一條 本制度由銀行總行負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第三十二條 本制度自2001年7月1日起施行。

第二篇：農(nóng)商銀行檔案管理制度

某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司檔案管理制度

（草案）

為確保某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“本行”）檔案資料的完整，提高本行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。

一、總行、各支行、各分理處應(yīng)指定專人管理文書檔案，會(huì)計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案。

二、本行在黨務(wù)，行政，業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)，人事等工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)立卷和歸檔。本行各部門負(fù)責(zé)本部門文件立卷、歸檔和保管。其余所需立卷和歸檔的文件材料均由行政綜合部直接處理，行政綜合部經(jīng)理和專職文書，檔案管理員應(yīng)對(duì)部門和下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

三、檔案的立卷和歸檔要求：(一)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

(二)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷；(三)歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切、便于保管和利用。

四、各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案的利用工作，為本行各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效

果。

六、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀

(一)歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本行黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

1．上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料；

(1)上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；(2)上級(jí)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(3)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等視察,檢查我行工作時(shí)的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音,錄像等材料；

(4)代上級(jí)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；(5)代上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件(包括報(bào)紙,刊物轉(zhuǎn)載)。2．本行的文件材料：

(1)本行組織召開工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的全套文件材料以及各種聲像材料；

(2)本行黨委，行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議(行務(wù)會(huì)議)材料；

(3)本行頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿，印制稿，重要文件的修改稿；

(4)本行的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件；

(5)本行及其內(nèi)部職能部門業(yè)務(wù)運(yùn)行活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、目標(biāo)管理考核實(shí)施方案和考核評(píng)比結(jié)果等；

(6)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的文件材料；

(7)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料(重要基數(shù)),信息化處理(上傳和下載)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)資料(包括備份的計(jì)算機(jī)盤，片)，工作記錄等；

(8)需建立和反映的各業(yè)務(wù)險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料；(9)對(duì)下級(jí)檢查,調(diào)查研究形成的重要文件材料；

(10)統(tǒng)計(jì)原始臺(tái)帳，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等)；

(11)本單位形成的憑證，帳薄，財(cái)務(wù)報(bào)表，其他財(cái)務(wù)資料和匯總的財(cái)務(wù)報(bào)表(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等)；

(12)審計(jì)工作中形成的審計(jì)通知書,審計(jì)調(diào)查通知書,審計(jì)工作底稿,審計(jì)報(bào)告,審計(jì)意見(jiàn)書和審計(jì)決定等；

(13)本行購(gòu)建辦公樓，重大修繕項(xiàng)目，征用土地以及基本建設(shè)工程施工，竣工，購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)等文件材料等；

(14)本行制定的條例，準(zhǔn)則，章程和各項(xiàng)管理制度等文件材料；

(15)本行成立,合并,撤銷,更名,啟用印信及組織簡(jiǎn)則,人員編制等文件材料；

(16)本行,本系統(tǒng)的歷史沿革,大事記,反映重要活動(dòng)事件的剪報(bào),聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書等文件材料；

(17)本行(包括上報(bào),下批)干部任免(包括備案),調(diào)配,培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào),考試和評(píng)定,考核聘任,黨員,團(tuán)員,干部工勤人員名冊(cè),報(bào)表,以及工作人員的考試,考核,考勤,評(píng)聘,錄用,轉(zhuǎn)正,定級(jí),調(diào)資,退職,退休,離休,評(píng)殘,撫恤,死亡等工作及干部評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)懲等文件材料；

(18)本行和按干部管理權(quán)限規(guī)定的為下級(jí)單位辦理的干部,員工的轉(zhuǎn)移工資,行政,黨,團(tuán),工會(huì)組織介紹信及存根；

(19)財(cái)產(chǎn)物資,檔案等的交接憑證,清冊(cè)；

(20)本單位的業(yè)務(wù)宣傳,“CI”策劃的定稿和印本,編印的情況反映,簡(jiǎn)報(bào),宣傳冊(cè)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿,樣本；

(21)本單位與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件材料；(22)其他按有關(guān)規(guī)定應(yīng)予歸檔的文件材料。

3．同級(jí)行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。(1)同級(jí)行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(2)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件；(3)同級(jí)行政部門和非隸屬機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系,協(xié)商工作的重要往來(lái)文件。

4．下級(jí)單位的文件材料：

(1)下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃,報(bào)告,總結(jié),典型材料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)算,決算報(bào)表等文件；

(2)下級(jí)單位（支行、分理處）報(bào)送的政策性備案文件。

(二)保管期限

檔案的保管期限由檔案的保存價(jià)值確定,根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定,檔案的保管期限定為永久，長(zhǎng)期和短期3種,長(zhǎng)期為16-50年左右,短期為15年以下,專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本行檔案的保管期限除會(huì)計(jì)檔案另作規(guī)定外,其他檔案均列為永久，長(zhǎng)期和短期保存。

1．永久保存的檔案：本行制定的屬于政策性的文件；處理重要問(wèn)題形成的文件、材料；召開的重要會(huì)議的重要文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)計(jì)決算報(bào)表、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變、單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本單位業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料;構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行的重要業(yè)務(wù)資料(備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù))及各基本險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料等。

2．屬于長(zhǎng)期和短期保存的檔案由行政綜合部會(huì)同應(yīng)立卷和歸檔的部門共同制定保管期限,報(bào)主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行;屬于文件檔案的由行政綜合部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定保管期限,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

(三)檔案銷毀管理

按保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無(wú)存查價(jià)值的檔案可定期鑒定和銷毀。屬于業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案的由相關(guān)的業(yè)務(wù)部經(jīng)理鑒定確認(rèn)；屬文書檔案的由檔案管理員和行政綜合部經(jīng)理共同確認(rèn)。銷

毀前要登記造冊(cè)，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由兩人在指定地監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

七、會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案的管理由總行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定相關(guān)管理制度。

八、檔案保管制度

(一)存放檔案必須有專門庫(kù)房,并設(shè)有專柜,架,排架,排柜要科學(xué)和便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。

(二)微縮膠片,照片,磁帶,光盤,磁盤的保管要符合規(guī)定要求。備份的磁盤,光盤等重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料要做到異地存放和保管。

(三)要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳,物相符。(四)庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生。庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),并做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光,以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。

(五)接收,借閱檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接和借閱手續(xù)。(六)要經(jīng)常檢查永久性檔案和會(huì)計(jì)檔案的安全及保管情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

九、檔案借閱制度

(一)借閱檔案一律履行借閱手續(xù),借閱人有借閱檔案和歸還檔案時(shí)應(yīng)簽名并注明日期。

(二)借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。

(三)會(huì)計(jì)檔案只能由財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門憑手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予借閱。

(四)所有檔案要注意保管，不得弄臟和亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。

(五)借閱的檔案未經(jīng)批準(zhǔn),不得復(fù)制,拍照。借閱檔案的時(shí)限為7天，用完后應(yīng)及時(shí)歸還，如期滿未用完時(shí)，應(yīng)續(xù)辦借閱手續(xù)。

本制度由某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司制定，并自文發(fā)之日起執(zhí)行。

第三篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無(wú)形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、財(cái)務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告、公證書、對(duì)外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫(kù)單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營(yíng)證書、對(duì)外注冊(cè)登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對(duì)外報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、企業(yè)信息報(bào)表（加蓋公司公章）； ⑺對(duì)外報(bào)送的項(xiàng)目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書；

⑼對(duì)外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)（驗(yàn)收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗(yàn)報(bào)告、外部抽檢的檢驗(yàn)報(bào)告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計(jì)稿、設(shè)計(jì)人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊(cè)的文件、手冊(cè)、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測(cè)報(bào)告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計(jì)量裝置等經(jīng)外部檢驗(yàn)部門的檢定、檢測(cè)的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗(yàn)收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠(chéng)信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實(shí)穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場(chǎng)所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時(shí)送至檔案保管人員處，及時(shí)歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時(shí)工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請(qǐng)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時(shí)間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時(shí)歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告及時(shí)處理，同時(shí)承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對(duì)外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時(shí)將上報(bào)司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來(lái)；凡是在個(gè)人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財(cái)務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第四篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。（6）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。

（7）勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。

（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。（12）本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過(guò)程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時(shí)歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第7條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《目錄備注》內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過(guò)7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項(xiàng)目批文、合同；

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料；

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

（5）按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級(jí)別

1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍

第五篇：檔案管理制度

農(nóng)廣校檔案管理制度

為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。

1．成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。有一名校長(zhǎng)分管，一名檔案資料員具體負(fù)責(zé)。

2．健全文書檔案，堅(jiān)持專人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。

3．農(nóng)廣校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排，各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。各種有關(guān)資料交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4．學(xué)校德育活動(dòng)檔案包括班主任檔案，各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄檔案，由教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5．學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6．學(xué)校總務(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7．學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。8．積極做好檔案資料的“四平時(shí)”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9．檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

10．積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

11．按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。12．按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。