第一篇：公文寫作常見錯誤例析大全

發文字號編寫不當

發文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標志，正式公文均應標注發文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統計公文提供依據。XX年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標”)規定：“發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實踐中人們不嚴格按照規定編寫，常出現以下錯誤：

1、機關代字混淆。

機關代字是發文機關全稱的簡縮語，就是選用最能反映發文機關本質屬性的字詞作為本機關的代字。每一個機關都有自己的代字，也只有一個代字。如國務院制發公文，其代字為“國發”，四川省人事廳發文，其發文字號為“川人”。但若簡縮不當易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因為另外還有“華中師范大學”、“華南師范大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫為“華東師大”。同樣，“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因為另外還有“南開大學”，“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因為另外還有“河北大學”。

2、年份不全。亂用括號。例如：

①金計生(96)第15號

②夾民政(XX)16號

③夾府發〔XX〕47號

例①年份不全，應寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據《國家行政機關公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標”)規定，應用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應刪去；例②③年份應置于六角括號“〔〕”內。

3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如：

①成保〔96〕勞人字第51號

②〔XX〕外經貿發展審函字第2691號

“新國標”和“原國標”都規定了機關代字的結構形式是“發文機關代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發文機關代字前，“字”、“第”多余，應改為“外經貿發展審函XX2691號”。

標題擬寫不當

標題是文章的“眼睛”，擬制時必須精心對待，不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同，其擬寫有嚴格的規范要求。《辦法》規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規范的公文標題一般由“發文機關+事由+文種”構成，又稱“三要素”式，如《中共中央關于加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成。但“兩要素”的或由“文種”構成的．一般應是下發的帶有固定版頭，或對外公布可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中，不合規定的情況時有發生，主要表現為以下幾個方面的錯誤。

1、文種錯用

文種是公文標題中必不可少的一個構成要素。對于文種的選擇。應當根據行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關系來確定，不得混淆使用。寫作中常出現以下幾組文種錯用現象。

(1)請示與報告錯用、并用

請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機關請求指示、批準”(《辦法》)，上級對于請示必須有答復，必須事前行文，而報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”(《辦法》)，不需要上級作出答復，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區別，常把請示誤用為報告，或并用請示和報告。例如：

①《××公司關于急需購買堿性電池的報告》

②《××縣人民政府關于請求將××風景區列為省級自然保護區的請示報告》

以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批準某事項，因此，應將例①的“報告”改為“請示”，例②的“報告”去掉。

(2)函與請示錯用

《辦法》明確規定：“函，適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。”；“請示，適用于向上級機關請求批準、指示。”從這兩條規定可看出，函與請示都可用于“請求批準”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批準”，而請示是向有隸屬關系的直接上級“請求批準”，這是選擇這兩個文種的關鍵點。但在實際操作中，人們受一種情感因素影響，總認為用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對方重視，難達目的。因此，常把函錯用為請示。例如有一篇公文的標題為《××市司法局關于撥付法制教育經費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關系，不是相隸屬的上下級關系，完全符合函的適用規定。因此，該文標題文種“請示”應改為“函”。

(3)通告與公告錯用

通告和公告是現行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”(《辦法》)，公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發布機關、受文對象、內容重要程度等方面存在區別。公告的發布機關級別較高，多由國家機關發布，受文對象廣泛——“向國內外宣布”，宣布的事項重大。而通告發布機關廣泛，機關、團體、企事業單位都可發布，受文對象范圍較小——“社會各有關方面”，限制在一定的范圍內，宣布的事項涉及的是一般事項，多是業務工作方面的內容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公布事項，不加區別都用公告。例如：

①《××商場有獎銷售開獎公告》

②《××縣人民醫院關于新設保健門診的公告》

③《××火車站關于火車晚點的公告》

以上三例從發布機關來看都屬企事業單位，從發布的事項看都是涉及業務工作方面的某一事項。因此，“公告”應改為“通告”。

除以上三組文種錯用現象外，還存在著決定與決議相混、通報與決定不分、通知與通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列舉。

2、事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確

公文標題中的事由部分是對公文內容的高度概括。是標題的核心，要求準確、簡潔，使人一看標題就知道公文的主要意思。而有些公文標題的擬寫沒有抓住公文主要內容，以致事由部分表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如：

①《××公司關于申請增加超計劃出口指標的請示》

②《××縣人民政府關于表揚營業員“秘書工作”同志的通報》

③《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”，少了介詞“關于”。該文內容是請求上級撥款修建稅務所辦公樓。)

④《××市財政局關于轉發××省財政廳關于轉發財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知的通知》

例①的錯誤是詞義重復，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應刪去標題中“申請”二字；例②事由部分只提到了有關的人，而沒提有關的事，即要表揚的事跡未寫出，顯得空洞，應改為《××縣人民政府關于表揚營業員“秘書工作”同志“秘書工作”先進事跡的通報》；例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應改為《××縣稅務局關于撥款重建稅務所辦公樓的請示》；例④屬層層轉發公文標題，因未省掉轉發的中間環節，介詞“關于”重復使用，“通知”也多次出現，以致標題冗長，讀起來拗口，不易理解，應改為《××市財政局轉發財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知》。

3、亂用標點符號

《辦法》明確規定，公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。寫作中，人們不循此規，常常不該使用標點的卻使用了，或該使用標點的卻用錯了。例如：

①《國務院批轉財政部(關于加強國有企業財務監督的意見)的通知》

②《中央職稱改革領導小組轉發國家教育委員會中小學教師職務試行條例等文件的通知》

③《“秘書工作”縣工商局、稅務局關于發布““秘書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”的通知》

例①被批轉對象“關于加強國有企業財務監督的意見，是公文，不屬法規性文件，應刪去書名號；例②被轉發的對象“中小學教師職務試行條例”屬法規性文件，故應加上書名號；例③發布對象““秘書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”屬法規性文件，按規定應使用書名號，而不是引號，且該兩個發文機關之間不用頓號，而是采用空一格辦法解決。

主送機關標注不當

《辦法》規定“主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。”如《國務院關于成立國務院三峽工程建設委員會的通知》一文的主送機關——“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”，采用統稱寫法，既簡潔又明確。而有的公文主送機關標注存在不明確、違反文種有關規定等錯誤，嚴重影響了公文效應的發揮。例如：

①《××縣人民政府轉發縣鄉鎮企業局(關于加速發展鄉鎮企業的報告)的通知》(“轉發”應為批轉”，應刪去單書名號)的主送機關是“各有關單位”

②《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”)的主送機關是“××地區稅務局、城建局、國土局、物資局”

③《大朝鄉人民政府關于解決修建場鎮飲水工程所需資金的請示》的主送機關是“尊敬的××書記”

例①錯誤是主送機關不明確，難以辦理；例②屬多頭主送，違反了“請示一般只寫一個主送機關”的原則；例③違反了“請示不得直接送領導者個人”的原則。

引用公文不當

在公文寫作中，常常引用公文說明行文依據。正確引用公文成為公文寫作規范化極其重要的一個環節。《辦法》規定：“引用公文應當先引標題，后引發文字號”在操作時，正確的做法是：先用書名號引標題，后用圓括號引發文字號，例如：你行《關于調整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀發[XX]13號)收悉。”而寫作中不正確引用公文的現象比比皆是，例如：

①你公司《關于成立通洲集團中心拍賣行的請示》悉……

②7月20日《通告》停止了省交通廳×交計字[XX]1號文件中規定的“雙排座小貨車載客養路費”的收取……

③你院×月x日請示收悉……

④在粵府〔1996〕38號文“關于撥款修建辦稅大廳的批復”中……

例①只引標題而沒引發文字號；例②只引了發文字號而沒引標題；例③既沒引標題也沒引發文字號；例④雖然公文的標題和發文字號都有，但標題與發文字號順序顛倒，且標題用成了引號，所引發文字號未加圓括號。

結構層次序數標注不當

對于篇幅較長，內容較豐富，層次較多的公文，寫作時常常要標注序數，分條列項，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理解和執行。《辦法》規定：“結構層次序數，第一層為‘一’，第二層為‘(一)’，第三層為‘1’，第四層為‘(1)’。”只有一個結構層次時，就用“一”，而不用其它序數。在實踐中常出現不規范現象。例如《關于××省××地區××銀行機構合并問題的請示》(××銀發〔1996〕124號)、《××省××培訓中心關于籌建教學急需實驗室的請示》(××中心〔XX〕15號)，這兩篇公文的內容都只有一個結構層次，其序數標為‘‘l、2、3……”，正確的應為“一、二、三……”；又如《××縣人民政府關于召開經濟工作會議的通知》(1998年9月8日)，也只一個結構層次，其序數標為“(一)、(二)、(三)……”，顯然也是錯誤的；再如《中共中央國務院關于反腐敗斗爭近期抓好幾項工作的決定》(1993年10月5日)，內容有兩個結構層次，第一層標為“一、二、三……”，第二層標為“(1)、(2)、(3)……”，很明顯第二層序數標注錯誤，應標為“

（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。

第二篇：公文寫作常見錯誤

公文寫作常見錯誤舉例分析

公文是單位與單位之間處理公務的文書，特別是在黨政機關單位，公文的往來十分頻繁，幾乎每人每天都要與公文打交道，所以熟練使用公文顯得相當重要。但由于公文寫作主要是在中高職學習階段進行相關內容的學習與訓練，大學階段學習的主要是專業知識與技能，絕大部分大學生很少再接觸使用公文，從而導致在黨政機關和事業單位工作的相關人員公文知識的匱乏，公文使用常常難免出現差錯。本文對公文使用中經常出現的錯誤進行列舉與簡要的分析，并提出正確的修改意見，旨在減少公文使用的錯誤，提高公文辦理質量。

2012年4月中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》，規定現行各類黨政機關的公文種類有15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

一、錯將日常應用文當做公文

（一）直接將“工作總結”當做公文

×××關于中秋國慶節期間水產畜牧產品質量監管工作總結 ×××：

根據×××要求，現將我局中秋國慶節期間開展水產畜牧產品的質量安全監管工作總結報送貴辦。請審核。

……

常用的公文種類中沒有“工作總結”這種文種，“工作總結”只是日常應用文并非公文，要將“工作總結”報送常常要依托公文文種“函”來完成。正確寫法應將標題改為：“×××關于報送中秋國慶節期間水產畜牧產品質量監管工作總結的函。”函是公文的一種，“函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（二）直接將“說明”當做公文文種

×××內陸100噸級漁政船建造項目委托設計費付款說明 ×××水運規劃設計院：

×××與你院簽訂的《內陸100噸級漁政船建造項目委托設計協

見隨文報送貴委，請審示。

……

“意見”是上級領導機關或主管部門針對當前即將進行的主要工作和亟待解決的重大問題，提出原則性的要求和具體的處理辦法，并直接發至下級機關或轉發到有關部門遵照執行的一種具有指示作用的公文。而此文的審核意見只是單純的認可或同意，不屬于行政公文中“意見”這一文種，這種意見的報出常常只能依托公文文種“函”來完成。正確的標題應修改為：×××關于報送廣西2013年奶業龍頭企業標準化規模養殖場項目可行性研究報告的審查意見的函。

（五）直接將“工作要點”當做公文

×××局機關及直屬事業單位2013

公共機構節能工作要點

為切實抓好我局機關及所屬事業單位節能工作，根據×××結合我局公共機構節能工作實際，制定我局2013公共機構節約能源資源工作要點。

……

“工作要點”是日常應有文中的一種，并非公文文種。要報出“工作要點”常常只能依托公文文種“函”來完成。正確的標題寫法應修改為：×××關于報送局機關及直屬事業單位2013公共機構節能工作要點的函。

（六）直接將“公示”當做公文

關于《廣西水產畜牧業技術推廣骨干人才培養計劃》

推薦人選名單公示

×××：

根據×××精神，經研究，決定推薦×××等105名科技人員作為《廣西水產畜牧業技術推廣骨干人才培養計劃》培訓對象（名單詳見附件），現予公示。

對推薦人選如有異議，請以書面形式并署真實姓名，于×年×月×日前郵寄或直接送×××監察室（郵編：×××；聯系電話：×××）。

“公示”是隨著干部人事制度改革應運而生的應用文書，但它決不僅限于黨政干部任前的公示，其適應范圍廣泛，使用的頻率相當高。近年來，無論是黨政機關，還是企事業單位等向社會或有關單位及人員公開某一信息，以達到廣泛征詢公眾意見，接受群眾監督的目的時，常使用“公示”。由于公示制產生的時間不長，“公示”這一應用文的文種及格式等問題，目前在《中國共產黨機關公文處理條例》和《國

……

“通知”和“函”是兩種不同的文種，在一份公文的標題中不能同時用兩個文種（轉發、印發的公文除外）。正確寫法應將標題改為：“×××關于參加海洋100噸級漁政船設計方案討論會議的通知”（主送單位為下級單位）或修改為“×××關于參加海洋100噸級漁政船設計方案討論會議的函”（主送單位是平級或不相隸屬的單位）。

例2：

關于×××項目批復的通知 :

……

“批復”和“通知”是兩種不同的文種，這兩個文種不能在同一份公文的標題中使用（轉發、印發的公文除外）。正確的寫法應將標題改為：×××關于×××項目的批復。

（二）用函代替通知

關于征求《廣西壯族自治區畜禽規模養殖場養殖小區

備案管理辦法（修訂稿）》修改意見的通知

自治區環保廳、區發展和改革委員會，各市、縣（區）水產畜牧獸醫局：

《廣西壯族自治區畜禽養殖場養殖小區備案管理辦法》自2007年實施以來，對規范畜禽規模養殖場、養殖小區管理發揮了重要作用。根據×××規定，近期對“辦法”進行了修訂。現將“辦法”（修訂稿）送請你們，請于2014年1月10日前將書面意見反饋我局畜牧與飼料處，以便盡快修改完善后報自治區人民政府。逾期不反饋視為同意。

……

自治區環保廳、自治區發展和改革委員會和發文單位自治區水產畜牧獸醫局是不相隸屬的單位，不相隸屬的單位特別是主送級別高一級的單位是不能用“通知”這種公文文種的。正確寫法應將標題修改為：關于征求廣西壯族自治區畜禽規模養殖場養殖小區備案管理辦法（修訂稿）修改意見的函。

（三）用“報告”代替“函”

關于上報2013年上半年廣西生鮮

違禁添加物專項監測總結的報告

農業部奶業管理辦公室：

為提高我老秘網區生鮮乳質量安全水平，根據×××要求，我局下達了《廣西壯族自治區水產畜牧獸醫局關于印發2013年廣西生鮮乳

廣西壯族自治區2013年獸藥監督執法工作總結的函。

（四）公文標題用詞不準確

例1：

×××關于 :

印發全國漁業漁政工作視頻會議精神的通知

“精神”一般只能傳達而不能印發。正確的寫法應將標題修改為：×××關于印發全國漁業漁政工作視頻會議要點的通知。

例2：

關于給予2013年下半年奶牛布病結核病撲殺補助經費的

“經費”一般用“撥付”來表述，正確寫法應改為：關于撥付2013年下半年奶牛布病結核病撲殺補助經費的請示。

例3：

自治區×××局關于請求自治區臺辦領導參加我局赴臺項目

對接洽談工作團行前培訓的函

自治區臺辦與發文單位自治區×××局是不相隸屬的單位，發文單位沒有資格要求臺辦的領導參加本單位舉辦的會議。正確的寫法應將標題改為：×××局關于邀請自治區臺辦領導蒞臨我局指導赴臺項目對接洽談工作團行前培訓工作的函。

例4：

×××關于

申請延長桂北漁80209號等2艘漁船

批準書有效期的請示

“申請”與“請示”詞義重復，應將“申請”兩字去掉，正確的標題應為“×××關于申請延長桂北漁80209號等2艘漁船批準書有效期的請示”。

例5：

×××關于

同意將文明漁港創建項目資金調整為

南萬漁港航標維修經費的批復

“同意”與“批復”詞義重復，應將“同意”兩字去掉，正確的標題應為：×××關于文明漁港創建項目資金調整為南萬漁港航標維修經費的批復。

例6：

廣西×××局關于

提供在建大型漁政船擬使用進口船用產品情況的函

第三篇：公文寫作常見錯誤

盡管國務院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規則等都作了明確規定，在我們一些電力企業尤其是基層部門，寫作公文還經常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規定、標準不熟悉，也沒有好好學習，基本上是個門外漢;②對最新的規定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規范的寫法;③寫作態度不夠認真，沒有嚴格按照規定、標準的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產生。

下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：

一、文種不明

即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”又如“匯報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應該根據這份文件的內容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發文單位)關于電力標準化工作的報告”，或者改為事務類的“××××(發文單位)電力標準化工作總結”。

二、生造文種

一種情況是把性質、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務文書或規章制度類文書當作機關公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發。

第一種情況容易改正，只要根據公文內容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應這樣處理：如果這些事務類、規章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

(1)規章制度類文書以“印發”形式行文。如××省電力有限公司《關于印發〈××省電力有限公司公文處理規則〉的通知》，把發布的規則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規定：“公司內部規章制度，以‘國電內規’字號印發，由法律事務部審核編號。”據此，規章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應按規定。)

(2)事務文書以“轉發”或“批轉”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉發”，下級單位上報的則用“批轉”)。如《關于轉發××電業局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務文書、規章制度類文書作為附件。

三、錯用文種

錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：

(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關于××電廠國有資產評估立項的報告》，其內容是申請對現有國有資產進行評估立項，應使用“請示”，卻誤用為“報告”。

(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。

(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關業務部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規則，必須改正。

(4)“批復”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復”這一文種作答復，但有的公文卻寫成《關于批復××××的通知(或函)》，應改為《關于××××的批復》。

(5)“函”誤用為“批復”。某些業務主管部門在答復不相隸屬單位請求審批的有關事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關于×××(單位)×××(事項)的批復》。

(6)誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關于事件或事故的調查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關人員知曉即可;批評性“通報”要發送到下屬各單位，甚至要抄送有關的不相隸屬的單位。因此，應該根據處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。

四、越級行文

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應按隸屬關系向上一級機關(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應同時抄送被越過的上級機關(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經常出現越級上報的問題，必須堅決糾正。

五、格式不全

公文格式中規定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標識的要素沒有標識，就是格式不全(如缺少發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。

六、發文字號混亂

發文字號應當包括發文機關(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發文字號混亂的表現主要有：項目不完整;年份用中文數碼標識或只標兩位數，不用六角括號而用圓括號“()”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據具體情況一一改正。

七、標題不準確

具體表現在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內容，有時甚至題不對文;標題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標題中隨意使用標點符號，而實際上按規定“公文標題中除法規、規章加書名號外，一般不用標點符號”;長標題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當。所有這些公文寫作中常見的標題方面錯誤，必須根據規范要求予以改正。

八、主送單位不規范

主送單位應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，左側頂格標起;若主送單位較多，標到行末后回行也應頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標全角冒號;若涉及多方面機關單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤主要有：單位名稱不規范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標識方法，應注意糾正。

九、抄送單位不規范

抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法，常見的標識錯誤也往往在此，應予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標識法，這也是不規范的，須統一改為“抄送”。

十、成文日期不規范

最常見的錯誤有：用阿拉伯數碼標識，“o”誤標為“0”或“零”，年份不用全稱，標識位置不規范等等。應根據《國家行政機關公文格式》(見本書附錄三)的相關規定認真改正。

十一、序號、數字、計量單位不規范

公文中的序號按規定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數字，除成文日期外一般要用阿拉伯數碼標識(詳見本書附錄

三、附錄八兩個國家標準)。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統一。所有這些規定，許多基層單位制發的公文都施行得不夠好，應引起重視，以規范公文寫作。

第四篇：公文處理常見錯誤簡析

公文處理常見錯誤簡析

——王楷

一、發文條件

1.合法性審核問題。國家稅務總局令第20號《稅收規范性文件制定管理辦法》第十六條規定稅收規范性文件出臺前必須經法規部門進行合法性審核，否則辦公廳（室）不予核稿，局領導不予簽發。

那么什么屬于稅收規范性文件呢？《稅收規范性文件制定管理辦法》第二條規定，稅收規范性文件是指縣以上（含本級）稅務機關依照法定職權和規定程序制定并公布的，規定納稅人、扣繳義務人及其他稅務行政相對人權利、義務，在本轄區內具有普遍約束力并反復適用的文件。這個定義很長，公文核稿人員要把握的關鍵點是“稅收規范性文件規定了稅務行政相對人權利、義務”，我們腦子里就要有個意識，所核公文內容涉及到規定稅務行政相對人權利、義務的，就應當先送法規部門進行合法性審核，因為合法性審核是一個發文的必經程序。

日常工作中國稅機關單獨出臺的稅收規范性文件我們多數能記著要送法規部門進行合法性審核，往往容易忽略的是聯合行文和代擬稿，總局《稅收規范性文件制定管理辦法》第二十六條規定，稅務機關與其他機關聯合制定涉稅文件，省以下稅務機關代地方人大、政府起草涉稅文件，業務主管部門應當將起草文本或會簽文本送交法規部門進行合法性審核。也就是說出臺稅收規范性文件的聯合行文和代擬稿也應進行合法性審核，需要特別注意。

關于稅收規范性文件，還有一點需要注意。總局新公文處理辦法第二十一條規定，上級稅務機關針對下級稅務機關有關特定稅務行政相對人的特定事項如何適用稅收法律、法規、規章或稅收規范性文件的答復或者解釋，需要普遍執行的，應當按照《稅收規范性文件制定管理辦法》的規定制定稅收規范性文件。公文核稿人員遇到某批復的內容是政策性答復或解釋，并需要在本轄區內普遍執行的，應當建議擬文部門制定稅收規范性文件，文種可使用公告，不再單獨批復。這既體現了依法行政，也減少了工作量。

2.公文會簽問題。

總局新公文處理辦法第六十八條規定，本機關主辦部門起草的公文，涉及到其他內設機構職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關職能部門協商、會簽。那么我們核稿人員在核稿時，如果發現公文內容并非擬文部門“一家之事”，還涉及到其他部門職權的，就要原文退回，并告知擬文部門與有關部門會簽該文。

3.加強工作統籌問題。根據《四川省國家稅務局關于統籌推進2013年重點工作項目和清理簡并基層報送報表工作的通知》（川國稅發〔2013〕25號）文件要求，省局對今年重點工作任務實行“板塊+項目”的管理制度，每一板塊由一名省局領導牽頭抓總，擔任統籌發起人，主要統籌發文、會議、推進實施、檢查、報表、總結等工作事項。那么省局公文核稿人員在核稿時就要注意，如果某部門的發文涉及到前述文件中列明的重點工作，那么就要建議發文部門向該重點工作所屬板塊的牽頭局領導匯報，由局領導統籌發文事宜，而不是由發文部門單獨發文部署工作。

各市（州）局可能沒有像省局那樣實行重點工作“板塊+項目”管理制度，但這里要強調的是，作為公文核稿人員，要具備全局意識，要了解掌握全局重點工作，不能就公文審公文。

二、文種使用

1．使用非法定公文文種

比較常見的是把規劃、計劃、要點、安排、方案、總結、制度、講話等直接編排文號印發。例如：《××國家稅務局關于總結固化2010年全省重點行業稅源分析評估管理成果的工作方案》、《××國家稅務局關于細化分配離退休經費預算的方案》，“方案”不屬于總局新公文處理辦法規定范圍內的文種，應根據行文目的、行文方向、隸屬關系和公文內容選用正確文種，擬寫適合的文件標題。

另外，日常工作中我們喜歡使用“意見”這個文種，但要注意避免一種錯誤，例如：《××市國家稅務局關于加強依法治稅工作的實施意見》，“意見”屬于總局新公文處理辦法規定范圍內的文種，但“實施意見”就不屬于，而用作下行文的“意見”又被稱為“工作指導性意見”，其就是要求下級機關實施的，實在沒有必要在標題中畫蛇添足寫上“實施”二字，應改為《××市國家稅務局關于加強依法治稅工作的意見》。

2．文種與行文方向、體例不符

需要特別注意的是請示與函的混用問題。例如：《××國家稅務局關于請求退還××有限公司增值稅款的請示》，主送單位是“財政部駐四川省財政監察專員辦公室”，為不相隸屬關系，“請示”應改為“函”。往往有的發文單位為表示對受文單位的尊重，明明是不相隸屬關系，應該用“函”的卻用“請示”，但受文單位拿到這個“請示”后也不好辦理，他該回復你“函”呢，還是“批復”呢？

三、行文規則 1．行文黨政不分

總局新公文處理辦法第六十三條規定，稅務系統內部，除特殊情況外，黨的組織和行政機關之間一般不交叉行文。例如：《××市國家稅務局關于在各級黨組織中開展創先爭優活動的通知》，創先爭優活動是黨組織安排部署的工作，其正確的發文單位應是××市國家稅務局黨組，主送單位也應是各縣、市、區國家稅務局黨組。有部分工作同時涉及黨組織和行政機關，則應具體情況具體分析，根據發文單位、主送單位及工作重點確定其發文方式。

2．無行文必要

最近中央出臺了八項規定，要求改進文風、精簡文件。總局新公文處理辦法第五十二條對哪些情況不發文作出了明確規定。省局制定的認真貫徹“八項規定”的實施意見也要求切實減少文件數量。辦公室作為公文審核把關的部門，就要對各職能部門的發文必要性進行審查，制發公文應確有必要，不能一談到部署工作就想到要制發公文。在實際工作中，有相當部分工作可以不通過發文，而是采用其他更為方便快捷的方式來安排落實。例如：《××市國家稅務局關于報送辦公聯系電話的通知》，這類簡單事項，完全可以通過電話或是在內部網絡發布通知來予以落實。此外，對于上級機關來文，如沒有補充意見，則不必制發公文轉發，可以將原文電子文件遠程封發或翻印紙質文件發送下級機關執行。

3．請示、報告不符合要求

請示、報告是重要的上行文，也是最容易出錯的文種。常見錯誤主要有：超越直接上級進行請示或報告；一份請示中涉及多個不相關事項；同時向多個單位報送請示事項；將請示文件抄送下級機關；在報告中夾帶請示事項；將上級機關內設機構列為主送單位等。

最近省局收到的市（州）局來文中就有請示出錯的情況。某市局兩個內設機構就同一個稅收征管問題分別向省局報送請示，先是該市局大企業和國際稅務管理處以《關于××項目稅收征管問題的請示》（×國稅發〔2012〕125號）向省局請示，省局相關職能部門收文后正在會商研究如何回復時，該市局征科處又以《關于××項目稅收征管問題的請示》（×國稅發〔2013〕13號）（與前文同樣的標題）向省局請示同一個問題，這讓省局如何回復呢？回復哪一個請示呢？ 還有，《××市國家稅務局關于四川省財政監督檢查處理決定執行情況的報告》（×國稅發〔2013〕7號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務局督查內審處”；《××市國家稅務局關于推薦××同志為第四屆四川省國際稅收研究會常務理事的請示》（×國稅發〔2013〕27號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務局人事處”。這都是最近幾天才收到的文件，將省局機關內設職能部門列為了主送單位。

4．非同級機關或部門聯合行文

總局新公文處理辦法第五十七條規定，各級稅務機關可以與同級黨政各部門、下一級黨委政府、相應的軍隊機關、同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文。那么只有同級機關或部門可以聯合行文，非同級機關或部門就不能聯合行文，而這種錯誤卻時有發生。例如：《××市國家稅務局 ××縣工商行政管理局關于開展個體集貿市場稅收專項整治工作的通知》，市國稅局和縣工商局不屬于同一級別，不能聯合行文，正確的聯合發文單位應是縣國家稅務局和縣工商行政管理局。

5．便函使用不規范

便函是各級稅務機關的內設機構之間的非正式公文，關于便函的使用有兩種常見錯誤。一是便函以“××國家稅務局”為行文對象，尤其是將便函主送下級機關，以便函的形式向下級機關部署工作事項，提出工作要求的情況比較多。總局新公文處理辦法第六十一條規定，便函適用于商洽工作，通報和匯報有關情況，詢問和答復一般事務性問題。并就便函的適用范圍作出了禁止性規定（具體條文不再累述）。因此，便函不能像正式公文那樣用來向下安排部署工作，也不能直接主送下級機關，而應主送下級機關相應的內設機構。

二是上級機關內設機構以便函形式向下級機關內設機構商洽工作，這時有兩種情況，一是有的上級機關要求下級機關以正式文件回復，二是上級機關沒作要求，但有的下級機關為表示對上級機關的尊重，以正式文件回復上級機關的便函。這都是不符合公文處理規則的，上級機關不應要求下級機關以正式文件回復，下級機關內設機構可以便函回復。

6．以正式公文形式印發領導講話

領導在各類會議上的講話，如需要在系統內讓干部職工知曉，只能以政務通報的形式印發，不能以正式公文形式印發領導講話。例如：《××市國家稅務局關于印發××局長在全市國稅工作會議上講話的通知》，此種情況應予糾正。

四、公文格式

1.份號標注不規范。新辦法中凡涉密公文都應當標注份號。份號標注不規范主要是：涉密文件不標注份號；份號的數字不按規定標注，沒有編足6位數（份號是由6位數字組成的，即使只印制1份，也要寫成000001）；份號標注位置不規范，不是頂格編排在版心左上角第一行。

2.不標注保密期限。涉密公文在標注密級的同時沒有標注保密期限，這種現象比較普遍。不標注保密期限的話，默認的保密期限就會很長，給我們工作帶來不便。3.隨意標注緊急程度。有的部門因為擬文拖延，為爭取早點發文就隨意標注緊急程度，擾亂了正常的公文處理程序。新公文處理辦法規定，只能是內容重要、臨近規定的辦結時限或需要打破常規、特事特辦的公文才能標注緊急程度。

4.發文機關標志不規范。有的發文機關標志與發文機關署名或印章不一致，如用“×××局”的發文機關標志，發文機關署名或者印章卻是 “×××局辦公室”等，還有的前面是黨組的紅頭，后面卻蓋上行政公章。

5.發文字號不規范。一是發文機關代字概括不準確。例如：廣元市國稅局的發文字號是“廣國稅發”，后來我發現廣漢市國稅局的發文字號也是“廣國稅發”，建議加以區別的。二是發文字號的年份應用六角括號“〔 〕”括入，但有少數單位使用圓括號“（）”、方括號“[ ]”和尖括號“〈 〉”，這是老問題了。

6.簽發人標注不規范

比較常見的錯誤有：一是上行文不標注簽發人。二是上報重要的公文不是機關主要負責人或主持工作的負責人簽發，卻是任何副職都可作為簽發人，有的甚至是非領導職務者也作為簽發人。三是多個機關聯合上行文，有的只標注主辦機關負責人，而不標注其他機關負責人。

7.公文標題不規范

一是重復使用介詞。例如：《××國家稅務局關于××工作有關情況的報告》，“關于”與“有關”語義重復，“有關”應刪除；《××國家稅務局關于對××有限公司白酒消費稅最低計稅價格核查情況的通知》，“關于”、“對”介詞疊用，“對”字應刪除。

二是動詞和文種語義重復。例如：《關于上報××的報告》、《關于呈送××的報告》，“上報”、“呈送”均與“報告”語義重復，“上報”、“呈送”應刪除；《關于××綜合業務辦公用房新建項目申請開工的請示》，“申請”與“請示”語義重復，“申請”應刪除。

三是標題中使用標點符號不規范。新公文處理辦法第三十一條規定，公文標題中除法律、法規、規章和規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。例如：××市國家稅務局關于命名“××縣國家稅務局”為市局級文明單位的決定，沒有必要在“××縣國家稅務局”上加引號，應刪除引號。記住標題中只能出現書名號，不能有其他標點符號，而且書名號內必須是法律、法規、規章和規范性文件。

四是公文標題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，應當排列成梯形或菱形。還有的標題在回行時詞義不完整。

8.主送、抄送機關不規范

一是主送、抄送機關使用簡稱。在主送和抄送中，稅務機關的名稱應當使用全稱，如 “××市國家稅務局、××市地方稅務局”，不得使用簡稱。這是老生常談了，但仍然有些單位（包括省局有些職能部門）隨意使用簡稱，經常是主送機關用“各市、州國稅局”。二是請示多頭主送。例如：《關于××市國家稅務局新建綜合業務辦公用房項目竣工審核的請示》，其主送單位寫的是“××省國家稅務局，××省國家稅務局財務處”，不僅將請示文件多頭主送，而且將機關及其內設職能部門并列為主送單位，使本是互相隸屬的二者成為了并列關系。

9.正文容易出現的問題有：一是公文首頁無正文。公文首頁必須顯示正文。還有一點要注意，一般公文的首個蓋章頁應當同時顯示正文、發文機關署名和印章。二是正文中結構層次序數未按規范要求標注，存在越級使用或混用現象。三是正文中使用的層次序號過細，有的多達六層甚至七層，如除“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”外，還用“第一、第二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一層次標題的字體不規范。新公文處理辦法明確規定，標題第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。五是在公文的正文中，稅務機關的名稱可以使用規范化簡稱。規范化簡稱為“××國稅局、××地稅局”，但仍然有使用“國稅、地稅，國、地稅局，國地稅”的現象。

10.附件項目不規范

一是誤將印發、轉發、批轉的文件作為公文附件。印發、轉發、批轉的文件是公文正文的組成部分，因為具有一定的獨立性，所以單獨放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文帶有附件的卻不標注附件說明，或附件名稱與附件說明不一致。

三是附件順序號用漢字“一、二、三......”來標注。四是附件名稱后標注標點符號。

五是文字較長的附件名稱回行后頂格編排。應與上行附件名稱的首字對齊。

11.發文機關署名。新公文處理辦法增加了發文機關署名。常見錯誤是發文機關署名與發文機關標志和標題中的發文機關名稱不一致，如××國家稅務局制發的公文，卻署名為“××國家稅務局辦公室”。

12.印章在使用中容易出現的問題：一是多個行政機關聯合向下行文時，只使用主辦機關的印章。新辦法規定聯合行文不再區分上行文、下行文，統一要求加蓋各發文機關印章。二是2個或2個以上機關用印時，印章相交或相切。三是印章與發文機關標志不符，如發文機關標志是“××國家稅務局”，印章卻是“××國家稅務局辦公室”。

13.附注。主要是請示無附注，請示應當注明聯系人及電話。14.抄送機關標注容易出現的問題：一是給上級機關的行文仍用“抄報”。二是將向上級的請示“抄送”給下級機關。三是將有些不是領導直接交辦的請示、報告類公文直接抄送給領導個人。四是將公文抄送有關機關的內設機構。

15.印發日期。主要是把成文日期當作印發日期。16.頁碼。主要是公文首頁不標注頁碼。新公文處理辦法規定，除信函形式首頁不顯示頁碼外，其他格式的公文首頁都要標注頁碼。

第五篇：公文寫作中常見標點符號誤用例析

公文寫作中常見標點符號誤用例析

常見錯誤一：多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

?例1:各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（?）

各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（?）

?例2：公安部門要加強校園“警務室”、“護學崗”、“安全網”建設，落實護校制度。（?）

公安部門要加強校園“警務室”“護學崗”“安全網”建設，落實護校制度。（?）解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。

常見錯誤二：在標示數值和起止年限時使用連接號不規范

?例3：制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013-2015年）。（?）制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013—2015年）。（?）?例4：要加快工程進度，確保科技園3-5年內建成。（?）要加快工程進度，確保科技園3～5年內建成。（?）

解析：標示時間、地域的起止一般用一字線（占一個字符位置），標示數值范圍起止一般用浪紋線。

常見錯誤三：在并列分句中使用逗號統領

?例5：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（?）

各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合：工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（?）

解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統領或總結。常見錯誤四：在并列分句中使用句號后再使用分號

?例6：一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險；二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（?）

一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險。二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（?）

解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。常見錯誤五：同一形式的括號套用

?例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮（街道））（?）

圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。[責任單位：各鎮（街道）]（?）

解析：同一形式的括號應盡量避免套用，必須套用括號時，應采用不同的括號形式配合使用。

常見錯誤六：阿拉伯數字表示次序時使用點號不當

?例8:

1、督促主辦單位按時辦結。(?)1．督促主辦單位按時辦結。(?)?例9：（1）、督促協辦單位按時辦結。（?）（1）督促協辦單位按時辦結。（?）

解析：帶括號的漢字數字或阿拉伯數字表示次序語時不加點號，不帶括號的阿拉伯數字、拉丁字母做次序語，后面用下角點（圓心點）。

常見錯誤七：在圖、表說明文字末尾使用句號

?例10：（圖表略）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑。（?）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑（?）

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使有時說明文字較長，前面的語段已出現句號，最后結尾處仍不用句號。

常見錯誤八：在標示發文年號時使用括號不規范

?例11：根據×發[2013]3號文件精神，??（?）根據×發〔2013〕3號文件精神，??（?）

解析：標示公文發文字號中的發文年份時，應使用六角括號。常見錯誤九：書名號內用頓號表示停頓

?例12：根據《××省物價局、××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（?）

根據《××省物價局××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（?）

解析：書名號內標示停頓時用空格。

常見錯誤十：句內括號行文末尾使用標點符號不當

?例13：為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任。），負責該項工作的協調處理。（?）

為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任），負責該項工作的協調處理。（?）

解析：括號內行文末尾需要時可用問號、嘆號和省略號。除此之外，句內括號行文末尾通常不用標點符號。

常見錯誤十一：附件名稱后使用標點符號

?例14：

附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單；（?）

附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單（?）解析：附件名稱后不用任何標點符號。

常見錯誤十二：二級標題在換行分段情況下使用句號

?例15：

（一）整合監管職能和機構。

為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）

（一）整合監管職能和機構

為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）

（一）整合監管職能和機構。為減少監管環節，保證上下協調聯動??（?）解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。