第一篇：商務合同文體特征

周勤206120220132財務管理2班

商務合同文體特征

合同是具有法律效力的正式文件，是“兩個或兩個以上的當事人之間為實現一定的目的，明確彼此權利和義務的書面協議。合同屬于經濟文書，又稱契約文書。”它是民族共同

語在法律語境和商務語境中的一個具有某種特殊用途和自身規律的語言功能變體。Martin Joos按照語言使用的正式程度提出了英語的五種變體，即莊重文體（frozen-style），正式文體（formal-style），商議文體（consultative-style），隨便文體（casual-style）和親密文體（intimate-style）。一般認為商務合同英語屬莊重文體，即各文體英語中正式程度最高的一種。下面從結構、詞匯和句法兩個方面探討商務合同英語的文體特征。

一、合同的結構（structure of a contract）

正式書面合同文本的結構是指合同寫作的規格、樣式，是它同其他實用功能文體相區別的外在標志。合同一般由合同名稱、約首或序言、正文和約尾四部分構成。合同名稱是合同的性質、內容、種類的具體體現，根據合同內容的不同而不同，如銷售合同、購買合同、賠償合同、托運合同、代理合同等。合同的標題一定要與合同內容相一致。約首包括合同編號、訂立合同的時間、締約雙方的名稱、地點、電話、傳真及訂立合同的目的等，其表述往往程式化。要注意合同簽署的地點名稱，因為萬一產生糾紛，當地的法律是仲裁的依據。

二、詞匯特征（lexical features）

（一）使用專業術語

專業術語（technical terms）具有國際通用性，意義精確、無歧義，不帶有個人感情色彩，具有鮮明的文體特色。為了準確描述商務活動中的各個交易環節以及與此相關的各類單據，商務合同英語中使用了大量表意清楚的商務類專業術語。例如：The Licensor shall disclose and deliver to the Licensee the Licensor’s know-how（專有技術）as promptly as practicable after the effective date of this Agreement.句中know-how的涵義十分精確，專指有關特許產品的生產、使用和銷售及不屬于專利范圍的所有技術資料、設計、技術規范、生產程序、圖紙和其他資料，不能與別的詞混淆。同時，為了準確描述商務活動中交易雙方各自的權利與義務，商務合同英語中除大量使用商務類專業術語以外，也使用了較多的法律類專業術語。

（二）使用準確、嚴密的用語

合同是具有法律約束力的契約文件，考慮到任何可能發生的誤解或爭議，措辭一定要具體、準確且嚴密，避免使用含糊、抽象的詞語。如：

（1）Payment shall be made by Party B in a week.（2）Party A shall send technicians to train Party’s personnel.在句（1）中，in a week意思含糊，可理解為一周之后，也可理解為一周之內。合同里應避免使用這樣的含糊用語，in a week可根據情況改成within a week或after a week。句（2）意思太籠統，沒有規定培訓費用和時間問題，所以句（2）可改為具體、準確的表達：（3）Party A shall send technicians at Party B’s expenses to train Party B’s personnel within 30 days after signing the contract.（三）使用古體詞

商務合同英語語言的一個主要特點就是古語的頻繁使用。現代英語是從古語及外來語的基礎上傳承和演變而來的，然而它們在其它語體中的運用已不多見。合同英語中常常使用的古語多為復合副詞，即由here，there和where分別加上by，after，upon，under，with，to，of and at等一個或幾個借詞共同構成的復合副詞，例如：

（1）The Buyer here by orders from the Seller the following goods subject to the following conditions.買方據此向賣方訂購下列商品，條件如下。

（2）Neither party here to may assign this contract.此合同中任何一方不可轉讓該合同。以上例子中古語hereby指“據此”，hereto指“本合同”，hereafter指“以下”。這類古體詞在合同中使用的頻率較多，常用在合同中的古體詞還有：herein之于in this，hereunder之于under this，thereafter之于afterwards，where as之于considering that；but，whereby之于which等等。這些古語增加了商務合同的嚴肅性和正式性。

（三）使用同義詞或重復

為了避免歧義或誤解，合同中極少使用代詞，而是較多使用同義詞詞組或重復原詞來確保合同雙方的權利和義務。如：

（1）This contract is made by and between the Buyers and the Sellers，whereby the Buyers agree to buy and the Sellers agree to sell the under-mentioned commodity according to the terms and conditions stipulated below.上句既使用了重復又使用了成對同義詞結構來確保合同的準確性和嚴密性，這樣的句子在合同中不勝枚舉。類似的成對同義詞常見的還有：terms and conditions，furnish and provide，rights or obligations，fulfill or perform，as and when等。與數量、金錢、價格、期限等相關的數字在合同中非常重要，為保證數字的唯一和準確，合同中重復數字的表達，先采用“單位與阿拉伯數字”，后用英文重復表述。如：US＄4800（Say U.S.Dollar Four Thousand

Eight Hundred only）。

（四）使用外來詞

商務合同英語中使用的商務類專業術語有不少源于拉丁語或法語，有些則是由其詞根派生或合成，許多術語都有相同的前綴或后綴。它們的意義比較穩定，利于精確地表達概念，例如：ad valorem duty（拉丁語）從價（關）稅，bona fide holder（拉丁語）匯票的善意持票人，ex dividend/ex coupon除股息/除息票等。這一類詞匯的引用在實際中較少。

（五）Shall的使用

Shall在商務合同中不僅僅指“將來時”，而表示法律上“應當承擔的責任和義務”，它帶有很強的指令性和強制性，已成漢語為“應該、應當、必須”。在合同中幾乎每一個條款都有此詞。例如：The property in the goods shall pass on delivery.貨物的財產權應以交貨為轉移。The Seller guarantees that the goods shall be in accordance with the Seller’s specifications.賣方保證貨物品質規格要符合賣方的規格說明。由此可見，shall常常用于單、復數各名稱，指法律上強制執行的責任和義務，其使用充分體現了合同的法律效力。

三、句法特征（syntax features）

（1）多用完整句、長句

合同規定締約雙方的權利和義務，具有法律效力。為防止任何歧義和日后糾紛，合同意思要完整，結構要嚴謹，因此合同文書中一般采用的是主語、謂語都具備的完整句，而不用省略句或單部句。而完整句中往往含有多重限制、修飾成分和多種復合句或并列句，因此句子結構變得復雜而冗長。合同中大部分句子都是復合長句，一般超過英文語體的句平均長度(17詞)，有時，一個句子就構成一個段落。

（2）用陳述句

合同是在多輪談判達成一致協議后才簽訂的法律文件，其中明確規定簽約雙方的權利和義務，而不是提出問題或進行磋商，因而合同英語的基本句式是陳述結構，而沒有疑問句和感嘆句，也沒有使用一般的修辭手法。如以上所有例句。如：The Buyer agrees to buy and the Seller agree to sell the under-mentioned goods on terms and conditions stipulated below.(3)常用現在時和被動語態

因為合同是具有法律效力的文書，合同條款中規定的是雙方的權利和義務，這些權利和義務具有一定的通用性大多成為相關方面的國際慣例。因此，合同語句經常采用現在時。當不強調動作執行者，或出于體諒和禮貌時常采用被動語態，包括用在shall和must等情態動詞之后的被動語態。例如：This contract is made by and between the Buyers and the Sellers.四、語篇特征

合同語言高度程式化。一般而言，合同都采用從總則到條款的先宏觀后微觀的語篇結構，這有助于為當事人創造理解文本內容的語篇語境。另外，就整體結構形式而言，商務合同英語采用了分條列款的形式，平行性條款結構使用極為頻繁。這種平行結構呈現出各種層次，有單詞或詞組之間的平行性結構，也有從句甚或段落之間的平行性結構，具有層次清晰、前后銜接、相互照應、結構對稱、脈絡分明、節奏明快等特征。例如：

Article 47 Following items shall be covered in the financial accounts books：

1)The amount of overall cash receipts and expense of the joint venture company；

2)All material purchasing and selling of the joint venture company；

3)The registered capital and debts situation of the joint venture company；

綜上所述，英語國際商務合同是正式的法律文件，它在長期的使用中形成了自己獨特的文體特征，主要體現在結構、詞匯、句法上。合同中最重要的是準確、完整、嚴密。為了避免歧義和日后的爭端，合同起草人一定要掌握合同的文體特征，在起草書寫時要細細推敲，確保合同的準確和嚴密，絲毫不能有模棱兩可、含混不清的地方，使雙方都能接受和執行。

第二篇：涉外商務合同的文體特征及其翻譯（最終版）

涉外商務合同的文體特征及其翻譯

班光語欽州學院

［摘要］涉外商務合同因為合同主體或合同內容涉及中國境外，關系復雜，具有與其他合同不一樣的特征，而且，往往牽涉到不同語言之間的語碼轉換問題，給翻譯造成了很大障礙。在涉外合同的翻譯當中，應遵循準確嚴謹和規范通順原則。

［關鍵詞］涉外合同 翻譯 準確嚴謹原則 規范通順原則

商務合同是在經貿活動中當事人就某一具體事務的權利義務協商一致后達成的書面文件。《中華人民共和國合同法》第85 條把合同定義為：“平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議(A contract shall be an agreement whereby the parties establish, change or terminate their civil relationship)”。合同起源于以同待備件接受的贈與。應具備有三個條件：(1)there must be a matching offer and acceptance;(2)the promise must be by deed or supported by valuable consideration;

(3)the parties must have intended to create legal relations.作為一種特殊文體，合同具有以下特征：

一、合同是一種民事法律行為

即當事人之間為實現一定的目的而產生的一定的權利義務關系。而且這種權利義務關系受國家強制力的保護，任何一方不履行合同或不完全履行合同，都要承擔法律責任。合同行為不同于一般的社交行為，它是當事人依法設立、變更、終止一定民事權利義務關系的行為，當事人必須受這種法律關系的約束。

二、合同是合法的法律行為

雙方當事人按照法律規范的要求達成的協議，產生雙方所預期的法律后果，它是一種合法行為，因而為國家所承認和保護。

三、合同是雙方或多方當事人之間的協議

合同必須有兩個或兩個以上的當事人，它以雙方或多方意思表示一致為根本特征，而不是一方當事人的單方法律行為。

四、合同是當事人在平等、自愿的基礎上所進行的民事法律行為

雙方當事人的法律地位一律平等，合同當事人無論是法人還是公民，無論所有制性質不同、規模大小、經濟實力強弱、行政而涉外商務合同就是指具有某種涉及兩國或兩國以上商貿業務的合同。中國的涉外合同包括以下三種情況：

1.合同的主體一方或雙方不具有中國國籍，如中國公司與外國公司訂立的買賣合同，進口外國貨物。

2.合同的客體位于中國境外或者超過中國國境，如中國進出口公司與境內公司簽訂買賣合同，其標的物從中國出口。

3.合同的某種法律事實發生于中國境外，如中國公司與外國企業在國外簽訂合資經營合同。

《中華人民共和國合同法》第126 條規定：涉外合同的當事人可以選擇處理合同爭議所適用的法律，但法律另有規定的除外。涉外合同的當事人沒有選擇的，適用與合同有最密切聯系的國家的法律(The parties to a contract involving foreign interests may choose the proper law applicable to the settlement of contract disputes, unless otherwise stipulated in the laws.In the absence of such a choice by the parties, the law of the country which has the closest connection with the contract shall apply)。

由于涉外商務合同的主體或內容涉及到中國境外，可以選擇適用不同國家的法律規范與仲裁條款，而且，合同對權力和義務的規定直接關系到當事人的經濟利益，締約各方對合同的內容、語言文字的表達，這些都給合同文本的理解及合同當事人雙方的溝通上造成了很大困難。另外，涉外合同文體風格正式嚴謹，造詞準確明晰以及格式化的結構和條理清晰的表達方式的特點，也給翻譯帶來諸多不便。

一般而言，涉外合同的翻譯應遵循準確嚴謹和規范通順原則。一是準確嚴謹(Faithfulness & Accuracy)原則。商務合同的專業性和兼容性越來越強，為了避免產生歧義，涉外商務合同的翻譯必須把“準確嚴謹”作為首要標準。合同文本是合同雙方當事人真實意思表示的文字形式的記錄，因此合同文本的翻譯不同于文學翻譯，一般不講究文采韻味，而要求必須準確嚴謹反映當事人的意思表示。

要想做到譯本準確嚴謹，首先要做到用詞準確(Accuracy)。合同文本中的詞語是合同文本最基本的單位，對某些關鍵詞的疏忽或望文生義，可能會對合同的履行造成重大的法律責任或經濟損失。例如，合同文本中經常出現這樣一個條款“承擔法律和經濟責任”。可能會譯為To bear all legal and economic responsibilities arising therefrom。譯文確實反映了當事人“承擔責任”的意思表示，但不準確。合同中的“承擔責任”是有條件的，即指合同當事人在違約時才承擔的法律后果，而不是無條件的責任。而且，這里的“經濟”指的應是財產償負，economic responsibilities 不準確。這個條款應譯為：To bear all legal and financial responsibilities which may arise。

其次是要保持譯文的完整(Completeness)。例如，“從5月1日起到10 月31 日止這一期間內交貨，但以買方信用證在3月15日前到達賣方不限。”

原譯文：Shipment during the period beginning on May 1 and ending on Oct.31 subject to Buyer's Letter of Credit reaching Seller before Mar.15.以上條款交貨期間包括5 月1 日和10 月31 日這兩天，譯文應加上both date inclusive；買方信用證到達日也包括3月15日這一天，因此介詞on 不能少。譯成 Shipment during the period beginning on May 1 ending on Oct.31, both date inclusive, subject to Buyer's Letter of Credit reaching Seller on and before Mar.15.才算完整。

二是規范通順(Expressiveness & Smoothness)原則。合同文本是一種法律文件，屬于莊嚴性文體，有著自身的格式要求，不同的合同也有各自的行文規范。特別是在國際貿易買

賣中，很多合同是由一個國際組織或外貿商業組織或律師事務所根據買賣合同具有的基本內容而擬定的固定條文，經雙方當事人簽字后就對雙方當事人形成法律約束力，成為有效的合同，這種合同被稱為格式合同或標準合同(Standard Contract)。這種合同在翻譯中有固定的格式及文字表達，就不允許隨意變更。

例，During the period from the date of effectiveness to the termination of the Contract, the two Parties shall hold a meting very year to discuss problems in the execution of the Contract…

原譯：在合同生效之日起到合同終止之日的期間內，雙方每年舉行一次會議，討論合同發行中出現的問題

原文在理解上沒有什么特別困難的地方，譯文意思也算正確，但只對原文逐字逐句翻譯，顯得呆板，應譯為：

本合同有效期間，雙方應每年正式會晤一次，以討論本合同履行期間存在的問題。

涉外商務合同因為合同主體或合同內容涉及中國境外的事實或兩種或兩種以上的語言問題，其句子往往具有周密嚴謹，冗長復雜等特點。靈活掌握各種長句的翻譯技巧可以幫助我們在序言事即高度準確地表達原文所表達的信息，又最大限度地符合譯入語的行文規范，并使其譯文通順流暢在翻譯當中，為避免產生歧義和便于理解與履行，應遵循準確嚴謹和規范通順原則。

第三篇：商務合同英語詞匯特征淺析

商務合同英語詞匯特征淺析

李 華王金一

［摘要］商務合同規定貿易雙方的權利和義務，是具有法律效力的一種契約性文件，對用詞也有嚴格特殊的要求，主要體現在專業正式、準確嚴謹和簡潔明了三個方面。［關鍵詞］商務合同 詞匯 專業 正式 嚴謹

在世界經濟全球化和一體化的今天，國際商務活動日益頻繁。貿易國法人之間為實現一定的經濟利益而簽訂的明確規定了貿易雙方的權利和義務，具有法律效力的文件—國際商務合同的重要性也越來越突出。作為一種契約性文件，商務合同有很強的法律兼容性，對用詞也有嚴格特殊的要求，主要體現在專業正式、準確嚴謹和簡潔明了三個方面。

一、專業正式性

據英國語言學家Leech對英語詞義的分類，專業術語、書面語、古語詞、外來詞都是“具有正式含義風格的詞匯”。

1.專業術語

專業術語是用來確切表達科學概念的詞，要求單義性，排斥多義性和歧義性，不但意義精確，而且具有國際通用性。商務合同英語中商務專業術語和法律專業術語俯拾皆是。

（1)商務專業術語

對外經貿合同中，國際貿易及國際投資領域的專業詞匯經常出現。例如，policy（保險單），negotiable（可轉讓的），liability（責任、義務），right of recourse（追索權），factoring（保理）等。無疑，這些專業術語可避免冗長的解釋，簡化交易過程，提高工作效率。需要注意的是合同英語中有不少普通詞匯用作專業詞匯，對此應從專業角度來明確含義，否則會導致合同意思模糊不清。例如，dirty of Bill of Lading（不結提單）和flat price（統一價格）很容易誤解為“不潔提單”和“平價”。

（2)法律專業術語

作為具有法律效力的契約性文件，合同中也使用了較多的法律專業的術語。法律術語有狹義與廣義之分。狹義的法律術語如action（訴訟），final（終局裁決）等，不以大眾是否理解或接受為轉移，是商務合同語言準確表達的保障，是其獨有的現象。而廣義的法律術語則包括在法律文體中被賦子特定法律意義的常用詞語，這類詞語把握不準確的話很容易導致翻譯和理解當中的模糊性，因此要格外留意。如，“The contract is concluded in case of acceptance of the offer.”很容易譯為“提議一旦接受，合同隨即訂立。” 而實際上，“acceptance”與“offer”是合同法中兩個重要的法律術語，其規范的譯文分別為“承諾”、“要約”，前者是指受要約人對要約內容表同意，而后者則指一方希望與另一方訂立合同。

2.外來詞和古體詞

外來詞主要來自法語和拉丁語，它們比英語詞匯更嚴謹、準確。例如，商務合同中常用的ad valorem duty（拉丁語：從價關稅），bona fide holder（拉丁語：匯票的善意持票人），vis-à-vis（法語：與……相比較）。再如，“理解合同”用“construe a contract”或 “comprehend a contract”而不用“understand a contract”。

盡管古體詞在現代英語中已很少使用，但在商務合同等法律文體中卻大量出現。一方面是因為古體詞莊重、正式而且簡潔；另一方面是因為古體詞較少有聯想意義，語義嚴謹明確。古語詞反映了合同語言的保守傾向和契約性行文正式、嚴肅、古板的文體特征。

合同英語最具特色的古體詞形式當數自由詞素where、here和 there與in、by、with和

after等構成的復合副詞：(1)here +介詞：如，hereto，hereof，herein，hereinafter等。這里here相當于this，指本文獻、合同或有關文件，因此，“hereto”（本合同）相當于 to this，依此類推。(2)there +介詞：這類詞由thereto，thereon，therein，thereof等。其中there相當于that，指句子前面已出現的某個名詞或名詞詞組，因此，“thereto”（根據那一點）即為to that。

(3)where +介詞：whereby，wherein，whereof，whereupon中where相當于which或者what，“whereof”（關于它）也就是of which。如，payment in respect thereof（關于此項的付款）。

3.復雜介詞短語

商務合同英語正式性還體現在傾向使用較復雜的介詞短語來代替非正式語體中常見的簡單介詞與連詞。例如，用with regard to和prior to分別代替about和before。

二、準確嚴謹性

1．情態動詞

合同英語中詞義的確定性在情態動詞“shall”、“will”、“may”和“should”的使用中體現得尤為明顯。情態動詞的準確使用旨在明確約定當事人的權利（可以做），義務（應當做），強制性義務（必須做）和禁止性義務（不得做）。

shall在商務合同英語中使用率最高，含有“本條款具有法律規定的指令性和強制性”之意，其含義相當于“must”但合同中不能使用“must”。如，“The seller shall present the following shipping documents to the bank for negotiation of L/ C”中的“shall”表明“賣方在向銀行議付信用證時，必須履行遞交所要求的裝運單據這一法律義務，而且應做到單據相符、單單相符，否則銀行即可拒付” 可見shall的這一較古老或者較正式的用法充分體現了合同條款內含的法律的威嚴性和約束性。

“will”則只表示對合同一方的某種建議或合同雙方之外第三方的行為的說明，不構成法律約束。

“should” 意為“應該”，帶有主觀意思，表示“這樣做最好”。若用于條件句中，則表示較低的可能性。

“may”表示“可以”、“可能”。這兩個意思在日常用語中都可用“can”來表達，但是在合同中幾乎只用“may”而不用“can”，因為前者比后者語氣更正式。

綜上所述，合同中，各情態動詞意義界限非常明確，體現了合同語言的嚴謹性。同時，也提醒我們情態動詞的選用要非常慎重，混用可能會造成糾紛和損失。

2.意義明晰詞

合同撰寫者往往選擇詞義范圍較小，語義較為明確的詞。常見的程度或頻率副詞 often、always和very因其表意不確切在合同英語中幾乎不用。甚至連定冠詞the也常常被限定范圍較小的such所代替。例如，such independent inspector指代最近提到的獨立檢驗人。如果改用the，則語義就沒有這么明確，因為such只指“這種”，而the既可以指“這”又可以指“那”。表意明確的介詞短語也被頻繁使用。例如，裝船條款對時間的要求十分嚴格，因此，措詞要力求嚴密、無懈可擊—“Shipment: To be shipped on or before Feb.28，1998.”（裝船：1998年2月28日前（含28日）裝船）。反之，在理解這些措辭時也要處處留神，避免漏洞。如，“The balance shall be settled upon the arrival of the goods at the port of destination.”（余款應在貨物到達目的港后即行支付）。此處upon一詞含有“后一個動作將在前一個動作之后隨即或馬上發生之意”，若理解為“余款在貨物到達目的港后結算”則極有可能引起爭端。

此外，為了保持措辭的確鑿性商務合同英語寧可采用重復關鍵詞的乎段來確切地說明是“什么”或者“誰”，而不使用所指、替代與省略等容易產生歧義的銜接手段。而且，這些詞語均是同一形式的重復，而不是同義詞的重復，因為從嚴格意義上來說，語言中沒有真正的同義詞，同義詞在外延、內涵以及感情色彩等方面存在差異，尤其在涉外合同中，同義詞之間

還會存在不同的文化背景的差異。

3.近義詞或相關詞并列

在商務合同英語中有詞匯并列使用的現象(juxtaposition)，即同(近)義詞或相關詞往往由and或or:連接并列使用。這種詞匯并列具有以下作用：

（1)確定惟一詞義，避免歧義

有些同義詞并列使用是為了突出彼此的共同義項，這些詞可歸類為“求同型近義詞”，其目的是為了限定其惟一詞義，排除由于詞匯多義可能產生的歧義，避免對合同的曲解。例如，null and void（無效）。

（2)詞義(色彩)互補，增強嚴密性

多數近義詞并列使用是為了強調它們之間意義的差別，為“求異型近義詞”，其目的是使原文意思更加完整、準確。例如，“by and between the buyers and the sellers”若單獨使用by，則僅表明合同是由誰達成的，單用between也只對合同簽約當事人的范圍進行了限定，而并列結構by and between的含義則比單獨使用的by或between更加明確完整，表明參與合同談判全過程并最終簽約的都是the Buyers and the Sellers并無其他當事人。類似的還有terms and conditions、injury or damage、neglect or omit。

上述并列同義詞只有細微的差別，在日常生活中，人們往往忽略不計，但合同的準確嚴謹性決定了合同中不允許出現哪怕是最細小的失誤或是遺漏。

不難看出，這種詞語并列的用法是商務合同英語準確嚴謹性的又一體現，反映了商務合同英語對詞義準確、文意確切的刻意追求，可以有效地避免訴訟時雙方律師利用詞義差別而產生糾纏。

三、簡潔明了性

英文中的縮略詞形式繁多，如截短詞（clipped word）、首字母縮略詞（initiating）、首字母拼音詞（acronym）及拼綴詞（blend）等。縮略詞（主要為首字母縮略詞和截短詞）以其規范、簡明、省時的特點而被廣泛運用在商務合同中：價格、支付及保險方式、貨幣、度量衡、常見的重要機構或組織、公司和國家等多以縮略詞形式出現。例如，T/T（Telegraphic Transfer電匯）、FOB（Free on Board船上交貨）、WA（With Average水漬險）、CTN（carton或container）、T（ton）、ICC（International Chamber of Commerce國際商會）等。

這些用語的解釋在國際上己形成慣例，所以其意義單一，含義準確，適用于商務合同這一特定文體。因此，熟知縮略詞全稱，領會其含義，也就成為起草、翻譯經貿合同所應具備的基本條件。

綜上所述，商務合同英語具有鮮明的詞匯特征，熟悉這些特征可以幫助廣大經貿工作者準確有效的閱讀理解、翻譯和起草合同，避免不必要的糾紛與爭端，從而促進我國國際貿易的交流與合作。

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第四篇：英語商務信函的語言特征及其文體特點剖析

[摘要] 英語商務信函作為一種體裁, 屬于邊緣文體, 同時具有書面語和口語的文體特征。本文旨在從語言的角度, 商務英語論文題目在例證的支持下, 就該體裁的文體特征和語言特征進行討論。

[關鍵詞] 商務信函;文體特征;語言特征

一、商務信函的概念和特點

商務信函(以下簡稱商函)是企業用于聯系業務、商洽交易事項的信函, 適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題, 請求批準和答復審批事項。從商函往來企業之間沒有隸屬關系, 其性質是相互商洽相互詢問和答復這兩個方面看, 商函和函有一致性。但商函和函的使用主題不同。商函的使用主體是企業或企業的代表人;函的使用主體是國家機關、社會團體、企事業單位。從制作上講, 函要執行國家技術監督局發布的《國家行政機關公文格 式 》(GB/T9704-1999)和 《 發 文 稿 紙 格 式 》(GB8026-1989)的規定;商函沒有嚴格的規定, 按照慣例來制作。從文書內容上講, 函比較寬泛, 商函則僅限于交易磋商。商函與私人信函的區別非常明顯。私人信函是個人使用, 內容是私人事務。商函和公關文書中的感謝信、慰問信等專用書信也不同。企業也使用這些書信, 但所針對的事項和所要達到的目的都和商函不一樣。商函和國家機關、企事業單位、社會團體使用的便函也不同。企業也使用便函。便函也和商函一樣沒有固定的體式, 但便函的內容和函一樣比較寬泛。

商函有這樣幾個較為明顯的特點:

1、內容單一。商函以商品交易為目的, 以交易磋商為內容。這不適用與商品交易無關的事情。同時, 商函內容單一還體現了在一文一事上, 即一份商函只涉及某一項交易, 而不同時涉及幾項交易。

2、結構簡單。商函因內容單一, 段落較少, 篇幅也較短, 整體結構比較簡單, 所以看上去一目了然。這種簡單明了的結構, 體現了商函完全服務于交易的實用功能, 便于對方閱讀和把握。

3、語言簡練。商函以說明為主, 或介紹業務范圍, 或報知商品品種與價格, 或提出購買品種與數量,或要求支付貨款, 或通知貨物發運和到達的日期, 直截了當, 言簡意明。

二、英語商函的種類及范例

英語商函基本上可以分為交易磋商函和爭議索賠函兩大類。交易磋商是交易雙方就買賣某種商品及交易條件如品質、規格、數量、包裝、價格、支付方式、交貨、提貨等進行協商, 若協商一致則達成協議的過程。交易磋商有口頭磋商和書面磋商兩種。書面磋商包括通過信函磋商和通過電報、電傳磋商等方式。交易磋商過程中形成的信函即交易磋商函(范例 1 及范例 2)。當然, 隨著科技的發展, 通訊技術日益發達, 電報、電傳等傳統方式已淡出人們的視野。傳真、電子郵件的應用變得十分普遍。本文中的信函概念,便排除了電報、電傳這兩種傳統的交流方式。

在履行合同過程中, 只要買賣雙方中的任何一方認為另一方沒有履行或沒有全部履行合同所規定的義務, 如拖延交貨, 交貨數量、品質、包裝與規定不符, 不按規定支付貨款, 無理拒收貨物等, 均會引起交易糾紛, 發生爭議。爭議發生后, 受損方可向違約方提出索賠要求, 而違約方則需要就受損方的索賠要求做出答復或受理受損方的索賠要求。爭議發生過程中或爭議發生后索賠理賠過程中使用的函即爭議索賠函(范例 3)范例 1:

Dear Sirs,In reply to your esteemd letters of Feb.13, we are now sending you our latest price list, together with our illustrated catalogue.In the above-mentioned list, you can see we have bid you the lowest prices and offered our best goods.We believe that will make you give us your valued orders.We are waiting for your immediate reply.Yours faithfully

范例 2:

Dear Mr.Johnson,We are really grateful on receiving your letter of Nov.3 in which you showed great interest in our products.Actually, we have an agncy in Shanghai , China , through which we sell our products in China.Therefore, we have passed your letter on to them, adking them to consider it soon.You will surely receive their letter.Thank you very much for your interest in our products.Hope that can satisfy you.Yours sincerely

范例 3:

Dear Mr Douglass,We refer to your previous letter sent on Feb.28, 2000 in which you were asked to clear the balance of $600 000 which had been outstanding since January.As you have not replied to the letter, you leave little choice for us but to place the matter in the hands of solicitors, However, we are reluctant to do this and are offering you further month to settle the account.Yours sincerely

三、英語商務信函的文體特征

英語商務信函有其獨特的文體(style)和格式(format).一般來說, 英語商務信函應做到:

(一)清晰(clarity)

清晰就是指寫信者將所需傳遞的信息表達清楚, 以免對方產生誤解。下面一例就句義含糊, 容易使人產生誤解:Mr.S mith wrote to Mr.wang that he had received his order.商函的這一文體特點要求我們要特別注意:

1.縮寫: 除了少數國際商業界確認的縮寫, 如: CIF(到岸價), FOB(離岸價)外, 應盡量避免使用縮寫, 尤其是機構或組織名稱, 量好寫出它的全部字母。

2.數字: 不同的國家的人對某些數字的表達方式也不一樣, 例如: 英國人和美國人對“billion”和“million”的理解就不一樣。又如 4.255, 法國人喜歡寫成 4 255(英國人會以為是四千二百五十五), 所以最安全的辦法是數字和文字同時使用。例如:￡10 575.90(ten thousand five hundred and seventy-five pounds, ninety pence)

3.介詞: 數字如果要用介詞則須十分小心。下列三個例句中, 因為介詞不同, 句子表達的意思不同。The price had increased to＄20.價格提高到 20 美元。

The price had increased by＄20.價格提高了 20 美元。

The price had increased from ＄20.價格從 20 美元提高。

(二)簡潔(conciseness)

商函要盡可能簡潔明了, 采用通俗易懂的語言和簡明扼要的格式, 避免使用陳舊的套話(cilcheˊ)和沒什么實際意義的詞語。簡而短的詞通常是最好的詞, 贅言繁語打印閱讀起來, 既費時又費力, 不符合商函明確直接的特點,也不受現代人歡迎。同時還要注意句子的長度(length of sentences).據統計(Leech and Short, 1981),英語句子的平均長度為 17.8 個詞, 也就是說每個句子平均由 17.8 個詞構成。

在所有 13 個句子中, 有 7 個句子平均用詞低于 16個。可以看出, 英語商函應行文流暢, 言簡意賅, 避免冗長,用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息。正確的分段也是商函簡潔的一種途徑。一事一段這一規則能夠使信函更清晰, 閱讀更方便, 看起來也較簡潔、整齊。

(三)禮貌(corrtesy)

收信交往, 需以禮待人。雖然商函要求簡潔明了, 開門見山, 但也要保持禮節。不論寫何種信函都要寫得客氣而有分寸。復信要及時要體貼, 設身處地想到對方, 尊重對方的風俗習慣。當然, 這些并不意味著低三下

四。要做到不卑不亢。例如: 1)Thank you for your letter of March 3, 2005.2)Please feel free to let us know if you need more information.(四)準確(Accuracy)

一封信能反映出公司的面貌。所以在寫商務信函時,除了內容要明白無誤外, 還要注意準確性。

1.注意正確書寫收信人的職稱、姓名和地址(title,name and address)。地址寫錯, 信件不能及時到達收信人手里, 會給雙方都帶來很大不便, 而且還給對方造成你工作疏忽大意的印象。同樣將收信人的職稱或姓名寫錯也是很不禮貌的, 也會給對方留下不良印象, 所以要格外小心。你不知道對方的性別, 最好寫: Dear Sir or Madam.如果你知道對方的性別和姓名, 則最好寫 Dear Mr.XX 或 Dear Mrs.XX.如果是給對方回信, 最好寫清楚你指的是哪 一天的來信。例如: With reference to your letter of April 6,2000.2.注明隨信附件(Enclosure)。

如果你隨信寄去附件的話, 一般宜在信中說明。例如: Enclosed please find這時千萬別忘了附寄你信中提及的附件, 而且注意不要搞錯。

四、英語商務信函的語言特征

(一)詞匯特點

1.常用詞語。英語商函可能因商品、標題而異, 但作為一種文體, 在用詞方面逐漸形成了固定的格局和常用的詞匯。一些普通的英語單詞, 在外貿中可能被賦予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在狀況咨詢信函(status enquiries)中就可能是“絕密”的意思, 相應的我們就有了 confidentially(絕密地)一詞。Average(平均數;普通的)在保險中則為“海損”的意思。其他的詞, 比如表示度量衡的詞metric ton(公噸)long ton(長噸);表示包裝容器的 carton(箱), wooden case(木箱)container(集裝箱)等, 都是外貿業務中常見的詞匯。它們的特殊意義會給初學者造成理解、記憶上的困難, 尤其是一些外貿術語, 像 accepting bank(承兌行), confirming band(保兌行), insurance policy(保險單), bill of lading(提單)等, 更需要學習者勤于思考, 不斷積累。

2.大詞固定性及動詞的簡單化趨勢。

英語詞匯主要包括兩類: 拉丁語系詞(latinate words)和安格魯?薩克遜詞(Anglo-Saxon words)。拉丁詞源詞匯源于拉丁美洲, 希臘,法國, 包括拉丁語, 希臘語, 法語的一些詞匯。它們經常應用于科教, 宗教, 官方語言, 也就是說它們頻繁地出現在正式文體中。拉丁詞源的詞匯能達到一種冷靜莊重的效果。相反, 安格魯?薩克遜詞是英語國家人們的基本詞匯。由于他們從小就耳濡目染, 這些詞經常出現在非正式文體中。據統計, 大約是 70%-90%的安格魯?薩克遜詞在正式文體中常被拉丁語系詞所取代, 如 replace 代替 put back, surrender 代替 give up , 所以在一定程度上拉丁語系詞出現的百分比成為該文(text)正式性程度的標志。

但是, 由于很多的拉丁語系詞已成為英語國家人們的基本詞匯, 如 school, pen, money 等, 它們已經不能成為正式文體的標志了。所以, 更為可靠的是看多音節的拉丁語系詞在文中出現的頻率。這些多音節詞通常為有三個或三個以上音節的詞, 即所謂的“大詞”。由于這種詞所具有的冷靜客觀邏輯性強的色彩, 使其運用有益作者可靠性的樹立。通過這種詞, 作者對所談話題和對收信人的認真程度也能很容易地體現出來。在建立貿易往來的信函中經常使用 opportunity, establishment, advantage, appreciate, catalogue

materialize 等大詞: 詢盤、報盤時使用 competitive, confidence。Satisfactory, available, immediately 等, 也都是商函中常用的大詞。

另外, 英語商函的另一個詞匯特色也值得探討, 即動詞的簡單化趨勢, 尤其是限定動詞。在英語句子中, 最普遍的句法順序是 S(subject, 主語)+V(verb, 動詞)+X(object, complement and/or adverbial 賓語, 補足語, 狀語)。在英語商函中, 簡潔的限定動詞, 如 be, have, think, make, ask, believe, trust 等, 能夠淡化讀者對主語(S)和動詞(V)所包含信息的注意力, 從而將注意力集中到 X 部分, 因為句子所要表達的新的和重要的信息通常放在 X 部分。例如;(1)We find both quality and prices satisfactory.(2)We trust you will understand that it is impossible for us to meet your wishes in this case.短語常見于口語表達中, 在英語商函中也呈簡單化趨勢。無論是短語動詞、介詞短語、名詞短語, 在英語商函中都應以簡單易懂為準則。交易不能接受: The deal is no acceptable.如用 The deal isn't on.則生澀難懂。I don, t understand you.與 I, m not with you.比較,后者顯得漫不經心,太口語化。我們也不能把有財政困難的公司描述成 be on the rocks。以簡易為準則, 短語表達從數量上看呈下降趨勢, 抑或是已簡單化了。請參看下面幾例:

(二)語法特點

(1)with regard to about 關于

(2)in order to to 為了

(3)prior to before 在 之前

(4)the month of March for March 三月

1.多用簡單短句。

商函文體特點要求信件必須用盡可能少的語言有效地傳達信息。實現這樣目的, 它的語言必須簡練, 因此簡單句出現的較多。尤其是范例 2.總共 6句 72 個詞,平均句長僅為 12 個詞, 大大低于通常的書面語。當然, 簡單句不一定必須要“簡”。如果它的大多數的短語成分都很復雜的話, 它也相應地復雜起來。比如, 在范例 3 中, We refer to your previous letter sent on Feb.28, 2000 in which you were asked to clear the balance of$600 000 which had been outstanding since January.此句為復雜的簡單句, 定語從句成分復雜。

但也不難看出, 在使用了較長的句子進行說理或表事之后, 后面的句子句長往往會下降, 甚至是驟降。因為短句節奏急促跳躍, 更容易被人記住和激發讀者的情緒。例 2 告訴對方能向訂貨商所在國的代理商訂購, 不可以直接向總公司訂貨, 例 3 中要求付款這些最重要的信息都放在短句之中。

2.代詞模式。

英語商函的另一個特點就是“個人參與”(personal participation),也就是說有意要說一些“你們如何如何”“我們如何如何”之類的話。所以要有個參與,是為了使人感 到一種親切感 , 不至于顯得冷冰冰地無視讀 者。我 們 在 英 語 商 函 寫 作 中 , 通 常 會 采 取 所 謂 的“You-attitude”(對方態度)。主語的選擇通常為 you , 幾乎不使用 “I-attitude”(我方態度)。使用我方態度時也應用we-attitude,即“I”的復數形式。本文的三個范例較好地顯示出了這一特點。除了人稱代詞, 物主代詞的使用也較為頻繁。參看例句:

(1)Your letter ofJuly23, 2000 arrived this morning.(2)Thank you for our immediate reply.3.前置修飾加重。

在有限的篇幅中, 濃縮較大的信息量的方法之一是加重名詞修飾語的分量。這是英語商函的另一個鮮明的句法特點。尤其是在貨物描述、包裝、保險和付款方式方面, 商函語言給人以這樣一種印象, 仿佛每遇名詞出現必然帶有前置修飾語。例如: Out usual terms of payment are by confirmed and irrevocable letter of credit.類似的例子還有: Our petal-drop is a special blend of mild soap less oils , delicately perfumed herbal essences and the gentlest of toning agents-all combined with loving care to give that oh-so-good-to-be-alive feeling.前置修飾語的濃縮和引長是當代英語變化的一個傾向, 尤見與報紙期刊。運用于英語商函中, 它能夠擴大語句的信息容量。同時, 前置修飾語的選擇和提煉也是商函語言的追求實效和流暢的一個重要體現。

(4)現在時最普通。從時態說, 英語商函通常使用現在時, 過去的時態用得很少。本文中的三個范例中, 所有主句都沒有使用過去時態。有四處使用現在完成時, 所強調的也是目前的狀態。現在進行時的使用有兩處, 其余大多為一般現在時。一般現在時的廣泛應用使信函內容帶上了客觀、有力的意味, 這也正是我們寫信人所要追求的效果。

請現觀察下例:

We appreciate your cooperation and trust that the shipment will turn out to your entire satisfaction情態動詞的過去時在英語商函中使用只是其原形的婉轉禮貌用法, 并不表示過去時間:

We would like to draw your attention to the fact that the stipuations in the relative credit should strictly conform to the terms in our sales confirmation.(5)其他常用結構

① 介詞詞組。介詞詞組出現頻率高也是英語商函的一個句法特點。其作用在于準確而簡練地反映各事物之間的時間、空間、隸屬、依附、因果等邏輯關系。

After examination, We find the shipment of high standard and are satisfied with the quality supplied by you.Our offer is firm for 5 days and we expect to hear from you by the end of this month.We have pleasure in sending you sales contract No.123 in duplicate for 400,000 metric tons of soybean, one copy of which please sign and return to us for our file.以上三例使用了大量的介詞短語。記住其搭配, 理清介詞短語之間的關系, 這是我們學習英語商函寫作的一

個要點。

②被動式。有時為了避免使用過多的人稱代詞做主語, 也為了做出客觀的表述, 英語商函也會使用被動語態。被動語態比主動結構更加經濟、緊湊。Payment is to be made against sight draft drawn under a confirmed, irrevocable letter of credit.③非謂語動詞。在英語商函中, 定語從句和狀語從句使用尤多。但是為了達到表達精練、結構緊湊的目的, 英語商函英語在可能的情況下總是將定語從句壓縮成由分詞短語或不定式短語構成的后置定語, 將狀語從句壓縮成有從屬連詞短誤或形容詞短語構成的狀語。

We have received your order, asking us for 3,000 metric tons of groundnuts.For the goods ordered we require payment to be made by letter of credit.As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the prices stated in your letter.Further details, if required, will be gladly furnished.五、小結

商函作為一種體裁, 具有某些固定文體特征和語言特證。在文體風格方面, 商函首先必須簡潔、明了、禮貌、準確。在此基礎上, 運用自己的詞匯和語法手段使得表達生動有力, 在有限的篇幅內達到言簡意賅的效果。商函作為信息的使者、感情的紐帶、友誼的橋梁, 在對外貿易中有著不可忽視的作用。一封得體的商函, 不僅可以傳遞信息, 有助于貿易雙方的交流, 增進了解和加深友誼, 還有助于人們開展社會交際、節省時間, 減少麻煩與不便。隨著我國對外貿易的進一步發展與擴大, 商函的適用范圍越來越廣, 這不光要求我們掌握商函的文體、語言特征、格式和行文準則, 還要求我們勇于實踐并根據具體情況靈活運用。

參考文獻:

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第五篇：商務剪彩儀式特征

剪彩儀式，嚴格地講，指的是商界的有關單位，為了慶賀公司的設立、企業的開工、賓館的落成、商店的開張、銀行的開業、大型建筑物的啟用、道路或航線的開通、展銷會或展覽會的開幕等等，而隆重舉行的一項禮儀性程序。因其主要活動內容，是約請專人使用剪刀剪斷被稱之為“彩”的紅色鍛帶上，故此被人們稱為剪彩。在一般情況下，在各式各樣的開業儀式上，剪彩都是一項極其重要的、不可或缺的程序。盡管它往往也可以被單獨地分離出來，獨立成項，但是在更多的時候，它是附屬于開業儀式的。這是剪彩儀式的重要特征之一。剪彩儀式上有眾多的慣例、規則必須遵守，其具體的程序亦有一定的要求。剪彩的禮儀，就是對此所進行的基本規范。目前，雖有不少人對剪彩提出非議，認為它乃是“勞民傷財”的“多此一舉”，而剪彩自身在內容、形式、步驟等方面也在不斷地日趨簡化，并逐漸地得以革新，但是在實際的商務活動之中，絕大多數商界人士卻依舊堅持認為，剪彩是不宜被取消，不能被替代的。具體而立，剪彩一直長盛不衰，并且仍然被業內人士所看好，主要是基于如下三個方面的原因。第一，剪彩活動熱熱鬧鬧，轟轟烈烈，既能給主人帶來喜悅，又能令人產生吉祥如意之感。第二，剪彩不僅是對主人既往成績的肯定和慶賀，而且也可以對其進行鞭策與激勵，促使其再接再勵，繼續進取。第三，剪彩可借自己的活動良機，向社會各界通報自己的“問世”，以吸引各界人士對自己關注。在上述三條原因之中，最后一條至關重要。正因為如此，商界人士才可以理直氣壯地向外界解釋說：規模適度的剪彩，其實是一種業務宣傳活動，而并非只是鋪張浪費，毫無任何收益。在剪彩活動中，量力而行地進行適當地投入，絕對是得大于失的。來源：中華禮儀網