第一篇：員工檔案（范文模版）

第十四條 簽訂勞動合同的員工須承諾保守公司商業機密。

第十五條 在員工勞動合同期滿前10日，由人力資源部通知員工本人及用人部門，用人部門根據員工合同期內工作表現確定是否繼續聘用該員工，并將結果及時通知人力資源部。人力資源部根據雙方續簽勞動合同的意愿，通知員工簽訂勞動合同，逾期不簽且未作說明者，即視為自動待崗（待崗期間無薪）。

第二十二條 為確保檔案的準確，檔案管理人員應隨時對檔案進行檢查、核對；員工離職時，其檔案應以年度為單位歸入離職人員檔案，保存期限為兩年。

為加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，促進公司發展壯大，提高經濟效益，根據國家有關法律法規及公司章程的規定，特制定員工規章制度

員工管理規章制度

為了創造一支以公司利益至高無上準則，建立高素質、高水平的團隊服務于每一位客戶公司制定了以下嚴格的管理規章制度，望各位員工自覺遵守！

一、員工本著互尊互愛、齊心協力、吃苦耐勞、誠實本分的精神。尊重上級、不得越級打小報告、有何正確的建議或想法書寫文字報告交于上級部門，公司將做出合理的回復！

二、服從分配服從管理、不得損毀公司形象、透露公司機密；

三、上班不得遲到、早退、礦工；上崗時不得嬉笑打鬧、賭博喝酒、睡覺而影響本公司形象；

四、員工上鐘實行輪牌制，不得搶牌、挑牌、跳牌；更不準拒客、挑客；

五、員工上鐘操作必須按照技術流程完成，不得偷工減料；

六、工作時接聽私人電話不得超過1分鐘，衛生實行區域包干制，必須做到整潔清爽；

七、認真聽取每為客戶的建議和投訴、損壞公司財物者照價賠償，偷盜公司財物者交于公安部門處理

八、本公司不享受任何險種；

九、員工服務態度：

1、熱情接待每為客戶（您好！歡迎光臨！請~！）。作好積極、主動、熱誠、微笑的服務；

2、了解各產品的性能，向客戶合理的介紹；（工作中---不 好意思！請稍等！對不起！走路輕、說話輕）

3、工作后---對本次服務是否滿意？麻煩您對我們的服務多提寶貴意見！跟單！請慢走歡迎下次光臨！

十、員工獎罰規定：

1、全勤獎勵60元，遲到、早退、每分鐘扣罰1元；曠工一天扣罰120元，工作時間不允許請假，請假一天扣除當日工 資，未經批準按曠工處理；病假必須出具醫院證明，前三天扣除當日工資的30%，之后每天扣除當日的工資；

2、每三個月進行評選優秀員工，獎勵200元；（條件：必須全勤員工、業績名列前三位者、無客戶投訴者、無拒客者；）客戶投訴將取消本次上鐘業績，拒客一次扣罰30元；

3、衛生區域不清潔扣罰5元/次，工作完畢后未整 理干凈者扣罰5元/次；

4、上崗時不得嬉笑打鬧、賭博喝酒、睡覺而影響本公司形象，違者扣罰10元/次；上鐘時接聽私人電話不得超過1分鐘，違者扣罰5元/次；

5、必須服從分配、服從管理，違者扣罰30/次；私下使用本公司電腦者扣罰50/次；

6、透露公司機密（產品原價、客戶檔案、工資待遇）查明屬實將扣除當月工資的60%；

十一、入職條件：

1、填寫員工入職表，按入職須知執行規定；

2、甲乙雙方簽定勞務合同書，合同期最少為一年；

3、合同期間必須遵守本公司規章制度；

4、員工入職后前三個月將不定業績任務，之后將按公司所定業績任務完成業績；

十二、辭職條件：

1、員工合同期滿后方可離職，離職將發放所有工資與歸還培訓費和物雜費；合同期滿后如繼續續約者將當次獎勵100元，并在原有底薪上加30工資；

2、未滿合同期如需離職者必須提前3個月提呈辭職報告，書寫詳細理由批準后方可離職，離職只發放工資，培訓費和物雜費將予以扣除而作為違約金；

3、未滿3個月而要離職者只發放工資的40%，其余部分與物雜費、培訓費作為違約金而予以扣除；

十三、辭退員工將不發放任何工資待遇，辭退條件如下 :

1、連續礦工3次/月；

2、拒客5次/月；

3、泄露本公司機密3次/月；

4、偷盜本公司財物者；

十四、員工離職、辭退后在兩年內不得向外透露本公司商業機密，如對本公司造成不良后果責任將由對方負責，并向有關單位提起訴訟！

公司宗旨：敏銳觀察和自我創新，以時尚品質、溫馨、潮流為產品風格，以信譽、創新、完美經營為理念，以包裝精美、質量上乘、價格合理、服務優質、信譽良好為追求目標！

第二篇：員工檔案管理辦法

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實業集團有限公司 員工檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 目的

加強員工檔案信息統一管理，制定規范化、制度化、標準化的管理要求，為集團提供準確的、及時、完整的員工檔案信息。

第二條 定義

員工檔案管理是對所有員工有效信息資料的建立、分類、更新、維護、處理、調用、統計分析過程。

第三條 適用范圍 適用于集團總部。

所屬各公司可參照此制度執行，員工檔案管理工作由相應的人力資源部門專人負責。

第四條 基本原則

（一）保密性原則。員工檔案信息管理部門對所管理的員工檔案信息必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

（二）真實性原則。員工檔案信息的采集必須由本人或所在部門提供，提供的檔案信息應該與本人所持相關證件保持一致，員工檔案信息管理部門應及時對員工檔案信息更行更新，以確保檔案的真實、可靠性。

（三）可控性原則。所有員工檔案的建立、整理、流轉、借閱、銷毀等必須嚴格按規定的流程進行，確保員工檔案信息處于可控狀態。

第二章 員工檔案分類

第五條 員工檔案分類

（一）電子檔案

員工電子檔案信息指記錄用于集團人員統一管理的，但無法

用文本記錄的或不適合文本記錄的各類員工信息。包括：員工指紋信息、員工工號牌、員工工資銀行卡號、各類員工信息報表等。

（二）紙質檔案

紙質檔案是指用于集團人員統一管理而建立收集的有關員工入職及之后的基本情況、證明資料、考核異動、審核審查等文本資料。主要由以下組成：

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、履歷記錄、自傳資料信息；

2.崗位描述與人員編制信息； 3.員工招聘信息；

4.專業技術職稱聘任信息； 5.員工績效管理信息； 6.考勤管理信息；

7.薪資福利調整信息； 8.合同管理信息； 9.培訓管理信息；

10.員工職業發展信息； 11.員工異動信息； 12.社會保險信息；

13.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的信息；

14.其它相關信息。

第三章 職責權限

第六條 責權劃分

（一）分級管理

1.集團總部、所屬各公司各職能部門負責人（含副職）以上人員檔案，由集團人力資源中心管理。

2.所屬各公司職能部門負責人以下人員檔案遵循本辦法要求，由本級人力資源部門自行管理。

3.集團總部各中心/部門人員檔案由集團人力資源中心管理。

（二）員工檔案建立責任分工

集團總部員工檔案的建立、管理工作由集團人力資源中心專人負責，所屬各公司由其本單位人力資源部門在集團人力資源中心指導下完成對本單位中層及以下員工的檔案建立工作。

（三）員工檔案更新責任分工

集團各中心、所屬各公司指派專人負責本單位員工檔案的收集、更新并將更新后的電子檔案（附件

1、附件2）、紙質檔案按規定時間移交集團人力資源中心。

第七條 調閱權限劃分

（一）副總裁以上級別領導可以調閱所有員工檔案。

（二）人力資源中心主任可以調閱所有員工檔案，其中調閱副總裁以上級別員工檔案需在調閱記錄（附表3）上備案。

（三）人力資源中心人事專員在取得授權后可調閱所有員工檔案并在調閱記錄備案。

（四）各職能部門負責人經審批有權調閱本部門或本系統員工檔案。需調閱其他部門或系統員工檔案須取得授權。

（五）普通員工無權調閱自己或其他員工任何檔案信息。

第四章 員工檔案的收集

第八條 檔案收集

（一）員工檔案收集的內容（具體見第二章第五條）：

（二）檔案收集方式 1.統一收集

由人力資源中心人事專員負責員工檔案信息的采集和收集。2.部門收集

形成檔案的相關部門應按集團人力資源中心規定的填寫要求和日期將本部門新入職（或更新）員工檔案提報集團人力資源中心。

3.個人送交

個人檔案信息發生變化，當事人應及時將本人檔案信息提交人力資源中心人事專員（例：獎、懲記錄、聘任信息、資格認證等）。

（三）檔案收集的要求

1.員工檔案的收集要求完整齊全、真實、文字清楚。

2.員工檔案材料，凡規定由單位蓋章的，必須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

3.員工檔案的格式必須按人力資源中心要求嚴格填寫。

4.員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。凡歸檔的紙質資料應統一使用A4規格辦公用紙，用鋼筆或碳素筆謄寫，不得使用鉛筆、紅色墨水及復印紙書寫。

（四）檔案收集工作流程

1.集團總部新入職員工檔案收集流程（1）提供：新入職員工

要求：新入職員工按人力資源中心入職通知要求于入職當日到人力資源中心提供本人檔案信息（含必須提供的電子檔案信息），并在提供的檔案信息上簽字予以確認。新入職員工如因客觀原因不能出具相關檔案信息的在入職一周內補齊。

（2）審核：人力資源中心人事專員對員工提供檔案的真實情況進行審查落實。

（3）整理：人力資源中心人事專員按員工職級及系列等進行相關檔案整理及分類。

2.員工檔案（更新）的收集流程（1）提供：

集團總部：各中心、部室指定對接人。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門（行政辦公室）對接人。

要求：各部門按人力資源中心要求收集本部門員工檔案信息，并按規定日期提交人力資源中心人事專員；在人力資源中心形成員工檔案基礎信息后，各部門需按月度將本單位員工異動相關信息按時提交，以保證員工檔案的完整性和準確性。

（2）審核：

集團總部：各中心部門負責人（或指定的對接人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新信息進行審核。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門負責人（行政辦公室負責人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新信息進行審核。

（3）整理：人力資源中心人事專員對更新的人事檔案進行統一整理，分在歸檔保存。

第五章 檔案歸類整理

第九條 檔案的歸檔

（一）人力資源中心人事專員對新歸檔人員資料要進行認真核對，保證資料的真實、清楚、齊備，特別是對任免、職稱、薪資、黨團等資料，發現與介紹情況不符的要及時與有關單位聯系糾正，核實無誤后歸檔；

（二）檔案材料收集、歸檔后，人事專員應在檔案盒（袋）上詳細填寫檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列。

（三）人事專員應及時將檔案信息歸檔記錄并錄入微機，保證紙質檔案和電子檔案信息一致。

（四）人事專員每周統計上周退檔、歸檔人員清單（附表4），退檔員工檔案應單獨存放，月底進行月度匯總報人力資源中心主任。

第十條 檔案保存

（一）條件

員工檔案存放應做到防潮、防曬、防蟲、防盜，保證員工檔案安全。

（二）要求

1.員工檔案的保管應由專人負責，非專管人員不得擅自查閱員工檔案。

2.嚴禁任何人私自保存個人或他人檔案或檔案資料，不得利用檔案資料營私舞弊。對違反規定者，應予嚴肅處理。對違反法律者，依法處理。

（三）保存期限

1.已辦理離職手續的員工，其員工檔案要另行存放，保存期限為一年，以辦理離職手續的日期為準。

2.未辦理離職手續（含死亡）但實際已離開集團的員工，其檔案保存期為二年，以當事人所在部門出具的離開部門的時間為準。

第十一條 檔案資料的銷毀

（一）銷毀條件

當發生員工離職、死亡情況時，集團人事檔案管理部門可對員工檔案按保存期限進行銷毀。

（二）銷毀工作流程

1.申請：人力資源中心人事專員接受掌握員工具體信息，對發生上述情況的員工檔案，提出銷毀申請；

2.銷毀檔案篩選：員工辭職、自動離職、開除及解除勞動合同后，超過一年時，管理檔案的人事專員應于每年12月份對全體員工檔案進行清理，對符合銷毀條件的進行篩選。

3.審核審批：篩選后的員工花名冊報由集團人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

4.銷毀：人力資源中心人事專員根據審批后的花名冊負責退檔銷毀，銷毀檔案要保留目錄。

第六章 檔案借閱應用

第十二條 檔案借閱規定

（一）員工檔案原則上不允許帶出人力資源中心，如因工作需要帶出必須經相關領導批準。

（二）員工檔案在借閱期間禁止涂改、裁剪、撕毀等，確保檔案安全、完整。

（三）借閱檔案必須嚴格按照集團檔案借閱手續辦理，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核實，發現問題及時追查。

（四）因工作需要復制檔案的，須經相關領導會簽后方可復制。

第十三條 檔案借閱流程

（一）借閱申請：由檔案借閱部門負責人或借閱人填寫申請表。

（二）審批：借閱本部門或本系統員工檔案需經人力資源中

心人事專員審核，人力資源中心主任審批；借閱其他部門員工檔案需要人力資源中心中主任審核，人力副總裁審批；因工作需要需復制檔案資料的，需經人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

（三）借取：人力資源中心人事專員審核借閱申請表借閱期限和主管領導簽字無誤后進行檔案借閱手續辦理。

（四）歸還：檔案借閱人（部門）嚴格按申請表借閱期限歸還。

（五）催要：在借閱期限到期前一個工作日，人事專員電話進行提醒，到期當日催還。

（六）存檔：人事專員接到歸還檔案時要嚴格檢查有無缺損、涂改，保證檔案完整的前提下歸檔。

（七）延期：因工作需要不能按期歸還的，檔案借閱人（部門）需在到期前一個工作日內重新填寫借閱申請表。

（八）備案：所有檔案借閱人事專員必須在檔案借閱記錄上備案。

第七章 附則

第十四條 本辦法管理

（一）本辦法由人力資源中心歸口管理，解釋權歸人力資源中心。

（二）以往相關文件自行廢止，現行其他文件與本辦法發生沖突的以本文件為準。

附件1：《員工異動匯總表》

附件2：《月度員工基礎信息匯總表》

附件3：《員工檔案借閱記錄表》

附件4：《歸檔退檔人員清單》

附件5：《員工檔案借閱審批表》

第三篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1、為加強企業員工檔案管理，防止檔案遺失、殘損，規范員工勞資關系，為員工的培訓、調配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據，特制定本辦法。

2、本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業務技術水平、工作表現、工作變動、獎懲等情況的文件材料）。

3、公司人力資源部是員工檔案管理部門，具體負責員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護及提供查閱和轉遞手續。

4、員工檔案應包括以下內容：

4.1 員工基本信息：員工親筆所填的求職人員登記表、兩張一寸的紅底免冠照片、指定醫療機構出具的健康證或體檢合格證明；

4.2 員工入職信息：求職人員登記表、試用員工轉正考核表、試用期員工通知單、試用員工轉正審批表、試用員工轉正通知單、工作日志；

4.3 證照材料：身份證、學歷證書及其它國家認證的執業資格證書的復印件； 4.4 勞動關系材料：勞動合同、安全責任書、培訓協議、員工培訓記錄表、培訓后取得的有關成績和評定及證書復印件等；

4.5 其他材料：職務任免決定、社會保險轉移檔案材料，員工調動記錄、員工獎懲記錄、獲得的榮譽和獎勵、員工離職記錄等其它對企業發展、員工狀態掌握有價值的、有必要保存的材料。

5、檔案的整理、保管與銷毀：

5.1 各單位（部門）必須協助公司人力資源部進行員工相關考核、培訓、獎懲等流程制度的執行，形成員工資料，整理立卷，保證材料的完整、真實、文字

清楚、手續齊備，有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期。

5.2 歸檔的材料，凡規定應由單位蓋章的，須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

5.3 員工檔案材料的載體一律使用A4規格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。除個人需保存的證件采用復印件存檔外，不得用復印件代替原件存檔。

5.4 員工檔案只對人力資源主管、行政主管、公司副總經理以上人員公開。其它因工作需要查閱員工檔案者，必須經副總經理書面批準及公司人力資源部確認才可調閱相關檔案。

5.5 員工從公司離職后，按規定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經總經理批準，檔案銷毀的方式規定為粉碎。

6、監督檢查

6.1 為維護員工檔案的真實性，各單位（部門）對送交的歸檔材料，應嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內容的，一經發現，予以清除，并根據情節輕重，追究當事人一切責任。

6.2 員工檔案管理人員，應認真鑒別、嚴格把關、保守機密、認真負責地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第四篇：員工檔案管理辦法

員工檔案管理辦法

目的為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。2 范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。4 權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。5 工作內容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。

5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。5.2.2

人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3

人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理 5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎懲； d.員工調動。

5.3.2查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續 5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。

c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。5.4

離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

第五篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1制度（體系）提要

1.1 制度名稱 員工檔案管理制度管理； 1.2 適用范圍 集團各職能部門及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、管理職責、起草、修訂、審核、批準、發布、流程；

1.4 指令發出部門 企業管理部； 1.5 制度日常管理部門：企業管理部

1.6 制度執行檢查部門：總裁辦 法務與股權治理中心 2 目的

為規范集團人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機要性，特制定此制度。此制度規定了員工檔案管理的原則、標準、流程、內容和配套的記錄與表格。3 適用范圍

本標準適用于集團各層級人員以及集團全資，控股公司的所有人員。4 術語

4.1 員工檔案：是指由所集團企業管理部相關主管所建立的員工在招聘、入職、任免、調動等相關工作中所產生形成的文字書面性材料。

4.2 員工檔案所包含的內容：身份證明、體檢報告、學歷學位證明、各類證書、應聘資料、勞動合同及附件、異常考勤記錄、試用轉正文件、各類人事通知單、獎懲文件、績效評估報告、員工與單位就有關保險、工傷、公積金、休假等待遇關系形成的材料、離職文件、行政處罰及任免等相關材料。

4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、真實、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材料。

4.4 企業管理部、財務管理部、總裁辦主管有查閱員工檔案的執行權。4.5 公司總（副）經理，集團部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審批權。

4.6 集團企業管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準權。

4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經過總裁批準后，方可限期借閱。4.8 集團企業管理部員工關系主管對不符合查閱手續的行為有否決權。5 職責與權限

5.1.1 集團企業管理部員工關系主管對員工的入職資料檔案的建立有執行權，對缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權。

5.1.2 集團企業管理部員工關系主管有對相關部、部門、公司相關人員要求提供

所需檔案資料的執行權。6 員工檔案管理的內容 6.1檔案材料的收集與歸檔

6.1.1新員工入職當天，由集團企業管理部員工關系主管進行檔案資料的首次收集并建立員工檔案以及編號、歸檔。

6.1.2對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復印件等，需填寫《入職資料缺失申明》，否則不能辦理入職手續。

6.1.3各有關部門應主動將平時形成的應該歸檔的材料，及時送交集團企業管理部員工關系主管，送交歸檔材料要填寫《檔案資料交接登記表》。

6.1.4按集團企業管理部統一布置，由員工本人填寫的招聘資料等，必須經員工關系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應實事求是，不得隨意更改年齡（出生年月）、學歷，參加工作時間和工作經歷等。若核對有誤，以企業管理部、審計處部門審查意見為準。因員工本人填寫內容前后不一致，影響調資、晉升、調配、福利、離職等，一切責任由員工本人自負。6.2 檔案的查閱

6.2.1凡因調配、任免、考察、獎懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門或公司主管審核，集團企業管理部部長批準后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2查閱人員應填寫《人事檔案查閱/使用申請表》并辦理審批手續，集團企業管理部員工關系主管根據申請中注明的查閱內容和查閱方式、內容，確定的材料，申請中未注明的，則不予提供。

6.2.3查閱檔案原則上僅限在檔案室內進行，由集團企業管理部員工關系主管在場陪同監督，若員工關系主管有事不能在場的，應指定其他人員陪同監督。若檔案需出庫要清點材料并做好記錄，收回檔案時要清點、歸位。

6.2.4查閱檔案要注意保密，不得與無關人員討論檔案內容；使用檔案時要注意愛護，保持檔案清潔，嚴禁在材料上圈劃、涂改；不準折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應自行銷毀。

6.3.6檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經人事部主管批準并辦理手續后方可借用，借出時間一般不超過兩周。用后及時歸還，不得擅自轉借他人。

6.3.7查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負責。檔案使用完畢，檔案人員

要清點入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內容造成不良影響的，要給予紀律處分。

6.3 檔案的保護與傳遞

6.3.1設專人保管，備齊必要的存檔設備。

6.3.2檔案柜保持整潔，不得存放無關物品中。檔案室應及時將檔案轉出。轉出檔案須通過機要渠道（非國有企業無機要渠道）由當事人本人負責寄發。6.3.3如有需要轉出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時，轉出的檔案必須完整齊全，并按規定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

6.3.4檔案人員應經常核對職工人數與檔案數量，發現“有人無檔”或“有檔無人”要及時索調或轉遞檔案。

6.3.5未經批準，任何人不得強行要求檔案管理部門和人員更改檔案。對于無理取鬧，視情節給予批評教育或紀律處分。6.4 檔案管理的違紀處理

6.4.1 對于違反本制度