五要素讓函件辦理中的溝通協調更順暢

在函件的辦理過程中常涉及大量溝通協調工作，可以說溝通協調的成效決定了函件辦理的成效。結合近年來的一些工作實踐，就函件辦理過程中的溝通協調工作談幾點體會。

弄清背景是前提

因所涉事項的繁簡程度不同，函在篇幅上長短不等、內容上詳略不一。從接觸的函件看，大部分函件比較簡短，這是“短、實、新”文風的體現，但也易造成來文的背景緣由表達不清、闡述不明，承辦人收到函件往往會“一頭霧水”，不知道該如何辦理。此時，弄清楚函件的背景緣由，就成為辦好函件的前提。

比如，某省直單位致函省委辦公廳，商請幫助協調某局，解決下屬企業酒店管理權劃轉事宜。因來函簡短，未能清楚表述事情的背景緣由，收到該件后，承辦人員是“丈二和尚摸不著頭腦”，這個事項不屬于省委辦公廳的事權，為什么要報給省委辦公廳呢？經向來函單位了解，原來是之前有省領導交代，目的是希望省領導能批示，以作為溝通協調依據和由頭，且該局也是省委辦公廳管理的二級單位。了解該背景后，我們即快速將此件呈報給有關省領導閱批。

確定對象是基礎

一般來說，函件辦理的復雜程度與該函所談事項涉及單位的多少成正比。一些事項看似簡單，實際上關聯性強、涉及面比較廣。對于涉及面比較廣的函件，要理清楚事項所涉部門和單位，才能做好工作協調，否則就不能圓滿

地辦好函件。當然，這需要承辦人員對各地方各部門各單位的職能職責了然于胸。

比如，某科研院辦公廳致函省委辦公廳，商請協調安排該院領導率隊到我省某市調研有關事宜。函件事項并不復雜，但涉及面比較廣，既有省接待部門，也有省直對口業務部門，還有調研地點所在市縣，在當前疫情背景下還有防疫部門。漏掉哪個部門，都會造成該調研活動不能順利成行。

明確內容是關鍵

公文的內容應當明確具體。但有的單位發函時喜歡“廣撒網”，不管大魚小魚都想撈，容易造成表述不夠明確具體。這就需要承辦人與來函單位溝通確定具體要求，對事項性質、目的、有關要求和規定、領導的批示等信息吃準吃透，事項越明確、越具體，辦起來就越容易。

比如，某部委致函有關地方和單位，商請就本地區、本領域有關工作情況依據各自職能提供材料。由于該函件表述較為籠統，涉及面又廣，收文人員不清楚該轉給哪個部門落實。經反復與來函單位溝通，才弄清楚需我廳協助重點提供出臺的某領域配套政策法規方面的材料。如此，我們就很容易確定具體承辦部門，請其依據來函單位要求，認真做好材料搜集整理和報送工作。

合適方式是保障

溝通協調的方式多種多樣，采取何種方式取決于所涉事項的難易程度、緊急程度，涉及部門單位的多少等。簡單事項，電話溝通協調即可；重要事項，則需采取書面方式；存在較大分歧的事項，通過召開座談會、協商（調）會等方式則更為有效、更為穩妥。當然，實際應用中，一個事項的協調往往會采用多種協調方式。

比如，某局報來立即執行國家有關部委關于某方面工作通知的函，提出三條具體貫徹落實要求。但在辦理時，某廳對該局的相關落實措施提出異議。我們判斷，如采取單一的協調方式，可能很難取得一致意見和好的效果。于是，在接下來的協調工作中綜合采取了多種方式：一是采取電話協調方式與來函單位充分溝通；二是會同某局專門赴北京當面溝通協調，聽取國家有關部委的意見；三是通過傳真、信函等方式與兄弟省市相關部門進行書面協調溝通，了解他們的做法經驗；四是組織召開專家學者座談會，多角度論證，全方位研判。最終，各有關部門和單位達成一致意見，并根據意見提出了可行性解決方案。

事成文結是目的辦文的目的在于辦成事。只有事辦成，文才能辦結。承辦人在辦理函件時，既要立足本部門、本單位實際，也要站在來函單位角度思考，更要善于站在全局、大局的高度去做判斷、提建議。

比如，省自然資源和規劃廳收到省政府辦公廳征求某市政府申請授權管護使用某片省級儲備用地意見的函。省自然資源和規劃廳如僅從本單位的管理立場出發，認為省級儲備用地應當由省政府經營管理使用，給某一地市使用可能造成其他地市攀比跟風，不應該同意使用。但鑒于該市經濟發展比較落后，且該儲備用地位置比較偏僻，近期用于其他用途的可能性不大，同意使用儲備用地對該市既是極大的支持，也有利于盤活閑置的資源資產，帶動全局的發展。

故省自然資源和規劃廳綜合研判，作出了同意使用的復函意見，省政府也據此作出了同意使用的批復，實現了事成文結。