第一篇：教學秘書復習資料

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作。教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞，進而影響高校的根本任務——人才培養。教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執行者，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用，它是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。

一、教學秘書的工作職責有哪些？

1．上令下達，下情上報，要客觀公正，及時準確

教學秘書要將學校、教務處等上級教學管理部門的各項規章制度以及相關規定，原原本本地傳達給學院各教研室、各位教師以及全院學生，使教學工作井然有序。比如，學校教學任務落實，學校調、停課的通知，學校教學檢查的通知，學生選課通知，英語四、六級考試通知，補考、重新學習考試通知，期中、期末考試安排等。同時也要及時的將學生反映的情況上報給老師、領導等。比如，教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見等，教學秘書都要負責將這些信息加以收集、整理，按程序上報給學校、教務處或學院的相關領導，以備各級領導采取有效的措施和相應的對策，解決實際問題。

2．配合主管領導處理日常工作，使教學、管理合理運作 每學期開學初，教學秘書要協助學院領導檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況，每學期期中要協助學院領導進行期中教學檢查、調研，如每門課程是否按授課計劃進行講授、學生對教學方方面面的意見，再寫出詳細的期中檢查報告送教務處。這些工作教學秘書是具體的執行者，實踐著領導的決策，責任可謂重大。3．日常教學管理

包括三個方面，教師方面的管理，如專業教學計劃；教學、實驗大綱；專業教學計劃調整；教學任務安排；教師課表；教學日歷；調、停課；考試、考查安排；教師各學期考試試卷收集；教師工作量統計；教師課堂教學質量評估；教師教學獎申報與審批；教師獲取獎勵與處分的材料等。學生方面的管理如專業分流；新生名單；注冊；選課組織；教材征訂；學生課程表；學生各學期考試試卷整理、歸檔；補考、重修考試；學生四、六級考試；計算機等其他考試；學生期末成績；學籍異動材料；學籍處理統計；學籍檔案；學生獲獎材料；學生處分材料；畢業生資格審查；畢業生電子學籍；畢業論文整理、歸檔；畢業重修統計；畢業重修試卷；畢業生質量調查；畢業生證書發放；實習教育；學生座談會記錄等。其他方面還有品牌、特色專業建設；精品課程建設；教學、實驗改革項目；教學成果獎申報與審批；教學評估；教改、教學會議記錄；期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教學通知下達及歸檔；教學情況通報；教務系統；各類表格等。4．各種檔案材料管理

檔案資料主要有四類。第一，教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息，可為學院領導搞好教學管理提供基本依據，保證教學管理順利進行。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等，為學院領導提供日常教學信息，便于安排聽課等教學檢查督導活動。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供學生的全部資料，以使教師在教學中全面地掌握學生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業實習材料、畢業論文，等等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

二、教學秘書的特點有哪些？ 1．奉獻與服務性

教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，這是教學秘書一切工作的出發點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學歷、地域等均有所不同，面對性格迥異、受教育程度、生活環境不同的教師和學生，使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。2．綜合性

教學秘書的工作涉及本院的全部教學工作，既要協助領導管理教學，又要處理教學方面的具體事務，協調方方面面的關系，還要完成教務處和領導臨時交辦的工作，因此教學秘書工作實質上是綜合性的復雜工作。

3．時效性和繁雜性

教學秘書工作的時效性主要表現在所有的教學準備工作必須在教學活動實施前準備就緒，講究效率，不做無效勞動，不做重復工作，爭取教學資源的有效配置和教學效應的最佳發揮。教學秘書工作的繁雜性主要表現在工作重、責任大。工作的內容范圍幾乎涉及到學院教學管理工作的各個方面，既繁又雜，許多工作都牽涉到具體的人或物，涉及教師和學生的切身利益。4．靈活性

教學秘書主要協助院領導管理全院教學工作，院領導是決策人，而教學秘書是決策執行者。作為院領導，在管理上不可能面面俱到，那么，教學秘書在執行決策以及處理一些突發性、偶發性事件時，根據當時的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理。如臨時調課、停課等。當然，這種靈活性是在原則性基礎上的。秘書工作的靈活性還表現在處理師生關系上，要使全院成為一個堅強的整體，擰成一股繩，不僅要靠領導的力量，還有賴于教學秘書善于協調各種關系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍。

三、教學秘書必須具備哪些意識？

在現代教學管理中，教學秘書必須具備法律意識、責任意識、學習意識、、服務意識和質量意識。法律意識

教學秘書在教學管理過程中承擔著起草相關文件和方案的任務，因而必須具有鮮明的法律意識，用以指導自己的教學活動和約束自己的社會行為，要把強化法規觀念的學習，變成工作渴求和自覺行動。教學秘書處于教學管理的重要位置，能接觸到重要的管理文件，掌握許多教師和學生的個人信息，若信息利用不當，就會給工作帶來損失，也會產生法律糾紛。學習意識

現在是知識經濟時代，作為一名高校教學秘書，應強化學習意識，養成不斷學習的習慣，這樣才能使自身的綜合素質得到不斷提高，才能真正勝任教學秘書工作。教學秘書應該系統的學習各種有關高等教育管理知識，如教育管理學、教育心理學、教育哲學、高等教育學等等，加強理論研究和創新能力，提高文化素質和業務素質，使個人素質顯著提高。定期或不定期參加有關教學管理方面的培訓班或研討會，學習、交流教學管理工作的經驗，取長補短，以不斷提高業務水平。責任意識

哲學家愛默生說：“責任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置。”教學秘書的工作要常和老師、學生打交道，很多工作都牽扯到學生的切身利益。因此要把崗位作為自己追求的事業，事事高度負責，一絲不茍，努力做到“干一行，愛一行，精一行”。如果沒有責任意識，就會影響到工作效率和工作質量。教學秘書對課程的安排、考試的安排等都關聯到正常的教學秩序，如果做不好，將會造成嚴重的教學事故。因此，教學秘書必須樹立較強的責任意識。服務意識

教學秘書是協調者與溝通者，作為學校教務處和院（系）主管領導、教師及學生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關系的作用。教學秘書所承擔的每一項具體工作，都是為分管領導服務，為老師服務，為學生服務，也包括間接為機關服務。教學秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去。質量意識

教學質量是學校的生命線，也是教師根本價值的體現，管理質量是保證教學質量的基礎。教學秘書在教學管理中同時扮演著兩種角色：一方面是嚴肅的執法者形象，嚴格執行學校的各項規章制度和實施教學管理措施；另一方面又是熱心的服務生形象，需要解答師生提出的問題，解決他們在教與學中的問題。教學秘書必須同時扮演好這兩種角色，將管理與服務有機地結合起來，實現教學管理職能。

做好高校教學秘書工作

一、要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神 教學秘書的工作主要是服務性工作,很多是瑣碎的, 不僅任務繁重, 而且頭緒多, 牽涉到高校各個部門, 有時任務急, 還得同時完成幾項任務,需要經常加班才能完成。因此, 教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神, 如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神, 是絕對做不好秘書工作的。教學質量是高等學校生存和發展的基礎, 是高校的生命線，為此, 教學秘書更要增強使命感和責任感, 深刻明確肩上的重任, 絕不可放松對教學管理質量的要求, 更要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神, 甘作無名英雄, 兢兢業業地、腳踏實地地努力工作, 在實踐中提高分析問題和解決問題的能力, 不斷提升服務質量。

二、必須加強學習, 不斷提高政治、業務素質

高校教學秘書工作需要具備一定的理論功底, 因此, 必須加強學習。第一, 學習理論, 才有方向。認真學習黨的路線方針政策, 學習黨的“十八大”精神, 認真學習并踐行“三嚴三實”的重要思想, 并自覺運用于實踐, 提高政治理論水平, 自覺運用理論武裝頭腦。第二, 學習業務, 提高水平。學習各項業務知識, 提高處理各方面問題的能力, 才能提高水平。高校教學秘書的工作涉及面廣、綜合性強, 這就要求既當專家, 又當通才。要充分認識到提高業務素質的緊迫感, 學習運用現代化的辦公技術, 使自己的理論水平和業務水平適應不斷變化發展的新形勢, 能夠跟上時代的步伐。在此基礎上, 還要廣開視角, 向群眾學習, 在實踐中打牢理論、業務和文字功底,努力提高自身素質, 迎接時代的挑戰。

三、要有良好的生理、心理素質 21 世紀的競爭, 歸根到底是人才的競爭。心理素質的好壞, 心理承受能力的大小, 對每個人的學習、工作和生活都會產生很大的影響。所以, 作為一名高校的教學秘書, 不僅要有較強的業務工作能力,更應該具有良好的心理素質, 要在繁瑣的日常工作中, 不斷地培養開朗豁達的性格, 時常保持輕松平靜的心態, 遇事不慌、不煩、不怕, 除了心理素質之外, 還有一點非常重要，那就是身體素質。人們常說, 身體是革命的本錢, 有了健康的身體, 才能做一切我們想做的事情。這就要求我們要不斷地堅持鍛煉身體, 保持健康的體魄, 這樣才能更好地完成組織上交給自己的任務。

四、要想很好地駕馭高校教學秘書工作, 還應具備幾種能力(一)具備較強的協調和溝通能力

現代教學管理活動處處離不開有效的協調和必要的溝通。在日常的教學管理中, 經常有不和諧的因素存在, 教學秘書要在協調的基礎上溝通信息, 化解矛盾,融洽關系, 統一認識和行動, 保持良好的教學秩序, 取得較好的教學效果。(二)具備較強的創新能力

創新是一個民族的靈魂, 也是學校的靈魂。創新是學校興旺發達的不竭動力,作為高校的教學秘書, 要緊緊跟上高等教育發展的新形勢, 解放思想, 樹立全新的意識和觀念, 通過學習和研究, 在日常工作中提取出有價值的新思想、新方法, 不斷創新, 與時俱進, 在工作中發揮主動性、積極性和創造性, 具備較強的創新能力,才能適應知識經濟時代的發展需要, 才能推動教學管理工作。(三)具備計算機操作能力和外語溝通能力

計算機操作能力和外語溝通能力是新時期教學秘書應具備的工作技能?，F代教學管理要運用先進的教學管理系統軟件, 計算機字表處理、數據庫、網上辦公等, 目的在于為師生提供快捷優質服務的同時也減輕自身的工作強度, 提高工作效率。中外合作辦學的開展, 對教學秘書的管理技能提出了更高的要求, 越來越多外籍項目負責人和教師對教學的參與, 增加了教學秘書協調溝通的對象, 在教學任務安排和教學事務日常管理上同樣要聯系他們, 同他們解釋有關事宜, 協調有關工作, 如果沒有一定的外語溝通能力, 很難開展管理工作。(四)具備良好的寫作能力和表達能力

教學秘書經常要根據教學中的實際情況撰寫一些教學文書, 如教學通知、教學事務報告、申請、記錄等, 就要有一定的寫作能力;在調整課表、考試管理、預訂教材、處理學籍等工作中需要與工作對象反復磋商, 貫徹領導的教學決策, 傳達師生對教學的建議, 在上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜中, 做到簡明扼要、語言得體、表達清楚, 應有良好的語言表達能力。

(一)堅定的政治方向

教學秘書要認真學習政治理論，并將之運用到實際工作中去，不斷提高自己的思想政治覺悟，堅持貫徹執行黨的教育方針、政策，忠誠黨的教育事業，熱愛本職工作，樹立全心全意為教育事業服務的思想，為高校教學工作開創新局面。正確看待得失，要有無私奉獻精神和高度的責任心和事業心，顧全大局，嚴守教學機密、堅持原則，嚴格按照規章制度辦事。

(二)良好的溝通能力

高校教學秘書應具有運用自己的知識解決工作中出現的各類問題的能力。我個人認為提高溝通的效果應該具有“四心”：虛心、熱心、細心、耐心。虛心就是要主動去聽取領導和各位教師以及其他教學秘書的意見和建議，不懂的問題要多向大家請教。熱心就是要不管工作多么繁雜、多么辛苦，都要積極、主動、熱情的為教師和學生服好務。細心是教學秘書工作不可缺少的，每件工作都要細致地完成，保證不出差錯，保證教學工作順利進行。耐心要求教學秘書要心態平和、不急躁。

(三)扎實的業務技能

教學秘書要熟悉自己的本職工作，明確工作職責，具備良好的溝通協調能力和辦事能力，具有一定的寫作能力和計算機應用能力，工作能耐心、細致、周到，善于在工作中不斷吸取新的知識，了解前沿的教學相關知識和動態，不斷總結、完善工作，不斷提升自己的綜合業務水平，做真正的適應社會需要的管理型人才。

(四)實踐創新的能力

創新是時代的要求，有創新才有發展。信息化時代要求教學秘書要有現代化的管理方法和手段，能迅速、準確地收集信息，處理問題。這就需要教學秘書不斷更新觀念，收集好的經驗和做法，勇于改革創新，為領導提出好的建議，給領導的決策提供科學的依據，使教學管理制度更加合理化、規范化和科學化。

第二篇：秘書史復習資料

秘書史復習資料

1．簡述甲骨文書。

答：甲骨文是刻寫在龜甲或獸骨上的文字。是我國已發現的最早的成熟的古文字。甲骨文書是商王室用甲骨文寫下的，記錄以商王室的各種活動的文書，已初步具備文書的基本要素

2．簡述周代的“史官文化”。

答：先秦的史官作為我國秘書的鼻祖，表現出時代特點，有的特點被日后歷朝的秘書官員發揚光大，成為傳統。概括起來，他們具有以下一些特點：宗教色彩由濃至淡，史官的分工、分層次由淺至深，產生了職業道德，形成了職業個性，文化素質優秀。

春秋初期，情況發生變化，史官地位衰落，新秘書官職出現，大批士加入秘書隊伍。這些都說明，我國秘書工作的初創時期，秘書是統治階級中的一部分優秀分子，表明了秘書工作的重要性和其職業要求的嚴格性。

3．分析“士”擔任秘書的積極意義。

答：（1）春秋戰國時期，大批士加入秘書行列，壯大了秘書隊伍，為原有的秘書隊伍注入了新鮮血液，帶來了新觀念、新思想，提高了秘書工作的質量，開創了秘書工作的新局面。

（2）對社會發展起了促進作用，同時，提高了秘書的地位和聲譽。（3）使古代秘書工作中文書檔案和參謀咨詢業務相對分離為獨立性較強、各由專門秘書承擔的兩大部分，對日后的秘書工作產生了深遠的影響。

4．簡述秦漢中樞秘書機構的確立和演進。答：秦漢中樞機構的演進是從丞相府到尚書臺。秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺為政府的中樞機構，其秘書工作以丞相府為主，御史大夫寺為輔。至漢代先后經歷削弱相府、起用尚書，而后設立尚書臺。尚書臺的設立，標志著新的秘書機構形成，最終尚書臺取代相府，成為皇帝的辦公廳。這標志著從漢武帝開始的將相府的秘書職能轉移至皇宮的任務已經完成。

5．結合尚書臺取代丞相府的過程分析中樞秘書機構變更的主要原因。答：漢代時，丞相的地位有所提高，丞相府也演變成為政權實體，為了鞏固統治，漢武帝開始削弱抑制丞相的職權，并設立尚書臺。丞相府被尚書臺逐步取代的過程，說明封建社會中，皇帝設置秘書機構的目的是集國家大權于一身，保證其實行君主獨裁。一旦該秘書機構職權擴大，威脅到皇權，皇帝就予以抑制、削弱，或直接解散，重新設立一個聽命于他的新的秘書機構。

6．簡述曹操、諸葛亮任用秘書的原則及方法。

1）曹愛才敬才，不計私怨，不拘小節，唯才是舉，廣納天下之士，而且知人善任，根據這些人才的特長，分別將其用為不同類型的秘書。

（2）諸葛亮用人不注重門第資歷，只要有真才實學，德才兼備者，一律任用，任人唯賢。諸葛亮的用人之道別具一格，在任用之前，從七個方面進行考察：一是“問之以是非而觀其志”，二是“窮之以辭辯而觀其變”，三是“咨之以計謀而觀其識”，四是“告之以難而觀其勇”，五是“醉之以酒而觀其性”，六是“臨之以利而觀其廉”，七是“期之以事而觀其信”。諸葛亮除了要求秘書忠于職守以外，還非常注意聽取他們的意見，為此，他專門建立了“參署”制度，讓秘書能充分發表意見，實行“納言之政”。“參署”制度的主要內容有三條，即“違覆”、“直言”、“進人”。

7．簡述“九品中正制”及“寒門掌機要”。

答：（1）魏晉南北朝時期選拔官吏（包括各級秘書官吏）的基本制度是自曹丕起始的九品中正制。所謂“九品中正制”是曹丕稱帝后，根據吏部尚書陳群的建議設立的，即令中央的一些官員兼任其原籍所在州郡的中正，根據“以論人才優劣，非謂世族高卑”的原則，察訪本州郡的人才，列為九等，以備選用。（2）九品中正制設立的原意是為了網羅天下賢士，為國所用。然而，它很快就演變成以門第劃分等級，按等級高低授官的腐敗制度，從中央到地方的高官都由門第顯赫的世族擔任，這些人壟斷各級政權，而出身低微的寒門子弟只能充任僚屬和低級官吏，造成“上品無寒門，下品無世族”的狀況。這一腐敗制度使大量人才受到壓抑、埋沒，沒有機會理政。擔任高官的世族往往自鳴清高，不屑從事具體事務，且常常身兼數職甚至數十職，實際上連一職也不能勝任。所以，這一時期，在公府和地方政府中，主官位尊而大權旁落，秘書位卑而權力膨脹，形成了名實相反的主從關系。造成了“寒門掌機要”的狀況。8.簡牘文書

簡牘文書是刻寫在竹片或木片上的文書，是先秦時期使用最多的文書形式。

9.上書：臣下向天子或國君陳述政見的文書是后代奏、章、表、疏等的前身。上書往往就一件事，運用鋪陳、排比的手法，依據確鑿的歷史事件，縱橫議論，邏輯性很強，富有說服力，而且語言形象、生動，音節鏗鏘有力。其代表作如李斯上秦王的《諫逐客書》

10.奏：臣子向君王進言上書的統稱。臣下評議政事、陳述政見、彈劾官員的文書。

11.章：官員受封贈后向皇帝謝恩的文書

12.表：官員向皇帝陳述事情的上行公文。用處廣泛，凡論陳、勸請、進獻、薦舉、慶賀、請安、訟理、彈劾均可用表。

13.疏（上疏）：官員對政事的建議以及彈劾官員的上行公文，類似表。

課件中的重點：第一章中國秘書工作的起源

1、我國秘書工作的起源：

孕育于部落聯盟的昌盛時期，萌發于夏朝，形成于殷商。

2、秘書工作產生的社會條件：社會組織的領導部門；文字和公務文書。

3.秘書工作產生的社會條件

秘書工作是領導部門的輔助性工作，因此，只有出現了領導部門，才會隨之而產生秘書和秘書工作。

文字是人類文明的標志，是表意的工具，也是書寫文書的先決條件。

文書是人類在社會實踐中形成的材料，它只有在文字出現后才可能產生。

領導部門為了頒布命令、制定規章制度、記錄事件，以便實施管理，需要制作文書，因此產生了公務文書。

公務文書需要有人擬制、處理、傳頒、保管，由此產生了以文書工作為主要業務之一的秘書和秘書工作。4.納言 官

進善旌、華表木（誹謗之木）、敢諫之鼓是我國信訪工作的原始形態和早期表現。

5.《史記·五帝本紀》載：黃帝設史官 6.商朝的史官

（一）史官的分工與名目

就作用而言，貞卜史官、作冊史官偏重于在政務方面為商王服務；

祭祀史官、記事史官則偏重處理事務，而作冊史官和記事史官的職能與現代秘書最為相近。7.史官的來源：貴族（殷商）

8.太史寮：是至今我國歷史上最早誕生的中央秘書機構。這種秘書機構到西周時得到發展，臻于成熟。

9.甲骨文是刻寫在龜甲或獸骨上的文字，是我國已發現的最早的成熟的古文字。

10.卜辭的基本結構： 前辭——某日某人卜問，史官姓名

命辭——卜問何事 占辭——“兆”顯示的答案

驗辭——日后是否應驗

第二章： 兩周的秘書工作

11.史官的特點 12.史官衰落的原因

13.士加入秘書隊伍的歷史背景、特點、意義 14.甲骨文書 簡牘文書 檄文 上書

15.西周時期，中央秘書機構太史寮成形，最早的中央檔案機構——天府設立，兩周時期，是我國秘書工作的初創時期。16.太史寮的“五史”：太史、小史、內史、外史、御史 17.史官的特點

（一）宗教色彩由濃至淡

（二）史官的分工、分層次由淺至深 18.產生了職業道德

“書法”

“秉筆直書”的行為規范和“君舉必書”的行為準則 19.形成了職業個性 ： 剛正不阿、威武不屈 20.文化素質優秀：

學校“六藝”

秘書人員是統治階級中的一部分優秀分子

秘書工作的重要性

職業要求的嚴格性 21.史官衰落的原因

（一）人治觀念繼續增長 春秋五霸、戰國七雄

（二）史官與國君在觀念上發生沖突

“禮樂征伐自諸侯出”、“政出私門”

“君舉必書”

（三）選官制度的變化

商鞅變法后廢除了世卿世祿制 22.士充實秘書隊伍

（一）士加入秘書隊伍的歷史背景

私學的興辦，政治的需要

（二）士擔任秘書工作的特點 1.職能單一：參謀顧問，輔助決策 2.作用大、地位高

3.任期短，流動性大 24.士充實秘書隊伍的意義

1.壯大了秘書隊伍，為原有的秘書隊伍注入了新鮮血液，帶來了新觀念、新思想，提高了秘書工作的質量，開創了秘書工作的新局面。

2.促使文書檔案和參謀咨詢業務相對分離為獨立性較強、各有專業秘書承擔的兩大部分。25.兩周時期的文書表現形式：

甲骨文書、金文文書、簡牘文書、縑帛文書

26.甲骨文書：甲骨文書是迄今發現的最早的官方文書實物，廣泛應用于商朝后期，西周的甲骨文書絕大部分是貞卜文書，后被簡牘文書和金文文書逐漸替代。

27.王命文書（下行文）誓、誥、命、策、典、訓、令、檄文 28.上行文：謨、上書、事書 29.中央檔案機構----天府 的設立

第三章、秦漢的秘書工作

30.秦漢時期是我國秘書工作的確立時期 秦代： 1.在全國范圍內建立起統一的秘書機構 2.建立起全國劃一的各項秘書工作制度

漢代： 秘書工作制度趨于穩定，并確立下來。其基本內容為以后的歷代王朝所仿照、沿襲，被視作基本模式

31.秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺為政府的中樞機構，其秘書工作以丞相府為主，御史大夫寺為輔。

32.尚書臺的設立，標志著新的秘書機構正式形成。

33.尚書臺取代相府所揭示的規律：P81 丞相府被尚書臺逐步取代的過程，說明在封建社會中,皇帝設置秘書機構的目的是集國家大權于一身,保證其實行君主獨裁。一旦此秘書機構職權擴大,威脅到皇權,皇帝就予以抑制,削弱,或直接解散,重新設立一個聽命于他的新的秘書機構。這種現象自西漢武帝開始,在以后兩千多年中反復出現,形成一條規律。我們稱之為“膨脹——回位”現象。它導致封建社會中央秘書機構處于反復建立、興盛、削弱、解體的周期性演變之中,致使秘書官員的職稱處于不斷變更,秘書人員處于不斷的流動中,具有明顯的不穩定性。

34.西漢武帝時，將中央官員劃分為“外朝”和“中朝”兩大體系，中央秘書機構隨之劃分為“皇宮”和“朝廷”兩部分。

35.察舉制：察舉即皇帝詔命大臣，依據標準推薦人才進京，由皇帝提出各種政治問題，考其學識、才能，凡對策（書面考試）、射策（抽簽考試）成績合格者，即分等授官。察舉是漢代選官的主要形式 36.秦朝的“五善”、“五失”考核法 37.漢朝的“常課”和“集簿 38.文書種類：秦代：制、詔

漢代：“一曰策書，二曰制書，三曰詔書，四曰戒書?！?制：皇帝頒布重大政治制度的命令性文書。

詔：又稱“詔書”，是皇帝發布一般性命令、訓示、答復臣下上奏，或皇帝即位、逝世時頒告天下的文書。

39.臣下上呈皇帝的文書有：奏、章、表、疏、議、狀、書 40.文書工作制度

1.避諱制度：是指文書中涉及皇帝名字以及與皇帝名字相同或相近的字時，必須換用其他字來代替。公文避諱制度被封建社會歷代所沿襲。第四章、魏晉南北朝時期的秘書工作

知識點：中央秘書機構初步發展為中書、門下、尚書三個相互監督、相互制約的部門。領導和秘書關系協調發展。

公文寫作開始和其他文體分流，成為一種獨立的應用文體。紙張成為公文擬寫的主要材料，新的公文制度形成。魏晉南北朝時期，是秘書工作大發展的時期 42.中央秘書機構的演進過程： 1.以中書省取代尚書臺。

（一）曹操設立秘書令

（二）曹丕設立中書監、中書令 2.設門下省分散中書省之

3.初步形成了中書、門下、尚書三個相互配合、相互制約的中央機構 43.秘書令、秘書左丞和秘書右丞是中國歷史上首次出現的 名實相副的秘書官職。以秘書令為首的秘書機構也成為我國歷史上首次出現的名實相副的秘書機構。

44.曹丕設立中書監、令： 首開親信幕僚轉化為朝廷秘書首腦的先例。官署稱作中書省，負責起草詔書，掌管章奏、記錄朝廷大事，參與政務。

45.中書、門下、尚書：三省的分工是“中書出令，門下審議，尚書執行。

46.一、曹操招攬人才：《三國志》作者陳壽總結：曹操精于謀略，曹操善于用人。47.諸葛亮與秘書工作

（一）諸葛亮選用秘書的方法：問之以是非而觀其志。窮之以辭辯而觀其變，咨之以計謀而觀其識，告之以難而觀其勇，醉之以酒而觀其性，臨之以利而觀其廉，期之以事而觀其信 48.）諸葛亮對秘書的“參署”制度：違覆、直言、進人 49.、寒門掌機要

50.九品中正制的含義：所謂“九品中正制”，是曹丕稱帝后，根據吏部尚書陳群的建議設立的，即令中央的一些官員兼任其原籍所在州郡的中正，根據“以論人才優劣，非謂世族高卑”的原則，察訪本州郡的人才，列為九等，以備選用

51.中正官根據國家頒布的世、狀、品三個標準（家世、道德、才能）把本地人才評為上上至下下九個品級。

52.寒門掌機要p122：這一時期，在公府和地方政府中，主官位尊而大權旁落，秘書位卑而權力膨脹，形成了名實相反的主從關系。造成了“寒門掌機要”的狀況。

53.曹操公文的寫作特點：

1、以敘事為旨，開門見山，直敘其事；

2、權威嚴肅，指令性強；

3、篇幅簡短；

4、表述明確，指示具體；

5、文辭樸實。

54.改造文章的祖師”（魯迅《魏晉風度及文章與藥及酒之關系》）55.出現了專寫公文的“手筆”。沈詩任筆：沈約為詩賦大家，公文寫作卻不及任昉。其余如陳琳、阮瑀、王粲等。56.劉勰 對公文研究最有貢獻

57.《文心雕龍》論著初步構成了我國古代公文的理論體系。58.文書制作制度：公文用紙制度、連署制度、一文一事制度 59.60.61.62.

第三篇：秘書考證復習資料

病文修改：

■105頁37 下面的公文有8處錯誤，請一一指出

XX市府公文?

(03)x府發2l號

XX市人民政府嚴厲打擊非法出版活動的通知：

當前，我市一些地方非法出版活動十分猖獗，傳播有害書刊音象制品，這類出版物內容腐朽，大量宣傳兇殺、色情和迷信，對群眾特別是青少年的身心健康危害極大，嚴重地影響了社會主義精神文明建設，破壞了社會治安，已成為社會一大公害。對此，各級政府應采取有力措施，嚴厲打擊非法出版活動?，F將有關事項通知如下。

(以下略)

附件：如文

主題詞：出版通知

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍報：(單位略)

送：(單位略)

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍

XX市人民政府辦公廳

二oo三年X月X日

要點：(1)發文機關名稱應為?XX市人民政府?；(2)發文號為：X府發(2003)2l號，并應移至中間位臵；

(3)?緊急?應在標題中；(4)標題應在?嚴厲打擊?前加?關于?；

(5)缺收文機關，應在標題下、正文前注明(6)?音象?應為?音像?；

(7)附件后應標注出具體的文件名(8)應在發文機關后加(印章)。

■101頁26關于修建新辦公樓請示的批復

XX字[2005]24號

xX廠：

有關請示已悉。關于修建新辦公大樓一事，經研究，還是以不建為宜。此復。

XX公司(章)

二00五年五月五日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在那些錯誤與不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點：這篇批復的主要問題有：

(1)發文緣由交代不清。文中首句：?有關請示已悉。?究竟是有關什么問題的請示，沒有表示清楚；也沒有引

述來文的發文字號、標題等，缺乏明確的發文依據，直接影響批復的效力。

(2)態度含糊不清。文中提出：?還是以不建為宜?，語氣不堅決、不明確，使人以為還有進一步討價還價的機會，從而有損公文的莊重和嚴肅，使受文單位難以執行。

(3)缺乏對所持意見的說明。對于不同意修建新辦公樓這一事項，應說明其依據和理由。

■ 109頁49分析下文，指出并改正其中的錯誤。

訃告

中國作協XX省分會理事、XX市文聯主席XXX先生因病醫治無效。于一九XX年x月 X日上午十一時在XX醫院

逝世，享年六十八歲。XXX先生生前曾任地委辦公室秘書、辦公室主任、地委統戰部部長、地區文聯副主席等職務。出版小說五部，為黨為人民做了許多有益工作。XXX同志的逝世，是我黨的一個損失。為了表示對XXX同志的哀悼，特定于上午八時舉行追悼會，有贈送花圈、挽聯和吊唁者，歡迎屆時前往。

XXX治喪委員會

200X年X月X日

要點：1)缺少舉行追悼會的日期、地點；(2)?XXX先生生前曾任地委辦公室秘書……?應另起一段；

(3)結尾?歡迎屆時前往?使用不當，應改為?請按時前往?。

■ 109頁50評析下面的公文有什么錯誤

關于XX市民政事業費管理使用問題的通報

XX市任意挪用、占用和濫用民政事業費的問題，是非常嚴峻的。民政事業費是體現黨和國家對廣大優撫、救濟對象生活疾苦的關懷，任何人挪用、侵占和占用民政事業費必須限期如數追回。為了嚴明黨紀國法，對挪用、占用民政事業費的有關人員，要按黨紀政紀嚴肅處理，并將處理結果報省人民政府。各地要把XX市的問題引以為借鑒，加強民政事業費的管理，杜絕XX市問題再度發生。

二oOX年X月X日

要點：這一批評性通報，主要錯誤在：

①標題缺少發文機關；

②沒有把通報的事情介紹清楚，介紹事件只有一句話。?XX市任意挪用、占用和濫用民政事業費?，過于簡單，還應介紹挪用的時間和數量等；

③個別語句不通順。

■111頁56 指出下面一則“祝詞”中格式和內容的錯誤并改正。

祝詞

正值我市大力調整產業結構之際，貴物貿商場落成開業，這是我們商業界，也是全市人民的一件喜事。

商業部門是搞活經濟的中堅力量。作為營業面積居我市前列的的貴物貿商場的開業，對擴人商業銷路，滿足人民群眾的物質需求，繁榮我市經濟貿易，推動市場結構調整，都會產生巨大作用。

此致

敬禮

2007年3月4日

要點：(1)缺少稱謂。應加上?各位來賓女士們、先生們、朋友們?。(2)內容中祝賀的內容成分不明顯，應明確祝賀內容。

(3)要寫明結語。(4)缺少落款，應加上單位的名稱或個人姓名的全稱。

■ 112頁60閱讀下文并提出修改建議

關于撥付法制教育經費的報告

XX市財政局：

按照市委、市政府的部署，我市近期將在廣大干部和群眾中開展依法治市、依法行政的教育。根據X委發【2007)12號文件的規定，請你局撥給我局法制教育經費25萬元。

可否，請批準。

XX市司法局(印章)

2007年9月25日

要點：修改建議：

①文種應為請求式的函；②成文日期書寫錯誤；

③引述來文不全，應包括文件標題；④結尾用語不正確；)

⑤理由敘述不充分；⑥語氣不謙虛、委婉。

■.100頁23原文

縣人民政府關于批轉《X省人民政府關于學習宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》的通知

各鄉、鎮人民政府，縣直各單位：

現將《X省人民政府關于學習宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》印發給你們，請認真貫徹執行。

今年以來，我縣連續發生森林大火，是由于生產用火造成的，各鄉、鎮要從中吸取教訓，嚴格管理生產用火。如果再發生類似事情，要追究主要領導的責任。

XX縣人民政府(印章)

零四年X月X日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在哪些錯誤或不妥并說明理由或提出修改意見。

要點：(1)結構方面：第一，標題擬定不當。首先，制文機關必須使用全稱或規范簡稱。其次，當被轉發的公文標題中事由部分已有?關于?時，現標題的事由部分應省略?關于?，以避免重復。再次，批轉是用來轉發下級機關的公文的，作為縣人民政府不能批轉省人民政府的公文，只能用轉發。另外。只有當被轉發的文件是規章制度或條例時才能用書名號，除此之外，任何被轉發的文件在標題中不能用書名號。最后，當被轉發的公文是通知時，為避免?通知套通知?，一般省略現公文的標題文種。故其標題可考慮改為?x縣人民政府轉發X省人民政府關于學習宣傳《中華人民共和國森林法》的通知?。第二，成文日期擬定不當。作為法定行政公文，其成文日期應采用漢字，并應將年、月、日標全，其中?零? 需寫為?O?。故，其成文日期應改為?二00四年x月X日?。

(2)語言方面：第一，作為轉發性通知其正文一般應為?某文件已經某部門同意，現予以轉發，請認真貫徹執行?。首先，這是應該某部門同意才能轉發此文件。其次，不能用?現予以印發?。印發是用于發布本機關制定的規章制度或辦法。故應改為?《x省人民政府關于學習宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》已經省人民政府同意，現予以轉發，請認真執行。?第二。行文語言口語化。公文語言應嚴肅端莊，一般不能使用口語，中文?如果再發生類似事情，要追究主要領導責任?使用不當。

(3)邏輯方面：第一，受文對象不統一。本文收文機關為?各鄉、鎮人民政府，縣直各單位?，但在正文中為?各鄉、鎮要從中吸取教訓〃〃〃〃?，前后不一致。第二，邏輯關系不嚴密。本公文中進一步闡明的具體要求與該公文的主題無明顯邏輯關系。可改為?今年以來，我縣由于生產用火不慎，造成多起森林大火。各地區、各部門應吸取教訓，加強管理，認真學習宣傳《中華人民共和國森林法》，杜絕此類事件再度發生?。

■ 102頁28原文

xx縣經委今后八個月工作計劃

為了完成縣委、縣政府下達3．1億工業總產值(力爭3．5億)的任務以及各項工作指標，我們計劃在今后八個月主要抓好以下幾方面工作：

(一)進一步深化企業改革。我們在全面推行廠長(經理)任期目標責任制的基礎上，從實際出發，有針對性地分別實行租賃、承包、百元工資銳利制和工資總額與企業經濟效益包干等經營方式，把權、責、利全面落實到企業及其經營者身上，使企業真正成為相對獨立的經濟實體，成為自主經營、自負盈虧的社會主義商品生產者和經營者，較好地調動企業廠長職工的積極性，增強企業活力，促進生產發展，并使這一些改革能夠健康發展，深入持久地堅持下去，采取有效措施加以保證。

(二)加快新項目和技術改造項目的建設速度，確保這些項目預期投產，發揮效益。主要抓好苧麻、印染工程等項目，并實行目標責任制管理，使這些項目預期投產，早日發揮效益。

(二)進一步加強企業管理，提高企業經濟效益。我們堅持以改革為動力，促進企業的發展，加強管理，提高企業經濟效益，把增產節約、增收節支的工作作為提高企業經濟效益的重要工作來抓，要求企業產品總成本、企管費及車問經費都要下降。具體措施：(1)調整企業產品結構，大力增產適銷對路產品，實現多產快銷。(2)加強企業管理，挖掘企業潛力．調整定額，向管理要效益。

要求：閱讀上述原文，指出文稿存在哪些問題或不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點：這篇文章存在的主要問題：

(1)措施、辦法、步驟、指標含糊不清。?實行租賃、承包、百元工資稅利制和工資總額與企業經濟效益包干等經營方式?并?采取有效措施加以保證?：具體采用什么方法加以保證，由誰負責都沒有說清。?確保這些項目預期投產?沒有大體的時間要求，而?加強企業管理。挖掘企業潛力，調整定額?，既缺少具體可行的方法措施，又缺少明確的指標。這樣的計劃，就失去了制定的意義，指導性就談不上了。

(2)空話、套話太多。?把權、責、利全面落實到企業及其經營者身上，使企業真正成為相對獨立的經濟實體〃〃〃〃〃〃加以保證?、第三點的?我們堅持以改革為動力〃〃〃〃〃〃經費都要下降?都是?通用語?，缺乏具體實際的內容。

(3)制定時間不標準，標題里只說?今后八個月?，應在正文右下方明確日期。

■101頁24 原文

關于王XX的通報

各系、處、室，各班級：

我院04級計算機班學生王XX，2005年11月30日中午到學校飯堂吃飯的時候，看到排隊打飯的人多，就要強行插隊打飯，有同學勸

他要遵守紀律時，他還大聲說：“關你屁事!”一位糾察隊員走過來阻止他，他不管三七二十一，拿起搪瓷飯碗打在糾察隊員頭上。致使那位糾察隊員頭部受傷。王XX的行為引起了在場其他同學的公憤，有人甚至叫嚷要把他拉到派出所關押起來。

據查，王XX平時學習也不刻苦，上學期其末考試有一科僅得61分。經院領導研究決定，給予王XX記大過一次的處分。

希望廣大同學以次為戒，努力學習，爭取在學年考試中取得好成績。

XX職業技術學院

2006年5月20日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在哪些錯誤與不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點：這篇文章的通病有：

(1)有些材料不是主題需要的。通報的主題是想通過對王XX嚴重違紀傷人的事例的處分，教育學生增強紀律性和道德

修養。但其中卻寫入了?王XX平時學習不刻苦，上學期期末考試有一科僅得61分?的事實，這顯然是不合適的。如果王XX在平時也有違紀的事實，則可以作為背景材料寫上，因為這有利于突出主題，增強教育意義。

(2)對王XX錯誤的性質沒有給予明確的評價。

(3)語言欠提煉修飾。如?他還大聲說：‘關你屁事!?’、?不管三七二十一?等，都比較粗俗，不符合公文語言的簡練、莊重的要求。

(4)標題不夠具體明晰。應該把事由寫完整、寫清楚。改為?關于王XX違紀打人的處分通報?較好。

(5)制發不適時。王XX打人發生在2005年11月30日，但到了2006年20日才通報處分。顯然是太遲了。

■ 111頁55指出下列總結中存在的問題，并予以修改。

2006學年我的個人總結

炎日當空，天上沒有一絲云彩，火辣辣的太陽簡直叫人不敢出門，空中沒有一點風，只有知了在樹上不停地叫著。好像再說：“放假啦，放假啦”。又一學年過去了，我應該利用暑假對這一學年的學習情況做一些總結，以迎接新學年的到來。

在這一學年里，我學習了成本會計、管理會計、審計原理、經濟法、計算機應用、外貿會計、大學英語、應用文寫作、體育、職業道德、概率論等課。其中成本會計82分，管理會計86分，審計原理77分，經濟法89分，計算機應用90分，大學英語72分，應用文寫作68分，體育是中，職業道德是優，概率是中?？偟膩碚f成績還是可以的。在班上屬中等水平。其中計算機應用和外貿會計成績好些，而大學英語、概率論和應用文寫作差些。下一學期，我要繼續努力，爭取取得更好的成績，最好都在80分以上，這樣就可以獲得獎學金，減輕家庭的經濟負擔，更可以在擇業時增加自己的實力。

文秘一(1)班XXX

要點：(1)標題不當。應該為?2006學年個人學習總結?；

(2)正文內容不當，應該分前言、。主體、結尾三個部分寫。前言開門見山．切入內容；主體是總結的血肉所在，主要寫成績和經驗，問題和教訓：結尾寫今后的打算及努力方向；

(3)語言表達不當，應當用書面語，不能口語化；

(4)落款沒有日期。

第四篇：秘書學期末復習資料

1．簡述秘書工作基本特征是什么。

秘書工作的基本職能和它所處的特殊位置，形成了一系列對立統一的矛盾，構成了其特點。

（一）被動性和主動性的對立統一

（二）綜合性與專業性的對立統一

（三）常規性與隨機性的對立統一

（四）思想性與事務性的對立統一

（五）機密性與溝通性的對立統一

2．秘書機構的特征是什么

? 輔助功能的綜合性。其全面性和全局是其它職能部門和咨詢機構所不具備的。? 所處位置的中樞性。所謂中樞機關，就是在決策管理系統中起主導作用的機關，秘

書機構是最貼近中樞機關的辦事部門。

? 組織關系的封閉性。只接受本級機關的領導，直接對本級領導機關負責.3.簡述對秘書與領導的關系的認識。

1、人格地位上的平等關系

2、實現工作目標的同事關系

3、工作職能上的上下級關系

4、工作過程的主從關系

5、工作溝通的雙向交流關系

6、工作績效上的一體關系

4.秘書機構的基本職能是什么

1.參謀職能表現在：（1）有意識地為領導收集、整理信息。

（2）隨時為領導提供參謀性服務。

2.助手職能

3.信息溝通職能

4.關系協調職能

5.公關職能

5.秘書應具備怎樣的職業道德規范

1、忠誠忠誠的內涵比較豐富，忠誠于秘書崗位、事業，忠誠領導，忠誠于國家、人民。

2、廉潔 清廉是秘書人員的立身之本。特別對公務秘書尤為重要。

3、謙和是秘書人員在職業活動中處理人際關系的基本原則。

4、謹慎秘書工作須細致謹慎，這是秘書工作性質，內容所決定的。

5、守密是秘書人員應加強守密的道德意識，培養成良好的保密習慣

6.簡述調查計劃的基本內容

? ⑴ 調查的目的要求⑵調研的內容

?（3）調研的的對象、范圍（4）調查的方式方法

? 〔5〕調查的時間和步驟〔6〕確定調查的組織和分工

?（7）調查的經費預算

7.簡述調查研究的基本程序

一、確定課題

二、確立調查的對象、類型和方式

三、擬定調查項目和題型

四、規定調查的時間和地點

五、制訂調查研究計劃

六、組織調查研究實施

七、研究調查資料

八、撰寫調查研究報告

8.組織集體訪談應注意什么

開始前——

1、確定人數和人選；

2、事先通知，明確內容

3、根據目的和要求列出調查提綱。

進行中——開始時，容易冷場，要善于啟發引導；中期發言熱烈，要善于抓住中心，防止海闊天空；后期注意發現新動向，抓住遺漏。

不宜過早表態，不要隨便打斷發言者。

調整記錄方式。

言而未盡者，會后個別交談。

9.問卷調查的優缺點分析

優點：

1、調查人數不受嚴格限制

2、節省開支。

3、回答環境自由

4、容易量化。

缺點：1問卷內容控制在一定范圍內

2、不能用于文化程度教低的人。

3、如果設計出問題，較難補救。

4、回復率較低。

10.調查研究有哪些類型

?

一、問卷法問卷調查，是采用一種事先設計好的結構化、標準化的問卷作為資料收

集工具的一種調查方式。

二、訪談法 訪問法是調查者通過對調查對象的訪問交談來了解情況，收集材料的方法。

三、觀察法 調查者到現場實地考察，運用自己的感覺器官或借助科學的工具和手段，通過對社會現象或問題的描述記載來收集資料的方法。

四、文獻法文獻法是指調查者查閱有關的書面資料（包括報刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像、影片等）以獲取所需要的材料。

五、實驗調查法①概念：指經過特殊安排，適當控制某些條件，使一定的社會現象發生以揭示其產生原因或規律的方法。

11.會前的準備工作有哪些？

?

一、協助領導確定和協調會議議題

?

二、成立會議組織機構

?

三、確定會名、規模和規格，提出與會人員名單

?

四、會議經費的預算

?

五、擬定會期以及議程與日程

?

六、制發會議通知

?

七、會議文件和用品的準備

?

八、會場的選擇和布置

?

九、落實后勤工作（吃住行）

?

十、做好會前檢查工作

12.會議文件的類型有哪些？請舉例說明。

1．指導性文件，如上級下發的政策性和工作部署性文件，會議上所做的開幕詞、閉幕詞、領導講話、主題報告等。

2審議性文件，如工作報告、述職報搞、議案以及決定、決議、議程、日程、主席團名單、任免名單等會議文件的草案。

3．成果性文件，如決定、決議、會議紀要、會談紀要、合同、協議書等，其中一部分是從審議性文件轉化而來的。

4．記錄性文件，如各種會議、會談、會見的記錄。記錄性文件以文字記錄為主，輔以音像記錄。

5．交流性文件如事跡報告、經驗介紹、學術論文、會議簡報等。6．參考說明件文件如統計材料、調查報告、說明和其他背景性材料。

7．傳達宣傳性文件，如會議紀要、會議公報、會議簡報、會議消息以及配合會

議宣傳廣告、招貼等。

8．程序規范性文件，如議事規則、會議議程、會議日程、會議保密規定、選舉辦法、表決程序等。

9．會務管理性文件：如會議預案、會議通知、出席人員名單(包括分組名單)、簽到簿、報到登記表、作息時間、文件消退表、會議總結等。

13.談談會場的選擇和布置

事先劃好座位區域大門貼指示牌、座位圖

出席證注明座位號

主席臺座次安排

? 依職務高低和選舉結果

? 會議主持人的位次

原則：依職務的高低和選舉的結果安排座次，職務最高者居中，按先左后右、前高后低的順序依次排列。

主席團座次圖表貼休息室

擺放座位臺簽

秘書引導入座

?

1、大型會議事先應劃好區域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽，使與會人員順利

入座。

?

2、表彰、總結類型大會上，應將被表彰、受獎勵對象安排在前幾排，最好貼上座

位名簽。

?

3、要注意分清上、下座。

? 會場：會議室、會客廳、會議廳

? 布局：半月形 圓形

橢圓形 方拱形

長方形 T字形

? 作用：坐得比較緊湊，便于討論和發言

? 人大會：莊嚴隆重黨代會：樸素大方

? 慶祝會：熱烈喜慶追悼會：莊重肅穆

? 座談會：和諧融洽紀念會：隆重典雅

? 日常工作會議：簡單實用

? 主席臺的裝飾

會標會徽背景

花卉臺簽

? 會場四周的裝飾

會場四周和會場口，懸掛橫幅標語、宣傳畫、迎賓牌、廣告、彩色氣球

14會議記錄的重點是什么？

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

權威人士或代表人物的言論；

會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

會議已議決的或議而未決的事項；

對會議產生較大影響的其他言論或活動

15.會議通知的擬寫和發布

會議通知的格式

通過文件傳遞渠道發出的會議通知，一般應寫明：

召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報到時間、地點、需要的材料等，通常采用條文式寫法。

供機關、單位內部張貼或廣播的周知性會議通知：

正文開頭可不寫受文對象，應在通知事項中說明：

會議時間、地點、內容、準備材料及出席人員等。

語言力求簡短、明白。

還可以采用卡片式、表格式等。

按通知的名稱分為會議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報、公告等

16.開幕典禮的準備工作

? 1.做好輿論宣傳工作。2.準備好開幕詞。3.擬定典禮的程序。4.做好來賓邀請工作。? 6.做好場地布置。7.做好物質準備。（用品和設備）8.做好禮品饋贈。

17.畫出簽字儀式的流程圖

雙方助簽翻揭文本，指明簽字處

主簽人員簽字

助簽人員交換文本

主簽人員簽字

主簽人交換文本

握手慶賀或舉杯同賀

18.簡述信訪工作的基本原則。

?

1、調查研究，實事求是的原則

?

2、按政策法規辦事的原則

?

3、處理實際問題與思想疏導、法制宣傳教育相結合原則

?

4、屬地管理、分級負責的原則。

?

5、及時，就地依法解決問題的原則

19.集體上訪的特點和處理原則

? 集體上訪指5人以上聯名信或集體上訪，具有行為的群體性，意愿的同一性，組合暫時性，這類信訪社會影響較大，人多勢眾，有共同意愿，信訪試圖通過集體信訪達到目的，它是信訪矛盾激化的一種表現形態。

?處理集體上訪的原則：

? 首先，應堅持預測信訪與解決問題相結合；

? 其次，“歸口處理”與“就地消化”相結合，既要堅持“屬地管理，分級負責”又

要注意因勢利導；

? 再次，堅持原則與靈活性相結合。

20.來信的處理程序

? ㈠收信 包括“收、揀、拆、訂、蓋”

? ㈡閱信閱看是正確處理信件的基礎

? ㈢登記

?

1、形式：登記簿、登記卡和活頁登記單三種形式。

2、基本項目：收信日期、來信

編號、來信人姓名、單位、內容摘要、辦理情況、辦理日期（還可以有附件份數、寄發類別、備注等項目）

? 內容摘要，簡明扼要，文件標題般概括，要求能概括地反映出信訪實質問題。㈣處理

? ㈤復信 函復、面復、電復

?將處理情況和結果給來信人作答復，復信一般使用公文語體，敘述嚴密，不能

含糊。

? ㈥存查

? 1.留存：信訪部門留存信件的范圍盡量要小，①已作結案處理，本人要求過高，并

明顯不符合政策規定的。②精神癡愚者的來信。③無具體內容和情節的匿名信。④個別不宜處理轉的信件，如打油詩。這些信件不再承辦，可作些登記和統計。? 2.查信：為保障人民群眾通信自由，原則上不受理查信，21簡述周計劃表編制的注意事項。

? 1.應按領導意圖制定2.用紙以一張為限

?

? 3.除內容、事項、日期外還須有時間、地點。4.日程不能排得太滿 5.變動要及時調整和落實6.計劃表應歸檔保存

22簡述如何做好秘密文件的保密工作？

?（1）文件撰制的保密：標明密級，確定發放范圍；印制過程中的清樣、廢頁、鉛

版、蠟紙的保密；草稿和修改稿的保密；復制時須履行手續，嚴格把關。

?（2）文件傳送的保密：不通過普通郵政，不用普通傳真機傳遞秘密文件；專程取

送，嚴格履行登記、簽收手續。

?（3）文件的辦理的保密：收發、分送、傳閱、借閱均須有嚴格的登記制度。

?（4）文件的保管的保密：存放在有保密保障的地方；及時清理、清退秘密文件；

按規定立卷歸檔；

23值班的主要工作內容

?

1、接收處理上報下發的文稿和信函

2、承接上級的指示、通知和下級報告事宜。?

3、接待來訪人員。

4、處理突發事件。

5、承辦臨時事項。

?

6、編寫值班材料和大事記。

7、做好單位的安全保衛工作。簡述印章的使用和管理工作。

?

1、使用印章必須經與印章權力相稱的領導人批準，保管人員不能自己決定是否用

章；

2、用印前，印章管理人員應了解用印內容和目的，確認符合手續規定后，方可蓋章；（管理人員對用印有監督權，必須進行認真的審查，對有疑問的或不符合規定的，有權拒用或提出異議，即使有領導簽字，也可請求復議。不能有求必?。?；不能將章帶出辦公室。

3、用章登記。內容包括：用章時間、用章單位、內容摘要、批準人、經辦人、用印人、用印數和留存份數等。留存件和登記簿年終要存入檔案。

?

4、蓋章位置正確。公文應蓋在落款和年、月、日處，“騎年蓋月”，即印章左椽與

落款日期的“年”字相齊，月、日應壓于印章之下。蓋印要清楚，不可歪、倒、偏、糊。其他憑證按習慣位置蓋章。

5、不在空白憑證上蓋章。卻因工作需要，經過領導人批準，逐份編號蓋章后，由使用人簽名領用。

6、保證印章的絕對安全。做到專人專柜保管。存放印章的箱柜要牢固，防止被盜。印章如果被盜，應立即報告上級部門和公安機關，及時采取措施，防止造成損失。印章被盜造成不良后果，保管人員要負法律責任

?

7、廢止后的印章應就地封存或繳回制發機關，不得重新啟用。

第五篇：三級秘書考試復習資料

三級秘書考試復習資料

第一章 商務溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節 2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中 13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工—知識擁有者、網絡溝通的環境P344 19.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下

20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。P345 22.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中 23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。P347 27.網絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行

第二章 辦公環境的管理

1.辦公布局：開放式辦公室的優點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統辦公室、網格式辦公室。P352 3.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現

4.發生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發手續再次認真核對一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P358 8.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發放物品的數量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的.P361 11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經部門領導批準后交給采購人員。并復制一份給會計部門。②采購人員要根據收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫③會計部門收到發票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經財務主管簽字，支付款額或支票。P362 12.做時間表應按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人 13.行動計劃的內容：書上第364頁第一、二、三、四點 14.現代企業管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標準適宜，包括能體現組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定。P365下

第三章 常用事務文書的擬寫

1.選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中

2.市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。P367 3.市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項?？春螅谒念}題目就是根據背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P372 9.總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P374 11.在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。P376下 14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下 4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上

17.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396 18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

19.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P408 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P412 20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 21.檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

22.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。

23.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413 大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑒也是如此的考法 P414 24.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

關于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

（二）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

（四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。