第一篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

一、總則

第一條為保守人事檔案機密，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞及便于人事檔案材料的利用，特制定本制度。

第二條 公司人事管理部門負責(zé)人事檔案材料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 人事部門在人事管理工作中形成的各種有保存價值的人事檔案材料，都要按照制 度的規(guī)定進行歸檔管理。

二、人事檔案的保管

第四條人事資料承辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料收集齊全，加以整理后送交人事檔案管理人員歸檔，其程序如下：

（一）對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；

（二）按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；

（三）在“人事檔案登記表”上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；

（四）將新材料放入檔案。

第五條人事檔案管理人員必須定期對人事檔案進行檢查核對，以防霉爛、蟲蛀、失竊、火災(zāi)等造成檔案的毀損或丟失或存放錯誤。

（一）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)、火災(zāi)之后；

（二）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；

（三）發(fā)現(xiàn)某些損害后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

第六條當發(fā)生部門間人事調(diào)整時，需將異動員工的認識檔案由原部門轉(zhuǎn)遞至新部門審核并履行相關(guān)手續(xù)后再行歸檔，其程序如下：

（一）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

（二）在檔案底賬上注銷；

（三）填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

（四）按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。

收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

第七條 人事檔案需設(shè)專人負責(zé)保管，并應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。具體要求如下：

（一）庫房備有必要的防火、防潮器材。

（二）庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。

（三）任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

（四）無關(guān)人員不得進入庫房。

（五）庫房內(nèi)嚴禁吸煙。

（六）離開時應(yīng)關(guān)燈、關(guān)窗并將門落鎖。

第八條人事檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案材料及管理利用情況進行統(tǒng)計。以為人事管理工作提供有效信息。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：

（一）人事檔案的數(shù)量。

（二）人事檔案材料收集補充情況。

（三）檔案整理情況。

（四）檔案保管情況。

（五）檔案利用情況。

（六）庫房設(shè)備情況。

（七）人事檔案工作人員情況。

第九條檔案管理人員應(yīng)及時將檔案管理工作有關(guān)問題向人事部門主管匯報。

三、人事檔案的利用

第十條人事檔案的利用，必須遵循一定的程度和履行有關(guān)手續(xù)，工作人員必須嚴格按照本制度規(guī)定的程序辦事。

第十一條人事檔案利用的方式。

人事檔案的利用有多種方式：

（一）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便于查閱指導(dǎo)、監(jiān)督、防止泄密和丟失。

（二）借出使用。本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案及公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案的，得以外借，但借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

（三）出具證明材料。如員工因入黨、入團、提升、招工、出國等事由，需要人事管理部門出具人事檔案材料的。人事檔案管理人員須憑據(jù)提供。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。第十二條通過本制度第十一條所規(guī)定方式利用人事檔案時，必須履行如下的手續(xù)。

（一）查閱手續(xù)。查閱手續(xù)分如下步驟：

1.申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況；

2.查閱單位（部門）蓋章，負責(zé)人簽字；

3.由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。

（二）外借手續(xù)

1.借檔單位（部門）寫出借檔報告；

2.借檔單位（部門）蓋章，負責(zé)人簽字；

3.人事檔案部門對其進行審核、批準；

4.進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字；

5.歸還時，及時在外借登記上注銷。

（三）出具證明材料的手續(xù)。單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：

1.由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料理由，并加蓋公章；

2.人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

3.證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

四、附則

第十三條本制度由人事部門負責(zé)解釋。

第十四條本制度自頒布之日起施行。

第二篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1、為加強企業(yè)員工檔案管理，防止檔案遺失、殘損，規(guī)范員工勞資關(guān)系，為員工的培訓(xùn)、調(diào)配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據(jù)，特制定本辦法。

2、本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動、獎懲等情況的文件材料）。

3、公司人力資源部是員工檔案管理部門，具體負責(zé)員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護及提供查閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

4、員工檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

4.1 員工基本信息：員工親筆所填的求職人員登記表、兩張一寸的紅底免冠照片、指定醫(yī)療機構(gòu)出具的健康證或體檢合格證明；

4.2 員工入職信息：求職人員登記表、試用員工轉(zhuǎn)正考核表、試用期員工通知單、試用員工轉(zhuǎn)正審批表、試用員工轉(zhuǎn)正通知單、工作日志；

4.3 證照材料：身份證、學(xué)歷證書及其它國家認證的執(zhí)業(yè)資格證書的復(fù)印件； 4.4 勞動關(guān)系材料：勞動合同、安全責(zé)任書、培訓(xùn)協(xié)議、員工培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)后取得的有關(guān)成績和評定及證書復(fù)印件等；

4.5 其他材料：職務(wù)任免決定、社會保險轉(zhuǎn)移檔案材料，員工調(diào)動記錄、員工獎懲記錄、獲得的榮譽和獎勵、員工離職記錄等其它對企業(yè)發(fā)展、員工狀態(tài)掌握有價值的、有必要保存的材料。

5、檔案的整理、保管與銷毀：

5.1 各單位（部門）必須協(xié)助公司人力資源部進行員工相關(guān)考核、培訓(xùn)、獎懲等流程制度的執(zhí)行，形成員工資料，整理立卷，保證材料的完整、真實、文字

清楚、手續(xù)齊備，有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期。

5.2 歸檔的材料，凡規(guī)定應(yīng)由單位蓋章的，須有單位蓋章；規(guī)定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

5.3 員工檔案材料的載體一律使用A4規(guī)格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應(yīng)留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。除個人需保存的證件采用復(fù)印件存檔外，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

5.4 員工檔案只對人力資源主管、行政主管、公司副總經(jīng)理以上人員公開。其它因工作需要查閱員工檔案者，必須經(jīng)副總經(jīng)理書面批準及公司人力資源部確認才可調(diào)閱相關(guān)檔案。

5.5 員工從公司離職后，按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經(jīng)總經(jīng)理批準，檔案銷毀的方式規(guī)定為粉碎。

6、監(jiān)督檢查

6.1 為維護員工檔案的真實性，各單位（部門）對送交的歸檔材料，應(yīng)嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，追究當事人一切責(zé)任。

6.2 員工檔案管理人員，應(yīng)認真鑒別、嚴格把關(guān)、保守機密、認真負責(zé)地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第三篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1制度（體系）提要

1.1 制度名稱 員工檔案管理制度管理； 1.2 適用范圍 集團各職能部門及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、管理職責(zé)、起草、修訂、審核、批準、發(fā)布、流程；

1.4 指令發(fā)出部門 企業(yè)管理部； 1.5 制度日常管理部門：企業(yè)管理部

1.6 制度執(zhí)行檢查部門：總裁辦 法務(wù)與股權(quán)治理中心 2 目的

為規(guī)范集團人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機要性，特制定此制度。此制度規(guī)定了員工檔案管理的原則、標準、流程、內(nèi)容和配套的記錄與表格。3 適用范圍

本標準適用于集團各層級人員以及集團全資，控股公司的所有人員。4 術(shù)語

4.1 員工檔案：是指由所集團企業(yè)管理部相關(guān)主管所建立的員工在招聘、入職、任免、調(diào)動等相關(guān)工作中所產(chǎn)生形成的文字書面性材料。

4.2 員工檔案所包含的內(nèi)容：身份證明、體檢報告、學(xué)歷學(xué)位證明、各類證書、應(yīng)聘資料、勞動合同及附件、異?？记谟涗?、試用轉(zhuǎn)正文件、各類人事通知單、獎懲文件、績效評估報告、員工與單位就有關(guān)保險、工傷、公積金、休假等待遇關(guān)系形成的材料、離職文件、行政處罰及任免等相關(guān)材料。

4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、真實、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材料。

4.4 企業(yè)管理部、財務(wù)管理部、總裁辦主管有查閱員工檔案的執(zhí)行權(quán)。4.5 公司總（副）經(jīng)理，集團部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審批權(quán)。

4.6 集團企業(yè)管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準權(quán)。

4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經(jīng)過總裁批準后，方可限期借閱。4.8 集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對不符合查閱手續(xù)的行為有否決權(quán)。5 職責(zé)與權(quán)限

5.1.1 集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對員工的入職資料檔案的建立有執(zhí)行權(quán)，對缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權(quán)。

5.1.2 集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管有對相關(guān)部、部門、公司相關(guān)人員要求提供

所需檔案資料的執(zhí)行權(quán)。6 員工檔案管理的內(nèi)容 6.1檔案材料的收集與歸檔

6.1.1新員工入職當天，由集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管進行檔案資料的首次收集并建立員工檔案以及編號、歸檔。

6.1.2對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復(fù)印件等，需填寫《入職資料缺失申明》，否則不能辦理入職手續(xù)。

6.1.3各有關(guān)部門應(yīng)主動將平時形成的應(yīng)該歸檔的材料，及時送交集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管，送交歸檔材料要填寫《檔案資料交接登記表》。

6.1.4按集團企業(yè)管理部統(tǒng)一布置，由員工本人填寫的招聘資料等，必須經(jīng)員工關(guān)系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應(yīng)實事求是，不得隨意更改年齡（出生年月）、學(xué)歷，參加工作時間和工作經(jīng)歷等。若核對有誤，以企業(yè)管理部、審計處部門審查意見為準。因員工本人填寫內(nèi)容前后不一致，影響調(diào)資、晉升、調(diào)配、福利、離職等，一切責(zé)任由員工本人自負。6.2 檔案的查閱

6.2.1凡因調(diào)配、任免、考察、獎懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門或公司主管審核，集團企業(yè)管理部部長批準后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2查閱人員應(yīng)填寫《人事檔案查閱/使用申請表》并辦理審批手續(xù)，集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管根據(jù)申請中注明的查閱內(nèi)容和查閱方式、內(nèi)容，確定的材料，申請中未注明的，則不予提供。

6.2.3查閱檔案原則上僅限在檔案室內(nèi)進行，由集團企業(yè)管理部員工關(guān)系主管在場陪同監(jiān)督，若員工關(guān)系主管有事不能在場的，應(yīng)指定其他人員陪同監(jiān)督。若檔案需出庫要清點材料并做好記錄，收回檔案時要清點、歸位。

6.2.4查閱檔案要注意保密，不得與無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容；使用檔案時要注意愛護，保持檔案清潔，嚴禁在材料上圈劃、涂改；不準折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5未經(jīng)批準，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應(yīng)自行銷毀。

6.3.6檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經(jīng)人事部主管批準并辦理手續(xù)后方可借用，借出時間一般不超過兩周。用后及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

6.3.7查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負責(zé)。檔案使用完畢，檔案人員

要清點入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內(nèi)容造成不良影響的，要給予紀律處分。

6.3 檔案的保護與傳遞

6.3.1設(shè)專人保管，備齊必要的存檔設(shè)備。

6.3.2檔案柜保持整潔，不得存放無關(guān)物品中。檔案室應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)出檔案須通過機要渠道（非國有企業(yè)無機要渠道）由當事人本人負責(zé)寄發(fā)。6.3.3如有需要轉(zhuǎn)出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時，轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

6.3.4檔案人員應(yīng)經(jīng)常核對職工人數(shù)與檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)“有人無檔”或“有檔無人”要及時索調(diào)或轉(zhuǎn)遞檔案。

6.3.5未經(jīng)批準，任何人不得強行要求檔案管理部門和人員更改檔案。對于無理取鬧，視情節(jié)給予批評教育或紀律處分。6.4 檔案管理的違紀處理

6.4.1 對于違反本制度

第四篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1.目的規(guī)范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。

2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

3.職責(zé)

公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

4．程序

4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人

檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。

4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：

身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動合同等。

4.3 員工個人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務(wù)機構(gòu)進行代保管

本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應(yīng)當符合國家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機構(gòu)工作人員放入員工的檔案。

4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應(yīng)及時將員工的動態(tài)變動材料收錄入個人的紙

質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調(diào)動、任命、借用、離職申請、考核管理等。

4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準。

4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理

部經(jīng)理批準。

4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員

檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。

第五篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強集團人力資源管理的系統(tǒng)性，實現(xiàn)員工檔案管理的規(guī)范化、制度化，提供更好的人力資源服務(wù)，制定本制度。

第二條 集團人力資源部負責(zé)集團所有員工內(nèi)、外部檔案管理的建立、登記、存放及轉(zhuǎn)移工作。其管理職責(zé)為：

（一）負責(zé)各種與檔案管理有關(guān)的表格制作；

（二）負責(zé)填寫每個員工的履歷表，做到個人履歷真實可靠；

（三）負責(zé)審核員工的各種學(xué)歷證件和與學(xué)歷相關(guān)的各類材料，確認無誤后，留復(fù)印件歸檔保存；

（四）負責(zé)按整理裝訂檔案材料；

（五）負責(zé)向領(lǐng)導(dǎo)提供員工檔案真實資料；

（六）保護員工檔案材料不被擅自涂改、添加、銷毀；

（七）未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將員工檔案借閱他人；

（八）人力資源部將員工所提供的在職期間取得的各種檔案材料及時登記、歸檔，詳細登記存檔時間、名稱、材料頁數(shù)，份數(shù)，保持檔案的完整性；

（九）員工內(nèi)部檔案建立檔案目錄，按目錄所列項目逐一登記，保證員工檔案材料不缺失，不遺漏。

第二章 員工人事檔案

第三條 與集團簽訂勞動合同的正式在編人員的人事檔案委托人才中介機構(gòu)統(tǒng)一管理存放。第四條 檔案存放管理費由集團負責(zé)為員工繳納。第五條 檔案的轉(zhuǎn)入

（一）員工被轉(zhuǎn)正錄用之后，人力資源部在一個月之內(nèi)辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)。

（二）員工提交的檔案材料要真實完整，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有虛假材料，既予退檔，不予繼續(xù)聘用。

（三）戶籍在外埠的員工，檔案暫不納入統(tǒng)一管理存放的范圍。第六條 檔案的轉(zhuǎn)出

對辦理完離職手續(xù)的員工，人力資源部在15天內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移等相關(guān)手續(xù)；離職員工造成經(jīng)濟損失或工作交接未處理完畢的，不予辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。

第三章 員工內(nèi)部檔案

第七條 員工內(nèi)部檔案是指員工按照集團管理規(guī)定提交的個人基本信息資料。集團在編人員、下屬企業(yè)聘用人員、特聘人員等集團全體員工均統(tǒng)一建立員工內(nèi)部檔案，由人力資源部負責(zé)管理。

第八條 各部門負責(zé)人可以調(diào)閱本部門員工的內(nèi)部檔案。第九條 員工內(nèi)部檔案材料主要包括：(一)員工基本情況登記表(二)員工入職體檢表(三)身份證復(fù)印件(四)學(xué)歷證書復(fù)印件(五)專業(yè)技術(shù)職稱復(fù)印件(六)專業(yè)上崗證書復(fù)印件(七)彩色一寸照片四張(八)勞動合同書

(九)員工工作崗位變動登記表(十)員工培訓(xùn)記錄(十一)(十二)(十三)(十四)(十五)(十六)員工述職報告、總結(jié) 員工獎懲材料

月度、季度、績效考核表 員工任免通知書

員工個人使用保管辦公物品登記表 員工離職物品交接單

第十條 員工應(yīng)及時將在此期間所取得的各種檔案材料提供給集團人力資源部，以便更好地掌握個人成長情況，也為個人發(fā)展提供條件。

第四章 附則

第十一條 本規(guī)定自頒布之日起施行，由集團人力資源部負責(zé)解釋。