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第一篇：檔案裝訂

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第二篇：淺談事業單位檔案裝訂整理工作

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淺談事業單位檔案裝訂整理工作

作者：張薇

來源：《科技創新導報》2012年第36期

摘要：在檔案整理的過程中為了固定和保護卷內文件，避免散失和損壞，需要根據不同情況對文件或案卷進行裝訂。這里的裝訂是指對不符合檔案保護要求的文件材料，如使用鐵質訂書針或其他需要重新整理的文件材料進行裝訂，以利檔案的保存，防止文件丟失。關鍵詞：事業單位檔案歸檔整理裝訂

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（c）-0-01

裝訂工作是檔案整理過程中的一個必要環節，裝訂的目的主要是便于管理和保護檔案。裝訂之后，既固定了文件頁的順序位置，又使檔案整齊美觀、利于保管。檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復制和鑒定銷毀，以及檔案信息數字化轉換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。評述了傳統的檔案裝訂方式后，從檔案管理現代化需要出發，提出了新的檔案裝訂方法。1 事業單位檔案裝訂前準備工作

在檔案裝訂前，需要拆除文件材料上原有的容易發生銹蝕的大頭針、訂書針等金屬性物質；對文件材料逐頁復查核對，避免漏頁、倒置、文字不清晰等現象。對紙張破損或大小不一的文件材料采取必要的補救措施；按照文件右邊、下方整齊的要求將需要裝訂的一組文件洗整齊，用鐵夾在右邊將文件暫時固定。事業單位檔案裝訂方法

實際工作中往往會采用多種方式裝訂檔案，以“件”為單位裝訂時，文件的排列按以下順序：正文在前，定稿在后或正文在前，復印稿在后，針對某一問題韻上級批復在前，原文在后，不論采用何種裝訂法都要避免在裝訂時壓字的現象，在裝訂后要進行檢查，以“三點一線”裝訂時，線要緊固，以防止在利用者翻閱檔案時發生掉頁的現象。目前常用的歸檔文件裝訂方法有以下幾種：（1）盒裝法：主要用于無法進行裝訂或不宜進行裝訂的檔案材料，如錦旗、印章、證書等，對這類檔案采取直接裝入檔案盒中收藏。（2）機械法：即使用專門的裝訂機具在文件材料左邊1厘米內將文件固定在一起。這是一種通用的裝訂法，主要用于單份歸檔文件的裝訂，對裝訂5～10頁厚度的歸檔文件效果較好。由于通常所使用的訂書釘存在生銹的問題，而且過去是采用案卷級歸檔，單份文件不采用訂書機裝訂。隨著不銹鋼文件夾、不銹鋼訂書針的出現，裝訂法使用起來方便、省力，且不影響文件的復印、掃描，所以，現在檔案裝訂均已普遍采用此方法。（3）粘貼法：即采用傳統的膠水或粘和劑將每頁歸檔文件粘貼起來。凡單件在5頁之內比較薄的文件材料，宜采用粘貼法。粘貼時沿文件的裝訂邊刷1～2 mm的膠水粘貼固定。（4）線裝法：即將歸檔的檔案固定后在左邊裝訂線內用針式裝訂機打出孔，然后采用“三孔一線”進行固定。這種方法主要用于10頁以上成卷的，不能采用普通裝訂機裝訂的檔案。（5）縫紉法：對厚度在5頁以上的文件，采用縫紉機沿裝訂線進行縫紉。使用這種方法裝訂時要注意先把縫紉針腳調至最大，因為密集的針腳很容易導致將紙張扎斷。（6）塑釘法：是采用先在歸檔文件上打孔，然后穿上塑料螺釘進行緊固。用這種方法時還可以采用三種顏色的螺釘分別標識永久、長期、短期的檔案。不過，采用這種方法裝訂也將相應地增加檔案的體積和重量，而且塑料釘也存在老化的問題。事業單位檔案歸檔編排裝訂方法

（1）歸檔排列：在同一內，將歸檔文件材料區分類別后按不同的保管期限排列。這里，歸檔文件的排列是指在最低一級類目內，對歸檔文件的先后次序進行定位排列，每年都按順序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按時間先后順序排列。不同事由，則以事情辦理完結時間先后排，將主要職能活動或重要的文件排在前面，對有共同屬性的文件，例如所屬各部門報送的工作總結等，可按照部門的順序排。對相互有聯系的文件要盡量放在同一個檔案盒內排列，對歸檔過程中需要說明的事項填寫在備考表中，主要包括：歸檔文件的完整性、質量情況、材料調整補充情況、檔案檢查情況，歸檔人、檢查人、時間以及其他需要說明的問題。（2）編號和標識：檔案的分類編號是用漢語拼音字母和阿拉伯數字來指代表示不同類型檔案的自然形成規律和相互間的有機聯系的工作。（3）選擇編目方法：編目采取分號制。黨政類文件材料，包括黨群類、行政類兩大類別的文件材料的保管期限分為永久、30年、10年三級，保管期限應為最低一級類目。在編號時，對不同保管期限的歸檔文件分別編制流水件號。要求按“、類別、保管期限”分類編號。在實際工作中常用的檔號編制模式有：①全宗號十號十分類號十件號；②全宗號十號十分類號十案卷號十件號；③全宗號十號十分類號十保管期限十件號；普遍采用的檔號結構、模式為：號—分類號—案卷號。在以上這三種模式中，可以看出，“全宗號十號十分類號十保管期限十件號”的檔號模式既能反映出單份文件的形成時間、所屬類別、保管期限等因素，有利于將檔案管理工作實行有效的銜接。”符合文件形成的自然規律。（4）編頁號及編盒號：對歸檔的文件按照其原有的頁數注出頁數。不過，也有的省級標準規定既要編件號，也要編頁號。以卷為保管單位裝訂后，在有文字的卷內文件頁面右下角從1開始順序編寫頁號。以件為保管單位裝訂的歸檔文件材料，則編寫在每份文件的右上角所蓋的歸檔章相應的欄目內；盒號是檔案包裝入庫排列上架的順序號。編號時按照永久、30年、10年的保管期限順序排列，也可以采用不同的顏色的標簽分別標識保管期限，加以區別。永久、30年、10年保管期限的歸檔文件是要分別編襯流水件號的，30年、10年保管期的歸檔文件不允許混編一個流水號。（5）計算機存儲：對歸檔文件分類編號后，將每份歸檔文件標題等特征信息輸入計算機，在輸入計算機的同時由計算機自動編排產生“件號”。根據“淡化整理、深化檢索”的要求，盡可能按照文件級管理辦法進行歸檔整理工作。將文件題名、、文號、責任者、文件形成日期、主題詞等檔案內容要素充分反映出來，以擴大檢索途徑，優花檢索方式。在輸入數據的同時在文件上編寫件號。（6）裝盒：用統一制作的案卷皮把排列好的文件材料裝訂起來后，填寫卷面，包括：全宗號、目錄號、分類號、文書處理號、單位名稱、主題名、卷內文件形成起止時間、本卷張數、保管期限及卷號等項目。然后，在備考表中注出：卷內需要說明的情況、立卷人、檢查人、日期等，最后打卷內張頁號

碼。根據歸檔的文件選擇好適宜的檔案盒，將整理完畢不同類別和保管期限的文件按順序排列好分別裝入相應的檔案盒內。結語

檔案管理工作能否貫徹落實到位能否被各行文單位所認可，關鍵在于我們檔案工作者自己對檔案工作的重視程度和宣傳力度。檔案工作雖然無法與嫦娥工程相比，卻也是一項功在當代，利在千秋的事業，只要人們稍加重視，就可以收到事半功倍的效果[1]。檔案事業就一定能取得飛躍的發展，我們的各項工作就一定能夠得到貫徹與落實！

參考文獻

[1] 李振浦.談檔案的裝訂工作應該從文件的裝訂抓起[J].蘭臺內外，2012（1）：35-35.

第三篇：課題檔案裝訂順序

課題檔案裝訂順序

立項卷1.目錄

2.課題申報表

3.任務下達書

4.課題責任書

5.開題報告（實施方案）

6.初期研究資料、數據、問卷等

研究卷

1、目錄

2、課題研究過程中各成員關于本課題的相關材料積累,包

括論文、調查問卷、課題成員集體研究記錄、階段性成果、階段性小結、市、區、校級的檢查記錄等。結題卷1.目錄

2、課題主持人結題報告(3000字以上)

3、課題參加者的論文或結題報告(2500字以上)

4、結題驗收表（一式兩份，一份裝訂在結題卷內，一

份上交）

備注：各校按進度應結題的課題，需上交立項卷、研究卷、結題卷及一份獨立的結題驗收表，進行驗收，評審驗收結束后三卷及相關證書返回。

第四篇：會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂

一、會計憑證的裝訂要求

（一）憑證按日裝訂。

1、一般情況下一個營業機構一天的憑證裝訂成一冊傳票；

2、如果一天憑證過多的可分若干冊裝訂，過少的可將同一月份若干日（一般不超過10個工作日）的憑證合并裝訂（用封面隔開），但須按日期序時排列。用封面隔開時，每天的封面也應進行統計，最后再做一個匯總封面。注意：不同月份的會計憑證不能裝訂在一冊內

（二）按柜員順序排列

一天的傳票中，柜員按先庫柜員后其他柜員排列，其他柜員按柜員號從小到大排列。網點匯總記賬憑證排列所有柜員傳票的后面，按憑證號碼從小到大順序排列。

（三）同一柜員的會計憑證按流水號從小到大順序排列。(四)加編順序號，也就是說的卡號

卡號的作用在于，一是表明本冊傳票共多少張，二是可以和封面填寫的憑證、原始憑證及附件張數進行核對。

（五）必須加裝統一規格的傳票封面，封皮和封底

1、傳票封面應規范填寫。憑證日期要填全，如從某日到某日，即使一冊傳票只裝訂了一天的憑證，也應填寫為從某日到某日。

2、保管編號從年初開始到本冊的編號，如果一天憑證裝訂兩冊以上，則該兩冊傳票順序編號，不能編成相同號或相同號“-1”“-2”區別。

3、分冊裝訂的必須注明“第幾冊、共幾冊”要素。

4、共幾冊指的是本日傳票共幾冊，第幾冊指的是本冊傳票在本日本次的排號。

5、如一天的憑證裝訂了三本傳票，則第一本應填寫為“第一冊、共三冊”，第二本應填寫為“第二冊、共三冊”，第三本應填寫為“第三冊、共三冊”。

二、賬簿的裝訂要求

（一）總賬按月打印，按月裝訂。

（二）分戶賬按月打印，按月裝訂，賬頁過多的可分若干本裝訂，賬頁過少的營業機構可采用按季或按年的方法裝訂，排列順序以賬號從小到大排列。

（三）裝訂成冊的賬頁，在裝訂處加封，登記賬簿封面，注明賬簿名稱、及編號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處蓋章，登記《會計檔案保管登記簿》入庫（柜）保管。

（四）手工登記簿

1、連續使用、永久保管的登記簿以一本使用完了為立卷裝訂時間，封面注明**年**月**日至**年**月**日。

2、除連續使用、永久保管的訂本式登記簿之外的登記簿按年整理裝訂。登記簿應保持原樣，空白頁不能拆，但須在記錄賬頁的最后一行畫一斜線，表示結束使用。在登記簿封面上注明、保管期限等內容。

（五）機打登記簿

計算機打印輸出的登記簿按規定順序排列、按年裝訂，頁數過多的可分冊裝訂，頁數過少的，可以幾種合訂，但必須是相同保管期限的裝訂在同一冊，不同登記簿之間用封面隔開。

三、清單的裝訂要求

（一）各類清單按日打印，按月裝訂，于月后5個工作日內完成裝訂。

流水清單按時間順序排列，每日按柜員號從小到大排列裝訂，裝訂時必須加裝封面和封底；裝訂后，在封面的相應位置填寫名稱、、檔案編號；在裝訂處加封，由裝訂人員和會計主管在加封處蓋章，登記《會計檔案保管登記簿》入庫（柜）保管。

四、報表的裝訂要求

日報表按月裝訂，月報表按年裝訂，年終決算報表單獨裝訂。

裝訂時加封面、封底、并在裝訂處加封。封面注明報表名稱、及編號，由裝訂人員與會計主管人員在加封處蓋章，登記《會計檔案保管登記簿》入庫（柜）保管。

五、其他介質保存的會計檔案

保存會計檔案資料的磁、光盤、微縮膠片等介質，應按檔案資料的/保管期限/類別加以分類、編號，張貼標簽并加裝介質封套，注明檔案資料名稱、編號，由經辦人在標簽和介質封套上蓋章，登記《會計檔案保管登記簿》歸檔保管。

注意事項：嚴禁將不同保管期限的會計檔案混裝在一冊內。

如將《開銷戶登記簿》和《重要空白憑證登記簿》裝訂在一起。

嚴禁將不同類的會計檔案混裝在一冊。如將賬簿和報表裝訂在一冊內。

第五篇：會計檔案的裝訂保管

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會計檔案的裝訂保管

(1)會計檔案的整理立卷。會計終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類

會計檔案按各卷順序編號。

①分類標準統一。

一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

②檔案形成統一。

案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。

③管理要求統一。

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建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按排序匯編裝訂成冊。

(2)會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

①會計憑證的裝訂。

一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

A.會計憑證裝訂前的準備工作：

會計憑證的裝訂

a.分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;

b.按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數;

c.摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持

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d.整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全;

e.記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

B.會計憑證裝訂時的要求：

a.用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;

b.憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證;

c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項。

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a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

b.在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

②會計賬簿的裝訂。

各種會計賬簿結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：

A.賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

B.活頁賬簿裝訂要求：

a.保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

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b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。

c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章。

C.賬簿裝訂后的其他要求：

a.會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

b.會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。

c.封面應齊全、平整，并注明所屬及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。

d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

③會計報表的裝訂。

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會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;第三，按保管期限編制卷號。

(3)會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定，會計檔案的保管要求主要有：

①會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：

A.開列清冊，填寫交接清單;

B.在賬簿使用日期欄填寫移交日期;

C.交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。

②會計檔案的保管要求。

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A.會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材;

B.采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;

C.會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀;

D.會計檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;

E.設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;

F.會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

③會計檔案的借閱。

A.會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。

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B.外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

C.借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。

D.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。

④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起，如：1996終了日為12月5日，保管期限按1997年元月1日開始計算。

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為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數，做到心中有效、不出差錯。

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檔案裝訂

第一篇：檔案裝訂

第二篇：淺談事業單位檔案裝訂整理工作

第三篇：課題檔案裝訂順序

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