第一篇：學院檔案管理辦法

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安徽交通職業技術學院檔案管理辦法（試行）第一章總則

第一條為加強學院檔案的科學管理，更好地為學院教學、科研和其它各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》等有關文件精神，結合我院實際，制定本辦法。第二條學院檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的對學院和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。檔案是師生員工集體智慧的結晶，是國家的寶貴財富，是學院歷史的見證。第三條檔案工作是學院的重要基礎工作之一，檔案記錄反映了學院建立、建設和發展的歷史過程，是學校各項工作的重要組成部分，是評估和衡量學院教育質量和管理水平的重要依據。它為學院教學、科研、管理水平的提高創造了必要條件，是反映和維護學院歷史面貌的一項重要工作，是辦好學校的重要基礎工作。

第四條學院檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于保管和開發利用。學院各門類、不同載體的檔案必須遵循統一領導、集中管理、維護檔案的完整、準確與安全便于開發利用的原則，任何單位和個人不得將應歸檔的材料截留在部門或據為己有。

第五條學院應加強對檔案工作的領導，嚴格實行部門立卷制度，納入學院規劃和計劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第二章 檔案機構及其職責

第六條學院設綜合檔案室，隸屬學院辦公室。綜合檔案室是學院檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本院檔案的機構。其主要職責是：

（一）宣傳、貫徹、執行國家關于檔案工作的政策、法規，提高全院師生員工的檔案意識；

（二）建立健全學院各類檔案工作規章制度，并監督、指導、檢查執行情況；

（三）組織全院專兼職檔案人員的業務培訓，努力提高專兼職檔案工作人員的素質和檔案工作水平；

（四）負責應歸檔檔案和資料的接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統計工作；

（五）開展檔案和資料的開放和利用工作；

（六）積極參與學院檔案信息工作整體化建設；

（七）編輯檔案參考資料和檢索工具；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）科學管理檔案，在開展檔案開放和利用工作的同時，嚴守檔案機密，確保檔案安全。第七條各部門負責人負責本部門檔案工作，各部門兼職檔案員具體承辦本部門檔案工作。部門兼職檔案員主要職責：

（一）認真學習國家檔案工作法律、法規和學院檔案工作規章制度；

（二）根據學院綜合檔案室制發的各門類檔案的案卷類目和要求，做好預立卷和歸檔工作；

（三）負責部門文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統，并按規定時間向學院綜合檔案室辦理檔案移交手續；

（四）積極參加檔案業務學習，不斷提高檔案工作水平；

（五）主動接受學院綜合檔案室的業務指導和督促、檢查；

（六）注意文件材料的安全和保密工作。第三章檔案工作人員、經費、庫房、設備 第八條學院檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠于職守，嚴守機密，勇于創新，具備檔案專業知識和一定的科學文化知識。第九條學院專職檔案工作人員列入學校事業編制，學院專職檔案工作人員屬檔案專業技術人員，按《高等學校檔案管理辦法》、《檔案專業人員職務試行條例》實行專業技術職務聘任制。第十條檔案工作所需經費由學院單獨立項，列入學院年度經費預算。學院各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的經費給予支持，并為本部門兼職檔案管理人員提供必要的工作條件。

第十一條學院根據現有規模、發展規劃和現代化管理的需要，為學院綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。庫房應有防霉、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防高溫、防強光、防有害氣體和有害生物的保護措施，存放聲像等特殊載體檔案，應設有專門庫房，并配置恒溫、恒濕設施。第十二條根據工作需要，學院應有計劃地為檔案部門配置計算機、復印機、照相機、掃描儀、攝像機等設備，使檔案管理現代化同學院管理現代化同步發展。第四章檔案歸檔移交接收

第十三條 學院應建立和完善立卷歸檔制度，并把各種文件材料的歸檔納入教學、科研、管理人員的職責范圍，做到應歸檔的文件材料必須完整、準確、系統地歸檔保存。不允許將職務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據為已有。

第十四條 學院應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理。即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

（一）學院在黨、政管理活動中形成的文件材料，應嚴格遵照文書處理程序辦理。文件辦理告一段落或全部辦理完畢后，承辦人應該把原稿、正文及有關材料整理好，交本部門兼職檔案人員保存，以便立卷歸檔。

（二）學院教學部門應建立健全教學文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔的制度，確保每一個教學年度在進行教學管理工作中形成的文件完整、準確、系統。

（三）學院在科研工作中，應該做到各部門下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。

（四）在基建中，基建部門應該在項目申請立項時，就開始進行文件材料的積累、整理、審查工作。項目竣工驗收時完成文件材料的歸檔和驗收工作。

（五）學院學報、校刊等出版物，編輯人員在收稿、審稿、編輯、印制到歸檔整個過程中都要認真做好文件材料的收集、積累、整理工作，確保應歸檔的材料齊全、完整、質量符合規范標準。

（六）財務工作，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿后移交學院綜合檔案室。第十五條文件材料歸檔范圍

（一）黨群類

主要包括學院黨委及工會（離退休人員管理）、團委、民主黨派等組織、部門工作中形成的文件材料。

（二）行政類

主要包括學院及學院辦公室、人事處、保衛處、總務處（后勤）等部門工作形成的文件材料。

（三）教學類、學生管理類

主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究、學生工作（武裝部）的文件材料。

（四）科學研究類

主要包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面的文件材料。

（五）產品生產與科技開發類

包括學院自行設計、試制、生產、經營和銷售產品過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。

（六）基本建設類

主要包括綜合管理、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗收材料，基建預算、概算、決算、器材等方面材料。

（七）儀器設備類

包括各種精密、貴重、稀缺儀器設備的全套隨機技術文件以及接收、使用、維修和改造各環節中形成的文件材料。

（八）出版類

包括學院在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中形成的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（九）外事類

包括學院在與外國團體或個人開展學術研究、科技合作、人才交流、友好往來、教學活動中形成的文件材料。授予中外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。

（十）財會類

包括各類憑證、報表、賬簿、工資（條）等。

（十一）聲像載體類

包括學院各項活動中形成的對學院和社會具有參考價值和憑證作用的，以音響、畫面、圖片照片形象方式記錄的專門載體及其配套的文字材料。

第十六條 我院實行文件材料形成部門、課題組立卷制度。各系部處室的兼職檔案人員要隨時收集應當歸檔的材料，及時存放在專用袋（夾、盒）內。在年終或課題完成時，對積累的材料進行核查、整理、編目后向學院綜合檔案室移交。

第十七條 對科研成果、基建工程等進行驗收時，應該有檔案人員參加。有關業務部門應會同檔案室對歸檔的文件材料加以審查，簽署意見，沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予蓋章、不予上報成果、不予結算經費。

第十八條 凡需歸檔的文件材料，必須“遵循文件的自然形成規律、保持文件材料之間的有機聯系，便于保管利用”的原則進行系統整理組卷后向學院綜合檔案室移交。第十九條 凡應歸檔的文件材料應質地優良、書繪工整、聲像清晰；不能用易褪色（如鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆等）、易變質的材料書寫；不能有金屬物裝訂。要符合《高等學校檔案工作規范》要求。第二十條 歸檔時間：

（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔；

（二）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔；

（三）基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔；

（四）財會檔案，在會計年度終了后，由財務處保管一年，期滿后于次年六月底前歸檔；

（五）特別珍貴的檔案，從安全與保管條件等方面考慮，可以隨時歸檔。

第二十一條 各部門向學院綜合檔案室移交檔案，必須填寫移交清單一式兩份，（寫明案卷標題、卷內文件材料頁數、案卷數量、移交時間，學院統一格式），交接雙方簽字蓋章。歸檔單位與檔案室各一份分別保存。

第二十二條 學院各部門專兼職檔案人員有責任做好本部門文材料（各類歸檔材料）的收集、積累、立卷、歸檔和按時移交工作。第五章檔案利用 第二十三條學院綜合檔案室應采取多種措施，開放檔案信息資源，加強檔案的編研工作，積極主動地為學院各項工作服務。第二十四條凡查閱、利用檔案，均應按規定辦理利用手續。對借出檔案，檔案室要定期催還，并檢查歸還檔案是否完好，若發現損壞或丟失，應寫出書面報告，報學院處理。第二十五條學院綜合檔案室應按國家有關規定公布檔案，未經學院授權或上級主管機關批準，任何組織或個人無權公布檔案。屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及黨和國家秘密的。

（二）涉及專利或者技術秘密等知識產權問題的。

（三）涉及個人隱私的。

（四）檔案形成部門規定限制利用的。

（五）涉及學院內部秘密的。

第二十六條凡是持有合法證明的單位或個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。如查閱非本部門歸檔的帶有密級或者限制使用的檔案時，須持本部門介紹信，經檔案分管領導同意方可查閱。境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第二十七條重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件。如有特殊需要，須經分管檔案工作的院領導批準。

第二十八條學院檔案室應當積極開展檔案的編研工作，根據需要有計劃、有步驟地對檔案資料進行研究整理并編印組織沿革、大事記、會議簡介、基礎數字匯集、專題概要等。第二十九條學院綜合檔案室應當采取多種形式，積極開展檔案宣傳工作。第六章檔案管理

第三十條學院綜合檔案室應做好檔案保護工作，建立庫房管理和檢查制度，實行專人負責，嚴格按照“八防”要求管理庫房，確保檔案安全。及時修補殘破檔案，對字跡褪色的檔案要及時修復或復制。在定期檢查檔案時，遇有特殊情況，應向領導匯報，及時處理。第三十一條檔案是學院科學管理、正確決策的重要信息資源，為充分發揮檔案信息資源的作用，學院應將檔案室納入學院自動化信息管理網絡，使檔案室現代化管理同學院現代化管理同步發展，以適應檔案科學管理的需要。

第二篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

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東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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第三篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。

第四篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規范國網*******公司負責管理建設的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設、明確職責、規范工作程序、明確服務范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設工程項目檔案管理的產品滿足質量、環境和職業健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規定了工程建設檔案管理的整個流程,適用于******工程建設有限公司各部門及工程建設部。編制依據

3.1《 中華人民共和國檔案法》 3.2《 中華人民共和國檔案法實施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

3.5國家檔案局2001年頒發《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》 3.6能源辦（1991）231號《電力工業企業檔案分類規則》 職

責

4.1主管檔案工作的副總經理領導檔案工作的整個流程； 4.2公司檔案室的職責包括：

a)貫徹執行《檔案法》及國家有關法律、法規和方針政策，負責制定公司工程檔案管理的有關標準；

b)負責組織、協調和指導設計單位、施工單位、監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件；

c)及時了解工程建設計劃與進度，做到工程檔案歸檔與工程建設同步；

d)建設項目立項后，按公司下達的工程名稱和項目代號，負責組織各部門完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作；

e)負責建設項目前期文件、招投評標文件、試運行文件及竣工驗收文件的收集、整理、歸檔工作。對建設公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進行指導、監督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預驗收工作，對工程竣工預驗收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進行檢查驗收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國家電網公司建設運行部主持的工程竣工驗收工作；

h)對工程建設部實施業務指導，負責工程檔案管理業務的培訓。負責指導工程建設部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對工程建設全過程的檔案資料實行統一管理；

i)負責工程檔案管理的統計工作，按時填報上級要求報送的各類統計報表。4.3計劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時，應明確歸檔內容、歸檔要求、歸檔時間、歸檔數量并實行歸檔保證金制度；負責做好各自職責范圍內，按《檔案實施細則》和合同規定本部門負責管理的工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、物資供應及竣工驗收全過程中形成的應該歸檔保存的技術文件預立卷工作，并填寫單項工程歸檔清單，按規定時間向檔案室移交，按工程建設階段分期分批向檔案室辦理移交手續；合同結算前審核工程檔案是否驗收合格；

4.4工程建設部負責工程檔案資料的技術審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準確、系統。組織、協調和指導各參建單位編制項目竣工文件和整理項目文件；參加工程初驗和竣工預驗收工作；負責保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對各參建單位工程檔案目錄進行合并整理，并移交公司檔案室。5 內容與要求

5.1各個工作階段應該存檔的文件如下： 5.1.1可研報批階段

前期可研結果；發改委批復文件； 5.1.2初步設計階段

初步設計結果；初步設計報批文件； 5.1.3工程準備階段

主設備供應合同；監理、施工招標流程文件；監理、施工合同；征地的相關文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質量、進度、物資、信息管理會議記錄、相關文件；轉序驗收資料；圖紙現場交底、會審記錄；設計修改、設計變更記錄；質量驗評記錄；物資設備到貨及開箱記錄；網絡進度計劃報批及實施記錄；施工方案報批及實施記錄；安全文明規劃、二次策劃報批及實施記錄；施工記錄； 5.1.5調試、試運行階段

啟委會工作紀要及文件；站系統、系統調試、試運行方案、試驗記錄；工程預驗收相關文件；設備單體及分系統調試記錄；工程初步驗收相關文件；設備帶電簽證；向生產移交相關文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗收階段

工程驗收相關文件；竣工決算相關文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運行、達標投產階段

達標投產檢查相關文件；各單位工程總結、聲像資料； 5.1.8后評估階段 工程后評估相關資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細則》的要求進行編制；

b)合同、竣工簽證書、評標文件等應制作規范。實現標準化、規范化。各項內容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質量，文件題名應簡明準確表達文件的主要內容，不能抽象。如協議書，應明確關于什么問題的協議書。各種文件應標明編制日期，各種表格應注明制表日期。

d)進口設備資料編制中英文對照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標的文件要按單項工程移交。

g)單項工程資料預立卷時做到齊全、完整、準確、系統、及時；資料移交

不能缺頁、缺卷、簽字手續完備，自產文件必須原件歸檔，批復文件要有原文、附件，簽報附件要齊全；評標打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規定在一個月內移交。

第五篇：檔案管理辦法

關于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監理單位、設計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發了豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于S236平郟快速通道的工程技術檔案工作特做以下要求：

一、各有關單位必須加強檔案工作的統一管理，各施工、監理單位應建立健全檔案工作各項規章制度，明確有關領導分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設計、監理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關部門要不定期的進行現場抽查，發現問題及時解決。

二、做好平時工作的監督檢查，經常性地督促、檢查、指導。各級領導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發的《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》附件中的各項規定進行整理。

四、根據豫豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經省交通廳檔案科考察在全省統一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內目錄、光盤的整理制作及移交等工作應做統一安排。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規定辦理移交手續。案卷的編制說明內容包括本合同段項目建設內容，檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及組卷數量，竣工圖編制質量及其他需要說明的問題。

七、檔號的統一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日