第一篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

一、總則

第一條為保守人事檔案機密，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞及便于人事檔案材料的利用，特制定本制度。

第二條 公司人事管理部門負責人事檔案材料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 人事部門在人事管理工作中形成的各種有保存價值的人事檔案材料，都要按照制 度的規定進行歸檔管理。

二、人事檔案的保管

第四條人事資料承辦人應及時將辦理完畢或經批準的文件資料收集齊全，加以整理后送交人事檔案管理人員歸檔，其程序如下：

（一）對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；

（二）按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；

（三）在“人事檔案登記表”上補登材料名稱及有關內容；

（四）將新材料放入檔案。

第五條人事檔案管理人員必須定期對人事檔案進行檢查核對，以防霉爛、蟲蛀、失竊、火災等造成檔案的毀損或丟失或存放錯誤。

（一）突發事件之后，如被盜、遺失或水災、火災之后；

（二）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；

（三）發現某些損害后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

第六條當發生部門間人事調整時，需將異動員工的認識檔案由原部門轉遞至新部門審核并履行相關手續后再行歸檔，其程序如下：

（一）取出應轉走的檔案；

（二）在檔案底賬上注銷；

（三）填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

（四）按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。

收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

第七條 人事檔案需設專人負責保管，并應齊備必要的存檔設備。具體要求如下：

（一）庫房備有必要的防火、防潮器材。

（二）庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

（三）任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

（四）無關人員不得進入庫房。

（五）庫房內嚴禁吸煙。

（六）離開時應關燈、關窗并將門落鎖。

第八條人事檔案管理人員應定期對人事檔案材料及管理利用情況進行統計。以為人事管理工作提供有效信息。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

（一）人事檔案的數量。

（二）人事檔案材料收集補充情況。

（三）檔案整理情況。

（四）檔案保管情況。

（五）檔案利用情況。

（六）庫房設備情況。

（七）人事檔案工作人員情況。

第九條檔案管理人員應及時將檔案管理工作有關問題向人事部門主管匯報。

三、人事檔案的利用

第十條人事檔案的利用，必須遵循一定的程度和履行有關手續，工作人員必須嚴格按照本制度規定的程序辦事。

第十一條人事檔案利用的方式。

人事檔案的利用有多種方式：

（一）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔庫房內或靠近庫房的地方，以便于查閱指導、監督、防止泄密和丟失。

（二）借出使用。本機關領導需要查閱人事檔案及公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案的，得以外借，但借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

（三）出具證明材料。如員工因入黨、入團、提升、招工、出國等事由，需要人事管理部門出具人事檔案材料的。人事檔案管理人員須憑據提供。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。第十二條通過本制度第十一條所規定方式利用人事檔案時，必須履行如下的手續。

（一）查閱手續。查閱手續分如下步驟：

1.申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況；

2.查閱單位（部門）蓋章，負責人簽字；

3.由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

（二）外借手續

1.借檔單位（部門）寫出借檔報告；

2.借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字；

3.人事檔案部門對其進行審核、批準；

4.進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字；

5.歸還時，及時在外借登記上注銷。

（三）出具證明材料的手續。單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：

1.由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料理由，并加蓋公章；

2.人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；

3.證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

四、附則

第十三條本制度由人事部門負責解釋。

第十四條本制度自頒布之日起施行。

第二篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1、為加強企業員工檔案管理，防止檔案遺失、殘損，規范員工勞資關系，為員工的培訓、調配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據，特制定本辦法。

2、本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業務技術水平、工作表現、工作變動、獎懲等情況的文件材料）。

3、公司人力資源部是員工檔案管理部門，具體負責員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護及提供查閱和轉遞手續。

4、員工檔案應包括以下內容：

4.1 員工基本信息：員工親筆所填的求職人員登記表、兩張一寸的紅底免冠照片、指定醫療機構出具的健康證或體檢合格證明；

4.2 員工入職信息：求職人員登記表、試用員工轉正考核表、試用期員工通知單、試用員工轉正審批表、試用員工轉正通知單、工作日志；

4.3 證照材料：身份證、學歷證書及其它國家認證的執業資格證書的復印件； 4.4 勞動關系材料：勞動合同、安全責任書、培訓協議、員工培訓記錄表、培訓后取得的有關成績和評定及證書復印件等；

4.5 其他材料：職務任免決定、社會保險轉移檔案材料，員工調動記錄、員工獎懲記錄、獲得的榮譽和獎勵、員工離職記錄等其它對企業發展、員工狀態掌握有價值的、有必要保存的材料。

5、檔案的整理、保管與銷毀：

5.1 各單位（部門）必須協助公司人力資源部進行員工相關考核、培訓、獎懲等流程制度的執行，形成員工資料，整理立卷，保證材料的完整、真實、文字

清楚、手續齊備，有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期。

5.2 歸檔的材料，凡規定應由單位蓋章的，須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

5.3 員工檔案材料的載體一律使用A4規格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。除個人需保存的證件采用復印件存檔外，不得用復印件代替原件存檔。

5.4 員工檔案只對人力資源主管、行政主管、公司副總經理以上人員公開。其它因工作需要查閱員工檔案者，必須經副總經理書面批準及公司人力資源部確認才可調閱相關檔案。

5.5 員工從公司離職后，按規定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經總經理批準，檔案銷毀的方式規定為粉碎。

6、監督檢查

6.1 為維護員工檔案的真實性，各單位（部門）對送交的歸檔材料，應嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內容的，一經發現，予以清除，并根據情節輕重，追究當事人一切責任。

6.2 員工檔案管理人員，應認真鑒別、嚴格把關、保守機密、認真負責地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第三篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1制度（體系）提要

1.1 制度名稱 員工檔案管理制度管理； 1.2 適用范圍 集團各職能部門及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、管理職責、起草、修訂、審核、批準、發布、流程；

1.4 指令發出部門 企業管理部； 1.5 制度日常管理部門：企業管理部

1.6 制度執行檢查部門：總裁辦 法務與股權治理中心 2 目的

為規范集團人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機要性，特制定此制度。此制度規定了員工檔案管理的原則、標準、流程、內容和配套的記錄與表格。3 適用范圍

本標準適用于集團各層級人員以及集團全資，控股公司的所有人員。4 術語

4.1 員工檔案：是指由所集團企業管理部相關主管所建立的員工在招聘、入職、任免、調動等相關工作中所產生形成的文字書面性材料。

4.2 員工檔案所包含的內容：身份證明、體檢報告、學歷學位證明、各類證書、應聘資料、勞動合同及附件、異常考勤記錄、試用轉正文件、各類人事通知單、獎懲文件、績效評估報告、員工與單位就有關保險、工傷、公積金、休假等待遇關系形成的材料、離職文件、行政處罰及任免等相關材料。

4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、真實、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材料。

4.4 企業管理部、財務管理部、總裁辦主管有查閱員工檔案的執行權。4.5 公司總（副）經理，集團部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審批權。

4.6 集團企業管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準權。

4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經過總裁批準后，方可限期借閱。4.8 集團企業管理部員工關系主管對不符合查閱手續的行為有否決權。5 職責與權限

5.1.1 集團企業管理部員工關系主管對員工的入職資料檔案的建立有執行權，對缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權。

5.1.2 集團企業管理部員工關系主管有對相關部、部門、公司相關人員要求提供

所需檔案資料的執行權。6 員工檔案管理的內容 6.1檔案材料的收集與歸檔

6.1.1新員工入職當天，由集團企業管理部員工關系主管進行檔案資料的首次收集并建立員工檔案以及編號、歸檔。

6.1.2對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復印件等，需填寫《入職資料缺失申明》，否則不能辦理入職手續。

6.1.3各有關部門應主動將平時形成的應該歸檔的材料，及時送交集團企業管理部員工關系主管，送交歸檔材料要填寫《檔案資料交接登記表》。

6.1.4按集團企業管理部統一布置，由員工本人填寫的招聘資料等，必須經員工關系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應實事求是，不得隨意更改年齡（出生年月）、學歷，參加工作時間和工作經歷等。若核對有誤，以企業管理部、審計處部門審查意見為準。因員工本人填寫內容前后不一致，影響調資、晉升、調配、福利、離職等，一切責任由員工本人自負。6.2 檔案的查閱

6.2.1凡因調配、任免、考察、獎懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門或公司主管審核，集團企業管理部部長批準后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2查閱人員應填寫《人事檔案查閱/使用申請表》并辦理審批手續，集團企業管理部員工關系主管根據申請中注明的查閱內容和查閱方式、內容，確定的材料，申請中未注明的，則不予提供。

6.2.3查閱檔案原則上僅限在檔案室內進行，由集團企業管理部員工關系主管在場陪同監督，若員工關系主管有事不能在場的，應指定其他人員陪同監督。若檔案需出庫要清點材料并做好記錄，收回檔案時要清點、歸位。

6.2.4查閱檔案要注意保密，不得與無關人員討論檔案內容；使用檔案時要注意愛護，保持檔案清潔，嚴禁在材料上圈劃、涂改；不準折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應自行銷毀。

6.3.6檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經人事部主管批準并辦理手續后方可借用，借出時間一般不超過兩周。用后及時歸還，不得擅自轉借他人。

6.3.7查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負責。檔案使用完畢，檔案人員

要清點入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內容造成不良影響的，要給予紀律處分。

6.3 檔案的保護與傳遞

6.3.1設專人保管，備齊必要的存檔設備。

6.3.2檔案柜保持整潔，不得存放無關物品中。檔案室應及時將檔案轉出。轉出檔案須通過機要渠道（非國有企業無機要渠道）由當事人本人負責寄發。6.3.3如有需要轉出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時，轉出的檔案必須完整齊全，并按規定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

6.3.4檔案人員應經常核對職工人數與檔案數量，發現“有人無檔”或“有檔無人”要及時索調或轉遞檔案。

6.3.5未經批準，任何人不得強行要求檔案管理部門和人員更改檔案。對于無理取鬧，視情節給予批評教育或紀律處分。6.4 檔案管理的違紀處理

6.4.1 對于違反本制度

第四篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1.目的規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。

2.適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

3.職責

公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

4．程序

4.1 員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質檔案統一歸入每位員工的個人

檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。

4.2 檔案建立：新員工經考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：

身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復印件、勞動合同等。

4.3 員工個人檔案不經過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務機構進行代保管

本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。

4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態變動材料收錄入個人的紙

質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。

4.5 本部門職工的人事檔案調閱需經部門主管、管理部經理批準。

4.6 調閱檔案原則上在管理部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門、需管理

部經理批準。

4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。

4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關鍵崗位人員

檔案應妥善保管三年以上銷毀。

第五篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強集團人力資源管理的系統性，實現員工檔案管理的規范化、制度化，提供更好的人力資源服務，制定本制度。

第二條 集團人力資源部負責集團所有員工內、外部檔案管理的建立、登記、存放及轉移工作。其管理職責為：

（一）負責各種與檔案管理有關的表格制作；

（二）負責填寫每個員工的履歷表，做到個人履歷真實可靠；

（三）負責審核員工的各種學歷證件和與學歷相關的各類材料，確認無誤后，留復印件歸檔保存；

（四）負責按整理裝訂檔案材料；

（五）負責向領導提供員工檔案真實資料；

（六）保護員工檔案材料不被擅自涂改、添加、銷毀；

（七）未經主管領導同意不得擅自將員工檔案借閱他人；

（八）人力資源部將員工所提供的在職期間取得的各種檔案材料及時登記、歸檔，詳細登記存檔時間、名稱、材料頁數，份數，保持檔案的完整性；

（九）員工內部檔案建立檔案目錄，按目錄所列項目逐一登記，保證員工檔案材料不缺失，不遺漏。

第二章 員工人事檔案

第三條 與集團簽訂勞動合同的正式在編人員的人事檔案委托人才中介機構統一管理存放。第四條 檔案存放管理費由集團負責為員工繳納。第五條 檔案的轉入

（一）員工被轉正錄用之后，人力資源部在一個月之內辦理檔案轉入手續。

（二）員工提交的檔案材料要真實完整，一經發現有虛假材料，既予退檔，不予繼續聘用。

（三）戶籍在外埠的員工，檔案暫不納入統一管理存放的范圍。第六條 檔案的轉出

對辦理完離職手續的員工，人力資源部在15天內完成檔案轉移等相關手續；離職員工造成經濟損失或工作交接未處理完畢的，不予辦理檔案轉出手續。

第三章 員工內部檔案

第七條 員工內部檔案是指員工按照集團管理規定提交的個人基本信息資料。集團在編人員、下屬企業聘用人員、特聘人員等集團全體員工均統一建立員工內部檔案，由人力資源部負責管理。

第八條 各部門負責人可以調閱本部門員工的內部檔案。第九條 員工內部檔案材料主要包括：(一)員工基本情況登記表(二)員工入職體檢表(三)身份證復印件(四)學歷證書復印件(五)專業技術職稱復印件(六)專業上崗證書復印件(七)彩色一寸照片四張(八)勞動合同書

(九)員工工作崗位變動登記表(十)員工培訓記錄(十一)(十二)(十三)(十四)(十五)(十六)員工述職報告、總結 員工獎懲材料

月度、季度、績效考核表 員工任免通知書

員工個人使用保管辦公物品登記表 員工離職物品交接單

第十條 員工應及時將在此期間所取得的各種檔案材料提供給集團人力資源部，以便更好地掌握個人成長情況，也為個人發展提供條件。

第四章 附則

第十一條 本規定自頒布之日起施行，由集團人力資源部負責解釋。