第一篇：檔案管理學(xué)年論文

淺議信息時代下大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀分析

【摘 要】 信息時代下，檔案仍然作為信息源，對大學(xué)生的各個方面都有著重大影響。然而大學(xué)生檔案意識還是十分薄弱，現(xiàn)狀不容樂觀。而檔案意識的提高需要社會、學(xué)校及大學(xué)生自身各方面因素共同作用。在當(dāng)今社會，具有檔案意識，已經(jīng)成為大學(xué)生必備素質(zhì)之一。

【關(guān)鍵詞】 檔案意識現(xiàn)狀；意識提高意義；意識提高的舉措

在現(xiàn)代文明意識中, 檔案作為歷史發(fā)展的原始記錄, 己成為歷史核心的重要組成部分, 是信息時代最基本、最可靠的信息資源, 是社會文明進程中不可替代的文化資源，是一個國家民主化程度和國民素質(zhì)的標(biāo)志之一。而檔案意識就是人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的反映與認識程度。它伴隨著檔案工作產(chǎn)生和發(fā)展, 是人們自覺地、能動地對檔案和檔案工作的反映。那大學(xué)生檔案意識概念又是怎樣的呢？

一、大學(xué)生檔案意識的概念

關(guān)于大學(xué)生檔案意思的概念，很多專家學(xué)者都有各自的定義，但大多數(shù)是圍繞大學(xué)生對于檔案的認知與利用，即“識”與“用”的關(guān)系來述說的。我覺得這樣就比較全面的闡述了大學(xué)生這個社會群體關(guān)于檔案的意識。所以我覺得大學(xué)生檔案意識的定義是指大學(xué)生對檔案價值取向和認同感，自覺地收集檔案信息并有序整理、利用。

那作為在信息時代下學(xué)習(xí)成長的大學(xué)生，應(yīng)該比其他人更加重視檔案的重要性，可現(xiàn)實情況又是怎樣的呢

二、大學(xué)生檔案意識的現(xiàn)狀

在這“信息爆炸”的時代，人們對信息的需求程度越來越高，但我們注意到，大學(xué)生的檔案意識還很薄弱，許多人對檔案的概念、內(nèi)容、作用以及查找方式知之甚少，大學(xué)生對檔案的理解大致就是“人事檔案”和“學(xué)籍檔案”，大多數(shù)人對檔案館很陌生，更談不上利用檔案?？偨Y(jié)起來有如下一些特點：

(一)、缺乏關(guān)心檔案去向的意識

目前，許多在校大學(xué)生的檔案意識普遍不強，缺乏對檔案相關(guān)知識的基本了解，處于一種漠然無知的狀態(tài)。在學(xué)生中流行著一種“檔案無用論”的觀點。認為在現(xiàn)行的市場經(jīng)濟體制下，用人制度日趨靈活，用人單位看中的是勞動者的實際工作能力，檔案已經(jīng)失去了其往日的憑證與參考作用。因此，不少學(xué)生畢業(yè)時根本不關(guān)心自己檔案的去向，有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。他們對檔案的這種輕視態(tài)度使他們不了解檔案的獨特作用，不了解檔案在今后的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、貸款、戶口調(diào)動以及開具出國、考研等有關(guān)證明時的重要作用。通過在校戶口科實習(xí)與大學(xué)生的接觸過程中發(fā)現(xiàn)：多數(shù)學(xué)生對檔案采取漠不關(guān)心甚至完全忽視的態(tài)度，平時沒有主動關(guān)心自己檔案材料內(nèi)容和檔案去向的意識，只是在單位通知調(diào)檔或有其它問題時才想辦法查詢；很多臨近畢業(yè)的學(xué)生在學(xué)校核實就業(yè)時多半沒空返校，而請他人代簽，卻不知道自己的檔案派遣地址，隱患很大。

(二)、缺乏建立檔案意識

平時在填寫各種表格時，如果老師不強調(diào)，會有許多學(xué)生用圓珠筆填寫，個別學(xué)生還會用藝術(shù)字、同音字或繁體字簽名，簽名與身份證不符，歸檔時不得不返工。很多學(xué)生在畢業(yè)前準(zhǔn)備自我推薦材料時，無從下手，在忙亂中設(shè)計、打印自己的材料。各科成績是多少，什么時間入團、入黨，哪一學(xué)期擔(dān)任什么職務(wù)，獲得什么獎勵等，絕大部分同學(xué)都沒有個人記

錄，平時也沒有收集原始資料。而且大多數(shù)人不知道去哪里查找。

(三)、缺乏管理檔案意識

大學(xué)生的人事檔案觀念正在發(fā)生變化，不少大學(xué)生認為人事檔案可有可無，置之不顧。大學(xué)生管理檔案的意識隨意，主要表現(xiàn)為：認為“現(xiàn)在都是聘用制了，戶口都放開管理了，人事檔案沒有什么用處”；就業(yè)過程因違約需賠償原單位一定數(shù)額的違約金，于是直接走人，檔案也不要，認為“檔案對我而言，是一種束縛”。在高校、各人才中心遭遺棄的檔案為數(shù)不少。其后果令人憂慮。

二、大學(xué)生檔案意識問題產(chǎn)生的原因

(一)、我國檔案知識教育的缺位

據(jù)調(diào)查，在我國的教育體系中，從小學(xué)到大學(xué)都缺乏檔案知識的系統(tǒng)教育甚至在大學(xué)的許多專業(yè)中也不開設(shè)相關(guān)的檔案教育課程。這與一些歐美發(fā)達國家重視在青少年中開展檔案知識教育的做法形成了強烈的反差。同時，社會教育也不盡如人意，盡管許多檔案館掛牌成為青少年教育基地，而且也有些年頭了，而其中絕大多數(shù)僅僅掛牌而已，并沒有開展過實際的活動。對社會公眾, 特別是對青少年的積極影響十分有限。應(yīng)該說, 我國檔案知識教育的嚴重缺位, 是當(dāng)代大學(xué)生檔案意識普遍低下的根本原因。

(二)、社會媒體對《檔案法》的宣傳不足

在我國，社會及媒體對《檔案法》的宣傳十分有限，而且開展的相關(guān)實際宣傳活動很少，導(dǎo)致大學(xué)生獲得檔案知識的渠道狹窄，提高檔案意識的途徑有限。這也是當(dāng)代大學(xué)生檔案意識淡薄的重要原因之一。

(三)、人事檔案內(nèi)容和作用的單一性

我國的人事檔案偏重靜態(tài)性的資料描述，注重歷史性和過去時的反映，不能很好地反映動態(tài)的個人能力和信譽。而且在建立過程中信息收集方面透明度不高。我國人事檔案的信息來源于當(dāng)事人的學(xué)習(xí)、工作、生活等實踐活動，但很多信息是在當(dāng)事人不知不覺中被記錄在檔案中的。當(dāng)事人很少有機會了解到自己的檔案信息。在這種建檔體制下會使得檔案在人們的心目中顯得非常神秘，難以接近，使人們產(chǎn)生利用檔案的畏難情緒。

(四)、傳統(tǒng)用人制度的改革

隨著我國經(jīng)濟體制的改革，用工形式日趨多樣化，我國高校畢業(yè)生大都是自謀職業(yè)，忽視檔案的作用，對檔案置之不理。并且不少用人單位在錄用和管理員工的時候并不看重個人檔案。

(五)、學(xué)生檔案管理工作的重視程度不一致

現(xiàn)在我國高校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度不一致，有的高校有專門的部門和專人建檔、管理和派遣，經(jīng)常組織相關(guān)人員培訓(xùn)，加強各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督，加強對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)；而有的高校卻由兼職管理員負責(zé)，待遇較低導(dǎo)致人員經(jīng)常流動，并且學(xué)生檔案管理員甚至檔案專業(yè)的學(xué)生對業(yè)務(wù)不熟悉將直接影響檔案工作的質(zhì)量，對學(xué)生就業(yè)、考研等也會產(chǎn)生不利影響。尤其是在畢業(yè)生檔案派遣環(huán)節(jié)中問題較多，如派遣檔案單件不符、派遣地址無法投遞、該裝的材料不裝、裝錯檔案袋等現(xiàn)象均有發(fā)生，其后果可想而知。

三、提高大學(xué)生檔案意識的舉措

檔案意識的提高是一個系統(tǒng)工程，它有賴于大學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提高和社會文化環(huán)境的長期熏陶。大學(xué)生檔案意識較之其他社會群體具有更為重要的意義。首先，體現(xiàn)在大學(xué)生社會角色方面。大學(xué)生不僅是民族的精英，更是未來各行業(yè)的棟梁和骨干，其檔案意識的高低不僅對現(xiàn)在的學(xué)業(yè)和社會活動產(chǎn)生較大影響，而且還將直接影響未來所在單位檔案工作質(zhì)量的好壞。其次，體現(xiàn)在大學(xué)生的社會影響力方面。大學(xué)生是社會關(guān)注的焦點，他們的檔案

意識對整個社會檔案意識有著巨大影響。第三，有助于大學(xué)生體驗和領(lǐng)悟科學(xué)、知識和人類文明的發(fā)展，培養(yǎng)創(chuàng)新能力。

面對如此窘迫的處境，我們應(yīng)該如何提高大學(xué)生檔案意識呢？

(一)、開設(shè)公共選修課

許多歐美國家都將檔案教育作為公民教育的一個重要內(nèi)容。開展檔案知識教育已成為國家民主的重要體現(xiàn)之一，同時也成為樹立國家主體思想、增強民族意識的重要形式之一。通過檔案教育, 開拓了學(xué)生尋求知識的新領(lǐng)域, 從中獲得對民族歷史、傳統(tǒng)、風(fēng)俗的乃至傳說的了解, 解答對民族歷史事件的疑問,提高了人們的國家觀念和民族意識。美國將檔案館開辟為旅游景點, 向參觀者宣傳其建國理念；法國積極鼓勵社會公眾利用檔案, 加強民族文化的宣傳;英、德等國將檔案館開辟為青少年教育的課堂, 聘請檔案專家為青少年授課, 許多歷史課程均在檔案館進行。我們也應(yīng)把檔案知識教育納入公民教育的范疇, 在學(xué)校教育中增加檔案知識教育內(nèi)容, 在大學(xué)開設(shè)檔案知識教育的通識課程, 以此來提高大學(xué)生的人文素質(zhì)。通過在高校開設(shè)檔案課程，可以循序漸進地增強檔案對學(xué)生思想意識的影響，進而提高廣大師生的檔案意識，將檔案教育融入學(xué)校的教學(xué)管理活動，與時俱進，持續(xù)發(fā)展。

(二)、為學(xué)生學(xué)習(xí)提供教育資源

檔案館應(yīng)成為學(xué)生學(xué)習(xí)知識、接受教育的重要文化場所?？梢圆扇⒂^檔案館、觀看聲像檔案、學(xué)習(xí)校史、開展檔案知識講座、傳授檔案基礎(chǔ)知識等活動來增強廣大學(xué)生的檔案意識，積極引導(dǎo)和鼓勵廣大學(xué)生走進檔案館查閱和利用檔案，開展與本專業(yè)有關(guān)的科研活動，從而提高大學(xué)生自身的文化素質(zhì)。檔案部門要加強檔案管理社會化的進程, 特別要以大學(xué)生為主要服務(wù)對象。改變官衙作風(fēng), 積極開發(fā)檔案資源, 要大力開展《檔案法》的宣傳教育活動, 增強大學(xué)生的檔案意識, 并加強檔案知識的教育, 傳授檔案基礎(chǔ)知識, 提高檔案意識,并引導(dǎo)和鼓勵大學(xué)生走進檔案館查閱和利用檔案, 了解民族歷史, 或利用檔案開展與本專業(yè)有關(guān)的科學(xué)研究活動。同時也養(yǎng)成積累檔案、愛護檔案、珍重檔案和利用檔案的行為規(guī)范，對社會產(chǎn)生積極影響。

(三)、加強對畢業(yè)生檔案的管理

加強檔案的宣傳工作，從而強化對畢業(yè)生檔案的管理。在就業(yè)指導(dǎo)課中重點講解個人檔案的各個流程和對本人發(fā)展的重要性，讓學(xué)生關(guān)注自己的檔案去向，避免不必要的遺憾。同時，呼吁社會用人單位規(guī)范用人程序，“檔如其人”，人事檔案應(yīng)作為聘用人才的重要依據(jù)?！皺n隨人走”，用人單位應(yīng)有高度社會責(zé)任感，花一定的人力、財力來為自己的職工保管好人事檔案，做好增檔工作或在人才流動非常頻繁的新型人事體制下，建立人事檔案中心，負責(zé)人事代理，雖人檔分離，但可以利用人事檔案信息資源進行人力資源的整體配置與合理開發(fā)，從而做到“檔隨人走”，使人事檔案隨人才有序流動。總之，要讓大學(xué)畢業(yè)生的檔案不要滯留在學(xué)?；蛉瞬胖行模鰪姶髮W(xué)生自我人事檔案的觀念，認識到自我人事檔案的重要性。

(四)、.加強檔案管理現(xiàn)代化軟件的應(yīng)用

高校檔案信息應(yīng)實行動態(tài)化管理和維護，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段提升檔案的利用價值。在信息時代下，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，用電子檔案來存儲學(xué)生的各種資料和信息。第一，學(xué)生入校后要建立格式統(tǒng)一的電子檔案。第二，對學(xué)生在每一學(xué)期中的個人信息要及時歸檔。學(xué)生本人可通過設(shè)定的名稱和密碼在校園局域網(wǎng)內(nèi)查閱瀏覽自己的檔案信息，使學(xué)生感覺檔案就在身邊。學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)校可作跟蹤調(diào)查，與用人單位保持聯(lián)系，這樣就能了解學(xué)生在社會上的作用與影響，進而指導(dǎo)學(xué)校的專業(yè)課程的設(shè)置和建設(shè)，為學(xué)校的宏觀調(diào)控反饋回有價值的信息，從而形成良性互動發(fā)展。

(五)、加強民族自豪感的教育, 端正對檔案的認識

我們檔案館的館藏多是近一百多年來的檔案, 而這一百多年正是中華民族落后挨打的歷史, 對于不好的東西，人們?nèi)菀桩a(chǎn)生對檔案的輕視，這也是當(dāng)前大學(xué)生對檔案輕視的一個重

要原因。但我們應(yīng)該看到, 歷史既不能回避, 也不能割斷, 何況, 任何人都不同程度地浸潤于過去的歷史傳統(tǒng)之中, 傳統(tǒng)無時不對當(dāng)代人發(fā)生著作用, 構(gòu)成我們置身其中的客觀背景。既然我們難以擺脫傳統(tǒng)的影響, 那么就應(yīng)該靜下心來認真的研究和探討, 吸收其中有價值的部分使之實現(xiàn)適應(yīng)現(xiàn)代社會的轉(zhuǎn)換。從而實現(xiàn)大學(xué)生自身價值和檔案的價值。

綜上所述, 大學(xué)生作為國家未來的棟梁，其檔案意識水平的高低是影響和制約國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素, 同時也是增強綜合國力和民族創(chuàng)新精神的要求，因此必須增強大學(xué)生檔案意識，提高綜合素質(zhì)，實現(xiàn)國家富強，民族振興。

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第二篇：檔案管理論文

項目檔案管理論文：談建設(shè)項目檔案管理

摘要：隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展，眾多新建、擴建、改建的基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)改造項目在全國如火如荼的進行。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。本文就建設(shè)項目檔案管理談?wù)勛约旱囊娊?，希望能對建設(shè)單位的項目檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理

工程項目的建設(shè)是地方、國家的發(fā)展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴大?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項目應(yīng)運而生。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目的寶貴財產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項目檔案管理工作。

一、建設(shè)項目檔案

建設(shè)項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO(shè)單位在上述項目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案。竣工文件包括工程規(guī)劃驗收、消防驗收、人防驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。

項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項目檔案，還是國防性建設(shè)項目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。

二、如何加強建設(shè)項目檔案管理

建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的客觀真實記錄，它不僅能靜態(tài)反映項目建設(shè)的全貌，而且能動態(tài)反映項目建設(shè)過程的變化和發(fā)展情況，它記錄了項目建設(shè)中間的每一個環(huán)節(jié)，這種客觀真實的記錄對單位的建設(shè)與發(fā)展，安全與生產(chǎn)科研，對總結(jié)建設(shè)項目工作經(jīng)驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設(shè)項目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項目檔案的基礎(chǔ)。

1、充分認識建設(shè)項目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。

2、制定符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

首先要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項目的規(guī)模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項目檔案管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

3、對項目管理人員進行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一個單位建設(shè)項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經(jīng)辦人手中。項目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)實際情況，定期對各有關(guān)人員進行檔案知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標(biāo)準(zhǔn)和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設(shè)單位應(yīng)及時跟蹤項目建設(shè)進度，及早介入項目檔案工作，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設(shè)項目的驗收打下基礎(chǔ)。

4、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法

建設(shè)項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設(shè)單位來整理是不現(xiàn)實的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時, 要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應(yīng)對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。據(jù)以往經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設(shè)項目檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

5、定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設(shè)項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設(shè)項目檔案工作會議，對建設(shè)項目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設(shè)單位應(yīng)對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

6、嚴格把握竣工驗收的質(zhì)量

根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。

三、對做好項目檔案管理的思考

一個項目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的建設(shè)項目檔案。在現(xiàn)實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者不重視建設(shè)項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務(wù)而放松了對建設(shè)項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎(chǔ)管理，注重過程控制, 要主動參與項目建設(shè)的全過程，健全建設(shè)項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責(zé)，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。

加強建設(shè)項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項目檔案的價值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項目的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好建設(shè)項目檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務(wù)。

參考文獻：

[1]白思俊.現(xiàn)代項目管理（上、中、下）.機械工業(yè)出版設(shè)，2002.[2]GB/TS0328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].[3]DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].[4]國家檔案局、國家發(fā)改委.重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)［2006］2號）.

第三篇：有關(guān)會計檔案管理論文（通用）

有關(guān)會計檔案管理論文（通用3篇）

在日常學(xué)習(xí)和工作中，大家總免不了要接觸或使用論文吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們獨立思考和創(chuàng)新的能力。寫起論文來就毫無頭緒？下面是小編為大家整理的有關(guān)會計檔案管理論文（通用3篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

會計檔案管理論文1

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。

一、會計檔案的定義和內(nèi)容

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

（三）財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案保管不規(guī)范。

有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

（二）會計檔案立卷不規(guī)范。

有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

三、會計檔案管理存在問題的解決措施

（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。

由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

（二）規(guī)范會計檔案立卷。

裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

（三）規(guī)范會計檔案保管。

已建立綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。

各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

（五）加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。

會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

（六）完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。

實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

（七）加大會計檔案的監(jiān)管力度。

結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

會計檔案管理論文2

隨著現(xiàn)代文明社會的進步，會計檔案管理受到了越來越高的`關(guān)注，作為會計業(yè)務(wù)不可分割的部分，其重要性得到了普遍認同，因而對會計檔案管理的要求也自然被提升到了前所未有的高度。但是我們要清楚地認識到，當(dāng)前會計檔案管理依然純在著很多的問題。本文在介紹會計檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對于當(dāng)前會計檔案管理所存在的，亟待解決的諸多問題進行嘗試性的分析和解答，進而希望企業(yè)、單位在實現(xiàn)自身的效益同時能夠?qū)崿F(xiàn)社會效益。

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。會計檔案具體內(nèi)容：包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類；包括以書面形式存放或存儲在計算機硬盤中的會計檔案及存儲在各種介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和與會計軟件系統(tǒng)有關(guān)的文檔資料、結(jié)構(gòu)圖、流程圖、源程序等。

會計檔案的特點及作用

會計檔案的特點：

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：

來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。

形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

會計檔案的作用：

依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟計劃，進行經(jīng)濟活動可行性研究，作為經(jīng)濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。

憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。

史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同活動的特點。

會計檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

會計檔案管理制度不健全、發(fā)展不均衡。近些年來，隨著各行業(yè)相關(guān)從業(yè)人員的共同努力會計檔案制度建設(shè)方面取得了較大的成績。但是，我們也要認識到，會計檔案管理的發(fā)展存在著各個單位之間不平衡，良莠不齊的局面。

對會計檔案管理的不重視，工作難展開。會計檔案管理是會計常規(guī)工作的重要組成部分，由于意識的失位，一個比較長的時間內(nèi)，單位的領(lǐng)導(dǎo)層，對會計檔案的認識，在主觀意識上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致一種較為普遍的認識偏失。

會計檔案管理方式落后，科技性較差。傳統(tǒng)的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響。

相關(guān)專職人員素質(zhì)較差，能力不足。目前會計人員綜合素質(zhì)不高是困擾會計檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素，但是，不得不面對我國會計檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實。

會計檔案的基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不扎實。由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質(zhì)偏差，甚至不能夠勝任檔案管理的相關(guān)工作。在科技迅猛發(fā)展的背景下，對于會計檔案管理的技術(shù)和規(guī)范往往會提出更高的要求，而現(xiàn)實狀況是，會計檔案管理的基礎(chǔ)難以滿足這樣的要求。

會計檔案管理問題的應(yīng)對

加強會計從業(yè)人員關(guān)于會計檔案管理的技能培訓(xùn)，審查與監(jiān)督制度。會計相關(guān)的從業(yè)人員首先要樹立會計檔案管理重要性的意識，增強其專業(yè)性、規(guī)范性的會計檔案管理能力。

設(shè)立專職人員或部門，對會計檔案進行有效的管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)一、利用分析、編研及鑒定銷毀等主要環(huán)節(jié)，需要有專門的部門或?qū)Ｂ毴藛T負責(zé)，便于工作的連貫性及管理的科學(xué)性。

單位設(shè)立健全的、科學(xué)的、規(guī)范的會計檔案管理制度。健全的制度是開展工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，設(shè)立科學(xué)的會計檔案管理制度，使該項工作開展有條理、有依據(jù)，無疑會更好地促進工作的開展。

充分利用現(xiàn)代化手段，優(yōu)化會計檔案管理工作。在會計檔案管理的相關(guān)工作中更好的使用計算機技術(shù)，有利于檔案的存儲及查對，也更便于檔案的歸納分類。當(dāng)時用的同時也要定期的維護看管，防止數(shù)據(jù)的損壞外泄。

隨著管理學(xué)科的興起及科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，會計檔案管理已不再是從前的樣貌，其重要性得到了廣泛的認可。會計檔案管理所包含的新的科學(xué)內(nèi)涵和更高的管理要求，也讓我們認識到只有專業(yè)的、科學(xué)的、規(guī)范的方法和手段才能滿足如今會計相關(guān)事業(yè)以及會計檔案管理的需求。

會計檔案管理論文3

摘要：

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。本文淺談財務(wù)會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，意在促進財務(wù)會計檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：

會計檔案 問題 對策

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2、會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3、會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4、財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5、紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1、統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出： “機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了。會計檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！币虼?，各單位應(yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。

3、建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。

4、要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

5、同步計算機相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

第四篇：檔案管理論文

檔案管理論文：如何做好檔案管理工作

在此檔案管理論文中，闡述了檔案質(zhì)量管理的重要性，檔案管理工作人員的重要性，我們應(yīng)該如何做好對每一份檔案的保管工作。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。

檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。但是為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等號。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，為人類社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。在此檔案管理論文中，闡述了檔案質(zhì)量管理的重要性，檔案管理工作人員的重要性，我們應(yīng)該如何做好對每一份檔案的保管工作。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

一、檔案管理論文中闡述了檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。檔案管理論文闡述了檔案質(zhì)量管理的幾個特點：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案管理論文闡述了解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

檔案現(xiàn)狀不容樂觀：有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn)；檔案管理thldl.org.cn的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度都不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的落實措施。

5、組織實施落實解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。

6、同計劃和目標(biāo)對照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

8、對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。

三、檔案管理論文闡述了檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此檔案管理論文內(nèi)容要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/p>

四、檔案管理論文中闡述了檔案管理的正確方法檔案庫房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，必須檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：

3.1 是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2 是檔案交接手續(xù)不嚴密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監(jiān)交工作不嚴格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查

明原因，分清責(zé)任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。

其次認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責(zé)。

再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責(zé)任，增強事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)

我公司檔案室經(jīng)過多年努力，開展了企業(yè)檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機讀形式的，為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1 充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用）。

4.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

4.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在企業(yè)檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎(chǔ)。涉密檔案的管理

大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安

全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作 正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

檔案工作者肩負著歷史的職責(zé)，檔案管理論文全面闡述了提高檔案管理人員的意識，檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

第五篇：文書檔案管理論文

文書檔案管理

——對文書整理歸檔現(xiàn)實意義的若干思考

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語，無論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實踐，豐富了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”，使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也算是一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計算機后，電子文件

取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動化為人類社會進入知識經(jīng)濟時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1、辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2、文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查

找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3、電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4、提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工

其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1、電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2、對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題我提出了幾點方法。

1、辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之

一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔

案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

參考文獻：

1.鄧邵興，檔案管理學(xué)，中國人民大學(xué)出版社

2.董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社