第一篇：淺談涉外文秘

淺談涉外文秘

08會計（5）班趙莉08211526

摘要：隨著社會的發展，對文秘人員的要求越來越高，文秘應是復臺型人才，要具有較強的文秘專業方面的實踐能力．還要具有一定的與企業生產經營有關的專業知識，以及較強的公關能力、組織能力。

關鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘書

涉外秘書，主要去政府涉外機構、外向型企業從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。涉外秘書是一種國際化的職業，具有涉外性、輔助性、事務性的特點。在國外，涉外秘書一般是在出口企業、外國企業、私人企業或合資企業中工作，他們要和全球范圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。

在我國，涉外秘書是指在“三資”企業，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產生的新型的外向型、復合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。我們先來看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細解釋 “涉外秘書”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘書的職責和范圍

涉外秘書根據基本職責、地位可分為秘書和文員兩大類。它的工作環境首先是一個外向型的工作環境。她需要與外國人、外國公司打交道，或直接

服務與外國上司或外國公司，這種相互交往與服務的前提就是語言，包括口語和書面語。所以它對語言口才的要求特別高。

涉外秘書的工作環境還是一個技術設備日益現代化的工作環境。作為一名涉外秘書，毫無疑問需要嫻熟地操作辦公自動化設備和系統。由于涉外秘書的協作是事務處理過程中的辦文屬于辦公室工作范疇，不屬于文學創作，因此涉外秘書應當掌握的寫作技能主要是應用文寫作技能。它從文中上分為中文寫作和外文寫作；從內容上又分為公文寫作和行文寫作。

涉外秘書的一般職責范圍包括剪報、處理郵件、安排上司工作日程、草擬信函文件、籌辦會議、檔案管理等等。

涉外秘書除了要理解總方針、政策外，著重應掌握本單位的有關政策。在工作中保證質量，避免差錯也是非常的重要。秘書是不僅是上司的代表，還是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一個合格的秘書所必需，盡管對涉外秘書的綜合素質的要求越來越高，但是近年來由于涉外秘書具有“四高”的優越性，即收入較高、層次較高、性能較高、效率較高。越來越具有吸引力。但是不可否認的是國外對涉外秘書的要求是重能力重才華。國內就相對欠缺點更重視秘書人員的外在形象。

（二）、涉外秘書的作用

樞紐作用、綜合作用、協調作用、窗口作用。

（三）、涉外秘書的職業特性

1、輔助性:包括智力輔助和精力輔助；

2、服務性:為上司服務、為下屬部門服務、為員工服務；

3、被動性:涉外秘書工作在總體上存在著被動性，但在具體操作上又可以發揮主觀能動性，從被動中爭取主動。

4、隱匿性:指勞動融匯于上司的領導活動中，其勞動成果表現于上司領導工作的成果中，而非直接顯示出來。

二、外資企業對文秘人才的需求情況

由于外資企業與國營企業的體制建構完全不同，他們對文秘人員的需求量不大。一般．100多人的企業，僅設專職文秘1人，其他都兼職(如銷售部秘書兼市場部秘書)，跨部門．跨行業，一專多能。國營企業(如探圳南油集團)則配備文秘人員較多，其分工亦仿照政府秘書部門。

外企文秘的來源呈現多樣化，多為各部門中熟諳本公司生產經營業務同時又具備良好文秘素質(如英語口語、寫作能力、協調能力等)的業務人員，純粹文秘專業畢業的相對較少。其主要障礙在于知識結構較為單一，不熟悉相關業務，不懂營銷，因此不如專業人員轉行作文秘上手更快。外企人事制度的現狀要求文秘人員少而精。邵么，外企對文秘人員的素質究竟有何要求，希望他們具備哪些能力呢?一些外企的人事部經理和高級文秘對外企文秘人員的看法和要求，歸納起來可概括為三十形象的說法：

(1)文秘是老板的一支“筆”。文秘人員應具備扎實的中、英文功底和較強的文字操作能力，熟悉各婁應用文的格式與內容要求，會速記，成稿速度快；文學素質修養好，文筆流暢，能主編各種內部刊物，組織企業文化宣傳，甚至要會寫快板書、詩歌等。較為熟練地掌握一門外語和計算機應用技術．是現代企業對文秘的基本要求，外企尤其如此。對文秘。外企首先要求能熟練掌握英語與電腦，否則門都不能進。英語方面，要求聽說寫能力強 許多前去外企應聘文秘的大學生雖擁有四、六級英語證書，但聽說能力過不了關．甚至無法同客戶進行一般El常交談，更無法處理秘書事務，只能被拒之門外；計算機方面，要求文字處理技術熟練．漢字錄人至少達到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統軟件，臺制作幻燈片用于作報告、匯報工作等；要會應用數據庫及數碼，要臺排版編輯掃描；能上網查閱文件并互相交換。少數企業還要求會捕平面設計；還要會使用傳真機、對講機等現代辦公設備。

(2)文秘是老板的另一十“腦子”、“記憶倉庫。文秘必須清楚了解老板意圖、思維方式、行為方式、習慣好惡以及企業精神。好文秘可為老板解決很多問題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板滿意。什么事都不用操心。文秘應熟悉統計和文檔管理方法，老板隨時需要任何資料、數據，都能馬上拽出；要具有良好的人際關系與部門協調能力，熟悉文件處理過程及政府各職能部門辦事程序，熟悉lSO體系運作；能獨立處理辦公室日常行政事務；了解經濟法規(臺同法、公司法等)，有一定會計基礎；要有強烈的邏輯條理性．對自己手中的各種事宜能分清輕重緩急，安排好先后次序

(3)文秘是企業的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘雖然地位不高，但貼近老板報重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企業的形象。從廣州、深圳等地人才市場的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對文秘人員的外形氣質、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩重．氣質高雅，身體健康，能講流利準。

三、掌握英語文書寫作能力

不同于以往的英語作文，涉外文秘人員必須掌握格式規范的英語文書寫作，其中商務合同的寫作已經成為檢驗其英語文書能力的最直接的方法之一。雖然商務合同的具體事項各有不同，而且現在不論是政府

部門還是大小公司都會有各自的合同格式，但是還是有必要明確了解各項條款。我們常用的書面文本有四種：合同、確議書、協議和備忘錄。前兩者多用于商務貿易，而備忘錄多用于團體和政府部門。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三個部分(首部，主體和尾部)組成。合同中用詞極其考究，具有特定性和專業性，而且正式又準確。

四、提高專業英語聽說能力

“聽”是人們言語交際能力的一個重要方面，它包括接受信息、識別、判斷和理解聲音信號等幾個層次的心理活動。對于涉外文秘人員來說，要想真正掌握英語，用英語與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語聽力水平。聽得正確是說得流利的重要前提之一。人們發現盡管學習了多年的英語，即使讀寫沒有什么大礙，但跟外國人的口語交談卻十分費力，究其原因，主要有以

下幾點：發音不準確。假設我們的發音能做到和外國人的發音完全一樣，就一定能夠聽懂外國人的語音。英語本土人士一般是用“底氣“發音，而多數中國人傾向于只用口腔發音，說出來的話口音差別很大。因此，找一盤發音純正的英語磁帶，反復認真地模仿，這是很有必要的。

參考文獻：

（1）南平師專學報2007年第3期

(2)方國雄．秘書學[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）楊延治．對外經貿英語[M]．北京：對外經濟貿易大學出版

社．2000：137-163．

第二篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(劉東彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王曉倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(劉慧慧)Li Luming(李路銘)

Huang Chao(黃超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第三篇：涉外文秘畢業論文

湖南師范大學

自考本科畢業論文

編 號：

考 籍 號：

姓 名：

題 目：

指導教師：

電 話：

專 業：

通訊地址：

郵 編：

關鍵字

目 錄

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘書的時代涵義.....................................................................................................4

2、秘書工作的特點...................................................................錯誤！未定義書簽。

2.1綜合性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.2服務性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.3事務性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.4政治性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.5機要性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.6服從性............................................................................錯誤！未定義書簽。

3、秘書的角色功能...................................................................錯誤！未定義書簽。

3.1秘書的配角功能............................................................錯誤！未定義書簽。3.2秘書的潛在主角作用....................................................錯誤！未定義書簽。

4、秘書角色的科學定位...........................................................錯誤！未定義書簽。

4.2定位秘書角色的前提

錯誤！未定義書簽。

4.3合理解決角色的沖突問題............................................錯誤！未定義書簽。

5、提升綜合素質，滿足角色的定位要求...............................錯誤！未定義書簽。

5.1樹立和培養相應的意識，提高政策水平....................錯誤！未定義書簽。5.2實施嚴格有效的信息培訓制度....................................錯誤！未定義書簽。5.3進行自我教育，更新知識............................................錯誤！未定義書簽。5.4培育創新思維................................................................錯誤！未定義書簽。5.5加強業務培訓，提高工作水平....................................錯誤！未定義書簽。結束語..........................................................................................錯誤！未定義書簽。參考文獻......................................................................................錯誤！未定義書簽。

淺談秘書的社會角色

摘要: 進入21世紀，隨著我國改革開放社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，秘書職業在當今已經顯得越來越重要。在新的時代環境下，秘書工作者的角色也由傳統向多樣化轉變，它的運動軌跡并不是通過單一的函數模擬就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘書職業的特點并掌握相關的理論，給秘書角色一個比較準確的定位，應該是每個秘書的必經課程。因此，本文就從賦予時代涵義的秘書出發，通過分析秘書職業的特點、秘書角色的分工，以及對秘書如何提高自身素質，科學定位秘書角色的有效途徑等多方面闡述。以便更好的實現其角色的轉化，更好的融入工作環境，成為一名專業而成熟的秘書工作者。

關鍵字: 秘書 角色 定位

前 言

在社會生活中，每個人都承擔著一定的社會角色，履行著相應的社會職責，只有這樣他才能夠在社會生活中施展自己的才華、發揮自己的潛能。作為一名優秀的秘書人員同樣要明確并扮演好自己的職業角色，把握秘書的時代涵義，全面認識秘書這個職業的特點、要求和沖突等，這樣才能夠最大程度地輔助好領導實現自己的職業價值。

一、秘書的時代涵義

“秘書”一詞出現以來，人們則根據不同的時代環境和不同的行業背景下，對這一概念的理解均不一致，各有側重點，下面來談談國內外有關“秘書”的眾多定義。

（一）在國外，秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權力范圍內做出決定；秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、干練果斷，能在授權范圍內做出正確決定的經理助手。

（二）在國內，秘書主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位；秘書是領導、專家、管理人員在履行其職務時的輔助人員；秘書或秘書工作者是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協助決策，承辦業務，摘好行政工作；秘書是專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員；秘書是指掌管文書并協助機關或部門負貴人處理日常工作的人員。

顯然，上述關于秘書的理解各有獨見，但是同時我們又可以發現其中的共同特點，那就是秘書應該結合時代環境，結合時代的新的要求來努力掌握秘書的專業技能，并且學會操作現代辦公技術，有效利用自身智慧，對外要聯系工作，接受文電處理信息等，對內要溝通、協調、組織會議、開展調研，為自己的上級提供必要的綜合服務和輔助性工作的工作人員。

二、秘書工作的特征

（一）機要性和群眾性的統一

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密，嚴禁外泄。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。

因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。

（四）被動性和主動性的統一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

三、秘書的角色功能

通過前文對秘書角色定義的理解和對秘書工作特性的理解，可知，秘書職責的綜合性決定了秘書角色的多樣性。而且在實際的工作過程中也表現出了這一特點。因此，下面就談談秘書的角色功能。為了討論的簡便，在這里將秘書的角色功能分為主角功能和配角功能。

（一）秘書的配角功能

秘書職業的從屬性，決定秘書工作的配角地位。對此，秘書必須對自己的配角角色有充分的認識，能自覺地把握。秘書角色是以直接為領導服務為重要前提的，其它一切行為和思想都應從這一前提出發。他的一切活動要服從領導活動的既定目標，按照領導活動的要求和意圖調整自己的行動和想法。也正是秘書們以完成大量的具體事務性工作來維持整個管理機器的正常運轉。秘書正是通過在領導身邊默默無聞的工作來體現這種功能的。

因此，也就對秘書提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠和謹慎無異是對秘書的首要要求。因為秘書是以獲得領導的信任為存在的前提，而獲得領導信任，又必須主動以自己的忠誠去換取。從根本上講忠誠的應是黨和人民的事業，而不是某一領導者。同時應當謹慎的處理各類事務，以協調好各方面的工作，避免出現不必要的失誤和麻煩。

（二）秘書是潛在的主角 秘書在實際工作中扮演的是一個角色組，特殊場合下，也有充當主角的時候。即使在領導身邊，也不是一成不變的配角，還可以發揮潛在的主角作用，即秘書通過對領導決策的輔助，間接地影響領導活動的日的和指向，作為領導支配地位的影像而顯現。作為現代秘書，在領導的決策前后，應主動大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標新立異”的勇氣，大膽開拓創新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質，達到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時又必須做到細致。其三，作為信息時代的秘書，還必須強化信息的綜合分析和調查研究能力，為領導提供真實可靠的情報和決策的依據。

四、秘書角色的科學定位

美國社會學家米德1935年首次將“角色”一詞引入社會學領域，后來逐漸發展起來的角色理論廣泛影響了諸多學科。在“角色理論”中，主要研究的是人們在社會群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責。

就秘書行業而言，在專業細分越來越規范的現代社會里，秘書的專業化和職業化是一種必然的趨勢。作為專業的秘書工作者，了解秘書在工作中應扮演的角色，合理地進行角色定位，培養角色意識，對于加深秘書對職業崗位特點及職責的認識、把握和體驗，開發秘書潛能，改進工作作風，提高辦事效能，提高社會適應性都具有很大的現實意義和理論意義

（一）角色定位的前提

1、明確“對位”知道“該做什么”

作為具體的操作者，秘書要經常思考這樣一個問題，如何保質保量地完成工作任務要解決這個問題，一要做到三勤：勤學、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規定—熟知，工作環境——熟悉，業務技能——熟練。三要做到三清：清楚內外關系，清楚工作重點，清楚領導意圖。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在紛繁復雜的秘書工作當中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會因小失大。所以秘書應以目前迫切需要和必須解決的問題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項工作；不急于辦的事務可以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時完成，以減少“塞車”現象。

3、靈活移位，知道“不做什么”

秘書在履行督辦，協調等職能時一定要明確督辦不等于發號施令，協調不等于包辦代替。所以，秘書在督辦和協調時應將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎上完成任務。

4、轉換角色，及時“補位”

秘書人員固然要明確職責，找準位置。但相互之間的角色也并非絕對不能轉換，同級之間其他人員不在崗，有關部門需要幫助時，可以隨機制宜，及時補位，避

免工作中出現失誤。

（二）角色的定位

秘書的角色定位是一個動態地循環往復的過程，一般要經過角色知覺角色初始定位角色期望角色沖突角色互動與調整角色在定位等六個環節。秘書必須按照客觀規律對自身角色進行正確的定位，一提高工作效率促進自身進步。

1、角色知覺

秘書角色知覺就是指秘書對自己所擔任角色的活動或者具有的某種身份地位及由此所規定的職責和他人對自己的期望等問題的認識和判斷。秘書在進入某一組織擔任角色時，不能不想這樣的問題，我的角色是什么，我應當作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構成了秘書對自己角色的知覺，他具有鮮明的主動性，直接影響秘書在社會組織中的角色定位。

2、角色初始定位

秘書一自己對秘書角色的認識理解為基礎并將自身實際情況和組織實際情況相結合初步明確自己的職能，對自己在組織中的角色進行初步定位，并以此為基礎開展工作，在特定的范圍內發揮特定的作用如：相對于領導而言秘書在社會活動中所扮演的是配角以輔助管理為其職業工作的根本特征，其勞動成果也往往體系在勞動的工作成效和組織的綜合效益中。但是秘書在處理一些具體業務中又必須唱主角，其主題作用十分明顯。另外，秘書在進行角色定位是還涉及具體的專業領域或者服務取向，必須根據服務組織服務對象的具體情況正確評價自身的只是與技能水平，決定自己的從業方向。很顯然，秘書角色定位是由角色知覺自身實際組織實際等因素共同決定的。

3、角色期望

社會成員對秘書角色的期望比較復雜，人們對秘書說五花八門的或褒貶的稱謂上就能有一定程度的反映，這與我國秘書職業化的成熟度和秘書職業評價體系不高有密切地關系。社會成員對秘書職業的期望形成了社會秘書管，隨秘書的價值觀產生深層次的影響。組織內部成員如各層級勞動普通員工其他秘書等對秘書有著更直接的期望，即秘書所要面對的角色群期望。不如各單位招聘秘書是的不同的條件要求就充分反映了這一類角色期望。角色期望往往具有一定的想到向導性，對秘書的職業道德職業行為職業習慣乃至職業技能帶來直接的約束和規范。

4、角色沖突

秘書的自我角色定位與各種角色期望是相互作用的，當兩者出現矛盾時就會產生角色沖突。主要表現：

（1）自強哦角色定位與目的的角色期望發生沖突

比如初入職場的秘書往往年輕氣盛，渴望成就一番事業，可是勞動可能安排他們從事一些日常瑣事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位與自身能力發生沖突

比如有的秘書對自己的期望較高甚至過高而自身的能力又無法滿足這種期望的實際，使自己實際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。

（3）多種身份關系失調引起角色沖突

一個人在社會中往往同時占據多個社會位置十多個角色的集合體，秘書也同樣被賦予多種角色身份，如果處理不好其中的關系，自然會引起角色沖突。

5、角色的互動與調整

角色狀態不可避免。當秘書的角色定位與角色期望發生沖突后，秘書在角色期望的壓力下，與期望發生出者之間就要通過各種方式進行必要地角色定位與角色期望的相互調整與適應。這是一個角色互動的過程：由角色期望者發出的信息影響角色期望對象，對其形成壓力；角色期望對象的反應又影響到角色期望發出者對期望對象最初的我及未來的期望。不如：領導希望秘書成為組織對外接待工作的一面手，而秘書卻不擅長迎來送往的工作，反而長于內部事務工作的安排，這就會導致角色沖突發生。在這個過程中，馬赫感受到來自領導期望而形成的壓力，認識到并努力提高自己在對外接待工作中的能力；領導也認識到秘書能力與其期望存在差異，進而可能考慮調整秘書的工作崗位。

6、角色再定位

經過角色的互動與調整，秘書重新找準了自己在組織中的合適位置，并被組織認可，這就意味著角色再定位的完成。

（三）合理解決角色沖突

1、要擺正自己的位置

首先必須認清“我是誰”這個問題。在工作中，秘書永遠要遵循規則，為領導搞好服務。其次要知道“我在干什么”。秘書所從事的一般是基礎性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫作、調查研究等，處于從屬地位，其價值只有在為整體服務的過程中才能得到認同。

2、要保持角色系統的整體均衡

秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協調好在不同環境下的各種角色的轉換。

3、要善于換位思考

秘書的換位思考主要針對領導而言。領導有時工作上會出現差錯，可能在處理事務時采取感性的方式，使得秘書不理解或想不通。這時秘書最好保持冷靜的態度，把自己放在領導的位上加以思考，這樣就會對領導偶然的過失表示理解，同時向領導提出善意的補正意見。

4、要正確發揮各種角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應各種不斷變化的環境，才能在實踐中實現自我價值，從而極大地發揮自己的潛能。因此，秘書必須讓自己的身份角色和職能角色同時體現在具體的行為上，共同發揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質。

因此，有人提出秘書還應做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。

（2）心要誠：對領導忠誠，對基層群眾熱誠，以誠待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時要平心靜氣，不發急、會制怒。

（4）眼要明：目光敏銳，善于發現新事物。

（5）耳要靈：及時收集各方面信息，及時了解群眾的意見和反映并及時反饋給有關領導。

（6）嘴要嚴：嚴格遵守保密紀律，不該說的堅決不說。

（7）腿要長：經常深入基層了解情況、調查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個人好處，不借領導名義牟取私利。（9）行要正：作風正派，一舉一動，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：

（1）戒敷衍塞責不盡心：工作責任心的強弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應付腦不勤：能撰寫出既符合政策規定又合乎領導口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說空話不辦實事。

（4）戒飛短流長嘴不嚴：秘書工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。

（6）戒飛揚跋扈定位不準：應認清角色、擺正位置，絕不目中無人、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。

秘書角色的準確定位是做好秘書工作的前提，是秘書工作的指南。社會的高速發展要求我們必需準確定位自己，只有準確定位自己的角色才能取得人生和事業的成功。

五、提高秘書職業素養的途徑

秘書是辦公室一個重要的角色，服從、服務領導，服務基層，起到承上啟下、協調服務的作用，因此，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業素養，才能在秘書崗位上游刃有余。

（一）培養秘書人員的基本素養，提高業務能力

1、德才兼備，以德為重

一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當無名英雄：經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費；經常組織會議，但自己從不上主席臺；經常熬夜，但白天還得正常工作；節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個全心全意為人服務的心，是當不了一個秘書的。

2、當好領導的“外腦”

由于秘書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領導的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。注重進言技巧，根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，準確理解和把握領導意圖。

3、提高專業技能

何謂秘書？古書云：“常管文書并協助領導處理日常工作的人員。”可見秘書當“書”（即辦理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業技能和素質要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質量，平日應注重學習，練內功，在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高；還要盡可能深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識、才干。

（二）培養高尚的道德情操

1、是加強政治理論學習，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。

2、是要擺正自己的位置。

秘書雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。因此秘書人員要給自己正確定位，說話辦事不能指手畫腳、盛氣凌人。要以對工作負責、對人民群眾負責、對領導負責的態度辦好每一件事，牢固樹立服務意識。

3、是要老老實實做人

要當好秘書首先要學會做人。要時刻做到自重、自省、自警、自勵，管住自己的嘴，不該說的絕對不說；管住自己的手，不該拿的堅決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對不去。

4、是踏踏實實辦事

在工作中始終做到一個“勤”字。勤是一種人生態度，也是一種精神品格。“勤”能使人堅定意志、克服困難，竭盡全力做好每一件事。有了這種人生態度和精神品格，工作起來就能任勞任怨、奮發有為，不計較個人得失，全心全意把工作做好。

（三）強化秘書人員的五種意識：自我意識、信息意識、超前意識、創新意識、責任意識

總而言之，在現實的工作中，要做好一名合格的秘書，必須深刻了解自己的角色本質，才能在頭腦中形成一個秘書角色的立體形象。秘書人員不僅要熟練掌握必備的專業技能，而且還要在具體的工作環境中不斷通過各種途徑和方式努力提升自己的職業素養，科學合理的看待秘書角色的多樣性問題，并在不斷處理秘書角色沖突的過程中全面的理解秘書這一角色，最終給自己的秘書角色一個科學合理的定位，順利高效的展開自己的本職工作，最終取得事業上的成功。

第四篇：涉外文秘專業簡歷下載

陳小

二年以上工作經驗 | 男 |25歲（1984年1月20日）

居住地：上海

電 話：139********（手機）

E-mail：chenxiao@51job.com

最近工作 [2年3個月]

公 司： 上海XXX貿易公司

行 業： 貿易/進出口

職 位： 涉外文秘

最高學歷

學 歷： 本科

專 業： 英語

學 校： 上海外國語學院

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自我評價

英語流利，對于貿易行業的供應商開發和管理經驗豐富。優秀的溝通能力和團隊合作精神。良好的應對問題和突發事件處理能力。能熟練操作電腦辦公軟件，能吃苦耐勞,能承受很大的壓力。對新事物有很強的接受能力和認知能力。對事情，決不輕言放棄。有沖勁，不服輸。

求職意向

工作性質： 全職

期望月薪： 面議/月

目標職能： 總裁助理/總經理助理，人事主管，公關主管

工作經驗

2008 /7--至今：上海XXX貿易公司[ 2 年3個月]

所屬行業： 其他行業

行政部涉外文秘

主要負責翻譯文件，書信往來等；

負責文件錄入等工作；

負責合同的整理、蓋章及管理；

負責完成上級交辦的其他事務性工作。

教育經歷

2004 / 9--2008 / 6 上海外國語學院英語本科

商務英語寫作（外貿英文函電），高級英文視聽說，高級綜合英語，翻譯理論與實踐，德語，戰略管理，秘書實務，社會心理學，社交禮儀等。

培訓經歷

2005/6--2005/7：上海外國語學院英語EM8

2006/9--2006/12： 上海外國語學院公共禮儀

2007 /6 ：涉外文秘(中級)良好

第五篇：涉外文秘課程簡介

系級選修課程--《涉外文秘英語》

課程簡介

秘書在中國已經成為一大職業，其中，商務秘書又是秘書大軍中需求量增長最快的后起之秀。在今天這個國際化的社會，不只是外資企業，就連本土企業也多與外國公司有著業務往來，必須經常接待外國訪客，這就對公司企業中的秘書（以及辦公室職員）一職提出了更高要求。然而有很多秘書從業人員沒有受過正規培訓，這無法適應社會主義市場經濟的發展需要。所以，近幾年很多高校，特別是高職高專紛紛開設秘書專業，適應時代新形勢，培養新時期的秘書人才。我系的行業英語課程——《涉外文秘英語》就是在此背景下開設的。

教學目的和要求：

本課程以英語為基礎，以商務秘書為方向，著重培養適應社會主義市場經濟需要，德、智、體全面發展，能適應國內外企業以及涉外機構的工作需要，具有一定的英語聽、說、讀、寫能力，熟悉文秘辦公事務及公關禮儀，掌握人際交往的溝通技巧，具備靈活的應變能力，具有綜合文秘職業技能和全面素質的復合應用型英語專業人才。學生通過對這一課程的系統學習，可勝任國內外企事業單位、政府機關的英語文秘工作。運用英語語言書寫涉外電函，整理文書資料、檔案管理等工作。熟練運用辦公自動化設備，為企事業單位服務。該課程面向各企事業、三資企業以及涉外機構的英語文書、英語秘書、外事秘書、公關接待、對外交流等工作崗位（群）。

教學方式：

本課程以新課程標準為理論依據，強調知識與問題，任務與活動的結合，讓學生通過探索問題，完成任務，進行各種探究活動而獲得知識。本課程以任務型教學模式為主要教學方法，運用PPT、網絡、影視圖像等多媒體手段，采用合作學習策略，通過教師的恰當引導，達到使學生在輕松、活潑的氣氛中自覺、自愿地學到適用于商業秘書及辦公室職員這一專門職業的秘書知識及相關英語知識的目的，為將來的工作奠定堅實的基礎。

測評方式：

本課程屬考查科目，采用情景對話測試與書面作業檢查相結合的手段，注重學生的實際運用能力。學期考核成績分為以下四個部分：

1）課堂口語測試：20%2）課后書面作業：10% 3）考勤：10%4)學期測試：60%

教學內容：

秘書英語入門及必備常識

秘書的涵義、種類、職責；課程介紹等

第一章

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章

第七章

第八章電話操作技巧 秘書的電話禮儀，包括辦公室來電的應對方法與技巧以及秘書撥打電話的基本禮儀等 接待來訪客人 秘書的接待態度、實例分析；不同訪客的識別與應對技巧；接待時的常用句型介紹等 商務旅行安排 出差前的文書準備與其它準備；行程表的制定方法與注意事項；出差回來后的常規工作。會議與組織 會議通知書、與會回復函、議程表等會前的文書準備；會議紀要格式；會后的文書整理與匯報 文檔管理 秘書辦公室日常事務綜述；秘書日常檔案的分類方法與歸檔技巧；秘書匯報工作時的注意事項 商務信函 邀請函、感謝信、祝賀信的寫作規范和電子郵件的書寫格式等 求職與面試I 求職文書的格式及寫作技巧 求職與面試II

面試時的注意事項、應對技巧及話題預設及常用句型介紹