第一篇:裝訂保管會計檔案 安信會計培訓學校告訴您
裝訂保管會計檔案 安信會計培訓學校告訴您
安信會計培訓學校認為作為一名合格的財務工作人員,手頭離不開單據,裝訂保管會計檔案不容忽視以下幾點:
1.憑證的裝訂與保管會計憑證是單位會計檔案的重要組成部分,會計憑證一般以月為單位,財務人員需要對每月的會計憑證及時裝訂,以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當月結賬工作完成后,不應積攢甚至雜亂的堆放。
各單位應配備財務裝訂用工具,如裝訂機、裝訂線、裝訂針等,也可以使用重型訂書機,使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角,裝訂前的一些準備性日常工作也不要忽視,日常保持憑證存放整齊有序,每月在編制憑證的同時,根據憑證編號大體分冊,用大鐵夾或長尾夾穩固下來,便于裝訂成冊。
裝訂時,把當月全部憑證做個估算,大約平均分成多少冊合適?將封面、記賬憑證、封底、包角放好,反復羅列檢查是否整齊有序,然后用重型訂書機將左上角訂牢,包好包角,完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數、憑證號數等等相關內容填寫完整,加蓋公章。
2.賬簿的裝訂與保管日前,手工賬簿已越來越少的發揮其作用,財務軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄。現金日記賬、銀行日記賬可以根據管理需要每月打印,總分類賬、明細分類賬可以以年度為單位,打印成紙制賬簿,裝訂成冊保存。
3.財務報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應做好電子文件存檔工作,同時根據需要打印紙制報表,按報表所屬期間、性質做好分類保管。
4.其他類:銀行存款余額調節表、銀行對賬單、合同文件等其他應當保存的會計核算專業資料。經濟合同比如單位購銷合同等,是財務收付款的重要依據,歸屬財務人員負責保管的,應認真保存,對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務人員還應做好單位財務文件的保管工作,明確保管人員及場所,定期整理立卷,裝訂成冊。
第二篇:會計檔案的裝訂保管
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會計檔案的裝訂保管
(1)會計檔案的整理立卷。會計終了后,對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法,即:分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一,并分門別類
會計檔案按各卷順序編號。
①分類標準統一。
一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他。
②檔案形成統一。
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。
③管理要求統一。
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建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按排序匯編裝訂成冊。
(2)會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
①會計憑證的裝訂。
一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
A.會計憑證裝訂前的準備工作:
會計憑證的裝訂
a.分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;
b.按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數;
c.摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持
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d.整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全;
e.記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
B.會計憑證裝訂時的要求:
a.用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
b.憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;
c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項。
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a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
b.在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱。
②會計賬簿的裝訂。
各種會計賬簿結賬后,除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是:
A.賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
B.活頁賬簿裝訂要求:
a.保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用質好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊。
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b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章。
C.賬簿裝訂后的其他要求:
a.會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角,錯頁、掉頁、加空白紙的現象。
b.會計賬簿的封口要嚴密,封口處要加蓋有關印章。
c.封面應齊全、平整,并注明所屬及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。
d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
③會計報表的裝訂。
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會計報表編制完成及時報送后,留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一,會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補后,完整無缺地裝訂;第二,會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;第三,按保管期限編制卷號。
(3)會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》規定:“當年會計檔案,在會計終了后,可暫由本單位財務會計部門保管一年,期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定,會計檔案的保管要求主要有:
①會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時,應按下列程序進行:
A.開列清冊,填寫交接清單;
B.在賬簿使用日期欄填寫移交日期;
C.交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
②會計檔案的保管要求。
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A.會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應的防火器材;
B.采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;
C.會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑,經常保持清潔衛生,以防蟲蛀;
D.會計檔案室保持通風透光,并有適當的空間、通道和查閱地方,以利查閱,并防止潮濕;
E.設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密;
F.會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
③會計檔案的借閱。
A.會計檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。
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B.外部借閱會計檔案時,應持有單位正式介紹信,經會計主管人員或單位領導人批準后,方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時,應經會計主管人員或單位領導人批準后,辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
C.借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記,拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
D.借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數收回,并辦理注銷借閱手續。
④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限,按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的,記述和反映會計核算的,對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案,應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計終了后的第一天算起,如:1996終了日為12月5日,保管期限按1997年元月1日開始計算。
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為了全面反映會計檔案情況,上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數,做到心中有效、不出差錯。
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第三篇:會計檔案保管期限
會計檔案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。
會計檔案的保管期限,根據其特點,分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。
會計檔案的保管期限,從會計終了后的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限,該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,具體規定如下:
1、需要永久保存的會計檔案有:會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊以及財務報告、財政總決算、行政單位和事業單位決算、稅收年報(決算)。
2、保管期限為25年的會計檔案有:現金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3、保管期限為15年的會計檔案有:會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業單位的各種會計憑證;各種完稅憑
證和繳退庫憑證;財政總預算撥款憑證及其他會計憑證;農牧業稅結算憑證;會計移交清冊。
4、保管期限為10年的會計檔案有:國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關編送的報表;財政總預算保管行政單位和事業單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貨款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。
5、保管期限為5年的會計檔案有:固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年;銀行余額調節表;銀行對賬單;財政總預算會計月、季度報表;行政單位和事業單位會計月、季度報表。
6、保管期限為3年的會計檔案有:月、季度財務報告;財政總預算會計旬報。
企業和其他組織會計檔案保管期限
一.會計憑證類
1.原始憑證 15年2.記賬憑證 15年會計檔案
3.匯總憑證 15年
二.會計賬簿類
4.總賬 15年(包括日記賬)5.明細賬 15年6.日記賬 15年(其中現金和銀行存款日記賬為25年)7.固定資產卡片(報廢清理后保管5年)8.輔助賬簿 15年
三.財務報告類
(包括各級主管部門匯總財務會計報告)9.月、季度財務會計報告(包括所屬單位 月、季度財務會計報告)3年會計檔案
(包括文字分析)10.財務會計報告(決算)永久(包括文字分析)
四.其他類
11.會計移交清冊 15年12.會計檔案保管清冊 永久13.會計檔案銷毀清冊 永久14.銀行余額調節表 5年15.銀行對賬單 5
第四篇:會計檔案保管期限
會計檔案保管期限
根據《會計檔案管理辦法》第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案保管期限表
附表一 企業和其他組織會計檔案保管期限表
序 號 檔案名稱 保管期限 備 注
一 會計憑證類原始憑證 15年記帳憑證 15年匯總憑證 15年
二 會計帳簿類總帳 15年 包括日記總帳明細帳 15年日記帳 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年固定資產卡片 固定資產投資清理后保管5年輔助帳簿 15年
三 財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告月、季度財務報告 3年 包括文字分析財務報告(決算)永久 包括文字分析
四 其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調節表 5年銀行對帳單 5年
會計賬簿保管期限最長,分兩種情況,定期保管最長是25年。若是財務報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊是永久保管的。
第十條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷。
(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。
第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第五篇:會計檔案保管
第十一章 會計檔案
第一節 會計檔案的概念和內容
一、會計檔案的概念
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
二、會計檔案的內容
會計檔案的具體內容包括:
1.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
2.會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片賬,輔助賬簿,其他會計賬簿。
3.財務報告類:月度、季度、半、財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
4.其他會計資料類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
【例題·單選題】以下會計資料中不屬于會計檔案的是()。
A.現金日記賬
B.總賬
C.購銷合同
D.購貨發票
『正確答案』C
第二節 會計檔案的歸檔
1.根據《會計檔案管理辦法》,各單位每年形成的會計檔案,都應由會計機構按照歸檔的要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案,在會計終了,可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后,原則上應由財務會計部門編造清冊,移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的,應當在財務會計部門內部指定專人保管。
3.移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理,以分清責任。
【例題·單選題】各單位每年形成的會計檔案,都應由()負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
A.會計機構B.檔案部門
C.人事部門D.指定專人
『正確答案』A
第三節 會計檔案的保管期限
永久檔案與定期檔案
各種會計檔案的保管期限,根據其特點,分為永久、定期兩類。
永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據保管期限分為:3年、5年、l0年、l5年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計終了后的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織等會計檔案的保管期限,該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,具體可以分為:(主要了解企業的)
1.永久:會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及財務報告;
2.25年的:現金和銀行存款日記賬;
3.5年的:固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單;
4.3年的:月度、季度財務報告;
5.l5年的:其他。含所有會計憑證,總賬,明細賬,日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款日記賬),會計移交清冊。
【多選題·2009上半年】需要永久保存的會計檔案包括()。
A.記賬憑證
B.財務報告(決算)
C.會計檔案保管清冊
D.現金日記賬
『正確答案』BC
【例題·單選題】會計檔案的保管期限是從()算起。
A.會計終了后第一天
B.審計報告之日
C.移交檔案管理機構之日
D.會計資料的整理裝訂日
『正確答案』A
【例題·單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為()。
A.15年B.25年C.3年D.10年
『正確答案』A
【例題·單選題】各種會計檔案的保管期限,根據其特點分為永久、定期兩類。定期保管期限分為()。
A.3年、10年、20年、30年、40年5種
B.1年、5年、10年、15年、20年5種
C.3年、5年、10年、15年、20年5種
D.3年、5年、10年、15年、25年5種
『正確答案』D
第四節 會計檔案的查閱和復制
一、會計檔案的查閱和復制
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
二、會計檔案的交接(了解)
(1)單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的——應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。
(2)單位分立
①單位分立后原單位存續的——應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制;②單位分立后原單位解散的——協商后的其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復制。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。
(3)單位因為業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案——應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、復制。
對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接的單位保存,并按照規定辦理交接手續。
(4)單位合并
①單位合并后原單位解散或一方存續其他方解散的——原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;
②單位合并后原各單位仍存續的——仍應由原單位保管。
建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。
(5)單位之間交接會計檔案的——交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
(6)個人交接時——交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案交清冊上簽名或者蓋章。
(7)我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
第五節 會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿需要銷毀時,可以按照以下程序銷毀:
(1)由本單位檔案機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。
(4)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。
注意:對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證,以及涉及到其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【判斷題·2009上半年】對于保管期滿但未結清的債權債務的原始憑證不得銷毀,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到未了事項完結時為止。()
『正確答案』√
【例題·多選題】保管期滿,不得銷毀的會計檔案有()。
A.未結清的債權債務原始憑證
B.正在建設期間的建設單位的有關會計檔案
C.超過保管期限但尚未報廢的固定資產購買憑證
D.銀行存款余額調節表
『正確答案』ABC
【例題·多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規定,下列說法中正確的有()。
A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類
B.單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管
C.企業銀行存款余額調節表、銀行對賬單和固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年
D.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境
『正確答案』BCD
總結
1.教材內容講完了,即大家已聽完一次完整的課程。
2.學習時重在理解,不要死記硬背。
3.一定要注意學習方法:最好對照著教材做題。當然一定要做廣東省的歷年考題和中華會計網校專門為大家編寫的練習題。而且第一次做題時,不管會不會做,都要查教材。主要目的是加深印象,另外每年教材可能有變化、答案也有可能有錯,要以教材為主。甚至也為了不打擊我們的自信心,因為很多同學感覺是:聽課時覺得明白了,但一做題就懵了。我們要掌握每一個知識點,而不僅僅是一道題,因為一個知識點可以出很多題型,比如:以下賬戶屬于資產類的有(多選)(AB)
A.應收賬款 B.預付賬款 C.應付賬款 D.預收賬款
變形1,以下賬戶屬于負債類的有(多選)(CD)
變形2,預付賬款是負債類賬戶(判斷)(×)
等等。
4.認真學,最基本的知識一定學扎實,為以后打基礎。