第一篇：文控中心管理制度

文控中心管理制度 第一章 總則

一、目的

為規(guī)范公司技術(shù)文件和質(zhì)量文件的資料管理，加強(qiáng)產(chǎn)品資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本管理制度。

二、資料范圍

文控中心的資料范圍確定為： a)公司的質(zhì)量手冊(cè)（質(zhì)量管理體系）b)公司的程序文件；

c)產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶(hù)發(fā)來(lái)的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件及產(chǎn)品在過(guò)程開(kāi)發(fā)各階段所形成的相應(yīng)的技術(shù)文件； d)外來(lái)產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件；

e）產(chǎn)品工藝文件（過(guò)程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過(guò)程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、零件入口檢測(cè)單、產(chǎn)品更改通知單等）；

f)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的各類(lèi)質(zhì)量記錄（生產(chǎn)過(guò)程報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告等）g)公司制定和購(gòu)買(mǎi)的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本管理制度，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負(fù)責(zé)文件的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專(zhuān)員分管，由質(zhì)量管理部部長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專(zhuān)員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責(zé)

文控中心既是公司產(chǎn)品及質(zhì)量文件永久保存和保護(hù)的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、收集、整理公司的技術(shù)、質(zhì)量文件，并對(duì)各部門(mén)的技術(shù)、質(zhì)量文件進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于質(zhì)量、技術(shù)文件和資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司技術(shù)、質(zhì)量文件及有關(guān)資料和標(biāo)準(zhǔn)的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5．開(kāi)展文件、資料查閱、下發(fā)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件資料的管理工作

六、文件資料的收集

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)供應(yīng)商和產(chǎn)品的項(xiàng)目代號(hào)將資料分類(lèi)。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按是否保密、保密程度來(lái)分。

2.1 大類(lèi)分為：質(zhì)量文件：A質(zhì)量手冊(cè)；B程序文件；C質(zhì)量記錄 技術(shù)文件:D產(chǎn)品資料；E工藝資料； 標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)文件：F公司標(biāo)準(zhǔn)；G國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；H企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 2.2保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2.3密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 3.歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4.資料排列：資料按技術(shù)文件和質(zhì)量文件依次放在一起，有左右件區(qū)分的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。

5.對(duì)所有公司質(zhì)量文件和技術(shù)文件系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。

6.每年年末對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

7.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。技術(shù)部產(chǎn)品工程師及質(zhì)管部檢驗(yàn)員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員；文控專(zhuān)員將報(bào)送的資料原件保存，并建立臺(tái)賬。

8.公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

9.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作

1.資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時(shí)，須登記后方能調(diào)閱。

2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。

3.借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

4.借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6.外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3）根據(jù)各部門(mén)需要下發(fā)資料復(fù)印件。

第四章文件資料的發(fā)放

1.產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶(hù)發(fā)來(lái)的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件，由文控中心文控員按以下要求統(tǒng)一發(fā)放。1.1產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍規(guī)定如下：

公司內(nèi)部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購(gòu)部發(fā)放加工零（部）件產(chǎn)品圖樣一份。

1.2由供方提供的產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件由制造采購(gòu)部填寫(xiě)復(fù)印申請(qǐng)單（），并在文件和資料發(fā)放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領(lǐng)取。采購(gòu)部填寫(xiě)資料發(fā)放清單，將該清單和資料一同發(fā)給供方，并要求供方在接到資料后，將該發(fā)放清單簽字后返回，以確認(rèn)資料是否發(fā)放到位。2.外來(lái)產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件

外單位發(fā)來(lái)或各單位待會(huì)的外來(lái)產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件（包括顧客提供的資料），應(yīng)及時(shí)到文控中心文控員處歸檔，由文控員統(tǒng)一建立臺(tái)賬。3.工藝文件 3.1過(guò)程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過(guò)程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、入廠檢測(cè)報(bào)告等在文控中心文控員處歸檔，供相關(guān)單位查閱。3.2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由產(chǎn)品工程師發(fā)放到各車(chē)間使用，出廠和入廠檢驗(yàn)報(bào)告由檢驗(yàn)員統(tǒng)一保存后定期交給文控中心處歸檔。

3.3產(chǎn)品更改通知單由技術(shù)專(zhuān)責(zé)發(fā)放到技術(shù)部、質(zhì)管部、生產(chǎn)采購(gòu)部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件由技術(shù)專(zhuān)責(zé)隨更改通知單發(fā)放到入口檢驗(yàn)和制造采購(gòu)部。技術(shù)專(zhuān)責(zé)需把更改通知單及圖紙發(fā)放到相關(guān)單位的技術(shù)員處，再由技術(shù)員發(fā)放至本單位相關(guān)人員。接收人需在設(shè)計(jì)更改發(fā)放清單（）上簽字。4標(biāo)準(zhǔn)資料

公司制定和購(gòu)買(mǎi)的標(biāo)準(zhǔn)及其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)由文控中心文控員建賬發(fā)放。5其他

更換或增加的技術(shù)文件隨更改通知單一起發(fā)放，不在單獨(dú)建立發(fā)放臺(tái)賬，作廢的技術(shù)文件由技術(shù)專(zhuān)責(zé)在發(fā)放更改通知單及新圖時(shí)收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標(biāo)識(shí)，并建立臺(tái)賬。

第五章 文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文控專(zhuān)員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》交部門(mén)主管人員審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。

第六章 附則 1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。

2．本辦法由質(zhì)管部解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第二篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； c)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；

d)勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； e)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； h)儀器、設(shè)備方面的文件材料； i)基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； k)教育培訓(xùn)方面的文件材料； l)信息、情報(bào)方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作

計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專(zhuān)員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專(zhuān)員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責(zé)

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類(lèi)、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料的利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

2.1 大類(lèi)分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：

采購(gòu)部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉(cāng)儲(chǔ)部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項(xiàng)目部：XM；客戶(hù)服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷(xiāo)售部：XS；營(yíng)銷(xiāo)辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財(cái)務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽(yáng)辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。各部門(mén)文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控專(zhuān)員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料，借閱本部門(mén)的由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由管理者代表批準(zhǔn)。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復(fù)印件； 3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《文件（資料）處置審批表》交部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控專(zhuān)員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》，將批準(zhǔn)的《文件（資料）處置審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料、儀器設(shè)備方面的文件材料；教育培訓(xùn)、信息、情報(bào)方面的文件材料；預(yù)算決算書(shū)類(lèi)、事業(yè)計(jì)劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類(lèi)會(huì)議文件、重要紀(jì)錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、約束范圍

公司內(nèi)部各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司文控中心負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級(jí)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、制定和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3、負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5、開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6、發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7、開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調(diào)閱點(diǎn)收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2、對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)的簽字。

5、任何人需調(diào)閱檔案時(shí)，填寫(xiě)“調(diào)閱申請(qǐng)單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。

6、調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標(biāo)記,書(shū)寫(xiě)任何文字、圖形或符號(hào)以確保全公司統(tǒng)一性。不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，由檔案管理員負(fù)責(zé)處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、破損、字跡模糊,可向文管中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達(dá)，若需在上面寫(xiě)接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)另行填寫(xiě)“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。

10、無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

11、有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說(shuō)明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復(fù)印件，原件由財(cái)務(wù)部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2、分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源，時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)出按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

2.1 大類(lèi)分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門(mén)按拼音縮寫(xiě)：技術(shù)：JS;海外銷(xiāo)售：HW；區(qū)域銷(xiāo)售：QY;財(cái)務(wù)：CW;生產(chǎn)：SH;運(yùn)營(yíng)：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS;秘密：PS；無(wú)：OP。編碼原則：編碼共為十二個(gè)數(shù)，（文件資料大類(lèi)）（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號(hào)）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類(lèi)，放置在代辦卷宗內(nèi)。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名薄；

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；

（8）工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。4.2 10年保存：

（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū) 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開(kāi)出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

6、對(duì)所有部門(mén)文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該文件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

6.2文件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，編列檔號(hào)。

6.3檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于文件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應(yīng)維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷(xiāo)毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷(xiāo)毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2． 公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效

第四篇：文控中心管理

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公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

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2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

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2．1 大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2． 2 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷(xiāo)售： XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷(xiāo)中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》（附件2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（www.tmdps.cn）管理資源吧（www.tmdps.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

可銷(xiāo)毀。

2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

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第五篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5．開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。2．分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。2．1 大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷(xiāo)售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷(xiāo)中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類(lèi)）□□（部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě)）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2．公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。8．出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀1．公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》（附件2）交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。2．銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。