第一篇：檔案員業務工作匯報

檔案業務工作報告

我于====年初開始從事文秘、檔案員工作，主要負責單位檔案資料管理、各類文件材料的起草印制、來文登記送閱以及對內對外的宣傳報道工作。幾年來，我從最初的“門外漢”到現在能逐步掌握業務工作技能，駕輕就熟地完成自己的本職工作，這期間傾注了我許多的心血和汗水，當然，這與上級領導的關心培養和同事們的支持幫助是分不開的。現將任職以來的工作情況作以簡要匯報：

（一）加強學習，提高了政治理論水平和業務綜合素質。

檔案工作涉及面廣，且任何檔案工作都是為統治階級利益服務的，因此，具備良好的政治理論水平和業務綜合素質是做好本職工作的前提和必要條件。今年三月，我參加了市檔案局組織的檔案業務人員資格培訓，通過為期一個月的學習，我系統地掌握了檔案工作的內容、性質、特點與原則，進一步提高了自身的職業素養，為今后更好地履行檔案的崗位職責和完成各項工作任務打下堅實的基礎。我不僅從書本上汲取養分，還謙虛地向周圍理論水平高、業務能力強的同志學習，取人之長，補已之短，努力豐富自己、充實自己、提高自己。平時注意加強自身修養，養成了求真務實、言行一致的工作作風。在工作中能夠深入實際，進行調查研究，不斷增強工作的針對性，踏踏實實一步一個腳印地做好工作。對工作中的不足和缺點，實事求是地查找原因，積極改進。我還利用工作和業余時間積極參加各級組織的政治理論學習活動，使自己提高了思想覺悟和執行黨的路線、方針、政策的自覺性；提高了對黨在新時期的作用和建設有中國特色社會主義的認識。同時，我積極主動向黨組織靠攏，并于_年十月成為預備黨員。_年全國上下開展了一場轟轟烈烈的黨員保先活動，我積極參與其中，通過一系列的學習實踐，使我更加明確了黨員應該具備的素質，更堅定了成為一名優秀中國共產黨員的決心。

（二）規范管理，促進了公司檔案工作的健康發展。

由于****行業改制，幾個****單位合并組成**公司。為此公司專門成立了綜合檔案室，對本單位的黨政工團等機構在工作中形成的檔案實行集中管理，由本人負責。在上級檔案部門和單位主管領導的幫助指導下，本人以檔案法律規章為依據，結合本單位的性質、任務和工作活動規律，制定了一系列檔案管理規定，包括：檔案管理辦法、文件材料歸檔制度、檔案保管利用及鑒定銷毀制度等。并建立兩級檔案管理網絡，對分管、主管檔案工作的領導，專兼職檔案人員以及有關人員的檔案工作職責、權限、任務等均作出了明確規定。在日常管理過程中，我還注意做好各基層單位檔案的檢查督促工作，將檔案管理歸入公司生產運營管理考核細則中，采取基層自查和公司不定期抽查的方式，對基層檔案員進行考核，為促進本單位檔案管理工作全面、規范、有序地開展打下堅實的基礎。

（三）履行職責，確保了各項工作優質高效地完成。

檔案工作是一項服務性、輔助性、清苦淡泊的工作，每天埋頭于各種文件資料中，風光與榮譽總擦身而過，辛辛苦苦整理出來的檔案，常常在歷史的長河中沉寂多年才能體現出它的價值。但是，這項工作又是絲毫馬虎不得的，每份文件都有可能因為你的疏漏，而給未來的工作帶來不必要的麻煩和損失。總結幾年來的工作經驗，我認為搞文秘檔案工作，就是一定要有正確的義利觀，要耐得住寂寞，有高度的責任心，“只求所得，不求所有”。幾年來，我是這樣想，也是這樣做的。作為一名文秘檔案人員，我承擔了材料擬稿、文件傳閱、信息收集整理加工以及全公司綜合檔案的管理工作，無論哪項工作，我都力求盡職盡責，盡善盡美。_年，由于改制，****公司被解散，原存放在該公司檔案室的各污水廠的基建檔案資料面臨遺失的危險，為此，我多次去**公司檔案室，在**公司檔案員的協助下，清點出一批有價值的檔案資料，并分批運回公司。公司主管也高度重視，特意空出一間庫房并配備了相應的硬件設施，給這些珍貴的檔案安下了家。平時我積極主動向各職能部門宣傳檔案知識，檢查指導部門兼職檔案員做好文件資料的收集、整理、立卷工作，并督促其將檔案材料按時歸檔，豐富檔案室藏。同時我還做好各類檔案的日常利用工作，認真編制檔案目錄，完善檢索工具，熱情接待使用者，認真聽取利用者提出的意見和建議，研究分析利用工作的特點和規律，并以年底對利用效果進行收集、統計。積極為公司兩個文明建設服務。

雖然我在三年的文秘宣傳工作中取得了一定的成績，但還存在一定的問題和不足。一是理論知識水平和綜合業務素質有待進一步提高；二是工作有急躁情緒，有時工作急于求成，反而影響了工作的進度和質量。在今后的工作中，我還要繼續加強學習，戒驕戒躁，努力實踐，把自己打造成為一個適應時代發展的優秀檔案工作者。

_年八月十日

第二篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）執行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規

范》DA／T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理與開發利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

（一）大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

（二）各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位（如縣農業發展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業采用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實物檔案一般采用載體形式--分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

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三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。在企業一般也可以把經營管理和生產管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。我們認為文書檔案運用――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；（4）根據排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續件號順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規律，保持其內在的有機聯系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業科技活動的性質與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產品類型分類，主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內，以各個獨立的產品檔案為基礎，按產品型號逐級分類，便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業進行分類。它是根據科技檔案的內容所反映的不同專業性質劃分，主要用于專業化、標準化或通用化較強的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號，針對部分內容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

27、會計檔案如何整理與編目？

答：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業材料，是紀錄和反映本單位經濟業務的重要史料和證據。其主要包括：（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳（銀行日期帳、現金日記帳）、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳（公積金、養老金明細帳）；（3）財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；（4）其他：銀行存款余額調節表、銀行對帳單及其他應當保存的會計核算專業資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此

項也可放在全宗卷內）。

會計部門將當的會計憑證、會計帳簿、財務報告及其他會計核算專業材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報告等幾種主要形成進行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳簿再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報表、帳簿、憑證分開，再按時間先后排列，歷年各編一個案卷流水號。

會計檔案經過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會計部門負責完成。當年會計檔案在會計終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按――問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一

組聯系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數碼相機技術的不斷發展，有些單位開始使用數碼相機進行照片的拍攝，形成數碼照片。對于數碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的保存價值的數碼照片按類目保存到計算機，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代――問題進行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子鑒章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。所謂背景信息和元數據分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產生影像的歷史環境等信息。元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統。

（2）數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案由檔案部門統一決定；（4）統一規定載體形成、質量要求――檔案部門應對電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定，各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導的非系統盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護

采用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。鏡像技術是對實時要求極為嚴格的動態數據庫文件所采取的安全備份措施。它實際上是為某一動態系統建立完全對等的孿生系統，兩個系統同進執行完全相同的工作，若其中一個系統出現故障，另一系統仍可繼續工和，以防止文件信息的丟失。加密技術，如采取網絡設備認證、數據安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防范措施，滿足企業對電子文件信息系統的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項技術性的工作，應組織專業人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補丁程序，作以彌補程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發現程序的安全漏洞，因發現后傳播極快，更應及時修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時應使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網絡傳輸和計算機直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會文件

漢光伏工字【2011】1號

關于開展困難職工調查摸底工作的通知

為了全面準確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準備，公司工會決定開展困難職工調查摸底工作。現將有關事項通知如下：

一、調查范圍

符合條件的員工均可參與申報，比如生活困難、下崗退伍軍人、下崗失業職工，家庭

或子女上學導致的生活困難職工等。

二、申報程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會提出申請并填寫《困

難職工檔案表》以及相應的材料，由工會提出審核意見。

三、困難職工信息應用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動態管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準備；

3.深入了解困難職工需求和實施員工人文關懷；

四、申報截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會委員會

2011年12月21日印發

（共印3份）

第三篇：高級--郵政業務檔案員學習資料參考答案

郵政業務檔案員高級理論知識參考答案

（僅供參考）

一、填空題 1..限期領回

2..迅速、準確、安全、方便 3..求償權 4..法定限額 5..40

6..檔案的壽命 7..一周 8..蓉 9..承諾 10..euro 11..組織條例 12..一個月 13..局際之間 14..編碼規則 15..轉運證 16..消費過程 17..5元

18..全球優先函件 19..電源

20..發文單位名稱 21..保價包裹 22..系統運行 23..郵聯大會 24..質量教育 25..使用價值 26..數碼化 27..無效 28..UPU 29..四級六位 30..全球優先函件 31..傳遞時限規定 32..放射性 33..收據 34..行為準則 35..十五天 36..5千克

37..萬國郵政聯盟 38..民事 39..限期領回 40..伯爾尼 41..路單

42..生產經營活動中 43..明確責任 44..3天

45..組織條例 46..標題

47..二條（400支）48..封發局 49..2 50..限期領回 51..150 52..組織條例 53..放射性

54..二條（400支）55..條、空符號 56..檔案室 57..行為規范 58..承諾 59..求償權 60..優化原則 61..機械式 62..發驗局 63..四級六位 64..郵政用戶 65..郵聯大會 66..營業收寄 67..局際之間 68..事后 69..euro 70..口頭形式 71..口頭形式 72..粘貼郵票 73..電源 74..九

75..知識產權 76..郵政用戶 77..寄遞區域 78..法定限額 79..二

80..白邊黑字 81..市（縣）郵局 82..白邊紅字 83..傳遞時限規定 84..二條（400支）85..單一信息 86..收到查單 87..資費總付 88..指定報刊

89..標準化包裝用品 90..郵件種類 91..收據 92..法定限額 93..4.5 94..信息開發 95..指定報刊 96..服務方針 97..事后 98..投遞 99..放射性 100..集裝箱

二、單項選擇

1-10...C...D...C...B...D...B...B...D...A...D 11-20...A...B...D...D...A...C...D...A...D...B 21-30...D...C...D...B...A...B...D...B...A...B 31-40...B...D...C...D...D...D...B...C...D...C 41-50...D...C...A...D...A...D...C...D...D...D 51-60...A...A...B...A...C...C...D...D...A...B 61-70...D...C...B...B...D...A...A...D...D...A 71-80...B...B...B...A...D...D...C...A...A...A 81-90...B...C...B...C...C...D...B...C...C...D 91-100...B...C...D...C...C...A...C...C...D...B

三、多項選擇 1-10...A,B,D...C,D...A,C,D...A,B...A,C..A,C...A,B,C,D...A,B,C...A,D...A,D 11-20...C,D...A,C...B,C...A,D...A,C...B,D...A,B...A,B,C,D...B,C,D...A,B,C 21-30...A,B,C...A,B,D...A,D...A,B,D...A,D...B,D...C,D...A,C...A,B,D...A,B,D 31-40...A,B,C...A,B...A,B,D...A,B,C,D...A,C...A,B,D...A,B,D...B,C...A,B,C...B,C 41-50...B,C,D...A,B,D...C,D...A,B...B,C,D...A,D...A,C...A,B...A,B,C,D...A,B,C 51-60...A,D...A,C...B,C...A,B,C,D...B,C,D...A,B,C,D...A,B,C,D...B,C...A,B,D...B,C,D 61-70...A,C...A,C...A,B,D...A,D...B,C...B,D...B,C,D...A,C...A,C,D...A,B,C,D 71-80...A,B,D...A,C...A,B,C...A,B,C,D...B,D...B,D...A,B...B,D...A,B,D...A,C 81-90...A,B,C...A,B,C...A,B...B,C...B,D...A,D...A,B...A,B,D...A,D...A,C 91-100...A,B,C...A,B,C...B,C...A,B,C,D...B,D...A,D...A,B,D...A,B...A,B,C,D...A,B

四、判斷題

1-10...×...×...√...×...√

...√...×...√...√...× 11-20...×...√...×...×...×

...√...×...√...×...√ 21-30...√...×...√...√...×

...×...√...√...×...× 31-40...×...√...√...×...√

...×...×...√...√...× 41-50...×...×...√...√...×

...√...×...×...×...√ 51-60...×...×...×...√...√

...×...×...√...×...× 61-70 ×...×...√...√...√

...×...×...×...√...× 71-80...×...×...√...√...√

...√...√...√...√...√

81-90...√...√...√...√...√

...√...×...×...√...×

五、簡答題

一、.1.從原寄局開始，各經轉處理環節都應依次在遞查查單上填寫相關郵件經轉節目。查交發車、航運遞的總包郵件，除填列發運節目外，還應注明派押局及接收責任人員。

2.遞查必須按郵件（總包）的傳遞環節由各局檔案室（包括航站、轉運、押運等部門）依次進行。各局檔案室對遞查查單必須以傳真或電報方式發出，不得使用其它方式寄遞。電文內容包括：發單局、接收局、相關郵件節目及接收人員。

3.各局檔案室在發出特快專遞郵件遞查查單傳真或電報時，必須抄發收寄局速遞部門。

二、.1.袋牌、套簽上所標郵件種類、號碼與內裝郵件的種類及清單上登記號碼是否相符。2.給據郵件與清單登注是否相符，有無誤發。

3.保價信函應查驗封皮、封志有無破損，登注節目有無涂改，涂改的節目有無加蓋封 發人員名章。核對相符的應用紅色“√”符號在相關郵件號碼前勾挑。4.內裝袋套有無拆動痕跡。5.包裹應附的詳情單是否隨附。

三.時限、頻次管理的內容主要包括： 1.確定時限、頻次標準；

2.依據時限、頻次標準確定作業計劃；

3.按計劃組織生產作業，并檢查計劃執行情況；

4.加強指揮調度，組織對全程時限、頻次的監督檢查；

5.加強時限、頻次教育，強化時限、頻次觀念、樹立時限、頻次意識。

四.1.產品質量是指實物信息在進行時空轉移后而產生的“有益效用”。只有產生了“有益的效用”，這個郵政特殊的“產品”才算是合格的產品。

2.工作質量是指郵政通信管理部門和各環節生產人員為保證郵件、報刊在傳遞過程中的質量，讓傳遞后的實物信息產生“有益的效用”而做的各項工作對產品質量的保證程度。一般來說，工作質量是產品質量的保證。

3.服務質量是指郵政企業為用戶提供用郵方便的程度，表現為郵政企業對社會單位用戶和居民使用郵政需要的滿足程度。

五.時限、頻次管理的內容主要包括： 1.確定時限、頻次標準；

2.依據時限、頻次標準確定作業計劃；

3.按計劃組織生產作業，并檢查計劃執行情況；

4.加強指揮調度，組織對全程時限、頻次的監督檢查；

5.加強時限、頻次教育，強化時限、頻次觀念、樹立時限、頻次意識。

六.（1）袋牌：字跡模糊，不能辨別接收局名和號碼。

（2）封志：印志模糊，不能辨別封發局名；鉛志不固，鉛志順夾，袋繩可以抽出；鉛志有撬動、錘砸等痕跡。

（3）繩扣：繩有接頭；捆扎不緊能將袋繩捋下。（4）袋身：袋身有二厘米以上破洞、裂口、破洞非機器縫補或破洞用繩捆扎，內件有取出可能的；袋皮水濕、油污，推斷是由內件破損造成的；總包超過限重的。

（5）套皮：套皮破裂或有拆動痕跡；套皮兩端未粘住，能抽開，套簽未蓋騎縫日戳或日戳模糊，不能辨別封發局名。

七.時限、頻次管理的內容主要包括： 1.確定時限、頻次標準；

2.依據時限、頻次標準確定作業計劃；

3.按計劃組織生產作業，并檢查計劃執行情況；

4.加強指揮調度，組織對全程時限、頻次的監督檢查；

5.加強時限、頻次教育，強化時限、頻次觀念、樹立時限、頻次意識。八.1.各類郵件應妥善封裝，使其他函件不能插入。2.包裝應與內件的性質、形狀和運輸條件相適應，使內件在運輸途中不致因擠壓、碰撞及溫度、氣候的變化而破損。3.郵件內裝可能傷害郵政工作人員、污損其他郵件或郵政設備的物品時，其封裝應足以保證不損及工作人員的健康和避免發生一切危險。

4.為便于機械化、自動化處理，應使用標準信封和標準化包裝用品。

九.1.袋牌、套簽上所標郵件種類、號碼與內裝郵件的種類及清單上登記號碼是否相符。2.給據郵件與清單登注是否相符，有無誤發。

3.保價信函應查驗封皮、封志有無破損，登注節目有無涂改，涂改的節目有無加蓋封發人員名章。核對相符的應用紅色“√”符號在相關郵件號碼前勾挑。4.內裝袋套有無拆動痕跡。5.包裹應附的詳情單是否隨附。

十.1.退回時應將郵件封面的收件人姓名、地址用雙線劃銷（但應使原字跡仍可看出），并加蓋日戳。

2.在詳情單上粘貼改退批條，批明原因，填寫退回的市、縣名（除省會市外，要填省名），送交主管人員檢查蓋章確認。

3.在相關接收郵件登記簿上批注“退”字及退回原因。免收退回費。4.按原發運方式退回。

十一.1.發現內件短少應同時向封發局和派押局繕發驗單，將相關袋、套的封皮、封志、繩扣、袋牌隨驗單附寄作證，并在相關清單備注欄內批注驗單號碼和所驗知事項。

2.發現內裝袋套誤發，應向封發局繕發驗單，將相關袋套隨驗單副份轉發接收局，并在相關來單上批明轉發日期和轉往何局。

十二.1.從原寄局開始，各經轉處理環節都應依次在遞查查單上填寫相關郵件經轉節目。查交發車、航運遞的總包郵件，除填列發運節目外，還應注明派押局及接收責任人員。

2.遞查必須按郵件（總包）的傳遞環節由各局檔案室（包括航站、轉運、押運等部門）依次進行。各局檔案室對遞查查單必須以傳真或電報方式發出，不得使用其它方式寄遞。電文內容包括：發單局、接收局、相關郵件節目及接收人員。

3.各局檔案室在發出特快專遞郵件遞查查單傳真或電報時，必須抄發收寄局速遞部門。

十三.1.對使用涂抹膠水、漿糊、粘貼透明膠帶或剪貼拼補、偽造的郵票，郵局對郵件不予發寄，通知寄件人來局將郵件限期撤回，并處以應付郵資十倍的罰款。2.所罰款上繳國庫，不作業務收入。

3.對無法通知寄件人或逾期不來郵局辦理撤回手續的作為無著郵件處理。

十四.1.速遞檔案室收到發來的查單后，應先通過計算機系統進行查詢，將相關信息批注在傳真上后回復查詢點，由查詢點答復查詢人；如計算機系統查詢無相關信息的，應檢查查單節目是否詳細、準確、清楚，并按年順序編號，妥填接收號碼和查單號碼，逐件登列出口查單登記簿。

2.速遞檔案室妥填收寄局出口節目后，用傳真發被查局，無法用傳真的，可采用電報查詢。3.電報查詢時，編發的查詢電報應包含郵件號碼，交寄日期、收件人和寄件人名址以及相關郵件的出口節目等內容。查詢電報應登入出口查單登記簿，并批明發電號碼。

4.每日接到各營業網點寄來直查查單和查詢受理書后，應與妥發的傳真件或電報報底裝訂在一起，并補填相應節目。

十五.1.發現內件短少應同時向封發局和派押局繕發驗單，將相關袋、套的封皮、封志、繩扣、袋牌隨驗單附寄作證，并在相關清單備注欄內批注驗單號碼和所驗知事項。

2.發現內裝袋套誤發，應向封發局繕發驗單，將相關袋套隨驗單副份轉發接收局，并在相關來單上批明轉發日期和轉往何局。

六、計算題 一.解：（3500÷1000）× 2.50 + 3.00 = 11.75元 或：3.5 ×2.50 + 3.00 = 11.75元

答：應退郵費11.75元

二.解：應退郵費為（8000÷1000）× 2.80 + 3.00 = 25.40元 或：8 × 2.80 + 3.00 =25.40元

答：應賠償用戶10萬元，退還郵費25.40元

三.解：實際損失為1600—953 = 647元，按實際損失賠償647元。

部分損失郵費不退。答：共計應退賠647元

四.解：3.00 +(3780÷500)×2.20 + 10.00 + 3.00 =33.60元

答：應收資費33.60元

七、綜合題 一.1.經查詢證實，傳遞時間超出時限規定延誤，且寄件人提出補償要求的，應退還所收郵費的50%作為延誤補償。

2.丟失、損毀信函、文件類郵件，每件補償人民幣400元。

3.丟失、損毀物品類郵件，應按照詳情單上申報的實際價值補償；對未申報價值的按照每件400元人民幣予以補償，但最高補償金額不得超過下述公式計算出的數額： 500元/件 + 60元/千克×W(千克)計算時一律采用千克整數，不足1千克按1千克計算。

4.對內件部分丟失、損壞的物品郵件，應按實際損失補償，但最高不超過上款所規定的最高補償限額。

5.寄往港澳地區特快專遞郵件延誤、丟失、損毀的補償，也應按上述各項規定辦理。

二.郵政業務檔案是指郵政企業在生產經營活動中形成的，已經辦理完業務的，各工種、各環節的各種原始記錄。包括各類郵件業務檔案、匯兌業務檔案、發行業務檔案、儲蓄業務檔案等。是郵政所有業務檔案的總稱。從檔案的共性上講應該把握以下幾點：

1.檔案形成是通過特定的活動實現的，是在特定活動的過程中形成的。

2.形成范圍明確具體。在活動特定的范圍內，具體記錄了活動的過程和結果。

3.是整個活動過程和結果的真實反映。不論過程和結果如何，都會被真實的記錄下來。4.檔案內容構成是復雜的。任何一項活動都會涉及到方方面面，都會從不同的角度記錄活動的過程和結果。

5.是保存備查的。這是檔案的性質和作用決定的，沒有保存備查的檔案，就無法提供檔案信息服務，就無法實現檔案的價值。

三.生產經營單位對涉及郵件查詢和記載郵政內部處理手續、交接責任、郵費管理的各種業務單據、憑證以及有關的登記簿、清單、路單、通知單、郵件平衡合攏表等，均應送繳市、縣局郵件業務檔案室集中管理，檔案送繳歸檔目錄由各省局根據自己的作業組織情況制定。一般情況下送繳歸檔范圍有：

1.郵政營業窗口應上繳的檔案有：收寄郵件清單；交寄大宗郵件清單；包裹詳情單存根聯、包裹郵費繳款單；特快專遞郵件詳情單存根聯（含收據）；整寄整付郵件計費單；特快專遞營業收入繳款單；封發郵件清單；封發郵件路單；驗單等。

2.投遞部門應上繳的檔案有：投遞郵件清單；領取郵件通知單；開拆郵件記錄單；封發郵件清單（進口）；進口給據郵件平衡合攏登記；包裹詳情單（投遞聯）；驗單。

3.分揀封發部門應上繳的檔案有：封發郵件清單；封發郵件總清單；封發包裹清單；國內特快專遞郵件封發清單；收發郵件路單；收發航空/汽車/輪船/郵件路單；驗單。

4.轉運部門應上繳的檔案有：收發郵件路單；收發航空/汽車/輪船/郵件路單；寄發航空/汽車/輪船/郵件總路單；裝卸郵件交接細數單；國內特快專遞郵件收發路單；國內特快專遞收發航空/汽車/輪船/郵件路單；驗單。

四.郵件業務檔案在短期內對郵政企業和用戶都有一定的使用價值，是郵政企業處理內外責任關系的重要憑證資料。做好郵件業務檔案保管工作，是每個檔案管理員的基本職責。除了按一般檔案保管的基本要求做好防治工作外，還應該根據郵件業務檔案的形成特點和管理現狀做好如下工作：

1.對分散接收的零星檔案材料，如：驗單、復驗、查單回復等，要及時整理，按照“復函在前、函件在后”的要求，將復驗放在相關驗單前面裝訂歸檔，保證檔案材料不散失。2.對保管期已滿仍未結案的檔案要及時取出，單獨保管，保證檔案使用價值不失。

3.對裝袋存放的檔案，必須分清種類，捆扎牢固，堆放整齊，便于查找。還必須栓掛袋牌，批明檔案種類、起訖日期、單位名稱，并在登記簿的備注欄內注明。

五.1.嚴重違反規章制度或有貪污、挪用票款跡象時，應及時報告主管領導。

2.發現計費差錯，應當即驗知相關局（所）退還或補收，并對資費的退補情況負責催辦。3.各種投遞單據，錯、漏收件人簽章的應退相關投遞局補簽、補蓋，漏蓋經辦人名章的應驗知相關投遞局補章。

4.發現各種郵件登記簿錯、漏銷號，應驗知相關局（所）查明后補銷或更正。

5.發現缺單的應驗知相關局補單，收到補單后，應核對是否真實及有無進出口節目，遇有無進口或有進口無出口情況，要追查郵件下落。發現清單錯號的，應驗知相關局予以說明或更正。

6.對進出口清單錯、漏蓋章戳或章戳不清、不全的，應驗知相關單位注意改進。7.其它單據一般手續不完善、填寫不規范，應通知相關單位糾正。8.將發現的問題、差錯登記“檔案稽核登記單”，每月將情況匯總報告業務主管部門。

第四篇：檔案工作匯報材料

***公司檔案工作匯報

***公司綜合檔案室在總部業務部門的關心、指導下，檔案管理工作隨著企業的發展，圍繞公司的中心工作，不斷提高檔案管理水平，在促進生產的發展，為企業的生產經營做好服務工作方面，做出了積極努力。

一、加強檔案基礎建設

為加強對檔案工作的領導，***公司每年領導分工都確定一名領導主管檔案工作，檔案室作為要害部門每年由主管領導承包，定期、不定期進行檢查，幫助解決實際問題。檔案工作也被列入到企業發展規劃，納入到領導的議事日程中。***公司綜合檔案室擁有建筑面積***平方米的檔案樓，庫房面積***平方米，閱覽室面積***平方米；配備了***多萬元的密集架、空調、計算機等設備，主要設備有計算機***臺，打印機***臺，多功能復印機***臺，空調***臺，密集架***列，檔案五節柜***套，檔案架***個等。同時實現了庫房、辦公室、閱覽室三分開。

***公司綜合檔案室行政隸屬辦公室、組織科，有工作人員***人，女職工***人、男職工***人。

二、建立健全規范化管理

近年來，***公司綜合檔案室不斷修訂完善了檔案管理工作細則、辦法，建立健全了綜合檔案十一項制度和人事檔案八項制度，建立了兩級檔案管理網絡。

在每年一季度，檔案人員分頭指導立卷；二季度，各類檔案集中歸檔，保證了案卷質量。在具體工作中，注重檔案收集工作，嚴格抓好各項制度的落實，不符合標準的堅決要求整改，嚴把質量關。

作為要害部位，檔案室把安全工作始終放在重中之重的位置，按照HSE管理要求對檔案室進行了風險評估，制定了《風險評價書》、《崗位作業指導書》、《應急預案》等，并認真開展好安全自檢自查，特別是加強用電安全、消防安全的措施落實和意識提高，得到了上級部門的大力支持和幫助。

在日常工作中，***公司綜合檔案室建立健全了各類檔案分類臺帳和目錄，嚴格按照各類檔案的借閱嚴格審批手續。為了避免調出人員漏交檔案，組織人事部門在開調令時增加了檔案部門蓋章一欄，人員調離時確認檔案已歸還，方可蓋章登記。

目前，檔案室保存著企業成立以來的各類檔案，庫存綜合檔案***余卷（件），折合長度***余米。主要館藏檔案管理類檔案、會計類檔案、科研類檔案，以及人事檔案等。

三、利用檔案資源，為企業發展服務

***公司綜合檔案室本著為生產服務為最終目的，主動為全公司各項工作服務，取得了一定的經濟效益和社會效益。在對外招投標、工程設計、經營管理、建筑的防震普查、職工住房補貼的發放、職工退休、工資的核算等方面都發揮了檔案的應有作用。

在經營管理中，財務人員通過查閱歷史會計檔案，解決了財務糾紛；還有通過查檔核實付款憑證，消除了解除勞動合同人員的疑慮，解決了解除合同人員上訪的問題。

四、加強信息化建設，加快館藏檔案數字化

目前，***公司綜合檔案室檔案歸檔工作嚴格按照上級檔案管理工作標準，各類歸檔檔案都做到了紙質檔案和電子文件齊全。根據館藏檔案數字化要求，綜合檔案室對需要數字化的歷史檔案進行了拆卷整理和數字化掃描處理。

已建立的電子目錄有管理類檔案***條，科學技術研究類檔案***條，建設項目類檔案***條，設備儀器類檔案***條，會計檔案***條，實物類檔案***條。員工檔案管理也實現信息化，工人檔案***卷、干部檔案***卷已經全部錄入集團公司人力資源管理系統。

五、存在的問題與建議

目前從事檔案工作的人員年齡結構偏大，陸續有人員退休，檔案人員處于新老交替階段。而檔案工作因為其性質，掌握檔案管理知識需要一定的周期。建議按照有關規定，根據庫存檔案數量增加編制，提前配備相應的檔案人員，以適應當前檔案信息化發展的需要。隨著館藏檔案數量逐年增加，一部分檔案已經遠遠超出了保存期限。建議上級主管部門能夠及時批復銷毀超期保管的檔案。

第五篇：檔案工作匯報材料

XXX煤業公司檔案工作報告

一、公司項目概況

古藺縣XXX煤業有限責任公司是攀煤集團于2004年4月收購古藺縣南江XXX煤礦（規模6萬噸/年）而成立的。2009年，XXX煤業公司正式劃歸到XXX省XXX開發股份有限公司。XXX煤業公司自成立就開始進行15萬噸技改擴建工程。該技改擴建項目于2005年3月26日經XXX省安全生產評估中心通過了安全預評價，2005年4月28日經XXX省經濟委員會以《川經煤炭函（2005）301號》核準了立項，2005年9月XXX省煤炭設計研究院完成了項目初步設計，2005年10月23日經XXX煤礦安全監察局審查通過《安全專篇》并于2006年1月10日下達了批復，XXX省經濟委員會于2006年5月14日審查通過了該項目初步設計并于2007年1月15日以《川經煤炭函（2007）62號》下達了批復。《安全專篇》審查通過后，XXX公司即將其批復抄報古藺縣安監局并嚴格按照批復要求進行項目工程安全設施的施工。該項目由XXX煤礦設計研究院和XXX省川煤礦山勘測設計有限責任公司設計，礦井設計生產能力為15kt/a，服務年限為19a。現公司XXX煤礦15萬噸/年技改擴能工程已基本完工，礦井已進入機械化采煤試運轉階段，目前公司正抓緊進行各項驗收工作,其中安全設施、環境保護、水土保持驗收已通過。

二、公司檔案工作概況

為加強XXX煤礦技改擴能項目檔案管理工作，XXX煤業公司成立了以總經理曾秀山同志為組長的檔案工作領導小組，對公司的檔案工作進行組織管理。領導小組下設辦公室，由綜合部部長負責具體管理事務，對公司文書、科技、財務等檔案進行綜合管理。

為了加強公司檔案管理工作，公司在定崗定員時設置了專職檔案員一名，配備了計算機、縫紉機等必須的檔案管理用具，為檔案的現代化管理創造了條件。鑒于XXX公司現有檔案狀況，暫只設立了用于檔案存放的庫房一間，已規劃修建專業檔案室。檔案庫房內購置有專業檔案柜，目前已使用三個，其中科技檔案占用了兩個，文書檔案占用了一個。檔案庫房安裝有掛式空調一臺，配備了干粉滅火器兩個，嚴格按照庫房的防光、防盜、防潮等“八防”要求進行管理。同時，公司加強各種檔案法律法規的學習，制定并完善了檔案收集整理、立卷歸檔、保管利用、保密等各類檔案管理制度，并做到制度上墻，使公司的檔案管理工作有章可循。為提高公司檔案管理人員的業務工作能力，公司多次組織檔案管理人員到XXX公司、廣能集團、古藺縣檔案局參加學習培訓。并邀請瀘州市、古藺縣檔案局領導和專業人員到現場指導檔案工作。

三、礦井從立項到竣工驗收期間檔案管理情況

由于XXX煤業公司某些特殊原因，公司的檔案整理工作于今年4月份才正式開展。XXX煤礦15萬噸技改項目從立項、建設、竣工驗收投產形成的具有保存價值的各種形式的歷史紀錄、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、試生產等工作活動中形成的文字資料、圖紙

等各類文件資料，公司都認真進行了收集整理，使歸檔資料內容能夠做到積極真實、準確地反映項目工程建設活動和工程實際狀況，做到齊全、系統、完整，并實行統一管理。

公司文書檔案的整理范圍主要是2004下半年至2007年，共收集整理存檔件數為1359件，共26盒。其中2004年3盒、2005年7盒、2006年8盒、2007年8盒。科技檔案由于XXX公司一些工程仍未進入結算期，到目前為止只整理了部分移交給檔案庫房的完整資料，存檔件數為431件，包括文字資料157件，圖紙資料257件，表格資料17件，共67盒，其中生產技術類7盒，地質測量類16盒，基本建設類44盒。公司財務檔案正在整理過程中，預計9月份才能移交到公司檔案庫房進行統一管理。

四、檔案資料管理利用情況

為了提高公司檔案的利用效率，公司建立健全了檔案資料的借閱制度。自15萬噸技改擴能項目開工至今，通過各種檔案資料的借閱和查閱，為公司的征地、基建、審計、驗收等各方面工作提供利用各類檔案資料，減少了企業經濟損失，為XXX煤礦15萬噸技改擴能項目順利竣工投產奠定了基礎。

五、下一步檔案工作方向

檔案是重要的信息資源，XXX煤業公司在以后的檔案工作中，將重點做好收集和利用兩個環節，收集有效信息資源，提高利用效率。注重克服檔案資料收集歸檔后不被廣泛系統利用的缺點，在做好文書檔案收集整理的同時，進一步完善科技檔案、財務檔案、聲像檔案、榮譽檔案等專業性比較強的檔案的收集整理工作。檔案管理工作是公司基礎工作的重要組成部分，公司在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案管理人員既要熟悉庫藏的檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，不斷自我完善提高。

由于XXX煤業公司是收購的當地小煤礦，礦井很多原始資料、圖紙等都有遺失、極不齊全，增加了檔案收集整理工作的難度。同時，公司定員定編后新的檔案工作人員經驗不足，也是檔案管理存在差距的一個原因。請驗收組的各位領導提出寶貴意見，督促XXX公司進一步完善檔案管理工作。XXX公司也將以科學的態度，把檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用，為公司生產、經營活動的規范管理發揮更大的作用。