第一篇：一行政案卷之界定

（一）行政案卷之界定

行政案卷① 是指對(duì)行政程序的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻(xiàn)，即行政行為案卷。行政案卷既可能是書(shū)面的形式也可能是口頭的形式，行政機(jī)關(guān)口頭的決定或口頭說(shuō)明的理由，如果可以證明確實(shí)存在時(shí)，也是案卷的一部分；行政案卷既包括行政相對(duì)人和有關(guān)利害關(guān)系人甚至其他社會(huì)公眾提供的材料，也包括行政機(jī)關(guān)自己制作的材料；既包括對(duì)相對(duì)人有利的證據(jù)，也包括對(duì)相對(duì)人不利的證據(jù)。“案卷應(yīng)注明對(duì)當(dāng)事人提出的每個(gè)事實(shí)認(rèn)定、結(jié)論或異議的裁定。包括初步性、建議性、和臨時(shí)性決定在內(nèi)的所有決定，都應(yīng)屬于案卷的組成部分。而且它還應(yīng)包括下列說(shuō)明：就案卷中記載的所有實(shí)質(zhì)性事實(shí)問(wèn)題、法律問(wèn)題或自由裁量權(quán)問(wèn)題所作出的認(rèn)定、結(jié)論及其理由或根據(jù)；有關(guān)的規(guī)章、裁決令、制裁、救濟(jì)或者其否決。”②案卷是整個(gè)行政行為過(guò)程的客觀載體，筆者認(rèn)為，行政案卷具有如下特點(diǎn)： ③第一，程序性。行政案卷是在行政行為過(guò)程中形成的，行政行為的準(zhǔn)備、實(shí)施和執(zhí)行都應(yīng)有案卷的記載，案卷與行政行為是相伴而生的，隨著行政行為的結(jié)束案卷在客觀上也已形成。案卷的程序性表明案卷材料的形成具有時(shí)間上的先后順序，案卷材料的不同部分不能顛倒順序。第二，唯一性。每一個(gè)行政行為的形成過(guò)程是唯一的，作為記載這一過(guò)程的案卷也應(yīng)當(dāng)是唯一的，如果某一行政行為有兩個(gè)或更多的案卷，那么這些案卷或者是整個(gè)案卷的一部分或者只有一個(gè)才是真實(shí)的。

第三，封閉性。行政案卷一經(jīng)形成就具有封閉性的特點(diǎn)，不允許隨意增加或減少案卷材料，這也是案卷的程序性特點(diǎn)所決定的。

第四，客觀性。行政案卷是行政行為形成過(guò)程的載體，哪些材料應(yīng)記錄在案、哪些不能歸入案卷，不取決于行政機(jī)關(guān)工作人員的主觀意志，而應(yīng)以案卷材料與行政行為相關(guān)為標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)人及其他利害關(guān)系人對(duì)行政行為的異議以及行政行為作出后可能存在的不利后果也應(yīng)載入案卷。

第五，整體性。行政案卷是由很多不同的材料匯集在一起而形成的，這些材料都與案件相關(guān)，每一份材料說(shuō)明一定的客觀事實(shí)，全部材料集中在一起客觀上再現(xiàn)了案件形成的全過(guò)程。第六，相關(guān)性。行政案卷是不同材料的總稱，這些材料之所以構(gòu)成一個(gè)整體，是因?yàn)樗鼈兌寂c案件具有關(guān)聯(lián)性，或者是能夠證明案件事實(shí)，或者是對(duì)案件過(guò)程的客觀記載，相關(guān)性也是對(duì)有關(guān)材料是否是本案案卷進(jìn)行取舍的標(biāo)準(zhǔn)。

第七，多樣性。行政案卷的表現(xiàn)形式是多種多樣的，包括決定前的建議和通知、最后決定的內(nèi)容及其決定的根據(jù)和目的、公眾的意見(jiàn)以及行政機(jī)關(guān)準(zhǔn)備的不享受任何特權(quán)的工作文件等。④行政案卷與證據(jù)⑤ 有何區(qū)別與聯(lián)系呢？ 就兩者的聯(lián)系來(lái)看，第一，行政案卷和證據(jù)具有某些共同的特征，我國(guó)訴訟法學(xué)界多數(shù)人認(rèn)為證據(jù)具有客觀性、相關(guān)性和合法性的特征，依筆者上述所見(jiàn)，客觀性和相關(guān)性也是案卷的特征之一。⑥ 第二，行政案卷和證據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換，這里要區(qū)別行政程序證據(jù)和訴訟證據(jù)，在行政程序中，案卷的外延大于證據(jù)，案卷是指行政程序過(guò)程的記載和行政行為所根據(jù)的一切文獻(xiàn)，案卷包括行政行為的證據(jù)但不限于證據(jù)；在司法審查中，行政案卷成了訴訟證據(jù)的一部分，訴訟證據(jù)的外延大于行政案卷。按照我國(guó)《行政訴訟法》的規(guī)定，被告行政機(jī)關(guān)對(duì)自己作出的行政行為負(fù)有舉證責(zé)任，而被告的行為記載于案卷之中，被告將案卷提交給法院以證明自己作出的行政行為正確、合法。訴訟證據(jù)不僅包括行政行為案卷，還包括原告提交的證據(jù)和法院依職權(quán)主動(dòng)調(diào)查收集的證據(jù)在內(nèi)。雖然案卷與證據(jù)具有上述的聯(lián)系，但不能將兩者簡(jiǎn)單的等同，行政案卷與證據(jù)至少有如下區(qū)別：第一，行政案卷具有程序性的特點(diǎn)，有些案卷甚至具有時(shí)間上的先后順序，不能顛倒，證據(jù)通常沒(méi)有順序上的要求；第二，行政案卷具有封閉性的特點(diǎn)，案卷形成后一般不允許增加或減少，但證據(jù)則不同，判決或裁定發(fā)生法律效力后，當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)證明原裁判確有錯(cuò)誤的，可以申訴或申請(qǐng)?jiān)賹彙?/p>

第二篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

食品藥品監(jiān)督管理局行政執(zhí)法案卷管理制度

第一條 為加強(qiáng)行政執(zhí)法案卷管理，保障依法行政，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度。

第二條 本制度所稱行政執(zhí)法案卷是指在行政處罰、行政許可、行政復(fù)議、政府信息依申請(qǐng)公開(kāi)等執(zhí)法過(guò)程中形成的與案件有關(guān)的按照一定順序匯集成卷的案件材料。

第三條 行政處罰、行政許可、政府信息依申請(qǐng)公開(kāi)、移送其他部門(mén)案卷由案件承辦人負(fù)責(zé)立卷。行政復(fù)議、行政應(yīng)訴、行政賠償案卷由法規(guī)科承辦人負(fù)責(zé)立卷。已經(jīng)辦結(jié)的行政執(zhí)法案件，案件承辦人應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)立卷。

行政執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)一案一卷，簡(jiǎn)易程序的行政處罰案件可按時(shí)間順序集中匯集成卷。

第四條 正在辦理中的行政執(zhí)法案件，案件材料由案件承辦人保管；已歸檔案卷由法規(guī)科人員負(fù)責(zé)保管。

第五條 行政執(zhí)法案件立卷后應(yīng)報(bào)送法規(guī)科審核整理歸檔。

第六條 案卷查閱實(shí)行登記審批制度。正在辦理中的行政執(zhí)法案件，除案件承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、法規(guī)科核審人、主管局領(lǐng)導(dǎo)、局主要負(fù)責(zé)人查閱外，其他人員一般不得查閱或借閱。已歸檔案卷，本局工作人員因工作需要查閱案卷的，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱管理規(guī)定。本部門(mén)以外單位、人員需要查閱或借閱案卷的，案卷保管人應(yīng)書(shū)面登記相關(guān)信息，在報(bào)請(qǐng)局主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可提供案卷。

第七條 違反本制度案卷管理規(guī)定造成后果的，按照《行政執(zhí)法責(zé)任追究辦法》相關(guān)規(guī)定對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任追究。

第八條 本制度自印發(fā)之日起施行。

第三篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

XX分局行政執(zhí)法案卷管理制度

一、為嚴(yán)格規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法工作水平，規(guī)范案卷管理，制定本制度。

二、行政處罰案件經(jīng)分局合議后，履行如下程序：承辦人需到辦公室領(lǐng)取案卷編號(hào)；按照?qǐng)?zhí)法程序制作處罰按卷；承辦人（帶領(lǐng)業(yè)戶）15日內(nèi)將處罰金額繳納到辦公室；辦公室指派專人2日內(nèi)將罰款繳納到指定銀行，并與2日內(nèi)將罰款發(fā)票返到承辦人（業(yè)戶）；行政處罰案件執(zhí)行完畢后，由承辦人將全部材料整理、分類、編號(hào)、組卷，30日內(nèi)交辦公室歸檔。

三、案卷檔案由辦公室指定專人按照材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱、保證安全的原則進(jìn)行立卷、歸檔、保管。

四、查閱案卷必須辦理查閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)查閱，不得隨意帶出、復(fù)制、損壞。

五、案卷到期需要銷毀時(shí)，由案卷管理人員提出申請(qǐng)，列出清單，按規(guī)定程序予以銷毀。

第四篇：行政案卷裝訂順序

林業(yè)行政處罰案卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料

1.林業(yè)行政處罰案件調(diào)查報(bào)告 2.法律文書(shū)

林業(yè)行政處罰決定書(shū)（式樣21）； 不予林業(yè)行政處罰決定書(shū)（式樣20）； 林業(yè)行政當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)（式樣01）； 林業(yè)行政處罰文書(shū)送達(dá)回證（式樣24）； 林業(yè)行政處罰立案登記表（式樣02）； 林業(yè)行政處罰意見(jiàn)書(shū)（式樣19）； 責(zé)令

通知書(shū)（式樣11）；

駁回∕批準(zhǔn) 延期∕分期繳納罰款申請(qǐng)決定書(shū)（式樣23）。3.陳述、辯解材料

詢問(wèn)違法嫌疑人（當(dāng)事人）筆錄（式樣03）； 違法嫌疑人（當(dāng)事人）書(shū)面陳述、辯解材料；

同案違法人陳述（另案處理的可以是復(fù)印件，但要注明原件所在位置）； 林業(yè)行政處罰先行告知書(shū)（式樣14）林業(yè)行政處罰聽(tīng)證權(quán)利告知書(shū)（式樣15）；

經(jīng)告知后，違法嫌疑人（當(dāng)事人）提供的陳述、申辯材料 對(duì)違法嫌疑人（當(dāng)事人）的陳述、申辯的復(fù)核材料。對(duì)違法嫌疑人（當(dāng)事人）的身份核實(shí)材料。4.證據(jù)材料

林業(yè)行政處罰案件來(lái)源材料（包括：受理報(bào)警登記表、受案詢問(wèn)筆錄和舉報(bào)、控告、移送、交辦、主動(dòng)交待及執(zhí)法人員發(fā)現(xiàn)線索的材料）詢問(wèn)被侵害人、證人筆錄（式樣03）； 證人證明材料；

勘驗(yàn)∕檢查筆錄（式樣05）及附件：現(xiàn)場(chǎng)圖、現(xiàn)場(chǎng)照片； 先行登記保存證據(jù)通知單（式樣06）； 抽樣取證通知書(shū)（式樣07）； 封存扣押決定書(shū)（式樣08）解除封存扣押決定書(shū)（式樣09）； 暫扣木材決定書(shū)（式樣12）暫扣木材決定書(shū)（式樣13）；

收集、調(diào)取書(shū)證筆錄及其收取的書(shū)證原件或者復(fù)印件、抄錄件、摘錄件 收集、調(diào)取物證筆錄及其收取的物證照片與文字說(shuō)明或者物證原物保存說(shuō)明 調(diào)取物品、文件發(fā)還憑證

林（地）權(quán)證或其他法定林（地）權(quán)證明 木材檢尺明細(xì)表 涉案物品價(jià)值證明 其他書(shū)證；

其他物證及物證照片；

錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等說(shuō)明件； 鑒定、檢測(cè)、評(píng)估聘請(qǐng)/委托書(shū)及其結(jié)論意見(jiàn)；鑒定、檢測(cè)、評(píng)估人資質(zhì)證明； 5.聽(tīng)證材料

聽(tīng)證申請(qǐng)書(shū)（聽(tīng)證申請(qǐng)筆錄）； 不予受理聽(tīng)證申請(qǐng)通知書(shū)（式樣16）； 舉行聽(tīng)證通知書(shū)（式樣17）； 聽(tīng)證筆錄（式樣18）； 聽(tīng)證報(bào)告 6.呈批文書(shū)

先行登記保存呈批表； 解除先行登記保存呈批表；

對(duì)正在營(yíng)業(yè)的生產(chǎn)∕經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所進(jìn)行檢查呈批表； 對(duì)違法行為人進(jìn)行辨認(rèn)∕指認(rèn)呈批表； 封存∕扣押呈批表； 解除封存∕扣押呈批表； 暫扣木材呈批表； 解除暫扣木材呈批表；

鑒定∕檢測(cè)∕評(píng)估聘請(qǐng)/委托呈批表； 不予受理聽(tīng)證申請(qǐng)呈批表； 移交涉案財(cái)物呈批表； 延期∕分期繳納罰款呈批表； 延長(zhǎng)辦案期限呈批表； 其他需要呈批的事項(xiàng)。7.執(zhí)行結(jié)果

沒(méi)收實(shí)物清單（式樣22）移交涉案財(cái)物手續(xù)； 延期∕分期繳納罰款申請(qǐng)書(shū)； 罰沒(méi)款收據(jù)或銀行代收罰款收據(jù) 8.其他材料 集體討論筆錄 宣布處罰決定記錄 處罰監(jiān)督復(fù)查記錄

案件移送書(shū)回執(zhí)（式樣04）其他需要保存的材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

如果出現(xiàn)行政復(fù)議、行政訴訟或國(guó)家賠償情形的，有關(guān)材料可以單獨(dú)列卷，作為原行政處罰案卷的副卷存檔。

行政復(fù)議案卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料

行政復(fù)議申請(qǐng)書(shū)（副本）、行政復(fù)議申請(qǐng)筆錄（復(fù)印件）行政復(fù)議提交答復(fù)通知書(shū) 行政復(fù)議書(shū)面答復(fù)（副本）行政復(fù)議決定書(shū)

履行行政復(fù)議決定的有關(guān)文書(shū) 其他復(fù)議材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

行政訴訟卷材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料 起訴狀（副本）答辯狀（副本）判決書(shū)或裁定書(shū)（副本）

履行行政訴訟判決、裁定的有關(guān)文書(shū) 其他應(yīng)訴材料 二審有關(guān)材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

國(guó)家賠償案材料排列順序

（一）卷宗封面

（二）卷內(nèi)目錄

（三）卷內(nèi)材料 申請(qǐng)書(shū)（副本）國(guó)家賠償復(fù)議申請(qǐng)書(shū) 答辯意見(jiàn)（副本）

國(guó)家賠償調(diào)解書(shū)、國(guó)家賠償決定書(shū)、不予國(guó)家賠償決定書(shū)或國(guó)家賠償判決書(shū)（副本）

國(guó)家賠償金支付申請(qǐng)書(shū) 責(zé)令承擔(dān)賠償費(fèi)用通知書(shū) 履行國(guó)家賠償?shù)挠嘘P(guān)文書(shū) 其他材料

（四）備考表

（五）卷宗封底

裝訂順序中未列出的文書(shū)、材料，需要入卷的，根據(jù)其性質(zhì)、類別訂入卷內(nèi)合適的位置。

案件數(shù)字統(tǒng)計(jì)以當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)、處罰決定書(shū)、不予處罰決定書(shū)或撤銷案件決定書(shū)為準(zhǔn)。

一案有多人并分別制作了上述文書(shū)的，以一案對(duì)待。

案件移送其他部門(mén)處理的，原辦案部門(mén)不再進(jìn)行案件統(tǒng)計(jì)。

第五篇：2011年行政執(zhí)法案卷自查報(bào)告

××××××局

××行政執(zhí)法案卷自查報(bào)告

市政府法制辦：

為進(jìn)一步貫徹落實(shí)《行政處罰法》和《行政許可法》，規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法案件辦理質(zhì)量和水平，根據(jù)市政府法制辦《關(guān)于開(kāi)展2011行政執(zhí)法案卷評(píng)查活動(dòng)的通知》要求，我局高度重視，迅速部署，把此次活動(dòng)作為進(jìn)一步規(guī)范行政執(zhí)法行為的重要契機(jī)，按照標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真開(kāi)展案卷評(píng)查。現(xiàn)將自查情況報(bào)告如下：

一、行政執(zhí)法案卷辦理基本情況

根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，我局共有行政處罰事項(xiàng)×項(xiàng)。我局不斷完善管理制度、加大普法宣傳力度，嚴(yán)格要求、規(guī)范執(zhí)法，有關(guān)單位和個(gè)人嚴(yán)格遵守相關(guān)法律、法規(guī)，未發(fā)生行政處罰案件。

2011年，我局共辦理××行政許可100件，其中，××50件，××50件。以上均告知申請(qǐng)人享有要求聽(tīng)證、依法申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟的權(quán)利，至今未收到聽(tīng)證和行政復(fù)議申請(qǐng)，沒(méi)有行政訴訟案件。

二、行政執(zhí)法案卷自查情況

在以往工作的基礎(chǔ)上，按照《行政許可法》的要求，我局對(duì)委托授權(quán)書(shū)、申請(qǐng)人身份證明材料、收件清單、簽章等許可過(guò)程要素進(jìn)行了規(guī)范和完善，取得了明顯成效。以上100件行政執(zhí)法案件，均能按照法律的規(guī)定行使行政執(zhí)法權(quán),程序合法、事實(shí)清楚、處理適當(dāng)、適用法律準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)案。文書(shū)制作規(guī)范、語(yǔ)言準(zhǔn)確、歸檔及時(shí)。執(zhí)法人員能夠把握法律精神，堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正原則，在許可條件、辦事程序、申報(bào)材料等方面符合有關(guān)規(guī)定，在承諾期限內(nèi)辦結(jié)，在方便申請(qǐng)人辦事的同時(shí)，規(guī)范了行政許可行為。

三、行政執(zhí)法案卷存在問(wèn)題

由于少數(shù)行政許可申請(qǐng)文書(shū)填寫(xiě)不規(guī)范、不準(zhǔn)確，為方便群眾辦事，允許當(dāng)場(chǎng)修改，故這部分文書(shū)有涂改現(xiàn)象，另少數(shù)申請(qǐng)人提交的圖紙有破損現(xiàn)象，影響了案卷整體的整潔、美觀。另外還存在著部分案卷材料大小不

一、裝訂不整齊等問(wèn)題。

四、改進(jìn)意見(jiàn)和措施

（一）高度重視，積極整改。我局將根據(jù)此次案卷評(píng)查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)照行政執(zhí)法案卷評(píng)查標(biāo)準(zhǔn)，本著“有則改之、無(wú)則加勉，舉一反

三、改進(jìn)工作”的態(tài)度，查找問(wèn)題原因，采取切實(shí)有效的措施加以整改，以使案卷評(píng)查真正達(dá)到解決問(wèn)題、促進(jìn)工作的目的。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。我局加強(qiáng)對(duì)行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，積極開(kāi)展行政執(zhí)法案卷的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，著力提高行政執(zhí)法人員對(duì)法律、法規(guī)的理解能力，對(duì)行政違法行為的調(diào)查取證和分析判斷能力，對(duì)行政執(zhí)法文書(shū)的制作運(yùn)用能力。

（三）完善制度，規(guī)范操作。行政執(zhí)法案卷評(píng)查是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，對(duì)規(guī)范行政執(zhí)法行為、促進(jìn)依法行政具有十分重要的作用。我局將不斷完善執(zhí)法案件辦理內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范工作流程，同 時(shí)，建立健全執(zhí)法檔案管理等各項(xiàng)配套制度，切實(shí)提高行政執(zhí)法水平和案卷質(zhì)量。

××××局 ××年××月××日