第一篇：公文中常見的錯誤

公文中常見的錯誤

一、格式方面的常見錯誤

1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不當。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”四個層次。只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標識。其中，數(shù)字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“

1、”；“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.標點符號運用不當。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標題一般不用標點符號。正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應(yīng)使用逗號。

3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統(tǒng)一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數(shù)量單位應(yīng)用漢字，且同一份公文或材料中應(yīng)相對統(tǒng)一。

4.人名、地名、日期、單位名稱使用不規(guī)范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、2010年不能略為99年、10年。單位名稱一般先用全稱,并注明規(guī)范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如外部用廣德獨山南方水泥有限公司，內(nèi)部可以用“廣德獨山南方”一般不用“獨山南方”等簡語。

5.文件引用不規(guī)范。引用公文應(yīng)先引發(fā)文機關(guān)（有時可省略）、標題，后引發(fā)文字號。發(fā)文字號中標注年份應(yīng)采用六角括號〔〕，而非中括號[]或【】。

6.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標點符號，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有聯(lián)系人等附注，應(yīng)在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

8.關(guān)于附件的格式問題。一般A4紙，每面排22行，每行排28個字，頁面左上角第一行頂格標識“附件”（有序號時標識序號），標題為二號小標宋體或二號宋體加粗，正文為3號仿宋體（有時第一層標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋），單倍行距或行間距31磅。附件的頁碼，應(yīng)與正文標注相同（4號半角白體阿拉伯數(shù)碼，數(shù)碼左右各放一條4號一字線），單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。實行電子公文后，由于在word、wps等文字編輯軟件中按國家規(guī)定標注頁碼不太方便，因此對文本性附件，一般情況下也可采取在頁腳居中直接插入（默認）頁碼的方式，格式為“3”（小五號字）。

9.發(fā)文日期不能用阿拉伯數(shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。

二、內(nèi)容方面的常見錯誤

1.錯別字較多。

2.文種選擇不當。

3.標題成份殘缺或多余。如《關(guān)于上報……的報告》標題中，“上報”為多余項。特別是對轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題，由于層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，解決此問題辦法有四：一是只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)的通知；二是直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；三是在標題中只出現(xiàn)上一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；四是只用本機關(guān)發(fā)文的標題，而將其他機關(guān)的標題概括為文件。

4.附件問題。一是不能適當應(yīng)用附件。一般情況下，當正文內(nèi)容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結(jié)等。二是正文中的附件名稱不完整、不規(guī)范。另外，引用附件時，一般情況下只引用文件標題，不帶文號。

5.主題詞標注不當。許多公文直接使用系統(tǒng)自動生成的主題詞，不按規(guī)定格式進行修改。

6.不按照隸屬關(guān)系行文。如用部門文件行上行文、平行文，部門便函轉(zhuǎn)發(fā)上級單位文件等。

7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關(guān)而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復(fù)的事項，應(yīng)采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應(yīng)在報告中夾帶請示事項。

三、一些常用字詞的用法及辨析

1.“截止”與“截至”的區(qū)別。前者強調(diào)“止”，即在計時點上，所進行的事情已經(jīng)完結(jié)或基本完結(jié)；后者則不強調(diào)事情的完結(jié)，強調(diào)的是該計時點上的事態(tài)。

2.“記取”與“汲取”的區(qū)別。前者強調(diào)強記，后者強調(diào)在加工、提高基礎(chǔ)上的吸取。二者適用對象和情況有所不同：對自己或內(nèi)部的事或現(xiàn)成的經(jīng)驗教訓(xùn)，多用記取；對他人或外部的經(jīng)驗教訓(xùn)、營養(yǎng)等，則用汲取。

3.“急待”與“亟待”的區(qū)別。“急待”強調(diào)緊急待辦，“亟待”強調(diào)極須，急迫待辦。“急待”與“亟待”的主要區(qū)別在于，前者強調(diào)時間的緊迫性，后者則更強調(diào)意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴重性已達極點，否則不宜用“亟待”一詞。

4.“下工夫”與“下功夫”的區(qū)別。一般情況下，應(yīng)該用“下工夫”。如《現(xiàn)代漢語詞典》強調(diào)，“下工夫”是指為了達到某個目的而花費很多的時間和很大的精力。而“功夫”是指本領(lǐng)或武術(shù)，一般不用“下功夫”。

5.“和”與“與”的區(qū)別。“和”跟“與”都是做連詞比較多，做介詞比較少。做連詞時都表示平等聯(lián)合，意思

是一樣的。但是，兩者的色彩有所不同。“與”的書面語色彩比較明顯，因此多用于書面語中，口語中用得比較少。“和”則在口語跟書面語中都使用。另外，在書名跟文章的題目中，“與”使用得要比“和”多些。

6.“制定”與“制訂”的區(qū)別。“制定”即制作、定出，公文中習(xí)慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等；“制訂”即制作、訂立，公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。

7.“需要”與“須要”的區(qū)別。“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思，詞性為及物動詞，后可帶賓語。“須要”即說明“應(yīng)當”、“必須”的意思，詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

8.“期間”與“其間”的區(qū)別。“其間”是指某一段時間。從結(jié)構(gòu)上分析，“其”修飾“間”，相當于“這”“那”等指示代詞。在使用的時候，“其間”前面總有一段關(guān)于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復(fù)了。我們熟知的經(jīng)典例子是魯迅先生《一件小事》里的話：“我從鄉(xiāng)下跑到京城里，一轉(zhuǎn)眼已經(jīng)六年了。其間耳聞目睹的所謂國家大事，算起來也很不少。”“其間”多用于書面，口語中，人們有時會在它前面加上“這”或“那”，現(xiàn)在也是不容忽視的語言事實。“期間”的用法恰恰相反，它前面應(yīng)該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。如“期間，對文件修改了20多次。”這種用法則不正確。“期間”是指某短時間里，前面要有說明時段的詞語，例如“春節(jié)期間”、“會議期間”、“國慶期間”、“外出期間”等，不能將“期間”單說。而“其間”可以單說，是某段時間的意思，如“其間，對文件修改了20多次”。

9.列舉完后“等”的用法。列舉后用“等”的時候，有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”。還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”。這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

10.引號內(nèi)短的并列成分之間的標點符號用法。比如：發(fā)揚“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻”的精神這樣的句子，引號內(nèi)是短的并列成分，這種情況應(yīng)該用頓號，而不應(yīng)該用逗號。

11.“以及”前面的標點符號用法。“以及”前面可以用逗號，這是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗號。當然，“以及”的前面也可以不用逗號。用不用逗號，要看“以及”后面的語詞的長短。如果比較長，要用逗號停一下，使人好讀；如果比較短，“以及”前面就可以不用逗號了。

12.“其中”及其前后的標點符號用法。有人歸納出使用“其中”一詞，前后標點符號用法的三條規(guī)則：

（1）總數(shù)后只有一個數(shù)，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售電量554.51億千瓦時，其中省內(nèi)售電量538.42億千瓦時。

（2）總數(shù)后分述幾項內(nèi)容，則總數(shù)后用“。”，“其中”后用“，”，各分述內(nèi)容之間視其內(nèi)容多少，或用“，”，或用“；”。如，2009年，全省全社會用電量705.51億千瓦時，同比增長4.09%。其中，第一產(chǎn)業(yè)用電量56.38億千瓦時，同比增長2.02%；第二產(chǎn)業(yè)用電量540.27億千瓦時，同比增長2.66%；第三產(chǎn)業(yè)用電量62.54億千瓦時，同比增長12.45%；城鄉(xiāng)居民用電46.32億千瓦時，同比增長14.01%。

（3）“其中”之后列舉分項內(nèi)容時，“其中”之后不要用“：”。

例1，2009年，全省發(fā)電裝機容量1803.99萬千瓦。其中：水電578.18萬千瓦，火電1146.3萬千瓦，風(fēng)電79.51萬千瓦。該例中，“：”應(yīng)改為“，”。

例2，2009年，全省新增發(fā)電裝機容量307.95萬千瓦（其中：新增風(fēng)電裝機容量19.8萬千瓦）。該例中，“：”應(yīng)去掉。

第二篇：公文寫作中常見錯誤

公文改錯

關(guān)于邀請 x x 校長、x x 書記參加 “10356211” 工程奠基儀式并致辭的請示報告

校長辦公室、黨委辦公室并呈 x 校長、x 書記：

根據(jù)“校長辦公會議決”我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準備工作已經(jīng)就緒。現(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請 x 校長、x 書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望 x校長、x 書記的到來！

此致

敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學(xué)院

201*年 10 月 11 日

一、標題

標題應(yīng)由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機關(guān)。就上文標題而言，似乎也符合這一要求，但這是最起碼的格式要求，細究起來，這個標題仍存在著不少錯誤。

1.多用標點。標題中除書名號外一般不用標點，如：關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章管理辦法》的通知。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應(yīng)該去掉。

2.人物模糊不清，順序排列不當。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個學(xué)校可能會有兩個王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意。“黨先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現(xiàn)時應(yīng)把書記排在前面。

3.項目不宜使用代號。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感覺。

4.混用文種。根據(jù)國務(wù)院 201*年 8 月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都非公文文種。

二、主送機關(guān)

上文中的主送機關(guān)也存在著錯誤。

1.多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關(guān)，需同時送其他機關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。

2.不能送個人。公文是機關(guān)單位之間聯(lián)系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送給個人審閱。

三、正文

1.引文不全。引用的公文要寫明：發(fā)文時間+發(fā)文機關(guān)+標題+公文編號，如：根據(jù)華師（201*）17 號《關(guān)于進一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時間和議決題目。

2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十三五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯數(shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10 月 21 日”

3.用詞不當。公文講究公事公辦，不需要過度客氣，行文應(yīng)力求客觀。“請校長辦公室提供方便。熱切盼望 x 校長、x 書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4.信息不準確。公文所涉及的時間、地點、人物應(yīng)盡量做到準確具體，上文中舉行奠基儀式的時間不夠具體，地點也沒說明，在公文寫作中要注意避免。

5.結(jié)尾不當。公文有自己的結(jié)尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致敬禮”

6.缺少聯(lián)系人。請示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項內(nèi)容。

四、附件

1.格式不對。附件的正確格式是：

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

附件名稱后不加標點。

2.附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過分簡單。上文的附件 1 應(yīng)寫明什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明（代擬稿）字樣。附件 2 應(yīng)寫明什么會議的議程。

五、落款與日期

1.發(fā)文單位不能用簡稱。其實在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”應(yīng)寫全稱：“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”

第三篇：公文處理中的常見錯誤

公文處理中的常見錯誤

一、行文中的常見錯誤

1、濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題；（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報上全文公布過；（6）在部門之間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時就行文。

2、行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文；（2）應(yīng)該一個機關(guān)單獨行文的搞成幾個機關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。

二、文種使用中的常見錯誤

1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。

2、誤用文種。把屬于機關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如?××市委××××年工作要點?。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府××××年工作要點的通知”。

3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。

4、越權(quán)使用文種。超出本機關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；按照國務(wù)院辦公廳發(fā)布的?行政規(guī)范制定程序暫行條例?的規(guī)定，在行政機關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國家機關(guān)制定的法規(guī)中，即全國人大常委會制定的法規(guī)，國務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會制定或通過（批準）的地方性法規(guī)。如：?中華人民共和國城市道路管理條例?。基層單位制定有關(guān)規(guī)章制度時可用“規(guī)定”或者用“細則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。

5、降格使用文種。應(yīng)該用命令、指示發(fā)布的公文而用通知發(fā)布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府發(fā)布重要行政規(guī)章，不是用令發(fā)布而用通知發(fā)布。這種降格使用，必然影響行文的權(quán)威和效力。

三、版頭使用中的常見錯誤

1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級的重要報告、請示。

2、使用非標準版頭。使用設(shè)計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發(fā)文機關(guān)字體不莊重等。

3、使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

四、發(fā)文字號中的常見錯誤

1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。

2、括弧不對。?國家機關(guān)公文格式?規(guī)定發(fā)文用六角括弧“??”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

3、位置不當。將發(fā)文位置提前到了機關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。

4、序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

5、一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

6、一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

7、跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

8、字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997] ×號。

9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字樣。

10、自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標注中的常見錯誤

1、上行文未標注簽發(fā)人姓名

2、下行文也標注了簽發(fā)人姓名

3、標注不規(guī)范。簽發(fā)人標注位置遠離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標題中的常見錯誤

1、缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱 “決議”、“決定”等文種的標題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關(guān)于批準設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關(guān)于批準設(shè)立重慶直轄市的決定”。

2、用發(fā)文字號代替文件名稱 如：“關(guān)于××字?1997?第×號文的批復(fù)”，這類標題的事由，除極少數(shù)熟悉標題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。

3、文字累贅 如：?××××人民政府關(guān)于認真貫徹落實×政發(fā)[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告?，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為?關(guān)于春耕播種情況的報告?就簡明了。此外，在標題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如?關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知?，應(yīng)為?關(guān)于貫徹××××通知的通知?；又如?關(guān)于請求解決××××的請示?，應(yīng)為?關(guān)于解決××××的請示?，后面有請示，前面用請求就是多余的。

4、濫用標點符號 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題中一般不加書名號。常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號，如?關(guān)于認真貫徹?×××決定?的通知?、?關(guān)于批轉(zhuǎn)?××××報告?的通知?、?關(guān)于?××××請示?的批復(fù)?，標題中加書名號是錯的。

5、缺少文種 如?××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告?，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：?××大學(xué)一九九×年重點抓的八件實事?就缺少“決定”這一文種。

6、發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范 如：?××市計委二〇〇×年工作計劃?，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經(jīng)濟委員會”應(yīng)簡稱為“計經(jīng)委”，如果是“計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“計生委”。

七、主送機關(guān)中的常見錯誤

1、缺主送機關(guān) 除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。

2、主送機關(guān)表述不規(guī)范 未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

3、多頭主送 主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。

4、主送個人 公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

5、越級主送 一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應(yīng)當抄送被越過的機關(guān)。

八、正文中的常見錯誤

1、錯別字 主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……

2、標點符號錯誤 常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……

3、數(shù)字使用不規(guī)范 應(yīng)該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯數(shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

4、隨意簡稱 如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

5、引文標注錯誤 未按所引用公文的發(fā)文時間、標題的發(fā)文字號的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉。”

6、隨意使用字體字號 正確的是使用3號或4號仿宋體。

7、隨意設(shè)定字距行距 正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。

九、無正文說明標識中的常見錯誤 常見錯誤是落款和發(fā)文時間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關(guān)等之上標明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關(guān)以下，生效標識以上具體反映公文內(nèi)容的部分。

十、附件標識中的錯誤

1、有附件不標注

2、附件名未標全稱

3、標注不規(guī)范 “附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。

4、內(nèi)容不適 在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。

十一、發(fā)文機關(guān)標識中的錯誤

1、未標發(fā)文機關(guān)名稱，用印章代替

2、發(fā)文機關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱

3、位置不當 常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關(guān)標識可越過中線：一是發(fā)文機關(guān)全稱字數(shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十二、成文日期標識中的常見錯誤

1、將擬稿日期作為成文日期

2、將打印日期作為成文日期

3、漢字和阿拉伯數(shù)字亂用 在發(fā)文機關(guān)署名后標識成文日期時，用阿拉伯數(shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標識時用漢字標識。

4、標識不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標示完整。

5、位置不當或與落款不協(xié)調(diào) 常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發(fā)文機關(guān)標識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。

十三、機關(guān)印章使用中的常見錯誤

1、當用不用 干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。

2、不當用卻用了 印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。

3、位置不當 用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

4、模糊不清 未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十四、主題詞標識中的常見錯誤

1、不標引主題詞

2、將標題簡單切后分當主題詞標引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標題中一般不會出現(xiàn)；標題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關(guān)一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標引的規(guī)范進行標引。

3、任意生造主題詞 不在************中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的?主題詞表?中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。

4、未先標類別詞

5、任意組配

6、亂用標點符號 兩個主題詞之間應(yīng)該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號（但組配標引時可用頓號分開）。

十五、抄送機關(guān)標識中的常見錯誤

1、使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”

2、抄送個人 公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機關(guān)秘書部門決定。

3、抄送主送機關(guān) 既然是主送機關(guān)就不必再抄送了。

4、濫抄濫送 將向上級機關(guān)的“請示”同時抄送平級機關(guān)或下級機關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機關(guān)。

5、標識不規(guī)范 抄送機關(guān)未分類或標點符號使用不當。

十六、公文處理的誤區(qū)

造成公文處理不規(guī)范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認識上存在一些誤區(qū)，其對公文規(guī)范化的危害不小。為推進公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認識，走出誤區(qū)。常見的有以下8種：

1、按老一套辦法辦文 ?中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例?、?國家行政機關(guān)公文處理辦法?、?國家機關(guān)公文格式?、?發(fā)文稿紙格式?、?出版物上數(shù)字用法的規(guī)定?、?標號符號用法?、?出版物漢字使用管理規(guī)定?等，都是公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標準和規(guī)范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文發(fā)展的動態(tài)，在公文實踐中力求使用最新的標準和規(guī)范，盡量準確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布很長一段時間后還抱著老一套不放。

2、不加分析地把上級來文作為范文 由于有的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)存在對公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時出現(xiàn)不合規(guī)范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認為上級秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文都是正確的，即使有時發(fā)現(xiàn)了與公文規(guī)范不一致的地方，也認為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。所以，每一個文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認識統(tǒng)一到公文規(guī)范上來，選擇范文時要按公文規(guī)范進行判斷，不能認為發(fā)文單位的級別越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時，要求級別越高的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。

3、發(fā)往國外的函件用外文 漢語是聯(lián)合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現(xiàn)了對中國主權(quán)、中國文化的尊重。外國人就不會因為你不懂外文而改用你國的文字。

4、發(fā)往港澳臺的函件用繁體漢字 國際上以簡化字為漢語的標準用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據(jù)?出版物漢字使用管理規(guī)定?：“向臺灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。

5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當成附件 被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機關(guān)署名前不得標注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。

6、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)。?條例?和?辦法?規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當由辦公廳（室）進行校核。公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。就是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進行核發(fā)。

7、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔 由于辦公自動化的發(fā)展，許多文秘人員直接在計算機上起草文稿，各次修改過程也直接在機上進行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現(xiàn)修改過程，對于非常重要的文稿，一旦出現(xiàn)問題，難以分清責任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。

8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔 傳真件不能代替正式公文，因此，對于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時補寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。由于復(fù)印件也容易退色，這時可使用固色劑延長文檔保存期限。

第四篇：公文寫作常見錯誤

盡管國務(wù)院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規(guī)定、標準不熟悉，也沒有好好學(xué)習(xí)，基本上是個門外漢;②對最新的規(guī)定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;③寫作態(tài)度不夠認真，沒有嚴格按照規(guī)定、標準的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復(fù)推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。

下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：

一、文種不明

即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。”又如“匯報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發(fā)文單位)關(guān)于電力標準化工作的報告”，或者改為事務(wù)類的“××××(發(fā)文單位)電力標準化工作總結(jié)”。

二、生造文種

一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當作機關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發(fā)。

第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

(1)規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國電內(nèi)規(guī)’字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號。”據(jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。)

(2)事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報的則用“批轉(zhuǎn)”)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。

三、錯用文種

錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：

(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項的報告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進行評估立項，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報告”。

(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。

(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。

(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。

(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項)的批復(fù)》。

(6)誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評性“通報”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。

四、越級行文

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級機關(guān)(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應(yīng)同時抄送被越過的上級機關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報的問題，必須堅決糾正。

五、格式不全

公文格式中規(guī)定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標識的要素沒有標識，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。

六、發(fā)文字號混亂

發(fā)文字號應(yīng)當包括發(fā)文機關(guān)(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號混亂的表現(xiàn)主要有：項目不完整;年份用中文數(shù)碼標識或只標兩位數(shù)，不用六角括號而用圓括號“()”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據(jù)具體情況一一改正。

七、標題不準確

具體表現(xiàn)在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，有時甚至題不對文;標題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標題中隨意使用標點符號，而實際上按規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標點符號”;長標題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當。所有這些公文寫作中常見的標題方面錯誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。

八、主送單位不規(guī)范

主送單位應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標起;若主送單位較多，標到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標全角冒號;若涉及多方面機關(guān)單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤主要有：單位名稱不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標識方法，應(yīng)注意糾正。

九、抄送單位不規(guī)范

抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應(yīng)左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法，常見的標識錯誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標識法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。

十、成文日期不規(guī)范

最常見的錯誤有：用阿拉伯數(shù)碼標識，“o”誤標為“0”或“零”，年份不用全稱，標識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》(見本書附錄三)的相關(guān)規(guī)定認真改正。

十一、序號、數(shù)字、計量單位不規(guī)范

公文中的序號按規(guī)定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數(shù)字，除成文日期外一般要用阿拉伯數(shù)碼標識(詳見本書附錄

三、附錄八兩個國家標準)。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統(tǒng)一。所有這些規(guī)定，許多基層單位制發(fā)的公文都施行得不夠好，應(yīng)引起重視，以規(guī)范公文寫作。

第五篇：公文常見錯誤分析

文秘和辦公室工作學(xué)習(xí)資料

（第13期）

張家口市人口計生委辦公室2005年7月31日

公文常見錯誤分析

一、生造文種

《辦法》所確定的公文文種共有13類14種，除此之外，均不可直接行文，但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”、“通知”的“附件”行文。例如，《關(guān)于××市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定》、《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的說明》等，這里的“操作規(guī)定”、“說明”均不應(yīng)作為文種使用，可以改成《××關(guān)于印發(fā)市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定的通知》、《××關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的說明的通知》，不能作為文種使用的還有“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二、混用文種

常見的是把相近的“請示”和“報告”兩種文種張冠李戴。例如：《××關(guān)于批準成立××學(xué)會的報告》，《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告》。兩個標題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關(guān) 1

匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時也存在“請示”和“函”混用。《辦法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項是用函。可是有些單位當有求于對方（不相隸屬單位）時卻用請示。

三、規(guī)矩格式亂

《格式》中就公文的格式、標準都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見錯誤有：

1.排版規(guī)格不當。公文標題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號小標宋體字，正文用３號仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８個字。而在實際操作中往往上各行其是，嚴重影響了公文的嚴肅性。

2.發(fā)文號標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯用括號。如，×政建（2003）240號；二是用虛數(shù)。如×政辦〔2003〕005號；三是字體字號不標準。《格式》規(guī)定：發(fā)文字號，用３號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即１不編為００１），不加 “第”字。特別對于字號和字體，有的小于3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

3.標題濫用符號。《辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。但是在實際中，濫用符號的例子屢見不鮮。如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知》的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局《關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知”，4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則。《辦法》規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

5.引用文號格式不對。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。”目前，有些單位對這一規(guī)定沒有掌握好。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。

6.成文時間標志不清。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署制發(fā)機關(guān)名稱，只標識成文時間，用漢字將年、月、日標全；“零”

寫為“０”，并且右空４字，但在實際寫作中樣式更是花樣百出，有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期。

7.“抄報”現(xiàn)象依然存在。在行政公文實際中，一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用“抄報”一詞，這是要注意的。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。關(guān)于這，《辦法》中有多出相關(guān)表述，第十七條規(guī)定“應(yīng)當抄送被越過的上級機關(guān)”等，它表示行政公文不再使用“抄報”一詞。

8.附件標注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，《辦法》對附件有明確的要求，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。特別是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認錯誤。

9.蓋印不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負責的憑證，必須按規(guī)定正確使用。但不規(guī)范現(xiàn)象常見于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齊；印章間相交或相切，相距超過3mm；聯(lián)合行文單位印章順序混亂，或一排超過3個，或左右距公文紙邊距離不合標準等。