第一篇：麗水市電子公文管理工作的特色研究[精選]

麗水市電子公文管理工作的特色研究

丁建萍

（麗水市公路管理局）

摘要：麗水是經濟后發地區，在檔案信息化建設方面起步較往。如何以較少的投入，獲取更大的收益，走出一條獨具麗水特色的電子公文無接收、移交和管理的新路子，為市委、市政府提出的“綠色崛起、科學跨越”發展戰略服務，是麗水市各級檔案部門在全面推進省“兩個戰略”實踐中的工作重心。通過“一年探索（2010年）、兩年推進（2011年、2012年）”，麗水市基本形成了與全省檔案登記備份戰略同步推進的“統、前、新” 三大特色。筆者作為電子公文接收和管理工作的參與單位和省級科研課題“1+9+N模式檔案與電子文件登記備份策略研究”課題研究的主要研究人員之一，對近年來麗水市檔案系統全面推行電子公文接收管理和檔案登記備份工作的特點進行了研究，提出如下意見，供同行參考。

關鍵詞：檔案；電子電子公文；接收管理；登記備份

一、統

統一網絡平臺、統一技術標準，建設全面覆蓋1市9縣各級黨政部門的“云檔案”信息共享系統。

（一）統一規劃全市黨委政府各部門協同辦公系統內電子文件的歸檔功能，建設全市統一的數字檔案協同管理系統平臺。目前，我市黨政機關運行的協同辦公系統，范圍涵蓋1市9縣1500余個收（發）文部門和單位，統一的辦公平臺實現了電子公文的全流程生成和全覆蓋管理，以最小的投入，獲取最大的收益，也為檔案信息資源整合打造了統一的運行平臺。2011年，麗水市檔案局制訂了《“1+9+N”的機關數字檔案室和登記備份中心建設方案》，依據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案遷移指南》《電子文件長期保存格式需求》等檔案專業技術標準，建設全市統一的，與黨政機關協同辦公系統同一平臺部署的數字檔案協同管理系統，對協同辦公系統內形成的電子文件進行及時歸檔遷移。《方案》于2011年5月經市發改委組織專家論證后開始實施。2012年進入試運行階段。

（二）統一電子文件的技術標準，規范電子公文的歸檔格式，實現電子公文元數據的無縫歸檔遷移。麗水市推行的數字檔案協同管理系統，統一了電子公文的形成格式，統一的電子公文的歸檔遷移方式，打破了“信息割據”的局面，為電子文件以統一的標準歸檔遷 1

移和檔案信息的資源共享創造了良好的基礎條件。2012年，市檔案局制定了《麗水市市直單位電子目錄數據結構與交換格式》《麗水市數字檔案協同管理系統電子公文歸檔與登記備份管理規范》等業務規范文件，在電子公文的形成之時，即對公文的開放等級、公文的運行流程等元數據進行規范化管理。在歸檔階段，各單位機關檔案室電子目錄數據庫結構實行統一標準，檔案管理系統自動讀取應歸檔電子公文的元數據，自動歸檔并以統一的板式遷移到檔案庫，以減少機關檔案員的工作量。

（三）統一檔案登記備份技術標準，以系統容災備份和單點備份相結合，確保電子公文的安全。麗水市政府協同辦公系統已經在市政府信息中心實現了容災備份。數字檔案協同管理系統項目建成后，備份包將定時通過系統傳輸到登記備份中心進行容災備份，2012年度，市本級和9縣市對協同辦公系統的數據進行了備份。但是，考慮到各部門的需要，一旦一個部門出現數據問題，不可能讓整個系統都還原到備份點，為此，市檔案局研發了單部門單點備份的功能，即每一個部門都能在指定時段內，將電子公文原數字、電子公文實體打包備份到市檔案局登記備份中心。備份包采取多種形式打包，其中基于XML的電子文件備份功能實現了電子公文目錄數據、電子公文實體打包備份，與其它檔案管理軟件兼容的功能，確保檔案的安全管理。

（四）統一數字檔案的展現方式，全市1市9縣已經開放的數字檔案在同一個平臺上實現一站式查閱利用，建設覆蓋全市各部門的“云檔案”信息共享工程。在市、縣兩級基本建成規范數字檔案室的基礎上，以市本級為中心，9縣市為節點，以“網絡爬蟲”的形式，建設“云檔案”信息共享平臺。對縣（市、區）節點的檔案進行“爬蟲式搜索”，在市中心節點建成“麗水市黨政機關數字檔案目錄數據庫”和“麗水市黨政機關數字檔案全文數據庫”。全市在協同辦公系統內的所有單位用戶在指定權限內，實現“百度”式一站檢索，共享開放級檔案資源，依申請共享限制利用級檔案資源。

二、前

提前介入，超前管理，謀劃好電子公文安全保管、永久保存的策略。

（一）市委市政府出臺《關于切實加強電子公文歸檔管理的意見》（該文件政府已經審核，現正在黨委領導簽發），從機制體制上將檔案行政管理部門對電子公文的監管職能從文件后期提前到包括電子公文的形成、流轉的前期管理。《意見》要求各級各部門充分認識電子公文歸檔管理的重要意義，切實加強機關數字檔案室和登記備份中心建設，夯實電子公文歸檔管理的軟（硬）件基礎，規范電子公文的開放利用工作。《意見》規定全市數字檔

案協同管理系統實行統一規劃、分級管理。由市檔案局協同市政府信息中心根據電子公文歸檔遷移、安全保管的要求，統一規劃數字檔案協同管理系統的功能，并于2012年下半年分級部署到各級黨政機關協同辦公系統中。《意見》從體制、機制上將檔案行政管理部門對電子公文的監管職能從文件歸檔后期提前到包括電子公文的形成、流轉的前期管理。

（二）麗水市檔案局出臺的一系列規范，就電子公文的形成格式、元數據管理、開放鑒定等作了規定，實現電子公文在形成之時，就符合歸檔要求。協同辦公系統根據市檔案局提出的《麗水市檔案電子目錄數據庫結構與交換格式》《麗水市數字檔案協同管理系統電子公文歸檔與登記備份管理規范》，對電子公文形成格式、數據庫結構、開放等級鑒定作了調整。同時兩辦《意見》要求沒有運行協同辦公系統的黨政部門要對目前已經運行的OA系統進行評估，確保本單位本系統形成的電子公文能夠根據市檔案部門的規范要求實現歸檔遷移，并定期向同級檔案行政管理部門登記備份。目前，市教育局、市公路管理局等單位已經決定廢止已經運行的上級部門配發的OA系統，改運行協同辦公系統。

（三）以國家檔案局科研項目的實施為契機，建設具有超前功能的現代化的檔案智能化庫房。運用RFID技術（無線射頻技術）管理檔案實體，在圖書館應用方面已經比較成熟。但在檔案館應用方面，全國都處于試驗階段。2012年，市檔案向國家檔案局申報了《RFID技術應用于檔案實體管理的可靠性研究》，據悉國家檔案局已經立項為2012年科研項目，這是我市第一次被列入國家級科研項目。市檔案局已經于去年開始調研，制定了建設方案，目前已經開始實施。

（四）以電子公文轉縮微膠片的異質備份為主要手段，超前謀劃電子公文永久保管的策略。由于電子公文對系統和運行環境的依賴性，任何人都不能保證50年或100年之后，以電子公文形式保存的電子檔案在脫離了原來運行的環境，還能被后人讀取，也不能保證為電子公文提供運行環境的軟（硬）件供應商尚存在并能提供軟（硬）件環境。目前檔案系統普遍采用的是將電子公文打印為紙質檔案，實現電子公文與紙質檔案的雙套制保存的方法。但是，以激光打印機打印的文件資料，其通過高溫附著在紙質上的墨粉也只有短期的安全保管期限。以縮微膠片形式保存永久保存價值的檔案，是確保電子公文永久保存的有效手段。為此，市檔案局在《數字檔案館建設方案（二期）》中提出了電子公文異質備份系統建設的目標，以解決協同辦公系統內電子文件轉為縮微膠片的備份問題。該《方案》已經于2011年10月經市發改委組織專家論證，2012年的電子公文異質備份資金200萬元計劃，目前項目正在實施中。

三、新

創新工作機制，創新監管手段，全面開創各部門齊抓共管的檔案工作新局面。

（一）市政府出臺《麗水市重點建設項目檔案專項驗收辦法》。《辦法》明確市檔案行政管理部門為重點建設項目檔案專項驗收的主體。并規定，列入市級以上的重點建設項目，在檔案驗收之前，必須進行檔案數字化加工，并完成登記備份工作。未通過檔案專項驗收的市級重點建設項目，不得通過竣工驗收。此舉推進了重點建設項目檔案的數字化和信息化工作，同時，檔案數字化成果通過登記備份之后，上傳到1+9+N檔案協同管理系統中，與電子公文一起進行統一管理。

（二）借力執法，創新檔案安全監管的手段。2011年，市檔案局與市監察局、市發改委聯合開展了市級重點建設項目檔案執法檢查。對全市“十一五”以來的280個重點建設項目進行了全面檢查和重點抽查。通報了重點建設項目檔案管理工作方面存在的問題。2011年，借檔案重點建設項目執法檢查之力，當年完成16個重點建設項目檔案專項驗收。超創歷年驗收之總數。

2012年，市檔案局與市政府法制辦、市監察局、市經信息委聯合開展重點民生領域檔案執法檢查。重點檢查社會保險、勞動人事仲裁檔案、城鄉最低生活保障、婚姻檔案、房產檔案、城市拆遷檔案、移民檔案、學籍檔案、計劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）檔案、土地流轉檔案、農村養老保險檔案、農村合作醫療檔案、困難家庭和失地農民檔案、社會救助檔案管理情況和電子業務數據登記備份情況，借各部門之力，全面推動重點涉民單位檔案和規范管理和電子業務數據的登記備份工作。

（三）加強檔案工作的領導，以全新的方式，形成各部門齊抓共管和檔案工作新局面。2012年，是檔案工作局面逐步打開，檔案地位日益加強的新的一年，通過將檔案工作列入市級各部門的目標責任制考核、檔案評優評先等方法，逐步形成了檔案工作齊抓共管的良好氛圍。市環保局黨組已經決定今年5月為全市環保系統檔案推進月。市檔案局已經應環保局的要求，對環保系統開展的檔案推進月活動進行了業務方面的指導與交流。2013年，市檔案局將電子公文的在線歸檔、電子公文及元數據的接收、移交和管理工作列入縣（市、區）檔案局和市直部門的考核內容，全面推進電子文件的規范化管理進程。

第二篇：電子公文制度

電子公文處理制度

公文處理是指公文辦理、收文、管理、整理歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

(一)公文處理

公文處理應以《國家行政機關公文處理辦法》為指導，努力做到規范化、制度化、科學化，提高工作效率和公文質量。

(二)收文辦理

對收到的公文，機要局文管人員要嚴格按照公文處理的有關規定，認真做好簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等工作。

(三)收文登記

機要局文管人員每天定時從電子公文網簽收、下載電子文件（緊急重要電報根據短信提醒隨時簽收辦理），按照收文登記簿內容規范填寫，并按要求填寫《文電閱辦箋》。

(四)批辦程序

機要局文管人員根據文件內容和領導工作分工，先提出擬辦意見，然后送呈區委辦主任領導批閱，再根據領導批示傳閱或送有關部門辦理；對于分管領導外出而又急需辦理的文件，可先轉主部門辦理。

(五)傳閱辦法

機要局按照文件分類設立傳閱夾，及時呈領導傳閱。傳閱時本著先急后緩，先主后次的原則，特急件當時傳完，重要文件一周傳完，一般文件二周傳完，確保不泄密，不誤事，不遺失。對重要文件和急件要單獨設夾，文到即送。因工作需要留存文件的，須向文管人員說明，由文管人員負責復印轉送領導或部門留存。文件傳閱辦理完畢后，及時整檔，分類保管。

(六)文件承辦

各部門應確定一名文件管理人員，收到領導批辦的文件后，要在文管人員處履行簽字登記手續，承辦部門應根據領導批示和文件緊急程度及時辦理，批而不辦、遲辦以至貽誤工作的，要追究相關人員的責任。辦理完畢后，應及時將辦理情況填寫在《文電閱辦箋》中“辦理結果”一欄，并將承辦文件交回機要局，確需留存的，經機要局登記后妥善保管。

(七)督查催辦

對領導批示件，承辦部門要認真貫徹落實，不得拖延、推諉、扯皮。機要局協同區委督查室及時做好催辦工作，搞好督查、協調，保證政令暢通，使各項工作落到實處。

第三篇：電子公文報送系統功能研究(浙江檔案)

電子公文報送系統功能研究

馬帥章、桑毓域（天津師范大學）

方昀（天津市檔案局）

摘要：電子政務環境下，傳統紙質文件的歸檔移交模式與體制已經不再適應新形勢下電子公文的管理活動。本文嘗試結合國內外電子文件管理標準和管理模式的相關經驗，解析電子公文報送系統的基本概念與結構，對報送系統面臨的復雜因素和實現的多元性目標進行分析，并從電子政府公文向檔案部門移交報送流程出發，構建電子公文報送系統的功能需求分析模型及技術功能要求，旨在為電子公文報送系統研究和系統開發提供理論借鑒，也為電子文件中心和數字檔案館建設提供一些參考。

關鍵詞：電子公文 報送系統 歸檔

Research on the functions for the system of Electronic document submitting

Ma Shuaizhang，Sang Yuyu（Management school of Tianjin Normal University，Tianjin 300387）Fang Yun（Archives Bureau of Tianjin，Tianjin 300191）

Abstract：Under the circumstance of E-government, the transferring module and management system on the traditional paper records cannot adapt to the management activities of electronic document in new time.With the related international standards and practical experiences within and out of our country, this paper not only introduces the basic concept and structure on system of electronic document submitting，but analyzes the complex conditions the system faces and the multi purposes which the system can bring.Meantime, in this paper the author tries to create the basic module of the basic functional requirements and technological function requirements which based on the considering of the electronic document processing from the electronic government to related archival institutions.The whole paper is to give theory references for the research of electronic document submitting and system development.Another purpose is to present some references for the construction of the Records Center and the Digital Archives.Keywords：Electronic document ；System of submitting；Filing

電子政務環境下，電子公文作為政務流程辦公辦事的載體，其流轉、處理以及最后的歸檔保存關系到電子政務活動的順利開展和有效運行。與紙質檔案相比，由于電子文件自身許多新特點導致電子文件管理與傳統紙質檔案管理之間管理條件的限制與矛盾比較突出。從管理實踐的角度可以看出傳統文件歸檔移交機制已經難以適應電子公文的辦理環境和現實條件。因而電子公文報送系統的設計和新的功能定位走進我們的視線。

一、電子公文報送系統的概念及結構分析

電子公文報送系統是對電子公文歸檔以及電子公文移交環節相結合的統稱。隨著各項政務性活動的完結，電子公文完成了公文流轉的現實效用。歸檔環節的設置，為電子公文歸檔整理與報送移交之間搭建了橋梁。從電子公文歸檔整理環節至電子公文向檔案館的移交報送，該過程完成了電子公文從形成機關到保管單位的過渡。

從理論上講，電子公文報送系統主要由電子公文歸檔環節與移交報送環節組成。根據當

前文檔一體化的管理實際，我們在分析電子公文報送系統功能時要充分考慮電子公文流轉這一前端控制過程，報送收尾階段需考慮電子文件中心（數字檔案館）的接收需求。“歸檔是檔案部門正式接管電子文件管理工作的起點，但是檔案部門對于電子文件管理工作的介入要

①向前延伸，從文件生命周期的‘前端’就開始控制文件歸檔活動”。整體的系統設計理念會有助于系統最后的順利運行。法國檔案學者C．諾加雷指出：“檔案工作者要考慮他們在文

②件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。”前端控制觀點得到很多電子文件研究者的認同。

二、電子公文報送系統面臨的復雜因素和實現多元性目標的分析

（一）電子公文報送系統分析面臨的復雜因素分析

作為整個報送系統的核心應用對象，公文一般具有法定性、規范性等特征。同時電子公文還有一些技術性特點：如電子公文信息的非人工識讀性、對系統的依賴性、電子信息與特定載體之間的可分離性、信息存儲的高內存高密度性等。

此外，我們設計架構電子公文報送系統的功能體系時還需關注以下幾個問題： ①保持電子公文信息的原始記錄和原始憑證問題、電子公文格式規范問題等； ②組織和管理問題；

③電子公文的法定歸屬和權責問題；

④系統設計原則：全程性、前端控制性等。

（二）電子公文報送系統的多元性系統目標的分析

從電子公文的移交和報送系統的傳輸單元來看，文件、文件夾以及數據庫三級保管層需要各自采取專門保管技術措施。

從電子公文的管理模式看，在設計報送系統功能時需要考慮電子公文的形成背景和部門人員對公文的操作和控制的行為，以保障電子公文管理不影響電子公文的原始性。

從電子公文的載體看，系統設計功能目標要從技術上保證公文載體的穩定性，進而確保電子公文內容的穩定。

從電子公文的內容上分析，報送系統應該對電子公文內容的秘密等級、訪問權限、可讀取性等全程監測。“電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、③遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性”。技術上需要做周密的計劃和實施才能實現該目標。

三、電子公文報送系統的功能需求分析

（一）總體功能需求分析

報送系統的總體功能分析需要站在整個系統的角度，并且需要貫穿整個系統流程進行宏觀的功能定位和把握。

1、應報送電子公文范圍的劃定 參照我國《電子文件歸檔與管理規范》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等標準，根據地區實際確定捕獲范圍和制定捕獲標準。在報送系統的接口需要設計電子公文的捕獲范圍數據對照和電子設備驗證操作端口，按照相應的類別進行歸檔、移交報送。

2、電子公文報送的格式要求

系統數據管理標準應與國際標準接軌，并且要與我國電子公文形成系統兼容，這樣才能確保數據的有效銜接。GB/T15489-1—2009中元數據的定義為“描述文件的背景、結構及其

管理過程的數據。”在元數據的選擇上控制電子公文的報送格式規范和管理標準能夠有效保持整個系統的格式統一。

3、電子公文報送的管理和權限

按照系統的功能要求和系統運行具體階段的劃分，報送系統參與人員需做出實際的系統操作控制并注意保密意識培養和全程跟蹤的謹慎態度。同時，關于電子公文的實體歸屬和權限應該依照相關規定執行。

（二）分階段詳細功能需求分析

1、報送前

當前我國政府機構辦公系統產生的電子公文有很多問題，例如電子公文的格式標準不規范統一、電子公文的質量參差不齊等。在系統的開發階段需要將這些問題嵌入系統功能設計中。以下是基本功能構想：

? 報送前審查：首先需要形成一個數據統計表，將立檔單位準備移交報送的電子公文做一個初步的統計和目錄備份。對歸檔的電子公文做初步的審查，包括是否齊全、是否合乎歸檔的格式要求等質量初審。系統設計可以利用系統對接的機會將此功能實現，起過濾作用； ? 格式規范轉化：國家正在制定長期保存的電子文件格式，電子公文在歸檔報送前應將各種電子公文格式統一轉換成國家規定的電子文件格式。需要注意的是格式轉換前后公文內容必須保持一致。轉換前原文備份可以暫時留存于立檔單位，備以查考； ? 統一封裝技術：統一的封裝技術需要將同一份文件的不同組成部分進行綁定，以防數據傳輸過程中出現錯亂；電子公文的說明文件、操作日志和公文格式修改記錄等需要同時封裝；封裝后需要數字簽名，立檔單位與接收部門利用CA或通過加密的電子公務郵件進行報送手續的辦理； ? 統計并留下保留系統數據：封裝后需要將封裝的電子公文進行二次統計，以系統文件的形式一式三份，一份立檔單位留存，一份留在系統內部便于系統數據交換時的對照，另一份送至接收單位，提供質量檢查的目錄。

2、報送時

? 報送時機的確定：立檔單位做好報送前準備工作后，封裝與數據的上傳時機便可進行選擇；

? 系統對接：系統對接注意接口問題以及數據上傳與打包功能； ? 集成化的傳輸技術：集成化的條件下批量數據的傳輸，足夠的網絡技術和集成化設備支持是基礎； ? 網絡應用：電子政務平臺下，政務網與電子公文報送接收的檔案部門之間的網絡架構需要注意網絡的傳輸速度、網絡的安全保障以及網絡傳輸數據的保密性等； ? 安全保障技術：封裝、保密、防火墻的設置；從電子公文的物理層安全控制、系統層安全控制、應用層安全控制以及數據層安全控制進行安全防控； ? 傳輸中的封裝管理：傳輸中需要進行相關操作需要及時報請系統管理人員，取得批準后方可進行慎重的修改與更換活動，且需要記錄操作日志。

3、報送后

? 電子公文封裝拆包與復查：電子公文傳輸到檔案部門后需要首先進行封裝包拆除，進行質量的檢查，參照相關的標準和報送前的電子公文統計目錄進行；非規范性電子公文（包括不需要報送的以及不合乎規范的）可以進行適當回流，且數據往返傳輸時必須采取封裝技術；

? 電子公文的集中管理和存儲：通過“安檢”的電子公文可以直接導入電子公文數據

庫中，等待下一步的操作；非在線傳輸的電子公文應該與在線傳輸的電子公文進行系統整合，形成新的電子公文目錄，并及時反饋給立檔單位進行備案； ? 開放條件的設定：在報送末端設立基本保管期限審核接口，傳輸過程一結束就應將符合開放條件的電子公文進行標識，與政務公開網進行直接的銜接；同時將開放電子公文的文件信息和備份傳入集中管理的數據庫；

? 編研工作基礎架構：在報送系統設計時將檔案的編研要求和編研的需求考慮進去，對電子公文采取適當的轉換和整理為編研工作做基礎性準備。

在功能設計全程需要全面保障系統一些最基本的技術要求的實現。首先安全保密性功能是做好電子公文保密的關鍵，電子公文真實完整性和可讀性要求也是實現系統功能的基本保證；其次還要從技術上滿足整個系統的集成化、兼容性技術支持和可擴展性要求的條件。

電子公文報送系統的功能模型需要來源于實踐管理的經驗。如何安全、高效、易行的實現電子公文的報送過程是整個系統功能設計的焦點。實踐中我們還需要不斷摸索電子公文報送系統功能，在實踐中對系統進行功能的改造和技術的創新。

注釋：

①王強，李振生.以歸檔為契機的文件、檔案一體化管理戰略研究[J].山西檔案 2004（5）.②蔡利劍.電子文件的前端控制[J].中國科技博覽2010（5）.③馮惠玲 主編.《電子文件管理教程》，2001年中國人民大學出版社，2001年8月第一版.參考文獻與標準規范：

① 劉越男.建立新秩序——電子文件管理流程研究[J].檔案學通訊2004（3）.② 杜曉宇.美國國家電子文件檔案館建設的功能需求研究及其啟示[J].檔案2006（6）.③ 張正強 翻譯.美國國防部第5015.2號標準《電子文件管理軟件應用系統設計標準》.④ Model Requirements for the Management of Electronic Records.⑤ 中華人民共和國國家標準GB/T 15489-2—2009.信息與文獻--文件管理--第2部分：指南Information and documentation-Records management(Part 2: Guidelines).⑥ 國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》.⑦ ISO/TR 15489-2:2001《信息與文獻——文件管理 第2部分：指南》（英文版）.

第四篇：電子公文培訓班總結

“方正書版排版”“電子公文處理系統”

“檔案管理系統”培訓班的總結

按照總行做好電子公文處理系統、檔案管理系統培訓工作的有關要求，我行高度重視，精心準備，于8月23日至9月1日舉辦了全省農發行方正書版排版、電子公文處理系統、檔案管理系統培訓班。現將有關情況總結如下：

一、領導高度重視

省行辦公室召開專門會議，研究了全省電子公文處理系統、檔案管理系統培訓有關工作，并向行領導匯報了具體情況。行領導非常重視電子公文處理系統、檔案管理系統的推廣應用，就舉辦培訓班情況行領導幾次聽取了辦公室的匯報，并做出了重要批示。同時，有關處室還給予了大力地支持與配合，為培訓班的順利舉辦提供了可靠保證。

二、培訓圓滿完成辦公室明確專人負責培訓班具體工作，授課人員認真準備講義，合理安排授課時間，每期都能認真完成所有培訓內容，使參訓人員切實掌握所學內容。這次培訓班按照總行培訓的內容，結合我省電子公文、檔案管理的應用實際，重點學習了北大方正9.11排版，打印機、掃描儀的安裝和使用，縣級支行電子公文處理系統參數設置,文檔庫的設置與修改,行長查詢庫、公共信息庫的操作,市、縣行“電子公文處理系統和檔案管理系統”應用情況等內

容。培訓班上組織學員上機操作和考試。從培訓情況和考試結果看，這二期培訓班都達到了預期目的，收到了很好的效果。

三、目前電子公文處理系統檔案管理系統運行情況及存在的問題

電子公文處理系統、檔案管理系統是總行開發研制的對農發行公文進行處理、傳輸和檔案管理的軟件系統，該系統實現了上下級行之間公文傳輸的無紙化和檔案管理的電子化，大大提高了全行公文的傳遞速度，對促進全行規范高效運轉具有重要意義。從近兩年全省市分行電子公文處理系統的運行來看，效果十分明顯，一是提高了辦文效率，從擬稿到發文，從收文到閱辦，從查詢到歸檔全部實現了計算機操作；二是縮短了上下級行之間和機關內部公文傳輸的時間，時效性和安全性大大提高；三是為工作人員查詢、利用電子文件和資料提供了快捷、簡便的條件。

盡管如此，全省電子公文處理系統、檔案管理系統在應用方面還存在一些差距，個別基層行的電子公文管理和檔案管理系統掌握的不夠熟練。因此，全省各級行要不斷加強培訓工作，擴大培訓覆蓋面，使更多的同志掌握電子公文的相關操作，提高全轄電子公文、檔案管理系統的應用水平。

農發行遼寧省分行辦公室

二○○四年九月三日

第五篇：電子公文管理辦法(試行)

中國科學院地質與地球物理研究所

電子公文管理辦法(試行)

第一章 總 則

第一條 為規范我所電子公文管理，維護電子公文的真實、完整、可用和安全，根據國家和中國科學院電子公文管理的有關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過ARP公文系統制發的具有規范公文體例和版式的電子數據。

第三條 電子公文管理遵循電子環境下文件形成和產生效用的規律，堅持“集中統一、全程管理、規范標準、安全可靠”的原則。

第四條 本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發和辦理按照《中國科學院公文處理標準》(科發辦字﹝2005﹞373號)執行。

第五條 ARP公文系統不得制發和辦理涉密公文。

第二章 機構及職責

第六條 ARP公文系統由所綜合辦公室負責組織實施工作。具體職責是：

(一)督促指導所屬各部門ARP公文系統的使用，組織開展培訓工作，協調解決ARP公文系統使用中出現的問題；

(二)負責所級電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。

(三)電子印章管理。

(四)院級、所級電子公文的歸檔管理。

第七條 研究所信息網絡管理部門負責ARP公文系統的技術支撐和運行維護。具體職責是：

(一)提供ARP公文系統軟件平臺的技術支持，負責ARP公文系統的日常運行維護和技術保障。

(二)系統進行維護、升級、遷移等操作時，應確保電子公文內容和元數據的一致性。

第三章 發文與收文辦理

第八條 發文辦理：

(一)通過ARP公文系統行文，行文規則及文件格式應符合《中國科學院公文處理標準》，并按ARP公文系統設定的規范進行操作。

(二)電子公文辦理流程各個環節相關人員應及時完成公文處理工作。完成電子公文流程后，公文管理員負責加蓋發文機關電子印章，擬稿人審核無誤后方可發送。

（三）電子公文發送后，擬稿人應在1個工作日內對所發公文的接收情況進行核查，對緊急公文應及時與接收部門聯系，確保公文正常接收。

（四）聯合發文在主辦部門簽發后，可以紙質件送其他單位會簽。

（五）主送部門實施ARP公文系統的，以ARP公文系統發送；主送部門沒有實施ARP公文系統的，以紙質件發送。

第九條 收文辦理：

(一)公文管理員應及時登錄ARP公文系統查收電子公文，每個工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理員接收電子公文后，應核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。

第十條 電子印章的使用：

(一)ARP公文系統中的電子印章僅用于電子公文處理。

(二)嚴格按照印章管理有關規定使用電子印章，嚴禁空打印、空發印章。

第五章 應急與安全

第十一條 應急與安全管理：

(一)當ARP公文系統出現故障，引起電子公文無法正常辦理時，應及時與辦公室或網絡室聯系，查明原因，排除故障。

（二）0.5個工作日內不能排除的故障，所ARP公文系統運維單位（信息網絡部）必須及時報告辦公廳。由辦公廳視情況協調處理。

第十二條 各部門應加強對ARP公文系統的安全管理及使用人員的安全保密教育。

(一)使用人員首次登錄系統時，應立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負。

(二)當使用人員調離或崗位發生變化時，應及時進行用戶刪除或權限調整，并辦理相關手續。

第六章 歸 檔

第十三條 電子公文的歸檔管理按照《中國科學院檔案管理工作標準》(科發辦字﹝2005﹞373號)執行。

第十四條 電子公文歸檔范圍和保管期限執行《中國科學院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》及《中國科學院機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》。

第十五條 歸檔要求：

(一)辦理完畢且具有保存價值的電子公文，必須適時打印紙質件。進行歸檔時，必須將電子公文與相應的紙質件同步歸檔。

(二)打印的紙質發文稿紙，在簽發欄中應由簽發人簽名(或蓋簽名章)。

(三)電子公文應及時進行預歸檔，并參照紙質檔案管理要求進行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。

(四)電子公文歸檔時，應當進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關責任人確認后，辦理移交手續。

第十六條 電子公文檔案的保管和利用執行國家及我院相關規定。

第七章 附 則

第十七條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第十八條 本辦法自2009年12月1日起施行。