辦公室主任的協調藝術

協調作為處理關系、緩解矛盾的一種手段，既是一門學問，更是辦公室主任必備的工作藝術。辦公室日常工作中誘發矛盾的因素很多，矛盾的形式及解決的方法也多種多樣，這就要求辦公室主任在協調過程中必須因人、因事、因時而異。

大事統中有合。對于類似召開大型會議、迎接上級檢查、等大事，通常情況下可采取會議協調、制度協調、計劃協調等方式，以形成抓落實的合力。比如：上級要考核黨委班子，如果分工組織部門牽頭協調，就要在弄清有關事宜的基礎上，建議領導召開協調會，作出分工，明確職責，形成齊抓共管的局面。對前期需要協調的工作，如撰寫匯報材料、擬定考核方案以及各種保障等，要通過整體謀劃和多方溝通，實現上下聯動和工作“對接”，實現整體行動的高效、一致、和諧。

急事穩中求快。急事的顯著特征是突發性和時效性強，要求處置果斷、快速、準確、穩妥。首先要因事而宜。對一突發事件，必要時可“特事特辦”，如果“火燒眉毛”還按部就班，就可能誤事，錯過最佳處理時機，這也是一種失職。其次要盡力而為。遇到上級要求高而急、正常程序下無法完成的工作，要因時而宜，加倍努力，竭力完成絕不能因事急而敷衍，不講質量。再次要講求方法。對上級規定時限內無法完成工作，要積極與其聯系，冷靜客觀地反映情況，尋求解決問題的最佳途徑，不可情緒激動和頂撞，把關系鬧僵。另外，還要積極贏得領導的支持，借助領導的力量進行協調，但要注意及時把協調的內容、意向、目的說清楚。

難事方中求圓。工作中，常常會遇到領導對某一問題意見不一致的情況，辦公室主任協調時常用的辦法有：一要搞好超前預案。想在領導之前把情況搞清，把方案、會議準備充分，盡量把各種因素，包括可能出現的不同意見及如何解釋都考慮進去，以扎實的工作、嚴謹的作風爭取領導意見的統一。二要搞好雙向協調。結合時間先后、職務高低、職責分工等因素，積極做好溝通工作，把領導間的不同意見雙向轉達、傳遞，使領導了解對方的想法，求得理解和支持，尋求意見一致。但要切忌兩面討好，利用領導，做有損團結和工作的事。三要搞好“冷處理”。對時間要求并不很急的事，不妨適當放一放，醞釀一段時間再議。但這既需要協調者具有承擔責任的膽識，更要有良好的處事應變能力。

凡事辦中有禮。常言道：“你敬我一尺，我敬你一丈”。凡事你禮貌在先，即使不好協調的事情，別人也會甘當指路人，從而贏得尊重和支持。平時，不管對上、對下還是同事之間，都要建立起融洽信任的關系，保持“禮尚往來”，說話辦事注意分寸和場合，重小節，不做傷害感情的事。同時，要學會容言、容人、容事，加強主動協調，增進溝通，努力使自己得意時有人舉杯，失意時有人開導，發生失誤有人幫，出現漏洞有人補。

雜事粗中有細。辦公室工作千頭萬緒，瑣事繁事較多，如果想事辦事粗疏，不僅影響工作落實質量，還會帶來負面效應。一位主任陪一位新到任領導下基層，其他各方面都進行了認真協調準備，惟獨沒有了解出行路線，帶車行進過程中，憑想當然選路，結果陷入“迷魂陣”。可見，在辦事過程中，一定要仔細嚴謹，盡可能把各方面的情況都摸細搞準，把方案作周全，使每個環節都不出疏漏。

特事圓中有度。工作中，有些事情在業務和職責范圍之內，有些則不然。特別是領導有時交辦的一些涉及原則的事情，辦與不辦，往往使有的同志感到手足無措，不好把握。對待這種特殊事情，既不能完全應承，也不能一口回絕，可取的方法是認真思考一下，如果屬于違犯政策規定的事情，應委婉地提醒領導，不可隨心所欲，更不能投其所好，千萬不要做影響領導形象甚至使其犯錯誤的事。如果領導一時不理解，甚至有看法，也應剛直不阿，堅持原則。

公私兩全其美。有人把家庭比作事業的港灣，說家庭和諧，可以使人在事業的奔忙中得以休養生息，養精蓄銳；家庭不和諧，就會成為事業的累贅，影響精力的投入、才智的發揮和事業的成就。辦公室主任加班加點較多，特別是夫妻兩地分居的同志，家庭需要幫助的時候往往難以助一臂之力，因此，處理好家事、親情與工作、事業的關系，是一個需要認真對待的問題。辦公室主任身份特殊、工作重要，但并不是說事業成功非要以犧牲家庭幸福為代價，這就要求我們積極尋求二者的結合點，既不能不管家庭只干工作，也不能只顧“小家”誤了“大家”，在集中心思和精力用于工作、學習的同時，也要對家人多一份關愛，多一份理解，多一份責任。