第一篇：秘書實務(wù)復習資料

禮賓次序常用的5種方法

1.依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。

2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后

涉外禮賓的準備工作。

1.搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2.注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。

3.擬定來賓訪問日程。

4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。

1.提前約定。

2.通知對方有關(guān)事項。

3.準備工作.4.迎接客人

4.會見、會談

6.送別客人

接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

(1)接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應寫明;

(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;

(3)住宿地點、標準、房間數(shù)量;(4)宴請時間、地點、標準、人數(shù)

(5)會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

(1)日期、時間、地點;(2)活動內(nèi)容;(3)陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃(列支);

(1)工作經(jīng)費;(2)餐飲費;(3)住宿費;(4)交通費;

(5)參觀費;(6)其他不可預見費用。

進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應以禮相待，互相尊重

②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律

③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。

④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等

新聞發(fā)布會的注意事項。

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。

2.確定會議主持人，精選發(fā)人4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。

慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。

5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。

1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機密 干擾大 無私人空間

2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。

3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應規(guī)章制度。

5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2.企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益

4.大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。

7.人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8.人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定 的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù)

3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致

4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限

2.每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

1.每一項任務(wù)所需費用和其他資源

4.每一項任務(wù)所承擔的人員及負責人。

5.每一項任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向

3.對以前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防范措施。

4.對預測的突發(fā)事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行對突發(fā)事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能

7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：

1加強領(lǐng)導 統(tǒng)一指揮

2.快速反應 控制事態(tài)發(fā)展

3以人為本 保護公眾利益

4公開透明 面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)

2.作為安全教育的案例資料

3.便于應對各種賠償案件

內(nèi)容：1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人

2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人

辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。

便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫 支 付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是:

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關(guān)領(lǐng)導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。

制定采購預算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據(jù) 支付預算標準

政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式

合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案(購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記)

3.管理辦公資源的注意事項(及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況)會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn)

2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要

4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限

會議應急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上

組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

(1)遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

(2)遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

(4)遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分2文件材料的準備3會議布置情況4禮儀接待人員的準備5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

(1)聽取會議籌備人員的匯報

1)聽取匯報的領(lǐng)導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2)會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

3)選擇合適的匯報時間。

4)對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

(2)會前現(xiàn)場檢查

1)檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3)設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4)佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5)準備接待休息室。應在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。

7)遠程會議要加強對設(shè)備的檢查

信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)

登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)

登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內(nèi)容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，到時會寫。

事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

（2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

（3）遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設(shè)計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求

（2）設(shè)計平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風

9、改進辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務(wù)的流程

（1）確定問題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預防措施

發(fā)生的事情是不可預見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責

（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發(fā)布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標而進行的一項工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對辦結(jié)回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團隊要完成的所有任務(wù)

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務(wù)完成的先后順序

（4）列出完成每項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項任務(wù)的每個階段指標和估算的時間要求

（6）指明每項任務(wù)的負責部門或承擔人以及負責人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定

（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質(zhì)上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構(gòu)的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標體系

（2）制定目標

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設(shè)備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經(jīng)費

（3）招標，選擇供應商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預算方案程序

（1）確定預算的核算基數(shù)

（2）進行市場調(diào)研

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格

（4）編寫預算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

（4）定期進行數(shù)據(jù)分析

22、信息開發(fā)的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調(diào)查報告

23、信息開發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發(fā)方法

（4）選擇開發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

第二篇：秘書實務(wù)期末考試復習資料

秘書實務(wù)期末考試復習資料

第一章 緒論

1.何謂秘書實務(wù)？其學科對象是什么？

秘書實務(wù)是秘書或秘書機構(gòu)所實際從事的業(yè)務(wù)活動。秘書實務(wù)的對象是秘書業(yè)務(wù)活動，就是秘書或秘書機構(gòu)為領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的實施所采取的專業(yè)輔助行為。

2.秘書實務(wù)的研究范圍和主要內(nèi)容是什么？

秘書實務(wù)的研究范圍包括：

①秘書業(yè)務(wù)工作的一般理論；②秘書業(yè)務(wù)工作的具體內(nèi)容；③秘書業(yè)務(wù)工作的工作規(guī)范；④秘書業(yè)務(wù)工作的運作程序；⑤秘書業(yè)務(wù)工作的具體方法。

秘書實務(wù)的主要內(nèi)容有：

文字工作、文書工作、信息工作、調(diào)研工作、會議工作、建議(提案)工作、信訪工作、接待工作、談判工作、隨從工作、通訊工作、檔案工作、保密工作以及其他事務(wù)性工作。

3.秘書實務(wù)的性質(zhì)和特點是什么？

秘書實務(wù)的性質(zhì)是專業(yè)性，它是秘書實務(wù)的本質(zhì)屬性。它表現(xiàn)在秘書職業(yè)的專門化、秘書業(yè)務(wù)的常規(guī)化、秘書職能的具體化三個方面。

秘書實務(wù)的特點是：

實用性、規(guī)范性、程序性和可操作性等。

4.秘書實務(wù)與秘書學概論、文書學、應用寫作等學科有何關(guān)系？

秘書學概論與秘書實務(wù)之間是綱與目、總與分、虛與實的關(guān)系，也是統(tǒng)領(lǐng)與被統(tǒng)領(lǐng)的關(guān)系。

秘書實務(wù)與文書學、秘書實務(wù)與應用寫作之間都具有交叉關(guān)系。

5.學習秘書實務(wù)的目的是什么？

直接目的是：

熟悉秘書業(yè)務(wù)知識，掌握秘書工作的內(nèi)容、規(guī)范、程序和操作方法，提高從事秘書工作的實際能力。

根本目的是：

增加知識總量，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力，以適應現(xiàn)代社會及秘書職業(yè)的實際需要。

第二章 秘書的一天

1.秘書修飾個人儀表有何意義？如何進行修飾？

秘書的個人形象，直接關(guān)系到組織形象和領(lǐng)導者的形象。為了給人以美好的印象，秘書應在上班之前對自己的儀表略加修飾。

修飾個人儀表主要是檢查頭發(fā)是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過；著裝是否得體，領(lǐng)帶(結(jié))是否清潔，鞋子是否干凈；化妝是否適中，首飾是否必要等。

2.秘書請求領(lǐng)導工作指示應把握哪些要點？

應把握以下要點：

①秘書請示的內(nèi)容一般為：事關(guān)大局而又無權(quán)處理的問題，難度較大而又無力解決的問題，以及超出秘書職責范圍的問題。對于在常規(guī)性工作中遇到的問題，秘書則不必事事請示。

②要做到主旨明確，要言不繁，態(tài)度謙和。切忌面面俱到，語言冗長，恃才不恭。

③要注意請示方法的選擇，并把握好請示的時機和分寸。

④領(lǐng)導者在口頭指示時，秘書要凝神聆聽，必要時可做記錄，然后予以復述。

3.秘書日常事務(wù)有哪些類型？如何分別處理？

秘書應按輕重緩急將日常事務(wù)分成三類：急辦、必辦和緩辦。

優(yōu)先處理急辦事項，抓緊處理必辦事項，抽空處理緩辦事項，做到有主有次，有條不紊。

4.秘書下班之前如何“突擊未了事宜”？

秘書應本著急事先辦的原則，集中力量，加快速度，在最短的時間內(nèi)完成某項工作。

5.秘書下班后繼續(xù)工作應防止哪些不良情緒？

主要是煩躁、敷衍、抱怨等情緒。

6.如何正確認識“秘書無休息日”？

秘書的職責就是為領(lǐng)導工作服務(wù)，具有“無定時”的特點。雖然一般情況下應由秘書自行支配雙休日和節(jié)假日，但是，如果領(lǐng)導工作需要,秘書在休息日也要繼續(xù)工作，直至完成任務(wù)為止。領(lǐng)導如在節(jié)假日加班,秘書要有“奉陪到底”的精神。秘書工作的這一特點要求秘書有健康的身體和奉獻精神。

第三章 文字工作

1.何謂文字與文字工作？

秘書工作中所說的“文字”指語言的書面表達形式，即文書或文章。所謂文字工作，就是秘書運用書面語言代領(lǐng)導者和領(lǐng)導機關(guān)記載及表達某種思想的專門業(yè)務(wù)活動。

2.秘書文字工作的意義是什么？

①秘書的文字功底，是秘書的基本素質(zhì)； ??②秘書的文字表達能力，是秘書的首要能力； ??③秘書的文字工作，是對領(lǐng)導工作的重要補償。

3.秘書文字工作有何職業(yè)特點？它們對秘書的素質(zhì)提出哪些要求？

(l)寫作活動的受動性。秘書的寫作活動，一般受制于領(lǐng)導者或領(lǐng)導機關(guān)，而非秘書的自主行為，不是“有感而發(fā)”，而是“奉命寫作”，不是“我要寫”，而是“要我寫”。??秘書寫作活動的受動性，要求秘書一方面要注重知識的積累和更新；另一方面要隨時準備接受領(lǐng)導者的交給的擬稿任務(wù)。

??(2)思維形式的抽象性。秘書在撰擬文書時，主要是運用抽象思維，即通過概念、判斷、推理等邏輯形式，對事物進行分析、綜合、歸納和論證，并以規(guī)范的書面語言加以表述。??秘書寫作活動的抽象性，要求秘書不僅要具備扎實的現(xiàn)代漢語知識，而且還要掌握形式邏輯的知識。

??(3)表達方式的綜合性。秘書的寫作主要是撰擬文書。其表達方式是以說明為主，兼有記敘和議論。至于抒情和描寫的表達方式，則不為文書寫作所采用。這是因為，機關(guān)制發(fā)的公文，是用于記載和處理各種事務(wù)的書面材料，它具有很強的針對性、適用性和可操作性。??表達方式的綜合性，要求秘書要熟悉記敘、說明和議論等表達方式的一般知識和操作要領(lǐng)，以及不同表達方式的語言風格。??(4)成文過程的程序性。秘書的寫作活動，有著嚴格的先后次序。其中間環(huán)節(jié)既不可疏漏，又不可跳越，必須環(huán)環(huán)相扣。一般地說，一份正式文件的撰寫，要經(jīng)過交擬、擬稿、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)。如果是聯(lián)合行文，還要經(jīng)過會商、會稿、會簽等環(huán)節(jié)。若是撰寫法規(guī)性文件，還必須經(jīng)過上級機關(guān)或權(quán)力機關(guān)的審議、通過、發(fā)布等環(huán)節(jié)。

??成文過程的程序性，要求秘書要懂得行文程序，嚴格按照有關(guān)規(guī)定行文。不能像一般文章的寫作那樣，強調(diào)“作者中心論”、“我手寫我心”，也不能搞什么“文責自負”。

4.簡述文字記錄的一般過程。

文字記錄一般過程為：備好筆和紙，隨時準備記錄；用心傾聽和判斷，快速做出記錄；及時補充和修改，認真整理記錄；需領(lǐng)導者閱示的記錄材料應及時將整理后的文字材料上報。

5.文字記錄的方法有哪些？

要點記錄法；詳細記錄法；常用的速記法；特殊的標識法；筆記與錄音并用法等。

6.簡析文稿撰擬的宏觀過程和微觀過程。

文稿撰擬的宏觀過程，是就秘書成長的一般規(guī)律而言，它包括朦朧階段、模仿階段和自如階段。

文稿撰擬的微觀過程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括準備階段、起草階段和審定階段。

7.文稿撰擬的基本要求是什么？

文稿撰擬應該符合一般寫作的要求，此外還應符合以下9點要求： ??①符合必須行文的原則；

??②符合國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)； ??③符合黨和政府的方針、政策； ??④符合實際情況； ??⑤符合領(lǐng)導意圖；

??⑥提出的政策和措施要切實可行；

??⑦涉及其他部門或地區(qū)的問題要協(xié)調(diào)一致； ??⑧文字表達要合乎語法、修辭、邏輯；

??⑨格式、標點符號、數(shù)字、計量單位要符合現(xiàn)行標準。

8.文稿審核的主要內(nèi)容有哪些？

文稿審核主要有以下六項：法律審核；政策審核；事實審核；文字審核；格式審核；程序?qū)徍恕?/p>

9.簡述文稿審核的三審制度。

文稿審核的“三審制”是指：

??①初審，即由秘書機構(gòu)的專(兼)職核稿人員對初稿進行的審核； ??②復審，即由秘書機構(gòu)的負責人對修改稿進行的審核； ??③終審，即核稿人員對領(lǐng)導者簽發(fā)的定稿進行最后的審核。

10.文稿審核的方法有哪些？

(1)個人審核，即由一位專(兼)職核稿人員或秘書機構(gòu)負責人獨自審核；

??(2)集體審核，即由擬稿人、核稿人、秘書機構(gòu)負責人或機關(guān)領(lǐng)導人共同參與的審核； ??(3)會商(審)，即由聯(lián)合行文單位的擬稿人和領(lǐng)導人以會議或傳閱的形式對文稿進行審核； ??(4)專家審核，即聘請專家、學者對文稿進行咨詢性審核。

第四章 文書工作

1.文書工作的含義、作用和原則是什么？

文書工作，是指通過互相銜接的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的全過程，亦稱文書管理。

文書工作具有以下作用：提高文書的質(zhì)量；控制文書的總量；加快文書的運轉(zhuǎn)；確保文書的安全；促進檔案管理。

秘書做好文書工作應遵循以下基本原則：

??(1)準確無誤──這是對文書工作的質(zhì)量要求，也是第一位的要求。準確無誤包括：文書撰制中內(nèi)容上的準確和形式上的準確；文書傳遞、分發(fā)、投送各個環(huán)節(jié)要準確；文書辦理過程尤其是“擬辦意見”要準確。

??(2)及時迅速──這是對文書工作的時效要求。

??(3)安全保密──這是對文書工作的可靠性要求。安全原則包括兩方面的含義，一是指政治上的安全，即保守文件內(nèi)容的機密；二是指文書物質(zhì)上的安全，即保證文件完好無損。??(4)力求精簡──這是對文書工作的數(shù)量要求，主要指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。

??(5)集中統(tǒng)一──這是對文書工作的組織要求。??(6)黨政分開──這是對文書工作的政治要求。

2.簡述行文關(guān)系和行文制度。

行文關(guān)系，是指根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文的授受關(guān)系。行文關(guān)系的類型有：隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間的行文(上行文和下行文)；無隸屬關(guān)系的 機關(guān)之間的行文(平行文，僅“函”一種)。

行文制度，即機關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程或準則。行文制度主要有：相互行文制度；聯(lián)合行文制度；逐級行文制度；文稿代擬制度；一文一事制度；公開行文制度等。

3.發(fā)文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？

①交擬與擬稿 ②審核與簽發(fā) ③印制與校對 ④封發(fā)與傳遞

4.交擬、草擬、簽發(fā)、印制、校對和傳遞公文有哪些注意事項和要求？

交擬時擬稿人必須弄清撰文背景、撰文依據(jù)、撰文意圖、撰文要求。

草擬公務(wù)文書應符合有關(guān)規(guī)定和要求。

簽發(fā)文書的要求：簽發(fā)人對已簽發(fā)的公文負有完全的責任；簽發(fā)人必須明確簽署意見，并寫上姓名和時間；簽署時應使用符合存檔要求的書寫工具和材料。

印制公文的基本要求是：內(nèi)容準確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。

校對的要求是：既要忠實于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)和糾正原稿中的差錯；校對要達到一定的次數(shù)要求；校對要全面；正確使用校對符號；校對人員要在校樣上簽字。

傳遞的要求是：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。

5.收文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？

①收文(含簽收、分類、登記)與閱文；②篩選與傳閱；③擬辦與批辦；④承辦和催辦；⑤立卷、歸檔與銷毀。

6、閱文、篩選、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦各有哪些方法和要求？

①閱文的方法有泛讀法、跳讀法和精讀法等。閱文的基本要求是：弄清文件的性質(zhì)和大體內(nèi)容；弄清文件的制發(fā)機關(guān)和主送機關(guān)；弄清文件的急緩程度和時限要求；弄清文件的秘密等級和保密期限。

②篩選的方法有：按文件性質(zhì)和內(nèi)容篩選，可分為必閱性、批辦件和參閱件三類。篩選的基本要求是，既要減輕領(lǐng)導者的閱文負擔，又要保證領(lǐng)導者能看到應看的文件。

③傳閱的方式主要有：直接送傳；專人送傳；集中傳閱等。傳閱文件的要求有：掌握傳閱范圍；嚴禁文件核傳；及時檢查傳閱情況。

④對閱知文件、閱示文件、閱辦文件、建議文件等不同性質(zhì)的文件，擬辦意見的簽署形式應有區(qū)別。擬辦的要求是：要認真閱讀文件，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)提出擬辦意見，擬辦意見應力求簡明扼要，并具有可選擇性。

⑤批辦意見的要求是明確、具體、簡要，并寫明批辦人姓名和日期。

⑥對上級機關(guān)來文的承辦一般采用傳達、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印等三種辦文辦法。對所有文件的承辦均應要求及時、高效、保密。

⑦催辦的方法主要有：電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會議催辦。秘書部門催辦工作的要求是：制度化，經(jīng)常化，講究說話的態(tài)度和方法，并及時將催辦情況向領(lǐng)導匯報。

第五章 信息工作

1.什么是信息？信息有何特點？什么是信息工作？秘書部門的信息工作有何特點？

廣義的信息，是指對各種事物運動特征和變化的客觀描述。狹義的信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。信息具有客觀性、無限性、時效性、共享性、可傳輸性、可加工性和可擴散性等特征。

息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。它是秘書工作的重要內(nèi)容之一。

秘書機構(gòu)的信息工作具有以下特點：服務(wù)性；綜合性；針對性；適時性。

2.信息工作的意義和基本要求是什么？信息工作有哪些制度？

秘書做好信息工作具有以下重要意義：輔助領(lǐng)導者正確決策；協(xié)助領(lǐng)導者科學管理；開闊領(lǐng)導者與秘書的思路；提高秘書工作效率。

秘書做好信息工作必須符合以下基本要求；敏銳；準確；及時；全面；適用；經(jīng)濟。

信息工作有以下制度：信息專報制度；信息報送數(shù)量定額制度；緊急信息報送制度；信息稿件送審制度；信息采用通報制度；信息專題分析制度；業(yè)務(wù)培訓制度；信息工作獎懲制度。

3.秘書獲取信息的主要范圍、渠道和方法有哪些？

秘書獲取信息的主要范圍包括：上級信息；內(nèi)部信息；社會信息；同業(yè)信息；歷史信息；國際信息。

秘書獲取信息主要渠道有：信息網(wǎng)絡(luò)；文書；書刊；調(diào)查；會議；信訪；科研；檔案；新聞宣傳；通訊。

秘書獲取信息的主要方法有：網(wǎng)絡(luò)查詢法；文字閱讀法；收看收聽法；會議記錄法；相互交流法；專題調(diào)查法；隨時觀察法；索取求購法。

4.信息加工有哪些主要方法？

信息加工的方法主要有：歸納法；濃縮法；縱深法；擴充法；對比法；轉(zhuǎn)換法；圖表法；剪接法。

5.信息簡報編寫的要求是什么？

信息簡報的編寫應當符合以下要求：標題醒目；主題集中；內(nèi)容新鮮；結(jié)構(gòu)簡單；篇幅簡短；語言簡潔，用最少的文字傳遞最大的信息。

6.信息深加工的要求是什么？

信息深加工必須符合下列要求：有高度；抓重點；找規(guī)律；提對策。

7.怎樣理解秘書部門提供信息的對象的多元性？信息提供的要求和方式是什么？

??(1)秘書機構(gòu)信息提供的對象具有多元性。

??首先是為本級領(lǐng)導機關(guān)提供信息,這是秘書信息服務(wù)的首要對象。秘書信息工作如同其他秘書工作一樣，首先是為本級領(lǐng)導工作服務(wù)，為本級領(lǐng)導了解情況、正確決策、指導工作提供信息。

??其次，是為上級領(lǐng)導機關(guān)提供信息，上級領(lǐng)導機關(guān)要了解情況、進行決策、指導工作，必須依靠下級機關(guān)為其提供充足、準確、真實、有用的信息，因此，秘書部門應把為上級領(lǐng)導機關(guān)提供高層次、高質(zhì)量的信息作為工作重要內(nèi)容之一。??再次，是為下級機關(guān)和基層單位提供信息，本級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)和基層單位負有指導工作的責任，因此，秘書部門也負有為下級機關(guān)和基層單位提供信息的責任，通過提供信息指導基層工作。

??在“三個提供”中，最直接、最主要的是為本級領(lǐng)導和上級領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)。“三個提供”也是秘書信息工作的指導思想，“三個提供”是既互相區(qū)別又互相聯(lián)系的辯證統(tǒng)一關(guān)系。如果一定要排出順序，那么首先本級領(lǐng)導機關(guān)；其次是為上級領(lǐng)導機關(guān)；再次是為下級機關(guān)和單位提供信息。

??(2)秘書部門提供信息服務(wù)，必須符合以下要求：針對性、多樣性、適時性、保密性。??(3)秘書機構(gòu)提供信息的方式主要有：簡報；電報；傳真；網(wǎng)絡(luò)；電話；音像制品。

8.信息存儲的意義、要求和方式是什么？

信息存儲的意義是：有利于充分利用信息資源；有利于開發(fā)深層次的信息；有利于提高秘書工作效率。

秘書機構(gòu)的信息存儲，應當符合下列要求：認真篩選；科學分類；系統(tǒng)完整；堅持不懈；便于檢索。

秘書機構(gòu)信息存儲的方式主要有以下幾種：計算機存儲；信息簡報存儲；多媒體存儲；信息資料存儲。

9.高層次信息包括哪三個要素？高層次信息的特點和作用是什么？

(1)高層次信息應當具備以下三個要素： ??①有情況(情況要有明晰性、典型性)； ??②有分析(分析應有深刻性、明確性)； ??③有建議(建議要有創(chuàng)見性、可行性)。??(2)高層次信息應具有五大特點： ??①宏觀性； ??②完整性； ??③典型性； ??④深刻性； ??⑤預測性。

??(3)高層次信息的作用是：

??有助于領(lǐng)導者作出全面性、嚴密性、導向性、準確性和預測性較強的決策。??(4)高層次信息應當符合四點要求： ??①要有高度； ??②要抓重點； ??③要找規(guī)律； ??④要提對策。

10.高層次信息開發(fā)的途徑和方法有哪些？

開發(fā)高層次信息的途徑是：對初級信息進行重點調(diào)研；對零散信息進行綜合歸納；對積累資料進行升華突破。

開發(fā)高層次信息的主要方法有：中心跟蹤法；熱點掃描法；難點突破法；光點放大法；超前預測法；拓展延伸法。

第六章 調(diào)研工作

1.什么是調(diào)查？什么是研究？二者之間的關(guān)系如何？

調(diào)查研究是人們在實踐中有意識地通過對客觀實際情況的考查、了解和分析、研究，以認識事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的自覺活動。

調(diào)查和研究是兩個內(nèi)涵不同而又緊密聯(lián)系的概念：調(diào)查是通過各種方式方法獲取客觀實際情況；研究是對調(diào)查材料進行分析歸納和思維加工，以找到解決問題的對策和方法。

調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提，研究是調(diào)查的發(fā)展和深化，兩者是一個互相聯(lián)系、互相滲透、協(xié)調(diào)運動的有機整體。

2.秘書調(diào)查研究有何重要意義？

秘書調(diào)研的意義表現(xiàn)為：調(diào)研是做好秘書工作的基礎(chǔ)；調(diào)研是發(fā)揮秘書參謀作用的基本途徑；調(diào)研是鍛煉秘書能力的重要方法。

3.秘書調(diào)研的特點和原則是什么？

秘書調(diào)研的特點是：奉命性；非常規(guī)性；補缺性。

?秘書調(diào)研除了要堅持唯物辯證法的一般原理外，還要遵循以下原則： ??(1)點上調(diào)研與面上調(diào)研相結(jié)合； ??(2)定性調(diào)研與定量調(diào)研相結(jié)合； ??(3)直接調(diào)研與間接調(diào)研相結(jié)合； ??(4)信息與調(diào)研相結(jié)合。

4.秘書如何進行調(diào)研準備？

①選擇調(diào)研課題。選擇的質(zhì)量直接決定著調(diào)研能否取得相應績效。調(diào)研選題的原則是：針對性原則；創(chuàng)新性原則；可行性原則。

②占有相關(guān)資料。圍繞課題做好知識和材料上的準備，如掌握與課題有關(guān)的法律法規(guī)、方針政策、上級指示、相關(guān)理論和專業(yè)知識等。

③制定調(diào)研計劃。擬定計劃提綱一般包括以下內(nèi)容：調(diào)研的目的和要求；調(diào)查的對象和范圍；調(diào)查的時間和步驟；調(diào)查的方式和方法；調(diào)查的組織和分工；等等。

5.簡述調(diào)查方式和方法的種類和要求。

調(diào)查的方式包括全面調(diào)查(普查)和非全面調(diào)查，非全面調(diào)查又包括重點調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查。

調(diào)查方法包括個別交談、開調(diào)查會、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查、文獻調(diào)查、統(tǒng)計調(diào)查和專家調(diào)查等。

選擇調(diào)查方式和方法必須根據(jù)本次調(diào)查的具體目的。

6.秘書常用調(diào)查方式有哪些？它們各有什么特點？

??秘書常用的調(diào)查方式包括全面調(diào)查、重點調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查。

??全面調(diào)查是對有關(guān)范圍內(nèi)的全部對象逐一進行調(diào)查。其優(yōu)點是能夠提供全面準確的資料；缺點是花費較大，而且反映情況不夠深刻、具體。??重點調(diào)查是在一定范圍內(nèi)，在所要了解的全部對象中選取重點對象進行調(diào)查。其優(yōu)點是用較少的人力、物力、財力，調(diào)查較少的對象即可得到調(diào)查對象總體的基本情況；缺點是用重點調(diào)查的結(jié)果去認識總體，很難得到總體的精確資料。

??典型調(diào)查是有意識地選擇某個或幾個具有代表性的單位或個人，進行深人細致的調(diào)查，從中得出具有普遍意義的結(jié)論。其優(yōu)點是既可節(jié)省人力、時間、經(jīng)費，又可作深人細致的調(diào)查，掌握大量具體材料，發(fā)現(xiàn)問題，概括規(guī)律；缺點是因無法對典型的代表性作科學預測，不能對客觀事物的總體情況作出定量分析。

??抽樣調(diào)查是從全體調(diào)查對象中抽取部分樣本進行調(diào)查，并以結(jié)果推斷總體的一般情況。其優(yōu)點是：與典型調(diào)查相比，因抽取足夠數(shù)量的單位，所得數(shù)據(jù)可以從數(shù)量上推斷全體；與全面調(diào)查相比，調(diào)查的單位少，時效高，費用省，故被廣泛使用。

7.簡述研究方法的種類。

??研究的主要方法有：比較方法；類比方法；分析方法；綜合方法等。??這些方法既相互獨立，又相互滲透、相互補充。

8.調(diào)研報告有哪些種類？如何寫好調(diào)研報告？

??調(diào)研報告一般有五種類型：反映社會情況；介紹新生事物；總結(jié)典型經(jīng)驗；揭露主要問題；考察歷史事實。

??要寫好調(diào)研報告,必須做到以下三點：

??(1)內(nèi)容要真。內(nèi)容真實是寫好調(diào)研報告的最起碼要求，也是寫作技巧運用的基本條件。這種真實性主要體現(xiàn)在以下幾點：①材料要真實。其基本要求是“去偽存真”。秘書人員要將到手的材料過濾幾遍后奠定素材基礎(chǔ)。②情況要真實。秘書在調(diào)研報告中要通過事實說話。③針對性要強。④思想方法要對頭，要用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法分析調(diào)研資料。⑤寫作意圖要清楚。

??(2)立意要新。調(diào)研報告的立意包括主題立意和用材立意兩個方面。①主題要新，這樣才能較好地反映現(xiàn)實生活中有代表性的事物發(fā)展的新思想、新問題，才能對現(xiàn)實生活和工作具有指導意義。②運用主題材料的手法要新，要把主題和主題材料統(tǒng)一起來，學會用主題材料闡明主題觀點，用明確的主題觀點統(tǒng)帥主題材料。

??(3)寫作要精。①結(jié)構(gòu)安排要精巧。總的要求是緊緊圍繞主題架子，做到中心突出，簡明扼要，層次分明，有點有面，具體生動。切忌繁瑣、空洞、籠統(tǒng)和現(xiàn)象羅列。②語言運用要精練。最基本的就是提煉好比喻性語言和群眾語言。此外，調(diào)研報告還可恰到好處地引用詩句、典故、名言等語言，對揭示事物的本質(zhì)，闡明主題思想，增強文章的準確性、鮮明性和生動性，是很有意義的。

9.調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為社會實踐的主要途徑有哪些？ ??調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化主要有以下途徑：以文轉(zhuǎn)化；以會轉(zhuǎn)化；以信息轉(zhuǎn)化；以宣傳轉(zhuǎn)化

第七章 會議工作

1.會議有哪些類型和功能？

??依據(jù)不同的標準可劃分為不同的會議類型：按會議的規(guī)模劃分，有小型會議、中型會議和大型會議；按會議的性質(zhì)劃分，有規(guī)定性會議、日常性會議、專業(yè)性會議、紀念性會議和座談性會議；按會議的形式劃分，有集中型會議和分散型會議；按會議的時間劃分，有定期性會議和不定期性會議。

??會議具有以下功能：決策功能；指揮功能；溝通功能；協(xié)調(diào)功能；動員功能；控制功能。

2.會議工作的主要任務(wù)和原則是什么？

??會議工作的主要任務(wù)是：會議籌備；會議接待；會議組織聯(lián)絡(luò)；會場管理；撰制會議文書；組織會議選舉；實施會議保密。

??會議工作的原則是：充分準備；嚴密組織；周到服務(wù)；勤儉節(jié)約；安全保密；提高效率。

3.會議準備階段有哪些秘書工作？ ?? ??(1)制定會議預案 ??(2)組建會議機構(gòu) ??(3)發(fā)送會議通知 ??(4)準備會議文件 ??(5)布置會場 ??(6)人員編組 ??(7)制作會議證件 ??(8)安排食宿和車輛 ??(9)會前檢查 ??(10)接站與報到

4.如何制定一次正式會議的預案(會議預案的構(gòu)成)？

??會議預案，就是會議的籌備方案。

??會議預案雖然沒有固定的模式，但是，一般說來，應包括下列內(nèi)容：

??(1)會議名稱。會議名稱應根據(jù)會議的內(nèi)容、主題和與會人員的范圍等因素來考慮，切忌名不副實。

??(2)會議主題。會議主題就是會議的主要任務(wù)或研究討論的主要問題，也可叫議題。一般說來，一次會議最好有一個主題，盡量避免多主題。

??(3)會議時間和地點。包括會期、會議召開和結(jié)束的具體時間，會議召開的具體地點。??(4)會議規(guī)模。主要根據(jù)領(lǐng)導意圖和參加會議的人數(shù)多少來確定。預案中應準確寫明會議人數(shù)。

??(5)參加人員。主要指參加會議人員的范圍，即哪些人參加會議。??(6)會議議程和日程。議程是對已確定的議題列出的先后順序。日程是對會議活動逐日做出的安排，是會議程序的具體化。

??(7)會議的組織領(lǐng)導。主要指會議組織機構(gòu)的建立、人員組成和職責分工。??(8)會議的日程安排。指對會議各項活動按先后次序做出的具體安排。??(9)與會人員的食宿安排，包括規(guī)格和標準。??(10)會議經(jīng)費預算和開支辦法。

5.會場布置包括哪些內(nèi)容？

??會場布置主要包括主席臺設(shè)置、座次排列、會標、會徽、旗幟、花卉、燈光、音響布置等。

6.會議召開階段有哪些秘書工作？

??(1)會場簽到 ??(2)會間調(diào)度 ??(3)會議記錄 ??(4)會議簡報 ??(5)會議選舉 ??(6)會議總結(jié) ??(7)后勤保障

7.如何組織會議選舉？

??選舉的一般程序是：宣布參加選舉的人數(shù)和選舉的內(nèi)容；通過選舉辦法；通過監(jiān)計票人、總監(jiān)票人名單；檢查票箱；分發(fā)選票；填寫選票；宣布投票順序和進行投票；開箱清點選票，報告收回選票數(shù)，宣布是否有效；進行計票；宣布選舉結(jié)果。

8.會議結(jié)束后有哪些秘書工作？

??(1)會議紀要 ??(2)清理會議文件 ??(3)組織代表離會 ??(4)搞好宣傳報道 ??(5)會議工作總結(jié) ??(6)會后催辦工作

第八章 建議（提案）工作 1.什么是建議(提案)工作？

??建議(提案)工作有廣義和狹義之分：廣義的建議(提案)工作，就是建議(提案)的征集、審查、交辦和辦理工作；狹義的建議(提案)工作，即建議(提案)交辦后的辦理工作，它是一項重要的秘書工作。

2.什么是代表建議？什么是政協(xié)提案？

??代表建議是人大代表向本級人民代表大會或者常務(wù)委員會提出的對各方面工作的看法、建議、主張、批評和意見的總稱。

??政協(xié)提案是由政協(xié)的參加單位和委員向政協(xié)全體會議或常務(wù)委員會提出的、經(jīng)提案委員會審查立案后交付有關(guān)單位辦理的書面意見和建議。

3.人大議案與政協(xié)提案有何區(qū)別？

??主要區(qū)別為：

??(1)性質(zhì)不同，前者具有法律的約束力，后者不具有法律的約束力；

??(2)內(nèi)容不同，前者的內(nèi)容必須是屬于人代會職權(quán)范圍，而后者的內(nèi)容不受限制； ??(3)產(chǎn)生過程和處理方式不同，前者由法定機關(guān)和代表提出，經(jīng)人民代表大會或人大常委會審議后確定，后者由政協(xié)參加單位和委員提出，經(jīng)政協(xié)的提案委員會審查立項； ??(4)時限要求不同，前者不得在大會閉會期間提出，而后者不受時間限制。

4.建議(提案)工作的意義是什么？

??(1)它是尊重人民群眾民主權(quán)力的重要體現(xiàn)； ??(2)它是密切政府與人民群眾關(guān)系的重要渠道；

??(3)它是人民政協(xié)發(fā)揮政治協(xié)商、民主監(jiān)督、參政議政的重要形式； ??(4)它是推動企事業(yè)單位民主管理的重要途徑。

5.建議(提案)工作的原則是什么？

??辦理建議(提案)要遵循以下基本原則： ??(1)分級負責、歸口辦理的原則； ??(2)積極主動、認真負責的原則； ??(3)實事求是、調(diào)查研究的原則。

6.代表建議和政協(xié)提案必須符合哪些條件？

??代表建議須符合以下條件： ??(1)必須由代表個人或聯(lián)名向本級人民代表大會或者人大常委會提出； ??(2)建議內(nèi)容應是對各方面工作提出的建議、批評或意見； ??(3)建議應以規(guī)范的書面形式提出； ??(4)建議應依照法定程序處理。??政協(xié)提案須符合以下條件：

??(1)提案由政協(xié)的參加單位和委員個人或聯(lián)名提出； ??(2)提案的內(nèi)容應是國家機關(guān)各方面的工作或政協(xié)工作； ??(3)提案的承接單位是政協(xié)全體會議或常務(wù)委員會； ??(4)提案應以規(guī)范的書面形式提出；

??(5)提案須經(jīng)提案委員會審查立案，并交付有關(guān)單位辦理。

7.建議(提案)辦理的程序是什么？

??(1)交辦(2)承辦(3)催辦(4)答復(5)審查(6)復查(7)總結(jié)(8)報告(9)立卷(10)歸檔

8.如何撰寫對建議(提案)答復的復文？

??撰寫復文是答復的重要環(huán)節(jié)。對于復文的撰寫應區(qū)分以四種情況：對建議(提案)所提問題已經(jīng)解決的，復文應將有關(guān)情況作詳細介紹和說明；對建議(提案)所提問題正在解決的，復文應將進展情況和措施加以介紹和說明；對建議(提案)所提問題已列入計劃準備解決的，復文應將具體計劃和方案予以介紹和說明；對于建議(提案)所提問題僅能留作參考或不可行的，復文應將有關(guān)政策規(guī)定和實際情況如實加以介紹和解釋。

第九章 信訪工作

1.什么是信訪與信訪工作？

??信訪是社會成員通過書信、電話、走訪等形式，向各級領(lǐng)導機關(guān)反映個人或集體意愿的一種社會政治交往活動。

??信訪工作是各級領(lǐng)導機關(guān)依照政策法規(guī)，受理信訪事項、調(diào)整信訪關(guān)系的活動。

??信訪工作由以下五個要素構(gòu)成：信訪人、信訪受理者、信訪事項、信訪工作方式、信訪工作效果。

2.信訪工作的特點、作用和原則是什么？

??信訪工作的特點是：群眾性；經(jīng)常性；政策性；思想性。

??信訪工作的作用是：聯(lián)系群眾；民主監(jiān)督；調(diào)解矛盾；反饋信息；維護社會穩(wěn)定。

??信訪工作的原則是：調(diào)查研究，實事求是；分級負責，歸口辦理；執(zhí)行政策，依法辦事；解決實際問題與思想教育疏導相結(jié)合。

3.信訪工作有哪些主要制度？ ? ??信訪工作的主要制度有：領(lǐng)導閱信接訪制度；機關(guān)分工協(xié)作制度；回音制度；回避制度；答復制度；獎懲制度。

4.如何處理匿名信、聯(lián)名信、涉外信？

??處理匿名信應注意：要積極受理，對匿名信不另眼相看；要認真研究，對匿名信反映的線索不放過；要精心篩選，對匿名信中的信息不漏報。

??處理聯(lián)名信應注意：處理要及時；工作要細致；預測要超前。??處理涉外信應注意：高度重視；平等相待；內(nèi)外有別。

5.何為集體上方訪？如何正確處理集體上訪？

??集體上訪，是指5人或 5人以上為反映同一問題而串聯(lián)在一起，到上級機關(guān)提出共同要求的信訪活動。它是信訪矛盾激化的一種表現(xiàn)形態(tài)。

??處理集體上訪，首先，應堅持預測預防與解決問題相結(jié)合；其次，應堅持歸口辦理與就地消化相結(jié)合；再次，應堅持原則性與靈活性相結(jié)合。??集體上訪一旦發(fā)生，秘書部門應針對具體情況，采取以下方法：(1)穩(wěn)定情緒，控制局面。(2)摸清情況，研究措施。(3)領(lǐng)導出面，協(xié)調(diào)處理。(4)區(qū)別情況，恰當處理。

6.如何做好上訪老戶的工作？

??對上訪老戶的處理方法是：要從維護社會穩(wěn)定的高度做好信訪老戶的工作；認真解決好上訪老戶的思想和實際問題；加強縱橫協(xié)調(diào)，集中力量聯(lián)合辦案；做好基礎(chǔ)工作，在治本上狠下功夫。

7.信訪案件查辦的基本要求和程序是什么？

??信訪案件查辦的基本要求是：手續(xù)完備；案情清楚；定性準確；處理恰當；善后工作落實。??信訪案件辦理的程序是：初步核實；立案；轉(zhuǎn)交；催辦；回報；結(jié)案。

8.如何搞好綜合反映？

??搞好綜合反映應做到： ??定期整理來信來訪情況； ??注意積累動態(tài)反映資料；

??及時了解黨和國家的中心工作； ??關(guān)注群眾情緒和思想傾向。

第十章 接待工作

1.什么是接待與接待工作？

??接待，就是對來訪賓客的接洽與招待。接待活動由來訪者、接待者、來訪意圖、接待方式等要素組成。??接待工作，是指一個社會組織在交往和聯(lián)絡(luò)中所進行的迎送招待、聯(lián)系洽談等服務(wù)性活動，它是秘書機構(gòu)的一項經(jīng)常性的事務(wù)工作。

2.接待工作有何作用？

??接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牽線搭橋的主要形式；獲取信息的有效渠道。

3.接待有哪些類型？

??按接待對象的國別劃分，接待可分為內(nèi)賓接待和外賓接待。

??按接待的組織關(guān)系劃分，可分為上級來訪接待、平級來訪接待、下級來訪接待和群眾來訪接待。

??按事先是否有約劃分，可分為有約接待和無約接待。

4.接待工作應遵循哪些原則？

??接待工作要遵循以下原則：熱情大方；細致周到；確保安全；儉省節(jié)約；內(nèi)外有別。

5.秘書如何做好接待準備工作？

??(1)心理準備：要做到誠懇；尊重；合作；公平。

??(2)信息準備：通過各種途徑予以了解來賓的人數(shù)、單位、姓名、職務(wù)、來意等。

??(3)方案準備：擬定出相應的接待方案，方案應包括接待方針、接待規(guī)格、接待組織、活動方式、接待日程、接待經(jīng)費和生活安排等內(nèi)容。

??(4)布置與檢查：較大規(guī)模的接待，應召開接待會議，布置接待任務(wù)，明確各自職責；還應對有關(guān)單位的準備情況進行檢查，督促落實。

6.什么是有約接待和無約接待？

??接待按事先是否有約定劃分，可分為有約接待和無約接待。??有約接待，即事先與單位領(lǐng)導或秘書部門有約定的接待工作。有約接待根據(jù)來客的身份和重要程度，分為高規(guī)格接待和日常的一般性接待。

??無約接待，即來訪者沒有與單位領(lǐng)導或秘書部門事先約定，而是臨時來訪的接待工作。對于臨時來訪客人，秘書也要有禮貌地詢問客人的來意，再根據(jù)當時情況，憑借自己以往的接待經(jīng)驗，采取適當?shù)奶幹梅椒ǎ蛲裱該躐{，或引介到有關(guān)部門，或報告領(lǐng)導者決定是否接見。

7.試述接待實施的一般程序。

??接待實施的一般程序包括：迎接及安排來賓生活；看望及商定活動日程；禮儀性會見與宴請；按日程開展活動；送別；小結(jié)。

8.接待實施有哪些具體要求？

??對上級領(lǐng)導機關(guān)來賓、平級機關(guān)來賓、本系統(tǒng)來賓、無約臨時來賓等不同類型的接待，各有一些不同的具體要求。(具體闡述參見教材第274-276)

9.外賓接待有哪些具體內(nèi)容和具體要求？

??外賓接待的主要內(nèi)容包括：弄清來賓的情況；擬定接待方案；成立接待組織；準備有關(guān)資料；預訂住房、車輛及有關(guān)事務(wù)；確定接待規(guī)格；安排會見、會談、宴請、饋贈等實質(zhì)性活動；提供事務(wù)性服務(wù)和迎來送往等。

??在接待過程中，秘書應該注意以下具體要求： ??(1)嚴守外事紀律。??(2)堅持平等互利。??(3)尊重來賓習慣。??(4)講究禮節(jié)禮貌。??(5)注意儀容服飾。??(6)樹立時間觀念。

第十一章 談判工作

1.什么是談判？什么是商務(wù)談判？

??談判有廣義和狹義之分。廣義的談判，是指人們?yōu)榱藢崿F(xiàn)各自需要，在一切場合下妥善解決某些問題而進行的協(xié)商活動。狹義的談判，僅指在正式場合下，人們?yōu)閷崿F(xiàn)各自的需要而進行的協(xié)商活動。

??商務(wù)談判就是買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議、爭端，以取得各自的經(jīng)濟利益而進行的磋商活動。

2.談判的構(gòu)成要素有哪些？談判客體的含義是什么？

??談判活動的四大基本要素是：談判主體，談判客體，談判目的，談判環(huán)境。

??談判客體，簡言之就是談什么，是一個談判的內(nèi)容問題，它主要包括三個方面的含義：第一是談判內(nèi)容；第二是談判議題，即條理化了的談判內(nèi)容；第三是談判議程，即根據(jù)談判目標所確定的談判次序。

??(談判客體不是指談判對方的當事人，因為談判對方當事人實際上也是談判主體之一。這是一個容易搞混的問題。)

3.談判的特點是什么？

??談判具有以下特點：參加談判的自愿性；構(gòu)成談判的平衡性；談判方法的靈活性；談判工具的言語性。

4.談判的準備工作包括哪些主要內(nèi)容？

??(1)信息準備，就是對與談判有關(guān)的信息資料進行搜集、整理、分析或綜合。

??(2)人員準備，談判人員的良好素質(zhì)和談判班子的整體化是談判成功的重要保證。因此，談判人員的選擇，談判班子的組合，便成為談判前的重要準備之一。

??人員準備的內(nèi)容包括三個方面：① 談判班子的規(guī)模。② 談判人員的素質(zhì)。③ 談判人員的構(gòu)成。談判班子的人員構(gòu)成，是根據(jù)談判的類型和內(nèi)容而定。對參加談判的人員要進行必要的訓練。

??(3)其他準備，主要包括擬定談判方案、選擇談判時間和確定談判地點等準備工作。??(4)模擬談判。所謂模擬談判，是指在重要談判前提出各種假設(shè)和預測，并進行臆想性演練，旨在檢驗實施既定談判方案產(chǎn)生的效果。

5.簡述談判的信息準備的內(nèi)容、要求和搜集信息的方法。

??信息準備：就是對與談判有關(guān)的信息資料進行搜集、整理、分析和綜合，這是談判取得成功的基礎(chǔ)。

??信息準備包括三個因素：對方因素、己方因素和環(huán)境因素。??信息準備的要求是：準確、全面、適用、及時。

??信息準備的方法有文獻查詢法、媒體收集法和直接觀察法等。

6.什么是模擬談判？其意義是什么？

??模擬談判是指在談判前提出各種假設(shè)和預測，并進行臆想性演練。??談判模擬的意義在于檢查實施既定方案可能產(chǎn)生的效果。

7.簡述談判進行過程的三個階段。

??(1)談判的開局：建立洽談氣氛；協(xié)商談判議程；主動開場陳述。

??(2)談判的磋商：是談判的關(guān)鍵性階段，商務(wù)談判的磋商階段，就是討價還價階段，其主要內(nèi)容有：提出開盤價；討價；還價。??(3)談判的簽約：是談判的最后階段，對于商務(wù)談判來說，就是成交階段，其主要內(nèi)容有：最后的總結(jié)；最后的成交價；簽定書面協(xié)議。

8.秘書在受權(quán)談判中如何把握自身的雙重角色？

??秘書人員作為領(lǐng)導者的參謀和助手，有時要接受領(lǐng)導者的授權(quán)授意而獨立負責某項談判活動。在受權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、責任者，又是領(lǐng)導者授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行者，應具有雙重角色意識。

9.什么是談判策略？秘書在受權(quán)談判中如何制定和運用談判策略？

??所謂談判策略，是指談判者在談判過程中為達到預定的目標，根據(jù)形勢所采取的行動方針和方式。

??秘書在受權(quán)談判中制定談判策略的主要步驟是：(1)現(xiàn)象分析。(2)尋找關(guān)鍵問題。(3)確定目標。(4)形成假設(shè)性解決方法。(5)對解決方法進行深度分析，即對各種假設(shè)性方法依據(jù)“可能”和“有效”的原則進行選擇。(6)形成具體策略。

??秘書在受權(quán)談判中，策略的選擇和運用力求理解、融會貫通、靈活機動。因此在選擇策略時要考慮以下四個要素：(1)對象。(2)內(nèi)容。(3)地位。(4)階段

第十二章 隨從工作

1.隨從與隨從工作的含義是什么？

??隨從就是跟隨領(lǐng)導者外出活動。隨從工作，是指秘書在跟隨領(lǐng)導者外出活動期間，為保證領(lǐng)導者順利開展工作所從事的一切流動服務(wù)活動。

2.隨從工作有哪些類型和特點？

??按領(lǐng)導者出差的任務(wù)可分為調(diào)查研究型、檢查考核型、處理問題型、看望慰問型、商務(wù)談判型、參加會議型。

??隨從工作的特點是：流動性大；時限性強；環(huán)境復雜；情況多變；工作要求高。

3.隨從工作的意義和要求是什么？

??隨從工作的意義是：有利于提高領(lǐng)導工作效率；有利于樹立領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的形象；有利于鍛煉秘書的才干。??隨從工作的基本要求是：工作要主動；辦事要細心，說話要謹慎；不要幫倒忙。

4.秘書在出差途中應做哪些工作？

??(1)周密安排領(lǐng)導活動； ??(2)熱情接待來訪人員； ??(3)認真做好各種記錄； ??(4)及時上傳下達； ??(5)起草文字材料； ??(6)做好通聯(lián)工作。

5.秘書在出差結(jié)束后應做哪些工作？

??(1)安排返程交通； ??(2)處理出差資料；

??(3)抓緊有關(guān)問題的落實； ??(4)清理經(jīng)濟賬目。

6.秘書的商務(wù)隨從工作主要有哪些內(nèi)容？

??(1)確定旅行日程和任務(wù)； ??(2)制定旅行計劃；

??(3)訂票和準備旅行物品； ??(4)周密安排旅行活動； ??(5)返回后的工作。

7.為領(lǐng)導安排商務(wù)旅行計劃時應注意哪些事項？

??(1)日程表應盡量詳盡、有條理，按時間順序排列； ??(2)應考慮領(lǐng)導的健康狀況，時間安排要留有余地； ??(3)應準備充分的旅游資料，便于領(lǐng)導者利用閑暇游覽； ??(4)如是國際旅行應考慮“時差”問題；

??(5)旅行計劃應一式三份，領(lǐng)導者、秘書、領(lǐng)導者家屬各一份。

第十三章 通訊工作

1.什么是通訊工作？其作用是什么？

??通訊工作就是對通訊活動的組織、管理和實施，它是秘書工作尤其是秘書信息工作的一項重要內(nèi)容。??通訊工作能夠在提高管理水平、增強辦事效率、樹立良好組織形象等方面發(fā)揮重要作用。

? 2.功能先進的電話有哪些？

??功能先進的電話有：錄音電話、無繩電話、磁卡電話、移動電話和可視電話等。

3.簡述通話的程序和原則。

??打出電話包括發(fā)話準備、通話、結(jié)束通話等程序； ??接收電話包括拿起話筒、通話、結(jié)束通話等程序。

??無論是打出電話或接收電話，都要遵循清楚、簡短、禮貌、保密的原則。

4.意外電話有哪些？如何處置意外電話？

??(1)災害電話。秘書凡接到災害電話，一是要如實記錄；二是要即刻向領(lǐng)導者報告；三是要迅速傳達領(lǐng)導者的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。

??(2)糾纏電話。秘書接到糾纏電話，一是要明確謝絕；二是要佯稱領(lǐng)導者不在單位；三是可請對方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達。

??(3)匿名電話。秘書接到匿名電話，一是要以禮相待；二是要記錄對方通話的內(nèi)容；三是要設(shè)法了解對方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導者打聽。

??(4)推銷電話。秘書接收推銷電話，一是要問清對方有何事情；二是要婉言謝絕，或直接表示“不需要××產(chǎn)品”。

??(5)恐嚇電話。秘書接到恐嚇電話，一是要處之泰然，平靜地與之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報案的證據(jù)；三是要及時向領(lǐng)導者報告，或請警方協(xié)助偵察。

??(6)性騷擾電話。秘書接到性騷擾電話，一是要即刻掛上話機，或嚴厲斥責，給予警告；二是要利用錄音設(shè)備進行錄音，以便見機報警。??(7)錯打電話。錯打電話是難免之事，秘書要以禮相待，不可出言不遜，也不可簡單處置。

5.秘書應掌握哪些郵政業(yè)務(wù)？

??秘書應掌握郵政業(yè)務(wù)包括：國內(nèi)函件寄遞、國內(nèi)包裹寄遞、郵政特快專遞、國際郵件寄遞、電子信函等。

6.簡述郵政函件的處理程序。

??(1)郵件的發(fā)送程序：查對；登記；封裝；交寄；結(jié)算。??(2)郵件的接收程序：點收；分揀；拆封；登記；分發(fā)。第十四章 保密工作

1.秘密與國家秘密的含義是什么？

??秘密，泛指不能公開的事項。國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。國家秘密分為絕密、機密、秘密三個等級。

2.保密工作的含義和特點是什么？

??保密工作，是為達到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封閉性、排他性、利益性、相對性和技術(shù)性等特點。

3.保密工作的意義和方針是什么？

??保密工作具有重要意義：關(guān)系到國家的安全；關(guān)系到社會的穩(wěn)定；關(guān)系到經(jīng)濟和科技的發(fā)展；關(guān)系到領(lǐng)導工作的成敗。

??保密工作的方針是：積極防范，突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作。

4.秘書工作與保密有何聯(lián)系？秘書工作對秘書人員保密有何特殊要求？

??秘書工作與保密的聯(lián)系主要表現(xiàn)在：知密時間早；知密內(nèi)容多；涉密程度深。

??秘書工作對秘書人員的保密要求是：增強保密意識；遵守保密法規(guī)；講究保密藝術(shù)。這是因為秘書人員知密時間早，知密內(nèi)容多，涉密程度深。

5.秘書應遵守哪些保密紀律？

??秘書人員要嚴格遵守保密紀律，做到： ??(1)不該說的機密，絕對不說； ??(2)不該問的機密，絕對不問； ??(3)不該看的機密，絕對不看； ??(4)不該記錄的機密，絕對不記錄； ??(5)不在非保密本上記錄機密； ??(6)不在私人通信中涉及機密；

??(7)不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密； ??(8)不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；

??(9)不在普通電話、明碼電報、普通郵局、普通信息網(wǎng)上傳達機密事項； ??(10)不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

6.秘書的文書保密工作要注意哪些環(huán)節(jié)？

??文書是秘密的主要載體，文書保密是秘書部門保密的重點之一。文書保密主要包括以下環(huán)節(jié)：

??(1)涉密文件的撰制。??(2)涉密文件的傳遞。??(3)涉密文件的承辦。??(4)涉密文件的移交。??(5)檔案資料的保密。

7.秘書如何做好會議保密工作？

??秘書在涉密會議的會前、召開期間和涉密會議精神的傳達等各個環(huán)節(jié)都要嚴格執(zhí)行保密制度。

??(1)涉密會議的會前保密準備。首先，對會議的秘密程度要進行恰當?shù)脑u估。其次，制定好會議保密計劃和措施。第三，對會場進行安全檢查。第四，要加強會前印制各種文件資料的保密管理。

??(2)涉密會議召開期間的保密管理。主要抓好以下三項工作：一是對與會者進行保密教育。二是嚴格執(zhí)行保密紀律。三是運用先進的保密技術(shù)，如反竊聽技術(shù)，反偷拍(攝影、攝像)技術(shù)等等。

??(3)涉密會議精神的傳達要求。會議結(jié)束后傳達涉密會議精神，應根據(jù)會議的密級和規(guī)定的傳達范圍，在有保密條件的地方進行，不得擅自擴大傳達范圍。

8.商業(yè)秘密的含義和法律特征是什么？

??商業(yè)保密，是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。

??商業(yè)秘密的法律特征是：秘密性、經(jīng)濟性和實用性等。

9.商務(wù)保密的內(nèi)容和方法有哪些？

??商務(wù)保密的內(nèi)容主要有：商業(yè)秘密文件和資料的保密；科研技術(shù)的保密；經(jīng)營策略的保密；生產(chǎn)工藝的保密等。

??商務(wù)保密的方法主要有：行政方法；法律方法；經(jīng)濟方法；技術(shù)方法等。

10.秘書如何做好通訊保密工作？

??增強通訊保密意識；嚴格執(zhí)行通訊保密有關(guān)制度；盡量采用先進的保密手段和技術(shù)。

11.秘書如何做好涉外保密工作？

??主要是在出國參觀訪問、外事接待兩項活動中要嚴格遵守保密法規(guī)和保密紀律。(具體要求參見教材第389-390頁)

12.秘書如何做好計算機信息系統(tǒng)的安全保密工作？

??計算機信息保密管理應注意：計算機使用前一定要經(jīng)過技術(shù)安全檢查；機房選址應安全隱蔽；涉密軟盤由保密室統(tǒng)一管理；建立計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)須將保密措施列入設(shè)計方案；淘汰或報廢的涉密計算機必須徹底消除機內(nèi)涉密信息；加強對操作人員的保密教育和管理。

第十五章 其他工作

1.值班工作有何重要作用？

??秘書值班工作主要有：聯(lián)絡(luò)作用；過濾作用；應急作用；窗口作用

2.秘書如何做好值班工作？

??嚴格遵守值班工作制度，并做到認真負責；待人熱情；細心耐煩；保持警惕。

3.印章的含義和作用是什么？ ??印章是印和章的合稱，主要指各級各類機關(guān)的公章和領(lǐng)導人的名章，它是領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導職權(quán)的象征。

??印章具有如下作用：權(quán)威作用；代表作用；憑信作用。

4.秘書如何做好印章管理工作？ ??秘書部門在印章的刻制、印章的頒發(fā)使用、印章的保管等環(huán)節(jié)上都要嚴格遵守印章管理制度。

5.秘書如何做好領(lǐng)導日程安排工作？ ??領(lǐng)導日程安排要遵循以下原則： ??(1)統(tǒng)籌兼顧，有急有緩； ??(2)圍繞中心，突出重點； ??(3)力戒排場，求真務(wù)實。

??秘書要為領(lǐng)導合理編制活動日程計劃表。

6.秘書如何完成領(lǐng)導交辦事項？ ??辦理領(lǐng)導交辦事項的原則是： ??(1)積極主動，千方百計；

??(2)既要符合政策，又要靈活變通； ??(3)件件有著落，事事有回音。??辦理領(lǐng)導交辦事項應注意：

??(1)要態(tài)度和藹，協(xié)商辦事，不要居高臨下； ??(2)要堅持原則，按章辦事，不要違法亂紀； ??(3)要一視同仁，不分親疏，不看人辦事。

7.危急事件有何特點？秘書處理危急事件有何意義？ ??危急事件的特點是：

??突發(fā)性；偶然性；意外性；危害性。??處理危急事件的重要意義：

??保護組織和人民生命財產(chǎn)的安全，最大限度地減少危急事件造成的損害，維護組織的良好形象。

8.處理危急事件的程序和方法是什么？ ??處理危急事件基本程序是： ??現(xiàn)場保護和報告； ??調(diào)查和判斷； ??預測和監(jiān)控； ??處理和重建。

??秘書處理危急事件的基本方法是： ??查明情況；報告領(lǐng)導；

??通知有關(guān)部門搶救；隨時掌握動態(tài)； ??寫出《要事急報》；重建組織形象

第十六章 秘書禮儀

1.什么是禮儀和秘書禮儀？

??禮儀是指在社會交往中形成的、以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的、為人們所認同和遵守的行為規(guī)范或準則。

??秘書禮儀是秘書人員在履行公務(wù)、進行社會交往的過程中應該遵守的禮儀規(guī)范或準則，它是秘書修養(yǎng)的一項重要內(nèi)容。

2.禮儀有何特性和功能？禮儀與道德規(guī)范有何關(guān)系？

??禮儀的特性是：社會歷史性；交往規(guī)范性；繼承發(fā)展性；復雜多樣性。

??秘書禮儀的功能有：規(guī)范社交行為；塑造良好形象；協(xié)調(diào)人際關(guān)系；促進工作績效。??禮儀屬于道德規(guī)范的范疇，是道德規(guī)范中最淺層次的東西。

3.秘書在施禮時應遵循哪些原則？

??秘書施禮時應遵循以下基本原則：平等的原則；真誠的原則；尊重的原則；靈活的原則。

4.秘書在儀表方面應注意哪些事項？

??秘書服飾基本要求是：整潔大方；整體和諧；展示個性。??秘書美容主要是臉部的工作妝和發(fā)與手的保潔、修飾。

5.秘書在談吐方面應注意哪些事項？

??秘書談吐要遵循以下原則：曉之以禮，動之以情；適合語境，運用得體；機動靈活，注重實效。

??秘書還要注意禮貌用語，在與人交談時應注意禮儀。

6.秘書在體態(tài)方面應注意哪些事項？

??秘書要熟練掌握和運用體姿規(guī)范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相。注意運用手勢、目光等來幫助傳遞信息，避免不雅的儀態(tài)。

7.秘書常用的禮節(jié)有哪些？

??在介紹人物、交換名片、握手、致意、鞠躬、送禮等行為中均有具體的禮節(jié)要求。

8.秘書服飾如何作到整體和諧？

??不能孤立地以衣物的質(zhì)量來評價人著裝后的美丑，而應從整體綜合的角度來體現(xiàn)和諧一致。具體來說，就是要求服飾做到適體、入時、從俗。

第三篇：秘書實務(wù)核心必考復習資料

秘書實務(wù)核心必考復習資料

整理人：王宰相 版權(quán)所有，侵權(quán)必究

1、秘書的涵義

（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位

（4）社會職業(yè)，屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)）

秘書：是領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導者。秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性。秘書實務(wù):秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程

2、秘書的職業(yè)特征

（1）服務(wù)的直接性：秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù)，一種是一對一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導工作是一致的，即領(lǐng)導做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導請示匯報的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導負責的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導直接有關(guān)

（2）服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書與其服務(wù)對象之間有相對的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務(wù)對象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”

（3）知識化：秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于白領(lǐng)階層

（4）年輕化：秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準確性等

（5）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。心理學家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維

3、秘書工作的內(nèi)容

（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等（2）文書制作：打字、復印、編排、裝訂等

（3)文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等（5）會議組織：準備、記錄、文件、善后等（6)調(diào)查研究：計劃、實施、分析、研究等

（7）信息資料工作：收集、整理、提供、儲存等（8）信訪工作：群眾來信來訪、或顧客投訴處理等

（9）接待工作：日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等（11）督察工作：政策推行、或決議實施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等（13）日常事務(wù)：通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等（15）其他臨時交辦事項

4、秘書工作的要求（1）“四個轉(zhuǎn)變”：

A、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策 B、由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息 C、由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)

D、由憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理（2）“六個強調(diào)” A、強調(diào)調(diào)查研究工作 B、強調(diào)信息工作 C、強調(diào)信訪工作 D、強調(diào)協(xié)調(diào)工作 E、強調(diào)督察工作

F、強調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

5、秘書的工作性質(zhì)與特點

（1）輔助性：輔助是相對主導而言的，輔助，既非主導的，又是與主導密切相關(guān)，相對于主導而存在的。輔助，是指在主導的領(lǐng)導、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標。地位再高的秘書官員也終究是比他更高一級的領(lǐng)導的助手

（2）綜合性：所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強的例行性工作，又有臨時的、突發(fā)性的非例行性工作；既有機要性工作，又有非機要性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復雜的工作。他們門類眾多、內(nèi)容復雜，既要使用腦力，又要花費體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任

（3）機密性：善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德

（4）服務(wù)性：除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外，秘書服務(wù)還具有廣泛性 中央提出秘書工作要做到“三個服務(wù)”：為本機關(guān)和領(lǐng)導和上級機關(guān)服務(wù)、為本機關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)、為下級機關(guān)和人民群眾服務(wù)。認清秘書工作的四個性質(zhì)，或稱職業(yè)的四個特點，秘書人員才能擺正自己在機關(guān)、單位中的位置，擺正自己自己在社會上的角色地位，才能具有正確的角色意識和角色行為，才能自覺的做好各項工作

6、秘書工作的作用（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用

8、秘書工作職能的轉(zhuǎn)變

（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹M制方案

（2）輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計劃工作，由重在層層傳達計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣?/p>

9、我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

（1）服務(wù)對象、服務(wù)形式，由“三個服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會服務(wù)（2）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公（3）會務(wù)工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展

會展需要秘書的表現(xiàn)：會展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作，會展的會議組織工作，會展的文書工作

2（4）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?/p>

10、古代的秘書工作制度（1）三省制

魏晉開始形成，唐朝確定：即：中書、門下、尚書三省共同負責朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，既互相分工、配合，又互相監(jiān)督、牽制（2）貼黃制、引黃制

A、魏晉以后，公文多用黃紙書寫

B、唐代規(guī)定：公文如有個別文字更改，可另寫小塊紙補貼，稱為“貼黃” C、此后又將文書內(nèi)容要點另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是公文摘要的由來（3）條旨制

明朝規(guī)定，百官奏章先由內(nèi)閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”（4）催辦制度：

A、宋代中書省、尚書省下設(shè)“催驅(qū)房”，專事催辦

B、元代特設(shè)急傳鋪，遍布全國，加快了公文傳遞速度，同時也實行限期催辦（5）文書制度：

A、秦漢時，對公文的名稱、用途即有嚴格規(guī)定

B、唐代開始，對公文的用紙、折疊、謄寫、收發(fā)、登記、移交又有明確的細則

C、元朝又規(guī)定了公文的署押、照刷（檢查有無稽遲、失錯、遺漏、違枉、埋沒等）、磨勘（檢查卷宗是否改正、齊全等）、注銷等制度

D、清朝則進一步實行全國統(tǒng)一的奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字數(shù)，還制定了嚴格的書寫規(guī)則

（6）一文一事制、文書立卷制、限期承辦制

11、我國秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)（1）秘書工作的正常化、制度化（2）文書工作、檔案工作的加強（3）大興情況調(diào)查、注重政策研究（4）信訪工作發(fā)揮重大作用

（5）科學、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學理論研究（6）走向辦公自動化和秘書工作的科學管理

12、外國秘書工作的特點和趨勢（1）特點

A、就全世界而言，秘書工作的顯著特點是它的普遍化、年輕化、女性化

B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個特點，即輔助功能強，工作適應面廣（2）趨勢

A、由事務(wù)性轉(zhuǎn)化為智能型 B、秘書工作日益專業(yè)化

C、秘書人員的高學歷、秘書工作的永業(yè)化

13、秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則

（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）

（2）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）這是由秘書工作的特點決定的，也是由國家行政機關(guān)明文規(guī)定的

14、秘書工作機構(gòu)的性質(zhì)

（1）機密性：秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導部門之下的中樞地位，又掌管機密文件，組織和參加各種會議，承領(lǐng)導之命辦理各種重要事務(wù)，負責組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作

（2）輔助性：秘書部門相對于領(lǐng)導部門而言，是直接輔助領(lǐng)導工作的。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達領(lǐng)導指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當參謀與助手

（3）綜合性：書部門相對于其他職能部門而言，其工作繁雜，涉及上下左右各個方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性（4）服務(wù)性（本質(zhì)特征）：秘書部門相對于整個機關(guān)或企事業(yè)單位而言，是一個綜合性辦事機構(gòu)，不僅為領(lǐng)導部門和上級機關(guān)服務(wù)，也為下級組織、其他部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù) 這是由秘書工作機構(gòu)的能決定的

15、秘書工作機構(gòu)的職能

（1）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導的精力與時間；幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導把關(guān)。

（2）參謀職能：表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導決策；參與研究情況，提出分析或預測意見；應領(lǐng)導要求參與討論或制定工作計劃或?qū)嵤┓桨福粚ο聦俳M織或部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見；對領(lǐng)導未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應變計劃或彌補措施；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導再決策提供依據(jù)。

（3）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：向下級傳達領(lǐng)導部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令；向下級轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導和政府機關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件；向下級轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件；向領(lǐng)導部門呈報下級的書面請示和報告

（4）協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。具體表現(xiàn)見書

（5）保密職能：秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能，主要表現(xiàn)見書

（6）公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔著處理公關(guān)關(guān)系的職能。秘書部門應本著“廣結(jié)良緣、內(nèi)求團結(jié)、外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系

負責政府機關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問的聯(lián)絡(luò)與接待事宜 負責企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理 做好政府機關(guān)的人民群眾來信來訪工作 處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系 處理好組織與新聞媒介的關(guān)系

溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系

主動收集、接受并處理內(nèi)部員工對組織的反映、意見和建議等 處理好顧客或客戶對企業(yè)的投訴、批評等

根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪、慰問等工作

16、秘書工作機構(gòu)的工作原則與要求（1）明確職責、權(quán)限、目標、任務(wù)（2）制定秘書工作的各項制度和標準

4（3）分清主次，有條不紊（4）科學地安排工作程序（5）準確細致，切實無誤（6）迅速果斷，講求實效（7）忠于職守，安于職分

（8）加強教育、管理，不斷提高素質(zhì)、能力

18、秘書的知識結(jié)構(gòu)（基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、相關(guān)知識）

（1）秘書的能力要求：寫作能力、口頭表達能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應變能力、使用先進辦公器械的能力、預測能力

（2）使用先進辦公器械的能力：諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應學會使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員若有使用能力，可備工作的不時之需

（3）預測是在大量事實和信息的基礎(chǔ)上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學的預計。有經(jīng)驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應培養(yǎng)和鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務(wù)和預防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會

19、秘書的思想作風（思想修養(yǎng)和工作作風）

全心全意為人民服務(wù)，對黨和人民負責，密切聯(lián)系群眾，謙虛謹慎，實事求是，踏實細致、一絲不茍，敏捷干練、講究實效，富于創(chuàng)造、勇于開拓 20、秘書的職業(yè)道德

（1）忠于職守，自覺履行各項職責 各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導，當好參謀 跟從領(lǐng)導，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的

（3）兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄 兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨

（4）謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù) 謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德

（5）遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進行的重要保證

（6）恪守信用，嚴守機密 秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果

（7）實事求是，勇于創(chuàng)新 實事求是

（8）刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質(zhì) 各種不同的工作崗位對其工作人員都有相應的素質(zhì)要求

（9）鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能

21、秘書的性格

開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅毅、幽默、自制

22、秘書的心理素質(zhì)

（一）（1）意志的調(diào)節(jié)和控制—堅毅（2）性格的調(diào)節(jié)和控制—隨和 A、豁達開朗 B、意志堅強 C、敏捷應變 D、幽默風趣 E、友愛合作

5（3）興趣的調(diào)節(jié)和控制—應變（4）情感的調(diào)節(jié)和控制—平衡

（二）心理調(diào)適的有效方法（1）博覽群書，開闊胸襟

（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒

27、秘書與主管上司的關(guān)系

（一）秘書與上司關(guān)系的特征（1）工作上的主從性

（2）知識、能力、體力、思維的補充性（3）人際關(guān)系的首屬性（4）人格上的平等性

（二）秘書與上司關(guān)系的處理原則（1）主動配合、適應（2）服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規(guī)勸（4）維護上司間的團結(jié)

28、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求 真誠地關(guān)心別人、同等友好、維護團結(jié)

29、秘書與其他業(yè)緣關(guān)系：

（1）處理原則和要求：廣結(jié)良緣，區(qū)分主次，一視同仁、以禮相待，發(fā)揮微笑的魅力，記住別人的姓名

（2）發(fā)揮微笑的魅力：對于初次交往的人來說，秘書的真誠微笑能給對方以美好的印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。有些企業(yè)主管表示：寧可聘用善于微笑、善于交際的中專生做職員，也不愿要孤芳自賞、冷若冰霜的大學生

（3）記住別人的姓名：姓名，對于每個人都是最重視、最美好的字眼。對于重要的交往對象，初次見面或通電話時秘書如記住對方的姓名和職務(wù)（至少是姓氏），再次見面或通電話時就能以適當?shù)姆Q呼問候?qū)Ψ剑瑫o對方以受尊重的滿足，這也是人際關(guān)系走向成功的第一步

30、秘書日常工作

（1）辦公室管理、郵件及電話等通訊工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、為上司訂約事宜等辦公室管理的作用：辦公室是指揮部、工作室、“窗口”

（2）辦公室管理的內(nèi)容與要求：整潔，安靜，光線、空氣與濕度，色調(diào)與美化,設(shè)備與用品

31、辦公室布局

（1）開放式辦公室：大的空間包含眾多單個工作位置的組合，每一個工作位置通常包括該員工的辦公桌、文件和文具、椅子、電話、計算機等設(shè)備的存放空間。有的開放式辦公室完全敞開，沒有任何隔板，稱為全開放式辦公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分開，以吸收噪音和不同的工作部門，稱為半開放式辦公室。特點：

①沒有私人空間，工作空間可以通過移動物品來分割 ②以信息流和工作運轉(zhuǎn)路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排 ③工作人員和管理人員同處一地辦公

（2）封閉式辦公室指分隔成若干帶有門、窗的獨立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)。每個房間給一 6 個人或幾個人使用，帶有辦公桌等相應設(shè)備 優(yōu)點

A、比較安全

B、可以保證工作的秘密性

C、易于員工集中注意力，專心致志于細致和專業(yè)工作 D、保護私人空間 缺點

A、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多 B、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨

33、郵件收進

（1）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦（2）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對，郵件寄發(fā)（3）現(xiàn)代通訊事務(wù)：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

34、接待的類型：上級檢查；會議接待；外賓接待；隨機接待（1）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式

（2）原則與要求：文明禮貌、負責、與人方便、講求時效、按制度辦事、遵守紀律（3）程序

①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對等和低規(guī)格接待三種

②人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項。應列出相應表格，包括：日期、時間、活動內(nèi)容、地點、陪同人員等

③接待經(jīng)費列支：工作經(jīng)費，如租借場地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費，如講課、演講和加班費等；參觀、游覽、娛樂費等；宣傳、公關(guān)費等；交通費；餐飲費；住宿費；紀念品費；其他費用等

（4）接待規(guī)格：主要是從主陪人員角度而言

①高規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位高，表明對被接待一方的重視和友好 ②對等接待：主要陪同人員與主要來賓的職位相當，最為常用

③低規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位低，常用于基層單位，如：國家領(lǐng)導人到某公司視察，其董事長不過是副廳局級，即屬于低規(guī)格接待（5）如何確定接待規(guī)格

①主要由上司決定，秘書僅提供參考意見 ②了解對方來賓最高身份 ③考慮與我方關(guān)系

④以前接待過的來賓參照上次標準

⑤突發(fā)性情況，規(guī)格降低時需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼福?）接待經(jīng)費：

①明確經(jīng)費來源。如屬來賓自負部分的，要提前告知對方；如幾個單位聯(lián)合接待的，應分清所占比例

②了解來賓飲食和生活習慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱 ③不得擅自更改接待標準，嚴格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定

④做好保密工作，注意內(nèi)外有別

（7）外賓接待

基本原則和要求：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、了解各國交往的基本禮儀

基本程序：掌握外賓基本情況；確定接待規(guī)格；制定具體計劃；培訓接待人員；準備各種資 7 料；禮貌迎接、認真招待、熱情送別

35、日程安排

富有經(jīng)驗并已熟悉業(yè)務(wù)的秘書往往由上司授權(quán)安排上司的工作日程和訂約事宜。秘書做好這些工作能為上司節(jié)省大量精力與時間，也可使工作更有計劃，更有效率

（一）日程安排的原則和要求

（1）服從于組織的總目標和整體目標（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補充、調(diào)整（4）提示、督促

（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合

（二）訂約事宜：指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預先約定，屬于預先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原則和要求外，還應注意以下幾點（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄

（三）差旅事宜：指秘書為上司辦理并隨同出差旅行的一應事宜，主要有：做好準備工作；旅途服務(wù)；隨時聯(lián)絡(luò)。

36、督查

（1）督查是指秘書協(xié)助領(lǐng)導，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。領(lǐng)導的工作作風應該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在這方面，秘書也應該是領(lǐng)導的直接助手。督查，又稱督辦和查辦（2）督察工作的作用 ①督查對領(lǐng)導的作用

督察工作是貫徹落實領(lǐng)導決策、指示的后續(xù)步驟和保證手段； 督查是促進領(lǐng)導決策正確、科學的必要環(huán)節(jié)；

督查是改變各級領(lǐng)導和干部工作作風、克服官僚主義的有效手段

②督查對秘書的作用

督查是秘書的一項重要職責；

督查是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的重要方面

（3）督察工作的原則：領(lǐng)導負責、分級負責、實事求是、不直接辦案、講求實效

（4）督察工作的程序：查辦立項、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔

37、保密

（1）保密就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密

（2）保密的意義和作用在于：關(guān)系到國家的安危，關(guān)系到經(jīng)濟、科技、文化教育等事業(yè)的發(fā)展，關(guān)系到領(lǐng)導工作的成敗，關(guān)系到社會的安定團結(jié)

（3）保密工作的內(nèi)容：文件保密；會議保密；通訊保密；電腦保密；涉外保密（4）保密的工作方針：積極防范；突出重點；既確保國家秘密，又便利各項工作

38、印信工作

（1）印信工作是指機關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍（2）公章是機關(guān)、單位職責權(quán)利的象征，介紹信則是證明本機關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用

（3）公章的種類：單位印章；套印章；鋼印；領(lǐng)導人簽名章；其他印章（如會議專用章、8 財務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章等）

39、值班工作、突發(fā)事件處理

（1）處理突發(fā)事件的基本過程：有思想和心理準備、做好通訊準備、問清詳細情況、采取應急措施、及時向領(lǐng)導、上司和上級匯報、指示；根據(jù)領(lǐng)導指示及時處理（2）值班制度：交接班制度，請假制度，安全、保密制度

41、提供信息應注意

（1）適事：指提供信息應有針對性、適用性

（2）適時：領(lǐng)導、上司要解決或處理的問題往往有時間性，秘書提供信息也應把握適當?shù)臅r機和時間（3）適度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本單位的信息，也要提供外單位、外省市甚至國外的信息，以供領(lǐng)導和上司全面考察，取得正確結(jié)論

②另一方面指信息要適量，過分少了，不能解決問題；過多了，會使上司領(lǐng)導無所適從，不得要領(lǐng)，最好能恰如其分

42、調(diào)查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持領(lǐng)導決策

（2）取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)（3）解決常規(guī)各種問題，處理突發(fā)事件的必要手段（4）提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑

43、會議

（1）三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議（2）分類

①按內(nèi)容、性質(zhì)，代表大會、工作會議、學術(shù)會議、聯(lián)席會議等 ②按會議的形式，小組會、座談會、報告會等

③按與會人員的成分，黨委會、董事會、記者招待會等 ④按照人數(shù)、規(guī)模，大型會議、中型會議、小型會議 ⑤按照會議召開的規(guī)律或日期，定期例會、臨時性會議（3）六要素：與會者（應具有必要性、重要性、合法性）、主持人、議題、名稱、時間、地點

議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題 議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性 議題應該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散

議題的產(chǎn)生通常是兩種情況：一種是領(lǐng)導根據(jù)需要指定的，另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出，再由領(lǐng)導審定的（4）會議成本預算

①一部分是“顯性成本”，即會議明顯的耗費，如會場租借會、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。這部分可以明顯計算出來的，又是直接消費的 ②另一部分稱為“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人所注意的成本。計算公式：會議成本＝X+2J× N × T。X表示顯性成本的總和，J代表與會人員每小時平均工資的3倍，N表示人數(shù)，T代表時間（小時）（5）與會者報到與簽到方法

一是秘書點名。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會議和工作例會，秘書對人員比較熟悉 二是本人簽到。這適用于邀請性會議，親自簽名還有紀念意義

三是憑證件報到。這適合大中型會議

四是電子簽到。這種方法適用于與會人數(shù)較多的大中型會議

（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一場活動中最重要、最尊貴的位置。這種位置既可以是座位，也可以是站位、行位。尊位是各種禮儀活動當中的一個基點，有了這個基點就便于確定其他人的位置，包括整個活動的行進方向。前后。行進時，前面為上，后面為下。左右。右為上，左為下。中間和兩側(cè)。中間為上，兩側(cè)為下（7）會場布置方式 ①相對式：主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。比較正規(guī)、嚴肅

②全圍式：不設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形，多邊形。參加會議的人坐得比較緊湊，彼此面對面，容易消除拘束感

③半圍式：介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣即突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議

④分散式：將會場分為若干個中心，每一中心都有一個主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又給與會者提供多個交流的機會，氣氛較為輕松和諧。其中，主席臺是會場的中心，一般大中型會議都應設(shè)主席臺。布置主席臺時，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式；主席臺上可設(shè)講臺、話筒，以突出發(fā)言的重要性；重要大會的主席臺邊還應有休息室（8）會議記錄

第一部分是會議的組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等

第二部分是會議的內(nèi)容：會議議題、討論發(fā)言、形成的訣議等。方法：摘要記錄、詳細記錄（9）會議紀要與會議記錄的區(qū)別： 會議紀要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應用寫作的一般規(guī)律，嚴格按照公文制發(fā)處理程序辦事 會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，其記錄活動同嚴格意義上的公文寫作完全是兩碼事

二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內(nèi)容重點以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別

（10）會務(wù)要點

①由于第一個特點，秘書對工作會議可以從容地、有計劃地安排。②由于第二個特點，秘書應將精力多放在準備每一次會議的議題上 ③討論議題、解決問題需要足夠的信息與資料

44、工作會議特點

①會議時間、地點、人員相對穩(wěn)定 ②議題相對集中、具體

45、催辦的形式

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦

46、修飾避人的原則

在對自己的儀容進行整理、修飾時，務(wù)必要自覺回避其他人，不要讓他人旁觀自己對儀容所進行的整理與修飾

47、選擇服飾的基本原則

①TPO原則：T（time，時間），P（place，地點），O（object，目的）②因人而異原則③整體性和整潔性原則

第四篇：秘書理論與實務(wù)復習資料（精選）

選擇題

11、在帶領(lǐng)客人進入會4.公文的各要素劃分為

1、例行會議的組織屬于()客室時，通常是（）。（ABD）

4、會議記錄——會議記錄是會議情況的真實反映，也是檢查會 A.急辦之事B.必辦之事C.緩辦之事D.可辦之事

2、秘書隨領(lǐng)導陪同客人同坐一輛轎車時，應坐在（）。A、后排右座B、后排左座C、前排右座D、后排中間

3、向距離較遠的熟人致意一般采用()A、舉手致意B、點頭致意C、微笑致意D、鞠躬致意

4、一事一記，按日編排的是()A、會議紀錄B、大事記 C、簡報D、領(lǐng)導口授記錄

5、會見合影時的禮賓次序，主人居中()A、主客雙方隨意站列B、主客雙方前后排列 C、主客雙方間隔排列 D、主客雙方左右分列

6、秘書與（）的關(guān)系屬于首屬關(guān)系 A、上司B、同事C、客戶D、記者

7、宴會請柬上一般注上R.S.V.P字樣，其意思是（）。A、備忘B、歡迎惠顧C、務(wù)必出席 D、請答復

8、文件傳閱的最佳方式是()A、直接送傳B、專人送傳 C、集中傳閱D、輪輻式傳閱

9、宴會上考慮男賓座次安排的主要依據(jù)是()A、地位高低及身體狀況B、年齡大小和身體狀況 C、地位高低及年齡大小D、年齡大小和出席時間

10、全國政協(xié)十屆一次會議屬于()

A、日常性會議B、專業(yè)性會議

C、座談性會議D、規(guī)定性會議

A、外開門客先入，內(nèi)開門己先入B、外開門己先入，內(nèi)開門客先入C、外開門、內(nèi)開門都客

先入D、外開門、內(nèi)開門都己

先入

12、面試時，下列做法正確的是（）。A、頭頭是道，夸夸其談B、議論過去領(lǐng)導或企業(yè)的是非C、提問時你涉及的話題最好與職業(yè)無關(guān)D、反問考官

13、秘書輔助領(lǐng)導進行協(xié)調(diào)的前提是（）。A、受 領(lǐng)導委托B、行使法定權(quán)力C、履行秘書職責D、利用領(lǐng)導權(quán)威

14、秘書實務(wù)研究的對象是()A、秘書工作B、文書工作 C、秘書業(yè)務(wù)活動D、秘書事務(wù)活動

15、秘書活動具有()A、預測性B、隨機性 C、局限性D、規(guī)范性 1.“秘書”的涵義，有一個(C)的演變過程。

A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下 2.秘書學，從學科大類來說，屬于(A)范疇。A社會科學B人文科學C管理科學D綜合科學 3.廣義的公文，包括了通用文書、(C)文書與常用事務(wù)文書。A.常用B.專業(yè)C.專用D.業(yè)務(wù)

A、眉首B、主體C、眉頁D、版記

名詞解釋（定義）

秘書定義——組織或主管的助手，其任務(wù)是在認可的職權(quán)范圍內(nèi)，提

供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管指定的行政性任務(wù)的人員。

秘書工作基本原則——準確、迅速、求實、保密。秘書工作特點——從屬性、被動性、事務(wù)性、綜合性。秘書工作的作用——樞紐作用、參謀助手作用、形象作用秘書的工作環(huán)境——秘書的工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書工作環(huán)境的特點 ——復雜和多樣性、差異性、變異性秘書工作的宏觀環(huán)境主要有——政治法律環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境

2、辦公室的空間設(shè)計——是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好的工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所做的辦公室內(nèi)的布置。★

3、文書——文書是國家機關(guān)、企事業(yè)單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱，是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施行政措施、指導，洽談工作，匯報情況，交流經(jīng)驗的重要工具。議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。

5、通用文書——通用文書是指在行政機關(guān)和企事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書，即公務(wù)文書。

6、約會——約會也稱約見，是上司在事先約定的時間、地點與別人會面洽談業(yè)務(wù)，會商工作。

7、秘書的工作環(huán)境——秘書的工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。

8、文書處理——文書處理是指機關(guān)單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

9、會議——會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。

簡答題

簡答題

2、發(fā)文處理程序主要有哪幾個步驟？ 答：（1）擬稿；（2）審核；（3）簽發(fā)；（4）繕印；（5）校對；（6）用印；（7）發(fā)文登記；（8）封發(fā)；（9）歸卷

1、簡述秘書接待工作的種類 ①根據(jù)不同標準，分類方式也不同，具體的有以下幾種：②按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務(wù)接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、經(jīng)營活動接待、技術(shù)考察接待和其他接待。③按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內(nèi)賓接待。④按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

簡述秘書的分類——

1、按服務(wù)對象劃分：公務(wù)秘書、非公務(wù)秘書；

2、按從事行業(yè)和職能分：業(yè)務(wù)秘書、一般秘書、法律秘書、醫(yī)學秘書、教育秘書、廣告秘書、工程秘書、演藝秘書；

3、按工作內(nèi)容劃分：文字秘書、機要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書、生活秘書；

4、按照職責劃分：高級秘書、中級秘書、初級秘書。

日程安排注意事項：

①日程表編以寫記敘、說明為主要表達方式，不加評論，不作過多的分析，簡介具體。②月計劃、周計劃、日計劃不要安排得太滿，尤其是前兩者。③所有的日程安排都按領(lǐng)導的意思辦。④活動與活動之間要有一定的間隙時間，以避免一些時間沖突。⑤在制度日程表的過程中，應養(yǎng)成謙虛細心的習慣。⑥對已經(jīng)處理完成的工作，一般應注明結(jié)果；對沒有處理的也一樣。

信訪工作基本方法——送、轉(zhuǎn)、辦、查。

1、秘書應具備哪些能力？

答：①表達能力；②領(lǐng)悟能力；③辦事能力；④溝通能力；⑤信息處理能力；⑥操作能力；

2、開放式辦公室有哪些優(yōu)點？ 答：①降低能源成本和建筑成本；②減少占地面積；③降低重新布局的成本；④由于拆除了辦公室的屏障，管理者和被管理者的交往障礙減少了，有利于排除心理障礙。

3、收文處理工作包括哪些程序？

答：簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、注辦、歸檔（銷毀）11個環(huán)節(jié)。

4、會議發(fā)言有哪些技巧？答：①語言通俗易懂；②發(fā)言簡潔明了；③節(jié)奏快慢有序；④形體語言得體；⑤保持雙向交流。

6、會務(wù)工作的總體要求有哪些？★

答：①準備充分，②組織嚴密；③服務(wù)周到；④安全保障。

7、秘書工作的作用有哪些？ 答：①樞紐作用；②參謀助手作用；③形象作用。

8、秘書工作的宏觀環(huán)境包括哪些？

答：①政治法律環(huán)境與秘書工作；②經(jīng)濟環(huán)境與秘書工作；③科技環(huán)境與秘書工作；④文化環(huán)境與秘書工作。

9、擬定會議預案包括哪些內(nèi)容？

答：擬定會議預案包括一下內(nèi)容 ①會議預案；②會議文件準備；③會議通知；④會前檢查；⑤會間調(diào)度；⑥會后整理。

10、簡述秘書接待工作的種類 答：按照不同的標準，分類方式也不同，具體有一下幾種：1按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務(wù)接待、會議接待、視察

與檢查接待、參觀接待、經(jīng)營活動接待、技術(shù)考察接待和其他接待。

2、按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內(nèi)賓接待。內(nèi)賓接待又可分為對上級單位來人的接待和對本單位來人的接待。

3、按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

案例分析：

梅錦縣供銷社辦公室王秘書，接待了一位姓張的來訪者，據(jù)反映，三年前他與鄉(xiāng)供銷社簽訂了承包一供銷門市點的合同，期限五年。前五年，因該門市點地處窮鄉(xiāng)僻壤，群眾購買力低，幾乎是保本經(jīng)營。后來許多農(nóng)戶也經(jīng)營起農(nóng)村日用品來，他承包的門市點生意更難做了，但他改變經(jīng)營范圍，向農(nóng)民供應優(yōu)良種籽和各種樹苗，并學會栽培技術(shù)，幫助農(nóng)民發(fā)展生產(chǎn)。本鄉(xiāng)農(nóng)民逐漸富裕起來了，鄉(xiāng)里也通了公路，張某的供銷門市點的生意日益興隆。此時，與縣供銷社副經(jīng)理關(guān)系密切的本鄉(xiāng)農(nóng)民周某，對門市點的經(jīng)營十分眼紅，通過“關(guān)系”中止了張某的承包合同。張某上訪，請求縣供銷社領(lǐng)導主持公道。

答：王秘書記錄了張某反映的情況后，感到此事很棘手，他有以下方式可以選擇：

(1)將此事壓下來，不向領(lǐng)導匯報。如果以后有人問起，就推說忘記了。(2)將此事只告知與周某關(guān)系密切的副經(jīng)理，讓其定奪。

(3)在報告辦公室主任和供銷社經(jīng)理前，給副經(jīng)理“透風”。

(4)直接向辦公室主任和供銷社經(jīng)理匯報，并提出處理意見。

請你對上述4種方式判斷正誤，并逐條說明

理由。

2、1989年初，某單位黨總支書記在療養(yǎng)所用移動電話與本單位辦公室主任李某通電話，問及近來學習情況，辦公室主任在通話中談及中央領(lǐng)導同志在某次重要會議上的講話要點(機密級)中的部分內(nèi)容。根據(jù)上述案情，分析以下問題：

李某這樣做是否算泄露國家機密?為什么? 答：

復習重點：

約會安排的基本原則有哪些？

答：①要根據(jù)領(lǐng)導的工作習慣和生活習慣來安排約見；②要區(qū)分輕、重、緩、急，合理安排約見；③協(xié)助領(lǐng)導搜索有關(guān)信息，使領(lǐng)導做到心中有數(shù)；④酌情彈性；⑤辦公室人員要注意提醒領(lǐng)導準時赴約，如果領(lǐng)導不能按事先約好的時間進行約見，辦公室人員要設(shè)法及早通知對方

文書種類——按照不同的標準，文書可以分為三類：同用文書、專用文書、常用事務(wù)文書。通用文書——通用文書是指在行政機關(guān)和企事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書，即公務(wù)文書。文書撰擬基本要求：①主題正確、鮮明；②語言準確、精練；③格式規(guī)范

文書中各要素標識規(guī)則：P11

2文書處理——文書處理是指機關(guān)單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

上行文——上行文是之下級機關(guān)或單位想所屬上級機關(guān)或單位的行文。

下行文——下行文是指上級機關(guān)或部門想所屬下級部門或機關(guān)的行文。

收文處理程序——收文處理程序是指文書從登記到立卷歸檔各個環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)的工作程序。簽收、拆封及登記、分辦和傳閱、傳閱、歸檔。

發(fā)文處理程序——擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、發(fā)文登記、封發(fā)、歸卷。

會議——會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。★ 規(guī)定性會議——指依法必須召開的，具有法律效力的會議。會議申報與會議審批形式——①口頭申報形式；②書面申請形式；③會議申報形式。

擬定會議預案內(nèi)容——①會議預案；②會議文件準備；③會議通知；④會前檢查；⑤會間調(diào)度；⑥會后整理。

會務(wù)工作總體要求：準備充足、組織嚴密、服務(wù)周到、安全保障。會議主持原則：① 善于調(diào)節(jié)各方意見；②充分發(fā)揚民主；③效率優(yōu)先；④集中統(tǒng)一。會議發(fā)言有哪些技巧？ ★

答：①語言通俗易懂；②發(fā)言簡潔明了；③節(jié)奏快慢有序；④形體語言得體；⑤保持雙向交流。

10、簡述秘書接待工作的種類 ★

答：按照不同的標準，分類方式也不同，具體有一下幾種： 按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務(wù)接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、經(jīng)營活動接待、技術(shù)考察接待和其他接待。

按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內(nèi)賓接待。內(nèi)賓接待又可分為對上級單位來人的接待和對本單位來人的接待。

按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

握手避諱：①貿(mào)然伸手；②長時間不放手；③交叉握手；④該先伸手而沒有伸手；⑤出手時間慢騰騰；⑥握手后用手帕或紙巾擦手。

接電話禮儀：①電話鈴聲一響時，應盡快去接，最好不要讓電話鈴聲超過五聲。②聽電話時要集中注意，回答問題要耐心和熱情，不要生硬、討厭、冷淡的語調(diào)說話；③接到打錯的電話時候，應該說：“這是××公司，電話是??你是不是打錯了？”而不應該說“您打錯了”，就“啪”地將電話掛掉。④電話交談完畢，應盡量讓對方先結(jié)束對話，若確需自己來結(jié)束對話的，應該先向?qū)Ψ浇忉尅?/p>

按信息溝通是否存在反饋分類P220

溝通的基本方法和技巧：①多使用陳述語句，避免情緒化的評論和對感情方面上不愿意接受的語言文字；②語言文字的使用力求準確，不使用產(chǎn)生歧義的詞匯以及含混不清的、模棱兩可的語言；③不要使用華而不實的語言，④與非專業(yè)人士交談，避免使用專業(yè)術(shù)語，語言平實，通俗易懂；⑤多使用短句，少使用長句；⑥語言的邏輯和條理要清楚，人稱指代要明確。

面試注意事項：①如果考官讓你提問時，你涉及的問題最好與職業(yè)無關(guān)，譬如工作內(nèi)容、企業(yè)對員工的要求、晉級制度等，也盡量不談或少談待遇問題，否則容易引起對方的反感。②回答要語調(diào)自然，態(tài)度平和，用詞簡潔明了，條理清晰，實事求是。③不要頭頭是道，夸夸其談，也不要過分談?wù)撟约骸＂懿灰^分討論企業(yè)或領(lǐng)導的是非。⑤不要反問考官；⑥不要談?wù)撃愕募彝ズ蛻偃耍膊灰乓愕纳鐣P(guān)系；⑦不要使用性的魅力。

案例題

1、你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個接待小組負責本次接待工作。如讓你擔任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

答：外事接待是秘書工作中一項十分重要的工作。我應該從以下幾個方面著手工作。首先，應該組織整個接待小組的同志溫習有關(guān)外事接待工作的規(guī)定，也要了解當前中日關(guān)系的基本現(xiàn)狀以及日本在國際國內(nèi)的一些基本情況。其次，要詳細了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當了解日本的政治經(jīng)濟和文化習俗，擬好接待計劃，做好各個方面的聯(lián)系和準備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導人，以及外賓的參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排。

第五篇：秘書實務(wù)

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關(guān)事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃（列支）；（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預見費用。進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會的注意事項

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發(fā)人

4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應規(guī)章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù) 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。3每一項任務(wù)所需費用和其他資源 4每一項任務(wù)所承擔的人員及負責人。5每一項任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向 3.對以前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防范措施。4.對預測的突發(fā)事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行度突發(fā)事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強領(lǐng)導 統(tǒng)一指揮2.快速反應 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件 內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關(guān)領(lǐng)導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據(jù) 支付預算標準 政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限 會議應急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環(huán)境條件與用品的準備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領(lǐng)導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現(xiàn)場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設(shè)備的檢查。

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項 3協(xié)調(diào)會議議題 4協(xié)調(diào)會議紀要

5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實 推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結(jié)束會議 會議經(jīng)費使用的方法

1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導人提出申請并按照審批權(quán)層層審批 3領(lǐng)導審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票 4支出會議經(jīng)費

5領(lǐng)導審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標的實現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經(jīng)過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程 6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經(jīng)費支出合理 10會議服務(wù)熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī) 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。