第一篇：檔案鑒定理論

檔案鑒定理論

檔案鑒定理論：

檔案鑒定就是對鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，檔案鑒定理論。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。

（1）歷史發展：

A.20世紀初的“年齡鑒定論”，是德國檔案學者邁斯奈爾于1901年提出的，這一理論體系由六條一般原則和七條具體標準組成，其鑒定標準可概括為檔案內容和檔案來源兩方面。其檔案鑒定理論具有開創性意義：他第次提出了“高齡案卷應當受到尊重”的著名論斷并設定了具體的禁毀年限;他第一次提出了較為系統的鑒定原則與標準;他第一次提出了檔案來源是最重要的鑒定標準之一;

B.20世紀20年代的“行政官員決定論”，代表人物是英國檔案學者詹金遜，核心觀點就是檔案人員不宜參與文件的鑒定和銷毀，鑒定應由行政官員自行決定，一方面，他認為文件證據的神圣性是行政官員決定鑒定的基礎，另一方面，他認為檔案人員參與文件鑒定至少會帶來兩種負面后果：一是檔案人員在鑒定中的個人判斷會玷污檔案作為原始證據的神圣性，二是檔案人員的干預也會妨礙檔案保存目的的實現，不利于滿足歷史學家和其他研究者對檔案的利用需求。明顯的局限性：第一，行政官員由于缺乏客觀的歷史文化意識，單獨自行決定檔案的存毀，不利于維護檔案的原始證據性;第二，排斥檔案人員參與鑒定也不利于保證檔案的總體質量;第三，排斥檔案人員參與鑒定也不利于檔案價值的充分發現與實現。

C.20世紀二三十年代的“職能鑒定論”，波蘭學者卡林斯基在借鑒邁斯奈爾的基礎是提出，認為應按照文件形成機關在政府機構體系國的地位和職能的重要性，來確定檔案文件的價值及保管期限。他把檔案分為兩類：一類是最高行政機關的文件，一般應永久保存;一類是低級機關的文件，只需保存一定時期后就可以銷毀。他還提出了鑒定單份文件的具體標準，即所謂的一般標準、法律標準、行政標準、歷史標準、地理標準、替代標準和典型性標準等。有一定的進步意義：它不僅強調檔案價值的鑒定與形成機關的地位和職能直接相關，而且找到了二者之間的對應關系。

D.20世紀50年代的“文件雙重價值論”，是由美國檔案學者謝倫伯格提出的，在1956年出版的代表作《現代檔案——原則與技術》中系統地闡述了這一鑒定理論，他認為公共文件具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，二是對其他機關和個人利用者的第二價值，鑒定材料《檔案鑒定理論》。具體來說，第一價值體現為行政價值、法律價值、財務價值和科技價值，第二價值包括證據價值和情報價值。形成機關的行政官員對第一價值負主要責任，而鑒定第二價值則應由檔案部門及其工作人員來完成。與詹金遜和卡林斯基的鑒定理論相比，雙重價值論具有明顯的進步與深刻之處：大力主張檔案部門及其人員積極參與鑒定工作;主張從文件自身屬性與利用者需求的關系角度來判斷檔案文件的價值。謝被譽為“美國檔案鑒定理論之父”。

E.20世紀六七十年代的“利用決定論”，代表人物主要有美國的菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。核心觀點是將學者特別是歷史學家的實際利用和預期利用視為檔案鑒定的最重要標準，鼓吹第二價值決定檔案的根本性質。局限性不容否認：使檔案鑒定過程帶有很大的隨意性，實際上破壞了文件在其形成者業務活動中形成的有機聯系。

F.20世紀八-九十年代的“社會分析與職能鑒定論”、“文獻戰略”和“宏觀鑒定理論”。“社會分析與職能鑒定論”是德國布姆斯最早提出，主張檔案應體現文件產生時期的社會價值，但這種價值最好不是直接通過研究社會公共輿-論來確定，而是間接通過了解重要文件形成者的職能來判斷。

“文獻戰略”由美國的塞穆爾斯于80年代中期提出，認為鑒定的起點不再是檢驗具體文件，而是分析文件產生的背景，特別是現代社會中面對機關頻繁變動的現實。“宏觀鑒定戰略”是加拿大特里?庫克80年代末提出的，認為應全面考慮社會結構、文件形成過程、文件形成者及其職能等多種因素。以上三種鑒定理論具有兩個明顯的共同點：一是它們都有把檔案鑒定提升到更廣闊的社會背景之下，都認為檔案價值與社會發展密切相關;二是它們都超越了傳統鑒定理論中的價值標準，轉而強調職能鑒定標準。

（2）基本內容：

對檔案價值的認識(檔案自身的特點、社會對檔案的客觀利用需求);對鑒定原則的鑒定(蘇聯提出四項基本原則，即歷史主義原則、黨性原則、全面性原則、系統性原則;我國提出檔案鑒定原則的內容是：必須從社會的總體需求出發，用全面的、歷史的、發民兵的觀點來判定檔案的價值);對鑒定標準的制訂(檔案的來源標準、內容標準、形式特征標準、相對價值標準、效益標準)。

第二篇：檔案鑒定

檔案鑒 定

對科學技術檔案保管質量和保存價值進行鑒別的一項工作，檔案鑒定。它根據國家檔案行政管理部門制定的有關原則和制度，審查科技檔案完整、準確、系統的質量，甄別科技檔案現實的、科學的和歷史的價值，確定不同保管期限，有價值的挑選出來永久或定期保存，價值不大或無需保存的揀出，經過一定審批手續，予以銷毀處理。

科技檔案鑒定工作的步驟內容是：①在一項科技任務結束或告一段落，科學技術文件材料歸檔轉化為科技檔案時進行。是審查歸檔的科技文件材料完整、準確、系統的程度，檢查紙張和書寫質量，初步確定保管期限和機密等級，無需歸檔保存的剔除出去。這項工作是科技成果管理的一個組成部分，目的是保證歸檔的科技檔案具有一定質量。②結合科技工作整頓或對生產技術設施的普查,清理庫存科技檔案。通過與庫藏目錄核對,與基建工程、產品、設備等實物核實，或對原有圖紙作必要修改，或采用索娶 購買、實測等辦法補充新圖紙，以及按照有關規定和從實際出發,調整原定機密等級;對已過保管期限、失去保存價值的則揀出銷毀，以提高庫存科技檔案質量。其目的是改善和加強科技生產工作的技術基礎或技術保障條件。③一定時間后，對失去現實使用價值，但尚有歷史和科學研究價值的科技檔案進行復查，延長其保管期限，對原定的機密等級降密或解密，確實無保存利用價值的予以銷毀。目的是維護科技生產工作的真實歷史面貌，給國家保存重要的科技文化財富。

科技檔案的鑒定工作，應在企業、事業單位的總工程師或科研負責人領導下，由科技領導干部會同熟悉有關專業的科技人員和科技檔案工作人員組織鑒定小組共同進行，鑒定材料《檔案鑒定》。科技檔案鑒定的方法，除了依據專門制定的科技檔案保管期限表外，主要是直接鑒定科技檔案的內容。根據鑒定結果確定不需保存而要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，報有關上級審定。銷毀科技檔案時，應指定監銷人員，以避免不應有的損失。

對科學技術檔案保管質量和保存價值進行鑒別的一項工作。它根據國家檔案行政管理部門制定的有關原則和制度，審查科技檔案完整、準確、系統的質量，甄別科技檔案現實的、科學的和歷史的價值，確定不同保管期限，有價值的挑選出來永久或定期保存，價值不大或無需保存的揀出，經過一定審批手續，予以銷毀處理。

科技檔案鑒定工作的步驟內容是：①在一項科技任務結束或告一段落，科學技術文件材料歸檔轉化為科技檔案時進行。是審查歸檔的科技文件材料完整、準確、系統的程度，檢查紙張和書寫質量，初步確定保管期限和機密等級，無需歸檔保存的剔除出去。這項工作是科技成果管理的一個組成部分，目的是保證歸檔的科技檔案具有一定質量。②結合科技工作整頓或對生產技術設施的普查,清理庫存科技檔案。通過與庫藏目錄核對,與基建工程、產品、設備等實物核實，或對原有圖紙作必要修改，或采用索娶 購買、實測等辦法補充新圖紙，以及按照有關規定和從實際出發,調整原定機密等級;對已過保管期限、失去保存價值的則揀出銷毀，以提高庫存科技檔案質量。其目的是改善和加強科技生產工作的技術基礎或技術保障條件。③一定時間后，對失去現實使用價值，但尚有歷史和科學研究價值的科技檔案進行復查，延長其保管期限，對原定的機密等級降密或解密，確實無保存利用價值的予以銷毀。目的是維護科技生產工作的真實歷史面貌，給國家保存重要的科技文化財富。

科技檔案的鑒定工作，應在企業、事業單位的總工程師或科研負責人領導下，由科技領導干部會同熟悉有關專業的科技人員和科技檔案工作人員組織鑒定小組共同進行。科技檔案鑒定的方法，除了依據專門制定的科技檔案保管期限表外，主要是直接鑒定科技檔案的內容。根據鑒定結果確定不需保存而要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，報有關上級審定。銷毀科技檔案時，應指定監銷人員，以避免不應有的損失。

第三篇：檔案評價理論

檔案評價理論、應用與發展

摘要在我國，通常把高考、中考升學率作為學校教育水平的評價標準。如今就業壓力增大，急功近利的心態使得不少學生、家長和學校過度重視考試分數，認為只有一個好的學業成績才能保障學生的未來。而傳統的只看考試分數的評價方法，更是為“唯分數論”的論調推波助瀾，導致各種輔導班，學習班盛囂塵上。學生學習時間增長，但學業成績卻沒有較大的提高。這樣的現象使得不少學者開始思考引進新的評價方法、評價體系來評價學生。用學生在校學習的各個方面的表現和校外實踐的結果而不僅僅是考試成績作為對學生的評價指標。檔案評價作為一種質性評價，具有既關注學習結果，也關注學習過程和學生多方面發展的特點，是一種比較適合學習教學的評價方法。

關鍵詞檔案評價學業評價標準教學評價

【前言】

檔案袋評價應用于教育始于20世紀80年代后期的美國。檔案袋是學習的記錄,主要包括學生的作品以及學生對這些作品的反省。這些材料由學生與工作組成員一起來收集,集中反映學生向預期目標進步的過程。1

在檔案袋評價中，學生通過自己的全程參與，學會了反思和判斷自己的進步與努力。因為學生有權決定檔案袋的內容，特別是在作品展示或過程記錄中，由學生自己負責判斷提交作品或資料的質量和價值，從而擁有了判斷自己學習質量和進步、努力情況的機會。其次，檔案袋為教師最大程度地提供了有關學生學習與發展的重要信息，既有助于教師形成對學生的準確預期，方便教師檢查學生學習的過程和結果，更是將評價與教育、教學融合在一起，與課程和學生的發展保持一致，提高了評價的效度。2

【主題】

1.檔案評價的理論基礎

建構主義理論（Constructionvism）和多元智能理論（Multiple Intelligence Theory）是檔案袋評價法強有力的理論支持者。建構主義學習理論強調以學生為中心，它不僅要求學習者由外部刺激的被動性接受者和知識的灌輸對象轉變為信息加工的主體、知識意義的主動建構者；而且要求教師要由知識的傳授者、灌輸者轉變為學習者主動建構意義的幫助者、促進者。多元智能理論支持八種“智能”獨立存在：言語智能、邏輯數學智能、視覺空間智能、肢體動覺智能、音樂節奏智能、人際智能、內省智能、自然觀察智能。3基于上述兩種理論，檔案評價法教師可通過學生自我收集記錄的學習過程中的資料和結果，全方面地評價學生的學習表現。這體現了自主性和多元化的教學評價特點。

2.檔案袋的制作

2.1檔案袋的內容

檔案袋的內容構成會因其應用領域、應用目的以及應用者的不同而有所差異，但一般來說，一個相對完整和規范的檔案袋應由以下六部分構成：

2.1.1前言——對學習檔案的一個總體說明和提示，具體闡明檔案袋中材料的種類、收集方法等。

2.1.2目錄——以提綱的形式展示各部分學習材料的關系，并配有頁碼。

2.1.3內容——包括核心內容和選擇性內容兩部分。核心內容是指每個學生檔案袋中必須包含的內容，它為自評及他評提供基礎性的信息，如“實驗設計方案”等；選擇性內容是指是學生選擇的，最能反映學生自己學習情況的材料，如“實驗失敗的原因分析”等。

2.1.4時間——收錄到檔案袋中的每一份材料都應注明日期，以顯示隨著時間的推移所取得的進步情況。

2.1.5反思——對于自己的學習過程和結果所進行的自省，如“學習心得”等。

2.1.6交流——同伴評價、家長評價和教師評價的一些信息。4

2.2檔案袋的制作過程

2.2.1制作過程型檔案袋,注重學習者學習過程的分析。凡是能體現學生成長進步的材料均可收集,這包括道德、知識、成果展示等領域。

2.2.2制作成果型檔案袋,表明學生在某一學科領域中成就的深度與廣度。在此過程中,教師要對學生充分肯定和適當引導,教師的肯定能夠增進師生情感,學生之間的相互鼓勵、家長的贊許都能夠促進學生的發展,應力求創設一種平等、和諧的評價氛圍。

2.2.3將能反映被評價者進步情況的作品、測驗卷、家長信、學習心得,反省材料的收集等。要有顯示學生成長過程的記錄,有利于學生在激勵和反思中進步成長。

2.2.4留給學生發表意見與反思的空間。5

總之，檔案評價袋讓學生自己收集能體現自己在學習上所付出的努力的一切資料，包括傳統評價中不予考慮的各種材料（如學生自己制作的化學分子模型，演講比賽的錄音，社會實踐的視頻等），以多種方式描述學生成長過程的各自特點，反映了學生的完整面貌。而學生自己動手收集整理的過程也使學習評價有更多的自主積極性。

3.檔案評價的特點

3.1 評價主體的多元性

檔案袋評價與傳統的教學評價不同，它的評價對象雖然仍是學生，但是評價者卻由教師這一單一的評價主體轉變成教師、學生、同伴、家長等這樣一個多元的評價主體群，其中學生本身既是評價對象，同時也是評價者。多元主體參與的評價較之單一評價主體的評價會更透徹、更全面、更客觀。

3.2 評價對象的自主性

檔案袋的建立，檔案袋中材料的收集、編排和保存都主要由學生自己來完成，不僅如此，學生還會在一定程度上參與評價目標和評價標準的制定。由此可見，作為評價對象的學生在這種評價方式中享有很強的自主性。由于學生是評價主體與評價對象的統一體，他們要對自己在學習過程中的行為和結果做出評判，因此，這種評價方式有利于培養學生自我反思、自我評價、自我監控和自我調節等能力，它為學生提供了一個認識自我的機會。

3.3 評價材料內容與呈現方式的多樣性

檔案袋中的材料一般包括素材型材料（反映學生學習過程和結果的原始性材料）、反思型材料（自評材料）和交流型材料（他評材料）三種。

53.4 評價方法靈活化

標準化測驗通常采用的是書面閉卷的形式，客觀題堅持答案唯一，主觀題要制定合理的評分標準以盡量減少評分方面的主觀誤差，學生用筆答的方式解答試卷上的試題，一張試卷定高低。檔案袋評價不需要編制標準化試題，不需要學生參加閉卷考試，通過日常的教學活動就完成了對學生的評價與考查。學生可以筆記，可以口述；可以自我反思，可以互相交流；可以在課外完成，也可以上網查資料；還允許學生對自己不滿意的作品不斷改進，進行二次評價、三次評價。

3.5評價目的更為全面

傳統的標準化考試重在檢查學生的知識和技能的掌握情況，分數成為確定學生學習是否達標的唯一依據。這種評價只能了解學生在學習完成后達到學習目標的程度，而無從了解學習過程中的情況。檔案袋是學生在學習過程中的知識技能、情感態度和價值觀等的反映，它所追求的不是給學生下一個精確的結論，而是通過對學生過去和現狀的了解，促進學生在原有水平上提高。它對學生的心理、智力、情感、態度、學習方法、創新精神、實踐能力以及努力方向等都可以進行記錄，因而與紙筆測驗相比更能促進學生的全面發展。2

4.檔案評價的評價方法

檔案評價法避免了老師一人評價學生的弊端，允許學生，家長，同學都參與到對學生的評價當中。檔案評價的具體方法有：

4.1討論會

教師和學生召開會議來研討檔案袋內容。在會議前，教師先閱讀檔案袋內容。檔案袋的框架和類別將決定討論會內容。教師是檔案袋的主要讀者，可以利用題目、核對表等作為評定工具。最后斷定通過與否。在討論會上，對于學生更有幫助的是教師和他人關于檔案袋優缺點、學習應提高的地方等反饋意見。學生可以利用反饋幫助自己制定以后的專業發展目標。

4.2面談法

評價檔案袋的一個普遍的方法是個人與個人或小組間的成員交談。在規定時間內，制作者提供主要證據，這些證據能說明檔案袋主要要素。如果是一個基于標準的檔案袋，學生應準備列出每個標準是怎樣得到滿足的。準備談話很容易，學生應檢查他們的檔案袋，熟悉不同組成成分的位置和內容。典型的交談問題包括：你從學習計劃當中得到了什么？你的檔案袋展示了哪些有關學習的東西？你怎樣展示某某標準或目標達到了？哪些地方或科目你需要繼續改進？

4.3書面評價法

它要求學生本人概括檔案袋內容或分析文件觀點或過程。這種方法承認一個人具有反思性，讓一個人用獨特的個人的方式認識自己的境況。這種方法屬于自我評價，鼓勵書面表達和反思，可與上述方法結合起來用。

4.4 出題目

表現性檔案袋的評價方法之一是出題目評分評價各項活動或領域。在教育評價中，題目是驗證被評價者達到標準和表現方面得分的手段。應用最經常的題目是整體的和分析的。前者通常伴有能力標簽，后者針對不同種類應用相同能力標簽。題目被應用于評價不同方面的學習效果。有了題目就可以方便地評分。利用題目判斷是否達到了目標，是否運用了合適的學習策略、操作策略。題目也便于教師評價教學是否達到了預設目標。6

5.檔案評價的局限性

盡管前面在檔案評價的特點中列出了檔案評價法的許多優勢，但是，它也存在著自身的局限性。

5.1以應試教育為主、高考為指向標的教育目標仍對一部分人的教育觀念具有導向作用，導致“偏離正軌”的檔案袋評價法難以施行。7

5.2長時期(如一學年)對學生學習作品進行收集、保存和管理是很有困難的工作。這種傳統手工檔案的收集方式一方面加大了教師的工作強度，另一方面也不利于學生的學習作品的相互交流。

5.3檔案袋的制作一方面要求學生投入大量的精力完成作品并進行心得體會的寫作，另一方面也需要教師投入大量的精力對學生的作品進行整理、保存、評述和反饋。

5.4檔案袋中所收集的學生學習信息是全方面的，材料是多種多樣的，這樣對學生進行總結性評價時，不同的評價者就會從不同的角度評價學生，導致評價者的評價結果有著很大的差異，從而降低了評價的信度。另一方面檔案袋評價很難確定具體的評價標準(因為收集的內容可能不同)，不同檔案袋之間的可比性較差，這樣就很難確定作品之間的具體差異，隨之也就降低了評價的信度。8

6.檔案評價的發展

檔案評價由于其對時間操作能提供實證的優點，使之漸漸被人們用于學習評價、教師評價、和企業中員工工作績效評價等各種評價中。但資料收集和儲存的困難，大的工作量和評價的主觀性制約著檔案評價的發展。這要求檔案評價的運用著要不斷創新或與其他評價方法相結合，避免檔案評價的弊端，使其自主性和全面的優勢得到充分的發揮。

【結語】

檔案評價是一種比較具有素質教育特點的評價方法，現在考試成績很好，但在平時基本上不與人交流，班級活動幾乎不參加的學生也不少。而許多學習成績一般，但其他操作或社交能力很優秀的學生卻沒有得到重視。而檔案評價就可以加入對學生各方面能力的評價，使得教學評價更加全面也更公平。

但是檔案評價在保證客觀性方面的確有些困難。這就要求評價者在事先就制定評價計劃，各項任務所占權重，最好能有幾個評價者獨立地對同一個學生做出評價，在綜合各個評價者的意見。至于檔案評價的收集、整理、存儲比較困難的問題，年齡較大的學生可以讓他們自己管理，年齡較小的可以由家長代為管理，這樣就可以在一定程度上減輕班主任的負擔。

參考文獻

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驗,2001,04:50-54+73.[2]馮梅,梁玲.淺議檔案袋評價法[J].學理論,2009,11:113-114.[3]宋鳳芝.檔案袋評價法淺析[J].延邊教育學院學報,2007,03:68-70.[4]胡文華,馬澤軍.學習檔案在過程寫作法中的應用策略[J].西南農業大學學報(社會科學版),2011,09:201-202.[5]趙瑞萍.檔案袋評價法創新研究[J].忻州師范學院學報,2009,05:131-132.[6]馬海濤.美國教學檔案袋評價述評[J].比較教育研究,2004,01:78-82.[7]楊潔,岳大鵬.檔案袋評價法與國際學生評價項目的對比與思考[J].江蘇教育學院學報(社會科學),2012,01:44-46.[8]王吉慶.信息技術課程論.河北大學出版社,2004.5.

第四篇：檔案鑒定制度

檔案鑒定制度

根據《機關檔案業務建設規范》的要求，為了使我局的檔案鑒定工作有章可循，保證檔案鑒定工作的正常進行，現制定檔案鑒定制度：

一、鑒定原則和標準機關檔案是機關歷史的真實記錄，是在一定歷史條件下的機關各項工作的情況反映及產物，檔案鑒定制度。在鑒定檔案價值時要從歷史的角度全面地衡量其作用。以檔案局制訂的“檔案保管期限表”為檔案鑒定標準。

二、鑒定工作的組織領導

在分管局長的領導下，由辦公室分管人員及其他有關同志一起負責對保管期滿的檔案進行鑒定。

三、鑒定步驟和方法

對保管期滿的檔案，首先由辦公室人員向分管領導提出鑒定要求，再由分管局長和辦公室組織對檔案進行鑒定，對案卷中每份文件提出存毀的初步意見，并造出檔案清冊，正式提出存銷意見，然后再進行審定并報局長批準，鑒定材料《檔案鑒定制度》。最后，由辦公室負責監銷，并在銷毀清冊上簽名備查。

四、鑒定后檔案的銷毀方法

辦公室人員接到經領導簽批后的銷毀清冊，應對需銷毀的檔案進行復核。銷毀時，應指定兩人負責監銷，防止材料的散失和泄密。監銷人員要在銷毀清冊上簽名備查。

根據《檔案業務建設規范》的要求，為了使檔案鑒定工作有章可循，保證檔案鑒定工作的正常進行，現制定檔案鑒定制度：

一、鑒定原則和標準社區檔案是社區歷史的真實記錄，是在一定歷史條件下的社區各項工作的情況反映及產物。在鑒定檔案價值時要從歷史的角度全面地衡量其作用。以檔案局制訂的“檔案保管期限表”為檔案鑒定標準。

二、鑒定工作的組織領導

在分管領導下，由社區居委會分管人員及其他有關同志一起負責對保管期滿的檔案進行鑒定。

三、鑒定步驟和方法

對保管期滿的檔案，首先由社區工作人員向分管領導提出鑒定要求，再由分管領導和辦公室組織對檔案進行鑒定，對案卷中每份文件提出存毀的初步意見，并造出檔案清冊，正式提出存銷意見，然后再進行審定并報局長批準。最后，由辦公室負責監銷，并在銷毀清冊上簽名備查。

四、鑒定后檔案的銷毀方法

社區工作人員接到經領導簽批后的銷毀清冊，應對需銷毀的檔案進行復核。銷毀時，應指定兩人負責監銷，防止材料的散失和泄密。監銷人員要在銷毀清冊上簽名備查。

第五篇：檔案管理工作鑒定

檔案管理工作鑒定

1)編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，檔案管理工作鑒定。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

(1)順序號。

順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時引用條款的代號。

(2)條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯系的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯系的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3)保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

對于機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等，工作鑒定《檔案管理工作鑒定》。

(4)附注。

附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如，有些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

(5)說明。

說明是對保管期限表所作的總的說明，一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。

以上只是檔案保管期限表一般的結構，可以根據各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

2)編制“檔案銷毀清冊”

檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，它是供領導人審查批準的表冊，同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據。

檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關領導人審查批準。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批準，就應多備一份。同時報送兩份，其中一份經審批后退回。

3)檔案的銷毀

為了慎重起見，已經被批準準許銷毀的檔案不應立刻銷毀，而應暫時存放一段時間，待確認確實無價值時再進行銷毀，以免造成不可挽回的損失。

批準銷毀的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密，應銷毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個非常嚴肅的工作，一般由檔案部門會同保衛、保密部門進行，并由專人銷毀、專人監銷。銷毀完畢后，銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

如有個別檔案未被批準銷毀，可在“銷毀清冊”上做出適當的說明。對于已銷毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。