第一篇：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)定

關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)定

各地、州(市)、縣(建委)建設(shè)局、省級有關(guān)委、辦、廳、局、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站、城建檔案館、勘察、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)監(jiān)理單位、有關(guān)建筑業(yè)企業(yè)：

為貫徹建設(shè)部90號令《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《云南省建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行規(guī)定》，加強(qiáng)政府對建設(shè)工程竣工檔案的監(jiān)督管理，現(xiàn)就有關(guān)規(guī)定和要求提出如下意見，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

一、凡是在我省行政區(qū)域內(nèi)的所有新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施工程(各種管線)，建設(shè)單位必須在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門報(bào)送建設(shè)工程檔案。

二、建設(shè)單位在辦理建設(shè)規(guī)劃許可證前，必須與城建檔案管理部門簽定《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》(見附件一)，作為辦理規(guī)劃許可、施工許可手續(xù)的條件之一。

三、建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收必須有城建檔案管理部門參加。工程竣工驗(yàn)收工作采取分級管理的原則，省、地(市)、縣管理范圍以“《云南省建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行規(guī)定》第四條”(見附件二)為標(biāo)準(zhǔn)。

四、建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收7日前書面通知城建檔案管理部門，對工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收及認(rèn)可，取得城建檔案管理部門出具的《云南省建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》(見附件三)后，方能進(jìn)行建設(shè)工程竣工驗(yàn)收，否則，各級建設(shè)行政主管部門委托的備案機(jī)構(gòu)(建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門)不予驗(yàn)收備案。

五、竣工驗(yàn)收備案后，建設(shè)單位必須將初驗(yàn)整改后的一套完整的工程竣工檔案及經(jīng)建設(shè)行政主管部門核發(fā)的《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表》報(bào)送城建檔案管理部門，申領(lǐng)《云南省建設(shè)工程檔案合格證》(見附件四)，凡未取得《云南省建設(shè)檔案合格證》的項(xiàng)目，房產(chǎn)部門不予辦理產(chǎn)權(quán)證。

六、原件應(yīng)保存在城建檔案管理部門，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門和房產(chǎn)部門(有關(guān)部門)辦理驗(yàn)證手續(xù)時(shí)，相關(guān)文件保存在城建檔案管理部門的，由城建檔案管理部門出具的證明為準(zhǔn)。

七、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位要認(rèn)真收集本單位形成的工程檔案，及時(shí)向建設(shè)單位移交、監(jiān)理單位要協(xié)助建設(shè)單位監(jiān)督、檢查各單位工程文件材料的形成、積累和立卷歸檔。

八、《報(bào)送建設(shè)工程檔案責(zé)任書》、《建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》、《建設(shè)工程檔案合格證》由省建設(shè)廳統(tǒng)一印制。

九、建設(shè)工程檔案統(tǒng)一用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙，按規(guī)定裝訂存檔。

十、本規(guī)定自發(fā)文之日起施行。以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，按本規(guī)定執(zhí)行。

附件：

1、《報(bào)送建設(shè)工程檔案責(zé)任書》

2、《云南省建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行規(guī)定》第四條

3、《云南省建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》

4、《云南省建設(shè)工程檔案合格證》

二○○一年七月三十日

第二篇：建設(shè)檔案管理規(guī)定

第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、和《河北省城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合我市實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄音、錄像等不同形式和載體的材料。第三條 城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的重要組成部分，并為城市各方面工作服務(wù)。各有關(guān)部門和單位要從城市建設(shè)的整體出發(fā)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把城市建設(shè)有關(guān)資料的形成、積累、整理、歸檔列入有關(guān)規(guī)章制度和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。第二章 城建檔案工作的管理第四條 城建檔案工作按照國家集中統(tǒng)一管理的基本原則和重要城建檔案多套分存的要求，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理。全市的城建檔案工作由市規(guī)劃建設(shè)委員會管理，業(yè)務(wù)上受市檔案局的指導(dǎo)和監(jiān)督。具體工作由市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱城建檔案館）負(fù)責(zé)。第五條 市城建檔案館是市政府所屬的科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位，是保管城市重要城建檔案的基地，并兼有政府職能部門的性質(zhì)。市城建檔案館的主要任務(wù)是：

（一）接收和保管本市具有永久和長期保存價(jià)值的城建檔案及有關(guān)資料。

（二）對接收進(jìn)館的城建檔案進(jìn)行科學(xué)管理并積極開展利用工作。

（三）根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的需要，利用館藏檔案整理、匯編有關(guān)資料，主動為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

（四）對有關(guān)單位的城建檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并參加城建重點(diǎn)工程的竣工驗(yàn)收。

（五）為城市建設(shè)提供城建檔案信息，開展咨詢、交流、服務(wù)工作。

（六）各縣（市）、區(qū)的城建檔案工作，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)主管部門管理，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。各縣（市）、區(qū)和有關(guān)單位都應(yīng)配備與城建檔案工作相適應(yīng)的管理人員，保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第三章 城建檔案的范圍第七條 凡在本市行政區(qū)劃范圍內(nèi)形成的下列材料，均屬城建檔案的歸檔范圍：

（一）城市規(guī)劃、建設(shè)基礎(chǔ)資料，包括歷史沿革、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、人口、文教、衛(wèi)生、各種資源、地名、地震、水文、氣象等方面的檔案材料。

（二）城市勘察測繪資料，包括測繪的各種控制成果、歷年測繪的各種比例尺地形地貌，以及表述勘測綜合成果的圖紙、圖表和文字說明；所轄區(qū)范圍內(nèi)有關(guān)礦藏儲量、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)的勘察成果圖紙和文字材料。

（三）城市規(guī)劃資料，包括經(jīng)批準(zhǔn)的各種規(guī)劃文件、圖紙及與之相關(guān)的基礎(chǔ)資料；實(shí)施管理過程中修改、補(bǔ)充、變更后的文件、圖紙及相關(guān)的基礎(chǔ)資料；規(guī)劃管理部門核發(fā)的“建設(shè)項(xiàng)目選址意見書”、“建設(shè)用地規(guī)劃許可證”和“建設(shè)工程規(guī)劃許可證”的存根及圖紙；舊城改造項(xiàng)目的原狀文件、圖紙、照片等資料。

（四）城市建設(shè)管理資料，包括城市建設(shè)的方針、政策、法規(guī)、及各方面的管理檔案、資料；土地管理部門辦理的征地、核撥土地的審批手續(xù)、圖紙及證照，建筑用地現(xiàn)狀圖和房、地產(chǎn)管理的證書存根、圖紙及文字材料。

（五）市政工程資料，包括城市道路、橋梁、涵洞、雨污水排放管道，污水處理廠，生物塘及各種泵站等工程設(shè)施的現(xiàn)狀圖、設(shè)計(jì)施工圖、竣工圖和文字材料。

（六）公用設(shè)施資料，包括給水、消防、防汛、供氣、供熱、供電、電信、煤氣、路燈、環(huán)衛(wèi)等工程的現(xiàn)狀圖、設(shè)計(jì)施工圖、竣工圖和文字材料。

（七）交通運(yùn)輸設(shè)施資料，包括鐵路、公路、公共交通等方面的工程總平面布置圖及所屬主要建筑物、構(gòu)筑物工程的設(shè)計(jì)依據(jù)、施工、竣工圖紙和文字材料。

（八）工業(yè)建筑資料，包括所轄區(qū)域范圍內(nèi)新建、擴(kuò)建、改建項(xiàng)目的工廠總平面布置圖、主要生產(chǎn)廠房、地上地下重要工程設(shè)施、重要倉庫工程的文字、圖表等檔案材料。

（九）民用及公共建筑資料，包括新建、擴(kuò)建、改建的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的辦公樓、綜合營業(yè)樓、學(xué)校、圖書館、博物館、檔案館、展覽館、體育館（場）、賓館、醫(yī)院、影劇院、廣播電視臺、商場、住宅以及有特殊意義和一定建筑水平、藝術(shù)價(jià)值較高的建筑工程等檔案材料。

（十）風(fēng)景名勝、園林綠化資料，包括風(fēng)景名勝區(qū)的規(guī)劃、范圍界限和沿革、園林綠地總面積、公園、動物園、苗圃、名木古樹、古跡、古建筑、紀(jì)念性建筑、城市雕塑、名人故居以及革命遺址等方面的現(xiàn)狀圖、竣工圖、照片、記載、修繕記錄和文字材料。

（十一）環(huán)境保護(hù)資料，包括城市污染普查、環(huán)境質(zhì)量評價(jià)、大氣水質(zhì)污染監(jiān)測、環(huán)境科研、三廢治理、污染源治理等方面的圖紙、數(shù)據(jù)、文字說明、總結(jié)報(bào)告、成果匯編等檔案資料。

（十二）城市建設(shè)科研資料，包括各項(xiàng)專題科研項(xiàng)目的研究成果報(bào)告、論文、新技術(shù)、新工藝等科研成果的圖紙和文字材料。

（十三）城市防洪資料，包括市轄區(qū)域內(nèi)的河道溝渠防洪堤壩、與城市有關(guān)的水庫、湖泊、堤、閘工程圖紙、文字材料、主要河渠歷年行洪、洪水水位記錄、歷年排洪渠道清障記錄、水災(zāi)報(bào)告等文字資料。

（十四）人防設(shè)施和搞震資料，包括人防總體規(guī)劃、重要的地下干道、出入口位置、指揮系統(tǒng)、地下工程設(shè)施等現(xiàn)狀圖、竣工圖和文字材料；與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理有關(guān)的軍事建筑工程的總平面圖、地下管網(wǎng)和其他隱蔽工程竣工圖、文字材料；城市抗震的歷史記載、觀測數(shù)據(jù)及分析等方面的圖紙資料、文字材料。

（十五）以上各方面的地下隱蔽管道、線路及其它地下設(shè)施的設(shè)計(jì)文件、施工圖及竣工圖。第四章 城建檔案的編制與報(bào)送第八條 建設(shè)工程竣工檔案是城建檔案的主要內(nèi)容，建設(shè)單位和施工單位在簽訂建設(shè)承包合同時(shí)，要明確規(guī)定編制竣工檔案的責(zé)任、套數(shù)、經(jīng)費(fèi)和交接時(shí)間。竣工檔案的編制按照市建委[1986]78號《關(guān)于做好編報(bào)竣工檔案的暫行規(guī)定》辦理。第九條 建設(shè)工程竣工檔案，建設(shè)單位要在工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)報(bào)送城建檔案館。建設(shè)工程以外的其他城建檔案，由形成單位在第二年六月底前無償向市城建檔案館報(bào)送一套。對過去沒有報(bào)送的城建檔案要進(jìn)行補(bǔ)報(bào)，由城建檔案館保存并對形成檔案的單位無償提供利用。第十條 凡在本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行工程建設(shè)的單位，均應(yīng)在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，向城建檔案館預(yù)交竣工檔案保證金。否則，規(guī)劃管理部門不予辦理建筑工程規(guī)劃許可證。具體辦法按照市建委、計(jì)委、建行、檔案處市建[1985]32號《關(guān)于對城市建設(shè)工程實(shí)行交付竣工檔案資料保證金的通知》執(zhí)行。工程竣工并按規(guī)定期限報(bào)送竣工檔案后，保證金如數(shù)退還。逾期不報(bào)送竣工檔案的，保證金移作補(bǔ)測、補(bǔ)繪檔案資料費(fèi)用，不再予以退還。第十一條 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，必須把竣工檔案作為驗(yàn)收的主要條件之一。沒有竣工檔案，不得組織驗(yàn)收。竣工檔案不合格的要限期補(bǔ)作，否則不能交付使用。重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收時(shí)應(yīng)有城建檔案館參加。第十二條 工程改建、擴(kuò)建或維修后有變更的，應(yīng)及時(shí)修改、補(bǔ)充有關(guān)檔案并按規(guī)定主動向市城建檔案館報(bào)送。第十三條 停建、緩建工程的檔案，建設(shè)單位應(yīng)妥善保管。單位撤銷時(shí)，應(yīng)將其工程檔案上交主管部門。第十四條 不按規(guī)定編制、報(bào)送竣工檔案或因竣工檔案編制不準(zhǔn)確，而造成損失的，由責(zé)任單位承擔(dān)；情節(jié)嚴(yán)重的，對主要負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任者給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第五章 城建檔案的保管與利用第十五條 城建檔案的保管期限，分為以下三種：

（一）永久保存的檔案，即全市性的或重要的永久性工程，以及具有利用研究價(jià)值或歷史價(jià)值的城建檔案；

（二）長期保存的檔案，即在較長的時(shí)期內(nèi)（一般為二十年至六十年），作為工程管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建查考依據(jù)的城建檔案；

（三）定期保存的檔案，即在一定時(shí)間內(nèi)（二十年以下），供查考應(yīng)用的城建檔案。第十六條 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定劃分城建檔案的保密等級。凡涉及國家機(jī)密的城建檔案設(shè)專柜妥善保管。第十七條 城建檔案管理部門應(yīng)對接收歸檔的城建檔案及時(shí)進(jìn)行登記、整理、鑒定、編目和統(tǒng)計(jì)工作，積極利用。第十八條 對城建檔案的保管情況，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施，進(jìn)行復(fù)制或修補(bǔ)。第十九條 借閱城建檔案必須履行借閱手續(xù)，城建檔案管理部門可收取檔案利用費(fèi)和檔案復(fù)制費(fèi)。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按國家檔案局、國家物價(jià)局《關(guān)于利用檔案收費(fèi)有關(guān)規(guī)定的通知》執(zhí)行。第二十條 查閱城建檔案不得勾劃、圈點(diǎn)、涂改、裁剪或轉(zhuǎn)借，如有損壞，應(yīng)予賠償，故意損毀、篡改、偽造城建檔案的，要追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。第二十一條 保管城建檔案必須有專用庫房和相應(yīng)的設(shè)備。庫房內(nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏貪穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防潮、防蟲、防塵等措施。第二十二條 不得擅自銷毀檔案。對無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，必須編造清冊，報(bào)經(jīng)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后方得執(zhí)行。銷毀檔案時(shí)應(yīng)有二人以上監(jiān)銷。

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監(jiān)事會、股東大會相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會計(jì)檔案

會計(jì)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)會計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案、臨柜會計(jì)檔案和其他會計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺每日報(bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對賬單等會計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落。《資金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起。“事由”指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項(xiàng)目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的、對公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進(jìn)行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對有無缺頁、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對，逐筆業(yè)務(wù)核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時(shí)歸還：歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)印；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時(shí)大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時(shí)追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長時(shí)間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時(shí)間偶數(shù)年的6月底，個(gè)月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份；移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等。客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價(jià)值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼（采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯(cuò)架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時(shí)注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)印：

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時(shí)間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報(bào)表；

10、技術(shù)資料；

11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請求報(bào)告；

3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案