第一篇：公司文控中心職責

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司建檔范圍確定為：

公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責： 1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集： 1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS ；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。

10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。

8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀 1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。

2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

備注資料:

1、對于文件更改頻繁的，應當統計分析改進更改的原因，提高文件質量。以及文件發放需要量的控制等。這是結合利用文件發放渠道來控制文件質量的措施，同時也是減少文件發放工作量的根本措施。譬如，設計部門，在試制階段，更改頻繁。開始規定必須接到文件才能正式更改。正式文件發放過程很長，影響生產。后來，發現，大量的更改內容沒有必要通過原來設計批準者的批準，于是，規定一種臨時更改的文件，由設計人員通過組長批準，可以直接發到有關部門。讓工藝、生產部門開始工作，等到正式文件批準后再按照文件驗收。這樣就大大方便了采購、工藝、檢驗等部門的同步平行工作。到一定時候，合并這些臨時文件，這樣從文件更改次數上大大減少了。也節約了文件的紙張和人工費用。

實際上記錄有兩種型式,一種是記錄表格，在記錄表格中規定了格式和要求，是工作指導文件；另一種型式是使用記l錄表格，在記錄表格中錄入了數據，形成證據的文件。

ISO9001 4.2.3 “記錄是一種特殊類型的文件，應依據4.2.4的要求進行控制”。但4.2.4明確了記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置所需的控制，也就是對錄入數據形成證據的記錄的控制要求，通常不需要控制記錄的版本；4.2.3和4.2.4都沒有明確對記錄表格的控制要求，所以依據ISO9001標準記錄表格的版本不需要控制。實際工作和質量管理都會認為記錄表格作為文件應該按4.2.3的要求進行控制。結論ISO9001對記錄表格的控制沒有明確，我的建議是修改標準：4.2.3第一段...記錄是一種特殊的文件，其記錄表格應按本條款要求控制，錄入數據的記錄應依據4.2.4的要求進行控制。記錄的定義也應修改。

文件控制程序 1.目的：

對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。2.范圍：

本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料（包括外來文件）的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。3.職責：

3.1總裁負責管理文件的批準。3.2管理者代表負責管理文件的審核。

3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。4.程序：

4.1文件的編寫、審批。

4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。a)管理體系文件由總裁批準。

b)行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

c)作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。4.2文件的編號

所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法： a）管理手冊的編號方法

SY

MM

**** 年代號

管理手冊代號（MM—Management Manual：管理手冊）

公司代號（）b）程序文件的編號方法

SY

PF

** 順序號

程序文件代號（PF—Procedure File：程序文件）

公司代號（）c）作業文件的編號方法

SY

OF

*** 順序號

作業文件代號（OF—Operantion File）公司代號（）d）記錄文件的編號方法

RF

**

** 順序號

程序文件順序號

記錄代號（RF—Record File：記錄文件）e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。4.3文件的發布

4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。4.4文件的標識

4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。4.5文件的使用的實施

4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。4.6文件的更改 4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。4.6.2文件更改方式 4.6.2.1筆誤可用劃改。

4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

4.6.4《文件更改申請單》(QR0504)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。4.7作廢文件處置

4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍／簽收表》范圍發放，并從原使用場所收回失效文件。

4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。4.8文件的歸檔

4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。4.9文件和資料的借閱

4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。5.相關文件：

SYPF02

《記錄控制程序》 6.記錄：

QR0501《文件發放范圍／簽收表》 QR0502《文件清單》 QR0503《文件檢查記錄表》 QR0504《文件更改申請單》

QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

QR0506《文件和資料歸檔登記卡》 QR0507《文件和資料借閱登記卡》 QR0508《文件和資料編號登記卡》

QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

第二篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS ；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。

第三篇：*公司文控中心管理辦法

*公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、

教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

第四篇：公司文控中心管理辦法

x公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。

第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。

文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。

7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。

8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。

9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存XX年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1．區分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規定：s；文件：f；資料：d；檔案：a；合同：b。

2．2 部門拼音縮寫：物控：wk；生管：sg；倉儲：cc；品管：pg；研發：yf；技術：js；客服：kf；采購：cg；生產：sh；市場：sc；銷售：xs ；設備：sb；財務：cw；oem：wb；后總：hz；總經辦：zj；人力資源：rl；制造中心：zz；營銷中心：yx；研發技術中心：yj；財務中心：cw；廣州分公司：gz；上海分1公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。

2．3 保密用y表示，非密級則用n表示。

2．4 密級：絕密：as；機密：cs；秘密：ps；無：op

編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦～年某份制度編碼為：szjnop040001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。

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第五篇：公司文控中心方法管理

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公司文控中心方法管理

第一章 總 則

一、為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司建檔范圍確定為：

公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。

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公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。

三、公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責

四、實行集中與分散管理相結合的體制。由集團總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責：

1．負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。

2．制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。

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3．負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

4．嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。

6．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區分全宗，確定立檔單位。

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2．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

2．1 大類分為：制度/規定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS ；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP 編碼原則：編碼共為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

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6．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

8．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借

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閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。

2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。

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8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。

第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。

2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。