第一篇：4檔案資料借閱與利用制度..doc

檔案資料借閱與利用制度

1范圍

檔案室是企業文件資料的歸口管理部門，是記載企業歷史和提供信息的寶庫，而檔案更是一筆富貴的財富，為了保護和管理好檔案資料，使之能更好地發揮作用，特制訂本制度。本制度適用于大唐黑龍江新能源開發有限（以下簡稱本公司）所屬各部門及分子公司。

2規范性引用文件

下列文件對于本制度的制定是必不可少的。

《檔案法》

《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》

《電力檔案標準化管理實施指南》

《企業檔案工作規范》DA/T42-2009

《電力企業檔案管理規范操作》

3定義及術語

下列定義和術語適用于本標準。

3.1

檔案室

機關、團體、企業、事業單位中負責管理本單位檔案的機構，國家檔案事業系統的基層組織。

3.2

案卷

由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內檔案系統排列、編目和統計的基本單位。

3.3

案卷目錄

以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

3.4

全引目錄

以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。4檔案的借閱

4.1檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

4.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

4.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4.4必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

4.5檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

4.6借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

5檔案的利用

5.1檔案工作人員要熟悉庫藏檔案資料的情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

5.2對庫藏檔案要編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，以便及時準確地提供檔案。

5.3積極搞好檔案史料的編研工作，檔案工作人員要與有關部門配合，編寫全宗介紹，機構沿革，大事記、基礎數字匯編，文件匯集等，積極主動地為本企業的生產、經營各項工作服務。

5.4檔案資料利用后，查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》，檔案工作人員定期選編檔案《利用效果典型實例匯編》，并一年一次進行檔案利用情況分析，以提高檔案資料的利用效益。

6附則

6.1本制度由總經理工作部負責解釋。

6.2本制度自下發之日起執行。

第二篇：檔案資料借閱制度

(1)借閱的檔案資料，無特殊情況，原則上不準帶出，只準在辦公室內查閱。

(2)借閱的檔案、資料需摘錄時，需經管理人員允許，資料應摘錄在工作手冊上。

(3)嚴禁在檔案、資料上圖點、劃道，注字、涂改和折頁等，嚴禁把檔案、資料弄臟損壞。

(4)借閱人員要愛護辦公室內的物品，保持安靜，不隨地吐痰，嚴禁吸煙。

(5)如因特殊情況，借閱的檔案需要帶到單位外，應妥為保管，不得損壞丟失。不準私自轉借他人。借出檔案、資料要按時歸還，如因故不按時歸還，應電話聯系延長時間，并在借出檔案、資料手續單上注明延期歸還時間。

第三篇：檔案借閱利用制度

檔案借閱利用制度

1、利用范圍：凡在本館保存的所有檔案，我國公民和組織持有合法證明均可利用。

2、利用時間：檔案館為利用檔案者隨時提供，利用檔案原則上在閱覽室進行，特殊情況需利用檔案時，需征得本館同意，方可外借，借閱者要負責檔案的保密、安全并及時返還。

3、利用程序：電函、信件利用檔案者由本館工作人員代查、代函并按規定收取費用。本人來館利用檔案的需先出示個人所持證件，經驗證持有合理有效證件的，由本館工作人員代查，經本館工作人員檢查復核簽證后，方可帶走所取材料。

4、檔案利用者應遵循下列規定：

（1）查閱、摘錄、復制尚未開放的檔案須經館長同意，必要時報請上級主管領導審查批準。

（2）利用者需要采用復印、照相方法復制檔案，均由檔案館負責辦理，并按規定收費。

（3）利用者所復制的檔案（證明材料除外）除經本館請示上級領導機關特許者外，不得以任何形式全文公布、陳列、展示或再行復制，絕密檔案復制件應于使用后交回。

（4）港、澳、臺同胞、海外華僑和外國人利用檔案，應持市以上有關國家機關介紹信，并按國內利用者的利用程序有關規定辦理。

（5）檔案利用者，不得在檔案材料上勾畫、圈點、涂改，并有義務愛護檔案，不得轉借和拆卷。凡對檔案造成損壞的要負責經濟賠償，嚴重的要依法追究責任。

5、檔案工作人員對檔案利用者應主動熱情服務，做到百問不煩、百拿不厭、有問必答、并盡可能以復制件代替原件使用，注意隨時收集利用效果的反饋，不斷改進利用工作。

第四篇：檔案借閱利用制度

檔案借閱利用制度

一、本局人員借閱檔案，必須辦理借閱手續。外單位查閱檔案或要求出具審計檔案證明的，必須持單位介紹信，并經局主管領導審批，進行登記后，方可查閱。

二、借閱人員未經允許，不得抄錄、復印和拍照，因工作需要時，須經檔案工作人員審核，相關業務科室和辦公室主任批準。

三、借閱檔案時間一般不得超過半月，并按時歸還。如確需繼續使用者，應重新辦理借閱手續。機密和聲響檔案一律不得借閱。

四、借閱人員要愛護檔案，確保檔案的安全，嚴禁在案卷上勾畫、涂改，不得污損、抽頁、拆卷、轉借及遺失，并應對所借案卷內容注意保密，如違反上述規定將依照《檔案法》追究責任。

五、歸還檔案時借閱人員應向檔案工作人員反饋利用效果。

檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹國家檔案工作法律、法規，建立健全機關檔案工作制度。

二、收集、整理和保管本機關在工作中形成的各門類檔案、資料，監督和指導機關各科室的立卷、歸檔工作。

三、熟悉所保管檔案情況，編制適用的檢索工具，及時準確的提供檔案、資料，為領導決策和審計工作服務。

四、維護檔案的完整和安全，負責檔案資料的保護和修復工作。

五、對檔案的收集、移交、保管、利用情況進行統計，準確編制檔案工作情況統計表，及時上報檔案部門。

六、按照有關規定對保管的檔案定期鑒定和銷毀，并向縣檔案館做好檔案移交工作。

檔案保密制度

一、檔案工作人員必須認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及審計工作保密規定，帶頭遵紀守法、嚴守國家機密，確保檔案保密安全。

二、堅持原則，忠于職守，不隨意摘抄、傳播密級檔案內容，不私自復制檔案材料。

三、借閱檔案的人員要自覺遵守保密制度，不得向無關人員泄露查閱案卷的內容。

四、確應需要查閱機密檔案，必須由分管領導和主管領導批準，在檔案工作人員陪同下查閱。

五、機密檔案要妥善保管，加強保密措施，發現丟失、泄密等問題，要立即報告，迅速采取補救措施。

檔案鑒定

銷毀制度

一、根據檔案保管期限規定，對保存期滿的各類檔案按時組織鑒定、銷毀。

二、檔案的鑒定工作應在分管局長領導下，由主管領導負責組織辦公室主任、檔案工作人員和業務部門的人員共同組成鑒定小組，按規定進行。

三、銷毀失去保存價值的檔案許由鑒定小組提出意見，登記造冊，寫出書面報告，經主管局長批準后，由兩人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。

四、銷毀的檔案須在案卷目錄中注明，銷毀清冊應永久保存。

檔案庫房管理制度

一、檔案庫房是存放檔案的重要場所，要切實做好防火、防盜、防蟲、放光、防潮、防高溫、防塵、防鼠及聲像、電子檔案的防磁工作，確保檔案的安全和完整。

二、非檔案工作人員，一律不得擅自進入檔案庫房。借閱檔案必須辦理借閱手續。

三、庫房內要經常打掃，保持清潔。做好溫濕度記錄并隨時予以調節，以便檔案的長期保管。

四、案卷排列規范，按照從上至下，從左至右，永長短的辦法擺放整齊，便于查找利用。

五、對庫藏的檔案要經常檢查，發現問題及時報告，并采取措施予以處理。

第五篇：大學檔案利用（查閱、借閱）制度

大學檔案利用（查閱、借閱）制度

一、本校教師、職工利用檔案，必須持有所在部門處級以上黨政組織介紹信或黨政負責人簽署意見的閱檔單；利用重要檔案（“兩會”記錄）必須由黨委書記、主管校長審批，利用科技檔案須經作者本人同意。

二、本校學生（專科生、本科生、研究生、博士生）利用檔案，必須持有學生證及學院介紹信，在檔案館查閱，不能借出。

三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并經檔案館館長，方可利用。

四、利用檔案人員一律在檔案館閱覽，如因工作需要必須借出，需經檔案館館長同意，并嚴格履行借閱登記手續且限期歸還。

五、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經檔案管理人員同意，可辦理續借手續，并按期歸還。

六、利用檔案人員必須愛護檔案，嚴禁涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

七、檔案管理人員應仔細檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責任，并向領導報告。

八、檔案管理人員提供證明材料，應以引述或節錄檔案原文為主要方法，并仔細校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準確性和真實性。

九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。