第一篇：“發(fā)文字號”常見錯(cuò)誤析

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（XX年1月1日施行）、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999）就“發(fā)文字號”的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。但是，“發(fā)文字號”在實(shí)際應(yīng)用中仍然存在多少不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，概括起來，主要有以下八個(gè)方面。

一、搭配虛字。如：“×政字〔XX〕第2號”、“×發(fā)字〔XX〕第35號”，這里的“字”“第”均是沒有什么實(shí)際意義的多余字，應(yīng)刪去。規(guī)范化的用法是：“皖政〔XX〕2號”（即安徽某某人民政府XX年度發(fā)的第2號文件）、“皖發(fā)〔XX〕35號”（即中共安徽某某委XX年度發(fā)的第35號文件）。

二、要素顛倒。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章第十條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號”，實(shí)質(zhì)上等于指定了“機(jī)關(guān)代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個(gè)別地方和單位在使用“發(fā)文字號”時(shí)，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“(76)榕銀農(nóng)字第85號”，這一“發(fā)文字號”，不僅年號不全、“字”“第”多余、“括號”用錯(cuò)，而且年份前移，是錯(cuò)誤的。規(guī)范化的用法應(yīng)是“榕銀農(nóng)〔1976〕85號”。

三、年號不全。如“×政發(fā)〔97〕8號”、“×政秘〔86〕6號”，這里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。雖然，在廿、廿一世紀(jì)里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個(gè)世紀(jì)或時(shí)間更長一些，為什么不可把“〔97〕”理解為公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)該寫全稱〔1997〕〔1986《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》明確：“年份應(yīng)標(biāo)全稱”。

四、錯(cuò)用括號。如“×政辦（XX）8號”、“×政辦〈XX〉8號”，這里的年份所用的括號“（）”、“〈〉”均是錯(cuò)誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“〔〕”，如“×政辦〔XX〕8號”。

五、亂設(shè)虛位。發(fā)文字號中的“發(fā)文序號”常常出現(xiàn)虛位，如“×政秘〔XX〕008號”，這里的“008號”應(yīng)改為“8號”。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704—1999)已明確規(guī)定：“序號不編虛位（即1不編為001）”。

六、擺放有誤。常見錯(cuò)誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當(dāng)，不是過高、就是過低。就發(fā)文字號的擺放問題，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》附件的《條文釋義》中講的非常明確和具體：發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，發(fā)文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，不要緊貼紅色反線）。發(fā)文字號一般應(yīng)居中排列。其實(shí)，發(fā)文字號的擺放有三種不同類型：①有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的（俗稱大文頭）下行文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下、紅色反線上方，居中擺放4mm處（如上規(guī)定）；②上行文（上報(bào)的公文）需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時(shí)，發(fā)文字號移到左邊，左空1字（上下擺放位置，如上規(guī)定在紅色反線上方4mm處），簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；③“只用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的公文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在橫線（紅色反線）之下，公文標(biāo)題之上的右側(cè)”（見XX年1月1日起施行的《安徽某某行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》第三章公文格式第十一條第四款）。

七、字體字號不標(biāo)準(zhǔn)。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：發(fā)文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小于3號；字體，有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

八、與“公文編號”混為一談。這一問題多出現(xiàn)在教課書中，如某函授大學(xué)編著的《中國實(shí)用文體大全》、某師范大學(xué)出版社出版的《公文寫作教程》、近年新出版的某函授大學(xué)教材《應(yīng)用文寫作》、某某某黨校系統(tǒng)干部中專教材《語文》等都把“公文編號”解釋為“一般包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同于“發(fā)文字號”。

“公文編號”與“發(fā)文字號”是兩個(gè)不同的概念。“公文編號”也叫文件編號，“是一份文件總印數(shù)的次序號”（《實(shí)用公文詞典》陜西人民教育出版社出版），《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999）闡述更明確：“公文份數(shù)序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號”。而“發(fā)文字號”是“由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發(fā)文字號”還有兩大區(qū)別：①寫法上的區(qū)別。“公文編號”的寫法過去是“no.000××”，現(xiàn)為“000××”，位置標(biāo)于文件左上角。而“發(fā)文字號”的寫法是：“國發(fā)〔1991〕2號”即國務(wù)院1991年發(fā)的第2號文件。②標(biāo)注位置的區(qū)別。“公文編號（公文份數(shù)序號）用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行〔所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分〕。而“發(fā)文字號”，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文，需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時(shí)，發(fā)文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》已進(jìn)行多次修訂和完善，并制定了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（gb/t9704—1999），我們在編印教材和公文實(shí)際應(yīng)用中，就應(yīng)該嚴(yán)格按《辦法》和國家執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，這樣才能促進(jìn)國家行政機(jī)關(guān)公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第二篇：簡析應(yīng)用文標(biāo)題常見錯(cuò)誤

簡析應(yīng)用文標(biāo)題常見錯(cuò)誤

公文標(biāo)題是應(yīng)用文的眼，它可以幫助辦公人員更加直觀的了解公文的大致內(nèi)容，有助于提高辦事效率。但如果公文標(biāo)題出現(xiàn)錯(cuò)誤，小則鬧一些笑話，大則使得公司產(chǎn)生巨大損失。所以糾正一些公文的標(biāo)題錯(cuò)誤是很有必要的。經(jīng)過我的查找，大致發(fā)現(xiàn)了這么一些常見錯(cuò)誤。

一、辦公文種使用不當(dāng)

常見的文種有很多，在政令類文書中大致有這么一些，議案、決定決議、指示、意見、公告通告、通知通報(bào)、報(bào)告請示、批復(fù)等。會議類文書有講話稿、演講稿、會議紀(jì)要、會議記錄、會談?dòng)涗浀取Ｕ{(diào)研類文書則有計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、可研究性研究報(bào)告等。書信類文書有函、題詞、祝詞、賀電、請柬、邀請信、慰問信、建議書、倡議書等。這么多文種的用途個(gè)不相同，應(yīng)用的十分恰當(dāng)確實(shí)是一個(gè)很困難的工作，現(xiàn)在就例舉一些文種上的錯(cuò)誤。文種使用不當(dāng)?shù)姆秶謴V泛，它包括標(biāo)題中錯(cuò)用文種、生造文種、混用文種和缺少文種等。

（一）、標(biāo)題錯(cuò)用文種。

例如：某市公安局?jǐn)M購置八輛摩托車，向市財(cái)政局行文。標(biāo)題是《關(guān)于擬購置八輛摩托車的請示》，市財(cái)政局給市公安局回文，標(biāo)題是《關(guān)于同意購置八輛摩托車的批復(fù)》，這兩份文件的標(biāo)題，對文種均屬錯(cuò)用。市公安局與財(cái)政局均屬平級兄弟單位，相互之間商洽有關(guān)事宜應(yīng)用“函”，不應(yīng)用請示和批復(fù)。

也有把計(jì)劃類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點(diǎn)》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點(diǎn)的通知”。

（二）、標(biāo)題生造文種。

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請”、“鄭重聲明”等。

（三）、標(biāo)題混用文種。

在實(shí)際生活中常常看到《關(guān)于××××的請示報(bào)告》。實(shí)際上它根本就不是什么報(bào)告，而是請示，由于在請示的后面加了報(bào)告二字，結(jié)果把一個(gè)獨(dú)立的請示文件作為報(bào)告的從屬，這就是公文正式文種的使用帶來的混亂。

不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報(bào)告”、“請示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報(bào)告，將報(bào)告誤用為請示，將“請示”、“報(bào)告”合用為“請示報(bào)告”，“請示”和“報(bào)告”本身是兩個(gè)文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報(bào)告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。

（四）、標(biāo)題缺少文種

如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。

二、標(biāo)題表述不清

標(biāo)題表述不清的錯(cuò)誤也包括很多種，無論是事由概括的過簡還是過繁都有可能引起不必要的麻煩，當(dāng)然有時(shí)候還會因?yàn)榉Q謂的過于詳細(xì)或簡單而產(chǎn)生問題。

（一）繁雜冗贅

《某大學(xué)關(guān)于認(rèn)真貫徹中央紀(jì)律檢查委員會關(guān)于不準(zhǔn)干擾大學(xué)畢業(yè)生分配工作的通報(bào)精神做好我校應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的幾點(diǎn)意見》這個(gè)標(biāo)題長達(dá)57 個(gè)字，從事由概括準(zhǔn)確、清楚的角度，可以修改為《 某某大學(xué)關(guān)于認(rèn)真做好應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的意見》。又如《 某縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)某市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“某某省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知”的通知的通知》。一份通知三層轉(zhuǎn)發(fā)，用詞重疊，讀起來費(fèi)勁。

那么，如何克服轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性通知的標(biāo)題重疊、冗長的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”、“的通知”重復(fù)的部分；二是不拘泥于原件標(biāo)題，可以根據(jù)文件內(nèi)容重新提煉新標(biāo)題；三是省略中間環(huán)節(jié)。可以修改為：《 某某縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知》。

（二）、簡而不明

《 某縣人民政府關(guān)于糧食問題的請示》 這個(gè)標(biāo)題沒有說清請示的具體事項(xiàng)是什么，“糧食問題”是什么問題呢？是價(jià)格、收購、供應(yīng)，還是調(diào)運(yùn)、儲備呢？從標(biāo)題上不能知道真正意圖，其關(guān)鍵問題是中心詞“問題”沒有限制，比較含混，造成事由籠統(tǒng)，詞不達(dá)意。可以修改為：《 某縣人民政府關(guān)于糧食收購和儲備有關(guān)問題的請示》。

又如中共某某市委通知》，這份文件標(biāo)題中只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，缺少事由，這種寫法一般只適用于命令、公告、通告等少數(shù)幾個(gè)文種，“通知”的標(biāo)題不能省略事由。可以修改為《 中共某某市委關(guān)于某某的通知》。

另外還有一種簡而不明是由稱謂引起的。比如”省府”指代省政府，“省院”指代省檢察院。但實(shí)際上這種簡稱并不恰當(dāng)。例如“省院”可以看成是省醫(yī)院，省法院，這種簡稱容易引起不明，也應(yīng)該選擇更加恰當(dāng)?shù)暮喎Q。《××市計(jì)委二〇〇×年工作計(jì)劃》，“計(jì)委”容易引起歧義，如果是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會”應(yīng)簡稱為“計(jì)經(jīng)委”，如果是“計(jì)劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“計(jì)生委”。

（三）、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號使用不妥 在文件標(biāo)題中，不應(yīng)使用書名號的地方使用了書名號，或該使用書名號的地方使用了引號。如1 《××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“××省安全防衛(wèi)工作管理規(guī)定”的通知》；2 《××市人民政府××批轉(zhuǎn)<市公安局關(guān)于加強(qiáng)社會治安綜合治理幾點(diǎn)意見的報(bào)告>的通知》。這兩個(gè)標(biāo)題均屬標(biāo)點(diǎn)符號使用欠妥。標(biāo)題1中應(yīng)使用書名好的地方去錯(cuò)用了引號;標(biāo)題2中批轉(zhuǎn)的是下一級部門的一份報(bào)告，報(bào)告不屬于法規(guī)性文件（如條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等），應(yīng)按照《國家性鎮(zhèn)南關(guān)機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求：“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號以外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。

在辦公過程中，標(biāo)題的出錯(cuò)時(shí)有發(fā)生，一個(gè)不小心就容易造成笑話。所以不僅要掌握這些錯(cuò)誤的發(fā)生原因，更重要的是應(yīng)該在辦公過程中仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真對待每一次的公文擬題

參考文獻(xiàn)：史春梅

《秘書》

2006年第十期

鄧啟權(quán) 《常見公文錯(cuò)誤實(shí)例解析》2005年 第五章 94頁到114頁 劉啟恕“談?wù)劰母袷匠Ｒ婂e(cuò)誤”《武漢金融高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)》1998年01期

第三篇：公文寫作常見錯(cuò)誤例析

發(fā)文字號編寫不當(dāng)

發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一公文排列的順序號。它是一份公文特定的標(biāo)志，正式公文均應(yīng)標(biāo)注發(fā)文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。XX年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標(biāo)”)規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份標(biāo)全稱，用六角括號‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實(shí)踐中人們不嚴(yán)格按照規(guī)定編寫，常出現(xiàn)以下錯(cuò)誤：

1、機(jī)關(guān)代字混淆。

機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的簡縮語，就是選用最能反映發(fā)文機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性的字詞作為本機(jī)關(guān)的代字。每一個(gè)機(jī)關(guān)都有自己的代字，也只有一個(gè)代字。如國務(wù)院制發(fā)公文，其代字為“國發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為“川人”。但若簡縮不當(dāng)易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學(xué)”，它的代字不能寫成“華師大”，因?yàn)榱硗膺€有“華中師范大學(xué)”、“華南師范大學(xué)”，如用“華師大”就不能分辨，而應(yīng)寫為“華東師大”。同樣，“南京大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“南大”，因?yàn)榱硗膺€有“南開大學(xué)”，“河南大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“河大”，因?yàn)榱硗膺€有“河北大學(xué)”。

2、年份不全。亂用括號。例如：

①金計(jì)生(96)第15號

②夾民政(XX)16號

③夾府發(fā)〔XX〕47號

例①年份不全，應(yīng)寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標(biāo)”)規(guī)定，應(yīng)用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應(yīng)刪去；例②③年份應(yīng)置于六角括號“〔〕”內(nèi)。

3、機(jī)關(guān)代字、年份、序號次序顛倒。例如：

①成保〔96〕勞人字第51號

②〔XX〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號

“新國標(biāo)”和“原國標(biāo)”都規(guī)定了機(jī)關(guān)代字的結(jié)構(gòu)形式是“發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號”。因此，例①的錯(cuò)誤是機(jī)關(guān)代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應(yīng)該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發(fā)文機(jī)關(guān)代字前，“字”、“第”多余，應(yīng)改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函XX2691號”。

標(biāo)題擬寫不當(dāng)

標(biāo)題是文章的“眼睛”，擬制時(shí)必須精心對待，不可馬虎。公文的標(biāo)題與一般的文章標(biāo)題不同，其擬寫有嚴(yán)格的規(guī)范要求。《辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。”規(guī)范的公文標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，又稱“三要素”式，如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)社會主義精神文明建設(shè)若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構(gòu)成或由“文種”構(gòu)成。但“兩要素”的或由“文種”構(gòu)成的．一般應(yīng)是下發(fā)的帶有固定版頭，或?qū)ν夤伎蓮堎N的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實(shí)際寫作實(shí)踐中，不合規(guī)定的情況時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面的錯(cuò)誤。

1、文種錯(cuò)用

文種是公文標(biāo)題中必不可少的一個(gè)構(gòu)成要素。對于文種的選擇。應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來確定，不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯(cuò)用現(xiàn)象。

(1)請示與報(bào)告錯(cuò)用、并用

請示和報(bào)告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個(gè)不同的文種。請示“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”(《辦法》)，上級對于請示必須有答復(fù)，必須事前行文，而報(bào)告“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”(《辦法》)，不需要上級作出答復(fù)，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區(qū)別，常把請示誤用為報(bào)告，或并用請示和報(bào)告。例如：

①《××公司關(guān)于急需購買堿性電池的報(bào)告》

②《××縣人民政府關(guān)于請求將××風(fēng)景區(qū)列為省級自然保護(hù)區(qū)的請示報(bào)告》

以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請求上級批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報(bào)告”改為“請示”，例②的“報(bào)告”去掉。

(2)函與請示錯(cuò)用

《辦法》明確規(guī)定：“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。”；“請示，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)、指示。”從這兩條規(guī)定可看出，函與請示都可用于“請求批準(zhǔn)”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機(jī)關(guān)“請求批準(zhǔn)”，而請示是向有隸屬關(guān)系的直接上級“請求批準(zhǔn)”，這是選擇這兩個(gè)文種的關(guān)鍵點(diǎn)。但在實(shí)際操作中，人們受一種情感因素影響，總認(rèn)為用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對方重視，難達(dá)目的。因此，常把函錯(cuò)用為請示。例如有一篇公文的標(biāo)題為《××市司法局關(guān)于撥付法制教育經(jīng)費(fèi)的請示》，主送機(jī)關(guān)是“××市財(cái)政局”。市司法局向市財(cái)政局請求撥款，而且市司法局與市財(cái)政局是平級關(guān)系，不是相隸屬的上下級關(guān)系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標(biāo)題文種“請示”應(yīng)改為“函”。

(3)通告與公告錯(cuò)用

通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個(gè)文種。通告“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”(《辦法》)，公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發(fā)布機(jī)關(guān)、受文對象、內(nèi)容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機(jī)關(guān)級別較高，多由國家機(jī)關(guān)發(fā)布，受文對象廣泛——“向國內(nèi)外宣布”，宣布的事項(xiàng)重大。而通告發(fā)布機(jī)關(guān)廣泛，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可發(fā)布，受文對象范圍較小——“社會各有關(guān)方面”，限制在一定的范圍內(nèi)，宣布的事項(xiàng)涉及的是一般事項(xiàng)，多是業(yè)務(wù)工作方面的內(nèi)容。在使用時(shí)，人們往往青睞公告，凡需要對外公布事項(xiàng)，不加區(qū)別都用公告。例如：

①《××商場有獎(jiǎng)銷售開獎(jiǎng)公告》

②《××縣人民醫(yī)院關(guān)于新設(shè)保健門診的公告》

③《××火車站關(guān)于火車晚點(diǎn)的公告》

以上三例從發(fā)布機(jī)關(guān)來看都屬企事業(yè)單位，從發(fā)布的事項(xiàng)看都是涉及業(yè)務(wù)工作方面的某一事項(xiàng)。因此，“公告”應(yīng)改為“通告”。

除以上三組文種錯(cuò)用現(xiàn)象外，還存在著決定與決議相混、通報(bào)與決定不分、通知與通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列舉。

2、事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確

公文標(biāo)題中的事由部分是對公文內(nèi)容的高度概括。是標(biāo)題的核心，要求準(zhǔn)確、簡潔，使人一看標(biāo)題就知道公文的主要意思。而有些公文標(biāo)題的擬寫沒有抓住公文主要內(nèi)容，以致事由部分表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如：

①《××公司關(guān)于申請?jiān)黾映?jì)劃出口指標(biāo)的請示》

②《××縣人民政府關(guān)于表揚(yáng)營業(yè)員“秘書工作”同志的通報(bào)》

③《××縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報(bào)告》(應(yīng)為“請示”，少了介詞“關(guān)于”。該文內(nèi)容是請求上級撥款修建稅務(wù)所辦公樓。)

④《××市財(cái)政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省財(cái)政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于修改國家工作人員出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的通知的通知的通知》

例①的錯(cuò)誤是詞義重復(fù)，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應(yīng)刪去標(biāo)題中“申請”二字；例②事由部分只提到了有關(guān)的人，而沒提有關(guān)的事，即要表揚(yáng)的事跡未寫出，顯得空洞，應(yīng)改為《××縣人民政府關(guān)于表揚(yáng)營業(yè)員“秘書工作”同志“秘書工作”先進(jìn)事跡的通報(bào)》；例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應(yīng)改為《××縣稅務(wù)局關(guān)于撥款重建稅務(wù)所辦公樓的請示》；例④屬層層轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題，因未省掉轉(zhuǎn)發(fā)的中間環(huán)節(jié)，介詞“關(guān)于”重復(fù)使用，“通知”也多次出現(xiàn)，以致標(biāo)題冗長，讀起來拗口，不易理解，應(yīng)改為《××市財(cái)政局轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于修改國家工作人員出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的通知的通知》。

3、亂用標(biāo)點(diǎn)符號

《辦法》明確規(guī)定，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。寫作中，人們不循此規(guī)，常常不該使用標(biāo)點(diǎn)的卻使用了，或該使用標(biāo)點(diǎn)的卻用錯(cuò)了。例如：

①《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部(關(guān)于加強(qiáng)國有企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督的意見)的通知》

②《中央職稱改革領(lǐng)導(dǎo)小組轉(zhuǎn)發(fā)國家教育委員會中小學(xué)教師職務(wù)試行條例等文件的通知》

③《“秘書工作”縣工商局、稅務(wù)局關(guān)于發(fā)布““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的通知》

例①被批轉(zhuǎn)對象“關(guān)于加強(qiáng)國有企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督的意見，是公文，不屬法規(guī)性文件，應(yīng)刪去書名號；例②被轉(zhuǎn)發(fā)的對象“中小學(xué)教師職務(wù)試行條例”屬法規(guī)性文件，故應(yīng)加上書名號；例③發(fā)布對象““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”屬法規(guī)性文件，按規(guī)定應(yīng)使用書名號，而不是引號，且該兩個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)之間不用頓號，而是采用空一格辦法解決。

主送機(jī)關(guān)標(biāo)注不當(dāng)

《辦法》規(guī)定“主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。”如《國務(wù)院關(guān)于成立國務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會的通知》一文的主送機(jī)關(guān)——“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”，采用統(tǒng)稱寫法，既簡潔又明確。而有的公文主送機(jī)關(guān)標(biāo)注存在不明確、違反文種有關(guān)規(guī)定等錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響了公文效應(yīng)的發(fā)揮。例如：

①《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局(關(guān)于加速發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的報(bào)告)的通知》(“轉(zhuǎn)發(fā)”應(yīng)為批轉(zhuǎn)”，應(yīng)刪去單書名號)的主送機(jī)關(guān)是“各有關(guān)單位”

②《××縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報(bào)告》(應(yīng)為“請示”)的主送機(jī)關(guān)是“××地區(qū)稅務(wù)局、城建局、國土局、物資局”

③《大朝鄉(xiāng)人民政府關(guān)于解決修建場鎮(zhèn)飲水工程所需資金的請示》的主送機(jī)關(guān)是“尊敬的××?xí)洝?/p>

例①錯(cuò)誤是主送機(jī)關(guān)不明確，難以辦理；例②屬多頭主送，違反了“請示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)”的原則；例③違反了“請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人”的原則。

引用公文不當(dāng)

在公文寫作中，常常引用公文說明行文依據(jù)。正確引用公文成為公文寫作規(guī)范化極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號”在操作時(shí)，正確的做法是：先用書名號引標(biāo)題，后用圓括號引發(fā)文字號，例如：你行《關(guān)于調(diào)整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀發(fā)[XX]13號)收悉。”而寫作中不正確引用公文的現(xiàn)象比比皆是，例如：

①你公司《關(guān)于成立通洲集團(tuán)中心拍賣行的請示》悉……

②7月20日《通告》停止了省交通廳×交計(jì)字[XX]1號文件中規(guī)定的“雙排座小貨車載客養(yǎng)路費(fèi)”的收取……

③你院×月x日請示收悉……

④在粵府〔1996〕38號文“關(guān)于撥款修建辦稅大廳的批復(fù)”中……

例①只引標(biāo)題而沒引發(fā)文字號；例②只引了發(fā)文字號而沒引標(biāo)題；例③既沒引標(biāo)題也沒引發(fā)文字號；例④雖然公文的標(biāo)題和發(fā)文字號都有，但標(biāo)題與發(fā)文字號順序顛倒，且標(biāo)題用成了引號，所引發(fā)文字號未加圓括號。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo)注不當(dāng)

對于篇幅較長，內(nèi)容較豐富，層次較多的公文，寫作時(shí)常常要標(biāo)注序數(shù)，分條列項(xiàng)，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理解和執(zhí)行。《辦法》規(guī)定：“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為‘一’，第二層為‘(一)’，第三層為‘1’，第四層為‘(1)’。”只有一個(gè)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，就用“一”，而不用其它序數(shù)。在實(shí)踐中常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。例如《關(guān)于××省××地區(qū)××銀行機(jī)構(gòu)合并問題的請示》(××銀發(fā)〔1996〕124號)、《××省××培訓(xùn)中心關(guān)于籌建教學(xué)急需實(shí)驗(yàn)室的請示》(××中心〔XX〕15號)，這兩篇公文的內(nèi)容都只有一個(gè)結(jié)構(gòu)層次，其序數(shù)標(biāo)為‘‘l、2、3……”，正確的應(yīng)為“一、二、三……”；又如《××縣人民政府關(guān)于召開經(jīng)濟(jì)工作會議的通知》(1998年9月8日)，也只一個(gè)結(jié)構(gòu)層次，其序數(shù)標(biāo)為“(一)、(二)、(三)……”，顯然也是錯(cuò)誤的；再如《中共中央國務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭近期抓好幾項(xiàng)工作的決定》(1993年10月5日)，內(nèi)容有兩個(gè)結(jié)構(gòu)層次，第一層標(biāo)為“一、二、三……”，第二層標(biāo)為“(1)、(2)、(3)……”，很明顯第二層序數(shù)標(biāo)注錯(cuò)誤，應(yīng)標(biāo)為“

（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。

第四篇：公文處理常見錯(cuò)誤簡析

公文處理常見錯(cuò)誤簡析

——王楷

一、發(fā)文條件

1.合法性審核問題。國家稅務(wù)總局令第20號《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第十六條規(guī)定稅收規(guī)范性文件出臺前必須經(jīng)法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，否則辦公廳（室）不予核稿，局領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。

那么什么屬于稅收規(guī)范性文件呢？《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二條規(guī)定，稅收規(guī)范性文件是指縣以上（含本級）稅務(wù)機(jī)關(guān)依照法定職權(quán)和規(guī)定程序制定并公布的，規(guī)定納稅人、扣繳義務(wù)人及其他稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)，在本轄區(qū)內(nèi)具有普遍約束力并反復(fù)適用的文件。這個(gè)定義很長，公文核稿人員要把握的關(guān)鍵點(diǎn)是“稅收規(guī)范性文件規(guī)定了稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)”，我們腦子里就要有個(gè)意識，所核公文內(nèi)容涉及到規(guī)定稅務(wù)行政相對人權(quán)利、義務(wù)的，就應(yīng)當(dāng)先送法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，因?yàn)楹戏ㄐ詫徍耸且粋€(gè)發(fā)文的必經(jīng)程序。

日常工作中國稅機(jī)關(guān)單獨(dú)出臺的稅收規(guī)范性文件我們多數(shù)能記著要送法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，往往容易忽略的是聯(lián)合行文和代擬稿，總局《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二十六條規(guī)定，稅務(wù)機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制定涉稅文件，省以下稅務(wù)機(jī)關(guān)代地方人大、政府起草涉稅文件，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)將起草文本或會簽文本送交法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核。也就是說出臺稅收規(guī)范性文件的聯(lián)合行文和代擬稿也應(yīng)進(jìn)行合法性審核，需要特別注意。

關(guān)于稅收規(guī)范性文件，還有一點(diǎn)需要注意。總局新公文處理辦法第二十一條規(guī)定，上級稅務(wù)機(jī)關(guān)針對下級稅務(wù)機(jī)關(guān)有關(guān)特定稅務(wù)行政相對人的特定事項(xiàng)如何適用稅收法律、法規(guī)、規(guī)章或稅收規(guī)范性文件的答復(fù)或者解釋，需要普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)按照《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》的規(guī)定制定稅收規(guī)范性文件。公文核稿人員遇到某批復(fù)的內(nèi)容是政策性答復(fù)或解釋，并需要在本轄區(qū)內(nèi)普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)建議擬文部門制定稅收規(guī)范性文件，文種可使用公告，不再單獨(dú)批復(fù)。這既體現(xiàn)了依法行政，也減少了工作量。

2.公文會簽問題。

總局新公文處理辦法第六十八條規(guī)定，本機(jī)關(guān)主辦部門起草的公文，涉及到其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)職能部門協(xié)商、會簽。那么我們核稿人員在核稿時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容并非擬文部門“一家之事”，還涉及到其他部門職權(quán)的，就要原文退回，并告知擬文部門與有關(guān)部門會簽該文。

3.加強(qiáng)工作統(tǒng)籌問題。根據(jù)《四川省國家稅務(wù)局關(guān)于統(tǒng)籌推進(jìn)2013年重點(diǎn)工作項(xiàng)目和清理簡并基層報(bào)送報(bào)表工作的通知》（川國稅發(fā)〔2013〕25號）文件要求，省局對今年重點(diǎn)工作任務(wù)實(shí)行“板塊+項(xiàng)目”的管理制度，每一板塊由一名省局領(lǐng)導(dǎo)牽頭抓總，擔(dān)任統(tǒng)籌發(fā)起人，主要統(tǒng)籌發(fā)文、會議、推進(jìn)實(shí)施、檢查、報(bào)表、總結(jié)等工作事項(xiàng)。那么省局公文核稿人員在核稿時(shí)就要注意，如果某部門的發(fā)文涉及到前述文件中列明的重點(diǎn)工作，那么就要建議發(fā)文部門向該重點(diǎn)工作所屬板塊的牽頭局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由局領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌發(fā)文事宜，而不是由發(fā)文部門單獨(dú)發(fā)文部署工作。

各市（州）局可能沒有像省局那樣實(shí)行重點(diǎn)工作“板塊+項(xiàng)目”管理制度，但這里要強(qiáng)調(diào)的是，作為公文核稿人員，要具備全局意識，要了解掌握全局重點(diǎn)工作，不能就公文審公文。

二、文種使用

1．使用非法定公文文種

比較常見的是把規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、方案、總結(jié)、制度、講話等直接編排文號印發(fā)。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于總結(jié)固化2010年全省重點(diǎn)行業(yè)稅源分析評估管理成果的工作方案》、《××國家稅務(wù)局關(guān)于細(xì)化分配離退休經(jīng)費(fèi)預(yù)算的方案》，“方案”不屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，應(yīng)根據(jù)行文目的、行文方向、隸屬關(guān)系和公文內(nèi)容選用正確文種，擬寫適合的文件標(biāo)題。

另外，日常工作中我們喜歡使用“意見”這個(gè)文種，但要注意避免一種錯(cuò)誤，例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于加強(qiáng)依法治稅工作的實(shí)施意見》，“意見”屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，但“實(shí)施意見”就不屬于，而用作下行文的“意見”又被稱為“工作指導(dǎo)性意見”，其就是要求下級機(jī)關(guān)實(shí)施的，實(shí)在沒有必要在標(biāo)題中畫蛇添足寫上“實(shí)施”二字，應(yīng)改為《××市國家稅務(wù)局關(guān)于加強(qiáng)依法治稅工作的意見》。

2．文種與行文方向、體例不符

需要特別注意的是請示與函的混用問題。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于請求退還××有限公司增值稅款的請示》，主送單位是“財(cái)政部駐四川省財(cái)政監(jiān)察專員辦公室”，為不相隸屬關(guān)系，“請示”應(yīng)改為“函”。往往有的發(fā)文單位為表示對受文單位的尊重，明明是不相隸屬關(guān)系，應(yīng)該用“函”的卻用“請示”，但受文單位拿到這個(gè)“請示”后也不好辦理，他該回復(fù)你“函”呢，還是“批復(fù)”呢？

三、行文規(guī)則 1．行文黨政不分

總局新公文處理辦法第六十三條規(guī)定，稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部，除特殊情況外，黨的組織和行政機(jī)關(guān)之間一般不交叉行文。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于在各級黨組織中開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動(dòng)的通知》，創(chuàng)先爭優(yōu)活動(dòng)是黨組織安排部署的工作，其正確的發(fā)文單位應(yīng)是××市國家稅務(wù)局黨組，主送單位也應(yīng)是各縣、市、區(qū)國家稅務(wù)局黨組。有部分工作同時(shí)涉及黨組織和行政機(jī)關(guān)，則應(yīng)具體情況具體分析，根據(jù)發(fā)文單位、主送單位及工作重點(diǎn)確定其發(fā)文方式。

2．無行文必要

最近中央出臺了八項(xiàng)規(guī)定，要求改進(jìn)文風(fēng)、精簡文件。總局新公文處理辦法第五十二條對哪些情況不發(fā)文作出了明確規(guī)定。省局制定的認(rèn)真貫徹“八項(xiàng)規(guī)定”的實(shí)施意見也要求切實(shí)減少文件數(shù)量。辦公室作為公文審核把關(guān)的部門，就要對各職能部門的發(fā)文必要性進(jìn)行審查，制發(fā)公文應(yīng)確有必要，不能一談到部署工作就想到要制發(fā)公文。在實(shí)際工作中，有相當(dāng)部分工作可以不通過發(fā)文，而是采用其他更為方便快捷的方式來安排落實(shí)。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于報(bào)送辦公聯(lián)系電話的通知》，這類簡單事項(xiàng)，完全可以通過電話或是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布通知來予以落實(shí)。此外，對于上級機(jī)關(guān)來文，如沒有補(bǔ)充意見，則不必制發(fā)公文轉(zhuǎn)發(fā)，可以將原文電子文件遠(yuǎn)程封發(fā)或翻印紙質(zhì)文件發(fā)送下級機(jī)關(guān)執(zhí)行。

3．請示、報(bào)告不符合要求

請示、報(bào)告是重要的上行文，也是最容易出錯(cuò)的文種。常見錯(cuò)誤主要有：超越直接上級進(jìn)行請示或報(bào)告；一份請示中涉及多個(gè)不相關(guān)事項(xiàng)；同時(shí)向多個(gè)單位報(bào)送請示事項(xiàng)；將請示文件抄送下級機(jī)關(guān)；在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)；將上級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)列為主送單位等。

最近省局收到的市（州）局來文中就有請示出錯(cuò)的情況。某市局兩個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)就同一個(gè)稅收征管問題分別向省局報(bào)送請示，先是該市局大企業(yè)和國際稅務(wù)管理處以《關(guān)于××項(xiàng)目稅收征管問題的請示》（×國稅發(fā)〔2012〕125號）向省局請示，省局相關(guān)職能部門收文后正在會商研究如何回復(fù)時(shí)，該市局征科處又以《關(guān)于××項(xiàng)目稅收征管問題的請示》（×國稅發(fā)〔2013〕13號）（與前文同樣的標(biāo)題）向省局請示同一個(gè)問題，這讓省局如何回復(fù)呢？回復(fù)哪一個(gè)請示呢？ 還有，《××市國家稅務(wù)局關(guān)于四川省財(cái)政監(jiān)督檢查處理決定執(zhí)行情況的報(bào)告》（×國稅發(fā)〔2013〕7號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務(wù)局督查內(nèi)審處”；《××市國家稅務(wù)局關(guān)于推薦××同志為第四屆四川省國際稅收研究會常務(wù)理事的請示》（×國稅發(fā)〔2013〕27號）的主送單位寫的是“四川省國家稅務(wù)局人事處”。這都是最近幾天才收到的文件，將省局機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)職能部門列為了主送單位。

4．非同級機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合行文

總局新公文處理辦法第五十七條規(guī)定，各級稅務(wù)機(jī)關(guān)可以與同級黨政各部門、下一級黨委政府、相應(yīng)的軍隊(duì)機(jī)關(guān)、同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。那么只有同級機(jī)關(guān)或部門可以聯(lián)合行文，非同級機(jī)關(guān)或部門就不能聯(lián)合行文，而這種錯(cuò)誤卻時(shí)有發(fā)生。例如：《××市國家稅務(wù)局 ××縣工商行政管理局關(guān)于開展個(gè)體集貿(mào)市場稅收專項(xiàng)整治工作的通知》，市國稅局和縣工商局不屬于同一級別，不能聯(lián)合行文，正確的聯(lián)合發(fā)文單位應(yīng)是縣國家稅務(wù)局和縣工商行政管理局。

5．便函使用不規(guī)范

便函是各級稅務(wù)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間的非正式公文，關(guān)于便函的使用有兩種常見錯(cuò)誤。一是便函以“××國家稅務(wù)局”為行文對象，尤其是將便函主送下級機(jī)關(guān)，以便函的形式向下級機(jī)關(guān)部署工作事項(xiàng)，提出工作要求的情況比較多。總局新公文處理辦法第六十一條規(guī)定，便函適用于商洽工作，通報(bào)和匯報(bào)有關(guān)情況，詢問和答復(fù)一般事務(wù)性問題。并就便函的適用范圍作出了禁止性規(guī)定（具體條文不再累述）。因此，便函不能像正式公文那樣用來向下安排部署工作，也不能直接主送下級機(jī)關(guān)，而應(yīng)主送下級機(jī)關(guān)相應(yīng)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。

二是上級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以便函形式向下級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)商洽工作，這時(shí)有兩種情況，一是有的上級機(jī)關(guān)要求下級機(jī)關(guān)以正式文件回復(fù)，二是上級機(jī)關(guān)沒作要求，但有的下級機(jī)關(guān)為表示對上級機(jī)關(guān)的尊重，以正式文件回復(fù)上級機(jī)關(guān)的便函。這都是不符合公文處理規(guī)則的，上級機(jī)關(guān)不應(yīng)要求下級機(jī)關(guān)以正式文件回復(fù)，下級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以便函回復(fù)。

6．以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話

領(lǐng)導(dǎo)在各類會議上的講話，如需要在系統(tǒng)內(nèi)讓干部職工知曉，只能以政務(wù)通報(bào)的形式印發(fā)，不能以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。例如：《××市國家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)××局長在全市國稅工作會議上講話的通知》，此種情況應(yīng)予糾正。

四、公文格式

1.份號標(biāo)注不規(guī)范。新辦法中凡涉密公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。份號標(biāo)注不規(guī)范主要是：涉密文件不標(biāo)注份號；份號的數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注，沒有編足6位數(shù)（份號是由6位數(shù)字組成的，即使只印制1份，也要寫成000001）；份號標(biāo)注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行。

2.不標(biāo)注保密期限。涉密公文在標(biāo)注密級的同時(shí)沒有標(biāo)注保密期限，這種現(xiàn)象比較普遍。不標(biāo)注保密期限的話，默認(rèn)的保密期限就會很長，給我們工作帶來不便。3.隨意標(biāo)注緊急程度。有的部門因?yàn)閿M文拖延，為爭取早點(diǎn)發(fā)文就隨意標(biāo)注緊急程度，擾亂了正常的公文處理程序。新公文處理辦法規(guī)定，只能是內(nèi)容重要、臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限或需要打破常規(guī)、特事特辦的公文才能標(biāo)注緊急程度。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不規(guī)范。有的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與發(fā)文機(jī)關(guān)署名或印章不一致，如用“×××局”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，發(fā)文機(jī)關(guān)署名或者印章卻是 “×××局辦公室”等，還有的前面是黨組的紅頭，后面卻蓋上行政公章。

5.發(fā)文字號不規(guī)范。一是發(fā)文機(jī)關(guān)代字概括不準(zhǔn)確。例如：廣元市國稅局的發(fā)文字號是“廣國稅發(fā)”，后來我發(fā)現(xiàn)廣漢市國稅局的發(fā)文字號也是“廣國稅發(fā)”，建議加以區(qū)別的。二是發(fā)文字號的年份應(yīng)用六角括號“〔 〕”括入，但有少數(shù)單位使用圓括號“（）”、方括號“[ ]”和尖括號“〈 〉”，這是老問題了。

6.簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范

比較常見的錯(cuò)誤有：一是上行文不標(biāo)注簽發(fā)人。二是上報(bào)重要的公文不是機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，卻是任何副職都可作為簽發(fā)人，有的甚至是非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者也作為簽發(fā)人。三是多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文，有的只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，而不標(biāo)注其他機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。

7.公文標(biāo)題不規(guī)范

一是重復(fù)使用介詞。例如：《××國家稅務(wù)局關(guān)于××工作有關(guān)情況的報(bào)告》，“關(guān)于”與“有關(guān)”語義重復(fù)，“有關(guān)”應(yīng)刪除；《××國家稅務(wù)局關(guān)于對××有限公司白酒消費(fèi)稅最低計(jì)稅價(jià)格核查情況的通知》，“關(guān)于”、“對”介詞疊用，“對”字應(yīng)刪除。

二是動(dòng)詞和文種語義重復(fù)。例如：《關(guān)于上報(bào)××的報(bào)告》、《關(guān)于呈送××的報(bào)告》，“上報(bào)”、“呈送”均與“報(bào)告”語義重復(fù)，“上報(bào)”、“呈送”應(yīng)刪除；《關(guān)于××綜合業(yè)務(wù)辦公用房新建項(xiàng)目申請開工的請示》，“申請”與“請示”語義重復(fù)，“申請”應(yīng)刪除。

三是標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號不規(guī)范。新公文處理辦法第三十一條規(guī)定，公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。例如：××市國家稅務(wù)局關(guān)于命名“××縣國家稅務(wù)局”為市局級文明單位的決定，沒有必要在“××縣國家稅務(wù)局”上加引號，應(yīng)刪除引號。記住標(biāo)題中只能出現(xiàn)書名號，不能有其他標(biāo)點(diǎn)符號，而且書名號內(nèi)必須是法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。

四是公文標(biāo)題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，應(yīng)當(dāng)排列成梯形或菱形。還有的標(biāo)題在回行時(shí)詞義不完整。

8.主送、抄送機(jī)關(guān)不規(guī)范

一是主送、抄送機(jī)關(guān)使用簡稱。在主送和抄送中，稅務(wù)機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱，如 “××市國家稅務(wù)局、××市地方稅務(wù)局”，不得使用簡稱。這是老生常談了，但仍然有些單位（包括省局有些職能部門）隨意使用簡稱，經(jīng)常是主送機(jī)關(guān)用“各市、州國稅局”。二是請示多頭主送。例如：《關(guān)于××市國家稅務(wù)局新建綜合業(yè)務(wù)辦公用房項(xiàng)目竣工審核的請示》，其主送單位寫的是“××省國家稅務(wù)局，××省國家稅務(wù)局財(cái)務(wù)處”，不僅將請示文件多頭主送，而且將機(jī)關(guān)及其內(nèi)設(shè)職能部門并列為主送單位，使本是互相隸屬的二者成為了并列關(guān)系。

9.正文容易出現(xiàn)的問題有：一是公文首頁無正文。公文首頁必須顯示正文。還有一點(diǎn)要注意，一般公文的首個(gè)蓋章頁應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章。二是正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)未按規(guī)范要求標(biāo)注，存在越級使用或混用現(xiàn)象。三是正文中使用的層次序號過細(xì)，有的多達(dá)六層甚至七層，如除“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”外，還用“第一、第二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一層次標(biāo)題的字體不規(guī)范。新公文處理辦法明確規(guī)定，標(biāo)題第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。五是在公文的正文中，稅務(wù)機(jī)關(guān)的名稱可以使用規(guī)范化簡稱。規(guī)范化簡稱為“××國稅局、××地稅局”，但仍然有使用“國稅、地稅，國、地稅局，國地稅”的現(xiàn)象。

10.附件項(xiàng)目不規(guī)范

一是誤將印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件作為公文附件。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件是公文正文的組成部分，因?yàn)榫哂幸欢ǖ莫?dú)立性，所以單獨(dú)放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文帶有附件的卻不標(biāo)注附件說明，或附件名稱與附件說明不一致。

三是附件順序號用漢字“一、二、三......”來標(biāo)注。四是附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號。

五是文字較長的附件名稱回行后頂格編排。應(yīng)與上行附件名稱的首字對齊。

11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。新公文處理辦法增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名。常見錯(cuò)誤是發(fā)文機(jī)關(guān)署名與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不一致，如××國家稅務(wù)局制發(fā)的公文，卻署名為“××國家稅務(wù)局辦公室”。

12.印章在使用中容易出現(xiàn)的問題：一是多個(gè)行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向下行文時(shí)，只使用主辦機(jī)關(guān)的印章。新辦法規(guī)定聯(lián)合行文不再區(qū)分上行文、下行文，統(tǒng)一要求加蓋各發(fā)文機(jī)關(guān)印章。二是2個(gè)或2個(gè)以上機(jī)關(guān)用印時(shí)，印章相交或相切。三是印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是“××國家稅務(wù)局”，印章卻是“××國家稅務(wù)局辦公室”。

13.附注。主要是請示無附注，請示應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)系人及電話。14.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注容易出現(xiàn)的問題：一是給上級機(jī)關(guān)的行文仍用“抄報(bào)”。二是將向上級的請示“抄送”給下級機(jī)關(guān)。三是將有些不是領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的請示、報(bào)告類公文直接抄送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。四是將公文抄送有關(guān)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。

15.印發(fā)日期。主要是把成文日期當(dāng)作印發(fā)日期。16.頁碼。主要是公文首頁不標(biāo)注頁碼。新公文處理辦法規(guī)定，除信函形式首頁不顯示頁碼外，其他格式的公文首頁都要標(biāo)注頁碼。

第五篇：關(guān)于發(fā)文錯(cuò)誤的總結(jié)

關(guān)于發(fā)文錯(cuò)誤的總結(jié)

1.沒有注意字體、字號、加粗以及空行。

2.模板上開頭的兩條線是不用畫的。

3.正文縮進(jìn)不一。

4.要嚴(yán)格按照紫荊網(wǎng)發(fā)文的內(nèi)容編寫，一般情況下只有批復(fù)要加上“此復(fù)”,若無“此復(fù)”，則無需添加。

5.落款日期不是右對齊而是位于發(fā)文單位的中間。

6.落款日期的零要寫成〇。

7.印發(fā)日期要比落款日期晚一天，但要注意月份的轉(zhuǎn)換。

8.畫線要細(xì)心，離字體的距離要適度，線要直。

9.印發(fā)份數(shù)要標(biāo)明，面向單一社團(tuán)或?qū)W院的印發(fā)5份，3份留底，2份給對應(yīng)單位；面向全校（各二級團(tuán)委），印發(fā)27份。

10.發(fā)文日期、落款日期、印發(fā)單位和印發(fā)日期要位于同一頁的最下面。

11.無需設(shè)置發(fā)文的行距和段距。

12.可以通過調(diào)整頁邊距使得所有內(nèi)容都在同一頁，左右頁邊距要一樣。

13.要保證發(fā)文整體上的美觀。