第一篇：檔案管理制度及公文寫作規范

檔案管理制度

第一章日常檔案工作具體管理辦法

第一條共青團重慶交通大學學生菁園小區團委檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像資料，是團委至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

第二條各單位上交材料由各單位辦公室整理后移交團委秘書部統一管理，學生菁園小區團委檔案由秘書部統一分類管理，團委各部門部長自行管理本部門文件夾，日常事務人間夾由秘書部統一管理，所有過程中由主席團進行監督，每月各部門將進行一次檔案清理（包括部門會議記錄，相應部門材料等），將有關資料交于秘書部歸檔備案。

第三條學生菁園小區團委檔案包括各單位文件夾、團委各部門文件夾、日常事務文件夾三個大方面，其中日常事務文件夾包括外來文件、下發文件、嘉賓牌等下級文件夾。

第四條各團組織學生會、直屬部門策劃籌備的各項活動的所有資料（包括圖像資料），活動后必須及時交學生菁園小區團委秘書部存檔，以備查找。

第五條檔案形式要求：對于各部門檔案，必須有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶、CD、VCD等介質待總結完后一并上繳。

第六條例會會議記錄表及會議相關資料由秘書部負責記錄及存檔。

第二章檔案內容要求

第一條人事檔案制度

（一）檔案范圍

學生菁園小區團委干部干事簡介、日常工作評定、部門基本資料、部門日常工作記錄以及其它有關材料，都作為先進評選、獎勵、試用期調整和屆中調整的依據。由秘書部負責考察記錄。

（二）檔案建立

（1）學生菁園小區團委成員的人事檔案由辦公室在成員正式加入時為其建立，其中的個人履歷等基礎資料個人填寫后由各部門部長統一上交秘書部存檔。

（2）學生菁園小區團委成員日常表現由督導部根據成員日常工作表現隨時填寫，并和每月的評定與考核掛鉤，在評定與考核過后所得材料由督導部統一上交秘書部進行整理。

（3）學生菁園小區團委成員工作評定由相應的人員在屆滿時填寫，填寫后由相關人員統一上交秘書部進行整理并歸檔。

第二條工作檔案制度

（一）檔案范圍

包括學生菁園小區團委工作目錄、各部門檢查結果公示、各種通知、通報、決定、計劃、總結、建議意見、結構設置、會議記錄、提案、上級或外單位來文、各種出版物及印成品、照片及底片、日

常考核、獎懲情況等由秘書部進行整理。

（二）檔案建立

（1）學生菁園小區團委各部門每學期工作伊始都應向學生菁園小區團委主席團呈交一份詳細的工作計劃，作出本部門在未來一學期內的各項工作設想，每一學期末后交一份工作總結由秘書部存檔。

（2）各部門會議記錄與提案表

各部門應詳實的紀錄部門例會開展情況，做好內部民主建設，充分發揮提案的作用。各部門應在每個月末將部門例會會議記錄表及提案表交至辦公室并領取下月例會會議記錄表。

（3）例會會議記錄

學生菁園小區團委全體例會及部長例會由辦公室做好會議記錄及存檔。

（4）學生菁園小區團委各部門建立工作日志。

工作日志作為部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，秘書部定期檢查并將重大事項列入學生菁園小區團委工作目錄。

（5）各部門將每周的工作行事歷在星期日之前交至秘書部由秘書部整理統一公布、存檔。

第三條活動檔案制度

（一）檔案范圍

活動的策劃書、經費物品申請、實施方案、海報底稿、節目單、照片、活動總結等。

（二）檔案的建立

（1）學生菁園小區團委各部門在舉辦大型活動前，做出可行性報告并及時上交，活動后5天之內，需作出詳細的書面總結和財務報告連同通知、節目單、比賽結果、等一并上交，由秘書部存檔。

（2）舉辦大型活動時，宣傳部要注意保存各種文字圖像資料，要及時采集活動圖片，并及時將照片、宣傳稿件存檔和上傳。

（3）外聯部需將各個活動的策劃書及時交一份至辦公室存檔。

（4）在舉辦大型活動后，由秘書部將活動中受到表彰的同學的表彰記錄存檔。

第四條 財務檔案制度

（一）檔案范圍

學生會財務帳目、預算申請、發票、學生會集體獲得的獎品、紀念品，學生會的報刊、雜志、家具、文具、展板、條幅、裝飾品等。

（二）檔案建立

（1）各部門舉辦活動前，根據活動計劃書，本著節約務實、具體詳盡的原則編制預算申請，然后交由主席團審核通過，再上報分管老師審核簽字。

（2）發票填寫所購物品、時間要符合實際。背面注明經手人、所購具體物品及用途。做到詳實具體，以便登記入賬。最后主辦部

門將預算申請和發票一并交學生菁園小區團委主席團報銷、存檔。

（3）學生菁園小區團委秘書部專門設立財務賬目本，每月應作賬目整理，并向主席團匯報批示，接受主席團監督。

（4）學生菁園小區團委秘書部為學生會每一件辦公物品都建立檔案，詳細記錄其管理、使用情況。

第三章檔案借閱辦法

第一條查閱要求

（一）學生菁園小區團委各部門可以根據工作所需向秘書部借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

（二）管理學院團總支（紅巖團總支）各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，辦公室會做出相應的警告、批評。

（三）查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

（四）認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

（五）管理學院團總支（紅巖團總支）學生會各部門在指定時間辦理查檔手續，并同時告知辦公室歸還日期。

（六）檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

第二條 借閱手續

（一）借閱檔案必須有證明，各下級單位閱資料要征得各單位主席團成員（副主任）同意，并由主席團成員以書面形式告知學生

菁園小區團委秘書部，由秘書部同意后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。團委辦公室副部長、干事、借閱資料要征得部長同意，并由部長以書面形式告知秘書部，由秘書部同意后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（二）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（三）借閱時間不得超過一周（管理檔案者同意除外），延期歸還由秘書部處給予口頭警告、批評。

（四）復制文件必須征得學生菁園小區團委秘書部的同意。

（五）外單位借閱學生菁園小區團委工作檔案的，需向秘書部提出書面申請，并經管理檔案者簽字同意后方可。

（六）學生菁園小區團委秘書部的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、記錄人員），外借期限為一周學生菁園小區團委

二〇〇六年九月十五日

第二篇：常用公文寫作規范格式

常用公文寫作規范格式

所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等。

第一章 公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。包括以下幾項內容：

1．文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2．根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。

3．明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4．明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1． 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改。

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1． 關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3． 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

4． 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5． 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

第二章 幾種常用商務公文的編寫規范

一、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

（一）請示的特點

1、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而“請示”具有很強的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。

3、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

4、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

（二）請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示。

2、請求批準性請示。

3、請求批轉性請示。

（三）請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。（1）． 標題（2號宋體，加粗，居中）。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》。

（2）． 受文領導（3號仿宋，頂格）。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

2、正文（3號仿宋，首行縮入二格），其結構一般由開頭、主體、結語構成。

（1）．請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”

（2）．主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

（3）．結語。另起一段，多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

注意事項：一文一事；一個主送機關；逐級請示。

3、尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

（四）請示應注意的問題

1、一文一事的原則。

2、材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。

3、理由充分，請示事項明確。

4、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

二、報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式.“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

（一）報告的特點：

1、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

2、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。

3、報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

4、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

（二）報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

（三）報告的寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法：

1、匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

（1）．綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

（2）．專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

2、答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

3、呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

4、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

報告格式：（建議報告）

（四）《報告》寫作要點

1、標題（2號宋體，加粗，居中）：

制發機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。2． 受文領導（3號仿宋，頂格）。

3、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：（1）事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。（2）事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

4、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。

注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

三、公告

公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。公告的寫法

（一）、標題（2號宋體，加粗，居中）。

公告標題有三種：

1、完全標題，包括發文機關、事由、文種；

2、發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；

3、有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

（二）、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用“特此公告”作為結語。

（三）、落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。

四、會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

（一）會議紀要的寫法：

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

1、首部（2號宋體，加粗，居中）。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

2、正文（3號仿宋）。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

（1）.前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

（2）．主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

3、尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

（二）會議紀要的寫作格式和規范

1、會議紀要的寫作格式

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。

會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型：（1）工作會議紀要。（2）協商交流性會議紀要。

2、會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。（1）標題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。（2）文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

（3）正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

A.在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

B.主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發言記錄式寫法。按照會上發言順序，摘錄每個人發言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。

3.結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。

五、電子公文

隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

（一）、收件單位/人

（二）、抄送單位/人

（三）、主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

（四）、事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。

（五）、落款。署名及成文時間 遞交程序以遞交直屬領導為宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

（一）、標題：制發機關＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。

2、通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

（三）、結尾：三種寫法：

1、意盡言止，不單寫結束語。

2、在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

3、再次明確主題的段落描寫。

七、規定格式：

《規定》寫作要點

規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

（一）、標題：

地域＋內容＋文件種類（規定、管理辦法、細則、規則等）。

（二）、正文：

1、正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。

2、“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。

3、根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。

八、字號規格 公文標題居中排一行或數行，公文標題用2號宋體。

正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印，紙邊距設置為上、下2.54cm,左、右為3.17 cm。

結構層次序數，第一層為“一”；第二層為“

（一）”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”；第五層“A”;第六層“a”。

如果正文的內容通過“條”的形式表述，一般下排列對應為“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超過四層，即“1.1.1.1”。

在結構層次序號中，全文的編號應該統一，編號在每行的位置應保持一致。如果為了強調小標題可使用加粗字體以達到明顯的目的。

成文時間用漢字，“零”應寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整個蓋住，主要是為了防止篡改公文日期。

第三章 圖片示范

第三篇：公文寫作格式規范

公文格式

公文格式——即公文規格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關系到公文的效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關（或機關用章）、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

一、標題。“關于”要有,公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《關于延華集團董事局關于表彰1997先進工作者的通知》這一文件標題中，“延華集團董事局”是發文機關，“關于表彰1997先進工作者”是發文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文要用中括號“[ ]”而不能用圓括號“（）”，另外發文應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分從1號起，按公文簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標題位于紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名 1

號外，一般不用標點符號。

二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“

1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第*小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。一般以領導人最后簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,最后一個詞是公文種類.七、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主

題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發

[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公

文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”

置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用“附”,十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。

擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

十五、印章。除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

十六、印制版記。由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。

十七、公文用紙格式 采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白邊（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

第四篇：公文寫作規范

公 文 寫 作 規 定

一、公文寫作排版

（一）標題：正文標題用宋體字2號，遇標題過長需換行可按“長、短、長”或“正（倒）寶塔形”排版；一級標題“

一、”用黑體字3號；二級標題“

（一）”用仿宋體字小3號加粗；三級標題“1．”、四級標題“（１）”均用仿宋體字4號加粗。

（二）正文：仿宋體字4號（行距為固定值24.5磅）。

二、公文寫作格式

（一）眉首：一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、會簽人等要素組成。

1．主體：一般由標題、主送機關、正文、附件說明、成文時間、印章、附注等要素組成。

（１）公文標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號或特定詞用引號外，一般不用標點符號，停頓用空格符或換行。（２）主送機關：是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱；應按其性質、級別和有關規定或慣例依次排列，同性質或級別的機關之間用頓號，不同性質或級別的機關之間用逗號，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用仿宋體字4號，回行時仍頂格。

（3）正文：是公文的主體部分。正文內容要求準確地傳達、貫徹黨和國家的有關方針政策精神，完整地表達公文制發單位的意圖、意見和要求。正文一般置主送機關下一行，每自然段空2字，回行頂格；數字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的材料（包括圖表）。公文如有附件應作附件說明，即在正文下空1行左空2字用仿宋體字4號標識“附件”，后標全角冒號和名稱；附件如有序號

使用阿拉伯數碼(如“附件:1.××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應在公文成文日期之后另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號（如“附件1”）。附件的序號和名稱應與正文之下的附件說明一致。

（5）成文時間：以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。行政機關公文成文日期用漢字年、月、日標全，“零”寫為“〇”；單一機關制發的公文在落款處不置發文機關名稱，只標識成文時間；成文時間置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加蓋的發文機關印章或領導同志簽名章，是發文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。

（7）附注：一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項等情況的說明，公文如有附注用仿宋體字4號，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。

2．版記：一般由主題詞、抄送機關，印發機關、時間、份數和版記反線等要素組成。版記應置于公文最后一頁（封四，亦稱封底），版記的最后一個要素置于最后一行。

（1）主題詞：是反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組。上行文應當按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用標宋體字3號；詞目之間空1字。主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，最多不超過5個。

（2）抄送機關：是指除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（3）印發機關和印發時間：印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用機關辦公室名稱，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用仿宋體字4號。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用4號阿拉伯數碼標

識。

（4）印發份數：置印發時間之下，右空3字，用仿宋體字4號和阿拉伯數碼標識。

（5）版記中主題詞、抄送機關，印發機關、時間等要素之下分別加一條反線，寬度同版心。

二〇一二年四月

第五篇：公文寫作 字詞規范

字的書寫要規范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規范。詞，不要生造詞頭，注意正確運用現代高科技新術語；用書面語，不用口語；用現代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。遣詞造句，也要規范。除“值此……之際”等已經通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。標點符號要使用正確。常用的16種標點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標點符號用法》（自1996年6月1日起實施）為標準。要做到字詞規范，標點正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點責任心。因為責任心才是寫作公文的動力，正如激情是產生文學作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標準。“我有一言應記取，文章得失不由天”（魯迅：《別諸第三首》）。廣大秘書工作者要樹立信心，勤學苦練，相信一定會在貫徹新《辦法》的實踐中寫出篇幅簡短、信息量大、有實用價值、提高行政效率的好公文。來源：中華秘書網