2021年會務接待基本禮儀及規范

1、如何迎接客人?

一是確定迎送規格。

通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。

二是掌握到達和離開的時間。

準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

三是適時獻上鮮花。

迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。

四是不同的客人按不同的方式迎接。

對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清;對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

五是留下一定時間。

客人抵達住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。

2、如何稱呼、介紹和握手?

關于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的___人士，還可直接稱其職務、閣下。

迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序:由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。

3、如何陪車和引導?

客人抵達后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?

乘坐轎車時，通常有兩種情況:當有專職司機開車時，小轎車___號座位在司機的右后邊，___號座位在司機的正后邊，___號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人，則___號座位在后排的中間)。

如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。

中轎主座在司機后邊的第一排，___號座位在臨窗的位置。

乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。為客人關車門時，要先看清客人是否已經坐好，切忌過急關門，損傷客人。

當賓主雙方并排行進時，引領者走在外側，讓來賓走在內側。單行行進時，引導者應走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領者主動開門、關門。出入無人控制的電梯時，引領者先入后出，操縱電梯。

4、如何會見和會談?

會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側就座。主方陪見人員在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。

會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人坐背門一側，客人坐面門一側。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當會談人員較少時，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。

如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。

如果有合影，如何安排就座呢?

一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。

第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。

如果是上級領導來視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領導，保證主要領導居中，通常排單數就座，___號人員即身份最高者居中，___號人員在___號人員左手位置，___號人員在___號人員右手位置，以此類推。

關于會務工作

1、如何制發會議通知?

通知發出后，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。

2、如何選定會場?

主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經濟實惠來選定。

3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語?

會標可以根據會議通知來確定。回頭標和宣傳標語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。

4、如何排列席卡?

主席臺的排列。當主席臺人數較多時，可設立___排以上的主席臺，領導分排就座。以面向臺下來看，當主席臺人數為單數時，___號人員居中，___號人員在___號人員左手位置，___號人員在___號人員右手位置，以此類推。當主席臺人數為雙數時，___號人員在中心點偏右的位置，___號人員在中心點偏左的位置，即___號、___號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，___號人員在___號人員右手位置，___號人員在___號人員左手位置，以此類推。

有發言的要準備“發言席”席卡，會前擺放到位。發言前___分鐘，要請發言人員到達主席臺后面靠近發言臺的一側，準備發言，發言后回到自己的座位上。

5、如何保證話筒和音響良好?選擇好的話筒。反復查看檢修，確保穩定運行。會議開始前___分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。

6、如何發獎?

將領獎人員安排靠前相對集中就座，便于___領獎。

對禮儀小姐進行彩排。禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次___，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉向臺下，展示獎品，然后，轉向主席臺，將獎品交給發獎領導，自然轉身，從另一側離開主席臺。

對領獎人員進行彩排。確定每批領獎人數。按照主席臺上第一排所坐發獎領導的人數，確定每批___領獎的人數，要注意領獎人數一般不要超過發獎領導人數，盡量避免一位領導同時頒發___個以上獎項，減少失誤的可能。

將發獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列打印，發到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。

正式___領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席臺，走到對應的發獎領導面前后，所有領獎人先轉向臺下，約停頓___秒鐘，然后向后轉向主席臺，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎后，再次向后轉向臺下，約停頓___秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側回到座位上。

7、如何簽訂責任狀?

將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于___簽狀。

準備責任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。

8、如何做好會議的后勤保障(主要是車輛、秩序、電力)?

調配會議所需車輛，特別是接送參加會議領導的車輛，要座位充足，車內整潔，并準備___臺備用車輛。要有工作人員現場服務。

安排人員維持會場內外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜。開會之前要檢查會場內外，開會時也要___會場內外，以便及時處置突發情況。

準備電力保障車，并有專業人員跟蹤服務，確保停電之后立即供電。

9、如何做好節儉工作?

遵循必要、簡單、方便的原則。

一是會場大小適中、設施設備夠用，不要過份追求高檔豪華。

會場距離較近，方便多數人來往。

二是場內布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復雜、太花哨。

三是會議材料要盡量減少。

四是食宿要就低不就高。

住宿可安排普通標準間。

五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。

酒店前臺電話禮儀

物品準備

在平時我們工作的時候就應該在電話旁邊準備好紙和筆，方便記錄客戶電話內容。

左手拿話筒

大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

接聽時間

在電話鈴響三聲之內接聽，如果有事情耽誤了接聽電話的時間，在接到客戶電話時應該首先向其道歉。

保持正確的姿態

接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。

因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

重復電話內容

電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯系電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

道謝

最后向客戶道謝是基本的禮貌，來者是客，以客為尊，千萬不要因為不直接面對客戶而認為可以不用搭理他們。