第一篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規范》、《四川省機關檔案工作規范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務知識，提高業務水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章

制度。

二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

三、歸檔要求：

1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規范要求。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統一管理。

三、凡借閱業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。

第二篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規范》、《四川省機關檔案工作規范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務知識，提高業務水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章

制度。

二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

三、歸檔要求：

1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規范要求。

四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

二、檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。

五、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續。

檔案保密制度

一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續，歸還時要清點注銷。

五、需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意后方可查（借）閱。

二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。

四、利用者需摘抄(復制)檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄(復制)的內容經檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續后，可以借出檔案室。

六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公室主任同意并另行辦理借閱手續。

七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統計制度

一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統計注冊。

三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規章制度）統計一次。

五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統計年報表》一式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領導小組負責，鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統一管理。

三、凡借閱業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。

第三篇：高校畢業生檔案

高校畢業生檔案轉接常見問題答疑

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、學歷職稱、社會關系等個人情況的文件資料，它與個人工資待遇、勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。眼下由于畢業生對人事檔案的重要性認識不足，大多數畢業生不知該如何妥善地處理自己的檔案?，F結合工作實際，將高校畢業生檔案轉接中的一些常見問題解釋如下：

1、畢業生“學籍檔案”與“人事檔案”的區別及聯系？

答：畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，履行相關畢業程序并取得報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構，這時的學籍檔案正式成為人事檔案。

由于國家現行政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而你保留干部身份，辦理轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。學校保存的學籍檔案只是“存放”，涉及人事關系的證明等沒辦法出具。

２、哪些機構能保管人事檔案?

答：根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，流動人員人事檔 1

案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。組織、人事部門所屬的各級人才交流機構才有資格保存大中專畢業生就業后的人事檔案，各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。

未就業的大中專畢業生和應聘到非公有制單位的學生，根據需要可以將自己的人事檔案關系在戶口所在地的人才交流機構托管，亦可將人事檔案關系交由工作所在地的人才交流機構托管。特別提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到工作城市，單純的檔案調動對你無任何意義。你可將人事檔案落在戶口所在地人才交流機構，然后去上述城市工作，這樣依托于檔案的出國政審、轉正定級、工資調整、職稱評審、社會保險等才能得到有效辦理。畢業生自己保存檔案，檔案的完整性、真實性得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，有可能會使檔案變成“死檔”。

３、畢業了，我的檔案該怎樣轉遞？

答：普通高等院校一般是按照《就業協議書》（即三方協議）簽發《報到證》，轉遞檔案的。

（1）、若您的就業單位是國有企業或機關事業單位等有人事檔案管理權的單位，您的檔案將被寄送到工作單位；

（2）、若您的就業單位是非公企業，您的檔案將被寄送到單位所在地的人才交流機構；

（3）、若您離校時未就業，檔案將被寄送到您入學前戶籍所在地的人才交流機構。

國家政策規定高校畢業生檔案應通過“機要交通”或由檔案管理

部門派專人送取，不得郵寄或交高校畢業生及其他個人自帶。對本人自帶的高校畢業生檔案，人才交流機構概不接收。

４、畢業之后，我應如何查詢自己的檔案去向？

答：畢業生檔案一般是按《報到證》簽往地轉發的。凡報到證簽發到扎魯特旗人才交流中心的高校畢業生，在學校發出檔案５～７個工作日后，可向扎魯特旗人才交流中心電話查詢自己的檔案是否到達。確認檔案已到達的，由學生本人或其家人到人才交流中心辦理畢業生備案登記；若檔案未到，請向學校了解你檔案轉出的具體時間和轉往地。扎魯特旗人才交流中心聯系電話：0475-7230521。

如在區外高校就讀的畢業生，學校通常會將檔案發至《報到證》的簽往地，即：內蒙古自治區高校畢業生就業指導中心。如果要將檔案轉回扎魯特旗，需要到旗人才交流中心開具《調檔函》后，持畢業生《報到證》原件及學生本人身份證復印件到內蒙古自治區高校畢業生就業指導中心報到，然后將檔案通過機要轉發到扎魯特旗人才交流中心。

5、畢業好幾年了，現在不知檔案在哪里，我該怎么辦？答：緊急補救 教您幾招：

第一招：把檔案留在人才交流機構但一直沒有理會的，建議盡快與人才交流機構聯系，辦理相關手續后將檔案關系理順。遇個人信息或聯系方式變更，及時通知檔案托管單位做好登記，保持聯絡暢通；

第二招：“口袋檔案”要盡快交到工作單位或政府所屬人才交流機構。如果檔案袋被打開，里面的資料就得經相關部門核實，如果檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認；

第三招：“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交新的單位或其委托的人才交流機構；

第四招：對于那些不知檔案去向的，畢業生要與參加工作前最后一個學校的相關部門聯系，外地畢業生也可向原戶籍所在地的人事部門或人才交流機構咨詢，已經多次變換工作單位的人要向第一家用人單位咨詢。

6、檔案托管手續如何辦理？

答：畢業生以個人名義辦理人事檔案托管，先向人才交流中心提出申請，由人才交流中心向所在院校發出調檔函，收到檔案后經審核符合委托檔案管理條件的，人才交流中心與畢業生簽訂《委托保管人事檔案協議》，并辦理有關手續。

7、畢業生委托人才交流機構人事代理后享有哪些服務?答：(1)、負責人事檔案關系接受、調出相關手續;

(2)、辦理畢業生的轉正定級；

(3)、檔案工資調整；

(4)、技術職稱申報；

(5)、考研、出國政審；

(6)、出具各種人事證明等。

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規范公司檔案管理，保護公司無形資產的安全，特制訂XXX公司檔案管理規定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業的各類證照（營業執照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產許可證QS、特許經營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產權證（房屋產權、土地產權、知識產權、專利等）； ⑶各類合同、協議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統計報表、企業信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰略規劃和經營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產工藝、檢驗（驗收）標準、產品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產工藝布局、規劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產線、食品生產設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經部門領導同意、公司總經理或授權權限人批準，辦理借出手續后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發現員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發之日起執行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。

（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二章 企業檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。

（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

第6條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。第13條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。

第20條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規劃、計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（集團行政人事部經理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任（集團行政部經理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍